1.
LIÇÕES APRENDIDAS: AGREGANDO VALOR AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

2.
Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴ • Bacharel em Ciência da Computação;• MBA em E-Business pela FGV/RJ;• Certificado como PMP, Project Manager Professional pelo PMI;• Certificado ITIL Foundations pelo EXIM;• Mestrando em Engenharia e Gestão do Conhecimento – UFSC;• Pesquisador do Núcleo de Gestão da Sustentabilidade NGS – UFSC;• Pesquisador do Núcleo de Pesquisa e Extensão do SENAC/SC;• Fundador e sócio diretor do IGCI – Instituto de Gestão do Conhecimento e Inovação, empresa de consultoria e treinamento em Gestão do Conhecimento, Inovação e gerenciamento de projetos;• Fundador e sócio diretor da GotRoot, empresa de consultoria de tecnologia da informação e gerenciamento de projetos;• Possui mais de 15 anos de experiência em empresas multinacionais e consultorias de renome;• Especialista em banco de dados DB2, Postgres e MySql.• Linux Administrator;• Professor do curso Tecnólogo em Gerenciamento das Tecnologias da Informação (TGTI) da faculdade SENAC/SC;• Professor da Pós Graduação em Projetos do SENAC/SC;• Professor da Pós Graduação em Segurança da Informação do SENAC/SC;• Professor da Pós Graduação em Projetos & TI da UNESA/SC;• Membro do PMI, associado aos Chapters: PMI RJ e PMI SC;• Participou de vários projetos nas mais diversas áreas em empresas de todos os portes (Vale do Rio Doce, Embratel, Grupo Catho, Essilor, MSA, dentre outras); © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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Dinâmica da Palestra Bate papo informal entre os colegas Gestores deProjetos, com intuito de socializar, externalizar, combinar e internalizar conhecimento. A medida que vamos apresentando, iremosinteragir com vocês a cerca do tema;Vocês podem e devem interagir J © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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Introdução • O que se entende por Lições Aprendidas? • Existe este processo formalmente estabelecido em sua empresa? • Se não existe, porque não existe? • Se existe, quando ele ocorre? © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

5.
Em projetos há uma necessidade de se explicitar e comparKlhar conhecimento de forma a melhorar a relação entre os stakeholders e contribuir para o aprendizado d o s m e s m o s e a i n d a , m e l h o r a r o planejamento, execução , monitoramento e controle dos projetos. Em sua empresa como isto é feito, é feito mesmo? © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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Porquê Quando Como LIÇÕES APRENDIDAS EM PROJETOS: UMA VISÃO DE GC • Lições aprendidas podem ser definidas como as experiências chave que contêm certa relevância de negócios para projetos futuros (SCHINDLER e EPPLER, 2003). • Sob o olhar da gestão do conhecimento (GC), toda e qualquer experiência é conhecimento. • Para GC, conhecimento deve ser explicitado, comparKlhado e disseminado para agregar valor as pessoas e organizações. Na sua empresa existe ações formais ou informais que armazene lições aprendidas, informações históricas, sucesso e fracasso? © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Quando Como Por que Lições Aprendidas? Schindler e Eppler (2003) relatam que é um meio para retenção sistemáKca de experiências em projetos permite à empresa comparar seus diversos projetos mais sistemaKcamente e documentar o seu mecanismo mais eficaz de resolução de problemas. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Quando Como • Gerente de Projetos que negligencia o processo de lições aprendidas ao longo do projeto esta “no mar e sem bússola” Cleland (1985). Algumas vantagens do processo de Lições Aprendidas por Decker et al. (2005): (a) modelos de processo são revistos para uma melhor inteligibilidade e outros aspectos de qualidade; (b) um consenso sobre um processo é construído; (c) problemas durante a execução de um processo são resolvidos de forma colaboraKva e capturados como lições aprendidas, para facilitar as execuções do próximo processo. Williams (2006) destaca que o aspecto mais importante das lições aprendidas é o aumento da competência dos gerentes de projeto. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Quando Como Busby (1999) destaca três porquês: (1) o conhecimento do que ocorreu em um projeto é geralmente dispersos entre várias pessoas; (2) as pessoas nem sempre aprendem automaKcamente com suas experiências profissionais, assim o exercício de aprendizagem precisa ser solicitado e estruturado para ser significaKva e úKl para a maioria das pessoas; (3) é essencial divulgar experiências de gerenciamento de projetos e lições aprendidas dentro de uma organização para evitar a repeKção dos mesmos erros. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Como QUANDO ESTABELECER UM PROCESSO DE LIÇÕES APRENDIDAS? De acordo com Cleland(1985) se dá de três formas: (1) avaliação pré-­‐projeto, para seleção de projetos que melhor encaixem na estratégia global da empresa; (2) avaliação ao longo do projeto, durante todo o ciclo de vida do projeto; e (3) avaliação pós-­‐projeto, para a apreciação do sucesso e da eficácia do projeto concluído, em especial desenvolver um perfil de lições aprendidas que podem ajudar orientar a gestão de projetos no futuro. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Como Vale ressaltar que o PMBOK®(2008) considera o ciclo de vida do projeto, desde a concepção da idéia até a entrega final do produto ou serviço gerado pelo projeto. Tendo como fases: Início do projeto; Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto e Encerramento do projeto. Destaca-­‐se ainda que na fase de encerramento do projeto as seguintes aKvidades: • fazer uma revisão pós-­‐projeto ou de final de fase; • documentar as lições aprendidas; • Sendo assim, os itens 1 e 3 apontados por Cleland(1985) Avaliação pré e pós projeto estão conKdos no item 2, ao longo do projeto. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando COMO ESTABELECER UM PROCESSO DE LIÇÕES APRENDIDAS ? Deve-­‐se destacar em primeiro lugar que as lições aprendidas não são apenas um registro histórico de sucesso, o fracasso também deve ser levado em conta isto é, as ações que não deram certo também devem ser levadas em conta para não serem repeKdas no futuro. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando Pode se dar de duas formas: ao longo do projeto ou ao seu término, também conhecida de postmortem review ou experience feedback. o PMBOK®(2008) aponta que as lições aprendidas são aprendizagens, experiências obKdas no processo de realização do projeto. As lições aprendidas podem ser idenKficadas a qualquer momento. Também consideradas um registro do projeto, que será incluído na base de conhecimento de lições aprendidas. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando Ambos, sucesso e fracasso, devem ser converKdos em conhecimento. Conhecimento Conhecimento tácito em explícito Conhecimento tácito do Conhecimento explícito Quatro modos de conversão do conhecimento. Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997) © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando Em segundo lugar, deve haver o compromeKmento com o processo de l i ç õ e s a p r e n d i d a s d e t o d a a organização. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando Estas lições devem ser armazenadas em um repositório de lições aprendidas que seja capaz de ser pesquisável, de fácil acesso e orientados a um contexto (Decker et al, 2005). Para isto, devem ser armazenadas na base de conhecimentos de acordo com uma ontologia sendo esta, uma especificação formal e explícita de uma conceitualização comparKlhada (GRUBER, 1993). © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando Kamsufoguem et al (2008) apontam que o processo de gerar lições aprendidas deve seguir alguns passos: 1. o contexto do evento e o evento em si são descritos. Sendo o objeKvo capitalizar-­‐se desta informação, o que será úKl posteriormente para recuperar problemas semelhantes na base de experiência. 2. uma perícia de domínio é realizada. O objeKvo é analisar o problema, a formalizar a análise de especialistas, para oferecer uma solução e, se úKl, para capitalizá-­‐lo. Toda esta informação representa uma experiência. 3. criar as lições que serão sistemaKcamente uKlizadas em futuras situações semelhantes. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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O quê Porquê Quando Consequentemente, o processo de gerar lições aprendidas deve conter quatro elementos: contexto, fato gerador, análise e solução. Deve-­‐se destacar que algumas lições aprendidas podem ser derivadas de várias experiências. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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Considerações Finais Para que a organização e o gerente de projetos obtenham maiores ganhos, agregando valor a ambos, faz-­‐se necessário que o processo de gerar lições aprendidas seja feito ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Levando em consideração as ações que Kveram sucesso, para serem repeKdas e as que fracassaram para serem evitadas. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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Sendo assim, o processo de lições aprendidas deve: • uKlizar-­‐se de uma abordagem middle-­‐up-­‐down; • fazer uso de ontologias ; © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

21.
EsKma-­‐se ter como resultado do processo: • miKgar os riscos associados a projetos; • obter uma melhor compreensão das aKvidades envolvidas; melhorar os processos de gestão do conhecimento, tais como, explicitação, disseminação e comparKlhamento; • aumento sistemáKco das competências dos envolvidos e; • idenKficar a causa raiz de sucessos e fracassos, ajudando na melhoria do processo. © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴

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Obrigado Nada é mais ditcil, e por isso mais precioso, do que ser capaz de decidir. (Napoleão) O segredo de progredir é começar. O segredo de começar é dividir as tarefas árduas e complicadas em tarefas pequenas e fáceis de executar, e depois começar pela primeira. (Mark Twain) Força de ânimo e coragem na adversidade servem, para conquistar o êxito, mais do que um exército. (John Dryden, poeta britânico) © Prof. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴