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eBook (prévia) - O guia rápido para a economia inteligente em evento"

Prévia do eBook "O guia rápido para a economia inteligente em eventos"

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eBook (prévia) - O guia rápido para a economia inteligente em evento"

  1. 1. 5 5 $ O GUIA RÁPIDO PARA A ECONOMIA INTELIGENTE EM EVENTOS
  2. 2. A organização de um evento demanda que se assumam diversos riscos. Por vezes, é difícil prever o desfecho de certas decisões e as incertezas costumam ser um tópico constante. O fracasso em eventos pode ser observado nas mais variadas formas, a depender de seu escopo. De uma maneira geral, no entanto, dinheiro é um dos elementos mais importantes na composição das métricas de sucesso. Mesmo quando um evento não tem fins lucrativos, um eventual desempenho ruim na supressão dos objetivos para ele estabelecidos pode ser minimizado caso sua execução tenha partido de um orçamento enxuto. Por isso, a redução de custos é um tema frequente entre organizadores, sejam os tempos de crise ou de bonança. Ainda que a prática, a princípio, seja saudável, pode suscitar em tomadas de decisão equivocadas que, aos poucos, minam a credibilidade de um evento. É a famosa economia burra. Às vezes, ela é observada em um coffee break minguado que causa leve irritação nos participantes cujo juízo foi prejudicado pela fome. Outras vezes, assume a forma de um fornecedor incapaz de entregar aquilo que prometeu. Em ambos os casos, parte-se de uma decisão bem intencionada, porém desacertada e passível de produzir prejuízos, seja no curto, médio ou longo prazo. É por isso que apresentamos o guia rápido para evitar a economia burra em eventos. Compilando 18 dicas práticas que irão te ajudar a reduzir custos de maneira inteligente, podendo gerar, inclusive, mais receita para o seu evento! INTRODUÇÃO
  3. 3. Pode parecer óbvio, mas nem todos os organizadores realizam um planejamento financeiro efetivo de seus eventos. É comum observar aqueles que recebem um orçamento limite, gastando-o a esmo. Outros apenas priorizam certos gastos em detrimento de outros. Ao invés disso, considere, de fato, planejar os seus gastos, alocando de maneira inteligente os recursos do seu evento e estabelecendo metas de captação. Para tanto, se você tiver um histórico de gastos de edições anteriores ou eventos semelhantes, vale estudá-lo com cuidado. PLANEJE OS SEUS GASTOS1 Você provavelmente não acertará o seu planejamento financeiro logo de cara. Com o tempo, contudo, a tendência é que ele se torne mais e mais preciso. Para que isso aconteça, é necessário que você o monitore com cuidado. Analise a relação entre gastos planejados e gastos reais. Quanto menor for a diferença, maior será o seu controle sobre o evento. Quanto maior for o excesso de custos reais, maior deverá ser a sua margem de manobra. Nesses casos, tente descobrir quais foram os motivos da discrepância. COMPARE OS GASTOS PLANEJADOS E OS GASTOS REAIS 2
  4. 4. Realize benchmarks com outros organizadores de eventos, buscando insights sobre redução de custos, diminuição nos níveis de desperdício ou novos fornecedores. A partir das dicas que obtiver, nada impede que você faça correções de rota durante o percurso, otimizando constantemente os seus investimentos. FAÇA UMA REVISÃO CONSTANTE DAS SUAS AÇÕES 3 Quando discernir sobre os gastos do seu evento, antes de fechar o planejamento, nada melhor do que reunir a sua equipe, buscando compreender as necessidades de cada área. Eventualmente, a equipe de comunicação pode pensar em estratégias que, em última instância, promovam melhorias a nível logístico, por exemplo. Esse é também o espaço para que todos apresentem aquilo que julgam imprescindível ou de grande potencial para a sua área. Com um pouco de conversa, pode-se chegar a um meio termo saudável para todos. REÚNA A SUA EQUIPE 4

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