Ordenacion Documental

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En esta presentación puedes identificar de forma clara y concisa la forma de ordenar corretamente los documentos tanto de medio físico como de medio magnético.

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Ordenacion Documental

  1. 1. ORDENACION DOCUMENTAL <ul><li>DORA DUQUE MOLINA </li></ul>
  2. 2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la: clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
  3. 3. CLASIFICACION DOCUMENTAL <ul><li>INSTRUMENTO TECNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA. </li></ul>
  4. 4. PRINCIPIOS <ul><li>LEGISLACION , </li></ul><ul><li>ESTRUCTUA, </li></ul><ul><li>PROGRAMA </li></ul><ul><li>SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES. </li></ul>
  5. 5. LEGISLACION <ul><li>Ley 4 de 1913 . Sobre régimen político y municipal </li></ul><ul><li>Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. </li></ul><ul><li>Ley 80 de 1993 </li></ul><ul><li>Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. </li></ul><ul><li>La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años . </li></ul>
  6. 6. ESTRUCTURA <ul><li>ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ENTIDAD </li></ul><ul><li>PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO </li></ul>
  7. 7. PROGRAMA <ul><li>CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA. </li></ul><ul><li>PRODUCCION, CIRCULACION, USO, </li></ul><ul><li>CONSERVACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION </li></ul>
  8. 8. OBJETIVO <ul><li>MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS. </li></ul>
  9. 9. VENTAJAS <ul><li>PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO </li></ul><ul><li>FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL, ES DECIR LA INFORMACION CONTENIDA. </li></ul><ul><li>FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU CONTROL Y MANEJO. </li></ul>Transferencia
  10. 10. ESTRUCTURA ARCHIVISTICA FONDO SECCION SECCION SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA SUBSECCION SERIE SUBSERIE
  11. 11. EN RESUME LA CLASIFICACION <ul><li>ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES DE TAL MANERA QUE DICHOS GRUPOS QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE UNA ESTRUCTURA DE UN TODO = FONDO </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>CODIGO 01 ACTAS SERIE </li></ul><ul><li> 01 Actas del Comité de Archivo </li></ul><ul><li> 02 Actas del Comité Paritario de salud Ocupacional </li></ul><ul><li> 03 Actas del Comité de Compras adquisición y licitación </li></ul>
  12. 12. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS <ul><li>Seleccionar y clasificar los documentos en: </li></ul><ul><li>DOCUMENTOS DE ARCHIVO </li></ul><ul><li>DOCUMENTOS DE APOYO </li></ul>
  13. 13. SISTEMAS DE CLASIFICACION <ul><li>MATERIA </li></ul><ul><li>ASUNTOS </li></ul><ul><li>ACCIONES </li></ul><ul><li>FUNCIONAL </li></ul><ul><li>ORGANICO </li></ul><ul><li>ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL (LA QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR ACCIONES. </li></ul><ul><li>(Esta ultima es la mas recomendada) </li></ul>
  14. 14. NORMATIVIDAD TECNICA <ul><li>IDENTIFICACION </li></ul><ul><li>JERARQUIZACION </li></ul><ul><li>CODIFICACION </li></ul><ul><li>Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>Código de la Oficina </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Código de la Serie </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Código de la Subserie </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Nombre del Expediente </li></ul></ul></ul></ul>
  15. 15. LA ORDENACION <ul><li>ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON OTROS DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ANTEMANO. </li></ul>98.495.783 41.694.906 49.698.323 Historias Laborales
  16. 16. SISTEMAS DE ORDENACION <ul><li>NUMERICO ( ORDINAL Y EL CRONOLOGICO) </li></ul><ul><li>MIXTOS ( ALFANUMERICO, ORDINAL, CRONOLOGICO) </li></ul><ul><li>ALFABETICOS ( TEMATICO, ONOMASTICO Y TOPONIMICO) </li></ul>
  17. 17. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>ALFABETICO GENERAL </li></ul><ul><li>Ejemplo </li></ul><ul><li>ABADIA GOMEZ GIRALDO </li></ul><ul><li>ABADIA MARTINEZ LOPEZ </li></ul><ul><li>ABADIA MARTINEZ RESTREPO </li></ul>
  18. 18. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>NUMERICO SIMPLE </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>1 CONTRATOS </li></ul><ul><li>2 CONVENIOS </li></ul><ul><li>3 RESOLUSIONES </li></ul>
  19. 19. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>NUMERICO COMPUESTO 1.1.-1.2, 1.3) </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>1. </li></ul><ul><li>1.1.1 </li></ul><ul><li>1.2.1 </li></ul><ul><li>2. </li></ul><ul><li>2.1.1 </li></ul><ul><li>2.1.2 </li></ul>
  20. 20. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>CRONOLOGICO </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>ENERO 2008 </li></ul><ul><li>FEBRERO 2008 </li></ul><ul><li>MARZO 2008 </li></ul>2001 2002 2003 Informes de Gestión
  21. 21. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>DECIMAL </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>11.0, </li></ul><ul><li>111.2 </li></ul><ul><li>111.3 </li></ul>
  22. 22. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>GEOGRAFICO </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>ANTIOQUIA </li></ul><ul><li>CALDAS </li></ul><ul><li>CUNIDAMARCA </li></ul><ul><li>META </li></ul><ul><li>VAUPES </li></ul>
  23. 23. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>ASUNTOS O MATERIAS </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>CONTRATOS </li></ul><ul><li>COTIZACIONES, </li></ul><ul><li>POLIZAS </li></ul><ul><li>PROYECTOS </li></ul>
  24. 24. TIPOS DE ORDENACION <ul><li>ONOMASTICO </li></ul><ul><li>EJEMPLO </li></ul><ul><li>ANGEL </li></ul><ul><li>BARRERA </li></ul><ul><li>CANO </li></ul><ul><li>LOPEZ </li></ul>
  25. 25. IMPORTANTE <ul><li>LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR, RESULTADO DEL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES O FUNCIONES ESPECIFICAS. </li></ul>

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