Modul 2 eselon 4 administrasi umum

6,349 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
6,349
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
171
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Modul 2 eselon 4 administrasi umum

  1. 1. Modul 2Tata Surat DinasDiklat TeknisAdministrasi Umum(General Administration) Eselon IV i
  2. 2. SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negarasenantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yangtelah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan dibidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalampengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat,standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sisteminformasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat,pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja,kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan DepartemenDalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan(SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakandaerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatanSDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan,perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan moduldiklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluhempat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency basedtraining. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yangcukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambildari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerahyang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagaimedia, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor,perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dantenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabungdalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat initelah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh parapejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kamipercaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator sertaPedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhanpelatihan di daerah masing-masing. i
  3. 3. Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakanmodul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman danbersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yangmerupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung daridiklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikantugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagaisumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikiancepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannyaevaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebihmenyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secaraberkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuankebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baikkepada masyarakat dapat terwujud secara nyata. ii
  4. 4. KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAHSetelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang PemerintahanDaerah, yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, telah terjadiperubahan paradigma dalam pemerintahan daerah, yang semula lebihberorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomiseluas-luasnya. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dandesentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkankesejahteraan masyarakat, dan meningkatkan daya saing daerah.Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara,salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerahadalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yangrelevan. Dengan demikian, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepadamasyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan ataukapasitas Pemerintah Daerah yang memadai.Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaandesentralisasi dan otonomi daerah, pada tahun 2002 Pemerintah telahmenetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan KapasitasDalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri DalamNegeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ KepalaBappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem, kelembagaan, danindividu, yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensidan berorientasi jangka panjang, menengah, dan pendek, serta mencakupmultistakeholder, bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhanmasing-masing daerah, dan mengacu pada kebijakan nasional.Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah,Departemen Dalam Negeri, dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerahsebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi programpeningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yangBerkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project forDecentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi denganpembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda, Bank Pembangunan Asia(ADB), dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dankontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memilikitujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem,kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melaluipenyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas(Capacity Building Action Plan/CBAP). iii
  5. 5. Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah PengembanganSDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulumserta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklatoleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yangdalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga AdministrasiNegara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dansesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannyatelah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilottest), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/ relevansidengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri.Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karenamerupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebutdalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selainuntuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan didaerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telahmelibatkan pejabat daerah sebagai narasumber.Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat, maka pelaksanaanpeningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, khususnya untuk peningkatankapasitas individu SDM aparatur daerah, telah siap untuk dilaksanakan.Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensimereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepadamasyarakat semakin meningkat pula, yang pada akhirnya kesejahteraanmasyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. iv
  6. 6. DAFTAR ISISambutan Deputy IV - LAN ......................................................................................... iKata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah - Depdagri ...............................................iiiDaftar Isi ....................................................................................................................... vBAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1 A. Deskripsi Singkat .................................................................................. 1 B. Hasil Belajar.......................................................................................... 2 C. Indikator Hasil Belajar .......................................................................... 2 D. Pokok Bahasan ...................................................................................... 2BAB II PENGERTIAN, FUNGSI, PEDOMAN UMUM DAN............................. 4 FORMAT SURAT DINAS........................................................................... 4 A. Pengerian, Tujuan, dan Fungsi Surat .................................................... 5 B. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien, Syarat Dasar Penulis Surat, dan Langkah-langkah Penulisan Surat....................................... 7 C. Pedoman Umum.................................................................................... 9 D. Ketentuan Surat-menyurat................................................................... 11 E. Format Surat Dinas.............................................................................. 15 F. Latihan................................................................................................. 24 G. Rangkuman.......................................................................................... 24BAB III BAGIAN-BAGIAN SURAT, PENGGUNAAN BAHASA, ..................... 25 DAN MEDIA SURAT DINAS................................................................... 25 A. Bagian-bagian Surat ............................................................................ 25 B. Media/Sarana Surat Menyurat............................................................. 53 C. Penanganan Surat ................................................................................ 56 D. Latihan................................................................................................. 63 E. Rangkuman.......................................................................................... 63 v
  7. 7. BAB IV PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, DAN CAP DINAS .......................................................................................................... 65 A. Penggunaan Lambang Negara............................................................. 65 B. Penggunaan Logo................................................................................ 66 C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama.............. 66 D. Penggunaan Cap Dinas ....................................................................... 66 E. Pengawasan ......................................................................................... 68 F. Latihan................................................................................................. 68 G. Rangkuman.......................................................................................... 68Daftar PustakaLampiran vi
  8. 8. BAB I PENDAHULUANA. Deskripsi Singkat Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusat dan daerah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari 2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata persuratan dinas, yang merupakan bagian dari tata naskah dinas adalah sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, ralat. Selama ini, penyelenggaraan tata naskah dinas, antara lain adalah tata persuratan dinas di lingkungan instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah belum memperoleh kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran. Keterpaduan tata naskah dinas di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis instansi pemerintah pusat dan daeah dalam menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasil guna. Untuk itu, mengingat pentingnya peranan penyampaian informasi untuk meningkatkan kapasitas pemda, dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta pelayanan publik inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB) dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP). 1
  9. 9. 2 Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap para pejabat Eselon IV tentang tata persuratan dinas, yang mencakup pengertian, fungsi, pedoman penulisan surat dinas, bentuk surat-menyurat, cara penyusunannya dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, media/sarana surat- menyurat, penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. Untuk melengkapi modul ini, dilampirkan pula Daftar Ejaan Kata dan Istilah Bahasa Indonesia.B. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu membuat berbagai bentuk surat-menyurat, dengan menggunakan media/sarana secara berdayaguna dan berhasilguna, dan menggunakan lambang, logo dan cap dinas secara tepat.C. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan dapat: 1. Menjelaskan pengertian, fungsi, pedoman umum, dan ketentuan surat menyurat; 2. Menjelaskan berbagai bentuk surat-menyurat dengan baik dan benar; 3. Membuat surat dengan berbagai bentuknya dengan susunan bagian- bagian surat secara tepat serta menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar; 4. Menggunakan sarana/media surat-menyurat secara berdaya guna dan berhasilguna; 5. Menggunakan logo, lambang, dan cap dinas secara tepat.D. Pokok Bahasan 1. Pengertian, fungsi, pedoman umum dan ketentuan surat-menyurat; 2. Bentuk surat-menyurat dinas, media, susunan bagian-bagian surat, serta menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar 3. Lambang negara, logo dan cap dinas.
  10. 10. 3Catatan: Petunjuk BelajarAnda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat”Tata Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasilbelajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkahsebagai berikut:1. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab.2. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab IV.3. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab.4. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan seorang diri, berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal pemeritah daerah.5. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam pemerintahan daerah.
  11. 11. BAB II PENGERTIAN, FUNGSI, PEDOMAN UMUM DAN FORMAT SURAT DINAS Setelah mempelajari Bab II ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan pengertian, tujuan dan fungsi surat, pedoman umum, dan ketentuan-ketentuan surat-menyura, dan format surat dinas.Dalam kehidupan sehari-hari, Anda sebagai pegawai pemerintah daerah baik dikabupaten maupun kota, pasti bergaul dengan siapa saja. Dalam kedudukan Andasebagai pegawai, Anda bergaul dengan pegawai yang lain, dan dengan pemimpinAnda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat, Anda akan bergauldengan tetangga Anda, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dansebagainya. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga, Anda akanbergaul dengan saudara-saudara dan kedua orangtua Anda. Demikian pula, dalamrangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemenakan berhubungnan atau berkomunikasi dengan instansi atau departemen yanglain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan duniaekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisidan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.Komunikasi itu selain dapat dilakukan secara lisan, dapat pula dilakukan secaratertulis. Komunikasi yang dilakukan secara lisan menuntut adanya pembicara danlawan bicara, pembicara dan lawan bicara hadir bersama pada suatu tempat,misalnya di ruang kerja, di rumah, kampus. Sementara itu, komunikasi yangdilakukan melalui telepon, radio, atau televisi merupakan jenis komunikasi lisanyang bersifat tidak langsung. Selanjutnya, komunikasi secara tertulis terjadi jikapemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerimainformasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas.Dewasa ini, dalam kehidupan yang penuh kesibukan, suatu komunikasi tidakselalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat dilakukansecara lisan, komunikasi itu dapat secara tertulis. Salah satu sarana komunikasitertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnyamerupakan salah satu sarana komunikasi yang dilakukan secara tertulis dari satupihak kepada pihak lain.Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitupihak pertama pengirim surat, dan pihak kedua, penerima surat. Pihak pertamaatau pengirim surat dapat berupa perseorangan atau instansi dan demikian pulahalnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Dalam hubungan itu, surat dapatjuga dipanding sebagai wakil dari penulisnya. Oleh karena itu, segala sesuatuyang ditulis di dalam surat dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, atauinstansi pengirimnya. Atas dasar itu, sebaiknya dibuat semenarik mungkin, baik 4
  12. 12. 5dalam segi bentuk maupun isinya, agar dapat memberikan citra yang baik kepadaperibadi penulis atau instansinya.A. Pengerian, Tujuan, dan Fungsi Surat 1. Pengertian Tata Persuaratan Dinas Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana Anda ketahui, bahwa komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Dari uraian singkat di atas mudah Anda mengerti dan rumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin (1996: 2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapa pun yang mendalami korespondensi, karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian, kiranya perlu Anda cermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless office”. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Sesudah Anda memahami pengertian umum mengenai surat, baiklah Anda sekarang mempelajari tentang pengertian Tata Persuratan Dinas. Tata Persuratan Dinas, mengacu pada Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang dimuat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
  13. 13. 6 Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Bab IVa menyatakan bahwa : Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.2. Surat Dinas Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memakan banyak waktu dan biaya. Tata Persuratan Dinas yang baik akan meningkatkan dayaguna dan hasilguna instansi pemerintah.3. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi, pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.4. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Informasi dapat berupa pemberitahuan, tugas, perintah, permintaan, teguran, penghargaan, panggilan, perjanjian, laporan, penawaran, pesanan, pengantar, putusan, dan sebagainya. Dalam kaitan itu, surat-antara lain-mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis/instansi pengirimnya untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya; b. surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;
  14. 14. 7 c. surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi atau juklak; d. surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, misalnya surat- surat perjanjian; e. surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif; f. Surat dinas sebagai jaminan keamanan, misalnya surat jalan. Di samping itu, jika dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lain, surat juga memiliki kelebihan, yaitu: a. merupakan bukti tertulis yang sah secara hukum; b. biayanya relatif murah c. dapat menjangkau seluruh pelosok dunia; d. dapat disimpan dalam jangka waktu yang relatif lama; e. dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman.B. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien, Syarat Dasar Penulis Surat, dan Langkah-langkah Penulisan Surat 1. Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien Sebagai sarana komunikasi, surat harus dapat menyampaikan informasi secara tepat sesuai dengan maksud dikehendaki oleh penulis atau pengirim surat. Untuk itu, Anda seyogianya memperhatikan beberapa kriteria berikut ini yang dapat dipertimbangkan dalam penyusunan surat agar surat yang disusun dapat menjadi lebih efektif dan efisien. a. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Untuk itu, Anda sebagai pengonsep surat hendaknya mempunyai pengetahuan dasar tentang surat-menyurat, memahami prosedur surat menyurat, dan memiliki keterampilan tentang teknik penyusunan surat. b. Surat sebaiknya Anda susun secara sederhana, dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Oleh karen itu, pengonsep surat perlu memahami masalah-masalah yang menjadi pokok surat. c. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Surat dikatakan jelas, jika isi atau informasi yang disampaikan di dalam surat mudah dipahami dan
  15. 15. 8 unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Surat dikatakan lugas jika bahasa yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau basa-basi. Untuk itu, pengonsep surat harus mempunyai wawasan dan kemampuan berbahasa Indoesia dengan baik dan benar serta mampu menggunakannya secara tepat. d. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Artinya, pernyataan yang digunakan sopan, simpatik, serta tidak menyinggung perasaan penerima surat. e. Surat sebaiknya bersih dan rapi. Untuk itu, kertas yang digunakan harus pula bersih, diketik rapi. Selain itu surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk2. Syarat Dasar Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas, Anda sebagai penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: a. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat; b. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan; c. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima; d. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca; e. Pengetahuan tentang teknik korespondensi; Tentu saja, akan lebih menguntungkan apabila Anda sebagai penulis surat dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya.3. Langkah-langkah Menulis Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah teknis yang berikutnya adalah:
  16. 16. 9 a. Penegasan tujuan pokok penulisan surat; b. Pengumpulan data/informasi; c. Perkiraan tentang pembaca; d. Penyusunan draf atau konsep; e. Penyelesaian. Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali, biasanya dibuat formulir atau surat isian. Agar Anda dalam kegiatan menyelenggarakan surat-surat dinas secara berdayaguna dan berhasilguna, maka Anda perlu mengacu pada pedoman umum sebagaimana yang akan diuraikan dalam penjelasan berikut.C. Pedoman Umum Pedoman umum ini perlu Anda pegang teguh dalam menyelenggarakan tata persuratan dinas : 1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti, agar tidak menimbulkan salah penafsiran. 2. Koordinasi antarpejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalanya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinnasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai dengan penyusunan draf, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. 3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. 4. Jawaban terhadap surat masuk a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima suarat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas. b. Instansi penerima harus memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim 5. Batas waktu jawaban surat
  17. 17. 10 Jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan: a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; b. Segera, dengan batas waktu 2x24 jam setelah surat diterima; c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari6. Waktu penandatangan surat Waktu penandatanganan surat dinas harus memperhatikan jadwal pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing, dan segera dikirim setelah ditandatangani7. Penggandaan/Kopi surat Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “tembusan”. Kopi surat dibuat terbatas, hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: a. Kopi tembusan Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; b. Kopi laporan Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan c. Kopi untuk arsip Kopi surat yang disimpan untuk kepentingan pemberkasan arsip.8. Lampiran Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.9. Tingkat keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. c. Konfidensial disingat (K), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas. d. Biasa disingkat (B) tingkat keamanan suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti
  18. 18. 11 bahwa ini surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 10. Kecepatan penyampaian a. Amat Segera/Kilat, surat dinas harus diselesaikan /dikirim /disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2x24 jam; dan c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.D. Ketentuan Surat-menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat tersebut untuk pejabat yang bukan kepada instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat yang berangkutan. 2. Alur Surat-menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang, sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. Surat-menyurat yang bersifat operasional teknis diatur lebih lanjut oleh masing-masing instansi. 3. Kewenangan Penandatanganan a. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat- menyurat dinas antar/ke luar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. b. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangi surat- menyurat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpnan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani; dan c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatangan korespondensi kepada penjabat/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:
  19. 19. 12 1) Sekretaris Jenderal/Sekretaris Menteri/Sekretaris Utama LPND/Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi, Sekretaris Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota dan lembaga lainnya dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat-menyurat tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organsasi lini di instansi masing-masing. 2) Pimpinan Organisiasi Lini pada masing-masing jajaran instansi pemerintah, dapat memperoleh penyerahan/pelimaphan kewenangan dan penandatangan surat-menyurat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.4. Rujukan a. Surat dinas yang memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. b. Cara menulis rujukan 1) Rujukan berupa naskah Penulisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat tentang naskkah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subjek naskah dinas. 2) Rujukan berupa surat dinas Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatanganan, nomor surat, tanggal penandatanganan. 3. Rujukan berupa rujukan elektronis Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri. c. Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas yang diajukan kepada instansi nonpemerintah.
  20. 20. 135. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat menyurat yang bersangkutan. Format Disposisi, lihat Contoh 2.1.6. Penanganan Surat dengan Tingkat Kemanan Tertentu Surat-menyurat yang mengandung materi dengan tingkat pengamanan tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial/Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut dikopi, cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sama dengan warna pada surat asli.
  21. 21. 14 Contoh 2.1. Format Disposisi NAMA INSTANSI .............................................................................. ................................Unit Kerja ............................ ...................................alamat .................................. LEMBAR DISPOSISIAgno : Tkt. Keamanan : SR / R / K / BTanggal Penerimaan : Tgl. Penyelesian : Tanggal dan Nomor Surat : ............................................................................. Dari : ............................................................................. Ringkasan Isi : ............................................................................. ............................................................................. ............................................................................. Lampiran : ............................................................................. DISPOSISI Diteruskan Kepada Paraf 1......................................... 2. ....................................... 3. ....................................... 4. ....................................... 5. ....................................... 6. ....................................... 7. ....................................... 8. ....................................... 9. .......................................
  22. 22. 15E. Format Surat Dinas Salah satu hal yang menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Termasuk di dalamnya penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan, dan lain-lain. Dalam kegiatan surat-menyurat dalam masyarakat, Anda dapat mencermati bahwa adanya berbagai macam format surat dinas yang digunakan oleh instansi yang berbeda. Misalnya, instansi yang satu menempatkan alamat yang dituju di sebelah kanan, sedangkan instansi yang lain menempatkan alamat itu di sebelah kiri. Demikian juga, ada instansi yang surat-suratnya yang tidak menggunakan salam pembuka. Modul ini menggunakan format sebagaimana ditetapkan dalam Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: 72/KEP/M.PAN/07/2003, Tentang Pedoman Umum Tata Naskah, sebagaimana dimuat dalam Contoh 3.1. Format ini disebut juga Format setengah lurus b atau Format Surat Resmi Indonesia Versi b. Namun demikian, guna menambah wawasan Anda, berikut akan disajikan beberapa format surat dinas yang lain selain sebagimana diputuskan dalam Kep MENPAN. 1. Format Lurus Penuh (Full Block Style) 2. Format Lurus (Block Style/Modified Block Style) 3. Format Sederhana (Simplified Style) 4. Format Surat Setengah Lurus/ Resmi Indonesia Versi Lama (Semi Block Style) 5. Format Surat Setengah Lurus/ Resmi Indonesia Versi Baru (Semi Block Style) 6. Format Takuk atau Format Bergerigi ( Idented Style ) 7. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph) Untuk jelasnya, Anda dapat mengamati Gambar dari ketujuh format atau gaya (style) surat di bawah ini.
  23. 23. 16 Logo, dan KEPALA SURAT nama instansi Tempat Nomor : ........... dan tanggal Tanggal dan tahun pembuatan Alamat Yth. ......................................... . tujuan ................................................. ................................................. Hal : ........................................... Hal Salam pembuka, Salam .................................................................................................................... Pembuka .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Isi .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Penutup . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial Gambar 2.1. Gambar 2.1. Format LurusPenuh (Full Block Style)Keterangan:Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri.
  24. 24. 17 KEPALA SURAT Nomor : Tanggal, ............. Lampiran : Hal : Yth. ......................................... Alamat ................................................. yang . ................................................ Dituju Salam pembuka, .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Pembuka .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Isi .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Penutup . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial Gambar 2.1. Gambar 2.2. Format Lurus ( Block Style/Modified Block Style)Keterangan:Semua bagian surat, kecuali tanggal dan salam penutup, diketik mulai daripasak pinggir kiri yang sama. Tanggal dan salam penutup diketik di sebelahkanan. Pengetikan alinea, sama seperti bentuk lurus penuh.
  25. 25. 18 KEPALA SURAT Tanggal : Nomor : Lampiran : Hal : Yth. ......................................... Alamat ................................................. yang ................................................. Dituju Salam pembuka, .................................................................................................................... Salam .................................................................................................................... Pembuka .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Isi .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Penutup . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial Gambar 2.1. Gambar 2.3. Format Sederhana (Simplified Style)Keterangan:Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggi kiri.
  26. 26. 19 KEPALA SURAT Tanggal Nomor : Lampiran : Hal : Alamat Yth. ......................................... yang .... .......................................... Dituju .............................................. Salam Pembuka Salam pembuka, ............................................................................................................. .................................................................................................................... .................................................................................................................... .............................................................................................................. Paragraf .................................................................................................................... Isi .................................................................................................................... .................................................................................................................... ............................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Penutup ............................................................................................................. .................................................................................................................... . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Gambar 2.1. InisialGambar 2.4 Format Setengah Lurus Indonesia Versi Lama/Resmi Versi Lama (Semi Block Style/Official Style a.)
  27. 27. 20 KEPALA SURAT Nomor : Tanggal ,........ Lampiran : Hal : Yth. ......................................... Alamat ................................................. yang ................................................. Dituju Salam pembuka, Salam .................................................................................................................... Pembuka .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Isi .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf .................................................................................................................... Penutup . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial Gambar 2.1.Gambar 2.5 Format Setengah Lurus Indonesia Versi Baru/Resmi Versi Baru (Semi Block Style/Official Style. b)Keterangan:Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri
  28. 28. 21 KEPALA SURAT Nomor : Tanggal Lampiran : Hal : Yth. ...................................... Alamat ....................................... yang .................................... Dituju Salam pembuka, Salam ........................................................................................................... Pembuka .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf Pembuka ............................................................................................................ .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf ............................................................................................................ Isi .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... ............................................................................................................ Paragraf .................................................................................................................... Penutup . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ ........................ ...................... Inisial Gambar 2.6. Format Takuk (Idented Style). Keterangan:Pengetikan semua bagian surat dimulai dengan menjorok ke dalam limaketukan
  29. 29. 22 KEPALA SURAT Tanggal : Nomor : Lampiran : Hal : Alamat Yth. ......................................... yang ............................................ Dituju . .......................................... Salam pembuka, Salam .................................................................................................................... Pembuka . ............................................................................................................. Paragraf ............................................................................................................ Pembuka .................................................................................................................... ............................................................................................................ Paragraf . ............................................................................................................ ............................................................................................................ Isi .................................................................................................................... ........................................................................................................... .......................................................................................................... ........................................................................................................... .................................................................................................................... Paragraf ........................................................................................................... Penutup . Salam Penutup, Tanda Tangan Nama Pananda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Inisial Gambar 2.7 Format Menggantung (Hanging Paragraph Style)Keterangan:Pengetikan semua bagian surat dimulai dari pasak garis pinggir kiri, kemudiankalimat kedua dan selanjutnya, dimulai dari ketukan ke tujuah
  30. 30. 23 Logo dan L Logo nama Logo Logo NAMA INSTAANSI NAMA INSTAANSI NAMA INSTAANSI instansi ................................................. ................................................. ................................................. telah dicetak Nomor : : Nomor .........., tanggal ........... .........., tanggal ........... Tempat dan Lampiran : : Lampiran tangal Hal Hal :: pembuatan surat Kepada Kepada Alamat ............................... ............................... tujuan ditulis .............................. .............................. di bagian ............................... ............................... kiri ....................................(alinea pembuka)............................................. ....................................(alinea pembuka)............................................. .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .....................................(alinea Isi)....................................................... .....................................(alinea Isi)....................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... ............................................................................................................... ............................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .......................................(alinea penutup)............................................ .......................................(alinea penutup)............................................ .................................................................................................................... .................................................................................................................... .. Nama Jabatan dan nama .............Nama jabatan ................ .............Nama jabatan ................ lengkap ditulis (Tanda tangan dan cap instansi) (Tanda tangan dan cap instansi) dengan huruf Nama Lengkap Nama Lengkap awal kapital Tembusan Tembusan 1. ........................ 1. ........................ 2. ........................ Gambar 2.1. 2. ........................ 3. ...................... 3. ......................Gambar 2.8 Format Surat Dinas yang Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor. 72/KEP/M.PAN/07/2003 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
  31. 31. 24F. Latihan 1. Apa yang Anda ketahui tentang korespondensi? 2. Apa tujuan penulisan surat? 3. Jelaskan fungsi surat! 4. Uraikan secara singkat pedoman dan ketentuan-ketentuan dalam menulis surat dinas! 5. Jelaskan persyaratan seorang penulis surat yang baik. 6. Buatlah format surat dinas sesuai dengan Keputusan Menpan No. 72 tahun 2003. 7. Apa saja persyaratan yang harus Anda penuhi dalam menulis surat dinas agar efisien dan efektif? 8. Uraikan bagaimana langkah-langkah menulis sepucuk surat secara efektif. 9. Ambil sepucuk surat, kemudian sebutkan bagian-bagian surat, kemudian jelaskan masing-masing bagian surat tersebut. 10. Gambarkan format/gaya surat dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Dengan memperhatikan hal-hal yang telah Anda pelajari dalam Bab II, coba berikan Anda komentar tentang format surat yang Anda gambar tadi!G. Rangkuman 1. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. 2. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. 3. Tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi 4. Penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. 5. Surat mempunyai bagian-bagian surat. Tata letak bagian-bagian surat disebut dengan format. 6. Menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format, style, gaya. 7. Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu full block, modified block, semi block, simplified,official, idented dan hanging paragraph.
  32. 32. BAB III BAGIAN-BAGIAN SURAT, PENGGUNAAN BAHASA, DAN MEDIA SURAT DINAS Indikator keberhasilan: setelah mempelajari bab ini, peserta dapat menjelaskan bagian-bagian surat, menyusun berbagai surat dinas dengan susunan yang tepat dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, media dan menangani surat dinas.Selamat! Anda telah berhasil mempelajari Bab II dengan berhasil. Baiklah kalaubegitu Anda meneruskan mempeljari Bab III tentang bentuk, media/sarana,susunan bagian-bagian surat menyusuan suarat dinas dengan menggunakanbahasa Indonesia yang baik dan benar. Marilah mulai dengan mempelajaribentuk-bentuk surat dinas, susunan dan bahasa surat dinas. Anda sudah siap?Baiklah kalau sudah siap. Marilah pertama-tama mempelajari bentuk suratmenyurat.A. Bagian-bagian Surat Bentuk surat-menyurat dinas instansi pemerintah sesuai dengan kegunaannya, ada beberapa bentuk, yaitu : Surat Dinas, Nota Dinas, Memorandum, Surat Pengantar, dan Surat Undangan. 1. Surat Dinas a. Pengertian Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. b. Pembuatan Surat Dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan /Format Surat Dinas Surat dinas dibuat oleh pejabat/pegawai sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. Salah satu hal 25
  33. 33. 26yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalahsusunan/formatnya. Yang dimaksud dengan susunan/format suratdinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Andatentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat.Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian suratini. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagiankepala, bagian tubuh dan kaki surat. Masing-masing bagian ituterdiri atas subbagian-subbagian.Bagian yang amat penting di dalam surat adalah pesan atauinformasi yang akan disampaikan kepada penerima surat. Dalamhubungan itu, agar pesan atau informasi tersebut mudah dipahami,surat hendaknya ditulis dengnan menggunakan bahasa efektif.Bahasa yang efektif adalah bahasa yang sederhana, lugas, dan dapatmengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yangingin Anda kemukakan. Kesederhanaan itu ditandai denganpenggunaan kata-kata lazim, mudah dipahami, dan tidak berlebihan,sedangkan kelugasan yang dimaksud ditandai dengan penggunaankata-kata yang tidak mengandung makna ganda atau maknatambahan. Sementara itu, ketepatan yang dimaksud berkaitandengan penggunaan kata-kata yang dapat mewakili pikiran penulissecara tepat dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama padapikiran pembacanya.Sehubungan dengan hal tersebut, penggunaan bahasa yang efektifdi dalam surat dinas akan dibahas secara terintegrasi denganpembicaraan tentang bagian-bagian surat. Hal itu dilakukan karenakeefektifan penggunaan bahasa tersebut, antara lain, tampak padabagian-bagian surat, seperti yang dapat Anda cermati lebih lanjutdi bawah ini.Susunan bagian-bagian surat adalah sebagai berikut:1) Kepala surat a) Kepala surat lazim disebut kop surat. Di dalamnya terdapat hal-hal sebagai berikut. (1) Nama instansi (2) Alamat instansi (3) Nomor telepon dan faksimil (4) Nomor Kotak pos (5) Nomor kode pos (6) Alamat pos-el (e-mail) dan alamat (web site, kalau ada) (7) Lambang atau logo instansi Kepala surat semacam ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimil, dan keterangan lain yang
  34. 34. 27 berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. Nama instansi dan unsur alamat yang ditulis ke samping dipisahkan dengan tanda koma, bukan tanda penghubung. Selain itu, kata jalan tidak disingkat menjadi JL. Atau Jln., dan kata telepon pun ditulis lengkap tidak disingkat menjadi Telp. Atau Tlp. Contoh: DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Merdeka Timur No. 20, Jakarta, 10110Telepon (021) 3519070 (Hunting), Faks (021) 3520351, Pos-el :setjen@dkp.go.id Kotak Pos 4130 Jakarta, 10041 a) Jika kop surat surat menggunakan nama instansi, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, sedangkan jika menggunakan nama jabatan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas (1) Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Dalam penulisannya, tanggal surat, bulan, dan tahun dicantumkan secara lengkap, tidak disingkat. Namun, kata tanggal, bulan, dan tahun tidak perlu dicantumkan. (2) Tanggal ditulis dengan huruf Arab (3) Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab (4) Selain itu, dalam kepala surat dinas biasanya sudah tercantum nama kota tempat instansi itu berada. Oleh karena itu, nama kota tersebut tidak perlu lagi dicantumkan di depan tanggal. Contoh yang tidak tepat: Tanggal 25 Bulan Juni 2007 Semarang, 31-04-2007 24 Des ‘07 Contoh yang tepat: 25 Juni 2007
  35. 35. 28 31 April 2007 24 Desember 2007c) Nomor, sifat, lampiran, dan hal di sebelah kiri di bawah nama instansi/jabatan; (1) Nomor Surat Nomor surat selalu dicantumkan pada setiap surat dinas yang keluar. Dalam hubungan itu, nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Kecuali itu, nomor surat juga berfungsi sebagai: alat petunjuk bagi petugas arsip; alat untuk mengetahui unit asal surat; alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-surat pada periode tertentu; alat referensi; Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik atau pun tanda titik dua dan tanda kurung. Misalnya: Nomor :3546/F8/C.11/2007 bukan Nomor:3546/F8/C.11/2007. Nomor:3546/F8/C.11/2007.- (2) Lampiran Kata lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas
  36. 36. 29 (3) Hal Surat Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangand) Alamat yang Dituju Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur- unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jl.Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12190e) Penggunaan Untuk Perhatian ( u.p) Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk perhatian) digunakan untuk keperluan berikut: (1) Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan Intansi Pemerintah; (2) Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju, dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan
  37. 37. 30 (3) Untuk mempercepat penyelesaian surat, karena tidak harus menunggu kebijakan langsung pimpinan instansi Contoh: Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara u.p. Deputi Men.PAN Bidang Tatalaksana Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 121902) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas kalimat pembuka, isi dan penutup. a) Kalimat Pembuka Bagian isi surat ditulis sesuai dengan kaidah penulisan yang berlaku yakni dengan memakai huruf besar, huruf kecil, serta tanda-tanda baca sesuai dengan aturan yang berlaku. Biasanya ada kalimat-kalimat tertentu yang umum digunakan sebagai kalimat pembuka. Yang perlu diperhatikan di sini ialah beberapa kalimat rancu yang sering dipakai orang dalam memulai suratnya, sehingga tidak lagi terasa kesalahannya. Contoh: (1) Bersama ini kami kabarkan kepada Ibu bahwa …………………….. Ungkapan bersama ini artinya ‘bersama-sama dengan ini’ atau ‘seiring dengan ini’. Jadi, tidak dapat dikatakan seiring dengan surat ini kami kabarkan …….. sebab, kabar itu tidak diseiringkan dengan surat, melainkan dituliskan di dalam surat itu. Sebenarnya ungkapan bersama ini biasanya digunakan pada surat pengantar sebab dalam surat pengantar itu dituliskan apa yang dikirimkan seiring dengan surat pengantar itu. Hendaknya dituliskan : Dengan surat ini kami kabarkan …………….. atau : kami beritahukan…………………..
  38. 38. 31 1) Kalimat pertama surat biasanya kita mulai antarta lain dengan Surat Anda tanggal … telah saya terima; kadang- kadang orang menulis bukan tanggal melainkan bertanggal atau tertanggal, Tanggal biasanya disingkatnya menjadi tgl., dan tertanggal disingkatkan menjadi ttgl. 2) Menurut makna yang terkandung pada awalan ber dan ter, bentuk bertanggal dapat diterima sebab bertanggal artinya ‘memakai tanggal’, sedangkan tertanggal mengandung arti makna ‘sudah ditanggali’ atau ‘sudah diberi tanggal’ 3) Surat Saudara bertanggal 10 Januari 2001, artinya ‘surat Saudara yang dibubuhi tanggal 10 Januari 2001’, sedangkan surat Saudara tertanggal 10 Mei 2001 artinya ‘surat Saudara sudah dibubuhi tanggal 10 Januari 2001’. Untuk apa ditekankan kata “sudah” karena itu memang sudah jelas berdasarkan situasinya. Bentuk tertanggal rupanya lahir karena pengaruh bahasa Belanda “gedatteerd” (bentuk kata lampau). Jadi, bentuk ini sebaiknya dilupakan saja. Boleh menggunakan bentuk tanggal… atau bertanggal … .b) Isi Surat Pemakaian alinea/paragraf harus diperhatikan. Ini sering dilupakan. Tidak setiap kalimat harus dimulai dengan alinea/baris baru; sebaiknya tiap alinea memuat satu hal supaya penerima surat dengan mudah menangkap isi surat. Harus pula dijaga agar alinea-alinea itu tidak menjadi terlalu panjang. (1) Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur- unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.
  39. 39. 32(2) Penyusunan Paragraf Paragraf adalah sekelompok pernyataan yang berkaitan satu sama lain yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman penerima, memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan,
  40. 40. 33 yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman, yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat- kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf, sebagai berikut. Laporan tentang hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. Namun, di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya, hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.(3) Pilihan Kata Surat-surat yang resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik dan baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomik, ungkapan penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.(4) Kata yang Baik dan Baku Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, entar, kasih, bikin, betulin, kagak dan cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana, mengapa,
  41. 41. 34 nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya. Sebagian kata yang baku dapat dilihat di bawah ini. KATA BAKU KATA TIDAK BAKU Februari Pebruari November Nopember Senin Senen Jumat Jum’at Mengubah Merubah Kuitansi Kwitansi Teladan Tauladan Formal Formil Persen Prosen Sistem Sistim Pertanggungjawaban Pertanggung jawab Pikir Fikir Paham FahamCatatan :Daftar Ejaan kata dan Istillah Bahasa Indonesia dapatdibaca pada Lampiran 1.(5) Kata yang Lazim Surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hidarkanlah perasaan ingin memperlihatkan keintelektualan atau kesarjanaan Anda dengan menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya menggunakan istilah bahasa Indonesia. Gunakan kata masukan bukan input, peringkat bukan ranking, patau bukan monitor.(6) Kata yang Cermat Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surat itu lebih tinggi pangkat dan kedudukannya, ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim surat.
  42. 42. 35(7) Ungkapan Idiomatik Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan idiomatik itu, antara lain, Sesuai dengan Bertemu dengan Berhubung dengan Sehubungan dengan Bertalian dengan Bersamaan dengan Tidak ubahnya seperti Berbicara tentang Berkenaan dengan Disediakan untuk Terbuat dari Terjadi dari Luput dari Terdiri atas Tidak berbeda dengan Disebabkan oleh(8) Ungkapan Penghubung Kata-kata yang Bermiripan Ungkapan penguhubung dalam bahasa Indoensia ada dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung intrakalimat adalah antara lain, baik .......... Maupun..............., antara .................dan, seperti dan misalnya, serta demikian dan sebagai berikut. (a) baik ........... maupun (b) antara .......... dan (c) seperti dan misalnya Ungkapan seperti merujuk kepada uraian selanjutnya, sedangkan misalnya merujuk kepada uraian sebelumnya. Dalam hal ini, kedua kata tersebut tidak dapat dipertukarkan. Contoh:

×