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Excel material unidad 2 v2

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Excel material unidad 2 v2

  1. 1. INTRODUCCIÓN AL MANEJO DE LAS HOJAS DE CÁLCULOMICROSOFT EXCEL 2010Unidad N° 2Descripción del Material del CursoEn esta Unidad se trabajarán diferentes funciones que contiene excel 2010,funciones un poco mas profundas que las vistas en la anterior unidad.Asi mismo, este material permitirá visualizar por medio de imágenes informativas(figuras) cada uno de los movimientos que se deben seguir para alcanzar lasactividades de Enseñanza – Aprendizaje – Evaluación.
  2. 2. Tabla 1 Dscripción Material de la unidad 2Temas de FormacionTiempo deFormacionTema 1:Rangos deCeldasAsignar nombre a un rango, funcionesavanzadas, función Buscarv, comprobacionde errores4 HorasTema 2:FuncionesAdicionalesFunción SIERROR, Función CONCATENAR,Función ENTERO, Función SUMAR.SI 4 HorasTema 3:Trabajarcon HojasFormato de valores numéricos, formatocondicional 2 Horas
  3. 3. Tema 1: Rangos de Celdas1.1. Asignar nombre a un rango.1.2 Funciones avanzadas1.3 Función buscar1.4Comprobacion de errores1.1 Asignar Nombre a un RangoAntes de seguir con las funciones avanzadas de Excel, es acorde explicar cómoasignar un nombre a un rango de las columnas.Cuando se asigna un nombre a un rango, se hace para manipular las funciones ylas formulas correctamente.Para ello se necesita una pequeña lista.Pasos para su realización:1. Se abre el programa Excel como se observó en la unidad 12. Se da clic sobre la celda a escribir.3. En cada celda se escriben los datos mostrados en la siguiente figura
  4. 4. Figura 1 Creación de ListaCuando se tiene la lista, para este caso una lista de personas donde se tienecódigo, nombre y apellido se procede a realizar la asignación.
  5. 5. Los pasos son los siguientes:1. Dar clic sobre la columna A y seleccionar hasta la columna C2. Clic sobre la ficha Formulas.3. Ubicar el grupo Nombres definidos.4. Hacer clic en la flecha Asignar nombre a un rango.5. Del menú visualizado dar clic en la opción Definir nombre.6. Escribir el nombre.7. Aceptar.Figura 2 Asignar nombre al rango1234567
  6. 6. 1.2 Resumen de Funciones AvanzadasHay diferentes clases de funciones, de las cuales se explicarán las más utilizadase importantes para desarrollar el curso.Funciones Existentes: Funciones de fecha y horaEjemplo: Función =DIA (núm_de_serie)Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.=DIA (B12) devuelve 9 si en la celda B12 se tiene el valor de 09/12/2011. Funciones de textoEjemplo: Función CONCATENAR (texto1; texto2; ...; textoN)Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados comoparámetros. Esta función es de utilidad cuando se tiene texto, como pueden ser elnombre completo de una persona, pero dicho nombre está dividido en distintasceldas y en alguna ocasión se quiere unir el nombre completo en una sola celda.=CONCATENAR (B12;A3) devuelve Antonio Fernández, si en B12 esta Antonio yen A3 está Fernández.NOTA: Mas adelante se explicará como concatenar 2 o mas Funciones.
  7. 7.  Función BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)Nota: Esta función se utilizará bastante en las actividades del curso, por lo tantose debe prestar mucha atención.Pasos:1. Dar clic sobre el nombre de la hoja.2. Ubicarse en la celda que se desea devolver el resultado ingresando lasiguiente fórmula: (En la barra de formulas o en la misma celda seleccionada).3. = BUSCARV (A6;ListaClientes;2;FALSO)4. Se puede observar el resultado, en la siguiente figura:
  8. 8. Figura 3 Ejemplo Función BUSCARV
  9. 9. Para comprender los términos de la función se explican a continuación.A6= Es la celda que busca el código de la listaLista Clientes= Es el nombre del rango de las columnas asignadas anteriormente,para poder utilizar la función correctamente.2 = Es la columna asignada, en esta columna la función busca el código que estáen A6 y coloca el texto que corresponde.Falso= Indica a la función que devuelve el valor exacto.1.4 Comprobacion de ErroresCon esta herramienta, Excel 2010 se refiere que cuando se está utilizando unafunción se pueda mirar el por qué sale error y así entender con mayor facilidad elproblema y resolverlo.Para poder acceder a la herramienta se deben seguir los siguientes pasos:1. Ubicar la celda2. Ir a la pestaña Fórmulas3. Ubicar grupo Auditorias de Fórmulas.4. Dar clic en Comprobación de errores.5. Ventana emergente donde dice el error.
  10. 10. Figura 4 Comprobación de erroresAparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que se observaen la figura 4, en ese cuadro se informa qué tipo de error se ha detectado y enocasiones ofrece una corrección.La parte más importante, es la descripción del error. Lo normal es que con ella seidentifique cuál es el problema y pulsando modificar en la barra de fórmulas, seratifica manualmente.Con los botones anterior y siguiente se puede ir moviendo entre los errores dellibro, si es que hay más de uno.Además, se dispone de herramientas útiles como la ayuda sobre este erroru omitir error, para dejar la fórmula tal y como está.
  11. 11. El botón mostrar pasos de cálculo, abre un cuadro de diálogo donde evalúa lafórmula e informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función osi está en los parámetros de la fórmula.Tema 2: Funciones Adicionales2.1 Función Si.error2.2 Función Concatenar2.3 Función Entero2.4 Función SUMAR.SI2.1 Función SI.ERRORCuando se manejan fórmulas en Excel, muchas veces como en el ejemplo anteriorsale un error ya que no está utilizando la formula en la celda, pero se utilizaráen el futuro; por ende, se maneja esta función para cambiar el error por untexto o número personalizado.La Estructura o sintaxis de la función es:=SI.ERROR(Valor;Valor si es error)Dónde: Valor: Es cualquier valor, función o referencia.Donde: Valor si es error: Es un Valor que será devuelto en caso que elparámetro anterior sea un error. Es decir, un valor personalizado seleccionadopor el usuario.
  12. 12. En este caso Valor es la Función BUSCARV y el valor si es error es un 0.Figura 5 Función SI.ERROR2.1 Función CONCATENARLa función concatenar devuelve una cadena de caracteres con la unión de lostextos pasados como parámetros. Esta función es de utilidad cuando se tienentextos como: (Nombre completo de una persona pero está dividido en distintasceldas y en alguna ocasión se desea ubicar el nombre completo en una solacelda)En este ejemplo se utilizará la función concatenar para unir dos funciones debuscar para el caso de las actividades del curso.Se observa en la figura 6 que en la celda E14 se coloca la función Concatenarcon la función Buscarv y se une el nombre y el apellido del código buscado quese encuentra en la celda A12.F
  13. 13. Figura 6 Función CONCATENARPor consiguiente la función es así:=CONCATENAR(BUSCARV(A12;ListaClientes;2;FALSO);"";(BUSCARV(A12;ListaClientes;3;FALSO)))Donde:CONCATENAR une las dos funcionesBUSCARV realiza la búsqueda.A12 es la celda del código a buscarLista Clientes es el rango seleccionado.2 y 3 las columnas del rango
  14. 14. FALSO Indica a la función que devuelve el valor exacto.2.3 Función ENTEROEsta función es fácil utilizar, pues sirve para que el resultado de una operacióntenga un valor exacto y no contenga decimales.La estructura es:=ENTERO(celda1+celda2+…..+celdaN)Celda1 = 2Celda2= 2,5El resultado será 4.Se debe tener en cuenta que entre los paréntesis de la función se suman valores.2 + 2.5 = 4.5 al usar la función entero se devuelve solo el 4 (valor entero).Nota: Se puede utilizar esta función para cualquier operación.2.4 Función SUMAR.SIEsta función permite sumar un conjunto de numeros que se encuentran en unrango, cumpliendo con una condicion o criterios especificos.La estructura es:=SUMAR.SI (Rango;Criterio;Rango_suma)Rango: conjunto de datos a evaluar
  15. 15. Criterio: condicion que se debe cumplir. Si el criterio corresponde a un texto osimbolos matermaticos se debe incluir en comillas “”.Rango_suma: se incluye en caso que los numeros a sumar sean diferentes alrango a evaluar. Si los numeros a sumar corresponden al mismo rango inicial, esteargumento no se incluye.
  16. 16. Tema 3: Trabajar con Hojas3.1. Formato de Valores Numéricos.3.2. Formato Condicional.3.1 Formato de Valores NuméricosCon este formato se puede modificar la visualización de los números en una celda.Para realizar los cambios se deben seguir los siguientes pasos:1. Seleccionar el rango de celdas que se desea modificar, el aspecto de losnúmeros, en este caso E5:E9 (E5:E9 es un rango, cuando se referenciandos celdas y en el medio existe dos puntos : quiere decir que se refiere a unrango de celdas)2. Seleccionar la pestaña Inicio3. Hacer clic sobre la flecha inferior derecha que se encuentra bajo lasección número.4. Se abrirá una ventana emergente, formato de celdas, situada en lapestaña número.5. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría; en este caso elegirmoneda.6. Modificar los datos que se necesiten al lado derecho de la ventanaemergente.7. Clic en Aceptar
  17. 17. Figura 8 Formato Valores Numéricos (Moneda)2134567
  18. 18. A continuación se describe una lista de las categorías más utilizadas: General: Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admiteenteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no abarca porcompleto la celda. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar elnúmero de decimales, también permite especificar el separador de millaresy la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es similar a la categoría número, permite especificar el número dedecimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y laforma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos demoneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores defecha. Se puede escoger entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Igualmente sepuede escoger entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valorde la celda por 100 y se asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato deporcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lomostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Sepuede escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto, incluso sien dicho, se encuentra algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como pueden ser elcódigo postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: En ella se puede crear un nuevo formato.
  19. 19. 3.2 Formato CondicionalEl formato condicional es muy usado en Excel, ya que existen muchas formas deutilizarlo, en este curso se estudiarán diferentes formas, como la función acontinuación:En este caso el formato condicional se utilizará, cuando en una hoja aparezca unerror sin necesidad que se vea.Cuando se copia y pega una formula, esta puede mostrar error; pero más adelanteserá utilizada. Para estos casos que se muestre el error sirve el formato.Nota: se observa que la función Buscarv está siendo utilizada en las celdasseleccionadas, pero al copiar y pegar esta función aparecerá el error ya que en lacelda A4 no hay datos y dicha formula para este caso incluye como parámetroesta celda.Para utilizar este formato hay que seguir los siguientes pasos:1. Se observa que las celdas D7 a D11 están con un error de #N/A2. Se observa en la barra de fórmulas que aparece la función Buscarv
  20. 20. Figura 9 Formato Condicional3. Seleccionar las celdas D5 a D114. Clic en la pestaña Inicio5. Buscar Formato condicional6. Clic en Nueva regla
  21. 21. Figura 10 Formato Condicional aplicación Nueva regla7. Seleccionar el tipo de regla aplicar formato a las celdas que contengan.8. Seleccionar la opción Errores.9. Hacer clic en Formato.
  22. 22. Figura 11 Aplicar Formato condicional10.En la ventana desplegada, en la opción color, seleccionar blanco.11.Clic en Aceptar en la ventana formato de celdas y en la ventana nueva reglade formato.789
  23. 23. Figura 12 Aplicar formato condicional ColorInmediatamente las celdas donde aparecía el error #N/A desaparece, pero sigueguardando la fórmula para cuando sea utilizada, también se observa que cuandose seleccionan las celdas, el error se ve pero en color blanco.Figura 13 Resultado aplicación formato condicional1011
  24. 24. Bibliografía Material Didactico Tomado del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Material realizado por Instructores Sena Centro Agroindistrail del Quindio.

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