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Oficina sin Papel

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Realiza la gestión efectiva de todo tipo de documento, que interactúe con la organización, independiente de su formato, desde el momento en que se origina y hasta su disposición final; protegiendo, controlando, optimizando y asegurando la conformación de una memoria institucional que siempre estará disponible, accesible y recuperable.

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Oficina sin Papel

  1. 1. GESTION DOCUMENTAL<br />OFICINA SIN PAPEL<br />Soluciones bien pensadas para su negocio<br />
  2. 2. GESTION DOCUMENTAL<br />OBJETIVO DE LA SOLUCION<br />Realizar la gestión efectiva de todo tipo de documento, que interactué con la organización, independiente de su formato, desde el momento en que se origina y hasta su disposición final; protegiendo, controlando, optimizando y asegurando la conformación de una memoria institucional que siempre estará disponible, accesible y recuperable; para efectos de optimizar y simplificar el trabajo de oficina. <br />
  3. 3. GESTION DOCUMENTAL<br />VENTAJAS DE LA SOLUCIÓN<br />Estandarización de sus procesos de gestión documental.<br />Reducción de costos en cuanto al manejo efectivo de los documentos y en cuanto a la optimización de tiempos en la gestión de los mismos.<br />Reducción de costos de licenciamiento e infraestructura<br />Información de trámites de documentos en línea<br />Administración efectiva, confidencial y oportuna de la información documental de la entidad.<br />Integración con otras plataformas<br />Tecnología WEB<br />
  4. 4. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL<br />PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL<br />Producción <br />Recepción<br />Distribución<br />Control <br />Consulta<br />Organización<br />Recuperación<br />Disposición Final<br />
  5. 5. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL<br />RADICACION<br />Radicación de correspondencia de entrada y salida<br />Asignación de trámites y procesos<br />Generación automática de un número consecutivo, para cada tipo de Correspondencia. <br />Generación e impresión de rotulo (texto y código de barras). <br />Seguridades de acceso, de acuerdo al perfil de usuario <br />Manejo y Consulta a través de navegadores de Internet (Web). <br />Parametrizable<br />Flexible<br />
  6. 6. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL<br />WORK FLOW<br /><ul><li>Control del flujo de Documentos entre áreas y/o Usuarios.
  7. 7. Control de términos de vencimiento.
  8. 8. Control a los Trámites o Procesos
  9. 9. Permite la consulta, terminación y traslado del Documento, Tramite o Proceso.
  10. 10. Enrutamiento de documentos a través de flujos predefinidos
  11. 11. Servicios de auditoria y seguimiento de tramites.
  12. 12. La herramienta permite la definición de flujos de trabajo </li></li></ul><li>PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL<br />SERVIDOR DE IMÁGENES Y OBJETOS<br /><ul><li>Servidor de Imágenes y Objetos Permite la captura, digitalización, Organización, recuperación y consulta de las imágenes y archivos electrónicos (Word, Excel, pdf) que maneja la entidad para las diferentes aplicaciones de correspondencia flujo y archivo
  13. 13. OCR Permite convertir los documentos digitalizados en (imágenes en formato tif) en texto , que el usuario puede utilizar en las diferentes aplicaciones</li></li></ul><li>Disminuir los tiempos de búsqueda y procesamiento de los documentos. <br />RETOS – GESTION DOCUMENTAL<br />Disminuir la manipulación de los documentos, facilitando controles que permitan mantener seguridad en el proceso.<br />Optimización administrativa de los recursos humanos, físicos y tecnológicos.<br />Integración de los procesos documentales con la entidad<br />
  14. 14. CLIENTES INSTALADOS<br />
  15. 15. ARQUITECTURA<br />
  16. 16. MODELO TECNOLOGICO<br />Descentralizado<br />Replicado<br />Descentralizado<br />Replicado<br />Unificado<br />
  17. 17. GRACIAS<br />POR LA ATENCIÓN PRESTADA Y<br />ESPERAMOS SER SU ALIADO ESTRATÉGICO DE NEGOCIOS<br />www.gestiondigital.com.co<br />Soluciones bien pensadas para su negocio<br />

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