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Locatech Vertragsmanagement für SharePoint und Office365

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Basierend auf der Plattform Microsoft SharePoint und Office 365 steht mit dem Locatech Vertragsmanagement eine professionelle Lösung zur Verfügung, die nicht nur den gesamten Lebenszyklus aller im Unternehmen anfallenden Verträge intuitiv abbildet, sondern auch wichtige Auswertungen bereitstellt und überdies sehr einfach und mit wenig Aufwand an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.


Prinzip Vertragsakte

Neben den eigentlichen Vertragsdokumenten verwaltet VM365 alle Informationen, die für einen Vertrag relevant sind. Eine Vielzahl möglicher Vertragsattribute (wie z.B. Skonto-Konditionen bei Lieferantenverträgen oder Konditionsveränderungen bei Staffelmietverträgen) sind bereits vorkonfiguriert, ggf. für Ihre Organisation wichtige zusätzliche Informationen können sehr schnell konfiguriert werden. Änderungen an Verträgen oder Vertragsdokumenten werden an Ort und Stelle automatisch protokolliert.


Funktionsumfang Vertragserstellung

Verträge unterliegen in aller Regel einem Gestaltungsprozess, in dessen Verlauf viele Entwurfsdokumente entstehen und Absprachen z.B. per E-Mail getroffen werden. Ein Mietvertrag beispielsweise durchläuft in der Entwurfsphase mehrere Stufen mit Änderungen durch die Vertragspartner, bis die unterschriftsreife Version erstellt ist. Anschließend muss diese finale Version zum einen in einer bearbeitbaren Fassung abgelegt werden, damit spätere inhaltliche Prüfungen durch Textsuchen vereinfacht werden und damit der Vertrag als Vorlage für zukünftige Verträge genutzt werden kann. Zum anderen muss die rechtsgültige, unterschriebene Version in einem zentralen Ordner verwahrt werden, auf den schnell zugegriffen werden kann, und sei es nur, um Kopien zu erstellen. All diese Prozessschritte unterstützt LVM, Ihnen stehen sämtliche Dokumentenmanagementfunktionen der Office 365/SharePoint-Plattform zur Verfügung.


Unterstützung des gesamten Vertrags-Lebenszyklus

Alle Schritte des Vertrags-Lebenszyklus werden unterstützt:
1.Erstellung verschiedener Versionen eines Vertrags vom Entwurf bis zu gültigen Endfassung
2.Abstimmung zwischen Vertragspartnern und Bearbeitung der Entwürfe durch verschiedene Personen, Abteilungen, Anwalt oder Dienstleister
3.Definieren der Zugriffsrechte auf Vertragsdaten (z.B. geschützter Zugriff auf Arbeitsverträge) und Sicherstellen der richtigen Zugriffsberechtigungen. Wer darf Verträge ansehen, wer darf bearbeiten?
4.Ablage von Korrespondenz oder Mailverkehr zu den Dokumenten
5.Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen
6.Zentrale, sichere Ablage des rechtsgültigen Originalvertrags mit Unterschriften, ggf. Digitalisieren durch Scannen
7.Suchen und Wiederfinden von Verträgen
8.Auswertung und Speicherung der Inhalte der Verträge derart, dass z.B. Fristen und Risiken erfassbar und kontrollierbar gemacht werden
9.Wiedervorlagen und Erinnerungen an wichtige Vertragstermine

Published in: Software
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Locatech Vertragsmanagement für SharePoint und Office365

  1. 1. Leistungen Prozess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & Konzeption Workshops & Schulungen Projektmanagement Anpassung – Erweiterung - Softwareentwicklung Einführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation Produktlösungen LTRS Ticketsystem Anforderungsmanagement Servicedesk LPM Projektmanagement LVMVertragsmanagement LQM Qualitätsmanagement LRM Reklamationsmanagement Unternehmen Unternehmensgruppe Locatech seit 1992 Microsoft Partner seit 2000 SharePoint-Expertise seit 2006 Locatech IT Solutions seit 2008 Beratungsexperten + Software- Entwicklungs-Knowhow Kompetenzen Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365 Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office 365
  2. 2. Prozess- Kompetenz & - Lösungen Portfolio - Unternehmensprozesse 2.0 Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  3. 3. Vertrags- management -Ziele Ziele EinführungVertragsmanagement Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  4. 4. Gesetzliche Grundlage Gesetz zur Kontrolle undTransparenz im Unternehmen (KonTraG 1998) Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG) verpflichtet die Unternehmen zu einem professionellen Risikomanagement. Die wesentliche Risiken sollen durch ein Früherkennungssystem rechtzeitig aufgedeckt und damit die Insolvenzgefahr deutlich gemindert werden.Verantwortlich hierfür sind die Vorstände bzw. die Geschäftsführer der Unternehmen. Die Aufsichtsräte sind verpflichtet sich davon überzeugen, ob das Frühwarnsystem funktioniert, dieWirtschaftsprüfer müssen dieTauglichkeit der Maßnahmen prüfen und testieren. Analyse & Strategie Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  5. 5. Abdeckung desVertrags- lebenszyklus  Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam  Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen  Abstimmung zwischenVertragspartnern  Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen  Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen  Ablage rechtsgültiges Original  Suchen undWiederfinden vonVerträgen  Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken  Wiedervorlagen und Erinnerungen  Archivierung Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  6. 6. Vertrags- prozesse  Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen  Genehmigungshistorie  Aktionen beiVertragskündigung  Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse Prozesse Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  7. 7. Anforderungen Vertrags- verwaltung  UmfassendeVertragsablage und -recherche  BeliebigeVertragsarten  Konfigurierbar an eigeneAnforderungen/Namenskonventionen  Fristenverwaltung / Fristenwahrung  Controlling / Bewertung von Risiken  Benachrichtigungen  Dokumentenmanagement  IndividualisierteVertragsformulare  Suche / Filterung vonVerträge  Auswertungen / persönliche Reports  Vier-Augen-Prinzip -Genehmigungsworkflow Informations- transparenz Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  8. 8. Metadaten VerwalteteVertrags- informationen  Vertragsobjekte  Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)  Vertragsarten  Vertragsdokumente  Laufzeiten und Kündigungsfristen  SonstigeVertragsfristen  Vertragskosten  Aufgaben  Termine  Benachrichtigungen  Zugriffsrechte Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  9. 9. Vertrags- objekte  EigeneObjektverwaltung  Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen  Beliebig vieleVerträge zu einem Objekt Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  10. 10. Vertrags- partner  EigeneVertragspartnerverwaltung oder  Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  11. 11. Einzelverträge/ Rahmen- verträge Vertragsarten, Fristen, Kosten, Dokumente… Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  12. 12. Vertrags- dokumente • Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreifeVersion • Korrespondenz z.B. per E-Mail • Änderungen durchVertragspartner • (durchsuchbar + ggf.Vorlage für neueVerträge) • Alle Dokumentenmanagementfunktionen von SharePoint Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  13. 13. Laufzeiten und Kündigungs- fristen  KonfigurierbareWiedervorlagelisten  Erinnerungs-Emails zuVertragsfristen Prozesse Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  14. 14. Risiko- management Beschreibungund Bewertungvon Vertragsrisiken • Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser • Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien • Plan B aufstellen Risiko- management Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  15. 15. Risiko- management Übersicht der Vertragsrisiken Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  16. 16. Controlling/ Vertragskosten  Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System  Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On)  Basisdaten für neueVertragsverhandlungen  Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche Controlling
  17. 17. Benach- richtigungen • Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter • Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard • Zeit- und aktionsgesteuert Prozesse Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  18. 18. Organisation & Zugriffsrechte  Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?  Wer genehmigtVerträge?  In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?  Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur  AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen Organisation Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  19. 19. Informations- transparenz - Ansichten - Suchfunktion • Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar • Anstehende Kündigungstermine • Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen Informations- transparenz Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  20. 20. Vertragssuche  Volltextsuche (auch Inhalt vonVertragsdokumenten)  Suchverfeinerung Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  21. 21. Vertrags- reporting  Definition von Reportumfang und Intervall  Grafische oder Listenauswertung  Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  22. 22. Integration/ Schnittstellen Vertrags- management  Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder  Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  23. 23. Integration/ Schnittstellen - Datenbanken Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  24. 24. Integration / Schnittstellen -Excel/CSV -SAP  Übernahme relevanter vertragsrelevanter Daten aus führenden DV-Systemen Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  25. 25. Archivierung  Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform  Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung  Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  26. 26. Zusammen- fassung  Zentrales Management-Informations-System allerVerträge  AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank  Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten  Vier-Augen-Prinzip durchGenehmigungsworkflow  Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten  ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen  Verwaltung von verschiedenenVertragsarten z.B. Mietverträge, Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge  Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden Vertragsdokumente  Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten  Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk  Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  27. 27. Vertrags- management - Methodik Vielen Dank! Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com
  28. 28. Weitere Informationen  http://www.locatech-it.com/technologien- plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen- vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/  http://www.locatech-it.com/technologien- plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365- sharepoint-online-vm365/ Vielen Dank! Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com Locatech IT Solutions GmbH – http://www.locatech.com

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