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Lições Aprendidas Agregando Valor Ao Gerenciamento De Projetos

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O presente estudo visa abordar questões relacionadas ao processo de lições aprendidas em projetos, tendo como foco de análise a gestão do conhecimento. O ponto de partida constituiu da seguinte questão: Sob a ótica da gestão do conhecimento, o processo de gerar lições aprendidas pode agregar valor à gestão de projetos? A partir disso, iniciou-se a busca científica para responder esta indagação, por intermédio da busca sistemática de literatura. Assim, este estudo considerou 102 artigos publicados em revistas e journals científicos, que apresentam estudos empíricos em gestão de projetos, gestão do conhecimento e lições aprendidas, encontrados nas bases de dados Scopus. Este estudo aponta: o porque, o quando e o como o processo de lições aprendidas pode ajudar a mitigar os riscos associados a projetos; obter uma melhor compreensão das atividades envolvidas; melhorar os processos de gestão do conhecimento; ter o aumento sistemático das competências dos envolvidos e; identificar a causa raiz de sucessos e fracassos, ajudando a melhoria do processo.

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Lições Aprendidas Agregando Valor Ao Gerenciamento De Projetos

  1. 1. LIÇÕES  APRENDIDAS:  AGREGANDO  VALOR   AO  GERENCIAMENTO  DE  PROJETOS  
  2. 2. Helio Ferenhof, MBA, PMP, ITIL ∴  •  Bacharel em Ciência da Computação;•  MBA em E-Business pela FGV/RJ;•  Certificado como PMP, Project Manager Professional pelo PMI;•  Certificado ITIL Foundations pelo EXIM;•  Mestrando em Engenharia e Gestão do Conhecimento – UFSC;•  Pesquisador do Núcleo de Gestão da Sustentabilidade NGS – UFSC;•  Pesquisador do Núcleo de Pesquisa e Extensão do SENAC/SC;•  Fundador e sócio diretor do IGCI – Instituto de Gestão do Conhecimento e Inovação, empresa de consultoria e treinamento em Gestão do Conhecimento, Inovação e gerenciamento de projetos;•  Fundador e sócio diretor da GotRoot, empresa de consultoria de tecnologia da informação e gerenciamento de projetos;•  Possui mais de 15 anos de experiência em empresas multinacionais e consultorias de renome;•  Especialista em banco de dados DB2, Postgres e MySql.•  Linux Administrator;•  Professor do curso Tecnólogo em Gerenciamento das Tecnologias da Informação (TGTI) da faculdade SENAC/SC;•  Professor da Pós Graduação em Projetos do SENAC/SC;•  Professor da Pós Graduação em Segurança da Informação do SENAC/SC;•  Professor da Pós Graduação em Projetos & TI da UNESA/SC;•  Membro do PMI, associado aos Chapters: PMI RJ e PMI SC;•  Participou de vários projetos nas mais diversas áreas em empresas de todos os portes (Vale do Rio Doce, Embratel, Grupo Catho, Essilor, MSA, dentre outras); ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  3. 3. Dinâmica da Palestra    Bate papo informal entre os colegas Gestores deProjetos, com intuito de socializar,   externalizar,  combinar  e  internalizar  conhecimento.    A medida que vamos apresentando, iremosinteragir com vocês a cerca do tema;Vocês podem e devem interagir J ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  4. 4. Introdução   •  O  que  se  entende  por  Lições  Aprendidas?     •  Existe   este   processo   formalmente   estabelecido  em  sua  empresa?   •  Se  não  existe,  porque  não  existe?     •  Se  existe,  quando  ele  ocorre?  ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  5. 5.       Em   projetos   há   uma   necessidade   de   se   explicitar   e   comparKlhar   conhecimento   de   forma   a   melhorar   a   relação   entre   os   stakeholders   e   contribuir   para   o   aprendizado   d o s   m e s m o s   e   a i n d a ,   m e l h o r a r   o   planejamento,   execução   ,   monitoramento   e   controle  dos  projetos.         Em   sua   empresa   como   isto   é   feito,   é   feito   mesmo?  ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  6. 6. Porquê   Quando   Como   LIÇÕES  APRENDIDAS  EM  PROJETOS:  UMA  VISÃO  DE  GC      •  Lições   aprendidas   podem   ser   definidas   como   as   experiências   chave        que   contêm   certa   relevância   de   negócios   para   projetos   futuros       (SCHINDLER  e  EPPLER,  2003).    •  Sob   o   olhar   da   gestão   do   conhecimento   (GC),   toda   e   qualquer   experiência  é  conhecimento.    •  Para   GC,   conhecimento   deve   ser   explicitado,   comparKlhado   e   disseminado  para  agregar  valor  as  pessoas  e  organizações.  Na  sua  empresa  existe  ações  formais  ou  informais  que  armazene  lições  aprendidas,  informações  históricas,  sucesso  e  fracasso?   ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  7. 7. O  quê   Quando   Como   Por  que  Lições  Aprendidas?        Schindler  e  Eppler  (2003)  relatam  que  é  um   meio   para   retenção   sistemáKca   de   experiências   em   projetos   permite   à   empresa   comparar   seus   diversos   projetos   mais  sistemaKcamente  e  documentar  o  seu   mecanismo   mais   eficaz   de   resolução   de   problemas.    ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  8. 8. O  quê   Quando   Como  •  Gerente   de   Projetos   que   negligencia   o   processo   de   lições   aprendidas   ao  longo  do  projeto    esta  “no  mar  e  sem  bússola”  Cleland  (1985).    Algumas  vantagens  do  processo  de  Lições  Aprendidas  por  Decker  et  al.  (2005):     (a)   modelos   de   processo   são   revistos   para   uma   melhor   inteligibilidade  e  outros  aspectos  de  qualidade;     (b)  um  consenso  sobre  um  processo  é  construído;     (c)  problemas  durante  a  execução  de  um  processo  são  resolvidos  de   forma   colaboraKva   e   capturados   como   lições   aprendidas,   para   facilitar  as  execuções  do  próximo  processo.      Williams   (2006)   destaca   que   o   aspecto   mais   importante   das   lições  aprendidas  é  o  aumento  da  competência  dos  gerentes  de  projeto.     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  9. 9. O  quê   Quando   Como  Busby  (1999)  destaca  três  porquês:          (1)   o   conhecimento   do   que   ocorreu   em   um   projeto   é  geralmente  dispersos  entre  várias  pessoas;  (2)   as   pessoas   nem   sempre   aprendem   automaKcamente  com   suas   experiências   profissionais,   assim   o   exercício   de  aprendizagem   precisa   ser   solicitado   e   estruturado   para   ser  significaKva  e  úKl  para  a  maioria  das  pessoas;  (3)   é   essencial   divulgar   experiências   de   gerenciamento   de  projetos   e   lições   aprendidas   dentro   de   uma   organização  para  evitar  a  repeKção  dos  mesmos  erros.   ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  10. 10. O  quê   Porquê   Como   QUANDO   ESTABELECER   UM   PROCESSO   DE   LIÇÕES   APRENDIDAS?              De  acordo  com  Cleland(1985)  se  dá  de  três  formas:     (1) avaliação   pré-­‐projeto,   para   seleção   de   projetos   que   melhor  encaixem  na  estratégia  global  da  empresa;     (2) avaliação  ao  longo  do  projeto,  durante  todo  o  ciclo  de   vida  do  projeto;  e     (3) avaliação   pós-­‐projeto,   para   a   apreciação   do   sucesso   e   da   eficácia   do   projeto   concluído,   em   especial   desenvolver   um   perfil   de   lições   aprendidas   que   podem   ajudar  orientar  a  gestão  de  projetos  no  futuro.   ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  11. 11. O  quê   Porquê   Como  Vale   ressaltar   que   o   PMBOK®(2008)   considera   o   ciclo   de   vida   do  projeto,   desde   a   concepção   da   idéia   até   a   entrega   final   do   produto  ou  serviço  gerado  pelo  projeto.            Tendo   como   fases:   Início   do   projeto;   Organização   e   preparação;  Execução  do  trabalho  do  projeto  e  Encerramento  do  projeto.    Destaca-­‐se  ainda  que  na  fase  de  encerramento  do  projeto  as  seguintes  aKvidades:   •  fazer  uma  revisão  pós-­‐projeto  ou  de  final  de  fase;   •  documentar  as  lições  aprendidas;    •  Sendo  assim,  os  itens  1  e  3  apontados  por  Cleland(1985)  Avaliação   pré  e  pós  projeto  estão  conKdos  no  item  2,  ao  longo  do  projeto.     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  12. 12. O  quê   Porquê   Quando   COMO  ESTABELECER  UM  PROCESSO  DE  LIÇÕES   APRENDIDAS  ?        Deve-­‐se  destacar  em  primeiro  lugar  que  as  lições   aprendidas  não  são  apenas  um  registro  histórico   de   sucesso,   o   fracasso   também   deve   ser   levado   em   conta   isto   é,   as   ações   que   não   deram   certo   também   devem   ser   levadas   em   conta   para   não   serem  repeKdas  no  futuro.     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  13. 13. O  quê   Porquê   Quando      Pode   se   dar   de   duas   formas:   ao   longo   do   projeto   ou   ao   seu   término,  também  conhecida  de  postmortem  review  ou  experience  feedback.      o   PMBOK®(2008)   aponta   que   as   lições   aprendidas   são   aprendizagens,  experiências   obKdas   no   processo   de   realização   do   projeto.   As   lições  aprendidas   podem   ser   idenKficadas   a   qualquer   momento.   Também  consideradas   um   registro   do   projeto,   que   será   incluído   na   base   de  conhecimento  de  lições  aprendidas.   ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  14. 14. O  quê   Porquê   Quando  Ambos,   sucesso   e   fracasso,   devem   ser   converKdos   em  conhecimento.           Conhecimento Conhecimento tácito em explícito Conhecimento tácito do Conhecimento explícito Quatro  modos  de  conversão  do  conhecimento.   Fonte:  Nonaka  e  Takeuchi  (1997)   ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  15. 15. O  quê   Porquê   Quando  Em   segundo   lugar,   deve   haver   o  compromeKmento  com  o  processo  de  l i ç õ e s   a p r e n d i d a s   d e   t o d a   a  organização.       ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  16. 16. O  quê   Porquê   Quando  Estas   lições   devem   ser   armazenadas   em   um          repositório   de   lições   aprendidas   que   seja   capaz   de  ser   pesquisável,   de   fácil   acesso   e   orientados   a   um  contexto  (Decker  et  al,  2005).    Para   isto,   devem   ser   armazenadas   na   base   de  conhecimentos  de  acordo  com  uma  ontologia  sendo  esta,   uma   especificação   formal   e   explícita   de   uma  conceitualização  comparKlhada  (GRUBER,  1993).     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  17. 17. O  quê   Porquê   Quando  Kamsufoguem  et  al  (2008)  apontam  que  o  processo  de  gerar  lições  aprendidas  deve  seguir  alguns  passos:            1.  o  contexto  do  evento  e  o  evento  em  si  são  descritos.  Sendo   o   objeKvo   capitalizar-­‐se   desta   informação,   o   que   será   úKl   posteriormente   para   recuperar   problemas   semelhantes   na   base  de  experiência.    2.  uma  perícia  de  domínio  é  realizada.  O  objeKvo  é  analisar  o   problema,   a   formalizar   a   análise   de   especialistas,   para   oferecer  uma  solução  e,  se  úKl,  para  capitalizá-­‐lo.  Toda  esta   informação  representa  uma  experiência.    3.  criar   as   lições   que   serão   sistemaKcamente   uKlizadas   em   futuras  situações  semelhantes.     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  18. 18. O  quê   Porquê   Quando         Consequentemente,   o   processo   de   gerar   lições   aprendidas   deve   conter   quatro   elementos:   contexto,  fato  gerador,  análise  e  solução.  Deve-­‐se   destacar  que  algumas  lições  aprendidas  podem  ser   derivadas  de  várias  experiências.       ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  19. 19. Considerações  Finais     Para   que   a   organização   e   o   gerente   de   projetos   obtenham   maiores   ganhos,   agregando   valor   a   ambos,   faz-­‐se   necessário   que   o   processo   de   gerar   lições   aprendidas   seja   feito   ao   longo   de   todo   o   ciclo  de  vida  do  projeto.         Levando   em   consideração   as   ações   que   Kveram   sucesso,   para   serem   repeKdas   e   as   que   fracassaram  para  serem  evitadas.     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  20. 20. Sendo    assim,  o  processo  de  lições  aprendidas  deve:               •  uKlizar-­‐se  de  uma  abordagem  middle-­‐up-­‐down;   •  fazer  uso  de  ontologias  ;     ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  21. 21.  EsKma-­‐se  ter  como  resultado  do  processo:          •  miKgar  os  riscos  associados  a  projetos;    •  obter   uma   melhor   compreensão   das   aKvidades   envolvidas;   melhorar   os   processos   de   gestão   do   conhecimento,   tais   como,   explicitação,   disseminação   e   comparKlhamento;    •  aumento  sistemáKco  das  competências  dos  envolvidos  e;  •  idenKficar  a  causa  raiz  de  sucessos  e  fracassos,  ajudando   na  melhoria  do  processo.   ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    
  22. 22. Obrigado  Nada  é  mais  ditcil,  e  por  isso  mais  precioso,  do  que  ser  capaz  de  decidir.  (Napoleão)      O  segredo  de  progredir  é  começar.  O  segredo  de  começar  é  dividir  as  tarefas  árduas  e  complicadas  em  tarefas  pequenas  e  fáceis  de  executar,  e  depois  começar  pela  primeira.  (Mark  Twain)    Força  de  ânimo  e  coragem  na  adversidade  servem,  para  conquistar  o  êxito,  mais  do  que  um  exército.  (John  Dryden,  poeta  britânico)          ©  Prof.  Helio  Ferenhof,  MBA,  PMP,  ITIL  ∴                                                    

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