Accounting Information Systems, 6th edition                                  James A. HallCOPYRIGHT © 2009 South-Western, ...
Objectives for Chapter 2 Broad objectives of transaction cycles Types of transactions processed by each of the three trans...
An Overview of Transaction Processing A Final Transaction is…   an economic event that affects the assets and   equities o...
Relationship between Transaction Cycles                       Labor                                                       ...
Each Cycle has Two Subsystems Expenditure Cycle: time lag between the two due to credit relations with suppliers:     phys...
Accounting RecordsManual Systems (1) Source Documents - used to capture and formalize transaction data needed for transact...
Accounting RecordsManual Systems (2) Journals - a record of chronological entry   special journals - specific classes of t...
Gambar FormulirAyat Jurnal (atas)dan Buku Besar(bawah)
Flow of Info from the Economic Events              Into the General Ledger                            Journal             ...
Accounting Records in a Computer-Based System                                                                 Audit Trail ...
Audit TrailSource                     General       Financial             Journal                     StatementsDocument  ...
Example of Tracing an Audit Trail          Verifying Accounts Receivable       Accounts Receivable Control Account-General...
Computer‐Based SystemsThe audit trail is less observable in computer-basedsystems than traditional manual systems.The data...
Types of FilesMaster File - generally contains account data (e.g.,general ledger and subsidiary file)Transaction File - a ...
Computer‐Based Accounting Systems  Two broad classes of systems:    batch systems    real-time systems
Batch ProcessingA batch is a group of similar transactions that areaccumulated over time and then processed together.The t...
Batch Processing/Sequential File                                             Unedited    Sales            Keying          ...
Steps in Batch Processing/Sequential FileKeystroke - source documents are transcribed byclerks to magnetic tape for proces...
Advantages of Batch ProcessingOrganizations can increase efficiency by groupinglarge numbers of transactions into batches ...
Real‐Time Systems…process transactions individually at the moment theeconomic event occurshave no time lag between the eco...
Why Do So Many AIS Use Batch Processing?AIS processing is characterized by high-volume,independent transactions, such are ...
Alternatif Data Processing Approach: Modern Systems versus Legacy Systems‐1   Modern systems characteristics:      client-...
Modern Systems versus Legacy Systems‐2Updating Master Files: Primary Keys (PK) and Secondary Keys (SK)                    ...
Database Backup Procedures•Destructive updates leave no backup.•To preserve adequate records, backup procedures must beimp...
Documentation Techniques Documentation in a CB environment is necessary for many reasons. Five common documentation techni...
Entity Relationship Diagram (ERD)…  is a documentation technique to represent the  relationship between entities in a syst...
Cardinalities… represents the numerical mapping between entities:   one-to-one   one-to-many   many-to-many
CardinalitiesEntity           Relationship       Entity Sales-    1                    1     Car                   Assigne...
Data Flow Diagrams (DFD)…use symbols to represent the processes, datasources, data flows, and entities in a systemrepresen...
Data Flow Diagram Symbols   Entity           Data Store   Name             Name      N  Process  Description      Directio...
Data Flow Diagram Symbols  Process     Menggambarkan pekerjaan atau aksi yang dilakukan pada     data sehingga data terseb...
Data Flow Diagram SymbolsSource/Sink  Menggambarkan asal dan/atau tujuan data.  Kadangkala ditunjukkan sebagai external en...
DFD Integrates Event Table and ERD
Context DiagramsDFD yang meringkas semua aktifitaspengolahanView level tertinggi dari suatu sistemMenunjukkan system bound...
CONTEXT DIAGRAM
Logical DFD
Balanced DFDs Lima slide berikut ini menggambarkan “balanced” data flow diagrams. Balanced DFDs ada jika data flows extern...
ASource              The                      B             System Context Diagram      Sink                             3...
A                          2.0  Source                             C                      1.0                             ...
Diagram 1.0A                        1.2    1.1          E            G          F                        1.4          1.3 ...
D                        File                  I        3.1              H                          3.2Diagram 3.0        ...
D                     I         3.1.1                 J                     3.1.2Diagram 3.1                  H           ...
Context Diagram of a Food Ordering System                                      44                                      44
Level‐0 DFD of a Food Ordering System                                    45                                    45
Level‐1 DFD of a Food Ordering System                                   46                                   46
Level‐1 DFD of a Food Ordering System
Level‐1 DFD of a Food Ordering System
Evaluating DFD Quality Mudah dibaca Secara internal konsisten Menyajikan sistem secara akurat Mengurangi overload informas...
DFD Diagramming Rules
Unnecessary Data Input: Black HoleProcess with Impossible Data Output: Miracle
Process with Unnecessary Data Input
Process with Impossible Data Output
Documentation of DFD Components   Proses pada level terendah harus   digambarkan secara rinci.   Penyimpanan data harus di...
Preparing Data Flow Diagrams Baca narasi dengan baik – jumlah baris dan paragraf pada text. Siapkan tabel entitas dan akti...
DFD Guidelines1.   Masukkan dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas     yang melaksanakan satu atau lebih aktifitas –...
Causeway Context Diagram Charge    Paymentcustomer                  Cash                receipts    Cash receipts Deposit ...
DFD Guidelines (cont.)5.   Untuk lebih jelasnya, gambarkan alur data untuk setiap     alur ke dalam dan keluar file. Untuk...
DFD Guidelines (cont.)7.    Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi di tempat      yang sama dan pada waktu yang sama...
Causeway Logical Level 0 DFD
DFD Guidelines (cont,)11.    Suatu data flow seharusnya menuju ke operasi-operasi entity       square jika hanya melakukan...
Document FlowchartsFlowcharts adalah representasi piktorial dari sistempengolahan transaksi yang menggambarkan berbagaijen...
Common Document FlowchartingSymbols - I    Punched Card          Floppy Disk    Keying operation      Manual Operation    ...
Common Document FlowchartingSymbols - II    Permanent file of            Envelope    documents          Information flow  ...
A Sample Document FlowchartRequesting Department        Central Supplies Department                      12               ...
System Flowcharts  System Flowcharts menggambarkan alur data dan  langkah-langkah pengolahan pada suatu sistem  informasi ...
Standard Flowchart Symbols INPUTS            PROCESSING       OUTPUT        DATA STORES       CONNECTORS                  ...
Common System Flowcharting RoutinesSlide-slide berikut ini menunjukkan beberapa carauntuk menunjukkan pengolahan denganmen...
CLERK           COMPUTER       Input    document                                    Data                                  ...
User       Computer                                             User queries the               ProcessQuery input     quer...
USER                               COMPUTER Document                      (Implies manual reconciliation                  ...
DATA ENTRY CLERK 1   NETWORKED PCs     DATA ENTRY CLERK 2                                                 A Documents     ...
Scanning clerk       Computer  Inputdocument                                Masukkan dokumen ke                           ...
Scanning Clerk            Computer               Data Entry Clerk   Input                 Record document                 ...
System flowcharting guidelines1. Bagilah flowchart ke dalam kolom-kolom; masing-   masing satu untuk setiap internal entit...
System flowcharting guidelines (cont.)3.   Flowchart logic seharusnya mengalir dari atas     ke bawah dan dari kiri ke kan...
System flowcharting guidelines (cont.)5.   Di setiap kolom, setidaknya harus ada satu proses     manual, keying operation,...
System flowcharting guidelines (cont.)7.   Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang     dicetak di pengolahan data (PD) s...
System flowcharting guidelines (cont.)9.  Pengolahan di dalam unit organisasi pada alat –alat    seperti PC atau cash regi...
System flowcharting guidelines (cont.) 11. Satu-satunya cara ke unit penyimpanan data     komputer adalah melalui segi emp...
Sales Department                 Credit Department         Warehouse           Shipping Department                        ...
Program Flowcharts…      illustrate the logic used in programs        Program Flowchart Symbols                           ...
LATIHANSoal 1Untuk aktivitas-aktivitas berikut ini, gambarkanlah potongan flowchart yang tepat.   1. File pesanan penjuala...
LATIHANSoal 2   PT AYO MAJU adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Bekasi. Deskripsi   dari sistem pengolahan gaji yan...
LATIHANSoal 2  Proses untuk pembayaran gaji pegawai juga menghasilkan  payroll disbursement voucher.  Proses pembayaran pa...
Bab2
Bab2
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Bab2

1,908 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,908
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
49
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bab2

  1. 1. Accounting Information Systems, 6th edition James A. HallCOPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western are trademarks used herein under license
  2. 2. Objectives for Chapter 2 Broad objectives of transaction cycles Types of transactions processed by each of the three transaction cycles The basic accounting records used in TPS The traditional accounting records and their magnetic equivalents Documentation techniques Batch and real-time processing and the impact of these technologies on transaction processing
  3. 3. An Overview of Transaction Processing A Final Transaction is… an economic event that affects the assets and equities of the firm, is reflected in its accounts, and is measured in monetary terms. similar types of transactions are grouped together into three transaction cycles: the expenditure cycle, the conversion cycle, and the revenue cycle.
  4. 4. Relationship between Transaction Cycles Labor Customers Finished Goods Materials Cash Cash Physical Plant Expenditure Cycle Conversion Cycle Revenue CycleSubsystems Subsystems SubsystemsPurchasing/Accounts Payable Production Planning and Control Sales Order ProcessingCash Disbursements Cost Accounting Cash ReceiptsPayrollFixed Assets Finished Goods Cash
  5. 5. Each Cycle has Two Subsystems Expenditure Cycle: time lag between the two due to credit relations with suppliers: physical component (acquisition of goods) financial component (cash disbursements to the supplier) Conversion Cycle : the production system (planning, scheduling, and control of the physical product through the manufacturing process) the cost accounting system (monitors the flow of cost information related to production) Revenue Cycle: time lag between the two due to credit relations with customers : physical component (sales order processing) financial component (cash receipts)
  6. 6. Accounting RecordsManual Systems (1) Source Documents - used to capture and formalize transaction data needed for transaction processing Product Documents - the result of transaction processing Turnaround Documents - a product document of one system that becomes a source document for another system
  7. 7. Accounting RecordsManual Systems (2) Journals - a record of chronological entry special journals - specific classes of transactions that occur in high frequency general journal - nonrecurring, infrequent, and dissimilar transactions Ledger - a book of financial accounts general ledger - shows activity for each account listed on the chart of accounts subsidiary ledger - shows activity by detail for each account type
  8. 8. Gambar FormulirAyat Jurnal (atas)dan Buku Besar(bawah)
  9. 9. Flow of Info from the Economic Events Into the General Ledger Journal Entry Post Sales Sales GeneralCustomers Order Journal LedgerOrder Post ry sidia S ub n cile dger Accounts Receivable e co l Le Subsidiary al ly R nera Ledger o dic to Ge eri ger P d Le
  10. 10. Accounting Records in a Computer-Based System Audit Trail Balance EXPLANATION OF STEPSSourceDocument Sheet IN FIGURE: AR XXX Sales Keying Orders 1 1. Compare the AR balance in the balance sheet with the master file AR control Transaction File account balance. Reference File Sales 2. Reconcile the AR control 4 Orders figure with the AR subsidiary Master Files account total. Credit File General Ledger 3. Select a sample of update Control Accounts entries made to accounts in Accounts Receivable Update Inventory the AR subsidiary ledger Program Cost of Goods Sold and trace these to Journal Sales transactions in the sales journal (archive file). Archive File 2 4. From these journal entries, identify source documents that can be Error File pulled from their files and verified. If necessary, 3 AR Subsidiary confirm these source documents by contacting the customers. Inventory Subsidiary
  11. 11. Audit TrailSource General Financial Journal StatementsDocument LedgerFinancial General SourceStatements Journal Document Ledger Accountants should be able to trace in both directions. Sampling and confirmation are two common techniques.
  12. 12. Example of Tracing an Audit Trail Verifying Accounts Receivable Accounts Receivable Control Account-General Ledger Accounts Receivable Subsidiary Ledger (sum of all customers’ receivables)Sales Journal Cash Receipts JournalSales Order Deposit SlipShipping Notice Remittance Advice
  13. 13. Computer‐Based SystemsThe audit trail is less observable in computer-basedsystems than traditional manual systems.The data entry and computer programs are thephysical trail.The data are stored in magnetic files.
  14. 14. Types of FilesMaster File - generally contains account data (e.g.,general ledger and subsidiary file)Transaction File - a temporary file containingtransactions since the last updateReference File - contains relatively constantinformation used in processing (e.g., tax tables,customer addresses)Archive File - contains past transactions forreference purposes
  15. 15. Computer‐Based Accounting Systems Two broad classes of systems: batch systems real-time systems
  16. 16. Batch ProcessingA batch is a group of similar transactions that areaccumulated over time and then processed together.The transactions must be independent of one anotherduring the time period over which the transactions areaccumulated in order for batch processing to beappropriate.A time lag exists between the event and the processing.
  17. 17. Batch Processing/Sequential File Unedited Sales Keying Transactions Orders catches clerical errors Errors Edit Runcorrect errors andresubmit Edited Transactions rearranges the transaction data by Sort key field so that it is in the same Run sequence as the master file Transactions Old Master (father) AR Update changes the values in the master file to Run reflect the transactions that have occurred AR Transactions (eventually transferred to an archive file) New Master (son)
  18. 18. Steps in Batch Processing/Sequential FileKeystroke - source documents are transcribed byclerks to magnetic tape for processing laterEdit Run - identifies clerical errors in the batch andplaces them into an error fileSort Run - places the transaction file in the sameorder as the master file using a primary keyUpdate Run - changes the value of appropriate fieldsin the master file to reflect the transactionBackup Procedure - the original master continues toexist and a new master file is created
  19. 19. Advantages of Batch ProcessingOrganizations can increase efficiency by groupinglarge numbers of transactions into batches ratherthan processing each event separately.Batch processing provides control over thetransaction process via control figures.
  20. 20. Real‐Time Systems…process transactions individually at the moment theeconomic event occurshave no time lag between the economic event and theprocessinggenerally require greater resources than batchprocessing since they require dedicated processingcapacity; however, these cost differentials aredecreasingoftentimes have longer systems development time
  21. 21. Why Do So Many AIS Use Batch Processing?AIS processing is characterized by high-volume,independent transactions, such are recordingcash receipts checks received in the mail.The processing of such high-volume checks canbe done during an off-peak computer time.This is one reason why batch processing maybedone using real-time data collection.
  22. 22. Alternatif Data Processing Approach: Modern Systems versus Legacy Systems‐1 Modern systems characteristics: client-server based and process transactions in real time use relational database tables have high degree of process integration and data sharing some are mainframe based and use batch processing Some firms employ legacy systems for certain aspects of their data processing. Accountants need to understand legacy systems. Legacy systems characteristics: mainframe-based applications batch oriented early legacy systems use flat files for data storage later legacy systems use hierarchical and network databases data storage systems promote a single-user environment that discourages information integration
  23. 23. Modern Systems versus Legacy Systems‐2Updating Master Files: Primary Keys (PK) and Secondary Keys (SK) Record Structure for (PK) (SK) (SK) Sales Orders Transaction File Sales Account Inventory Quantity Unit Invoice Order Number Number Sold Price Amount Number (PK) Record Structure for AR Master File Last Account Current Credit Billing Name Address Payment Number Balance Limit Date Date (PK) Record Structure for Inventory Master File Inventory Quantity Reorder Vendor Standard Total Description EOQ Number on Hand Point Number Cost Cost
  24. 24. Database Backup Procedures•Destructive updates leave no backup.•To preserve adequate records, backup procedures must beimplemented, as shown below: The master file being updated is copied as a backup. A recovery program uses the backup to create a pre- update version of the master file. Transaction Backup Backup Master Program Master Update Program Recovery Program
  25. 25. Documentation Techniques Documentation in a CB environment is necessary for many reasons. Five common documentation techniques: Entity Relationship Diagram Data Flow Diagrams Document Flowcharts System Flowcharts Program Flowcharts
  26. 26. Entity Relationship Diagram (ERD)… is a documentation technique to represent the relationship between entities in a system. The REA model version of ERD is widely used in AIS. REA uses 3 types of entities: resources (cash, raw materials) events (release of raw materials into the production process) agents (inventory control clerk, vendor, production worker)
  27. 27. Cardinalities… represents the numerical mapping between entities: one-to-one one-to-many many-to-many
  28. 28. CardinalitiesEntity Relationship Entity Sales- 1 1 Car Assigned Type person 1 MCustomer Places Order M MVendor Supply Inventory
  29. 29. Data Flow Diagrams (DFD)…use symbols to represent the processes, datasources, data flows, and entities in a systemrepresent the logical elements of the systemdo not represent the physical system
  30. 30. Data Flow Diagram Symbols Entity Data Store Name Name N Process Description Direction of data flow
  31. 31. Data Flow Diagram Symbols Process Menggambarkan pekerjaan atau aksi yang dilakukan pada data sehingga data tersebut dapat ditransformasikan, disimpan atau didistribusikan. Data Store Menggambarkan data secara keseluruhan Dapat menyajikan data dalam bentuk File folder Computer-based file Notebook
  32. 32. Data Flow Diagram SymbolsSource/Sink Menggambarkan asal dan/atau tujuan data. Kadangkala ditunjukkan sebagai external entity. Digambarkan dengan simbol segiempat. Namanya menyatakan sebagai apakah external agent tersebut. Karena eksternal, memiliki banyak karakteristik yang tidak menarikData Flow menggambarkan data yang bergerak dan berpindah sebagai suatu unit dari satu tempat ke tempat lainnya pada sistem. Digambarkan sebagai tanda panah. Pilih nama yang berarti untuk menyajikan data.
  33. 33. DFD Integrates Event Table and ERD
  34. 34. Context DiagramsDFD yang meringkas semua aktifitaspengolahanView level tertinggi dari suatu sistemMenunjukkan system boundariesSkopenya disajikan oleh proses tunggal danoutside agents
  35. 35. CONTEXT DIAGRAM
  36. 36. Logical DFD
  37. 37. Balanced DFDs Lima slide berikut ini menggambarkan “balanced” data flow diagrams. Balanced DFDs ada jika data flows external ekivalen. DFD yang pertama adalah diagram konteks dan yang berikutnya adalah suatu “explosion” dari diagram tersebut ke DFD logik level 0. Diagram selanjutnya lagi adalah suatu “explosion” dari DFD logical level 1, dst.
  38. 38. ASource The B System Context Diagram Sink 39 39
  39. 39. A 2.0 Source C 1.0 Data Store DThe level 0 3.0 Sink DFD B 40 40
  40. 40. Diagram 1.0A 1.2 1.1 E G F 1.4 1.3 C D 41 41
  41. 41. D File I 3.1 H 3.2Diagram 3.0 B 42 42
  42. 42. D I 3.1.1 J 3.1.2Diagram 3.1 H 43 43
  43. 43. Context Diagram of a Food Ordering System 44 44
  44. 44. Level‐0 DFD of a Food Ordering System 45 45
  45. 45. Level‐1 DFD of a Food Ordering System 46 46
  46. 46. Level‐1 DFD of a Food Ordering System
  47. 47. Level‐1 DFD of a Food Ordering System
  48. 48. Evaluating DFD Quality Mudah dibaca Secara internal konsisten Menyajikan sistem secara akurat Mengurangi overload informasi Aturan: 7 +/- 2
  49. 49. DFD Diagramming Rules
  50. 50. Unnecessary Data Input: Black HoleProcess with Impossible Data Output: Miracle
  51. 51. Process with Unnecessary Data Input
  52. 52. Process with Impossible Data Output
  53. 53. Documentation of DFD Components Proses pada level terendah harus digambarkan secara rinci. Penyimpanan data harus digambarkan dalam bentuk data elements Setiap data element harus digambarkan Berbagai pilihan untuk definisi proses harus ada.
  54. 54. Preparing Data Flow Diagrams Baca narasi dengan baik – jumlah baris dan paragraf pada text. Siapkan tabel entitas dan aktifitas. Gambarkan diagram konteks – gunakan DFD guidelines.
  55. 55. DFD Guidelines1. Masukkan dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas yang melaksanakan satu atau lebih aktifitas – aktifitas pengolahan informasi.2. Mulai sekarang, masukkan hanya rutin-rutin pengolahan normal, tanpa kecuali rutin-rutin atau error routines, pada diagram konteks, DFD fisik, dan DFD logik level 0.3. Masukkan pada dokumentasi sistem semua (dan hanya) aktifitas-aktifitas dan entitas yang dIgambarkan pada narasi sistem – tidak lebih dan tidak kurang.4. Saat entitas ganda beroperasi secara identik, gambarkan hanya satu untuk menggambarkan semua entitas.
  56. 56. Causeway Context Diagram Charge Paymentcustomer Cash receipts Cash receipts Deposit on account total system General ledger Bank office
  57. 57. DFD Guidelines (cont.)5. Untuk lebih jelasnya, gambarkan alur data untuk setiap alur ke dalam dan keluar file. Untuk kejelasan dan untuk membantu menentukan bahwa Anda telah memasukkan semua alur penting, beri label tiap alur dengan nomor aktifitas yang muncul pada alur atau dengan suatu deskripsi dari alur.6. Jika suatu file penting secara logik (yaitu, karena suatu penundaan antara proses), masukkan file pada diagrams, baik disebut atau tidak disebutkan di narasi.
  58. 58. DFD Guidelines (cont.)7. Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi di tempat yang sama dan pada waktu yang sama.8. Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi pada waktu yang sama tetapi di tempat-tempat yang berbeda.9. Kelompokkan aktifitas-aktifitas yang berhubungan secara logik.10. Agar DFD dapat dibaca, gunakan antara 5 dan 7 bubbles.
  59. 59. Causeway Logical Level 0 DFD
  60. 60. DFD Guidelines (cont,)11. Suatu data flow seharusnya menuju ke operasi-operasi entity square jika hanya melakukan fungsi-fungsi operasi (yaitu, fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan seperti penyimpanan barang, pengambilan barang dari shelter, dst) yang dilakukan oleh entitas tersebut. Suatu data flow seharusnya memasukkan entitas bubble jika entitas operasinya adalah melakukan aktifitas pengolahan informasi.12. Pada DFD fisik, pembacaan penyimpanan data komputer dan penulisan ke penyimpanan data komputer harus melalui computer bubble.13. Pada DFD logik, data flows tidak dapat mengalir dari buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih besar ke buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih kecil.
  61. 61. Document FlowchartsFlowcharts adalah representasi piktorial dari sistempengolahan transaksi yang menggambarkan berbagaijenis alur.Document Flowchart: menekankan input-input dan output-output hardcopy serta alurnya melalui unit-unit organisasi. Isinya lebih detil daripada DFD. menggambarkan pemisahan fungsi dari suatu sistem.Auditors dan accountants dapat menggunakan flowchartspada saat menganalisa sistem untuk menunjukkankelemahan kontrol dan pelaporan.
  62. 62. Common Document FlowchartingSymbols - I Punched Card Floppy Disk Keying operation Manual Operation Document Connector between two points on a flowchart Multiple copies of a specific document Journal or ledger
  63. 63. Common Document FlowchartingSymbols - II Permanent file of Envelope documents Information flow Adding machine Document flow tape used for batch control Annotation for additional explanation
  64. 64. A Sample Document FlowchartRequesting Department Central Supplies Department 12 A Goods Requisition Form 1 Goods Requisition Form A File
  65. 65. System Flowcharts System Flowcharts menggambarkan alur data dan langkah-langkah pengolahan pada suatu sistem informasi akuntansi. Simbol-simbol yang digunakan adalah yang sesuai dengan standar konvensi industri Amerika, yaitu sesuai dengan American National Standards Institute (ANSI) Flowcharting symbols dikelompokkan sebagai simbol- simbol input-output, proses, penyimpanan, simbol- simbol data dan alur informasi, serta simbol rupa-rupa (miscellaneous).
  66. 66. Standard Flowchart Symbols INPUTS PROCESSING OUTPUT DATA STORES CONNECTORS COMPUTER CRTDOCUMENTS PROCESS DISPLAY START/STOP DISK MANUAL GENERAL MANUAL PURPOSE KEYING PROCESS TAPE ON-PAGE INPUT- CONNECTOR OUTPUT PUNCH OFFLINE PROCESS OFF-PAGE CARD PAPER CONNECTOR LOGIC FLOWMISCELLANEOUS FILING SEQUENCE: ANNOTATIONS A = ALPHABETICAL C = CHRONOLOGICAL N = NUMERICAL BATCH GOODS; I.e. inventory TELECOMMUNICATIONS TOTAL shipment LINK
  67. 67. Common System Flowcharting RoutinesSlide-slide berikut ini menunjukkan beberapa carauntuk menunjukkan pengolahan denganmenggunakan system flowcharting.Perhatikan cara pengesetan kolom-kolom untukmengkomunikasikan alur aktifitas antara entitas-entitas pengolahan.
  68. 68. CLERK COMPUTER Input document Data store1 Key Edit/validate input input Display Data input or error store 2 Resolve errors, if any Record inputKey corrections; accept input Masukkan dokumen ke Accepted input komputer melalui keyboard, edit input, record input Input document
  69. 69. User Computer User queries the ProcessQuery input query Data store(s) computer Display Computer Old Update sequentialInput master data data data store Update New master data
  70. 70. USER COMPUTER Document (Implies manual reconciliation of batch totals) Prepare Batch Exception and batch totals summary report totals Record input Keydocument Accepted input Prepare exception Transaction and summary data Document report PREPARATION AND LATER MANUAL RECONCILIATION OF CONTROL TOTALS N
  71. 71. DATA ENTRY CLERK 1 NETWORKED PCs DATA ENTRY CLERK 2 A Documents Documents Key Record enter input Rekey inputs Input Accepted data inputs Verified input Documents Verify inputs A KEY AND KEY VERIFY INPUTS
  72. 72. Scanning clerk Computer Inputdocument Masukkan dokumen ke komputer dengan Scan menggunakan scanner. Updatedocument data Data store(s)
  73. 73. Scanning Clerk Computer Data Entry Clerk Input Record document image Display Scan Input Document image of document image image document Record data Key data Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan scanner dan manual keying
  74. 74. System flowcharting guidelines1. Bagilah flowchart ke dalam kolom-kolom; masing- masing satu untuk setiap internal entity dan satu untuk setiap external entity. Berilah label pada setiap kolom.2. Kolom-kolom flowchart harus dibuatkan lay-outnya sehingga aktifitas-aktifitas flowchart mengalir dari kiri ke kanan, tetapi kolom-kolom tersebut sebaiknya ditempatkan agar dapat meminimalkan garis-garis yang bersilangan (crossed lines) dan konektor (tanda hubung).
  75. 75. System flowcharting guidelines (cont.)3. Flowchart logic seharusnya mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Untuk lebih jelasnya, beri tanda panah pada semua flow lines.4. Buatlah flowchart dalam satu halaman. Jika tidak dapat, gunakan banyak halaman dengan off-page connectors. Jangan tempelkan, jangan diikat, jangan diberi staple, atau apapun untuk memperkecil flowchart agar menjadi satu halaman.
  76. 76. System flowcharting guidelines (cont.)5. Di setiap kolom, setidaknya harus ada satu proses manual, keying operation, atau data store antar dokumen. Jangan hubungkan secara langsung dokumen-dokumen pada kolom yang sama.6. Pada saat terjadi persilangan garis organisasi (satu kolom dengan yang lain), tunjukkan suatu dokumen akhir dari kedua garis alur tersebut kecuali jika hubungannya sangat pendek sehingga maksudnya menjadi tidak jelas.
  77. 77. System flowcharting guidelines (cont.)7. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dicetak di pengolahan data (PD) seharusnya ditunjukkan dulu di kolom PD. Kemudian tunjukkan tujuan dokumen atau laporan ke unit tujuan.8. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dicetak oleh fasilitas peralatan komputer terpusat di unit organisasi lain (gudang, bagian pengiriman) seharusnya tidak ditunjukkan pada fasilitas komputer.
  78. 78. System flowcharting guidelines (cont.)9. Pengolahan di dalam unit organisasi pada alat –alat seperti PC atau cash register yang dikomputerisasi seharusnya ditunjukkan pada unit tersebut atau sebagai kolom terpisah dekat dengan unit tersebut, tetapi tidak pada kolom fasilitas komputer pusat.10. Langkah-langkah pengolahan sekuensial (baik yang dikomputerisasi ataupun yang manual) dengan tanpa penundaan antara proses-proses tersebut dapat ditunjukkan sebagai satu proses atau sebagai urutan proses.
  79. 79. System flowcharting guidelines (cont.) 11. Satu-satunya cara ke unit penyimpanan data komputer adalah melalui segi empat pengolahan komputer. 12. Proses manual tidak diperlukan untuk menunjukkan pengiriman suatu dokumen. Pengiriman dokumen harus dijelaskan dari perpindahan dokumen itu sendiri. 13. Jangan menggunakan proses manual untuk memfile suatu dokumen. Tunjukkan saja dokumen yang akan dimasukkan ke file.
  80. 80. Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department Sales A Customer Order #1 Sales Order2 Customer Sales Checks Order Credit Order 4 Credit Records Sales Picks Stock Prepare Records Order3 Goods Sales Orders Signed Sales Order #1 Customer Sales Picks Order Order2 Goods Sales Order #1 Sales Sales Order #1 OrderSales #1 Sales Order #1 Order 4 Sales Signed Sales Order3 N Order #1 Sales Order2 N Distribute SO and File ACustomer Sales Customer Order Sales Signed Order #1 Order 4 Sales Order3 Finished Document Flowchart  Sales Showing Areas of Activity N Order2
  81. 81. Program Flowcharts… illustrate the logic used in programs Program Flowchart Symbols Terminal start or Logical process end operation Input/output operation Decision Flow of logical process
  82. 82. LATIHANSoal 1Untuk aktivitas-aktivitas berikut ini, gambarkanlah potongan flowchart yang tepat. 1. File pesanan penjualan dan file penerimaan kas digunakan untuk meng –update master file pesanan penjualan. 2. Fungsi akuntansi menerima tiga dokumen : order penjualan, bukti pengiriman dan faktur penjualan. Ketiga dokumen tersebut dibandingkan dan kemudian diarsipkan. Selain itu, fungsi akuntansi juga melakukan pencatatan pada jurnal penjualan.
  83. 83. LATIHANSoal 2 PT AYO MAJU adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Bekasi. Deskripsi dari sistem pengolahan gaji yang dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai berikut: Untuk menghitung gaji pegawai, perusahaan menggunakan data yang berasal dari kartu yang berisi data waktu kerja pegawai dari berbagai departemen serta data pegawai yang disiapkan oleh bagian sumber daya manusia (SDM). Data file pegawai/gaji dari bagian SDM selalu diupdate terlebih dahulu sebelum dikirim ke sistem pengolahan gaji pegawai . Proses pembayaran gaji pegawai akan menghasilkan cek bagi pegawai serta payroll check bagi bank. Data gaji pegawai yang telah diproses akan disimpan kembali pada file employee/gaji pegawai dan akan digunakan untuk mempersiapkan laporan gaji pegawai bagi manajemen serta untuk menghitung pajak untuk yang dibayarkan ke pemerintah.
  84. 84. LATIHANSoal 2 Proses untuk pembayaran gaji pegawai juga menghasilkan payroll disbursement voucher. Proses pembayaran pajak kepada pemerintah menghasilkan payrol disbursement voucher dan laporan pajak dan cek untuk pembayaran pajak. Payroll disbursement voucher yang dihasilkan dari proses pembayaran gaji pegawai dan proses pembayaran pajak akan digunakan untuk mengupdate general ledger.Anda diminta: Buat diagram konteks dan DFD level zero dari sistem pengolahan gaji PT AYO MAJU.

×