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Process Mining: So wird Ihr skizzierter Prozess zu einem gelebten Prozess

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In Ihrem Referat zeigte Dörte Jaskotka, wie Sie es schaffen, dass Ihre skizzierten Prozesse der Realität entsprechen, die Mitarbeiter unterstützen und somit auch gelebt werden.

In allen IT-Organisationen werden Prozesse und Verfahren genutzt. Häufig gibt es gut dokumentierte Prozessabläufe und Verfahrensbeschreibungen, die den Mitarbeitern auch vermittelt wurden. Diese Prozesse sind entsprechend der gegebenen Funktionalität und der vorhandenen Randbedingungen in einem ausgewählten Tool abgebildet und die Möglichkeit der Automatisierung einzelner Schritte ist geprüft und umgesetzt. In der Realität werden diese Prozesse und Verfahren dann aber nicht immer gemäss der Dokumentation, sondern eher nach eigener Interpretation und Erfahrung der Mitarbeiter mit Leben gefüllt.

Die Aufgabe besteht nun in der Darstellung der tatsächlichen Prozessabläufe, um Optimierungs- und Anpassungsbedarfe zu erkennen.

Genau dabei hilft Process Mining
Process Mining ist eine Technologie des Prozessmanagements. Sie ermöglichte es, Businessprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und zu analysieren. Die Fragmente und einzelnen Schritte des Prozesses werden zusammengefügt und der Prozess in seiner Gesamtheit visualisiert. Dank Process Mining können in Daten enthaltenes, implizites und sonst verborgenes Prozesswissen modelliert, greifbar und somit transportierbar gemacht werden.

Die Präsentation von Dörte Jaskotka behandelte das Vorgehen im Process Mining, die Auswertungsmöglichkeiten sowie eine Demo des Tools anhand eines Beispiels.

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Process Mining: So wird Ihr skizzierter Prozess zu einem gelebten Prozess

  1. 1. Digicomp 1 Process Mining Die zerstörte Illusion - dürfen wir vorstellen: Ihr gelebter Prozess
  2. 2. 2 Prozessveränderungen  Prozessdokumentation Der Prozess ist dokumentiert, grafisch dargestellt und detailliert beschrieben. Es gibt Verfahrensbeschreibungen für verschiedene Szenarien und Rollen für die unterschiedlichen Aufgaben in den Prozessen.  Toolabbildung Der Prozess ist im Tool abgebildet. Es gibt ein Handbuch zur Bedienung und diverse Hilfsmittel im Tool, wie Auswahllisten, Vorbelegungen, Pflichtfelder, …  Gelebte Abläufe Die Personen wurden im Prozess und im Tool geschult. Es fand im Kopf ein Transfer auf die eigenen Abläufe statt. Es wurden Anpassungen und „Abkürzungen“ gefunden. Soll Kompro- miss 1 Kompro- miss 2 Nicht zwangsläufig schlecht, aber häufig unbekannt
  3. 3. 3 Was ist Process Mining?  Process Mining ist eine Technologie des Prozessmanagements, die es ermöglicht, Businessprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und zu analysieren.  Die in den Systemen gespeicherten einzelnen Schritte des Prozesses werden zusammengefügt und der Prozess in seiner Gesamtheit visualisiert.  Process Mining ermöglicht es, das in Daten enthaltene, implizite und sonst verborgene Prozesswissen zu modellieren und somit greifbar und transportierbar zu machen. Quelle: Wikipedia
  4. 4. 4 Wozu Process Mining?  Schaffung von Transparenz mittels Darstellung von Ist-Prozessen auf Basis von tatsächlichen Daten  Nutzung der Ergebnisse zur Prozessverbesserung  Nutzung der Ergebnisse als Basis für ein Reporting
  5. 5. 5 Herausforderungen Geschäftsprozesse müssen:  kundenorientiert (Qualität, schnelle Durchlaufzeit, wenig Hin und Her) und  effizient (Kosten, Unnötige Schritte vermeiden) sein
  6. 6. 6 Typische Situation Prozess- realität Idealer Prozess
  7. 7. 7 Ursachen Subjektivität Jeder sieht nur einen Teil Ausnahmen Schlechte Sichtbarkeit
  8. 8. 8 Process Mining Extrahiert ‘Ist’-Prozesse auf Basis von vorhandenen IT-Daten Vorteile:  Objektiv (faktenbasiert)  Schnell (automatisiert)  Vollständig (alle Variationen)
  9. 9. 9 Wie funktioniert Process Mining (minimal) Vorgang Activity 1 A 2 A 1 B 1 C 3 A 2 C 3 B 2 B 1 D 2 D 2 E 3 C 3 D 1 E 3 D 3 E Daten aus dem Tickettool in eine Excel-Datei exportieren … … und in das Process Mining Tool importieren
  10. 10. 10 A B C D E A C B D E A B C D E D Analyse durch Process Mining Vorgang Activity 1 A 2 A 1 B 1 C 3 A 2 C 3 B 2 B 1 D 2 D 2 E 3 C 3 D 1 E 3 D 3 E Ablauf Ticket 1 Ablauf Ticket 2 Ablauf Ticket 3
  11. 11. 11 Vorgang Activity 1 A 2 A 1 B 1 C 3 A 2 C 3 B 2 B 1 D 2 D 2 E 3 C 3 D 1 E 3 D 3 E A B C D E A C B D E A B C D E D Ergebnis im Process Mining A B C D E
  12. 12. 12 Vorgang Activity 1 A 2 A 1 B 1 C 3 A 2 C 3 B 2 B 1 D 2 D 2 E 3 C 3 D 1 E 3 D 3 E A B C D E A B C D E A C B D E A B C D E D Ergebnis im Process Mining
  13. 13. 13 Vorgang Activity 1 A 2 A 1 B 1 C 3 A 2 C 3 B 2 B 1 D 2 D 2 E 3 C 3 D 1 E 3 D 3 E A B C D E A B C D E A C B D E A B C D E D Ergebnis im Process Mining
  14. 14. 14 Weitere Möglichkeiten  Zusätzliche Information: Zeitstempel  Zusätzliche Information: Ressource  Weitere zusätzliche Felder können als Attribute ergänzt werden und werden sinnvoll in Auswertungen einbezogen  Durch individuelle Auswahl von Filtern können Ausreißer ausgeblendet werden  Alle Auswertungen sind grafisch und tabellarisch darstellbar  Man kann zu jeder Zeit in die zugrunde liegenden Einzelfälle springen
  15. 15. 15 Nutzen des Process Mining  Bekommen Sie ein objektives Bild der tatsächlichen Prozesse  Entdecken Sie überflüssige Schritte (zur Qualitätsverbesserung und Kostenreduktion)  Monitoren Sie die Effekte von Prozessänderungen (z.B. Engpass beseitigt?)  Verifizieren Sie, ob Regeln in der Realität eingehalten werden
  16. 16. 16 Zum Abschluss Fragen? Diskussion ! Danke für die Aufmerksamkeit !

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