Giraldo, mesa, miranda, munevar, pardo, restrepo guia entregable no. 3

1,868 views

Published on

Entragable 3. Plan de Comunicaciones Primera Parte.

1 Comment
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,868
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
14
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
1
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Giraldo, mesa, miranda, munevar, pardo, restrepo guia entregable no. 3

  1. 1. ENTREGABLE 3NUCLEARLa guía Nuclear busca profundizar y aplicar en pleno los conceptos y en general la teoría sobre la que sefundamenta la comunicación organizacional desde la perspectiva del profesional de Mercadeo.Aprenderemos cómo se elabora un plan de comunicación, sus elementos, la auditoría y controlnecesarios para lograr la máxima efectividad y calidad del plan.
  2. 2. GUIA DE TRABAJO NO. 3 NUCLEAR GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN COMMUNITY STRATEGY TEAM Integrantes: Johana Andrea Giraldo Atehortua Plantagenet Mesa Gonzalez Blanca Patricia Miranda Castro Ayda Yolima Munevar Suarez Doris Rocío Pardo Chavur Ana Isabel Restrepo Arias TUTOR: Dra. Joanna Paola Prieto Ruiz Profesional en Lenguas Modernas con énfasis en Traducción de Negocios y Comunicación OrganizacionalEspecialista en Gestión y Desarrollo Organizacional. Máster en Direcciones de Comunicaciones de la EAE Business School de Barcelona. UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MERCADEO 2011 1
  3. 3. TABLA DE CONTENIDOTabla de contenidoINTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 6RESUMEN ............................................................................................................................................. 7I. PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ..................................... 11 1.1. CULTURA ORGANIZACIONAL. ........................................................................................ 11 A. MISIÓN Y VISION DE BD. .................................................................................................. 12 .......................................................................................................................................................... 12 B. VALORES............................................................................................................................. 12 C. PRINCIPIOS CORPORATIVOS. .................................................................................... 13 1.2. MATRIZ DOFA. .................................................................................................................... 13 1.3. IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS. ............................................................................. 16 1.4. Indicadores de Comunicación Existentes. ......................................................................... 17 A. Indicadores de Identidad Corporativa. ............................................................................... 18 B. Indicadores de Identidad Estructural.................................................................................. 18 C. Indicadores de Reputación Corporativa. ........................................................................ 19 D. Indicadores de Cultura Organizacional .............................................................................. 20 E. Indicadores de Calidad en Medios Impresos. ....................................................................... 21 F. Indicadores de Direccionamiento. .......................................................................................... 24 1.5. Indicadores de Despliegue.................................................................................................. 26 A. Estos indicadores nos permitirán definir el panorama de inicio con una visión general de la organización frente al proceso comunicativo................................................................... 26 B. Indicadores de Atributos...................................................................................................... 27 C. Indicadores de Habilidades Comunicativas. .................................................................. 28 1.6. MAPA DE RUTA GENERAL PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIÓN EMPRESA: BECTON & DIKINSON. .................................................................................................................. 29 2
  4. 4. A. Titulo. .................................................................................................................................... 29 B. Objetivo General. ................................................................................................................. 29 C. Objetivos Específicos. ..................................................................................................... 29 D. Posicionamiento de marca. ............................................................................................. 30 E. Metas. ................................................................................................................................... 30 F. Descripción del instrumento. ............................................................................................... 30 G. Estructura de la Jornada. ................................................................................................ 31 H. Contenido del Programa. ................................................................................................ 32 I. Metódica para el proyecto. .................................................................................................. 32 J. Recursos Humanos ............................................................................................................. 32 K. Recursos Técnicos .............................................................................................................. 33 L. Recursos Financieros de implementación ......................................................................... 33 M. Público .............................................................................................................................. 33 N. Mecanismo de control y/o evaluación ............................................................................ 34 O. Plan de implementación. Cambiar a diseño de cronograma página 86. .................... 35 1.7. TIPOS DE COMUNICACIÓN, MEDIOS A USAR Y DEMAS ELEMENTOS PROMOCIONALES. ....................................................................................................................... 35II. AUDITORÍA Y CONTROL ESTRATÉGICO DEL PLAN ......................................................... 37 2.1. INDICADORES DE GESTIÓN COMUNICATIVA PARA B&D. ........................................ 37 A. Indicadores de Eficiencia. ................................................................................................... 37 B. Indicadores de Eficacia. ...................................................................................................... 40 C. Indicadores de Efectividad .............................................................................................. 43 D. Indicador de Identidad Proyectada..................................................................................... 48 E. Indicadores de Productividad. ................................................................................................ 48 2.2. MATRICES DE CONTROL ESTRÁTEGICO Y MEJORAMIENTO CONTINUO (CEMC). 50 A. Matriz de doble entrada medición de participación. ......................................................... 50CONCLUSIONES................................................................................................................................ 53FUENTES BIBLIOGRAFICAS ........................................................................................................... 54 3
  5. 5. 4
  6. 6. GLOSARIOEfectividad comunicativa. Lograr con los recursos disponibles los objetivos derecepción esperada por la audiencia a la que van direccionados.Eficacia comunicativa. Cumplimiento de los objetivos estratégicos de la gestióncomunicativaEficiencia comunicativa. Grado de aprovechamiento de los recursos frente a losresultados que se logran en el gestión comunicativaEstrategia. Propuesta de solución encaminada al logro de un objetivo en unos tiemposy espacios determinados.Estrategias de comunicación: Dirección que se traza para plantear y gestionar lasacciones de comunicación que contribuyan a lograr el cumplimiento de objetivos en unaorganización.Plan de acción. Documento donde se encuentran ordenadas las acciones de laestrategia.Plan de comunicaciones. Conjunto de estrategias que se desarrollaran para elcumplimiento de los objetivos de comunicación.Táctica. Forma operacional de desarrollar las acciones que apoyar el logro del objetivoestratégico. 5
  7. 7. INTRODUCCIÓNLa Comunicación estratégica es un proceso mediante el cual una organización,selecciona las estrategias más convenientes para lograr unos objetivos planteados acorto y largo plazo, y establece los proyectos a ejecutar para el desarrollo de dichasestrategias, mediante una planeación adecuada luego de haber hecho un análisis delentorno en el que se desenvuelve.Un plan estratégico debe ser una programación pensada, permanente y evaluada quepermitirá hacer los cambios y ajustes necesarios en el transcurso de su ejecución, parallegar finalmente a la toma de decisiones apropiada que conduzcan al éxito decualquier logro en la OrganizaciónPara resolver situaciones que requieren de una solución podemos acudir a variadasformas para desarrollar una estrategia, planteando propuestas de ideas que generenla respuesta conveniente a una necesidad o problema; en este caso relacionada con lacomunicación.En el desarrollo de esta actividad nos enfocaremos en el estudio de la EstrategiaSituacional por Condicionantes ESxC, modelo adecuado y de gran ayuda para aplicaren el campo de la comunicación.Desarrollaremos un plan de comunicaciones y el control de las acciones que se llevarana cabo en nuestro plan aplicado en la empresa BD, mediante la auditoría y controlestratégico del plan de comunicación, desarrollaremos el plan de comunicación y elControl Estratégico y Mejoramiento Continuo para la empresa Becton & Dikinson. 6
  8. 8. RESUMEN“La estrategia es una propuesta de solución que busca dinamizar la gestión de unaorganización en unos tiempos y espacios determinados¨, definición de Aguilera Jorge.La función principal de la estrategia es primero alcanzar el objetivo y segundo elprocedimiento. Hay situaciones en que por límites de tiempo no se logra alcanzar laestructura por completo, en cuyo caso esta no se debe anteponer al objetivo.Mineborg divide la estrategia en dos grupos: Las estrategias por necesidades queestán relacionadas con el mejoramiento, competencias, direccionamiento, clima ocultura organizacional; y las estrategias por problemas que por lo general se asociancon situaciones de crisis.Existen varias clases de tácticas que se pueden usar en la estrategia decomunicaciones: Conceptuales, operativa y argumental (concreta, original, fuerte); y lasherramientas de comunicación convencionales (tradicionales) y no convencionales((creatividad).En la realidad actual deben manejar las comunicaciones teniendo en cuenta laconstrucción de mensajes sensoriales como factor generador de impacto y el mediopara transmitirlo sea individual o masivo, además mantener mejores relaciones con losclientes...La Estrategia Situacional por Condicionantes ESxC es un modelo práctico para lacomunicación organizacional y las relaciones públicas, permitiendo generar una tomade decisiones adecuada y la solución de las principales necesidades de comunicación. 7
  9. 9. La ESxC se divide en cinco etapas: Identificación, solución, plan, ejecución y evaluacióny en las que se tienen en cuenta unos condicionantes (publico, recursos, tiempo,terreno y políticas), para tomar las decisiones con las cuales se definirán las solucionesa las necesidades de la estrategia comunicativa.Definida la estrategia, se debe determinar la logística del plan de comunicaciones parasu ejecución. En esta etapa ya se han definido la visión, la misión, los objetivos, laestrategias, las tácticas del plan y los medios pues ya se tiene claro lo que se quierehacer; se define a través de qué medios se comunicaran entre si los voceros de laorganización y las audiencias definidas, considerando siempre para la implementacióndel plan la fórmula de la comunicación:Se debe lograr la alineación del plan de comunicaciones con los objetivos estratégicosde la organización: Definir el alcance del plan, revisar los objetivos estratégicos de laorganización y los del plan de comunicaciones, revisión de los componentes fases yrecursos del plan (lista de chequeo, recursos disponibles, personas involucradas en elplan), elaboración de rutas de ejecución del plan y establecer la logística del plan y su 8
  10. 10. ejecución y la selección adecuada de los medios para hacer llegar el mensaje a lasaudiencias, definirá los resultados. ETAPAS DE LA ESTRATEGIA ESxCe iDENTIFICACION SOLUCION PLAN DE ACCION EJECUCION EVALUACION de OBJETIVO QUE CONCEPCION Y OBJETIVOS SE PERSIGUE LANZAMIENTO EFICACIA PROPUESTA DE IDEAS PUBLICO A ACCIONES SEGUIMIENTO EFICIENCIA Filtrar las ideas a través de QUIEN SE DIRIGE CONDICIONANTES CIERRE CREATIVIDAD SITUACION COLABORADORES ACTUAL CONTINGENCIAS INNOVACION CRONOGRAMA mediante Actividades, responsables, *Información *Audiencia tiempos, lugares, PRESUPUESTO *Interpretación y *Recursos humanos, plazos, indicadores análisis físicos y de capital *Diagnostico *Tiempo *Terreno Previsión de *Políticas imprevistos Pruebas pilotosDebido a que el entorno también es cambiante, es fundamental realizar un buenanálisis del entorno periódicamente antes de formular estrategias de acción, con el finde identificar además de las amenazas y debilidades otros factores que le puedanafectar o también generar beneficios y ventajas a la organización; lo que le permitirá 9
  11. 11. tomar las decisiones adecuadas para ir desarrollando sus estrategias enfrentar dichoscambios respecto al sector y a cada organización.El Control Estratégico y Mejoramiento Continuo, es una metodología que permite sabercómo están resultando y avanzando las tareas en la consecución de los objetivosplanteados en el plan estratégico de comunicaciones y de esta manera establecermediante los indicadores cuantitativos y calificativos si es necesario hacer correctivos ocambios acorde con los resultados obtenidos, pues este control tiene la finalidad delmejoramiento continuo para llegar al logro esperado. 10
  12. 12. I. PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL1.1. CULTURA ORGANIZACIONAL. BECTON Es una compañía que se dedica a la importación DICKINSON y distribución de productos médicos quirúrgicos. DE COLOMBIA Importa 3 líneas MEXICO ESPAÑA Médica Diagnostico Biociencias BRASIL Jeringas Placas, agarres EE.UU Tubos Anestesia Cultivos, cristal Jeringas Diabetes Equipos Arteriales SINGAPUR Jabones Sensidiscos EXICO Ventas a VentasDistribuidores Directas Cada línea cuenta: Gerente de negocioCuenta con una fuerza de ventas conformada por 20 Gerente de producto Gerente de ventas y Mercadeo vendedores a nivel nacional. Especialista de producto 11
  13. 13. A. MISIÓN Y VISION DE BD. Misión: Llegar a ser laorganización más reconocida por eliminarel sufrimiento innecesario y la muertecausados por la enfermedad y, al hacerlo,ser también una de las compañías de másalto desempeño en el mundo. La Visión de BD es llegar a ser una GRAN Compañía. Gran contribución a La Sociedad: Seremos reconocidos por el Liderazgo en los avances significativos en el cuidado de la salud a través de innovación continua, educación y promoción de una vida saludable en nuestro entorno. Aumentaremos nuestro alcance geográfico, llegaremos con más productos a más lugares dentro de nuestra Región. Gran Desempeño: Excederemos constantemente los objetivos establecidos por todas las áreas de la Compañía. En la atención a los clientes, estaremos a la vanguardia en servicio y calidad superando expectativas. En Manufactura, seremos un centro de excelencia. Gran Lugar Para Trabajar.Seremos uno de los mejores empleadores, con asociados talentosos, innovadores y diversos, apasionados por nuestro trabajo y buscando desarrollar al máximo nuestro potencial. Exportaremos talentos para otras regiones del mundo.B. VALORES. Valores de BD  Hacemos lo que es correcto  Siempre buscamos lo mejor  Aceptamos nuestra responsabilidad  Tratamos a los demás con respeto 12
  14. 14. C. PRINCIPIOS CORPORATIVOS. Uno de los principios corporativos es hacer lo que es correcto bajo una conducta ética y legal de parte de cada asociado. BD como filosofía, cultura y clima organizacional está enfocada hacia los más altos estándares de conducta empresarial, basados en un compromiso que va más allá del mero cumplimiento de las leyes, con una firme creencia de que la mejor manera de manejar un buen clima organizacional es dar valor a nuestros clientes empleados, asociados y accionistas, siendo justos, honestos y éticos en las diferentes prácticas comerciales y en nuestro día a día. De igual forma tienen como filosofía llegar a ser la organización más conocida por el sufrimiento innecesario y la muerte causada por enfermedad, y al hacerlo convertirse en una de las compañías con mejor desempeño a nivel mundial lo que les implica llegar a ser la organización más conocida por eliminar el sufrimiento innecesario y la muerte causada por enfermedad, y al hacerlo, convertirse en una de las compañías con mejor desempeño a nivel mundial. Todo esto es aplicado desde una cultura organizacional basada los valores con límites definidos y con un sentido de pertenencia e identidad de todos los asociados.1.2. MATRIZ DOFA. La comunicación interna de BD: En la organización no existe un plan de comunicaciones. Internamente los empleados se comunican por medio de las líneas internas telefónicas por e-mail y a través de carteleras colocadas en las diferentes áreas, cara a cara o por vía celular. 13
  15. 15. Cada empleado cuenta con un teléfono fijo un celular su computador con accesoa internet.La comunicación externa: Se hace a través del contacto directo con el cliente opor vía celular.BD cuenta con un smarck contac de Q y R el cual aún no tiene acceso elcliente.La organización tiene otras formas de comunicación como son volantes,pendones, catálogos de producto y los diferentes patrocinios a congresos,participaciones a eventos donde se logra tener presencia en las diferentesinstituciones.Actualmente cuenta con su página web donde se puede tener acceso a nivelmundial y en Colombia se encuentra en desarrollo una web 2.0 del catálogo ymanual de productos para los clientes. 14
  16. 16. DEBILIDADES FORTALEZAS  Desactualización de la página web de BD Colombia.  BD cuenta con PBX.  No exista un plan de comunicación  Cuenta con una alta  No existe un comité de tecnología en celulares, comunicación computadores, y telefonía fija.  No se tiene un buzón de sugerencias  Reuniones mensuales por áreas.  Una mala atención de servicio al cliente  Desayunos con la Gerencia general  No hay una buena lectura de los E-mail.  El manejo de la información es a través del email.  Sub utilización de las herramientas en algunas áreas.  La no divulgación del Smart contacOPORTUNIDADES  Implementación de un plan de comunicación. AMENAZAS  Fortalecer el Smart contact para los clientes.  Desconocimiento por parte del  Capacitación en el manejo de cliente del Smart contact los equipos de comunicación  Establecer buzones de sugerencias. como es el computador y la BB  El no tomar acciones sobre las ya que se encuentran encuestas realizadas ( BD como subutilizados por algunas proveedor y de satisfacción a personas. clientes)  Aprovechar las reuniones con  El no devolver llamadas a clientes la alta Gerencia. 15
  17. 17. 1.3. IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS.  Disminuir el riesgo de infecciones nosocomiales en Instituciones Hospitalarias.  Minimizar la exposición acorto punzantes en los Trabajadores de la Salud y Pacientes.  Implementar prácticas Seguras en los Trabajadores de la Salud y Pacientes.  Evitar al máximo el dolor del paciente.  Lograr mayor cobertura en Hospital seguro Hospital BD con todos los productos de Seguridad.  Posicionamiento de la jeringa auto contenida en pacientes Diabéticos destacando sus beneficios de menor dolor.  Aprovechamiento de las herramientas tecnológicas como la página web y catalogo interactivo por la web 2.0  Oficina para el comité de comunicaciones tanto interna como externa.  Generar un proceso de comunicación entre la organización.  Continuar con las participaciones a eventos y congresos y labores promocionales en las instituciones que nos permitan fortalecer nuestra identidad corporativa no por precio sino por calidad.  Desarrollar un buzón de sugerencias logrando así buscar acciones de mejora.  Fortalecer la comunicación interna a través del email y que se lea y entienda. 16
  18. 18. 1.4. Indicadores de Comunicación Existentes. La compañía BD siempre ha trabajado en adecuar un grupo empresarial de talla mundial, la experiencia ha sido unir las unidades de negocio de la compañía para qué hayan una sinergia ; y en cuanto a las comunicaciones que haya una unidad que permita emitir hacia el interior y exterior los mensajes unificados y en la línea de una gran empresa de solidez financiera, crecimiento permanente y de proyección internacional; esto ha hecho que se desarrolle ordenada y sistemáticamente el tema de políticas, procedimientos, protocolos y manuales que permitirán que desde la organización BD se tenga un control de cómo se deben manejar las empresas nacionales e internacionales en la parte de comunicaciones, permitiendo la unidad de los mensajes, la unidad de los canales; evitando los ruidos y rumores en la parte interna de la organización y en la parte externa extrapola en la medida en que la información que se emite hacia el exterior, impacta directamente en la reputación, la operación y el reconocimiento de la compañía. Los indicadores de la comunicación le permiten a la compañía BD saber cuál fue el punto de partida, cuales son las cosas que se tienen que mejorar y definir las metas a corto, mediano y largo plazo, de manera que se pueda establecer un mecanismo, unas estrategias y unas actividades que les permitan identificar los indicadores que se deben mejorar para saber si las soluciones a implementar deben ser aplicadas en toda la organización o si solo se requieren en una parte de ella. 17
  19. 19. A. Indicadores de Identidad Corporativa. MEDIMOS: Retención, recordación, comprensión, aceptación, apropiación.B. Indicadores de Identidad Estructural. 18
  20. 20. Índices Actuales, previos a la implementación del Plan Estratégico de Comunicación.C. Indicadores de Reputación Corporativa. MEDIMOS: productos y servicios, liderazgo, comportamiento financiero, comportamiento ético, manejo gerencial, comportamiento ético, ambiente laboral. 19
  21. 21. Medición Actual:D. Indicadores de Cultura Organizacional MEDIMOS: La importancia, tenencia y pertenencia de los valores, normas, hábitos y creencias 20
  22. 22. Índices Actuales:E. Indicadores de Calidad en Medios Impresos. MEDIMOS: Indicadores de calidad percibida, indicadores de lecturabilidad, indicadores de proceso, indicadores de despliegue argumental, indicadores de relevancia en la línea argumental ,indicadores de dominancia de los hábitos de comunicaciones. 21
  23. 23. 22
  24. 24. Índices actuales. 23
  25. 25. F. Indicadores de Direccionamiento. MEDIMOS: Direccionamiento estratégico, despliegue operativo 24
  26. 26. Índices Actuales 25
  27. 27. 1.5. Indicadores de Despliegue. A. Estos indicadores nos permitirán definir el panorama de inicio con una visión general de la organización frente al proceso comunicativo. 26
  28. 28. B. Indicadores de Atributos. 27
  29. 29. C. Indicadores de Habilidades Comunicativas. 28
  30. 30. 1.6. MAPA DE RUTA GENERAL PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIÓN EMPRESA: BECTON & DIKINSON.A. Título. Plan Estratégico de Comunicación para Becton & Dikinson. Proyecto Posicionamiento de Imagen a nivel nacional.B. Objetivo General. Promover una actitud positiva con el personal al interior de la organización acerca del posicionamiento de imagen a nivel nacional y fortalecimiento en el SmartContac (QyR) basado en comunicación.C. Objetivos Específicos. • Mejorar los métodos de comunicación interna y externa con el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante sus clientes. • Crear un comité de comunicación con el fin de identificar estrategias que ayude a la comunicación interna y su entorno para evitar vacíos en algunas áreas de la compañía. • Desarrollo e implementación del SmartContac con el fin de optimizar el resultado de sus servicios tanto internos como externos de la compañía. • Capacitación de las herramientas tecnológicas que se tienen para lograr el uso mejorando el conocimiento y promover una actitud positiva al cambio. • Fortalecer la imagen corporativa y presencia de BD en las instituciones para aumentar el valor de marca. 29
  31. 31. D. Posicionamiento de marca. Para el posicionamiento de marca es clave que los procesos internos estén bien definidos, es por esta razón que en la implementación de SmartContact debe trabajarse internamente bajo la supervisión de un comité logrando que el proceso este claro para trasmitirlo a los clientes de BD de este modo el cliente tendrá claro para qué es y cómo funciona.E. Metas. • Crear un comité y oficina de comunicación. • Desarrollo de reuniones mensuales con el comité de comunicaciones. • Actualización de la página Web. • Desarrollo del catálogo por web 2.0. • Desarrollo e implementación y divulgación del SmartContac al cliente. • Hacer una campaña de actualización o capacitaciones de las herramientas tecnológicas para lograr su mayor utilización mejorando tiempo y la eficiencia en los procesos.F. Descripción del instrumento.• Creación de un Departamento de Comunicaciones.• Boletín informando el nuevo proyecto el cual les proveerá de información a los consumidores y proveedores porque tiene que existir una relación lógica entre los conceptos de empresa, marca y producto por eso la identidad e imagen de 30
  32. 32. producto para designar de un modo especial su posición en el mercado a nivel nacional.• Estrategias de comunicación con los clientes basada en una comunicación eficiente y con principios éticos haciendo énfasis en el SmartContac.• A la parte comercial se le realizarán 5 charlas que se llevaran a cabo mensualmente si fuera posible todos a nivel nacional incluyendo a Bogotá duración de 1 día para aprovechar al máximo la estadía de los comerciales de otras ciudades.G. Estructura de la Jornada. Presentación: a. Encuentro No. 1 Presentación (objetivos, metas) de los boletines y participantes (logrando una dinámica presentación) Invitación a profesionales de la salud (Enfermeras). b. Encuentro No. 2 Presentación de un video mostrando cómo nos perciben nuestros clientes y otra parte del video les enseñara como mostrar nuestra imagen fuerte como compañía reconocida a nivel de consumo masivo y no a nivel hospitalario. c. Encuentro No. 3 Fortalecimiento del FODA a través de actividades, permitiéndoles a todos los empleados lanzar lluvias de ideas. d. Encuentro No 4 Definición de los respectivos compromisos individualmente para lograr el cambio. Definición de presupuestos y materiales. e. Encuentro No. 5 Identificación de acciones claves para la participación de la organización internamente para poder detectar la reacción al cambio. Se realizara un cierre con unas conclusiones las cuales saldrán de lo sucedido en los encuentros. 31
  33. 33. H. Contenido del Programa. a. Presentación. b. Palabras de bienvenida, explicación del motivo de la reunión, la metodología a seguir y lo que se espera. c. Parte 1. • Objetivos del proyecto. • Estudio y análisis de la imagen a nivel nacional. • Necesidad de cambio-Justificación. • Acciones para el cambio. • Beneficios del cambio para BD y los empleados. • Resumen. d. Parte 2. • Inquietudes y respuestas de participación libre. e. Conclusiones. f. Evaluación de la reunión.I. Metódica para el proyecto. Se elaborará una invitación formal al lanzamiento del Plan Estratégico de Comunicación sobre el posicionamiento de la imagen de BD a nivel nacional internamente aprovechamiento de la herramienta del SmartContac.J. Recursos Humanos• Departamento de Comunicaciones• Gerente de negocio• Gerente de producto,• Gerente de ventas y Mercadeo• Especialista de producto• Departamento de IT• Comercial 32
  34. 34. K. Recursos Técnicos• Video Beam• Computador con paquetes de diseño gráfico Page Maker y Power Point• Pantalla• Equipo de Sonido• Data ShowL. Recursos Financieros de implementación VALOR DESCRIPCIÓN VALOR ANUAL TRIMESTRAL Paquetes de comunicación 3.000.000 12.000.000 corporativa Vinculación y salario 4.500.000 16.000.000 Refrigerios 1.000.000 4.000.000 Implementación y Divulgación 2.000.000 8.000.000 Material Impreso 500.000 2.000.000 Otros 2.000.000 8.000.000 TOTAL PRESUPUESTO 2012 50.000.000M. Público Distribuidores mayoristas Hospitales - Farmacias Institucionales Clínicas y hospitales - Enfermeras Droguerías Empleados y Comerciales 33
  35. 35. N. Mecanismo de control y/o evaluación CEO Donde nace la idea Gerencia General Aprueva y comunica Clientes y Proveedores Recursos humanos comité de comunicación Gerentes de area Gerente de mercadeo Empleados • De acuerdo a lo planeado el comité, la participación de los administrativos, empleados y comerciales deben hacer Feedback de lo trabajado durante el mes o trimestre. • Evaluando la información respecto a los objetivos del Plan estratégico a través de una encuesta de 4 preguntas. • Evaluaciones de desempeño frente a la implementación de SmartContac, debe evaluarse la recepción y percepción a través de entrevistas informales internamente. • A través de cada gerente se deben dejar tareas respecto al mejoramiento de la herramienta previo a la divulgación a los clientes. 34
  36. 36. O. Plan de implementación. Cambiar a diseño de cronograma página 86. Actividad Responsable Fecha y hora Observaciones Planificación de Talleres Equipo Estratégico de Dirección Reuniones de planificación Responsable de Mayo 27 Reuniones de 1 hora de contenidos y mensajes comunicación Presentación de Departamento Junio 3 Reuniones de 2 horas Presupuestos y materiales Financiero Presentación del Plan Responsable de Junio 10 Se distribuirá la para incentivar comunicación información el día participación a los anterior encuentros. Revisión final Equipo Estratégico de Junio 17 Tres horas antes de Comunicación la reunión Encuentros mensuales Departamento Junio 27, Julio 29, Un día comunicaciones, Agosto 26, Directores de área Septiembre 30,Octubre 28 Foda de la Jornada Departamento de Noviembre 25 comunicaciones, gerente de cada área1.7. TIPOS DE COMUNICACIÓN, MEDIOS A USAR Y DEMAS ELEMENTOS PROMOCIONALES. En el siguiente cuadro se va a mostrar los diferentes medios usados tanto para comunicarse interna como externamente. El primer tipo de comunicación, hace referencia a los empleados, mientras que la comunicación externa se refiere a los medios usados para dirigirse hacia clientes, proveedores y entidades. 35
  37. 37. Comunicación Interna Comunicación ExternaAspectos positivos Aspectos positivosA través de líneas internas telefónicas Contacto directo con el cliente o a través de celularEl buen clima organizacional permite que los Volantes, pendones, catálogos del producto,empleados, a partir de una buena comunicación brochurescumplan a cabalidad los objetivosVía e-mail, memorandos, cartas Patrocinios de congresos, participaciones en eventosPor medio de carteleras ubicadas en las Servicios de aplicaciones y soportes científicosdiferentes áreas a través de la página de internetTeléfonos celulares y computadores con acceso a Visitas personalizas a los clientesinternetEventos, reuniones comerciales, convenciones, Catálogo virtual con todos los productos yque fortalecen la relación organización-empleados serviciosAspectos negativos Aspectos negativosNo hay un departamento de comunicaciones El e-mail, como herramienta de comunicación, no está siendo bien usado dado que no hay respuestas oportunas hacia los clientesEl e-mail, como herramienta de comunicación, no El cliente no tiene conocimiento de laestá siendo bien usado dado que no hay herramienta Smart contactrespuestas oportunas entre los empleadosComunicación informal las cuales se presentan de Falta de interés en la actualización de la páginaimprovisto web y de los diferentes medios hacia el exterior. 36
  38. 38. II. AUDITORÍA Y CONTROL ESTRATÉGICO DEL PLAN2.1. INDICADORES DE GESTIÓN COMUNICATIVA PARA B&D. A. Indicadores de Eficiencia. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Mejorar los métodos de comunicación interna y externa con el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante sus clientes. INDICADOR EFICIENCIA 1: Número de Boletines FORMULA entregados internamente. HORIZONTE: Mensual. VARIABLE UMBRALES EFICIENCIA 1 = Cantidad de # Publicaciones / Boletines SUPERIOR: 12 INFERIOR: 3 12 meses Publicados (Numero) 37
  39. 39. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Mejorar los métodos de comunicación interna y externacon el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia lacompañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante susclientes. INDICADOR EFICIENCIA 2: Número de Planes de FORMULA Acción Desarrollados. HORIZONTE: Trimestral. VARIABLE UMBRALES EFICIENCIA 2 = Cantidad de # Planes / 12 Planes SUPERIOR: 6 INFERIOR: 4 meses Desarrollados (Numero)OBJETIVO ESTRATÉGICO: Crear un comité de comunicación con el fin de identificarestrategias que ayude a la comunicación interna y su entorno para evitar vacíos enalgunas áreas de la compañía. INDICADOR EFICIENCIA 3: Implementación de Comité de Comunicación. MEDICIÓN: Mensual. FORMULA EFICIENCIA VARIABLE UMBRALES 3= % SUPERIOR: 100% INFERIOR: 50% % de Avance Ejecución /100% 38
  40. 40. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desarrollo e implementación del SmartContac con el finde optimizar el resultado de sus servicios tanto internos como externos de lacompañía. INDICADOR EFICIENCIA 4: Numero de atención de solicitudes. HORIZONTE: Mensual. FORMULA VARIABLE UMBRALES EFICIENCIA 4 = Numero de SUPERIOR: 1500 INFERIOR: 700 # Solicitudes SOLICITUDES AtendidasOBJETIVO ESTRATÉGICO: Capacitación de las herramientas tecnológicasque se tienen para lograr el uso mejorando el conocimiento y promoveruna actitud positiva al cambio. INDICADOR EFICIENCIA 5: Numero de capacitaciones realizadas y costos mínimos. FORMULA HORIZONTE: Mensual. VARIABLE UMBRALES COSTOS TOTALES / # CAPACITACIONES Numero de SUPERIOR: 12 INFERIOR: 6 Capacitaciones 39
  41. 41. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Fortalecer la imagen corporativa y presencia de BD en las instituciones para aumentar el valor de marca. INDICADOR EFICIENCIA 6: Numero de Boletines distribuidos en las instituciones. HORIZONTE: FORMULA TRIMESTRAL. VARIABLE UMBRALES Boletines Distribuidos / Total de SUPERIOR: 100% INFERIOR: 70% PORCENTAJE Boletines ImpresosB. Indicadores de Eficacia. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Mejorar los métodos de comunicación interna y externa con el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante sus clientes. INDICADOR EFICACIA 1: Participación de la información en el posicionamiento de la marca FORMULA B&D. HORIZONTE: Por cada Boletin. VARIABLE UMBRALES NIVEL PARTICIPACIÓN = % % participación Posicionamiento SUPERIOR: 100% INFERIOR: 70% POSICIONAMIENTO X BOLETIN / 100 Marca 40
  42. 42. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Mejorar los métodos de comunicación interna y externacon el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia lacompañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante susclientes. INDICADOR EFICACIA 2: participación de la Marca en la información contenida en los planes de acción FORMULA desarrollados. HORIZONTE: Por cada Plan de Acción. VARIABLE UMBRALES NIVEL PARTICIPACIÓN = %POSICIONAMIENTO % participación SUPERIOR: 100% INFERIOR: 70% Marca x Plan de X PLAN ACCIÓN / Acción 100OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desarrollo e implementación del SmartContac con el finde optimizar el resultado de sus servicios tanto internos como externos de lacompañía. INDICADOR EFICACIA 3: Nivel de percepción del servicio SmartContac. HORIZONTE: Semestral. FORMULA NIVEL VARIABLE UMBRALES PERCEPCIÓN = % Nivel SUPERIOR: 100% INFERIOR: 70% % INTERNO percepción Interna y Externa +% EXTERNO 41
  43. 43. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Capacitación de las herramientas tecnológicas que setienen para lograr el uso mejorando el conocimiento y promover una actitudpositiva al cambio. INDICADOR EFICACIA 4: Nivel de conocimiento desarrollado en las capacitaciones. HORIZONTE: por FORMULA cada Capacitación. VARIABLE UMBRALES NIVEL CONOCIMIENTO = % Conocimiento SUPERIOR: 100% INFERIOR: 60% % Desarrollado Desarrollado en Capacitación.OBJETIVO ESTRATÉGICO: Fortalecer la imagen corporativa y presencia de BD en lasinstituciones para aumentar el valor de marca. INDICADOR EFICACIA 5: Participación de la información en el posicionamiento de la marca B&D. HORIZONTE: FORMULA Por cada Boletin. VARIABLE UMBRALES PARTICIPACIÓN = % % Participación SUPERIOR: 100% INFERIOR: 70% PARTICIPACIÓN Marca x Boletin X BOLETIN 42
  44. 44. C. Indicadores de Efectividad OBJETIVO ESTRATÉGICO: Mejorar los métodos de comunicación interna y externa con el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante sus clientes. INDICADOR EFECTIVIDAD 1: Nivel de Pertinencia del boletin. HORIZONTE: Anual. FORMULA NIVEL VARIABLE UMBRALES PERTINENCIA= (# SI CLIENTE % NIVEL INTERNO + PERTINENCIA SUPERIOR: 100% INFERIOR: 60% EXTERNO / EXTERNO + TOTAL CLIENTE INTERNO INTERNO + EXTERNO) *100 C1. Matriz de Doble Entrada para medir grado de participación de los empleados. Atributo: Pertinencia de la Información Recibida en los SI NO Total Encuestados Boletines Considera apropiada la información que recibe en el boletín Identifica el valor de la marca BD en el boletín dentro de su desarrollo laboral 43
  45. 45. C2. Matriz de Doble Entrada para medir grado de participación de los clientes. Atributo: Pertinencia de la Información Recibida en los SI NO Total Encuestados Boletines Considera apropiada la información que recibe en el boletín. Identifica el posicionamiento de la marca BD en el boletín en el manejo de las relaciones comerciales. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desarrollo e implementación del SmartContac con el fin de optimizar el resultado de sus servicios tanto internos como externos de la compañía. INDICADOR EFECTIVIDAD 2: Nivel de Efectividad del servicio prestado por SmartContac. HORIZONTE: FORMULA Anual. NIVEL VARIABLE UMBRALES EFECTIVIDAD= (# SI CLIENTE INTERNO + % NIVEL SUPERIOR: 100% INFERIOR: 60% EXTERNO / EFECTIVIDAD TOTAL CLIENTE INTERNO + EXTERNO) *100 44
  46. 46. C3. Matriz de Doble Entrada para medir grado de participación de los empleados. Atributo: Efectividad del Servicio Prestado por el SI NO Total Encuestados SmartContact Considera efectivo el servicio prestado por el SmartContact para el desarrollo de sus funciones dentro de la organización. El servicio de SmartContact agrega valor a sus funciones dentro de la organización.C4. Matriz de Doble Entrada para medir grado de participación de los clientes. Atributo: Efectividad del Servicio Prestado por el SI NO Total Encuestados SmartContact. Considera efectivo el servicio prestado por el SmartContact dentro del desarrollo de las relaciones comerciales con BD. Considera que el servicio prestado de SmartContact agrega valor a su organización. 45
  47. 47. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Capacitación de las herramientas tecnológicas que se tienen para lograr el uso mejorando el conocimiento y promover una actitud positiva al cambio. INDICADOR EFECTIVIDAD 3: Nivel de pertinencia de la información recibida en las capacitaciones. FORMULA HORIZONTE: Anual. VARIABLE UMBRALES NIVEL EFECTIVIDAD= (# SI CLIENTE % NIVEL PERTINENCIA EN SUPERIOR: 100% INFERIOR: 60% INTERNO / TOTAL CLIENTES CAPACITACIONES INTERNOS)*100C5. Matriz de Doble Entrada para medir grado de pertinencia de la informaciónrecibida por los empleados en las capacitaciones. Atributo: Pertinencia de la Información recibida en SI NO Total Encuestados capacitaciones. Considera útil la información que recibe en las capacitaciones. Utiliza en el desarrollo de sus funciones la información recibida. 46
  48. 48. OBJETIVO ESTRATÉGICO: Fortalecer la imagen corporativa y presencia de BD en las instituciones para aumentar el valor de marca. INDICADOR EFECTIVIDAD 3: Nivel de pertinencia de la información recibida en los Boletines por las FORMULA Instituciones. HORIZONTE: Anual. VARIABLE UMBRALES NIVEL EFECTIVIDAD= (# SI INSTITUCIONES/ TOTAL % NIVEL PERTINENCIA SUPERIOR: 100% INFERIOR: 60% INSTITUCIONES)*100 INSTITUCIONESC6. Matriz de Doble Entrada para medir grado de pertinencia de la informaciónrecibida por las Instituciones en los Boletines. Atributo: Pertinencia de la Información recibida en los SI NO Total Encuestados Boletines por las Instituciones. Considera útil la información que recibe en los Boletines Identifica el valor de la marca BD en los boletines que recibe. 47
  49. 49. D. Indicador de Identidad Proyectada.E. Indicadores de Productividad. ÍNDICE DE DESPLIEGUE ÍNDICE DE DESPLIEGUE (ANTES DEL PLAN) (POSTERIOR AL PLAN) . . . . 48
  50. 50. ÍNDICE DE ATRIBUTOS ÍNDICE DE ATRIBUTOS (ANTES DEL PLAN) (POSTERIOR AL PLAN) . . . . ÍNDICE DE HABILIDADES ÍNDICE DE HABILIDADES COMUNICATIVAS COMUNICATIVAS (ANTES DEL PLAN) (POSTERIOR AL PLAN) . . . . 49
  51. 51. 2.2. MATRICES DE CONTROL ESTRÁTEGICO Y MEJORAMIENTO CONTINUO (CEMC). A. Matriz de doble entrada medición de participación. Participación Número de Número de Número de trabajadores en el trabajadores en el trabajadores en el área administrativa área operativa. área comercial. Altamente participativos. Participativos – Pasivos. Moderadamente Participativos. Desinteresados. No Participativos. 50
  52. 52. B. Matriz de comparación de objetivos planteados y factores críticos de éxito. Objetivos/Variables/Acciones Valoración Eficiencia Eficacia Efectividad OBJETIVO ESTRATÉGICO 1: Mejorar los métodos de comunicación interna y externa con el fin de aumentar el sentido de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía y aumentar el nivel de posicionamiento de imagen de BD ante sus clientes.  Impacto en las audiencias.  Medios Empleados.  Atributos de Imagen.  Distribución.  Contenidos. OBJETIVO ESTRATÉGICO 2: Desarrollo e implementación del SmartContac con el fin de optimizar el resultado de sus servicios tanto internos como externos de la compañía.  Impacto en las audiencias.  Medios Empleados.  Atributos de Imagen.  Distribución.  Contenidos. OBJETIVO ESTRATÉGICO 3: Capacitación de las herramientas tecnológicas que se tienen para lograr el uso mejorando el conocimiento y promover una actitud positiva al cambio.  Impacto en las audiencias.  Medios Empleados. 51
  53. 53.  Atributos de Imagen.  Distribución.  Contenidos.OBJETIVO ESTRATÉGICO 3:Fortalecer la imagen corporativay presencia de BD en lasinstituciones para aumentar elvalor de marca.  Impacto en las audiencias.  Medios Empleados.  Atributos de Imagen.  Distribución.  Contenidos. 52
  54. 54. CONCLUSIONESEl plan estratégico de comunicación es un elemento imprescindible en todaorganización y para ello es necesario hacer un diagnóstico con el fin de establecer cuáles la situación actual de la comunicación en la empresa.Alinear correctamente los objetivos estratégicos a los organizacionales garantizará decierta manera la eficiencia del plan dentro de la organización.La implementación de un plan estratégico de comunicación debidamente estructurado,permite la coordinación y la participación activa de los miembros del equipo de trabajo,obteniendo el logro de los objetivos estratégicos con mayor eficiencia.Una vez puesto en marcha el plan de comunicación, se debe acompañar de unseguimiento constante que retroalimente el proyecto, lo que permite hacer los ajustesnecesarios y mejoras para el logro de los objetivos propuestos.Dentro del proceso de planeación es importante manejar la previsión de los imprevistosy las herramientas a desarrollar para la atención de los mismos.El Control Estratégico y Mejoramiento Continuo (CEMC), permite a los comunicadoresvalidar el estado de avance del plan de acción, de forma que puedan detectarse atiempo errores en las ejecuciones o los dimensionamientos iniciales y puedan corregirsea tiempo, de manera que el objetivo estratégico no se vea afectado. Definir indicadoresnos permite medir la gestión pero más allá de medir el fin último es la aplicación decorrectivos dentro de la ejecución del plan que permitan obtener los resultadosesperados con la implementación del plan de comunicaciones. 53
  55. 55. FUENTES BIBLIOGRAFICAS Centro de Investigaciones de la Comunicación Corporativa Organizacional CICCO (2007). Comunicación empresarial. Plan estratégico como herramienta gerencial. RODRIGUEZ, R. Documento Introducción a la comunicación. AGUILERA J. (2008). Gerencia Integral de comunicaciones. Bogotá: ECOE Ediciones. CORREAL, Clara. La Comunicación Organizacional. Modelo o Estrategias para la comunicación efectiva de las organizaciones. Bogotá, Colombia, EAN, 2009. FERNANDEZ, C., La Comunicación en las Organizaciones. Editorial Trillas, México, 1999. GALEANO, Ernesto Cesar. Modelos de Comunicación. RODRIGUEZ, Roberto. Reflexiones sobre el estudio de la identidad corporativa. Psicología Cientifica.com. (2007) CORREAL, María Clara. La semiótica en los procesos de la comunicación organizacional. Universidad EAN. GALEANO Ernesto Cesar, Modelos de Comunicación EAN, Grupo de Investigación en Lingüística, Comunicación y Traducción Empresarial. Página 4. Correal M.C. Semiología de la comunicación en la organización. http://books.google.com/books?id=hSwLHT32sIoC&pg=PA25&dq=COMUNICACI ON+estrategica+de+rebeil&hl=es&cd=6#v=onepage&q=&f=false 54

×