Social Media Plan for State Treasury


Published on

Social media plan developed for the Department of State Treasurer in August 2010.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Social Media Plan for State Treasury

  1. 1. derwin dubosedepartment of state treasurer August 24, 2010
  2. 2. Why dst 2.0?• The term "Web 2.0" is commonly associated with  web applications that facilitate: – interactive information sharing – user‐centered design – collaboration on the World Wide Web. • A Web 2.0 site gives its users the free choice to  interact or collaborate with each other in a social  media dialogue as creators of user‐generated  content in a virtual community, in contrast to  websites where users are limited to the passive  viewing of content that was created for them. 8/24/2010 social media strategic plan 2
  3. 3. Strategic planning process• Understand social media• Listen to ourselves• Listen to others• Create personas• Map our assets• Implement social media• Refine policies and procedures8/24/2010 social media strategic plan 3
  4. 4. UNDERSTANDING SOCIAL  MEDIA8/24/2010 social media strategic plan 4
  5. 5. What is social media?• Social media is a set of technologies with  community and social dimensions that enable  new business models.• 177+ Social Networking sites currently exist• 1,000 Internet devices in 1984 →  1,000,000 in1992 →  1,000,000,000 in 2008  (Shows the Internet is a great outreach tool)8/24/2010 social media strategic plan 5
  6. 6. Who is using social media? US Internet Users Who Currently Maintain a Social Networking Site Profile,  by Generation, 2007‐2009 2007 2008 2009 Millennials 71% 76% 77% (14‐26) Generation X  51% 57% 61% (27‐43) Boomers 30% 31% 46% (44‐62) Matures 10% 14% 36% (63‐75) Total 45% 48% 57% (14‐75) Source:  Deloitte, “State of the Media Democracy Fourth Edition: Select U.S. Highlights”8/24/2010 social media strategic plan 6
  7. 7. What channels are there?8/24/2010 social media strategic plan 7
  8. 8. 8/24/2010 social media strategic plan 8
  9. 9. What are the benefits of using  social media?• Reach people “where they are” and at their convenience• As newspapers go down, Social Media is trending up, and is  becoming a needed commodity.• Allows for two‐way conversation• It’s free• Viral messaging‐ public spreads message for you• Allows public access to government• Fastest way to get out breaking news• You are already being talked about online and someone is  talking about your issues…so, “join the conversation.”8/24/2010 social media strategic plan 9
  10. 10. LISTENING TO OURSELVES8/24/2010 social media strategic plan 10
  11. 11. What communications channels  do we currently use?,,, •Constituent letters •Form RSD letters Web •Treasury Notes •UPP checks •Monitor Postal Mail Email •On the Horizon •Routine emails •Annual Benefits •401(k)/457 Statements DST Print  newsletters •Monitor •On the Horizon 1.0 •401(k)/457 newsletters Media Phone •Press releases •Main line •Interviews, press  Outreach •Retirement hotline conferences •NCCash line •Columns •Routine calls •RSS feed •Treasurer •Financial lit •NCCash, LGC, RSD8/24/2010 social media strategic plan 11
  12. 12. Who are our target audiences?• Active public employees• Retired public employees• Local government officials• Investment community• Legislators• Roundtable groups and associations• Press (local and national)• General public (financial literacy, NCCash)8/24/2010 social media strategic plan 12
  13. 13. What are we saying?DST Proactive Press Messaging, 1/09‐7/10 New  Unclaimed  programs  property and  2% initiatives 11% Policy 21% Financial  literacy 13% "Good  News" Debt 14% 21% Investments 18%SOURCE: Department press releases and statements deployed through the RSS feed since Treasurer Cowell took office. 8/24/2010 social media strategic plan 13
  14. 14. How can DST utilize Facebook and  Twitter? • Publish relevant news stories focused on core messaging Press releases Strategic travel to support Office initiatives  • Make the office relevant to North Carolinians Photo galleries Bios/introductions History of the Office Why does the Office matter? Legislative issues • Notify key constituencies of services provided by the office* Pre‐retirement planning DST‐sponsored conferences and educational events NC Cash outreach Local Government finance tools and expertise Innovation & Economic Development * Emphasis on Office‐related functions and outreach to avoid ST‐centric presentation8/24/2010 social media strategic plan 14
  15. 15. MAPPING OUR ASSETS8/24/2010 social media strategic plan 15
  16. 16. Staffing• Option 1:  Hire a full‐ time Social Media  Manager to centrally  manage the process. • Option 2:  Making social  media a primary  responsibility of existing  staff position. SOURCE:  National Institute on Retirement Security 8/24/2010 social media strategic plan 16
  17. 17. Hours• 1‐5 Hours per Week = Participant – A participant is at the lower end of the scale. Participants can set up MySpace or  Facebook pages and groups, run a Twitter feed, comment on blogs, and/or  upload images to a site like flickr. The most time‐consuming aspect of Twitter is  not the broadcasting aspect but finding followers who will read your content.• 5‐10 Hours per Week = Content Provider – A content provider can start a blog or a podcast. Both activities require slightly  more advanced technical skills and a larger time commitment. Bloggers should  aim for a minimum of at least one post per week, but two or three would be  better. Podcasts can be as infrequent as once per month.• 10‐20 Hours per Week = Community Director – A community director is much more involved with social media. Community  directors can get involved in community web sites, work comment boards, and  create projects in Second Life. Basically this category involves getting involved in  larger scale activities, but, once launched and running, they dont require full‐ time management.Source: Read Write Web and message echoed by The Financial Brand  8/24/2010 social media strategic plan 17
  18. 18. Editorial Calendar • Ensures there are topics  to cover year round • Maintains consistent  updates • Establishes plan for  major annual events – Annual Report – Annual Benefit Statement – Peak Retirement Months – Quarterly and Yearly  Returns – Certain press items8/24/2010 social media strategic plan 18
  19. 19. Tools and Resources• Social Media Monitoring  Software – IBM and Cisco – Vocus and Radian 6 offer  free demos – Google Analytics• Photoshop or other  image software• Video Camera and/or Flip• Digital Camera• Laptop8/24/2010 social media strategic plan 19
  20. 20. IMPLEMENTING  SOCIAL MEDIA8/24/2010 social media strategic plan 20
  21. 21. Steps to implementDST should use social media to better disseminate existing content and messages to current external audiences.1. Focus on Facebook for its initial social media  presence.2. Secondary cross‐posting with Twitter for first  phase.3. Long‐term development of a retirement‐ focused blog.8/24/2010 social media strategic plan 21
  22. 22. Step 1: Facebook• Facebook is a social networking site intended to connect friends, family, and business associates.• Facebook is the largest of the networking sites currently on the web.• Over half a billion users have Facebook accounts – 103 million American users.• Popular features include photo sharing capability, status updates, group sign ups, event planning and blog/website postings.8/24/2010 social media strategic plan 22
  23. 23. Why Facebook?• More than 500 million active users with an average of 130 friends• 50% of active users log on to Facebook in any given day • People spend over 700 billion minutes per month on Facebook• Over 900 million objects that people interact with (pages, groups,  events and community pages) • Average user is connected to 80 community pages, groups and  events • Average user creates 90 pieces of content each month • More than 30 billion pieces of content (web links, news stories, blog  posts, notes, photo albums, etc.) shared each month. • More than 150 million active users currently accessing Facebook through their mobile devices. 8/24/2010 social media strategic plan 23
  24. 24. Our folks are on Facebook Key Insights: • Facebook’s US user base grew from 42 million to 103 million in 2009, a 144.9% growth rate. • The 35+ demographic now represents more than 30% of the entire user base. • The 55+ audience grew a whopping 922.7% in 2009. Facebook Demographics and Statistics Report 2010;  www.istrategylabs.com8/24/2010 social media strategic plan 24
  25. 25. Results from RSD SurveyDo you use online social  What social media group are you networking? subscribed to? No, I dont  know how  to use it,  None 12% 1.40% MySpace 11% No, Im not  Digg .60% interested,  21.80% Facebook 45.70% YouTube 13.10% Yes,  76.80% LinkedIn 9.20% Twitter 8.30%SOURCE: Internal survey of 1259 members of the North Carolina Retirement Systems under the age of 49.8/24/2010 social media strategic plan 25
  26. 26. Step 2: Twitter• Twitter is a “Microblog”• What are you doing? (40 character limit)• On website and via phone• Send and read “tweets,” seen by “followers”• Emerging market for social media with brand following 25 million “tweets” per day 87% aware, only 7% use it 49% of users follow brands and companies Other Social Media: 16%• Cross‐functionality with Facebook8/24/2010 social media strategic plan 26
  27. 27. REFINING POLICIES AND  PROCEDURES8/24/2010 social media strategic plan 27
  28. 28. Concrete recommendations• Central social media manager within  Communications Team• Unified presence across divisions• Written policies and procedures that govern  social media use, including records retention• Service‐level agreements for pre‐approved  content and monthly editorial calendar• Complete integration with website and business  identity package• Weave blog plans into website redesign process8/24/2010 social media strategic plan 28
  29. 29. Concrete cautions• Silos• Unvetted posts (by  principal or staff)• Non‐departmental  information• Employee‐focused  communications• Information that  makes the department  liable8/24/2010 social media strategic plan 29
  30. 30. Next steps• Gain senior‐level approval for moving forward• Develop and approve policies and procedures• Define HR functions for social media  management• Answer strategic questions• Develop service‐level agreements on content• Develop mini‐plans for each social media channel• Launch (January 1, 2011)8/24/2010 social media strategic plan 30