Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

اساسيات الحفظ الإلكتروني

2,329 views

Published on

تتناول المحاضرة الفروق الجوهرية بين الأرشيف التقليدي والأرشيف الإلكتروني مع بيان لأهم مميزات الأرشفة الإلكترونية

Published in: Education

اساسيات الحفظ الإلكتروني

  1. 1. PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  2. 2. ‫—‬ ‫ﻣﺎھﯿﺔ اﻷرﺷﯿﻒ واﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ‬ ‫—‬ ‫أﺗﻤﺘﺔ اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ اﻹدارﻳﺔ واﻟﻔﻨﯿﺔ واﻷرﺷﯿﻒ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ‬ ‫—‬ ‫ﺧﯿــــــــﺎرات اﻟﺘﺤﻮﻳــــــــﻞ اﻟﻀــــــــﻮﺋﻲ اﻟﻤﺘﺎﺣــــــــﺔ اﻵن‬ ‫ٌ‬ ‫ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‬ ‫—‬ ‫ﻓﻮاﺋﺪ وﻣﻤﯿﺰات ﺗﻄﺒﯿﻖ اﻟﺘﺤﻮل اﻟﺮﻗﻤﻲ‬ ‫—‬ ‫ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻨﻔﯿﺬ اﻷرﺷﻔﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  3. 3. ‫اﻷرﺷ ﯿﻒ: ذاﻛ ﺮة اﻟﺒﺸ ﺮﯾﺔ وذاﻛ ﺮة اﻟﺪوﻟ ﺔ وذاﻛ ﺮة اﻹدارة‬ ‫ﻣﻌﺎ ً ، وھﻮ ﻓ ﻲ وﺿ ﻌﯿﺘﮫ اﻟﻤﻌﺎﺻ ﺮة ﯾﺘﻌ ﺎرض ﻣ ﻊ اﻟﻤﻔﮭ ﻮم‬ ‫اﻟﺬي أرﺗﺒﻂ ﺑﺎﻷرﺷﯿﻒ ﻓﻲ اﻟﻤﺎﺿﻲ وﺑﺎﻟﻘ ﺎﺋﻤﯿﻦ ﻋﻠﯿ ﮫ ﺣﯿ ﺚ‬ ‫أﺻﺒﺢ ﯾﻤﺜﻞ اﻟﯿﻮم اﻟﻌﻨﺼﺮ اﻷﺳﺎﺳﻲ ﻓﻲ اﻹدارة .‬ ‫و اﻵن ﯾﻌﺘﺒ ﺮ أن اﻷرﺷ ﯿﻒ ھ ﻮ اﻟﻠﺒﻨ ﺔ اﻷوﻟ ﻰ اﻟﺘ ﻲ ﯾﻌﺘﻤ ﺪ‬ ‫ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻣﺘﺨﺬي اﻟﻘﺮار ﻓ ﻲ اﺗﺨ ﺎذھﻢ ﻟﻠﻘ ﺮارات اﻟﻤﻨﺎﺳ ﺒﺔ ﻓ ﻲ‬ ‫اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﺑﻤﺎ ﯾﺨﺪم أھﺪاف اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  4. 4. ‫— ﻛﺎﻧﺖ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﻮرﻗﯿﺔ ھ ﻰ أﻛﺜ ﺮ اﻷﺷ ﻜﺎل اﻧﺘﺸ ﺎراً ﻓ ﻰ ﻧﻈ ﻢ اﻟﺤﻔ ﻆ ﻓ ﻰ ﻛﺜﯿ ﺮ ﻣ ﻦ ﺑﯿﺌ ﺎت‬ ‫اﻟﻌﻤﻞ، وﻛﺎن اﻟﺸﻜﻞ اﻟ ﻮرﻗﻲ ھ ﻮ اﻟﻤﺴ ﯿﻄﺮ ﻋﻠ ﻰ اﻷﺷ ﻜﺎل اﻟﻤﺨﺘﻠﻔ ﺔ ﻟﻠﻮﺛ ﺎﺋﻖ ﻣ ﻦ ﺣﯿ ﺚ‬ ‫اﻟﻜﻢ.‬ ‫— وﻧﺘﯿﺠ ﺔ ﻻﻧﺘﺸ ﺎر ﺗﻜﻨﻮﻟﻮﺟﯿ ﺎ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت ﻣﻨ ﺬ أواﺋ ﻞ اﻟﺜﻤﺎﻧﯿﻨﯿ ﺎت ﻣ ﻦ اﻟﻘ ﺮن اﻟﻤﺎﺿ ﻲ‬ ‫ﻣﺘﻤﺜﻠﺔ ﻓﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻟﻜﺒﯿﺮة وﺻﻮﻻً ﻟﺘﻄﻮرھﺎ اﻟﻤﺘﻤﺜﻞ ﻓﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻟﺸﺨﺼﯿﺔ واﻟﺘﻲ‬ ‫ﺗﺤﺘﻮى ﻋﻠﻰ ﺗﻘﻨﯿﺎت وﺗﻄﺒﯿﻘﺎت ﻣﺘﻄﻮرة ، ﻓﻘﺪ ﺗﻮﻗﻊ اﻟﺨﺒﺮاء أن ﺷ ﻜﻞ اﻟﻮﺳ ﯿﻂ اﻟ ﻮرﻗﻲ‬ ‫ﺑﻤﺎ ﯾﺴﺒﺒﮫ ﻣﻦ ﻣﺸﻜﻼت ﻓ ﻰ اﻟﺤﻔ ﻆ ﺑﺴ ﺒﺐ اﻟﻜ ﻢ اﻟﮭﺎﺋ ﻞ اﻟ ﺬي ﺗﻨﺘﺠ ﮫ اﻟﺠﮭ ﺎت واﻟﮭﯿﺌ ﺎت‬ ‫ﺧﻼل أﻋﻤﺎﻟﮭﺎ ﺳﻮف ﯾﻘﻞ ﺑﺸﻜﻞ ﻛﺒﯿﺮ .‬ ‫— إﻻ أن اﺳ ﺘﺨﺪام اﻟﺤﺎﺳ ﺒﺎت ﺑﺸ ﻜﻞ واﺳ ﻊ أدى إﻟ ﻰ اﺳ ﺘﻤﺮار اﻧﺘﺸ ﺎر وﺗﺰاﯾ ﺪ اﻟﺸ ﻜﻞ‬ ‫اﻟ ﻮرﻗﻲ ﺑﺎﻟﺠﮭ ﺎت ، وذﻟ ﻚ ﻷن ﻣﻌﻈ ﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت اﻟﻤﻌﺎﻟﺠ ﺔ ﺑﺎﻟﺤﺎﺳ ﺒﺎت ﯾ ﺘﻢ طﺒﺎﻋﺘﮭ ﺎ‬ ‫واﺳﺘﺨﺪاﻣﮭﺎ ﻛﻤﺮﺟﻊ أو ﻓﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت اﻟﺤﻔﻆ ﺑﺎﻟﻤﻠﻔﺎت.‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫٤‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  5. 5. ‫١. إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﺴﺠﻼت :‬ ‫أ . ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺴﺘﻔﯿﺪﯾﻦ .‬ ‫ب. ﺗﺴ ﺠﯿﻞ طﻠﺒ ﺎت اﻹﻋ ﺎرة وإﻋ ﺎدة اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ ﻹدارة‬ ‫اﻟﻤﺤﻔﻮظﺎت.‬ ‫ج. ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺘﻲ ﯾﻘﺘﻀﻲ اﺳﺘﺒﻌﺎدھﺎ ﺑﻌﺪ ﻓﺘﺮة زﻣﻨﯿﺔ .‬ ‫٢. إدارة اﻷرﺷﯿﻒ:‬ ‫أ. ﻟﻠﺴﯿﻄﺮة ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻦ طﺮﯾﻖ ﺗﻄﺒﯿ ﻖ اﻟﻌﻤﻠﯿ ﺎت اﻟﻔﻨﯿ ﺔ /‬ ‫ﻣﺜ ﻞ اﻟﺘﺼ ﻨﯿﻒ ، واﻟﻔﮭﺮﺳ ﺔ ،اﻟﺘﺮﺗﯿ ﺐ ، اﻟﺘﻜﺸ ﯿﻒ ،‬ ‫اﻟﺘﺮﻣﯿﻢ، اﻟﺘﺨﺰﯾﻦ ، اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ .‬ ‫٥‬ ‫ب. اﺳﺘﺮﺟﺎع اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻣﻦ اﻟﻤﺨﺎزن .‬ ‫ج. اﺳ ﺘﺮﺟﺎع اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ اﻟﻤﺨﺰﻧ ﺔ ﻋﻠ ﻲ اﻟﺤﺎﺳ ﺐ ﻣ ﻦ ﺧ ﻼل اﻟﺒ ﺮاﻣﺞ‬ ‫اﻷرﺷﯿﻔﯿﺔ.‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  6. 6. ‫٣. ﻣﺸﺎرﯾﻊ ﺧﺎﺻﺔ ﺑﺎﻷرﺷﯿﻒ :‬ ‫ﻣﺜ ﻞ/ اﺳ ﺘﺨﺪام اﻟ ﻨﻈﻢ اﻵﻟﯿ ﺔ ﻓ ﻲ ﻣﺠ ﺎل اﻟﻤﺼـ ـﻐﺮات اﻟﻔﯿﻠﻤﯿ ﺔ ،‬ ‫واﻟﺒﺤﺚ ﻋﻦ اﻟﻮﺛــﺎﺋﻖ ﻓﻲ اﻟـﻤﺼــﺎدر اﻷرﺷﯿــــﻔﯿﺔ .‬ ‫٤. إدارة وﺗﻨﻈﯿﻢ اﻷرﺷﯿﻔﺎت :‬ ‫ﻣ ـﺜﻞ/ إﻋ ـﺪاد اﻹﺣـ ـﺼﺎءات اﻟﺨـ ـﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻤﺴ ﺘﻔﯿﺪﯾﻦ ، وﺗﻨﻈ ﯿﻢ‬ ‫ﻋﻤﻠﯿﺔ اﻹﻋﺎرة ) أو اﻟﺘﺮﺣﯿﻞ ( ﻣﻦ وإﻟﻲ اﻟﻤﺴﺘﻔﯿﺪﯾﻦ .‬ ‫٦‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  7. 7. ‫١.‬ ‫٢.‬ ‫٣.‬ ‫٤.‬ ‫٥.‬ ‫٧‬ ‫اﻟﺤﻔﺎظ ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ وﺧﺎﺻﺔ اﻟﺘﺎﻟﻔﺔ ﻣﻨﮭﺎ ، وإﺗﺎﺣﺘﮭﺎ دون‬ ‫اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻲ اﻷﺻﻮل .‬ ‫إظﮭﺎر ﺗﻔﺎﺻﯿﻞ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﺘﻲ ﻻ ﯾﻤﻜﻦ أن ﺗﺮي ﻣﺒﺎﺷﺮة ﺑﺎﻟﻌﯿﻦ‬ ‫اﻟﻤﺠﺮدة ﻓﻲ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻷﺻﻠﯿﺔ .‬ ‫ﺳﮭﻮﻟﺔ اﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﺑﺎﻟﻤﻮﺿﻮع أو اﻟﺘﺎرﯾﺦ أو اﻟﻤﻜﺎن أو أﺳﻤﺎء‬ ‫اﻷﺷﺨﺎص أو اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺼﺪرة ﻟﻠﻮﺛﯿﻘﺔ .‬ ‫اﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﻷﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﺷﺨﺺ ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻮﻗﺖ .‬ ‫إﺗﺎﺣﺔ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻠﻲ ﺷﺎﺷﺎت ﻟﻜﻞ ﻣﺴﺘﻔﯿﺪ أو ﻓﻲ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻤﻄﺒﻮع‬ ‫أو ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﺘﺴﺠﯿﻞ ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺳﺎﺋﻂ اﻟﺜﺎﻧﻮﯾﺔ ﻣﺜﻞ اﻷﺳﻄﻮاﻧﺎت‬ ‫أو ‪.DVD‬‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  8. 8. ‫٦. ﺗﻮﺻﯿﻞ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻟﻠﻤﺴﺘﻔﯿﺪ ﻓﻲ وﻗﺖ ﻗﯿﺎﺳ ﻲ دون‬ ‫ﺗﺪﺧﻞ ﺑﺸﺮي .‬ ‫٧. ﺗﻄﻮﯾﺮ اﻟﺨﺪﻣﺎت اﻟﺘﻘﻠﯿﺪﯾﺔ ﻹدارة اﻟﻤﺤﻔﻮظﺎت .‬ ‫٨. ﺳﮭﻮﻟﺔ إﺟﺮاء اﻟﻤﺮاﻗﺒﺔ واﻟﺠﺮد اﻟﺴ ﻨﻮي واﻟﻨﺼ ﻒ‬ ‫ﺳﻨﻮي ﻟﻠﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات .‬ ‫٩. اﻹﺗﺎﺣ ﺔ ﻟﺠﻤﯿ ﻊ اﻟﻤﺴ ﺘﻔﯿﺪﯾﻦ دون اﻟﺘﻘﯿ ﺪ ﺑ ﺎﻟﻤﻮﻗﻊ‬ ‫اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ .‬ ‫٨‬ ‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬ ‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  9. 9. essamhfy @yahoo.com ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى‬ PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  10. 10. ‫‪v‬اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﯾ ﺘﻢ ﺗﺴ ﺠﯿﻠﮭﺎ ﺑﺮﻣ ﻮز إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ )‬ ‫اﻷرﻗ ﺎم اﻟﺜﻨﺎﺋﯿ ﺔ 1,0( وﻟ ﺬﻟﻚ ﻻ ﯾﻤﻜ ﻦ ﻗ ﺮاءة اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ‬ ‫اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﺑ ﺪون وﺳ ﯿﻂ ﯾﺴ ﺘﻄﯿﻊ ﻓ ﻚ ھ ﺬه اﻟﺮﻣ ﻮز‬ ‫وإظﮭﺎرھﺎ ﻋﻠﻰ ﺷﺎﺷﺎت اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻵﻟﯿﺔ.‬ ‫‪v‬ﺗﺘﻤﯿ ﺰ اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﺑﺄﻧﮭ ﺎ ﺗﻨ ﺘﺞ وﺗﺴ ﺘﺨﺪم ﻓ ﻲ‬ ‫وﺳﻂ وﺑﯿﺌﺔ إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  11. 11. ‫‪v‬ﻋﻨ ﺪﻣﺎ ﻧﺘﺤ ﺪث ﻋ ﻦ اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﻓﺈﻧﻨ ﺎ ﻧﺘﺤ ﺪث ﻋ ﻦ اﻟﻤﺤﺘ ﻮى‬ ‫واﻟﻤﻀ ﻤﻮن ﻻ اﻟﺸ ﻜﻞ ﻷن اﻟﺸ ﻜﻞ اﻟﻨ ﺎﺗﺞ ﻗ ﺪ ﯾﺘﻐﯿ ﺮ أو ﯾﺨﺘﻠ ﻒ ﻣ ﻦ ﻣﺸ ﺮوع‬ ‫ﻷﺧﺮ.‬ ‫‪v‬اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ھ ﻲ ﻛ ﻞ ﻣ ﺎ ﯾﻨ ﺘﺞ ﻋ ﻦ اﻟﺒﯿﺌ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ وﻻ ﯾﻮﺟ ﺪ‬ ‫ﺑ ﺪﯾﻞ ورﻗ ﻰ ﻟﮭ ﺎ أو أﺻ ﻮل ورﻗﯿ ﺔ )ﻣﺜ ﻞ ﺻ ﻔﺤﺎت اﻟﻮﯾ ﺐ وﻣ ﺎ ﺗﺘﻀ ﻤﻨﮫ ﻣ ﻦ‬ ‫ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت، أو اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ أو ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت ﻗﻮاﻋﺪ اﻟﺒﯿﺎﻧ ﺎت ﻋﻠ ﻲ اﺧ ﺘﻼف‬ ‫أﻧﻮاﻋﮭﺎ ﻣﺎ ﺷﺎﺑﮫ ذﻟﻚ(.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬
  12. 12. ‫‪v‬اﻷرﺷ ﯿﻒ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧ ﻲ ھ ﻮ ﻣﺠﻤﻮﻋ ﺔ ﻣ ﻦ ﻣﺼ ﺎدر‬ ‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ واﻟﻤﻨﻈﻤﺔ ﺑﻄﺮﯾﻘ ﺔ ﻣﻨﺎﺳ ﺒﺔ ، وﻣﺘﺎﺣ ﺔ‬ ‫ﻓﻲ ﺷﻜﻞ إﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﯾﻤﻜﻦ اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻓﻲ ﺗﻘﺪﯾﻢ ﺧ ﺪﻣﺎت‬ ‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﺒﺮ ﺷﺒﻜﺎت اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺤﻠﯿﺔ أو اﻟﻌﺎﻟﻤﯿﺔ.‬ ‫‪v‬أﻧﻮاع اﻷرﺷﯿﻔﺎت اﻟﺮﻗﻤﯿﺔ ھﻲ :‬ ‫‪o‬اﻷرﺷﯿﻒ اﻟﻤﻨﺘﺞ إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿًﺎ ﻣﻦ اﻷﺻﻞ.‬ ‫‪o‬اﻷرﺷﯿﻒ اﻟﻤﺮﻗﻤﻦ أو اﻟﻤﺤﻮل ﻣﻦ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻮرﻗﻲ إﻟ ﻰ‬ ‫اﻟﺸﻜﻞ اﻟﺮﻗﻤﻲ.‬ ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬ ‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

×