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Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint

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Alle Unternehmensanforderungen an das Vertragsmanagement
Umfassendste Lösung für Microsoft Office365
Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv
Komfortabel, intuitiv und modern

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Vertragsmanagement LVM 2016 für Office365 und Microsoft SharePoint

  1. 1. LVM 2016 Vertragsmanagement-System für Microsoft Office365 & SharePoint Alle Unternehmensanforderungen an dasVertragsmanagement Umfassendste Lösung für Microsoft Office365 Vertragslebenszyklus von Entwurf bisArchiv Komfortabel, intuitiv und modern LVM 2016 Vertrags- Management © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  2. 2. LVM 2016 Umfassendes Vertragsmanagement für Office365undSharePoint EingebettetinUnternehmens- Prozesse Abteilungsübergreifend relevant IntegriertinIT-Systeme Betriebimeigenen Rechenzentrumoderinder sicherenMicrosoft-Cloud © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  3. 3. Organisatorischer Nutzen Strategisch  Baustein zur Prozessoptimierung  Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen  Wachsender Nutzen mit zunehmender AnzahlTeilnehmer Praktisch  Fristenkontrolle,Verhandlungsspielräume  KürzereVerhandlungsdauer  SchnellereVertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten  Vertragscontrolling  Unmittelbarer Zugang undVerfügbarkeit  Schutz vor unbefugten Zugriffen  GrößtmöglicheTransparenz © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  4. 4. LVM 2016 Nutzen für die Organisation ZentraleVerwaltung allerVertragsakten und -arten Fristenbuch,Vertragscontrolling Komfortable Dokumentablage mit MS Office-Integration Transparenz über Inhalt und Historie Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen Anbindung an Systeme wie SAP Risikomanagement © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  5. 5. Vertragsakte KompletterVorgang Dokumente E-Mails Fristen Vertragspartner Verantwortliche Attribute Vertragsentwürfe Originale Kosten Notizen/Schriftwechsel Historie … Erstellen Prüfen Teilen/ Freigeben Vertrags- bibliothek Suche / Recherche Vertragsvorlagen, Gescannte & Online- Dokumente Reporting Attribute/ Metadaten Kommunikation Verwalten/Bearbeiten © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  6. 6. Vertrags- lebenszyklus  Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam  Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen  Abstimmung zwischenVertragspartnern  Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen  Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen  Ablage rechtsgültiges Original  Suchen undWiederfinden vonVerträgen  Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken  Wiedervorlagen und Erinnerungen  Archivierung © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  7. 7. Vertragstypen Vertragstypen können nach Kundenwunsch vorkonfiguriert werden, z.B.  Dienstleistungsvertrag  Wartungsvertrag  Lieferantenvertrag  Versorgungsvertrag  Immobilienvertrag  Engagement Letter  Agenturvertrag © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  8. 8. Vertragsportal Intuitiv Modern Dokumentmanagement integriert © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  9. 9. Vertragsakte anlegen IntuitiveFormulare Individuellanpassbar Inkl.Regelmanagement © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  10. 10. Vertrags- dokumente Drag& Drop Automatische Verschlagwortung Dokumentenmanagement GestaltungsprozessvonEntwurfbis unterschriftsreifeVersion Korrespondenzz.B.per E-Mail ÄnderungendurchVertragspartner AlleDokumentenmanagementfunktionen vonSharePoint © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  11. 11. Integration inOutlook • Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu Vertragsakten • Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der Vertragsakte verbunden • E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und für die Suche indiziert • DieVerschlagwortung erfolgt automatisch © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  12. 12. Scannen Altverträge&Originale AutomatischeTexterkennung Stapelerfassung © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  13. 13. Verschlagwortung VerwalteteVertrags- informationen Metadaten Attribute Einfache Konfiguration von Schlagwortkategorien Viele Schlagwortkategorien bereits im Standard vorkonfiguriert  Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)  Vertragsarten  Vertragsdokumente  Laufzeiten und Kündigungsfristen  SonstigeVertragsfristen  Vertragskosten  Aufgaben  Termine  Benachrichtigungen  Zugriffsrechte © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  14. 14. Vertrags- partner EigeneVertragspartnerverwaltung oderSynchronisierung Partneraus ERP/SAP Erweiterbar für Lieferantenbewertung © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  15. 15. Einzelverträge/ Rahmen- verträge © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  16. 16. Laufzeiten und Kündigungs- fristen KonfigurierbareWiedervorlagen Erinnerungs-Funktion OptischeKennzeichnung © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  17. 17. Controlling/ Vertragskosten  Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System  Lieferantenpreislisten (Add-On)  Basisdaten für neueVertragsverhandlungen  WirksamesVertragscontrolling © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  18. 18. Benachrichtigungen Wiedervorlage Fristen ToDos/Aufgaben • Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter • Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard • Zeit- und aktionsgesteuert © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  19. 19. Organisation & Zugriffsrechte Berechtigungsrollen ActiveDirectory-Integration  Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?  Wer genehmigtVerträge?  In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?  Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur  AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  20. 20. Vertrags- prozesse  Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen  Genehmigungshistorie  Aktionen beiVertragskündigung  Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  21. 21. Formulare Anpassbar Formular-Regeln und Felder © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  22. 22. Suche & Recherche Volltext Dokument-Vorschau Suchfilter ErweiterteSuche © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  23. 23. Vertrags- reporting  Definition von Reportumfang und Intervall  Grafische oder Listenauswertung  Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  24. 24. Integration/ Schnittstellen  Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder  Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor Vertrags- management © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  25. 25. Integration/ Schnittstellen Datenübernahme Synchronisierung Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  26. 26. Zusammen- fassung  Zentrales Management-Informations-System allerVerträge  AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank  Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten  Freigabe- und Genehmigungsworkflow  Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten  ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen  Verwaltung von verschiedenenVertragstypen z.B. Mietverträge, Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge  EinfachesVerwalten vonVertragsakten von derVertragsanbahnung bis zur Archivierung, inklusive der einfachen Ablage undVerwaltung aller zugehörigen Dokumente, Korrespondenz und E-Mails  Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten  Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk  Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  27. 27. LVM 2016 Vertragsmanagement SharePoint Office365 Durchdacht Umfassend Clever Locatech IT Solutions GmbH Weitere Informationen: sales@locatech.com © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com
  28. 28. Leistungen Prozess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & Konzeption Workshops & Schulungen Projektmanagement Anpassung – Erweiterung - Softwareentwicklung Einführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation Produktlösungen LVMVertragsmanagement LTRS Ticketsystem Anforderungsmanagement Servicedesk LPM Projektmanagement LQM Qualitätsmanagement LRM Reklamationsmanagement Unternehmen Unternehmensgruppe Locatech seit 1992 Microsoft Partner seit 2000 SharePoint-Expertise seit 2006 Locatech IT Solutions seit 2008 15 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler Kompetenzen Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365 Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office 365 © Locatech IT Solutions GmbH, 2016 – http://www.locatech.com – Kontakt: sales@locatech.com

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