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Presentación MSN Dokutalde

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Somos una empresa con experiencia y especializada en la gestión documental y de la información, enfocada a ofrecer soluciones a diversas instituciones y particulares en el manejo y organización de la documentación y de la información producida y recibida por las mismas, con el objeto de facilitar su acceso, utilización, conservación y difusión. Conoce nuestra empresa, los servicios que ofrecemos, los trabajos que nos avalan...

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Presentación MSN Dokutalde

  1. 1. MSN DOKUTALDE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN www.msndokutalde.es msn.dokutalde@gmail.com 615 732 991
  2. 2. la empresa  MSN Dokutalde es una organización dedicada desde su creación a la prestación de servicios de gestión documental y de la información  Con experiencia para optimizar los recursos referentes a documentación e información de su organización  Ofreciendo recursos de cara al futuro y el mantenimiento de las ventajas obtenidas  Profesionales con amplios conocimientos, formación y experiencia  Compromiso, servicio eficaz y de calidad
  3. 3. cómo trabajamos  Identificación de las necesidades del clientes: – Análisis de sus objetivos, situación y características.  Elaboración de propuesta: – Búsqueda de alternativas de solución a la necesidad planteada – Plazo de ejecución – Equipo de trabajo – Valoración económica del trabajo  Ejecución de la propuesta seleccionada
  4. 4. la gestión documental  Debido a los cambios tecnológicos y sociales, la gestión documental es una necesidad y un problema, ¿sabemos como afrontar estas nuevas situaciones?: – Crecimiento de la documentación: tanto en papel como electrónica – Tratamiento físico: su almacenamiento, conservación – Implantación: herramientas informáticas, servicios, personal fijo o asesor – Demanda de información: tanto de los usuarios internos como clientes
  5. 5. ventajas de la gestión documental  Tanto si es un asesoramiento puntual, como de modo continuado, se beneficiará de las siguientes prestaciones: – Conocimiento del ciclo vital de la documentación, custodia, expurgo, destrucción confidencial. – Servicios de información y gestión de la documentación, investigación: selección, búsqueda, análisis, ubicación y recuperación de la misma, transcripción, digitalización. – Asesoramiento en diversas materias: diseño y mantenimiento de Bases de Datos, páginas web, blogs corporativos, redes sociales, creación de newsletters, posts, …
  6. 6. ventajas de la gestión documental  Todo ello redunda en: – Ahorro de tiempos de trabajo, espacio y en consecuencia de costes. – Mejora de la gestión del conocimiento y de la información. – Mejora de la eficacia, y por lo tanto del servicios ofrecido y de la satisfacción del cliente externo e interno.
  7. 7. quiénes necesitan gestión documental  Todas las entidades que manejan volúmenes importantes de documentación o información, como: – clínicas, hoteles, asesorías y gestorías, entidades financieras, centros de formación y academias, ETT y empresas de selección de personas, … – abogados, notarios, agentes de seguros, … – colegios y asociaciones profesionales – administraciones públicas – centros de documentación, archivos y bibliotecas – museos – organizaciones y asociaciones sin ánimo de lucro – particulares
  8. 8. qué hacemos gestión de la documentación e información digitalización consultoría y servicios integrales asesoría en diseño y mantenimiento de herramientas informáticas msn dokutalde investigaciones genealógicas y específicas transcripciones expurgo y destrucción confidencial recuperación de la información traslados especializados
  9. 9. qué hacemos Gestión de la documentación – Recepción y preparación documentación – Selección documental – Descripción y catalogación – Ubicación y etiquetado – Control de la conservación óptima Recuperación de la información – Servicio de atención a usuario interno/externo – Elaboración de informes, búsquedas – Gestión de préstamos – Indexación y consulta de documentos de forma eficiente – Reprografía documental – Transcripciones paleográficas
  10. 10. qué hacemos Digitalización – Captura y control de calidad de la imagen – Tratamiento informático de la documentación – Indización de los archivos digitalizados – Almacenamiento en formato de conservación Consultoría y servicios integrales – Análisis de la situación – Elaboración de instrumentos de descripción: índices, catálogos, inventarios… – Asesoramiento en el diseño y creación de bases de datos – Control informático del fondo documental – Selección de la tecnología a aplicar, estudio adaptado a cada cliente – Planificación y desarrollo de la gestión de servicios documentales – Organización de archivo, biblioteca, centro de documentación…
  11. 11. qué hacemos Expurgo y destrucción confidencial – Elaboración del calendario de expurgo – Comunicación al cliente de los archivos susceptibles de ser destruidos – Gestión de expurgos para optimizar el volumen de la documentación procediendo a su destrucción – Destrucción controlada evitando filtración de datos Trabajos de investigación – Genealogía – Investigaciones específicas – Transcripciones
  12. 12. qué hacemos Asesoramiento en diseño y mantenimiento de herramientas informáticas, redes sociales – Estudio de las necesidades del cliente en el aprovechamiento, uso y mantenimiento de la base de datos – Búsqueda de contenidos para la web, blogs corporativos, información puntual mediante post, newsletters – Uso de redes sociales, gestionando contenidos y usuarios Traslados especializados – Planificación del traslado – Organización física para el traslado – Recepción física e informática del material – Control de calidad a la recepción de mercancías – Organización física en su nueva ubicación
  13. 13. algunos de nuestros trabajos y principales clientes
  14. 14. referencias  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2017  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del Fondo Parroquial San Antón de Bilbao. Cliente: Parroquia San Antón de Bilbao, 2017.  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2017  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del Fondo Parroquial Señor Santiago de Bilbao. Cliente: Parroquia Señor Santiago de Bilbao, 2017.
  15. 15. referencias  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2017  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del Fondo Antiguo de los Archivos de Música de las Parroquias Santos Juanes, San Nicolás y San Antón de Bilbao. Cliente: Cabildo de la Catedral de Bilbao, 2017  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2017  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del Fondo Antiguo del Archivo de Música de la Catedral de Bilbao. Cliente: Cabildo de la Catedral de Bilbao, 2017
  16. 16. referencias  Trabajos de investigación y búsquedas documentales para el programa “Todos los Apellidos Vascos”. 3ª temporada. Cliente: Productora New Media Euskadi para EITB, 2016  Participación como ponentes en el curso “Investigar y construir genealogías en Euskadi” organizado por el Archivo Histórico de Euskadi y la Asociación Antzinako.  Trabajos de mantenimiento del archivo de oficina. Identificación, organización en cajas de archivo normalizadas y alta de la signatura en la base de datos de los expedientes cerrados. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L. 2016  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2016  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación, topográfico del Fondo RM Azkue Ikastola. Cliente: RM Azkue Ikastola, 2016
  17. 17. referencias  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del Fondo Cabildo Catedral. Cliente: Cabildo de la Catedral de Bilbao, 2016.  Trabajos de investigación y búsquedas documentales para el programa “Origen”. 1ª temporada. Cliente: Productora New Media Euskadi para EITB, 2016  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del Fondo Moderno del Archivo de Música de la Catedral de Bilbao. Cliente: Cabildo de la Catedral de Bilbao, 2016.  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2016
  18. 18. referencias  Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2015  Trabajos de investigación y búsquedas documentales para el programa “Todos los Apellidos Vascos”. 2ª temporada. Cliente: Productora New Media Euskadi para EITB, 2015  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2015  Trabajos de investigación: vaciado y alta en la base de datos de documentación del siglo XIX. Cliente: Particular, 2015  Trabajos de investigación y búsquedas documentales sobre personajes ilustres de Balmaseda. Cliente: Particular, 2015.
  19. 19. referencias  Búsqueda documental y transcripción literal de más de 300 documentos (siglos XVI-XVIII). Cliente: Particular, 2015.  Investigación genealógica y familiar, búsqueda documental. Cliente: Particular, 2015  Trabajos de investigación y búsquedas documentales para el programa “Todos los Apellidos Vascos”. 1ª temporada. Cliente: Productora New Media Euskadi para EITB, 2015  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes; gestión de los expedientes de usuarios. Propuesta de series y cuadro de clasificación del archivo de oficina del Servicio de Deportes. Cliente: Ayuntamiento de Bergara, 2015  Trabajos de migración de página web al sistema webmaker, actualización y organización de contenidos, sobre la Historia de Balmaseda. Cliente: Particular, 2014-15
  20. 20. referencias  Trabajos de investigación: vaciado y alta en base de datos de documentación del siglo XIX. Cliente: Particular, 2014  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Propuesta de series y cuadro de clasificación del archivo de oficina del Servicio de Cultura. Cliente: Ayuntamiento de Bergara, 2014  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en base de datos de expedientes sobre la Historia de Balmaseda. Cliente: Particular, 2014  Trabajos de investigación: vaciado y transcripción de documentación de los siglos XVI, XVIII y XIX. Cliente: Particular, 2014  Trabajos de identificación, organización, catalogación y tejuelado de biblioteca (3224 volúmenes) creación del catálogo de consulta. Cliente: Particular, 2014
  21. 21. referencias  Trabajos de mantenimiento del archivo de oficina. Identificación, organización en cajas de archivo normalizadas y alta de la signatura en la base de datos de los expedientes cerrados. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L. 2014  Trabajos de documentación de dos recorridos turísticos por la villa haciendo visible el papel desempeñado por las mujeres o distintos colectivos de mujeres a lo largo de la historia de Bilbao para llevar a cabo acciones de promoción y dinamización sociocultural en ella. Cliente: Fundación BilbaoHistoriko para el Área de Igualdad del Ayuntamiento de Bilbao, 2014  Trabajos de documentación (búsqueda, recogida y organización) sobre la historia del Colegio Zurbaran. Creación de la web y gestión de actividades, materiales y difusión de la misma. Cliente: AMPA C.E.P. Zurbaran, 2013  Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Digitalización de estos. Cliente: Despacho Profesional de Giovanna Peirano, 2013
  22. 22. referencias  Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2013  Trabajos de identificación, organización, catalogación y tejuelado de biblioteca (3370 volúmenes), archivo (20 cajas normalizadas de archivo) y fondo multimedia (370 volúmenes), creación del catálogo de consulta. Cliente: Particular, 2013  Trabajo de digitalización de archivo fotográfico familiar (más de 300 fotografías). Cliente: Particular, 2013  Trabajo de digitalización de libro antiguo sobre hidalguía, del siglo XIX. Cliente: Particular, 2013  Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2012  Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Erkide (Federación de Cooperativas de Trabajo Asociado, Enseñanza y Crédito de Euskadi), 2012
  23. 23. referencias  Trabajos de mantenimiento del archivo de oficina. Identificación, organización en cajas de archivo normalizadas y alta de la signatura en la base de datos de los expedientes cerrados. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L. 2012  Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación de expedientes personales. Cliente. Euroselección, S.L. 2012  Desarrollo integral de trabajos de archivo. Identificación y organización de la documentación. Creación de expedientes, organización, identificación y almacenamiento en cajas normalizadas de archivo. Alta de los expedientes y de los datos del inventario de archivo en la base de datos. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L., 2012  Análisis de la situación y diagnóstico para la gestión documental integral del Archivo del Ayuntamiento de Güeñes, en colaboración con Gehilan y el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. Cliente: Gehilan 2000, S.L., 2012
  24. 24. referencias  Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2011  Trabajos de tratamiento archivístico integral para la reorganización del Archivo de Curia del Obispado de Bilbao, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos documentales no parroquiales. Cliente: Servicio Diocesano de Archivos del Obispado de Bilbao, 2009-2011  Traslado especializado de la biblioteca del Obispo D. Ricardo Blázquez Pérez. Cliente: Servicio Diocesano de Archivos del Obispado de Bilbao, 2010  Proyecto de creación del Archivo Histórico de la Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, realizando labores de ordenación, clasificación, catalogación y conservación de la documentación de la Asociación. Cliente: Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, 2009
  25. 25. referencias  Trabajos de tratamiento archivístico integral de documentos para dar ejecución al “Proyecto ICARO”, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de fondos documentales. Cliente: Centro Avanzado de Conocimiento de la Historia y Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 2009  Proyecto de creación y puesta en funcionamiento del Archivo de Misiones Diocesanas Vascas, desarrollando diferentes labores como acondicionamiento de local, inventariado, traslado, descripción y catalogación de la documentación en general como de la biblioteca. Cliente: Misiones Diocesanas Vascas, 2007- 2008  Proyecto de Indexación de las partidas sacramentales (bautismo, matrimonio y defunción) correspondientes a los libros parroquiales de Bizkaia S. XVI – XX. Cliente: Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 2007-2009
  26. 26. algunos ejemplos reales de beneficios de una adecuada gestión documental
  27. 27. primer caso  Colegio Profesional que cuenta con un archivo físico con los datos de las personas colegiadas. Se realizan 10 consultas al día con un promedio de 10 min la consulta, durante 220 días al año. Se procede a digitalizar los expedientes de los colegiados, con un coste de 4.300€. Tras la digitalización (4300 €) el tiempo de consulta es de 2min.  El beneficio conseguido es el siguiente: – Tiempo anual de consultas antes de la digitalización = 22.000 min = 367 horas – Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 4.400 min = 74 horas AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN = 293 HORAS ANUALES
  28. 28. segundo caso  Despacho de abogados formado por cuatro socios que no cuenta con una base de datos de los expedientes de clientes que gestiona. Realizan una media de 60 consultas diarias con un promedio de 10 min de búsqueda y consulta por expediente. Se procede a catalogar los expedientes e introducirlos en una base de datos. Tras la catalogación el tiempo de consulta es de 2 min.  El beneficio conseguido es el siguiente: – Tiempo anual de consultas antes de la catalogación = 132.000 min = 2.200 horas – Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 26.400 min = 440 horas AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN = 1.760 HORAS ANUALES
  29. 29. tercer caso  Clínica dental donde trabajan cinco profesionales. Realizan una media de 10 consultas diarias con un promedio de 6 min de búsqueda por expediente, siendo frecuente el extravío de documentación por falta de orden (unos 6 documentos mensuales, que requieren una media de 20 minutos cada uno para su localización). Se procede a su ordenación.  El beneficio conseguido es el siguiente: – Tiempo anual dedicado a búsquedas = 250 horas – Tiempo anual dedicado a extravíos = 24 horas – Coste de administración = 14 euros/hora AHORRO DE COSTE DERIVADO DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL =3.836 EUROS ANUALES
  30. 30. cuarto caso  Agencia de publicidad y comunicación que genera mensualmente una media de 600 expedientes, soportándolos en papel y archivándolos físicamente. Se realiza una selección de los documentos a guardar, expurgándose el resto con criterios de seguridad de la información y se elabora un manual de buen uso para la reducción del papel y espacio utilizados.  El beneficio conseguido es el siguiente: – Volumen anual de documentación archivada en papel antes de la implantación de un sistema de gestión documental = 600 expedientes x 10 hojas por expediente x 12 meses = 72.000 hojas – Ahorro de papel y espacio tras implantación = 70% AHORRO ANUAL DE PAPEL Y ESPACIO DE ARCHIVO = 102 PAQUETES DE FOLIOS Y 24 METROS LINEALES
  31. 31. Contáctanos María González 638 085 796 Silvia Carnicero 615 732 991 Visítanos msn.dokutalde@gmail.com http://www.msndokutalde.es/ http://msndokutalde.blogspot.com/

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