Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Project Management διαχείριση έργου ελεύθεροανοικτόπανεπιστήμιο

4,123 views

Published on

Project Management
διαχείριση έργου
ανοικτό πανεπιστήμιο

  • If you’re looking for a great essay service then you should check out ⇒ www.HelpWriting.net ⇐. A friend of mine asked them to write a whole dissertation for him and he said it turned out great! Afterwards I also ordered an essay from them and I was very happy with the work I got too.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

Project Management διαχείριση έργου ελεύθεροανοικτόπανεπιστήμιο

  1. 1. Ελεύθερο Ανοικτό Πανεπιστήμιο Διαχείριση Έργων - Project Management Δρ. Δημήτριος Π. Καμσαρής Καθηγητής Οργανωσιακής ΣυμπεριφοράςΣχολή Μεταπτυχιακών Σπουδών Διοίκησης Πανεπιστήμιου Monarch Ελβετίας Dr. Dimitrios P. Kamsaris 1
  2. 2. Μάθηση: αλλαγή συμπεριφοράς ανθρώπου Δεδομένο: Περιβάλλον αλλάζει Μάθηση: προσαρμογή στο νέο περιβάλλον Όποιος προσαρμόζεται ταχύτερα αποκτά ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Διαστάσεις ποιότητας του ανθρώπινου δυναμικού ASK:Μάθηση  Attitude  Skills  Knowledge Dr. Dimitrios P. Kamsaris 2
  3. 3. Παρουσίαση του ανελκυστήρα Έχετε 3 λεπτά ο καθένας σας. Θέμα: Παρουσιάστε τον εαυτό σας Συνοπτικά: Προσωπικά στοιχεία Εκπαίδευση και κατάρτισηΔραστηριότητα Επαγγελματική εμπειρία Τι στόχους έχετε & πως θα τους πετύχετε; Τι είναι Project Management; Dr. Dimitrios P. Kamsaris 3
  4. 4.  Βασικές Έννοιες  Οργανωτικές Δομές και Διαχείριση ΈργωνΘεματολογία  Στελέχωση Έργων, ρόλος Project Εισήγησης Manager  Φάσεις Διαχείρισης Έργων  Εργαλεία και Τεχνικές Χρονικού Προγραμματισμού Dr. Dimitrios P. Kamsaris 4
  5. 5.  Project Management Institute  http://www.pmi.org/  International Project Management Association  http://www.ipma.ch/  Association for Project ManagementΔικτυακοί τόποι  http://www.apm.org.uk/  Project Management Control Tower  http://www.4pm.com/  ProjectNet project management resource site  http://www.projectnet.co Dr. Dimitrios P. Kamsaris 5
  6. 6.  H. Gantt (1917): ανέπτυξε εργαλείο για προγραμματισμό εργασίας καταστήματα  Στρατός Η.Π.Α: Διαχείριση Έργων «Manhattan Project», ατομική βόμβα  Ναυτικό Η.Π.Α: 1958, το διαγράμματα PERT (Program Evaluation and ReviewΙστορία Technique)  Στρατός Η.Π.Α: 1970 χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης έργων, το ίδιο έκανε και η κατασκευαστική βιομηχανία  1990: σχεδόν κάθε βιομηχανία χρησιμοποιούσε κάποια μορφή Διαχείρισης Έργων Dr. Dimitrios P. Kamsaris 6
  7. 7. Έργο: οποιαδήποτε προσχεδιασμένη εργασία που περιλαμβάνει ανθρώπους και δραστηριότητες. Προϋποθέσεις:  προσωρινή προσπάθεια για να  δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν Π.χ.: Κατασκευή κτιρίων και δρόμων, Σχεδιασμός νέου προϊόντος, Πολιτική καμπάνιαΕισαγωγή Προσωρινό: το έργο έχει προσδιορισμένη αρχή και τέλος Έργο (όχι μικρής χρονικής διάρκειας). Τέλος έργου:  Έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του έργου ή  Καθίσταται ξεκάθαρο ότι οι στόχοι δεν πρόκειται ή – δεν μπορούν να επιτευχθούν Μοναδικό: ακόμα και εάν ενταχθεί σε κατηγορία έργων. Π.χ. Κατασκευάζεται μεγάλος αριθμός κτιρίων γραφείων καθένα όμως είναι μοναδικό – άλλος ιδιοκτήτης & κατασκευαστής, άλλη αρχιτεκτονική, άλλη τοποθεσία, άλλο μέγεθος κλπ Διαχείριση έργου: οργανωμένη προσέγγιση βάσει της οποίας μπορούμε να χειριστούμε τη διαδικασία εκτέλεσης και ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 7
  8. 8. «Προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος. Διαχείριση Προσωρινό: καθορισμένο τέλος. έργου Ορισμοί Μοναδικό: προϊόν διαφέρει κατά διακριτόProject Management Institute τρόπο από όλα τα υπόλοιπα παρόμοια προϊόντας» (PMI, 1996). Dr. Dimitrios P. Kamsaris 8
  9. 9. Εμπλεκόμενα άτομα ή οργανισμοί που:  συμμετέχουν ενεργά στις φάσεις του έργου ή  τα συμφέροντα τους επηρεάζονται από την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου Χαρακτηριστικότερες ομάδες μετόχων:  Project Manager: υπεύθυνος για τη διαχείριση έργουΜέτοχοι  Πελάτης: φυσικό πρόσωπο ή οργανισμός που θα χρησιμοποιήσει τα τελικά παραδοτέα του έργου  Οργανισμός υλοποίησης: οργανισμός οι υπάλληλοι του οποίου συνιστούν την ομάδα έργου και εκτελούν τις εργασίες του έργου.  Χρηματοδότης: φυσικό πρόσωπο ή ομάδα μέσα στον οργανισμό που προσφέρει τους οικονομικούς πόρους  Κυβερνητικοί Οργανισμοί; κανονισμοί των οποίων επηρεάζουν την υλοποίηση του έργου Dr. Dimitrios P. Kamsaris 9
  10. 10. •Ενδιαφερόμενα μέρη •Απαιτήσεις πελατών/χορηγών •Οργανωτική δομή εταιρείαςΠεριβάλλον έργου •Απαιτήσεις αγοράς •Ανταγωνιστές •Νέες τεχνολογίες •Νόμοι και κανονισμοί •Οικονομικός κύκλος Dr. Dimitrios P. Kamsaris 10
  11. 11. Παροχή εργαλείων και περιβάλλοντος:  σχεδιασμού,  παρακολούθησης,  εντοπισμού καιΠλεονεκτήματα  διαχείρισης διαχείρισης χρονικών προγραμμάτων, πόρων, κόστους & έργων ποιότητας. Αποτελέσματα:  Βελτιωμένες σχέσεις με πελάτες  Μικρότερη διάρκεια επίτευξης στόχου  Χαμηλότερα κόστη  Βελτίωση ποιότητας & αύξηση αξιοπιστίας  Υψηλότερα περιθώρια κέρδους  Βελτίωση παραγωγικότητας  Καλύτερος εσωτερικός συντονισμός  Απόκτηση ιστορικών δεδομένων για επόμενα έργα & υλικό τεκμηρίωσης11 Dr. Dimitrios P. Kamsaris
  12. 12. •Έναρξη και λήξη •Κύκλος ζωής •Προϋπολογισμός Βασικάχαρακτηριστικά •Μοναδικές μη- των έργων επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες •Χρήση πόρων διαφορετικών τμημάτων και συντονισμός τους •Κύριος φορέας ευθύνης Dr. Dimitrios P. Kamsaris 12 •Ομαδική λειτουργία
  13. 13. Να συνδυάσει με τον καλύτερο τρόπο:  Κεφάλαια,  Πόρους και  Χρόνο, Project έτσι ώστε το project να αποβείManagement προσοδοφόρο για τους άμεσα ενδιαφερόμενους. Προβλήματα:  Υπέρβαση κόστους.  Υπέρβαση χρόνου.  Εργασιακά προβλήματα. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 13
  14. 14. Ασάφεια στόχων.   Ανεπαρκείς οικονομικές προβλέψεις.  Ανεπαρκής πληροφόρηση.  Ελλιπής οργανωτική υποδομή.  Συμπίεση χρόνου υλοποίησης. Project  Έλλειψη τυποποίησης προτύπων. Management  Διοικητική ανεπάρκεια.Ρίζες προβλημάτων Dr. Dimitrios P. Kamsaris 14
  15. 15. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 15
  16. 16. Η ζωή κάθε project ανεξάρτητα από το μέγεθος και τη φύση του, ακολουθεί καθορισμένες φάσεις μέσα στο χρόνο.Κύκλος ζωής Η διάρκεια των φάσεων διαφέρουν, έργου ανάλογα με το project, Dr. Dimitrios P. Kamsaris 16
  17. 17. Σύλληψη project: έναρξη της ζωής του. Αρχική ιδέα: εξετάζεται από διαφορετικές σκοπιές:  οικονομική,Κύκλος ζωής  τεχνική, έργου  λειτουργική,1 φάση: Σύλληψη η  συμπεριφοράς προσωπικού σε σχέση με τη σκοπιμότητα και εφικτότητα υλοποίησης της Dr. Dimitrios P. Kamsaris 17
  18. 18. Αρχική Φάση:  Αναγνώριση αναγκών περιβάλλοντος & πιθανών προβλημάτων  Σύλληψη ιδέας και στόχων έργουΚύκλος ζωής  Εξέταση ιδέας και στόχων έργου στα έργου πλαίσια της στρατηγικής του οργανισμού1η φάση: σύλληψη:  Ανάλυση πιθανής συσχέτισης έργου με δραστηριότητες τα τελεσθέντα ή τρέχοντα έργα  Αρχικός προσδιορισμός τεχνικής & οικονομικής σκοπιμότητας του έργου  Απόφαση για υλοποίηση έργου  Επιλογή Manager & ομάδας έργου Dr. Dimitrios P. Kamsaris 18
  19. 19. Στόχος διαδικασίας: λήψη αποφάσεων για  γενικές προδιαγραφέςΚύκλος ζωής  οργανωτική υποδομή του project έργου  εξεύρεση κεφαλαίων κ.λπ.1η φάση: Σύλληψη: εργαλεία  Ο καθορισμός του project.  Η εκτίμηση εφικτότητας, μελέτη σκοπιμότητας. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 19
  20. 20. Οριστικοποίηση:  Απαιτήσεων,  Περιορισμών, Κύκλος ζωής  Αναμενομένων αποτελεσμάτων έργου 1η φάση:σύλληψη:  Ποιος είναι υπεύθυνοςμελέτη σκοπιμότητας  Πρόταση και σύντομη περιγραφή του έργου που πρόκειται να αναλυθεί  Ποιοι θα εμπλακούν  Πόσο λεπτομερής θα είναι η μελέτη  Πότε θα πρέπει να παραδοθεί  Πόσα χρήματα θα διατεθούν για τη μελέτη σκοπιμότητας Dr. Dimitrios P. Kamsaris 20
  21. 21.  Όγκος απαιτούμενης εργασίας.  Κόστος ανάπτυξης και λειτουργίας.  Σκοπιμότητα project από αποτίμηση κόστους /ωφέλειας  Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης.  Αρχική περιγραφή απαιτούμενου προγραμματισμού.  Αρχική περιγραφή απαιτούμενης οργ. υποδομής Κύκλος ζωής Η ολοκλήρωση της εκτίμησης εφικτότητας, αποτελεί ένα έργου σημαντικό σημείο ελέγχου. 1η φάση: σύλληψη: Διοίκηση αποφασίζει για τη συνέχιση ή μη του project.εκτίμηση εφικτότητας Στη περίπτωση συνέχισης του project, η εφικτότητα εκτιμάται περιοδικά, καθ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του. Με την πρόοδο του project συγκεντρώνονται περισσότερες πληροφορίες, καθιστώντας την αξιολόγηση πιο ολοκληρωμένη, με πιθανό αποτέλεσμα την αναθεώρηση ορισμένων αρχικών αποφάσεων, από τη Διοίκηση. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 21
  22. 22. Χαρακτηρίζεται από μελέτη και προκαταρκτικές εργασίες. Γενικές Μελέτες: καλύπτει την τεχνική και οικονομική πλευρά του  χονδρικός καταμερισμός εργασιών,Κύκλος ζωής  χονδρική αποτίμηση απαιτήσεων σε έργου2η φάση: έναρξη – ανθρώπους, – εξοπλισμό, – υλικά και – πρώτος προϋπολογισμός κόστους. Η μελέτη αυτή χρησιμεύει ως «πυξίδα» για την έναρξη ορισμένων χρονοβόρων διαδικασιών και συντελεί στην εξοικονόμηση χρόνου του project. 22 Dr. Dimitrios P. Kamsaris
  23. 23. Με την πάροδο του χρόνου, η γενική μελέτη, σταδιακά καταλήγει σε μια αναλυτική μελέτη, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τα τεχνικά, οικονομικά, χρονικά χαρακτηριστικά του project, όπως:Κύκλος ζωής  Καθορισμός επιμέρους εργασιών. έργου  Δημιουργία χρονοπρογραμμάτων.2η φάση: έναρξη  Καταμερισμός πόρων.  Κατάρτιση γενικού προϋπολογισμού.  Κατάρτιση επιμέρους προϋπολογισμών.  Κατάρτιση ημερολογίων Δημιουργείται, το Σχέδιο Δράσης (Project Plan), το οποίο περιλαμβάνει:  Το Σχεδιασμό - Προγραμματισμό και  Το Προϋπολογισμό του project. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 23
  24. 24.  Γίνεται εγκατάσταση – ανθρώπων, – συνεργείων, – εξοπλισμού κ.λπ. Κύκλος ζωής  Αγοράζονται υλικά κ.λπ. έργου  Ξεκινούν εργασίες υλοποίησης project.3η φάση: υλοποίηση &  Αρχίζει παρακολούθηση εξέλιξης των κατασκευή εργασιών σε σχέση με μελέτες.  Αναπροσαρμόζονται οι μελέτες και ο προϋπολογισμός, αναλόγως με τα προβλήματα, που εμφανίζονται κατά την εξέλιξη του project. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 24
  25. 25.  Ιδιοκτήτης: χάνει μέρος του ελέγχου.  Εκτιμήσεις: Κύκλος ζωής – αντικαθίστανται από πραγματικά έργου δεδομένα (παρακολούθηση project)3η φάση: υλοποίηση & – προσαρμόζονται σε πραγματικές κατασκευή Χαρακτηριστικά απαιτήσεις (βλάβες, απεργίες, απρόβλεπτες καθυστερήσεις, ελλείψεις υλικών, ανατιμήσεις κ.λπ.).  Δοκιμάζονται: – Προσαρμοστικότητα, οξυδέρκεια, ευλυγισία της διοίκησης του project. – ποιότητα μελετών, – οργανωτική υποδομή, – επιλογές ανθρώπων, εξοπλισμού, υλικών Dr. Dimitrios P. Kamsaris 25
  26. 26. Ολοκλήρωση project:  Υλοποιήθηκε βάσει προδιαγραφών των – τελευταίων αναθεωρημένων και – αποδεκτών μελετών και Κύκλος ζωής – προϋπολογισμού. έργου  Έγινε σύμφωνα με υπογραφείσες3η φάση: ολοκλήρωση συμβάσεις. & αποδοχή  Είναι άμεσα λειτουργικό & αξιόπιστο.  Τελείωσε χωρίς εκκρεμότητες. Αποδοχή project:  μετά από λεπτομερή έλεγχο  υπογραφή πρωτοκόλλου παράδοσης - παραλαβής, μεταξύ «ιδιοκτήτη» και26 Dr. Dimitrios P. Kamsaris «εργολήπτη»,
  27. 27. Ανάγκες βελτιωτικών μετατροπών και τροποποιήσεων. Λόγοι:  Μη καταγραφήσες ανάγκες κατά την Κύκλος ζωής περίοδο των μελετών. έργου  Ελλείψεις, που διέφυγαν κατά τον έλεγχο3η φάση: λειτουργία & παράδοσης και εμφανίστηκαν κατά τη συντήρηση λειτουργία του.  Μεταβολές στο περιβάλλον του project: – Οργανωτικές, – Λειτουργικές και – Τεχνικές.  Μεταβολές θεσμών και νόμων.  Επέκταση, συμπλήρωση και βελτίωση τωνDr. Dimitrios P. Kamsaris του project. λειτουργιών 27
  28. 28.  Κατά την εξέλιξη μιας φάσης απαιτείται αναδρομή ή αναπροσαρμογή προηγούμενης.  Οι φάσεις είναι δυσδιάκριτες γιατί: – Αρχή μιας γίνεται πριν τέλος άλλης,Παρατηρήσεις – Έχει αναφορά στην προηγούμενη, – Φύση υποβαθμίζουν κάποιες και τον υπερτονίζουν άλλες.  Φάσεις: άλλη οργάνωση, διοίκηση, έλεγχο (μέγεθος και τη σημασία της).  Ο υπολογισμός του κόστους, κατά το τέλος κάθε φάσης, παρουσιάζει μεγαλύτερη ακρίβεια, όσο οι φάσεις προχωρούν. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 28
  29. 29.  Άνθρωποι: ενεργούν συντονισμένα, βάσει συγκεκριμένου σχεδίου δράσης.  Κάθε άτομο οφείλει να γνωρίζει: – πως και πότε πρέπει να ενεργήσει, – ποιόν ελέγχει και από ποιόν ελέγχεται, – ποιο είναι το πλαίσιο αρμοδιοτήτων,Οργανωτική – ποιοι είναι προϊστάμενοι και υποδομή υφιστάμενοι Dr. Dimitrios P. Kamsaris 29
  30. 30.  Διαχείριση πόρων: ανάλυση project σε φάσεις και δραστηριότητες και η κατανομή πόρων.  Σχεδιασμός & έλεγχος: δημιουργία χρονικού οικονομικού προγράμματος και συστήματος ελέγχου.  Ιεράρχηση προτεραιοτήτων.Ρόλος Project  Επικοινωνών: Δημιουργία καναλιών επικοινωνίας και Manager πληροφόρησης.  Ομαλή εξέλιξη εργασιών: – έγκαιρη τροφοδοσία σε υλικά, – παραμερισμό των εμποδίων, – αντιμετώπιση συγκρούσεων μεταξύ εργαζομένων.  Εισηγήσεις για μεταβολές στο Σχεδιασμό - Προγραμματισμό και Προϋπολογισμό.  Ενοποιητής: Έχει ολοκληρωμένη εικόνα έργου και ενσωμάτωσης του στη λειτουργία του οργανισμού  Ηγέτης: Καθοδηγεί ομάδα και παρέχει τα κίνητρα και τις οδηγίες για να λειτουργεί αποτελεσματικά  Λήπτης αποφάσεων: για κατανομή πόρων, κόστος, αλλαγές προγράμματος  Δημιουργός κλίματος: κλίμα υποστήριξης που επιτρέπει στα μέλη να έχουν καλή απόδοση Dr. Dimitrios P. Kamsaris 30
  31. 31.  Ηγετική ικανότητα  Ικανότητα να διαβλέπει ενδεχόμενα προβλήματα  Ικανότητα να ενοποιεί τις απαιτήσεις των συμμέτοχων  Λειτουργική ευελιξία  Ικανότητα να επιβάλει την εκτέλεση των εργασιών  Ικανότητα να διαπραγματεύεται και να πείθειΧαρακτηριστικά  Κατανόηση περιβάλλοντος που εντάσσεται το έργο Project  Ικανότητα να επιθεωρεί, να παρακολουθεί και να ελέγχει το έργο Manager  Ικανότητα να διοικεί σε διαρκώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον  Ικανότητα να διατηρεί ικανοποιημένο τον πελάτη  Δημιουργία κλίματος ομάδας  Επικοινωνία  Ικανότητες επίλυσης διαμαχειών  Τεχνική εξειδίκευση  Ικανότητες σχεδιασμού/προγραμματισμού  Διοικητικές & Οργανωτικές ικανότητες  Ικανότητες εξασφάλισης υποστήριξης από την Κεντρική Διοίκηση  Ικανότητες κατανομής πόρων Dr. Dimitrios P. Kamsaris 31
  32. 32.  Εμπειρία & γνώσεις σε έργα ανάλογα αυτού που πρόκειται να του ανατεθεί  Διοικητικό προφίλ: να δημιουργεί: – ομαδικό κλίμα, Κριτήρια – παρακινητική ατμόσφαιρα,Επιλογής Project Manager – αίσθημα ευθύνης, – περιβάλλον ανάπτυξης δημιουργικής σκέψης και ατομικής έκφρασης.  Ολοκληρωμένη προσωπικότητα: – αποτελεί παράδειγμα για μίμηση και – αποπνέει κύρος και εμπιστοσύνη.  Η καλή γνώση των μεθόδων, να του επιτρέπουν, τον επαρκή Σχεδιασμό - Προγραμματισμό και τον έλεγχο του Dr. Dimitrios P. Kamsaris 32 project.
  33. 33. Χαρακτηριστικό: προσωπικό κατανεμημένο σε τμήματα ανά έργο. Κάθε τμήμα: μικρογραφία εταιρίας, με αντίστοιχους οργανωτικούς μηχανισμούς. Ομάδες: διάφορες ειδικότητες.Οργάνωση κατά Project Manager: λειτουργεί στην ομάδα Project όπως ο Γενικός Διευθυντής στην εταιρία. Εταιρία παρέχει: μισθοδοσία, Δ.Σ. Δραστηριότητα μελών: προσανατολισμένη προς ένα αντικείμενο ευνοώντας την ταχεία εκτέλεση των εργασιών. Κόστος: απαγορευτικό σε εταιρίες, που εκτελούν πολλά project ταυτοχρόνως, γιατί πολλαπλασιάζονται οι ανάγκες σε πόρους και παράλληλα συχνά παρατηρείται υποαπασχόληση των εργαζομένων. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 33
  34. 34.  Ειδικευμένα τμήματα που διευθύνονται από αντίστοιχους προϊσταμένους.  Αποτέλεσμα: ειδίκευση σε κάθε τομέα  Προβλήματα: συνεργασίας των ομάδων διαφορετικών ειδικοτήτων.  Προσφέρει: τεκμηρίωση του project,Οργάνωση κατά διότι η μεταβίβαση της εργασίας, από Λειτουργία τμήμα σε τμήμα, απαιτεί να συνοδεύεται από αντίστοιχες προδιαγραφές (specializations), οι οποίες γράφονται κατά τα καθιερωμένα πρότυπα (standards) της εταιρίας.  Μορφή οργάνωσης κατάλληλη, για εταιρίες παραγωγής σταθερών προϊόντων Dr. Dimitrios P. Kamsaris 34 ή με επαναλαμβανόμενη διαδικασία.
  35. 35. Βασικός συντελεστής διοίκησης project:  Ποιότητα συστήματος πληροφόρησης και  Μηχανισμός λήψης αποφάσεων. Βάση τους αποτελεί:Πληροφοριακό  ποιότητα των πληροφοριών Σύστημα  ποσότητα των πληροφοριών και  επεξεργασία αυτών. Οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι:  ελεγμένες,  σαφείς και  εκφρασμένες στη γλώσσα του αποδέκτη, ώστε να είναι αξιοποιήσιμες. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 35
  36. 36. Project Manager:  Ποιες info χρειάζεται;  Ποιες info διαθέτει ο ίδιος;  Ποιες info θα συλλέξει απόΠληροφοριακό άλλους Σύστημα  Ποιοι διαθέτουν τις info ;  Ποιος μπορεί και θέλει να παρέχει info ;  Ποιες είναι οι δυνατές διαδικασίες συλλογής info;  Ποιοι μπορούν να μετέχουν σε συσκέψεις; Dr. Dimitrios P. Kamsaris 36
  37. 37.  Έντυπα συλλογής πληροφοριών.  Σχέδια  ΙστογράμματαΠληροφοριακό Σύστημα  Πίνακες Φορείς info  Κατάλογοι  Ημερολόγια  Διάγραμμα GANTT Dr. Dimitrios P. Kamsaris 37
  38. 38. Αποτελεσματικότητα IS αυξάνει :  συνδεδεμένο με το IS της εταιρίας – παρακολούθηση κάθε project ωςΠληροφοριακό μέρος συνολικών δραστηριοτήτων της Σύστημα εταιρίας.Αποτελεσματικότητα  καλύτερη τροφοδοσία του IS του project IS με πληροφορίες, έγκαιρα και έγκυρα, από τα αρμόδια τμήματα της εταιρίας, περιορίζοντας – γραφειοκρατία, – υποκειμενική παρέμβαση – κίνδυνο λαθών. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 38
  39. 39. Ο άνθρωπος:  αποφασίζει,  κάνει μελέτες,  χειρίζεται εξοπλισμό,  εργάζεται χειρονακτικά.Ανθρώπινοςπαράγοντας Λόγοι αποτυχίας Project:  κακή διοίκηση,  εργασιακές συγκρούσεις,  έλλειψη τεχνογνωσίας (τεχνολογία)  χρήση ακατάλληλου προσωπικού,  χρήση αναποτελεσματικών μεθόδων ελέγχου Dr. Dimitrios P. Kamsaris 39
  40. 40. Θέματα: Ανθρώπινος παράγοντας  Ικανοποίηση εργαζομένωνΜέρος της διοικητικής προσπάθειας:  Απόδοση εργαζομένων αξιοποίηση του ανθρώπινου  Παρακίνηση εργαζόμενων δυναμικού της  Διοίκηση εργαζόμενων  Ανθρώπινη επικοινωνία.  Συγκρούσεις στην εργασία  Εργασιακές συνθήκες - περιβάλλον εργασίας. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 40
  41. 41. Ο Project Manager δεν έχει info για ενδεχόμενα συμβάντα, κατά την υλοποίηση του project, όπως:  ασθένειες προσωπικού,  βλάβες μηχανημάτων,  καιρικές συνθήκες, Σχεδιασμός-  φυσικές καταστροφέςΠρογραμματισμός υπό συνθήκες Επειδή η κατάσταση αβεβαιότητας είναι αβεβαιότητας υποκειμενική, οι  εκτιμήσεις και  η λήψη αποφάσεων αντανακλούν τις ικανότητες του Project Manager να,  κατανοεί και  αξιολογεί τις συνθήκες του περιβάλλοντος της υλοποίησης του project (προβλέψεις χρόνου – δαπανών - εργασίας κ.λπ.). Dr. Dimitrios P. Kamsaris 41
  42. 42.  Έγκαιρη παροχή χρονοδιαγραμμάτων project  Κατανομή πόρων  Κατάρτιση προϋπολογισμού  Μελέτη χρηματοροής Σχεδιασμός-  Προετοιμασία Σχεδίου Δράσης.Προγραμματισμός Στόχοι:  Έγκαιρη επισήμανση: – πιθανών καθυστερήσεων, – προγραμματισμός μέσων αποφυγής, – εξεύρεση εναλλακτικών λύσεων.  Επισήμανση και προγραμματισμός στρατηγικών δραστηριοτήτων.  Συντονισμός των εσωτερικών δραστηριοτήτων με τις εξωτερικές. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 42
  43. 43. Βασίζεται στη Δικτυωτή Ανάλυση, η οποία χρησιμοποιείται ως μέσο προγραμματισμού και ελέγχου. Σχεδιασμός Στόχος Δικτυωτής Ανάλυσης είναι η-Προγραμματισμό βελτιστοποίηση: ς  χρονικής διάρκειας project.  κόστους project.  κατανομής διαθέσιμων παραγωγικών πόρων υλοποίησης. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 43
  44. 44. Αποτελείται, από διαδοχικές προσπάθειες προσέγγισης της βέλτιστης λύσης,  πρώτη ιδέα,  βασισμένη κυρίως στην πείρα  βελτίωση της ιδέας Σχεδιασμός – χρησιμοποιώντας κατάλληλες τεχνικές έτσι ώστε να επιτευχθεί η καλύτερη δυνατή σχέση-Προγραμματισμό μεταξύ:  χρόνου, ς  πόρων και  κόστους. Διαδικασία: Το προϊόν του Σχεδιασμού - Προγραμματισμού, αποτελεί τη βάση για την άσκηση ελέγχου. Ο Σχεδιασμός - Προγραμματισμός και ο έλεγχος αποτελούν ουσιαστικά ένα ανατροφοδοτούμενο σύστημα «κλειστού βρόχου», το οποίο και αποτελεί Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support System). Dr. Dimitrios P. Kamsaris 44
  45. 45. Γραφική παράσταση που επιτρέπει τη συμβολική παρουσίαση ενός project, ως σύνολο επιμέρους ενεργειών (των δραστηριοτήτων), λογικώς συνδεδεμένων μεταξύ τους. Σχεδιασμός-Προγραμματισμό Ανάλυση: σε φάσεις και δραστηριότητες. ς Δίκτυο: Δομική Ανάλυση: ανάλυση σε φάσεις. Φάση: τμήμα του project, που καθορίζει μια προσπάθεια με συγκεκριμένο αποτέλεσμα ή μια ενότητα με συγκεκριμένο οικονομοτεχνικό και λειτουργικό περιεχόμενο. Κάθε φάση απαιτεί χρόνο και πόρους για την παραγωγή τουKamsaris Dr. Dimitrios P. επιθυμητού αποτελέσματος. 45
  46. 46. Διαφορετικά Project περιέχουν πανομοιότυπες φάσεις όπως: π.χ. ανέγερση οικίας & εργοστασίου:  τοπογράφηση χώρου,  θεμελίωση. Σχεδιασμός-Προγραμματισμό ς Επιτρέπει μεταφορά αποκτημένης Δομική ανάλυση: πείρας από υλοποιημένων στο νέο. Η επαναλαμβανόμενη διαδικασία τμηματοποίησης, επιτρέπει στον Project Manager, την τυποποίηση διαφόρων φάσεων έτσι ώστε να μην χρειάζεται να το αναλύσει σε φάσεις, αλλά να το συνθέσει από τις ήδη υπάρχουσες Dr. Dimitrios P. Kamsaris 46
  47. 47.  Τη φύση και τις ιδιαιτερότητες του project. Σχεδιασμός  Την ομοιότητα του project με έργα-Προγραμματισμό του παρελθόντος. ς Ποιότητα Δομικής  Την εμπειρία, γνώσεις καιανάλυσης εξαρτάται : ικανότητες του Project Manager.  Τις χρονικές δεσμεύσεις.  Τα διαθέσιμα εργαλεία ανάλυσης. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 47
  48. 48. Δομική Ανάλυση Φάσεων: ανάλυση κάθε φάσης , σε δραστηριότητες. Δραστηριότητα: κάθε επιμέρους εργασία του project (ή μιας φάσης του), η οποία απαιτεί, χρόνο, πόρους ή και τα δύο και Σχεδιασμός αποτελεί το στοιχειώδες δομικό στοιχείο-Προγραμματισμό αναφοράς, στην ανάλυση του δικτύου. ς Για κάθε φάση πρέπει να καθοριστούν οι Δομική ανάλυση: δραστηριότητες, που την αποτελούν και για κάθε δραστηριότητα:  Η χρονική της διάρκεια.  Σχέσεις με προηγούμενες και επόμενες.  Ποια η προτεραιότητα της. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 48
  49. 49. PROJECT: ΑΝΕΓΕΡΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ ΦΑΣΕΙΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΝΑΡΞΗ ΦΑΣΗΣ TOY PROJECT TOY PROJECT ΣΧΕΣΗ ΜΕ Σε εβδομάδες ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ 1. Τοπογράφηση χώρου 3 Αρχή του project 2. Εκσκαφή 4 Αμέσως μετά το τέλος της 1 3. θεμελίωση 5 Μια εβδομάδα πριν το τέλος της 2 4. Σκελετός μπετόν 7 Αμέσως μετά το τέλος της 3 5. Τοιχοποιία 6 Μια εβδομάδα πριν το τέλος της 4 6. Φινίρισμα 4 Αμέσως μετά το τέλος της 5 7. Εσωτερικές εργασίες 5 Αμέσως μετά το τέλος της 6 Dr. Dimitrios P. Kamsaris 4921
  50. 50. Τοξωτά: δίκτυα όπου οι δραστηριότητες παριστάνονται με βέλη. Οι σχέσεις των δραστηριοτήτων είναι πολύ απλές, είναι ευκρινής και κατανοητά, αλλά και πιο εκτεταμένα. Σχεδιασμός Κομβικά: δίκτυα όπου κάθε δραστηριότητα-Προγραμματισμό παριστάνεται μ ένα κόμβο του δικτύου. ς Επιτρέπουν την απεικόνιση των Τύποι δικτύων: σύνθετων σχέσεων, μεταξύ των δραστηριοτήτων και παρέχουν μεγαλύτερες δυνατότητες, σε εναλλακτικές λύσεις στο σχεδιασμό, αλλά είναι περισσότερο δυσνόητα. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 50
  51. 51. Δομικά στοιχεία τοξωτού δικτύου:  Γεγονότα: σημεία στο χρόνο, ορίζοντας αρχή & τέλος δραστηριότητας. (παριστάνονται με τετράγωνο και αριθμούνται μονοσήμαντα).  Δραστηριότητα: παριστάνεται μ ένα βέλος, που συνδέει δύο γεγονότα. Σχεδιασμός -Προγραμματισμός Χρονική διάρκεια δραστηριότητας: Τοξωτό δίκτυο: επισημαίνεται πάνω στο βέλος, το οποίο την απεικονίζει στο δίκτυο. Περίπτωση: απαιτείται σύνδεση δύο γεγονότων που αποτελεί δραστηριότητα (δεν απαιτεί χρόνο & πόρους). Συμβολίζεται με διακεκομμένο βέλος. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 51
  52. 52. ΓΑ 2 4 Η Θ1 Ε 6 7 3 Ζ Β 5 Δ Dr. Dimitrios P. Kamsaris 52
  53. 53. Κομβικό: δραστηριότητες παριστάνονται με τετράγωνα, τα οποία συνδέονται μεταξύ τους με βέλη, που απεικονίζουν τη σχέση αλληλουχίας μεταξύ των δραστηριοτήτων. Δραστηριότητα: συμβολίζεται με κεφαλαία. Τα χρονικά στοιχεία κάθε δραστηριότητας Σχεδιασμός σημειώνονται στο τετράγωνο, που την απεικονίζει.-Προγραμματισμό Δεν υπάρχει η έννοια της πλασματικής ς Κομβικό δίκτυο: δραστηριότητας. Το δίκτυο μπορεί ν αρχίζει και να τελειώνει με πολλές δραστηριότητες. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 53
  54. 54. Α Γ ΕΒ Δ Dr. Dimitrios P. Kamsaris 54
  55. 55. Το διάγραμμα δικτύου αποτελεί τη βάση για το Σχεδιασμό- Προγραμματισμό και την Παρακολούθηση - Έλεγχο των εργασιών, θα πρέπει να είναι ευκρινές και κατανοητό. Βασικοί κανόνες σχεδιασμού δικτύων, είναι: Σχεδιασμός  Το διάγραμμα σχεδιάζεται από τα αριστεράΠρογραμματισμός προς τα δεξιά.Κανόνες σχεδιασμού δικτύου:  Θα πρέπει να περιορίζονται στο ελάχιστο τα διασταυρωμένα βέλη.  Δεν επιτρέπεται η χρήση καμπύλων βελών. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 55
  56. 56. Στόχος χρονικού προγραμματισμού: ο προσεγγιστικός προσδιορισμός της διάρκειας έναρξης & λήξης δραστηριοτήτων, φάσεων και ολόκληρου του project. Η προσοχή επικεντρώνεται σε ζητήματα, όπως:  Αναμενόμενη διάρκεια του project  Επιτρεπόμενη καθυστέρηση, στην έναρξη και λήξη κάθε δραστηριότητας και φάσης, ώστε να μην υπάρξει ανατροπή του χρονοδιαγράμματος των εργασιών  Κρίσιμες δραστηριότητες για την τήρηση του χρόνου Σχεδιασμός  Ημερομηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτωνΠρογραμματισμός Η χρονική διάρκεια βασίζεται: Χρονικός  Προηγούμενη υπάρχουσα πείρα. προγραμματισμός:  Γνώσεις και ικανότητες του Project Manager. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 56
  57. 57. Η διαφορετικές διάρκειες δραστηριοτήτων:  αισιόδοξος χρόνος Ο (optimistic time): πρόβλεψη μικρότερη προσδοκούμενη διάρκεια δραστηριότητας. Σχεδιασμός  απαισιόδοξος χρόνος b (pessimisticΠρογραμματισμός time): πρόβλεψη μεγαλύτερη Χρονικός προσδοκούμενη διάρκεια προγραμματισμός: δραστηριότητας.  πιθανός χρόνος m (most likely time): στατιστικές προβλέψεις ανάμεσα στους προαναφερθέντες χρόνους. Υπολογισμός προβλεπόμενης χρονικής διάρκειας κάθε δραστηριότητας: εξαρτάται από  τις απαιτούμενες ανθρωποώρες εργασίας /ειδικότητα  ωρών απασχόλησης του απαιτούμενο εξοπλισμού.Kamsaris Dr. Dimitrios P. 57
  58. 58.  Λεπτομερής ορισμός σκοπού κάθε δραστηριότητας.  Καθορισμός βασικών ημερομηνιών για το project (επιβαλλόμενες εξωτερικός ή εσωτερικώς).  Καθορισμός της διάρκειας, (± α%).  Ο περισσότερος χρόνος και κόπος αφιερώνεται στις κρίσιμες δραστηριότητες. Σχεδιασμός  Υποδιαίρεση αβέβαιων δραστηριοτήτων σε επιμέρους-Προγραμματισμός τμήματα και εκτίμηση των διαρκειών των τμημάτων τους, όπου αυτό είναι δυνατό. Ενέργειες:  Παράκαμψη μη κρίσιμων δραστηριοτήτων στο δίκτυο,.  Καταγραφή λογικών χρόνων για κανονικές εργασιακές συνθήκες.  Θεωρείται ότι, υπάρχει επάρκεια πόρων. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 58
  59. 59. Ο αρχικός χρονικός υπολογισμός της διάρκειας των δραστηριοτήτων είναι προσεγγιστικός, διότι δεν παίρνει υπόψη:  Τη διαθεσιμότητα των πόρων.  Τις τελικές επιλογές προσωπικού και εξοπλισμού. Σχεδιασμός  Τη βελτιστοποίηση του κόστους.Προγραμματισμός  Αποτελεί σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία ενός Χρονικός αρχικού χρονικού περιγράμματος, που στη συνέχεια θ προγραμματισμός: αναπροσαρμοσθεί, παίρνοντας υπόψη όλους τους παράγοντες, που αγνοήθηκαν σ αυτή τη φάση. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 59
  60. 60. Καταγράφει: εργάσιμες ημέρες, αργίες, ημέρες συντήρησης του εξοπλισμού κ.λπ. Κατά το σχεδιασμό: είναι προβλεπτικό. Τα στοιχεία του, προέρχονται από το δίκτυο και αποτελούν πρότυπα της εξέλιξης των εργασιών. Κατά την υλοποίηση: καταγράφονται τα πραγματικά δεδομένα προόδου εργασιών και η σύγκριση με τις προβλέψεις, για εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων Σχεδιασμός για την πορεία του project και την ανατροφοδότησηΠρογραμματισμός του δικτύου, με πραγματικά στοιχεία, που οδηγούν πιθανώς στην αναπροσαρμογή του (feedback).Ημερολόγιο εργασιών: Dr. Dimitrios P. Kamsaris 60
  61. 61. Βέλτιστη χρήση των Πόρων. Διαχείριση πόρων ώστε:  να ικανοποιούνται τα πρότυπα ποιότητας,  με το ελάχιστο δυνατό κόστος,  τον ελάχιστο χρόνο απασχόλησης και  τον ελάχιστο αριθμό πόρων.Προγραμματισμόςχρήσης πόρων Πόροι:  Η ανθρώπινη εργασία.  Ο εξοπλισμός (μηχανές κ.λπ.).  Τα υλικά.  Τα κεφάλαια. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 61
  62. 62. Δαπανώνται σε συγκεκριμένη δραστηριότητα και δεν μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σ άλλη:  χρήμα,Προγραμματισμός  ανθρώπινη εργασία,χρήσης πόρων  πρώτες ύλες Αναλώσιμοι: Είναι διαθέσιμοι, πριν από τη στιγμή της χρήσης τους, με βάση το Χρονοπρογραμματισμό και τον Προϋπολογισμό του project. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 62
  63. 63. Μπορούν να χρησιμοποιούνται από δραστηριότητα σε δραστηριότητα και από project σε project:  εργατικό δυναμικό,  εξοπλισμόςΠρογραμματισμός χρήσης πόρων Πρέπει να είναι διαθέσιμοι: Μη Αναλώσιμοι  σε τακτά χρονικά διαστήματα, ταΑναχρησιμοποιοΰμενοι οποία προβλέπονται από το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του project και  μετά τη χρήση τους είναι ελεύθεροι για επαναχρησιμοποίηση. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 63
  64. 64. Η ποσότητα δεν επηρεάζεται από την αλλαγή της διάρκειας μιας δραστηριότητας:  ποσότητα των δομικών υλικών  αριθμός ανθρωποωρών εργασίας,Προγραμματισμός για την χωρίς απρόβλεπτα ανέγερση ενόςχρήσης πόρων κτιρίου, παραμένουν τα ίδια, ανεξαρτήτως αν η διάρκεια ανέγερσης Ολικοί: είναι 5 ή 12 μήνες). Dr. Dimitrios P. Kamsaris 64
  65. 65. Η ποσότητα επηρεάζεται άμεσα από τη διάρκεια του project:  ο αριθμός των ημερομισθίων και των εισφορών του ΙΚΑ των εργαζομένων μεταβάλλεται αναλόγως με τη διάρκειαΠρογραμματισμός του projectχρήσης πόρων Κλιμακωτοί: Dr. Dimitrios P. Kamsaris 65
  66. 66. Απαιτούμενες ειδικότητες: αριθμό ατόμων και κόστος. – Δυσεύρετες: μεγάλη αμοιβή, αλλά αυξάνουν την παραγωγικότητα ή κρίνονται απαραίτητες. – Υποκατάστατα: μείωση κόστους, μεγάλη διάρκεια. – Άλλες: βρίσκονται εύκολα και με χαμηλό κόστος.  Αναμενόμενη απόδοση: αριθμού ανά ειδικότηταΠρογραμματισμός – Φύση εργασίας, – Χαρακτηριστικά εξοπλισμού, χρήσης πόρων – Ποιότητα της οργάνωσης της εργασίας.  Απόδοση χειριστή εκσκαφέα ΑΑνθρώπινο δυναμικό:  Εργαζόμενος που τροφοδοτείται  Διαθεσιμότητα βάσει χρονοδιαγράμματος: Δυνατότητα άμεσης εξεύρεσης εργατικού δυναμικού: – Ανάγκη, αναπλήρωση: ασθένειες, ατυχήματα, αποχωρήσεις – Συμπλήρωσης: επιτάχυνση, απρόβλεπτες ανάγκες. Η καθυστέρηση εξεύρεσης του απαιτούμενου προσωπυςού μπορεί να συντελέσει στην ανατροπή του xpovικού προγραμματισμού και στην αύξηση του κόστους του project. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 66
  67. 67. Personnel Chart 50 40Personnel 30 20 10 0 1 2 3 Month Dr. Dimitrios P. Kamsaris 67
  68. 68. Ιδιόκτητο ή ενοικιάζεται. Προβλήματα του προγραμματισμού εξοπλισμού, είναι:  Υπόκειται σε φθορά, βλάβες και συντήρηση. Project Manager: χρονικό προγραμματισμό και τον προγραμματισμό εναλλακτικών λύσεων.  Εξοπλισμός μπορεί να χρησιμοποιείται σεΠρογραμματισμός περισσότερες δραστηριότητες. Φορτηγό: – απομακρύνει μπάζα από εκσκαφή, όταν αναχωρείχρήσης πόρων από το εργοτάξιο, – μεταφέρει οικοδομικά υλικά απαραίτητα θεμελίωση, κατά την επιστροφή του. Εξοπλισμός:  Επιλογή εξοπλισμού: παράγοντας εξοικονόμησης, κόστους, χρόνου και εργασίας. Για κάθε μηχάνημα θα πρέπει να εξετάζονται: – ο τύπος, – η απόδοση, – η κατάσταση λειτουργίας, – η παλαιότητα, – οι διαστάσεις, – η κατανάλωση καυσίμων, – η εύκολη και πρόσφορη οικονομικά συντήρηση, – η Dr. Dimitrios P. Kamsaris επάρκεια ανταλλακτικών κ.λπ. 68
  69. 69. Τα υλικά (πρώτες ύλες, προϊόντα) με τα χαρακτηριστικά:  Αναλώσιμα: λαθεμένη χρήση = απώλεια κεφαλαίου  Υπόκεινται σε απώλειες (κλοπές, φθορές, αλλοιώσεις).  Απαιτούν χρόνο παραγγελίας και μεταφοράς.Προγραμματισμός  Απαιτούν χώρους αποθήκευσης.χρήσης πόρων Ο ρυθμός διάθεσης υλικών πρέπει να βασίζεται:  δυνατότητες αποθήκευσης στο χώρο δραστηριότητας,  ρυθμό απορρόφησης Αναλώσιμοι πόροι  ευπάθεια,  χρόνους μεταφοράς. Έλλειψη υλικών: αναγκαστική αργία των συνεργείων. Πλεόνασμα υλικών: αύξηση του κόστους του project.  Χρήση αλλού (κόστος μεταφοράς, διαχείρισης, απώλειες)  Αχρηστευθούν (απώλεια κεφαλαίου)  Αποθηκευθούν για μελλοντική χρήση (κόστος μεταφοράς, αποθήκευσης, απαρχαίωσης, κόστος διαχείρισης, απώλειες). Dr. Dimitrios P. Kamsaris 69
  70. 70.  Σύντομοι χρόνοι διάθεσης υλικών.  Υψηλά επίπεδα ποιότητας υλικών.Προγραμματισμός  Σταθερότητα ρυθμού εργασιών.χρήσης πόρων  Εξασφάλιση προστατευμένων χώρων αποθήκευσης.Αναλώσιμοι πόροι:  Σωστή επιλογή προμηθειών υλικών, σε σχέση με – τη συνέπεια, – την απόσταση μεταφοράς των υλικών, – την ποιότητα, – το κόστος και – την ύπαρξη εναλλακτικών λύσεων σε περίπτωση ανάγκης. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 70
  71. 71. Κρίσιμη η επιλογή του project :  Αν αξίζει η ανάληψη υλοποίησης ενός προτεινόμενου project.  Ποιο, ανάμεσα από διάφοραΟικονομοτεχνική προτεινόμενα project, συμφέρει να προσέγγιση αναληφθεί για υλοποίηση. Δεδομένα:  Απαιτείται επαρκής πληροφόρηση.  Εξαρτάται από κριτήρια επιλογής (δύσκολο να αντικειμενικοποιηθούν).  Κάθε, προς επιλογή λύση, παρουσιάζει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, τα οποία πρέπει να συνεκτιμηθούν. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 71
  72. 72. Τεχνικές:  Τεχνική με βαθμολόγηση.  Βαθμολόγηση με συντελεστές βαρύτητας.  Λόγος κόστους -Οικονομοτεχνική αποτελεσματικότητας. προσέγγιση  Τεχνική κόστους - αξίας.  Περίοδος επιστροφής επένδυσης.  Απόσβεση επένδυσης.  Ανάλυση του «νεκρού σημείου». Dr. Dimitrios P. Kamsaris 72
  73. 73. Αποτελεί κινητήριο μοχλό project. Επιτρέπει προβλεπτική κοστολόγηση Ελέγχει την εξέλιξη του κόστους κατά την υλοποίηση. Project Manager: δυνατότητα γνώσης με σαφήνεια: – τι κεφάλαια θα δαπανηθούν, – από ποιον και που, – ποια τα αναμενόμενα έσοδα,Οικονομοτεχνική – ποια η απαιτούμενη χρηματοροή. προσέγγιση Η κατάρτιση γίνεται παράλληλα με το σχεδιασμό του, κυρίως κατά την ανάθεση των πόρων διότι:  Εκτός του κόστους του project, υπάρχει το αναλογικό Κατάρτιση προϋπολογισμού κόστος (λειτουργικά έξοδα εργολήπτριας επιχείρησης)  Κόστος παραγωγικών συντελεστών: καθορίζεται με επιμερισμό των συνολικών δαπανών της εταιρίας, γι αυτούς τους συντελεστές, κατά project. Π.χ. κόστος χρήσης ιδιόκτητου εξοπλισμού σχετίζεται με κόστος αγοράς, απόσβεση, κόστος συντήρησης και χρησιμοποιείται σε πολλά project.  Το σύνολο των ετήσιων γενικών δαπανών της εταιρίας να επιμεριστεί, ως κόστος, στα διάφορα project, που ετησίωςDimitrios P. Kamsaris αυτή. Dr. εκτελεί η εταιρία 73
  74. 74. Προϋπολογισμός: εργαλείο ελέγχου του κόστους και χρησιμοποιείται για:  Ελαχιστοποίηση συνολικού κόστους project, με τη συμπίεση δαπανών κάθε δραστηριότητας.Οικονομοτεχνική  Εστίαση προσοχής διοίκησης project, στα κοστολογικά προβλήματα, έτσι ώστε να προσέγγιση προβλέπονται, αλλά και να διορθώνονται πιθανές υπερβάσεις. Κατάρτιση προϋπολογισμού  Δημιουργία κλίματος, ανάμεσα στην ομάδα του project, το οποίο να ωθεί τους συμμετέχοντες να εξετάζουν τις ενέργειες τους κοστολογικά.  Ενημέρωση κάθε υπεύθυνου της εταιρίας και του project, για την εξέλιξη του προϋπολογισμού, του δικού τους τομέα ευθύνης. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 74
  75. 75. Η ακρίβεια εκτίμησης κόστους, πλησιάζει τη μέγιστη τιμή της, στο στάδιο της εκτέλεσης του project, όμως τότε, μόνο διορθωτικές ενέργειες μπορούν να γίνουν και όχι επανασχεδιασμός του project σε περίπτωση, που εντοπισθούν σημαντικές αποκλίσεις από τις προβλέψεις.Οικονομοτεχνική Ποιότητα εκτιμήσεων εξαρτάται από:  Διαθέσιμο χρόνο. προσέγγιση  Διαθέσιμες πληροφορίες.  Χρησιμοποιούμενες τεχνικές. Κατάρτιση προϋπολογισμού  Γνώσεις και εμπειρία ατόμων, που ασχολούνται μ αυτούς. Ακρίβεια εκτιμήσεων εξαρτάται από το ποσό λεπτομερείς είναι οι πληροφορίες, που αφορούν:  Συνολική θεώρηση εργασίας.  Συμβόλαια και συμβάσεις.  Προδιαγραφές.  Έκταση κινδύνου και Dr. Dimitrios P. Kamsaris 75  Αβεβαιότητα .
  76. 76. Πρώιμες εκτιμήσεις εξετάζονται οι βασικές επιλογές (τεχνολογία, απαιτήσεις κ.λπ.) και καταλήγουν στηνΟικονομοτεχνική προμελέτη του έργου. Η ακρίβεια των εκτιμήσεων πλησιάζει το ±25% λόγω της έλλειψης πληροφοριών προσέγγιση Προκαταρκτικές Εκτιμήσεις (Μελέτη Σκοπιμότητας) γίνονται χωρίς τη διάθεση λεπτομερών πληροφοριών Κατάρτιση και η ακρίβεια τους πλησιάζει το ±10%. προϋπολογισμού Τεχνικές για βελτίωση ποιότητας πληροφοριών είναι:  Ανάλυση κόστους - ωφέλειας (cost-benefit analysis). Πρώιμες & Οικονομική εφικτότητα και βασίζεται στις αρχές: Προκαταρκτικές – Project: να ωφελήσει χωρίς να βλάψει. εκτιμήσεις – Κέρδη: να υπερβαίνουν τις απώλειες. – Υπάρχουν πελάτες πρόθυμοι να πληρώσουν.  Ανάλυση αναγκών επιχείρησης. ερωτηματολόγιο όπου, οι στόχοι και απαιτήσεις του project συγκρίνονται με: – παρούσα κατάσταση επιχείρησης. – στόχους επιχείρησης. – συνεισφορά project στη μετάβαση της επιχείρησης, από την παρούσα κατάσταση στους στόχους της. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 76
  77. 77. Πλεονεκτήματα εκτίμησης και μελέτης χρηματοροής:  Επιτρέπει πρόβλεψη απαιτήσεων σε πόρους, σε σχέση με δυνατότητες χρηματοδότησης τους.  Προειδοποιεί έγκαιρα για αρνητικές ροές και επιτρέπει την εξεύρεση εναλλακτικών τρόπων αντιμετώπισης.  Προβλέπει απαιτούμενες ελάχιστες καταβολές (χρονικά και ποσοτικά) από τον «πελάτη».  Δημιουργεί μέτρα σύγκρισης αξιοποίησης επένδυσης.  Επιτρέπει καθορισμό πολιτικής δανεισμού (ποσά,Χρηματοροή επιτόκια, ημερομηνίες καταβολής τόκων κ,λπ.).  Καθορισμός πολιτικής εξόφλησης προμηθευτών  Αποτελεί βάση για τη φάση του ελέγχου.  Αποτελεί πηγή πληροφοριών για την οικονομική πολιτική της εταιρίας. Κατάσταση χρηματοροής (cash flow statement): έγγραφο, όπου καταγράφει τη ροή χρήματος. Συντάσσεται σε μηνιαία βάση και προβλέπει τα έσοδα και έξοδα, που προκαθορίζονται από συμφωνίες και από το πρόγραμμα πληρωμών. Π.χ.: Ένα έργο προβλέπεται να διαρκέσει 6 μήνες (1-6). Με την υπογραφή της συμφωνίας προκαταβάλλεται το ποσό των 500.000 Ευρώ, ενώ ο πελάτης θα καταβάλει στον Dr. Dimitrios P. Kamsaris κατά μήνα, τα ακόλουθα77 Project Manager, ποσά:
  78. 78. ΜΗΝΕΣ ΠΟΣΑ ΣΕ ΕΥΡΏΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 500.000ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 800.000 ΜΑΡΤΙΟΣ 700.000 ΑΠΡΙΛΙΟΣ 800.000 ΜΑΪΟΣ 1.000.000 ΙΟΥΝΙΟΣ 1.200.000 Dr. Dimitrios P. Kamsaris 78
  79. 79. Για την ίδια περίοδο, το πρόγραμμα πληρωμών, προβλέπει τα εξής έξοδα: ΜΗΝΕΣ ΓΕΝΙΚΑ ΚΟΣΤΟΣ ΚΟΣΤΟΣ ΚΟΣΤΟΣ ΤΟΚΟΙ ΕΞΟΔΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΥΛΙΚΩΝ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΔΑΝΕΙΩΝΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 100.000 300.000 100.000 70.000 80.000ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 100.000 350.000 150.000 100.000 90.000ΜΑΡΤΙΟΣ 100.000 400.000 170.000 110.000 100.000ΑΠΡΙΛΙΟΣ 100.000 450.000 180.000 130.000 110.000ΜΑΙΟΣ 100.000 480.000 190.000 150.000 120.000ΙΟΥΝΙΟΣ 100.000 500.000 200.000 160.000 130.000 Dr. Dimitrios P. Kamsaris 79
  80. 80. Με βάση τα στοιχεία αυτά, η Κατάσταση Χρηματοροής για το διάστημα Ιανουαρίου - Ιουνίου, θα είναι: ΧΡΗΜΑΤΟΡΟΗ ΙAN ΦΕΒ MAP ΑΠΡ ΜΑΙ ΙΟΥΝ ΠΟΣΟ 500.000 350.000 360.000 180.000 10.000 -30.000 ΑΝΟΊΓΜΑΤΟΣ 500.000 800.000 700.000 800.000 1.000.000 1.200.000 ΕΣΟΔΑ ΣΥΝΟΛΟ 1.000.000 1.150.000 1.060.000 980.000 1.010.000 1.170.000 ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ ΕΞΟΔΑ 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000ΓΕΝΙΚΑ ΕΞΟΔΑ 300.000 350.000 400.000 450.000 480.000 500.000 ΕΡΓΑΣΙΑ 100.000 150.000 170.000 180.000 190.000 200.000 ΥΛΙΚΑ 70.000 100.000 110.000 130.000 150.000 160.000 ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ 80.000 90.000 100.000 110.000 120.000 130.000ΤΟΚΟΙ ΔΑΝΕΙΩΝΣΥΝΟΛΟ ΕΞΟΔΩΝ 650.000 790.000 880.000 970.000 1.040.000 1.090.000 ΥΠΟΛΟΙΠΟ 350.000 360.000 180.000 10.000 - 30.000 80.000 Dr. Dimitrios P. Kamsaris 80
  81. 81. Παρατηρήσεις:  Υπάρχει αρνητική χρηματοροή το Μάιο (- 30.000).  Η επιστροφή χρημάτων για τους μήνες Απρίλιο, Μάιο και Ιούνιο είναι πολύ μικρή. Προτάσεις:  να μεταβληθούν οι συμφωνίες καταβολής χρημάτων από τον πελάτη,  να μεταβληθεί το πρόγραμμα πληρωμών της εταιρίας,Χρηματοροή  να μεταβληθεί το δίκτυο του project. Φάκελος Χρηματοροής Κατάσταση χρηματοροής: καταγράφονται τα αρνητικά ή θετικά μηνιαία υπόλοτπα, όχι η εξέλιξη της χρηματοροής κατά τη διάρκεια του μήνα, η οποία μπορεί να είναι κάποιες στιγμές αρνητική, ενώ το κλείσιμο του μήνα να είναι θετικό! Η παρακολούθηση αυτή μπορεί να γίνει με τη βοήθεια του Φακέλου Χρηματοροής (Cash Flow Envelope), όπως φαίνεται στο ακόλουθο παράδειγμα, που παρουσιάζει την εξέλιξη της χρηματοροής τον Ιανουάριο. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 81
  82. 82. Διαπιστώνεται ότι, στις 30/1 υπάρχει αδυναμία πληρωμής των απαιτούμενων δαπανών, αν και ο μήνας κλείνει με θετικό υπόλοιπο. ΧΡΗΜΑΤΟΡΟΗ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ ΗΜ/ΝΙΑ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ ΥΠΟΛΟΙΠΟ1/1 Ποσό ανοίγματος 500,000 500,0005/1 Αγορά ολικών 100.000 400.00010/1 Τόκοι δανείων 80.000 350.00015/1 Πληρωμές προσωπικού 150.000 170.00020/1 Γενικά έξοδο 50.000 120.00025/1 Έξοδα εξοπλισμού 40.000 80.00030/1 Πληρωμές προσωπικού 150.000 - 70.00030/1 Γενικά έξοδα 50.000 - 120.00031/1 Είσπραξη από πελάτη 500.000 380.00031/1 Έξοδα εξοπλισμού 30.000 350.000 ΥΠΟΛΟΙΠΟ ΜΗΝΑ Dr. Dimitrios P. Kamsaris 350.000 82
  83. 83. Καταγραφή προβλεπόμενης χρηματοροής επιτρέπει τον καθορισμό αντίστοιχης πολιτικής της εταιρίας, για τον περιορισμό των αρνητικών επιπτώσεων και την καλύτερη αξιοποίηση των θετικών επιπτώσεων. Σε αρνητικά υπόλοιπα, να εξεταστούν οι λύσεις:  Αναβολή πληρωμών εξόδων ή μεγαλύτερη πίστωση.  Επίσπευση καταβολών από πελάτη (οι εξαρτώνται από την πρόοδο, επίσπευση κατά το δυνατόν της διάρκειας.  Αν οφείλεται σε αγορά υλικών, μπορεί να ζητηθεί από πελάτη η πληρωμή τους με απώλεια, για τηνΧρηματοροή κατασκευή της αντίστοιχης προμήθειας. Ανάλυση  Πρόβλεψη καλής διευθέτησης της χρηματοδότησης από τράπεζες, ώστε να υπάρχουν ελαστικά περιθώρια για προσαρμογές, σε περίπτωση δυσκολιών.  Εκμετάλλευση περιθωρίων χρόνου των μη κρίσιμων δραστηριοτήτων.  Σε περίπτωση μεγάλης ανάγκης, επανασχεδιασμός του δικτύου με καλύτερη χρηματοροή. Σε θετικέ υπόλοιπα, το πρόβλημα είναι η καλύτερη αξιοποίηση του χρήματος, όπως:  Επενδύσεις με τον καλύτερο συντελεστή επιστροφής.  Έναρξη και λήξη του project το συντομότερο δυνατό. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 83
  84. 84. Σχεδιασμός –Προγραμμαπσμός: βάση άσκησης ελέγχου. Υλοποίηση: υπάρχουν προβλήματα που υποχρεώνουν τον Project Man. να αναπροσαρμόσει αρχικές προβλέψεις. Τα προβλήματα αυτά οφείλονται κυρίως σε:  Εργασιακές συνθήκες.  Καιρικές συνθήκες.  Καθυστερήσεις προμηθευτών.  Βλάβες εξοπλισμού.  Οικονομικούς παράγοντες.  Οργανωτικές και διοικητικές αδυναμίες.Έλεγχος  Ανεπάρκεια πόρων.  Ελλιπής Σχεδιασμός - Προγραμματισμός.  Φυσικές καταστροφές (πλημμύρες, πυρκαγιές κ.λπ.).  Κοινωνικές αναστατώσεις (απεργίες κ.λπ.). Συνέπεια των προβλημάτων είναι η πρόκληση μεταβολών στον αρχτκό προγραμμαπσμό που επηρεάζουν άμεσα:  Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του project.  Την επαρκή διάθεση των πόρων.  Το κόστος του project. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 84
  85. 85. Δικαιολογημένες: αιτίες μεταβολών εκτός ελέγχου (γενικές απεργίες, εκτεταμένες φυσικές καταστροφές κ.λπ.). Αδικαιολόγητες: οφείλονται στην εταιρίας, άρα προβλέψιμες και ελέγξιμες (ανεπάρκεια πόρων, οργάνωσης, ακατάλληλος εξοπλισμός) Επίπεδα αντιμετώπισης μεταβολών:  Στάδιο Σχεδιασμού – Προγραμματισμού: – πρόβλεψη & καθορισμό εναλλακτικών λύσεων.Έλεγχος  Στάδιο Ελέγχου: – έγκαιρη πρόβλεψη αποκλίσεων, που θα συμβούν – προσπάθεια αποφυγής τους, – αντιμετώπιση αποκλίσεων,  δεν μπορούν ν αποφευχθούν ή  δεν έχουν ήδη εμφανισθεί. Στόχος ελέγχου:  έγκαιρος εντοπισμός αποκλίσεων,  ανάλυση αιτιών, που τις προκαλούν και  λήψη μέτρων για την αποφυγή τους,  τον περιορισμό τους  τον περιορισμό των συνεπειών τους. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 85
  86. 86. Αποτελεσματική παρακολούθηση & ελέγχου: έγκαιρη και επαρκής πληροφόρηση για πορεία:  χρονοδιαγράμματος.  χρήση πόρων.  προϋπολογισμού. Αναγκαία πληροφόρηση βασίζεται στη συλλογή info με:  Συμπλήρωση, συλλογή & επεξεργασία εντύπων: επιτρέπουν αναλυτικό προσδιορισμό μεγεθών. – Ενημέρωση & αναπροσαρμογή αρχείων ελέγχου, – Αποδεικτικά στοιχεία ενεργειών ατόμων, info γιαΈλεγχος την άσκηση διοικητικού ελέγχου.  Τακτικές και αιφνίδιες επιθεωρήσεις: για πορεία ατέλειες και αδυναμίες.  Συσκέψεις και συνεργασίες: ταχεία συλλογή info , και απόψεων.  Τήρηση ημερολογίων εξέλιξης: αναλυτική καταγραφή πορείας και εξαγωγή συμπερασμάτων, για το ίδιο το και για μελλοντικά project, Προβλήματα στην παρακολούθηση και έλεγχο υλικών:  Ποσότητα και ποιότητα να καλύπτουν τις απαιτήσεις της κάθε δραστηριότητας.  Εγκαίρως στο χώρο που απαιτεί κάθε δραστηριότητα. Dr. Dimitrios P. Kamsaris 86

×