Guia analisis sistemas_septimo_2012

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Guia de la Materia Analisis de Sistemas

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Guia analisis sistemas_septimo_2012

  1. 1. Análisis y Diseño de SistemasIntroducciónRequerimientos del sistemaRequerimientos De EntradaRequerimientos De SalidaRequerimientos de almacenamientoConclusiónBibliografíaINTRODUCCIÓNEn la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en computadorasson el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, lasempresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuandodeciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia.REQUERIMIENTOS DEL SISTEMALos Sistemas de Información por computadora normalmente están integrados por muchos componentes.En la mayor parte de los casos, es difícil para los analistas entender todos estos componentes aúnmismo tiempo; por lo tanto los investigadores tienen que comenzar con preguntas de tipo general conrelación al propósito del sistema sus entradas y salidas de los procesos incluidos.En los grandes proyectos de sistema varios analistas llevan a cabo una investigación en formaseccionada que la distribuyen entre ellos mismos, de manera que cada uno pueda trabajar en formaindependiente.Existen dos estrategias ampliamente utilizadas para determinar los requerimientos de información. Seclasifican en dos tipos:1. - Flujo de Datos.2. - Estrategias de Análisis de Decisión para el Conocimiento para los Sistema de Información.Estrategia del Flujo de Datos.Cuando se siguen un flujo a través de los procesos de negocio, que es el propósito del análisis del flujode datos, le indica a los analistas una gran cantidad de datos sobre como se esta llevando a cabo losobjetivos de la compañía. Al manejar las transacciones y completar las tareas, los datos de entrada seprocesan, almacenan, consultan, utiliza, modifica y se emiten.El análisis de flujo de datos que muestra el estudio y el uso de cada actividad, documenta los hallazgosen los diagramas de flujo de datos.Estrategia del Análisis de Decisiones.La estrategia del análisis de decisiones es un complemento del análisis del flujo de datos. Esta estrategiarealza el estudio de los objetivos de una operación y de las decisiones que deben realizarse para cumplircon los objetivos.Las decisiones se presentan tanto en los niveles operativos como en los de alto nivel gerencial, lasestrategia de análisis de decisión con frecuencia utiliza por parte de alta gerencia para desarrollar la tomade decisiones.La alternativa que selecciona los gerentes responsables en la toma de decisiones, en cuanto a unaestrategia de precios entre un conjunto de alternativas, se maneja de forma diferente a la la opción quetoman un supervisor de departamento para aceptar o rechazar pedidos.La decisión de rechazar pedidos generalmente ocurre con mas frecuencia, de manera que lascondiciones y acciones normalmente se conocen como un aspecto importante. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  2. 2. Etapas en la Estrategia del Análisis del Flujo de Datos.1. - Estudiar las operaciones y procesos en marcha.2. - Identificar cómo se procesan los datos al manejar transacciones y terminar las tareas.3. - Seguir el flujo de datos: * Proceso * Almacenamiento * Recuperación * Salida4. - Añadir gradualmente detalles a los niveles inferiores.Etapas en la Estrategia del Análisis de Decisión.1. - Estudiar los objetivos y decisiones necesarias.2. - Desarrollar un modelo del proceso de decisión.3. - Probar el modelo con datos de prueba.4. - Identificar los requerimientos del proceso para los datos.REQUERIMIENTOS DE ENTRADAEs el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios, en esta existen aspectosgenerales que todos los analistas deben tener en cuenta estos son: Objetivos del Diseño de Entrada. Captura de Datos para la Entrada.Objetivo del Diseño de Entrada:Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, larealización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable parasu procesamiento así como la entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea yasea documentos escritos, impresos ó por personas que los escriben directamente al sistema.Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los retrasos, controlar loserrores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son: Control de la Calidad de Entrada Evitar los Retrasos Evitar los errores en los datos Evitar los pasos adicionales Mantener la Sencillez del ProcesoControl de la Calidad de Entrada:Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de datos en laentrada: Las Operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son. La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho mas tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.Evitar los Retrasos: También conocido con el nombre de cuello de botella son siempre uno de los objetivos que el analista evita al diseñar la entrada, una forma de evitarle es utilizar los documentos de retorno. Evitar los errores en los datos: Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  3. 3. La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre mas pequeña sea esta menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de datos.Evitar los Pasos Adicionales: Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación es algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o quitar pasos cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un día.Mantener la sencillez del Proceso: El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo proporcionarán métodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada por cualquier usuario. Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no exista ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo y que domine.Captura de Datos para la Entrada: En una transacción existen datos importantes y otros que no, el analista debe saber cuales utilizará y cuales en realidad deben formar la entrada. Existen dos tipos de datos: datos variables datos de identificaciónDatos Variables: Son aquellos que cambian para cada transacción o toman de decisión.Datos de Identificación: Estos son los que identifican en forma única el artículo que esta siendo procesado.REQUERIMIENTOS DE SALIDANiveles de diseñoEl diseño de sistema se representa a través de dos fases: el diseño lógico y el diseño físico.Cuando los analistas formulan un diseño lógico; escriben las especificaciones detalladas del nuevosistema; esto es, describen sus características: las salidas, entradas, archivos y bases de datos yprocedimientos; todos de manera que cubran los requerimientos del proyecto.El diseño lógico de un sistema de información es como el plano de un ingeniero para armar un automóvil:muestra las características principales(motor, transmisión y área para los pasajeros)y como se relacionanunas con otras(donde se conectan entre sí los componentes del sistema, o por ejemplo, cuan separadasestán las puertas.Los informes y la producción del analista son los componentes de todo el mecanismo que emplea elingeniero. Los datos y procedimientos se ligan y entonces se produce un sistema que trabaje.El diseño lógico también especifica las formas de entrada y las descripciones de las pantallas de todaslas transacciones y archivos a fin de mantener los datos de inventario, los detalles de las transacciones ylos datos del proveedor. Las especificaciones de los procedimientos describen métodos para introducirlos datos, corridas de informes copiados de archivos y detección de problemas.El diseño físico, actividad que sigue el diseño lógico, produce programas de software, archivos y unsistema en marcha, las especificaciones del diseño indican a los programadores que debe hacer elsistema. Los programadores a su vez escriben los programas que aceptan entradas por parte de losusuarios, procesan los datos, producen los informes y almacenan estos datos en los archivos. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  4. 4. Utilización de los Datos de Requerimientos:El alcance del diseño de sistemas se guía por el marco de referencia para el nuevo sistema desarrolladodurante el análisis. Los datos de los requerimientos, recopilados durante la investigación, conforman lasactividades y componentes del sistema. Los analistas formulan un diseño lógico que apoya los procesosy decisiones, los contenidos del sistema pueden cambiar como resultado de un nuevo diseño.El diseño lógico va de arriba hacia abajo, como lo hizo la determinación de requerimientos.En primer lugar se identifican las características generales, como informes y entradas; en el diseño de lasalida por ejemplo, los analistas deben conocer la longitud de campo de un dato específico paraestablecer cuanto espacio dejar en la información, en la pantalla de despliegue visual o archivo.Participación de los Usuarios:Los gerentes y usuarios del sistema también poseen un papel importante en le diseño del sistema; no essolamente el proyecto del analista. Durante el diseño, a algunos se les pide que revisen los borradores delos informes, que examinen los formatos de entrada y que ayuden en la escritura de los procedimientospara decirles a otras personas como utilizar el sistema en forma apropiada.La participación del usuario proporciona al analista una retroalimentación importante conforme avanza enel diseño; además asegura a los usuarios tengan un conocimiento no técnico de lo realizara o no elnuevo sistema.Esta visión general del diseño de sistemas subraya los aspectos de diseño que se verán mas adelante enel diseño de la salida de sistema.Prototipo de Sistemas:Los requerimientos del sistema y las especificaciones de diseño se establecen con claridad y son muybien entendidas, y los analistas tienen la experiencia para convertir los requerimientos en un sistemaeficiente y que trabaje bien. Los prototipos de sistemas pueden desarrollarse para proporcionar lainformación necesaria y producir un sistema adecuado.Razones para Desarrollar Prototipos de Sistemas:A pesar de los mejores esfuerzos de los analistas de sistemas, las necesidades de información nosiempre se establecen correctamente. Esto puede ocurrir por dos razones:Los usuarios pueden saber solo lo que necesitan mejorar el sistema en ciertas áreas del negocio, o quedeben modificar los procedimientos existentes; por otro lado, conocer que mejor información paraadministrar ciertas actividades.Métodos para el Desarrollo de Prototipos:Los sistemas de prototipo se pueden desarrollar utilizando lenguajes de programación y métodosconvencionales. El procesamiento y los controles de entrada pueden faltar y la documentación delsistema normalmente falta en su totalidad.La clave esta en las pruebas de las ideas y en proporcionar suposiciones sobre los requerimientos, notanto en la eficiencia del sistema o en exactitud o perfección. En algunos casos cuando el sistema seutiliza en forma muy frecuente en la formulación de La forma en que sé esta llevando a cabo el diseño desalida del sistema.Diseño de la Salida de Sistemas:A menudo, para los usuarios la característica más importante de un sistema de información es la salidaque produce. Si la salida no es de calidad, se pueden convencer de que todo el sistema es taninnecesario que eviten su utilización y, por lo tanto, posiblemente ocasionen errores y que el sistemafalle.Diseño Lógico de la Salida:Él termina "salida" se aplica a cualquier información producida por un sistema, ya sea impresa,desplegada o verbal. Cuando los analistas diseñan la salida, seleccionan métodos para representar lainformación y crean documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por el Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  5. 5. sistema.Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas. Para algunos, como un informe de inventarios dela cantidad de mercancía, el sistema del computador, bajo el control del programa, nada mas consulta losdatos que se tienen a mano en el almacenamiento, y los ensambla en una forma que sea presentable.Otra salida puede requerir procesamiento sustancial, antes de que este disponible para utilizarlo.Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida en forma audible. La salidaimpresa puede utilizar papel en blanco o formas preimpresas, la salida visual puede utilizar una omúltiples pantallas para desplegar información.Selección de los Métodos de Salida.Los sistemas de información ya sean que se desarrollen sobre sistemas pequeños de escritorio o sobregrandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la salida los cuales se clasifican en: Impresión Pantalla Despliegue y audioSalida ImpresaEste tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de informes impresos, sinembargo la decisión de utilizar salida impresa no debe ser automática, debe haber alguna razón como lanecesidad de enviar a un cliente o proveedor un documento por correo, tener un registro impreso de losdatos o circular una cantidad de información a diferentes personas en forma simultanea. Un informe biendiseñado puede reemplazar a otro elaborados pobremente, proporcionando detalles innecesarios la cualno ayuda nada. Las opciones de salida impresa más comunes en las empresas son en papel, informefilmados, formas especiales y formas para enviar por correo.Objetivos de la Salida Expresar la Información Relacionada con Actividades Pasadas, Estado Actual o Proyecciones para el Futuro. Señalar Eventos Importantes, Oportunidades, Problemas ó Advertencia. Iniciar una Acción Confirmar una Acción.El objetivo principal durante el diseño de salida de la computadora es la información que será presentadaa las personas, puede afirmarse que la salida de la computadora es para las personas, es por esto queno se aborda la forma en que los datos se mueven entre los procesos o entre los almacenamientos dedatos.Tipos de salidaLa Salida del Sistema Puede Ser: un reporte un documento un mensajeDe acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o presentada en unapantalla, el contenido de la pantalla tiene su origen en las siguientes fuentes: Recuperación de un Dispositivo de Almacenamiento. Transmisión desde un Proceso o Actividad del Sistema. Directamente desde una Fuente de Entrada. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  6. 6. REQUERIMIENTOS DE ALMACENAMIENTOLa memoria de la computadora (RAM) es un lugar provisional de almacenamiento para los archivos queusted usa. La mayoría de la información guardada en la RAM se borra cuando se apaga la computadora.Por lo tanto, su computadora necesita formas permanentes de almacenamiento para guardar y recuperarprogramas de software y archivos de datos que desee usar a diario. Los dispositivos de almacenamiento(también denominados unidades) fueron desarrollados para satisfacer esta necesidad.Los siguientes constituyen los tipos más comunes de dispositivos de almacenamiento:Unidades de: Disco duro Disquete Compresión ZIP CD DVDDisco DuroEl disco duro es el sistema de almacenamiento más importante de su computador y en el se guardan losarchivos de los programas - como los sistemas operativo D.O.S. o Windows 95, las hojas de cálculo(Excel, Qpro, Lotus) los procesadores de texto (Word, WordPerefct, Word Star, Word Pro), los juegos(Doom, Wolf, Mortal Kombat) - y los archivos de cartas y otros documentos que usted produce.Un Disco Duro en Buen Estado.Existen varias cosas que usted puede realizar para prevenir que la computadora le devuelve mensajes deerror molestos. A continuación encontrará una lista de programas diferentes disponibles para asegurarsede que la unidad de disco duro se mantenga saludable y funcionando a plena capacidad. (Estándisponibles estos programas de ejemplo a través de Windows 95. Usted puede comprar otros programaspara realizar las mismas tareas; simplemente hay que hablar con un distribuidor local de software para lacomputadora.)Utilidad de Desfragmentación de Disco.Al transcurrir el tiempo, es posible que los archivos se vuelvan fragmentados porque se almacenan enposiciones diferentes en el disco. Los archivos estarán completos cuando los abra, pero la computadoralleva más tiempo al leer y escribir en el disco. Están disponibles programas de desfragmentación quecorrigen esto. Para obtener acceso al programa de desfragmentación de disco bajo Windows 95, hagaclic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en Utilidad deDesfragmentación de Disco.Compresión de Datos.Usted puede obtener espacio libre en la unidad de disco duro o en disquetes al comprimir los datos queestán almacenados en éstos. En Windows 95, haga clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luegoen Herramientas de Sistema. Haga clic en DriveSpace.Detección de DañosSi experimenta problemas con los archivos, tal vez quiera averiguar si existen daños en el disco.ScanDisk de Windows 95 verifica los archivos y las carpetas para encontrar errores de datos y tambiénpuede verificar la superficie física del disco. Para ejecutar ScanDisk, haga clic en Inicio. IlumineProgramas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en ScanDisk. Además, es posibleque la unidad de disco duro puede estar infectada con un virus, si ha transferido los archivos o datos deotra computadora. Existen varios programas de detección y limpieza de virus que están disponibles parausted. Simplemente hay que pedirlos del distribuidor local de software para computadoras. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  7. 7. RespaldoSi la unidad de disco duro se descompone o si los archivos se dañan o se sobrescriben accidentalmente,es una buena idea contar con una copia de respaldo de los datos de la unidad de disco duro. Estándisponibles varios programas de respaldo de uso con cintas, disquetes y aun con los mediosdesmontables. A menudo, la computadora tendrá una utilidad de respaldo ya instalada.Unidad de Disquete y CDPuede obtener acceso a la unidad de CD y la unidad de disquetes desde el panel frontal de lacomputadora. La unidad de CD consiste en un dispositivo de 5,25 pulgadas con una ranura cubierta ocon una bandeja deslizable, un botón de carga / expulsión y un indicador de actividad luminoso. Launidad de disquetes consiste en un dispositivo de 3,5 pulgadas con una ranura cubierta, un botón deexpulsión y un indicador de actividad luminoso. Escritura Lectura Nombre TiposPor grabación magnética de pistas Por censado mediante la Disco Disco rígido,concéntricas mediante una cabeza misma cabeza que escribió magnético disquete, Zip,constituida por un electroimán. actuando en forma inversa (para lectura Jazz, Bernouilli y escritura) Floptical.Por modelado de hoyos formando una Censado por rayo láser de la CD-ROM DVD-ROMpista en espiral, por inyección de plástico longitud de los hoyos (sólo lectura) (sólo lectura)en un molde metálico (producción grabados y de la distanciamasiva de CDs) que separa dos hoyos sucesivosPor efecto térmico de un rayo láser se Censado por rayo láser de la CD-R (Sólomodifica la transparencia de porciones longitud de las porciones lectura)de una pista en espiral, en una capa de transparentes y las nomaterial orgánico transparentes de la espiral grabadaPor grabación magnética auxiliada por Censado de campos MO (lectura yacción térmica de una rayo láser de magnéticos en las pistas por escritura)potencia su efecto en un rayo láserPor efecto térmico de un rayo láser de Censado por rayo láser del CD-RW ó E DVD-RAM, PDpotencia se modifica el estado cristalino estado cristalino del material (para lecturade un material de las pistas y escritura) Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  8. 8. SistemaIntroducciónCaracterísticas importantes de los sistemasExposición general de los sistemasClasificación de los sistemasTipos de sistemaProcesamiento por lotes y en líneaINTRODUCCIÓNEs un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Nuestrasociedad está rodeada de sistemas. Ejemplo. Cualquier persona experimenta sensaciones físicas graciasa un complejo sistema nervioso formado por el cerebro, la médula espinal, los nervios y las célulassensoriales que se encuentran debajo de la piel; estos elementos funcionan en conjunto para hacer queel sujeto experimente sensaciones de frío, calor, comezón, etc. Las personas que se comunican con ellenguaje, que es un sistema muy desarrollado formado por palabras y símbolos que tienen un significadopara el que habla y para quienes lo escuchan. Asimismo, las personas viven en un sistema económico enel que se intercambian bienes y servicios por otros.Es un conjunto organizado de partes unidas por interactuaciones reglamentada, grupo de individuomáquina y métodos conformado de tal manera que está organizado en función de un determinadoobjetivo.CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE LOS SISTEMASLos sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que seencuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con su medio ambiente(reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos. Aquellos que no interactúan consu medio ambiente se conocen como sistemas cerrados. Todos los sistemas actuales son abiertos. Esasí como los sistemas cerrados existen solo como un concepto, aunque muy importante como se veramas adelante.El elemento de control esta relacionado con la naturaleza de los sistemas, sea cerrado o abierto. Lossistemas trabajan mejor "se encuentra bajo control cuando esperan dentro de los niveles de desempeñotolerable. por ejemplo, las personas trabajan mejor sobre su temperatura es de 37 grados centígrados.Quizás una desviación de 37 a 37.5 grados no afecte en mucho desempeño aunque algunos casos, ladiferencia puede ser notable. Una mayor desviación sin embargo, tal como una fiebre de 39.5 grados,desencadena un cambio drástico en funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permaneceinactivo hasta que se corrija su condición.El contraste durante del diseño los análisis tienen la responsabilidad de identificar las característicasimportantes y necesarias que deben tener los nuevos sistemas. El analista específica la forma que enque va a operar el sistema y subsistema, las entradas requeridas, las salidas que se deben producir y lostrabajos que se efectuaran tanto por las computadoras como en forma manual. Por otro lado, losanalistas también participan en el control de los sistemas básicamente en dos formas: la primera cuandose describen los elementos de control tales como estándares y métodos para evaluar el desempeño en larealización con los demás estándares para los sistemas de información diseñan. Al mismo tiempo, lossistemas especifican proporcionan información a los directivos y usuarios que permiten a esto determinarsi los sistemas que lo administran operan correctamente. Incorporar mecanismo de retroalimentación es Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  9. 9. un paso esencial en el diseño ya que su inclusión permite sostener las actividades de ambos sistemas.Ninguno de los sistemas perdurara si falta a un control adecuado.La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Existe un sistema legislativo, por ejemplo, paraestudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que lo resuelva. El sistemade encendido de un automóvil tiene claro propósito de quemar el combustible para crear la energía queemplea los demás sistemas del automóvil.Para alcanzar con sus objetivos el sistema interacciona con su medio ambiente, el cual esta formado portodos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas.Este ejemplo muestra además la importancia del control en los sistemas de todo tipo. Todos los sistemastienen niveles aceptables de desempeño, denominados actuales. Siempre deben anotarse lasactividades para poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar losresultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de controlrecibe el nombre de retroalimentaciónRetroalimentación de los resultados de la computadora. 1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable 2. Un método para medir el desempeño actual 3. un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar 4. Un método de retroalimentaciónPartes De Un Sistema a. Parte material, que son los elementos que los constituyen. b. Parte dinámica, que son las relaciones entre dicho elementos.EXPOSICIÓN GENERAL DE LOS SISTEMASLa palabra "sistemas" es un término ubicuo que sirve para describir un gran número de cosas, objetos,métodos o grupos. Un grupo ordenados de hechos, principios, doctrinas, creencias., y tradiciones; porejemplo el sistema de gobierno democrático, se describe como un sistema. El sistema respiratorio de unser viviente es un conjunto de órganos o partes que desempeñan una o más funciones vitales.Elementos De Un Sistema Componentes, las diversas partes o actividades que el sistema necesita para alcanzar sus objetivos, ejemplo: local, personal. Recursos: Todo lo que alguna forma puede controlar el sistema, ejemplo capital, maquinaria. Entorno: constituye todo lo exterior al sistema pero en interrelaciones permanentes. En ningún caso está controlado por el sistema, ejemplo: cliente, impuesto.CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMASUn modo conceptual de clasificar los sistemas se basa en dos criterios distintos, que son los siguientes: 1. Nivel de Predictibilidad. Este criterio está basado en un doble esquema: determinista y probabilista. 2. Nivel de complejidad. Adoptando este criterio, es posible clasificar los sistemas en tres categorías: sencillos, complejos y sumamente complejos.Un sistema determinista sencillo, es aquel que contiene pocos subsistemas e interrelaciones y revela uncomportamiento enteramente predecible.Un sistema sencillo también puede ser probabilista. Por ejemplo, el lanzar al aire una moneda es unsistema sencillo. Pero a la vez notoriamente probabilista. Un sistema de control de calidad que pronosticael número de piezas defectuosas pero al mismo tiempo probabilista.TIPOS DE SISTEMA Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  10. 10. Los seis sistema principales de información requeridos por los cuatro niveles de la institución. Lossistemas se construye para servir a los cuatros niveles de organización. Los sistemas de procesamientode operaciones (SPO) sirven a nivel operativo de la institución. Los sistemas de trabajo del conocimiento(STC) y la automatización de oficinas (SAO)y los de automatización de oficinas (SAO) sirven a nivel deconocimiento de la institución. Los sistemas de soportes a las decisiones (SDD) y los sistemas deinformación para la administración (SIA-MIS) sirven a nivel de administración. Los sistemas de soportegerencial (SSG) sirven a nivel estratégico de la institución. SISTEMA SIMPLE COMPLEJO EXTREMADAMENTE COMPLEJO Balines de acero en una pista Computadora No hay DETERMINISTA clasificación Línea de ensamblaje de Bodega automatizada producción Lanzar una moneda al aire Pequeña Corporación Gran Corporación PROBABILISTA Sistema de control Sistema de Inventario Economía nacional de calidadTabla de Clasificación de sistema.Descripción De Los Sistemas Vocabulario Y SímboloLos sistemas pueden ser descrito usando un vocabulario especial y un conjunto especifico de símbolosgráficos.Racionalización De Los ProcedimientosEs la modernalización de los procedimientos normales de operaciones para maximizar las ventajas de lacomputación y hacer más eficiente a los sistemas de información. Muchos de los avances en elprocedimiento de la información de la década pasada son el resultado de un diseño de sistema innovadory poderoso y de la racionalización de los procedimientos, y no únicamente de una mejor tecnología.Símbolos Empleados Para Describir Los Sistemas De Información.Si un sistema de información se representa gráficamente, a menudo es más fácil entender como trabaja.Para ayudar a interpretar las funciones y el diseño de los sistemas, en esta sección se presenta algunosde los símbolos más comunes para representar a los sistemas de información. Cincos clases de símbolosson importantes para la mayoría de las descripciones de sistema: Alimentación: Entrada por teclado y dispositivo de digitalización. Procesamiento: Computadora. Almacenamiento: Cinta magnética, almacenamiento en línea, base de dato, disco óptico. Telecomunicaciones: Enlace como cable, línea telefónica o transmisión inalámbrica. Salida: pantalla en línea, documento, impresora.PROCESAMIENTO POR LOTES Y EN LÍNEA Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  11. 11. Un método de procesamiento de información en el cual las operaciones se acumulan y almacenan hastaun momento determinado cuando es conveniente o necesario procesarla en grupo. Este era el únicométodo de procesamiento hasta principios de los setenta y se emplean aún en los sistemas más antiguo.Procesamiento en LíneaUn método de procesamiento de información en el que las operaciones entran directamente al sistema decómputo y se procesan de inmediato.Las demanda de los negocios determinan el tipo de procesamiento. Si el usuario requiere de informes osalidas periódicos u ocasionales, como la nómina o informes anuales, el procesamiento por lotes resultamás eficiente. En los sistemas por lotes, las operaciones se acumulan en un archivo de operaciones.ARCHIVO DE OPERACIONES: en los sistemas por lotes, el archivo en donde se acumulan todas lasoperaciones en espera de ser procesada. De manera periódica, este archivo se usa para actualizar unarchivo maestro.ARCHIVO MAESTRO: contiene toda la información permanente y se actualiza durante el procesamientomediante los archivos de las operaciones. El archivo maestro se actualiza de manera continua. En elprocesamiento en línea existe una conexión directa a la computadora para la alimentación y la salida.Fases A Desarrollar En La Realización De Un SistemaPara realizar un Sistema, se deben en cuenta estas cuatros fases:FASE I: Estudio de factibilidadFASE II: Análisis y diseño del SistemaFASE III: Desarrollo del SistemaFASE IV: Puesta en marcha y Evaluación del nuevo sistemaDatosLos datos son hechos aislados y en bruto los cuales, situado en un contexto significativo mediante una ovarias operaciones de procesamiento, permiten obtener deducciones relacionadas con la evaluación eidentificación de personas, eventos y objetos.La empresa recibe una cantidad ilimitada de datos que provienen de fuentes internas y externas. Sifueran procesados sin una finalidad informativa, su abundancia sería excesiva.InformaciónEs la parte que alimenta a un conjunto de funciones que hacen que una organización operen.La información se distingue substancialmente de los datos en que estos últimos son mensajes en bruto yno evaluados, mientras que la primera significa un aumento de conocimientos, obtenido por el receptormediante la coordinación apropiada de los elementos de los datos con las variables de un problema.La información es un acontecimiento, o una serie de acontecimientos, que llevan un mensaje y que, al serpercibida por el receptor mediante de sus sentidos, amplía sus conocimientos.Función De La Información La función primordial de la información y por tanto la de un sistema de información, consiste en aumentar el conocimiento del usuario, o en reducir su incertidumbre. La información proporcionada a quien debe tomar una decisión indica la probabilidad del factor de riesgo a diferentes niveles de riesgo. La información sólo puede señalar posibilidades y quizás una serie de alternativas a diferentes niveles de ingreso. Por tanto, la función de la información consiste en reducir la gama de solución. Otra de las funciones principales de la información es la de proporcionar un conjunto de estándares, de regla de evaluación y de regla de decisión para la determinación y comunicación de advertencias y retroalimentación para fines de control. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  12. 12. Producción De Información A Partir De Los DatosEsta transformación se puede enfocar desde un punto de vista lógico, es decir, de las operacioneslógicas que se realizan con los datos, y desde un punto de vista material y técnico, ósea, de los métodosde más alto nivel de acuerdo con los cuales se lleva a cabo las operaciones con los datos.ResumenLos datos son la materia prima para producir información; son hechos aislados que pueden convertirseen un todo comprensible por medio de los modelos de decisión.La información es el producto primordial de los sistemas correspondiente. La ruina de las decisiones es laincertidumbre puesto que con la información disminuye la incertidumbre, se observa que es la clave paratomar decisiones inteligentes. La información desempeña dos funciones básicas: reduce la gama dedecisiones y proporciona retroalimentación.La información es un servicio útil y valioso y, como tal, es necesario destinar costos para producirlas.Sub-SistemaEs el componente físico de mayor nivel en que un sistema puede ser subdividido.Sistema De Información"Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto"."conjunto general de procedimientos orientados hacia la generación, evaluación, almacenamiento,recuperación de datos.Casi el 80% de un día típico de un ejecutivo esta dedicado a la información, recibiéndola comunicándolay utilizándola en una amplia variedad de tarea. En virtud de que la información es la base de virtualmentetodas las actividades realizadas en una compañía, deben desarrollarse sistema para producirla yadministrarla. El objetivo de tales sistemas es asegurar que información exacta y confiable estedisponible cuando se le necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable. Un sistema deinformación es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El énfasis ensistema significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar las actividades dela organización.Debido a las grandes necesidades de información de manera continua por parte de la empresa, amenudo es necesario desarrollar un subsistema para procesar y manejar la información como un recurso.Tal sistema de información, como se denominara en adelante, debe ser capaz de proporcionar a lagerencia información para la toma de muchas decisiones necesarias en un entorno competitivo.Clasificación De Los Sistemas De Información. Podemos clasificar los sistemas de diversas formas: Por el grado de formalidad; Por el nivel de automatización conseguido; Por su relación con la toma de decisiones; Por la naturaleza de sus entradas y salidas; Por el origen y el grado de personalización; Por el valor que representan para la organización.En los párrafos siguientes trataremos estas clasificaciones utilizando el ejemplo de la jornada de trabajode John como referencia.Que Hace Un Sistema De InformaciónUn sistema de información ejecuta tres actividades generales. En primer termino, recibe datos de fuentesinternas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después actúa sobre los datos paraproducir información. O sea es un sistema generador de información. Los procedimientos determinancomo se elabora dicha información. Finalmente, el sistema produce la información para el futuro usuario, Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  13. 13. que tal vez sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivoPor que los administradores necesitan sistema de información.Los gerentes o administradores exitosos son aquellos que están mejor capacitados para administrar yutilizar la información, con el fin de toma de decisiones oportunas y eficaces. Los sistemas de informaciónfacilitan el aprovechamiento de dos ingredientes clave en una organización acertada: la información y elpersonal. La gerencia necesita sistema de información por siete razones que se presentan en estasección.Requisitos de los sistemas de información.Se han tratado en forma extensa los datos y la información, según se aplican en las empresas y en laadministración. Resulta ahora evidente que hay una fuerte relación entre los datos y la información. Losdatos son procesados para producir la información necesaria en la toma de decisiones y en la resoluciónde problemas. Estos puntos tienen importantes implicaciones para el desarrollo y uso de los sistemas deinformación computarizados. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  14. 14. La organización como sistema Un enfoque hacia la gestión tecnológicaIntroducción.Sub sistema de gestión administrativa.Sub sistema de gestión financiera.Sub sistema de gestión de la gente.Sub sistema de gestión de la calidad.Sub sistema de gestión tecnológica.Referencias.Introducción.El preámbulo de la organización postmoderna lo constituye la conceptualización de la organización comoun sistema. Este enfoque incluye dos perspectivas: La organización como sistema comprende tres subsistemas como vectores funcionales interrelacionados que no tienen una misma orientación, los cuales son: Tecnológico, Humano-social y Administrativo, que buscan mejoras en el desempeño organizacional. La organización como sistema se caracteriza por una integración dentro de un Subsistema Ambiental liderizada por uno Gerencial que agrupa sinergias de los Estratégicos, Tecnológicos, Estructural, Humano-cultural, todo esto en un marco de una arquitectura congruente.Según Carlos Pittaluga (Fue mi profesor en el IESA) (2002) la arquitectura congruente viene a ser laintegración de los Subsistemas Estratégicos, Estructural, Tecnológico, Humano-cultural y Gerencial bajouna serie de premisas que le permiten interactuar con un entorno de forma tal de lograr los objetivos de laorganización. Esta arquitectura responde en forma consistente, ya sea a un entorno estable y seguro ouno turbulento.La organización como sistema se basa en el manejo de la totalidad de la información sin limitación algunade opciones con un alto contenido de valoración y permitiendo la expansión de la misma no limitada a lapresencia en los diferentes ámbitos geográficos, llegando a la definición de una organización virtual,donde sólo existen restricciones en el ámbito de control.Todo lo anterior se resume en un concepto que permite llegar a una organización adaptable y flexible queconlleva a la adaptación de las organizaciones al cambio.Las implicaciones para la gerencia se pueden resumir en cambios estructurales, cambios de perfiles delos integrantes y responsabilidades compartidas en todos los niveles de la organización. Implica tambiéncambios radicales en las estrategias gerenciales tradicionales basadas en conceptos de estructuraspiramidales con limitación de funciones decisorias.En la empresa de hoy hablamos de un sistema de gestión para referirnos a un conjunto de sub sistemasde varias disciplinas del saber, que es necesario dominar para afrontar los retos de la empresa de hoy.Los mismos están formados por una estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursosnecesarios para su funcionamiento de forma sistemática.SUB SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAExiste un sub sistema de gestión administrativa que abarca todo lo relacionado con el proceso medianteel cual se realizan y se finalizan actividades eficientemente con y a través de otras personas, ésteproceso representa las funciones primarias con las que los administradores están comprometidos y cuyasfunciones principales son tradicionalmente clasificadas en: planificación, organización, dirección y control.El proceso de planificación comprende la definición de objetivos y metas de la organización y elestablecimiento de estrategias para alcanzarlas, ésta planificación podría ser del tipo estratégica, táctica Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  15. 15. u operativa. La planificación es una función de todos los administradores de una organización, aunque sucarácter y alcance varían de acuerdo con la autoridad de cada uno, y con la naturaleza de las políticas ylos planes establecidos por la alta dirección.Organización como parte de la función administrativa se refiere al acto de organizar, integrar y estructurarlos recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar lasatribuciones de cada uno. Según Robbins, S. Y De Censo, D. (1996). es el "proceso mediante el cual seestructuran los recursos humanos y físicos con el fin de alcanzar los objetivos que se han marcado". Estonos indica que debemos tomar en cuenta el aspecto estructural y el aspecto humano en el proceso deorganización.Según Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) "la dirección por el contrario es una combinación deatributos y capacidades personales, entre ellos la visión, la energía y el conocimiento puesto enfuncionamiento para lograr influir en la conducta de otros individuos y conseguir que se logren las metaspropuestas". Para lograr un proceso de dirección efectivo es necesario tomar en cuenta distintos factores,entre los que se destacan el comportamiento individual, el comportamiento de grupos y equipos, ladinámica motivacional, la dinámica comunicacional y el liderazgo.Según Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997), el control es el proceso de mantener la conformidaddel sistema. Por su parte Robbins, y de Censo, D. (1996) definen el control como el proceso para verificarlas actividades a fin de asegurarse de que se están llevando a cabo como se planeó y de corregircualquier desviación significativa. En el proceso de control, los aspectos claves son: los fundamentos, lasherramientas y las técnicas.SUB SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERAExiste un sub sistema de gestión financiera que trata lo concerniente a implementar políticas y accionestendientes a lograr la eficiente administración de los recursos económicos asignados o generados porparte de la organización, y la perfección de la forma en que la empresa produce y vende conforme lasnecesidades del mercado, garantizando el equilibrio y la estabilidad económica de la organización.El sistema de gestión financiera también tiene como objetivo influir en el comportamiento de los costos eingresos, a fin de que se dispongan de los recursos suficientes para llevar a cabo la ejecución de losprocesos productivos. De igual forma procura la búsqueda de financiamiento para la ejecución de nuevosproyectos de inversión, solventar el pago de los compromisos adquiridos y velar por el uso racional de losrecursos asignados en el presupuesto a cada departamento de la organización.Actualmente, en la empresa moderna, las decisiones se toman de una forma mas coordinada y laconexión entre los distintos departamentos resulta imprescindible. Por ello cualquier responsable de áreadebe tener unos conocimientos básicos en cuestiones financieras, tomando en consideración que losobjetivos generales de cualquier empresa son de tipo financiero y casi todas las decisiones empresarialestienen consecuencias financieras. El conocimiento de estas premisas resultan de suma importancia paraconocer en que situación se encuentra la empresa y como se debe planificar su futuro.Tiempo atrás, el conocimiento de las finanzas quedaba reservado al departamento o persona encargadade tal labor, y los restantes departamentos se limitaban a sus respectivas responsabilidades, haciendoabstracción de temas concernientes a las finanzas de la empresa.SUB SISTEMA DE GESTIÓN DE LA GENTEJay R. Galbraith en su obra Designing Organizations (1995) hace inseparables tanto los parámetros deintegración y de respuesta de los individuos en las organizaciones empresariales como los parámetros dediseño organizativo. Se plantean desde el marco de la estructuración organizativa temas básicos, con uncarácter contingente y estratégico, como: El comportamiento organizacional, los modelos motivadores,los sistemas retributivos o de recompensa, el sistema de liderazgo de grupos, el cumplimiento de lasnormativas, los sistemas de promoción, la participación, la implicación y la identificación con los sistemasdinámicos de objetivos. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  16. 16. El análisis estratégico de la empresa, a partir de este enfoque, exige un planteamiento de la organizaciónempresarial como sistema integrado, donde se relacionen de forma inseparable los factores externos decontingencia con los factores intrínsecos, así como con los parámetros del diseño organizativo y losparámetros del comportamiento humano.El factor clave de eficacia de la empresa moderna radica en su capacidad de respuesta, en su capacidadde adaptación a nuevas situaciones, nuevos mercados, nuevas tecnologías y nuevos productos, juntocon la capacidad de mantener la coherencia estructural interna en cada momento y situación. Es por elloque en este proceso de cambio que están viviendo las empresas modernas de flexibilidad organizativacomo estrategia de empresa, la capacitación y capacidad de integración de las personas que la integranen el proyecto empresarial y su comportamiento son inseparables del diseño mismo de la estructuraorganizativa.La mejora continua de los productos, los procesos, los equipos, la organización y el personal, seconvierte en el modo natural de operar para la empresa moderna. La constante medición del desempeñoen todos los planos y la comparación con los objetivos y las metas sirven de brújula para identificar elrumbo preferente de las mejoras en cada momento. Todo eso implica un cambio profundo en el modo deconcebir la contribución del personal de todos los niveles al éxito de la empresa.La noción de gestión de la gente, en contraposición a la de recurso humano, expresa el nuevo modo deincorporar a la gente como socios técnicos de la empresa. La acumulación de conocimientos yexperiencia en obreros y empleados, en todos los niveles y en todas las funciones, junto a la capacidadpara articular esas capacidades, se va convirtiendo en una de las principales claves de la gerenciamoderna. De hecho, la experiencia mundial indica que es más efectivo invertir primero en cambioorganizativo y recalificación del personal, para luego invertir en nuevas tecnologías.En la empresa moderna los procesos vinculados a la gente provienen de un modelo único basado encompetencias y resultados visibles que reconocen la excelencia y el mérito. El fin último de la gestión dela gente es la generación y desarrollo de negocios de acuerdo a la visión y estrategia de la empresa. Losprocesos de gestión de la gente facilitan, habilitan y promueven el aprendizaje y desarrollo delconocimiento, centrándose en la gente y creando valor para la persona y la empresa. Los procesos degestión de la gente hacen especial énfasis en aspectos éticos y equitativos del personal interno ycandidatos externos a la organización.SUB SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) en su libro Gestión, Calidad y Competitividad definen al subsistema de gestión de la calidad como "El compromiso de dirigir la organización como un todo en base ala prevención, de manera que no haya nada que seleccionar y apartar", y pretende, como objetivo últimola satisfacción de las necesidades, tanto expresadas como implícitas del cliente o consumidor,fundamentado en asegurar y garantizar, de forma inequívoca y objetiva, que la calidad ofertada coincidacon la demanda, con el fin de alcanzar ventajas competitivas. Pero, además, permite una significativamejora y sistematización de la gestión empresarial en su conjunto, al actuar sobre los diversoscomponentes del sistema empresarial: la estructura organizativa, las personas, las actividades oprocesos desarrollados por las mismas y los productos obtenidos.El sistema de gestión de la calidad incluye el sistema de control de calidad como una de sus funciones,pero comprende asimismo otras actividades como la fijación de términos de referencia, la mejoracontinua y los equipos de calidad.Las actividades fundamentales en la fijación de términos de referencia son: conocer las operacionespropias y valorar sus puntos fuertes y débiles, identificar a los líderes y competidores en su ramaindustrial e incorporar lo mejor y conseguir ser superior.Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) proponen el desarrollo de un sistema de gestión de lacalidad que tiene como objetivo general llevar a cero la probabilidad de que lleguen al consumidor Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  17. 17. productos o servicios no conformes con los parámetros establecidos por la empresa en función de lasexpectativas de los clientes; Este sistema de la calidad esta basado en cuatro etapas que son: Primero: definición de las características de la calidad, que el consumidor o el usuario desean, esto se puede hacer a través de estudios mediante exámenes de preferencias del consumidor o exámenes de productos competitivos. Segundo: Fijación de estándares de calidad o niveles que se consideran deseables, que van servir como punto de referencia para hacer comparaciones entre lo ideal y lo que existe en la realidad. Tercero: Desarrollo de un programa de revisión de la calidad, donde se formalizan los métodos y procedimientos de revisión de la calidad. Cuarto: Compromiso con la calidad de todos los participantes de la organización, y está basado en tres componentes que son: Enfoque centrado en la calidad desde la directiva hasta los operarios; Entendimiento de la calidad para estar consientes de los estándares establecidos; Habilidades de calidad por parte del personal para alcanzar mediante sus capacidades los estándares de calidad fijados por la dirección.Las Normas Internacionales ISO 9000 proporcionan, en este sentido, una guía operativa para la gestiónde la calidad, así como los requisitos generales a considerar para el aseguramiento de la misma y se hanelaborado para asistir a las organizaciones de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación desistemas de gestión de calidad eficaces, orientadas a través de ocho principios, que al ser utilizados porla dirección de la organización la conducen hacia una mejora del desempeño, los cuales son: a. Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes y por tanto deben comprender las necesidades actuales y futuras, cumplir con los requisitos de los clientes y esforzarse en sobrepasar las expectativas de los mismos. b. Liderazgo: las organizaciones deben fomentar el liderazgo, éstas crean el ambiente en el cual el personal puede llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. c. Participación del Personal: el personal es la esencia de la organización y su total implicación posibilita que sus capacidades sean usadas para el beneficio de la organización. d. Enfoque basado en procesos: los resultados deseados se consiguen más eficazmente cuando los recursos y actividades se gestionan como un proceso. e. Enfoque de sistema para la gestión: identificar , entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados, mejora la eficacia de la organización. f. Mejora continua: es un objetivo permanente de la organización. g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. h. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: las relaciones mutuamente beneficiosas entre la organización y sus proveedores intensifica la capacidad de ambas organizaciones para crear valor.La gestión empresarial fundamentada en la mejora continua de los distintos sistemas, mediante unaadecuada gestión de cada uno de ellos, con el objetivo de satisfacer a los clientes internos y externos,más allá de un objetivo estratégico parcial, se está constituyendo como una auténtica necesidad en lasempresas modernas que pretendan mantener o incrementar su participación en el mercado, y endefinitiva, pretendan ser competitivas en el entorno económico actual.SUB SISTEMA DE GESTIÓN TECNOLOGICA.El Sub Sistema de Gestión de la Tecnología comprende el conjunto de decisiones de la empresa, sobrela creación, adquisición, explotación, perfeccionamiento, asimilación y comercialización de lastecnologías requeridas por ella. Se ocupa, por tanto, de la estrategia tecnológica de la empresa, de losprocesos de investigación y desarrollo, renovación y transferencia de tecnología, de los cambios técnicosnuevos y de la normalización y documentación de los procesos relacionados.Monger, Rod en su libro Mastering Technology (1998) presenta un marco de referencia para la gestiónintegrada de la tecnología, donde la calidad de los productos a ofertar y la demanda del consumidor son Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  18. 18. los requisitos que dan inicio al proceso de gestión de la tecnología. En el marco de referencia sobresalentres fases distintas, que son: Valoración, toma de posición y formación de una política.La fase de valoración indica que la gestión debería de efectuar una valoración de la industria y delambiente, determinar la línea de base o punto de partida de la tecnología actual de la compañía, evaluarlas tecnologías de reciente aparición y determinar como la compañía lleva a cabo la transferencia.La toma de posición, involucra las actividades que tradicionalmente han sido puestas de relieve en lagestión; es decir decidir que inversiones se llevaran a cabo en las diversas tecnologías. ¿Qué cantidadde recursos se comprometerán a corto y a largo plazo? La segunda decisión importante tiene que ver conla mejora continua de la infraestructura tecnológica.La formación de una política de gestión orientada hacia los factores internos y externos de laorganización se hace importante para lograr la integración de todos los factores que influyen en laestrategia tecnológica. Una de las áreas que es probablemente una de las mas cruciales, es la queimplica al personal de gestión, donde se deben evaluar las habilidades que se requieren para que unaempresa moderna siga siendo competitiva y capaz de sacar provecho de la tecnología.Por su parte Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) opinan que un sistema de gestión tecnológicadirige su estrategia hacia los objetivos de la empresa y hacia los medios para la consecución de susobjetivos tecnológicos y organizacionales. Esta gestión tecnológica define como puede y debe unaorganización invertir con la mayor eficacia posible sus recursos tecnológicos para lograr una ventajacompetitiva, y enumeran cuatro etapas para la estrategia tecnológica que son: Evaluación de la situación en que se encuentra la tecnología donde se hace una exploración de los entornos externos e internos. Desarrollo de la cartera de tecnología determinado por su importancia y posición relativa en la inversión disponible por la organización. Integración de la tecnología en las estrategias globales de la empresa. Fijar las prioridades en la inversión de la tecnología.En conclusión el sub sistema de gestión de la tecnología incluye todas aquellas actividades quecapacitan a una organización para mejorar el uso de su tecnología. Desde ésta perspectiva , la estrategiatecnológica debe ser considerada como un ciclo continuo a través del cual la empresa conoce mejor suentorno, sus propias capacidades y aprende como desarrollar éstas con éxito, entendiendo que laempresa moderna es un sistema abierto que se fortalece creando redes de colaboración conproveedores, usuarios, socios e incluso competidores, multiplicando así el potencial de interaccióntecnológica y elevando su competitividad.Procesos del sub sistema de gestión tecnológica.Proceso de inteligencia tecnológica.Solleiro y Castañón (1998) en su articulo Inteligencia Tecnológica, Herramienta Tecnológica comoVentaja competitiva, define el termino de inteligencia tecnológica (IT) como una serie de procesos ypracticas que una empresa lleva a cabo sistemáticamente para mantenerse alerta de los cambiostecnológicos y científicos en su medio ambiente. Asimismo, la inteligencia tecnológica competitiva (ITC)no solo abarca el hecho de permanecer al tanto de los cambios y avances científicos y tecnológicos, sinode los competidores y de las oportunidades comerciales, se dice que la ITC es una herramienta degestión que permite a los directivos de una institución tener la sensibilidad sobre oportunidades,amenazas y desarrollos científicos y tecnológicos externos que puedan afectar su situación competitivaen función de los recursos con los que cuenta, con el fin de elaborar planes, programas y proyectosrelevantes.Durante años, las empresas de alguna forma u otra han estado pendientes del progreso tecnológico quese genera en el entorno, no obstante, la dinámica del entorno actual demanda un cambio en lasaproximaciones tradicionales de monitoreo tecnológico. La Inteligencia Tecnológica (IT) constituye unaalternativa novedosa para afrontar estos cambios a través de un sistema de detección y transformación Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  19. 19. de información hacia un producto "inteligente" (de aplicación a nivel estratégico). Aunque algunasactividades inherentes al sistema de IT se vienen realizando hace años, la incorporación de un sistemaformalizado y completo de IT en la estructura de la empresa es reciente. Los empresarios, al consultarrevistas, directorios industriales, asistir a ferias industriales, al estar en contacto con clientes yproveedores realizan actividades de monitoreo o vigilancia del entorno; no obstante, con la IT el alcancees mayor, puesto que brinda un producto aplicable a la toma de decisiones estratégicas cumpliendo conlos requisitos de los usuarios en cuanto a la calidad, forma de comunicación de los resultados yoportunidad.La inteligencia tecnológica en particular, representa un valioso apoyo para la definición y aplicación delplan tecnológico de la empresa a través de sus tres propósitos básicos: 1. Proveer oportuno conocimiento de desarrollos técnicos o de movimientos tecnológicos en los negocios, que pudieran tener efectos adversos al éxito de la organización. 2. Identificar nuevos productos, procesos u oportunidades de colaboración. 3. Entender y determinar las implicaciones de eventos técnicos o tendencias y su entorno competitivo para la toma de decisiones estratégicas.En cuanto a este último aspecto, el papel de la inteligencia en la formulación e implementación de laestrategia de la empresa se explica en función de: La descripción del entorno competitivo. La predicción del entorno competitivo futuro. El cambio en los supuestos que afectan a la dirección estratégica de la organización. La identificación y contribución a la compensación de debilidades. El empleo de la inteligencia para implementar y ajustar la estrategia al entorno competitivo cambiante. Determinar cuándo la estrategia ya no es sostenible. Más específicamente, un sistema de inteligencia tecnológica según Ashton y Stacey, (1995); Ashton, Kinzey y Gunn, (1991) puede aplicarse para: Identificar amenazas tecnológicas potenciales que puedan dañar la participación en el mercado y el bienestar de la empresa o unidad de negocio, a mediano y largo plazo. Identificar oportunidades para invertir en tecnología, incluyendo la comercialización. Incorporar nuevos avances tecnológicos en productos y procesos. Ayudar a determinar la estrategia para los programas internos de investigación y desarrollo. Cancelar proyectos científicos y/o tecnológicos no promisorios. Identificar posibles organizaciones colaboradoras para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Proveer datos técnicos y servicios de información. Desarrollar y mantener una cultura tecnológica. Identificar tendencias tecnológicas.En conclusión, la inteligencia tecnológica es una herramienta capaz de producir ventaja competitiva ymejorar la toma de decisiones, ya que los sistemas de IT permiten detectar oportunidades y amenazasdel entorno tecnológico, buscando proporcionar resultados oportunamente y en el formato (electrónico,impreso, oral) adecuado; pero más importante aún, transformando la información hacia un producto"inteligente" útil para la toma de decisiones estratégicas.Proceso de selección tecnologica.Quintero A. (2000) en su articulo Variables Críticas en la Selección de Tecnología, opina que elseleccionar la tecnología a utilizar al momento de implementar un proyecto, es una de las mayorespreocupaciones de los directores de tecnología de las empresas. Este proceso puede ser en algunasocasiones más lento que otras, o más complicado, lo que no debemos relegar nunca es la importanciadel proyecto. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  20. 20. De una buena selección tecnológica se derivan excelentes beneficios, por otro lado; una mala seleccióntecnológica puede traer consecuencias fatales, que en muchas ocasiones pueden contribuir al fracaso delproyecto.Las principales variables para la evaluación de infraestructura tecnológica son la estabilidad,disponibilidad, seguridad, integración y funcionalidad; el buscar estas propiedades al hacer una nuevaadquisición contribuirá en la funcionalidad del proyecto y en la satisfacción de los clientes que es elpropósito final.Proceso de contratación tecnologica.Respecto a la contratación de la tecnología Galbraith, J. en su libro Designing Organizations. Anexecutive briefing on strategy, structure, and process (1995) opina que los mercados y contratos sonmecanismos estándar para la mediación de transacciones económicas. De hecho, la adquisición decomodidades de los sitios de mercado toma lugar entre compradores y vendedores quienes sedesconocen uno a otro. Los mercados son usados para asegurar productos y servicios que son estándary disponibles libremente.La relación de contrato es algo que involucra mas, el comprador y vendedor comunican y negocianperiódicamente, pero es un pequeño contacto subsiguiente sin excepción. Los contratos pasan cuandolos artículos son adquiridos, no son estandarizados y no siempre están disponibles. Algunos artículospueden necesitar ser personalizados, otros estandarizados, pero están sujetos a escasez. Un contratogarantiza la fuente de suministro para la duración del mismo y las especificaciones necesidades delcliente.La "Tercerización" involucra un contrato, pero también involucra una cercana relación a largo plazo.Usualmente las partes revelan sus planes a largo plazo para cada uno y participan conjuntamente en eldesarrollo de productos y servicios. Existen compañías que ven en esta modalidad la forma masadecuada de desarrollar el mercado y su capacidad de hacer negocio. Estas pueden escoger a otraspara suplir todos los materiales, equipos, accesorios y cualquier otro requerimiento relacionado con suactividad comercial o producto principal . Entonces estas ultimas tienen que compartir su tecnología yplanes de desarrollo a favor de ser escogidos. En este punto se comparte desarrollo de planes entrecompañías, regulando y estableciendo normativas para que estos productos sean de dedicaciónexclusiva para la compañía contratante. La "Tercerización" obliga a las compañías suplidoras del servicioo componente a tener que realizar inversiones en equipos especiales a favor de hacer productos únicos.La compañía contratante puede entonces hacer que la compañía contratada sea el único suplidor de lacantidad total para justificar la inversión de esta ultima.Este tipo de relaciones de contratación tiene características severas, una es la considerablepersonalización por el suplidor para la única ventaja del cliente. A cambio, el cliente acostumbra a unúnico suplidor, el cual reduce el riesgo para el suplidor y da en concesión la cantidad a pagar por elesfuerzo. Las relaciones de "Tercerización" también involucran un gran trato de comunicación acerca deplanes futuros y coordinación de desarrollo de productos y servicios. Las partes llegan a ser compañerosconjuntamente al desarrollar un producto único. Son usualmente un equipo de desarrollo formal de unproducto con representación de ambas partes. Como en un proceso lateral interno, puede ser unintegrador ( un producto dirigido por el vendedor), así que el equipo de desarrollo del producto puedeexpandir ambas compañías, compartiendo el mismo diseño del sistema de computación y diseño deinformación entre otros, por ejemplo. Después el producto es diseñado, ordenado y suplantado por estarelectrónicamente bueno.La terminología no es estándar, relaciones similares entre competidores (como opositores o entresuplidores y clientes) son usualmente referidas como alianzas. Las partes en una alianza puedenintercambiar información y comprometerse conjuntamente en actividades e intercambiar los resultados. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  21. 21. Proceso de transferencia tecnológica.La evolución económica de las empresas está ligada a un proceso de cambio tecnológico de susaparatos productivos, en que los métodos y sistemas de producción y comercialización de bienes yservicios son sustituidos por otros más eficientes o para producir nuevos productos, para satisfacer lasdemandas y gustos del cliente. El proceso del cambio tecnológico puede ser el resultado de unatecnología local o un proceso de transferencia tecnológica foránea. En nuestro país por lo general loscambios tecnológicos se dan por la transferencia de tecnologías desarrolladas por países más avanzadosIvancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) definen transferencia de tecnología como el proceso deaplicación del conocimiento. En el ámbito de las actividades económicas e Industriales podemos precisarcomo transferencia de tecnología un proceso de incorporación a una unidad productiva de unconocimiento desarrollado fuera de ella.Según Ignacio Avalos (1992) la verdadera transferencia de tecnología, más que adquisición de unacapacidad productiva, implica. la transferencia de una capacidad tecnológica para usar adecuadamente,adaptar y mejorar la tecnología comprada. Por ello todos los esfuerzos de negociación deben orientarsehacia la obtención de los conocimientos y habilidades o destrezas operativas relacionadas con losproductos, los procesos y métodos de producción, las máquinas y los equipos, las materias primas einsumos, los métodos de organización de la empresa y el trabajo, y las aplicaciones y uso de losproductos.Existen muchos mecanismos para la transferencia de tecnología, en el desarrollo de este sistema para latransferencia tecnológica, lo enfocaremos a la compra e instalación de maquinaria, equipos y otrosinsumos de producción siendo este uno de los mecanismos a través del cual se puede tener acceso a latecnología. Con la importación de estos bienes se puede dar un flujo de información incorporado acercade ellos mismos y/o de los procesos de producción donde se vinculan. Esta información puede estarcontenida en los documentos técnicos sobre su operación, mantenimiento, diseño y fabricación (software)o asociada con el entrenamiento de personal técnico (know-how).La importación de tecnología en sí no es un problema, los problemas se presentan o se generan por unamala selección de la tecnología o por una contratación perniciosa, o cuando se recurre siempre a estafuente para el cambio tecnológico. En la práctica ninguna entidad puede calificarse de autosuficiente entecnología. Inclusive las empresas mas desarrolladas tienen que concurrir al mercado internacional detecnología para sus cambios tecnológicos.Los problemas involucrados o derivados de la transferencia de tecnología se pueden agrupar enproblemas relacionados con el costo y uso de la tecnología, problemas derivados de la naturaleza de latecnología, problemas generados por la falta de capacidades tecnológicas, problemas originados en ladebilidad de la infraestructura científica y tecnológica, y problemas causados por la falta de autonomíapara la toma de decisiones en materia tecnológica.Proceso de aprendizaje tecnológico.Daniel Villavicencio (2000) describe el aprendizaje tecnológico como la acumulación de experiencias deapropiación, diseño y mejora de la tecnología en las empresas.Los estudios privilegian por ejemplo, las características de la tecnología, como el grado de complejidadde la operación de la maquinaria en relación con los bajos niveles de calificación de la mano de obra, envez de analizar los mecanismos por los cuales la mano de obra desarrolla procesos de aprendizaje. Otrostrabajos se limitan a calificar tipos de aprendizaje de creciente complejidad sin definir las actividades o ladinámica entre las actividades a través de las cuales se aprenden a dominar las tecnologías. Este últimofenómeno se da en particular en la literatura de la llamada economía de la innovación, donde hanaparecido una gran variedad de conceptos del aprendizaje. Sin embargo, a raíz de la multiplicación deestudios sobre innovación, cada uno de estos conceptos obtiene un sentido más especializado,probablemente ausente de las intenciones de sus autores originales. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  22. 22. Es así que se puede leer en el informe final del programa "Tecnología y Economía" de la Organización deCooperación y Desarrollo Económico (OCDE, 1992: 42) "Los procesos de aprendizaje comprenden elaprendizaje por la práctica (aumentar, por ejemplo, la eficiencia de las operaciones de producción), elaprendizaje por el uso (por ejemplo, utilizar más eficientemente los equipos complejos), el aprendizajepor interacción (asociando usuarios y productores en una interacción en el desarrollo de nuevosproductos) y hasta el aprendizaje por aprendizaje, donde la capacidad de las empresas en asimilar lasinnovaciones realizadas en otra parte depende de su experiencia en materia de aprendizaje, enriquecidapor la I&D o por otras inversiones inmateriales".Existen varios momentos del aprendizaje denominados funciones, que están estrechamente vinculadasen el tiempo. No se trata de etapas subsecuentes, sino de procesos que pueden ser paralelos, quepueden depender uno del otro en el tiempo y el espacio y que muestran la capacidad de los actores de laempresa a incidir en cada uno de ellos. Las funciones se desarrollan en el interior de la empresa yalgunas permiten vincularla con el entorno (Ruffier, Testa y Walter, 1987; Villavicencio, 1993): Compra, decisión y selección tecnológica: funciones en que los dirigentes de la empresa aprenden a vincularse con el mejor proveedor, a adquirir el mejor equipo, a decidir sobre lo pertinente de la inversión. Construcción / Concepción de la tecnología: estrechamente ligadas a las funciones anteriores, en ellas el aprendizaje se lleva a cabo cuando los actores de la empresa son capaces de optar por la tecnología que mejor se articula con las características tecnológicas, organizacionales, sociales, etc. de la empresa misma. Instalación del equipo: es la función en que el proveedor de la tecnología transmite las informaciones pertinentes y necesarias para su puesta en marcha, y los usuarios aprenden a decodificarlas para lograr su utilización. Operación del equipo: es la función de ejecución por parte de la mano de obra, donde se aprende a efectuar correctamente las diferentes operaciones para las cuales el equipo fue concebido. Mantenimiento y reparación: cuando el aprendizaje tiene que ver con la descodificación de información que el proveedor no fue capaz de transmitir. Programación: función en que el aprendizaje se relaciona con la readecuación de las características del equipo a los cambios requeridos por la producción y/o por la organización de la empresa en su conjunto. Se efectúa fundamentalmente cuando se trata de tecnología informatizada o numérica. Modificación del equipo: es cuando los ingenieros, técnicos y la mano de obra aprenden a hacer mejoras y adaptaciones al equipo, de transformarlo y permitir la integración de nuevas funciones. Capacitación: función en la que se formaliza una parte de las actividades vinculadas al aprendizaje tecnológico. Concepción de nuevos productos o procesos: es la función en que los actores de la empresa aprenden a interrelacionar los aspectos arriba mencionados para generar un proceso de innovación, pudiendo incrementar los desempeños cuantitativos y cualitativos de la tecnología tanto en el plano técnico como económico.Proceso de innovación tecnológica.Krüger K. (2000) opina que la internacionalización de los procesos económicos, la globalización de lastecnologías y la emergencia de una sociedad de la información han cambiado profundamente ladisponibilidad de información y conocimiento por parte de los individuos singulares, al mismo tiempofacilitan transformaciones tanto en los procesos sociales en general como en la organización de losprocesos de trabajo. Sin entrar en la discusión de los rasgos que va a tener la sociedad resultante deestas transformaciones se prevé que el conocimiento va a tener en el futuro una importancia mayor queen la sociedad industrial tradicional y por esa razón se está hablando de la sociedad del conocimiento.En este contexto, los procesos de enseñanza y de aprendizaje adquieren mayor relevancia. Se estáhablando de los sistemas públicos de educación y de formación profesional, pero también de losprocesos de aprendizaje a lo largo de la vida de cada individuo que pueden ser procesos de aprendizaje Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  23. 23. formales (en escuelas, institutos o clases) o informales (en los puestos de trabajo o en situacionessociales).Especialmente en el mundo económico podemos observar una tendencia hacia una mayor importanciadel conocimiento por el hecho de que el conocimiento científico es cada vez más parte integral de losprocesos productivos como muestra la emergencia del sector de biotecnología como sector clave para elfuturo. No obstante, no se trata de una tendencia limitada a algunos sectores específicos, sino que enmuchos sectores económicos se observa la tendencia de que los nuevos conocimientos científicos seintegran cada vez con más velocidad a los procesos productivos y sean la base del desarrollo de nuevosproductos o procesos productivos.La capacidad de innovación es una de los factores claves para las empresas, que quieren competir en unmercado cada vez más internacionalizado y globalizado. Un proceso de innovación puede ser descritocomo un proceso de negociación entre diferentes actores como por ejemplo centros de investigación,productores, proveedores, instituciones (institutos científicos, comisiones de estandarización,asociaciones profesionales y grupos de presión entre otros) y finalmente los consumidores; y en lamayoría de los casos, una innovación implica modificaciones en las estructuras cognitivas de lasorganizaciones y empresas implicadas. De ahí vienen las preguntas: ¿Que estrategias de recursoshumanos aplican las empresas en el marco de sus procesos de innovación?, ¿Cómo pueden sermejorados?.La capacidad de innovación de una empresa está estrechamente relacionada con su capacidad degestionar su conocimiento. En este sentido, el conocimiento se convierte en un factor de producción cadavez más importante para las empresas más competitivas, pero los procesos de innovación ya no sonprocesos que lleva una empresa en solitario, sino que las empresas están trabajando en redes junto conotras empresas, centros de investigación e institutos de formación. Estas redes traspasan no solamentelos límites de los sectores económicos como los conocemos hasta ahora, sino también de los estadosnacionales. Por lo tanto, la gestión de conocimiento ya tampoco puede ser asunto de una empresa ensolitario, sino de redes.Extracto de marco teórico para trabajo de grado. Especialización en Gerencia de Empresas, MenciónTecnología. USB – Venezuela.Referencias.Avalos I. (1992). Aproximación a la Gerencia de Tecnología en la Empresa. Papel de Trabajo. EdicionesIESA, CaracasGalbraith J. R. (1995) Designing Organizations. An executive briefing on strategy, structure, and process.New York: Jossey-Bass Inc.Informe final del programa "Tecnología y Economía" de la Organización de Cooperación y DesarrolloEconómico (OCDE, 1992: 42).Ivancevich, J.; Lorenzi P.; Skinner, S.; y Crosby, P. (1997). Gestión: Calidad y Competitividad. México:Irwin.Karsten Krüger, Scripta Nova. Revista Electrónica de Geografía y Ciencias Sociales. Universidad deBarcelona. El Proceso de Innovación y Difusión de Conocimientos en Empresas [ISSN 1138-9788] Nº 69(31), 1 de agosto de 2000. Pittaluga C. (2002) Enfoques y Tecnologías Avanzadas de Gestión - Materialinédito.Quintero A. (2000) Variables Críticas en la Selección de Tecnología. Recuperado desdeRobbins, S. Y De Censo, D. (1996). Fundamentos de Administración. México: Prentice-Hall.Ruffier, J., J. Testa y J. Walter (1987) Les savois de lindustrialisation dans lindustrie uruguayenne etargentine. Document de travail (1), Lyon, Glysi.Solleiro y Castañón, (1998) Inteligencia Tecnológica. Herramienta Tecnológica como Ventaja competitiva.Recuperado desde: http://www.gestiondelconocimiento. com/documentos2/plata/ inteligencia.htm.Villavicencio, D. (1993) ¿Qué entendemos por aprendizaje tecnológico? Tecnoindustria, México,CONACYT, núm. 11, agosto-septiembre Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  24. 24. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.
  25. 25. BIBLIOGRAFÍA BURCH Y STRATER. Sistemas de Información. FALCONI, V. Gestión de la Rutina. GANE, & SARSON. 1979. Structured System Analysis. Tools and Techniques. Editorial Prentice-Hall KENDALL Y KENDALL. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. LAUDON Y LAUDON. Administración de los Sistemas de Información. LLORENS FÁBREGAS. Sistemas de Información. Tomo I. Segunda Edición. Editorial Reverté. MONTILVA, J. Desarrollo de Sistemas de Información. MORALES BUENO, F. 1983. Formularios y Manuales. Documento a texto completo en la base de datos de la biblioteca de la universidad. MURDICK, R. 1988. Sistemas de información administrativos. Editorial Prentice-Hall SENN, J. 1987. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. McGraw-Hill. SENN, J. Sistemas de Información para la Administración. McGraw-Hill. YOURDON, E. Análisis Estructurado Moderno. JAMES A SENN, Análisis y Diseño de Sistema de Información, Mc Graw Hill, Enero 1990 JAMES A. SENN, Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Segunda Edición, Mc Graw Hill, Abril 2000.Guía Análisis de SistemasProfesor Dennys E. López C. Guía Análisis de Sistemas Profesor Dennys E. López C.

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