Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Define documento electrónico y explica sus componentes como contenido, estructura, contexto y presentación. Describe las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos según la norma ISO 15489-1. Clasifica los documentos electrónicos por su forma de creación, origen y formato, e incluye ejemplos. Finalmente, aborda la conservación de documentos electrónicos y los retos relacionados con la obsolescencia te

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EJE TEMÁTICO II
DIANA JIMENA ARIAS
DIANA MARITZA GARCÍA
DIEGO ANDRÉS RÍOS
ELIANA MARÍA POSADA
Docente
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Gestión de Documentos Electrónicos
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2015

2. GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
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3. I. DEFINICIÓN
Su código es digital.
«Documento creado de forma electrónica»
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4. 4
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios
electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo
vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Los documentos electrónicos son
aquellos cuyo soporte material es
algún tipo de dispositivo electrónico
o magnético, y en el que el
contenido está codificado mediante
algún tipo de código digital, que
puede ser leído, interpretado, o
reproducido, mediante el auxilio de
detectores de Magnetización.
http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electronico

5. ● Contenido : son los
datos informativos, el
mensaje pueden ser;
letras, números,
imágenes entre otros.
II. COMPONENTES
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● Estructura: Es la forma
organizada en la cual se
encuentra la
informaciòn.

6. ● Contexto: es la relaciòn
que tiene el documento
con otros datos o
metadatos.
● Presentación: Es la
apariencia final con la
cual se presenta el
documento.
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COMPONENTES

7. III.CARACTERÍSTICAS
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De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 estas son las características
AUTENTICIDAD
Es lo que afirma ser; ha sido creado
o enviado por la persona de la cual
se afirma que lo ha creado o enviado.
Ha sido creado o enviado en el
momento en que se afirma
INTEGRIDAD
El documento está completo y no ha sido
alterado.
Se deben limitar las adiciones o
anotaciones posteriores a su creación.
Cualquier anotación, adición o supresión
autorizada debe dejar evidencia.

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FIABILIDAD
Su contenido es una representación
completa y precisa de las operaciones,
actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el
curso de posteriores operaciones o
actividades
DISPONIBILIDAD
Puede ser localizado, recuperado, presentado
e interpretado.
Su presentación debe mostrar la actividad u
operación que lo produjo.
Identificar en el contexto amplio de las
actividades y las funciones de la organización.
CARACTERÍSTICAS

9. ● Nativos electrónicos:
Elaborados desde el principio en
un medio electrónico,
permaneciendo así durante todo su
ciclo vital.
IV. CLASIFICACIÓN
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1. Por su forma de creación:

10. ● Documentos electrónicos
digitalizados :
Se toman documentos en soportes
tradicionales (papel) y se escanean o
convierten a un formato para su
utilización en medios electrónicos.
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IV. CLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

11. 2. Por su origen
Pudiendo ser creados o producidos por :
-Administración pública
-Ciudadanos
-Empresas
-Organizaciones
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CLASIFICACIÓN

12. Entre ellos encontramos
documentos ofimáticos,
cartográficos, correos
electrónicos, imágenes, vídeos,
audio, mensajes de datos de
redes sociales, formularios
electrónicos, bases de datos,
entre otros.
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3. Por su forma y formato
CLASIFICACIÓN

13. CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Al momento de conservar los documentos electrónicos se debe
tener en cuenta:
● La renovación: genera una reproducción completa tanto del
contenido como de los elementos formales de un documento, la
cual puede ser considerada copia fidedigna del original
● La migración: consiste en la transferencia periódica entre
configuraciones o entre generaciones de tecnología, que
permite conservar la información en un modo que no garantiza
ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del
documento, pero cambia la configuración y el formato.
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La conservación implica también
el desarrollo de procedimientos
de control de los documentos
electrónicos desde el momento
en que dejan de ser necesarios
para la gestión, en el sentido de
proteger su integridad.
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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Objetivos de la conservación:
Asegurar la legibilidad e integrabilidad de los documentos electrónicos
conservados
Conservar la autenticidad e integridad de los mismos
Problemas de la conservación:
La obsolescencia del hardware Dependencia del software
Deterioro del soporte de almacenamiento

16. ● ACUERDO No. 027-2006. [en línea]. Disponible en:
http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUERDO_No_27_2
006_Glosario.pdfhttp://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-
expediente-electronico-v1.pdf [Consultado: Febrero 18 de 2015].
● La gestión de los documentos electrónicos como función archivística [en línea]. Disponible en:
https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf [Consultado: Febrero 18 de 2015].
● http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-
electronicos-v1.pdf [Consultado el 20 de febrero de 2015]
● http://derechoinformaticoudefa.blogspot.com/2012/11/tipos-de-documentos-electronicos.html
● http://es.slideshare.net/Anyelita83/documentos-electronicos-g1cidba5
● El documento electronico: un enfoque archivistico; María de Hontanares Redondo Herraz
tomado de http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID1010110391A/9090 el 17
de febrero del 2015
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CIBERGRAFÍA