Prêmio MAKE Award 2009

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Apresentação do case da Unidade de Gestão de Conteúdo e do Conhecimento na Documentar no evento MAKE Award Brasil 2009, realizado em São Paulo no dia 9 de novembro.

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Prêmio MAKE Award 2009

  1. 1. Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
  2. 2. Gestão do Conhecimento O Case DOCUMENTAR Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento Ângela Guimarães Diretora www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  3. 3. A Documentar  Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação  Mais de duzentos funcionários, profissionais Gestão do 2007/09 diversas áreas do conhecimento Conhecimento Corporativo  Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional 2006 Modelagem de Processos  Empresa inovadora e precursora nesse e Normatização segmento com Metodologia e Competência 2000 . Gestão física e eletrônica reconhecidas pelo mercado . de conteúdos informacionais corporativos  Empresa Reconhecida - 2008 1995  Entre as 200 maiores empresas brasileiras de TI – Info Exame  Entre as 200 maiores empresas do 1985 Organização de Documentos segmento PME – Revista Exame PME ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  4. 4. Referências Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  5. 5. Referências ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  6. 6. Alguns Projetos  BPO  S. Normativo  GD/GI  Embratel  BNDES  Açominas  Samarco P3P  Petrobras  Ambeve Jurídico e  Vale Materiais Financeiro  Banco Fidis  Petrobras RH  Deten Química  Petrobras RSUD  Banco Itau  Sest/Senat  Petros  Ferrous  Fiat Comunicação  Processos  Taxonomia  Samarco GD  Sest/Senat  Deten Quimica  Sanofi  Samarco GC  Vale  Samarco P3P  Sanofi  Rede Globo  Belgo Mineira  Votoratin  Sest/Senat  Andrade Gutierrez  Belgo Mineira  SEDE  SENAC -SP  CCEE  Sanofi  SEDE  Banco Itaú  BDMG Jurídico ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  7. 7. Reconhecimento ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  8. 8. A Documentar em 2006 DESAFIO?  Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação Gestão do 2007/09 Conhecimento 21 anos de atuação, considerada Corporativo referência em Gestão de Documentos 2006 Modelagem de Processos  Carteira constituída por grandes clientes e Sistemas Normativos . Gestão física e eletrônica 2000 de conteúdos informacionais  Empresa visionária e precursora nesse segmento corporativos 1995  Metodologia reconhecida pelo mercado Organização de Documentos 1985 www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  9. 9. O que motivou?  Equipe Interdisciplinar  Grande volume de projetos  Dispersão geográfica da equipe  Necessidade de investir na maior integração e colaboração entre os membros da equipe  Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma a possibilitar a reutilização a partir de uma recuperação mais precisa, ágil e integrada;  Necessidade de administrar o CONHECIMENTO Organizacional  Necessidade de desenvolver uma nova área de NEGÓCIO www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  10. 10. Ação Estratégica PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR 2006 Objetivos Estratégicos Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação . . . www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  11. 11. Ações implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa. Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definido Objetivos e metas para os próximos 03 anos. Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”. Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  12. 12. Objetivos da GC Acesso e reutilização das informações geradas em projetos já executados Registro e compartilhamen Otimização da to do inteligência conhecimento corporativa interno e externo Fomento e Registro e criação de compartilhame novos nto das lições conhecimentos aprendidas Potencialização Efetivação do da geração de processo inovação de colaborativo valor www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  13. 13. Foco – Critérios MAKE Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização: 5. 4. 6. 7. 1. 2. Cria e Desenvolve Cria e Gerencia o Estabelece Cria, 3. mantém 8. e entrega mantém conhecimen uma mantém e Maximiza um Gerencia o conhecime uma to do cultura oferece o valor do ambiente conhecimen nto cultura cliente para corporativ suporte à capital de to para baseado corporati aumentar a a de Gestão do intelectu compartil gerar valor em va de fidelidade e Gestão do Conhecim al hamento ao acionista produtos e aprendiza valor para o conhecime de ento. serviços do nto conhecim contínuo mesmo entos www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  14. 14. A GC na DOCUMENTAR 1. Estabelece uma cultura corporativa de Gestão do conhecimento  Concurso para criação do Logo e Slogan da UGC  Medalha de honra  Concurso para criação do Logo e Slogan para Intranet  Cartão de agradecimento UGC Intranet “Disseminando Informação Medalha de Documentar colhendo conhecimento” honra “Espaço para integração, conexão e colaboração”  Atende RH (Canal de comunicação entre a empresa e os colaboradores)  Notícias Gerais  Conhecimento  Qualidade Dicas  FAQS  Desenvolvimento do Plano de Carreira  Política de participação em eventos, seminários e congressos www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  15. 15. A GC na DOCUMENTAR 2. A Administração cria, mantém e oferece suporte à Gestão do Conhecimento.  Planejamento estratégico da Documentar  Criação da Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento, dirigida por uma das sócias da empresa . . www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação .
  16. 16. A GC na DOCUMENTAR 3. Maximiza o valor do capital intelectual Desenvolvimento do Plano de Carreira: cargos existentes na empresa, hierarquia, atribuições, Capital competências e qualificações Intelectual necessárias e os critérios de promoção. Capital Capital Capital de Mapeamento de competências Estrutural Humano Relacionamento Programas de capacitação Programas de integração com clientes Inovação Processos Clientes Definição e Construção de Fornecedore Processos, Padrões e Metodologias s Network Implementação de um processo Pantentes Sistemas de Informação contínuo de gestão de redes de Marcas relacionamento Padrões Desenvolvimento da tecnlogia i4BS Normas www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  17. 17. A GC na DOCUMENTAR 4. Desenvolve e entrega conhecimento baseado em produtos e serviços Gestão da Inovação e desenvolvimento de novos produtos  Desenvolvimento contínuo de novos produtos com base na observação das demandas do mercado e solicitação dos clientes Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS” com o envolvimento de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e implementação de de produtos/serviços e melhorias a partir da contribuição de idéias dos colaboradores. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  18. 18. A GC na DOCUMENTAR 5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos  Desenvolvimento da Base do Conhecimento Organização do conhecimento interno vinculado aos projetos realizados  Organização do conhecimento interno e externo com conteúdos de interesse da empresa I4BS Web/WebPart: • Busca por Dossiê Eletrônico • Busca pela Estrutura de Pastas •Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search). • Busca Avançada • Busca por Perspectivas (Taxonomias) • Busca por Tipo de Documento www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  19. 19. A GC na DOCUMENTAR 5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos  Criação do Alerta de Revistas Criação do Notícias do Conhecimento (Boletim Interno) Implementação de práticas de interação e socialização dos colaboradores  Desenvolvimento da Intranet:  Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento  Criação de canais de comunicação  Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna Tecnologias utilizadas INTRANET DOCUMENTAR www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  20. 20. A GC na DOCUMENTAR 6. Cria e mantém uma cultura corporativa de aprendizado contínuo Programa Capacitar (Investimento na formação técnica e comportamental da equipe)  Integração  Formação básica  Formação operacional  Circuito do conhecimento  Formação de sucessores  Convênios com Instituições www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  21. 21. A GC na DOCUMENTAR 7. Gerencia o conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade dos mesmos e valor ao cliente Site Documentar: Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de:  Banco do Conhecimento  Noticias e Destaques Documentar  Versões em português e inglês  Blog Corporativo Documentar Envio de Notícias de interesse (personalizado Inteligência Competitiva Base de dados Comercial Pesquisa de satisfação do cliente Metodolgia de Gerenciamento de Projetos Gestão de Cases www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  22. 22. A GC na DOCUMENTAR 8. Gerencia o conhecimento para gerar valor ao acionista  Registro das Metodologias relacionadas aos vários produtos Documentar  Ampliação do portfólio de serviços Desenvolvimento da tecnologia i4BS A solução i4BS é uma tecnologia que disponibiliza serviços automatizados para gerenciamento, busca e disseminação seletiva de informações, que podem ser integradas a soluções de BPMS e Portal. Com a solução i4BS já foram desenvolvidos produtos específicos: gestão de dossiês de empregados; gestão de documentos jurídicos; gestão de processos de concessão de créditos, entre outros. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  23. 23. A INTRANET DOCUMENTAR www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  24. 24. A INTRANET DOCUMENTAR Ambiente e práticas de compartilhamento do conhecimento  Biblioteca de Links  Gestão Terminológica:  Glossário Técnico  Taxonomia Corporativa www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  25. 25. Alguns Números  Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265  Últimos números de acessos mensais: 1535 em julho 998 em agosto 1276 em setembro  NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07  Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008  Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600 www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  26. 26. Alguns Números  Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano  Número de trabalhos aprovados em eventos/periódicos neste ano: 6 Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC) Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81 www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  27. 27. Alguns Números Dados do Atende RH Media de atendimentos realizados por mês:  1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).  Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos - Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) . Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação:  A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos foram revisados em função da implementação da prática. Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática; Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1% FAQs geradas (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  28. 28. Alguns Números  Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais. Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet.  Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa. Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  29. 29. Resultados Proteção do conhecimento organizacional Maior integração da equipe  Redução de retrabalho  Fomento à criação e disseminação do conhecimento  Automação do processo de registro e recuperação de informações  Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas  Incentivo ao processo de inovação Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”  Agilidade e precisão na tomada de decisão www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  30. 30. Depoimentos “O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.” Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas “Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”. Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  31. 31. Depoimentos “A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008. Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava “presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!” Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade “Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.” Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação
  32. 32. Utilize nosso conhecimento como seu UGC - Disseminando informação, diferencial competitivo. colhendo conhecimento. Obrigada!!! Ângela Rodrigues de Araújo Guimarães Angela.guimaraes@documentar.com.br conhecimento.ugc@documentar.com.br www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

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