Carte msi

1,932 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,932
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
38
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Carte msi

  1. 1. Prof. univ. dr. Ioan RADU – coordonator Conf. univ. dr. Minodora URSĂCESCU Cercet. şt. princ.I dr. Dorian VLĂDEANU Asist. univ. drd. Mihai CIOC Prep. univ. Sorin BURLACU INFORMATICĂ ŞI MANAGEMENT O cale spre performanţă Editura Universitară - 2005 -
  2. 2. 3 Informatică şi management Despre autori  Ioan Radu este doctor în economie şi profesor universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. În anul 1999 a devenit membru titular al Academiei Oamenilor de Ştiinţă din România. A înfiinţat în 1991, disciplina „Informatică managerială”. Este autor, sau coautor, a 27 cărţi de specialitate. A participat, ca membru sau coordonator de proiect, la 62 contracte şi studii de cercetare ştiinţifică privind perfecţionarea managementului microeconomic şi realizarea de sisteme informatice pentru management. În calitate de viceprimar general al Capitalei şi secretar de stat a coordonat lucrări de analiză economică în domeniul serviciilor şi proiectelor cu finanţare internaţională de informatizare a managementului serviciilor publice. Coordonează disciplinele: Sisteme de e-Organization, Tehnologii de comunicaţie în administraţia publică, Sisteme de e-Services, Sisteme informatice în administraţia publică şi Simulări manageriale, precum şi discipline de specialitate în cadrul a 8 programe de master şi a 2 programe postuniversitare.  Minodora Ursăcescu este doctor în economie şi conferenţiar universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. Din anul 2004 este director coordonator al Centrului de Învăţământ la Distanţă din cadrul A.S.E. A publicat 12 cărţi de specialitate, în calitate de autor sau coautor şi a participat la peste 25 contracte şi studii de cercetare ştiinţifică în domeniul economic şi administrativ. Are o experienţă vastă în analiza sistemelor informaţional-decizionale, în modelarea fenomenelor economice, precum şi în optimizarea şi simularea, asistată de calculator, a proceselor manageriale.  Dorian Vlădeanu este doctor în economie şi cercetător ştiinţific principal I la Academia Română. Este autor a 5 cărţi de specialitate şi a peste 100 de studii şi contracte de cercetare ştiinţifică în domeniul economic şi administrativ. A elaborat strategii de dezvoltare regională în domeniul economic. Are o experienţă deosebită în modelarea proceselor economice şi realizarea de simulări manageriale.
  3. 3. 4 Informatică şi management  Mihai Cioc este doctorand în economie, domeniul Management şi asistent universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. În anul 2003 a obţinut titlul de masterat în domeniul „Managementul proiectelor”. A participat la elaborarea de studii privind auditarea sistemelor informaţionale şi optimizarea proceselor manageriale prin produse informatice dedicate. A colaborat la realizarea sistemului informatic integrat de perfecţionare a managementului serviciilor publice, în cadrul unui proiect cu finanţare internaţională.  Sorin Burlacu este preparator universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. A absolvit, în anul 2004, cursul de studii aprofundate „Management Urban”. A participat la proiectarea de sisteme informatice pentru perfecţionarea managementului administrativ şi a celui microeconomic.
  4. 4. 5 Informatică şi management CUPRINS PREFAŢĂ ---------------------------------------------------------------------------------- 9 1 SISTEMUL – CADRU EXISTENŢIAL AL ORGANIZAŢIEI ------------------------13 1.1 ELEMENTE GENERALE PRIVIND TEORIA SISTEMELOR------------------------------------13 1.1.1 CONCEPTUL DE SISTEM ŞI ABORDAREA SISTEMICĂ ------------------------------ 13 1.1.2 STRUCTURA, FUNCŢIILE ŞI PROPRIETĂŢILE SISTEMULUI------------------------ 19 1.2 ABORDAREA SISTEMICĂ A ORGANIZAŢIEI -------------------------------------------------25 1.2.1 CONSIDERAŢII PRELIMINARE --------------------------------------------------------- 25 1.2.2 ORGANIZAŢIA CA SISTEM CIBERNETIC --------------------------------------------- 29 1.2.3 SISTEMELE DINAMICE SUB INFLUENŢA FENOMENULUI DE ENTROPIE INFORMAŢIONALĂ----------------------------------------------------------------------- 34 2 SISTEMUL INFORMAŢIONAL ŞI DECIZIONAL AL ORGANIZAŢIEI-----------44 2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL -------------------------------------------------------------------44 2.1.1 FUNDAMENTE TEORETICE------------------------------------------------------------- 44 2.1.2 DE LA DATE-INFORMAŢII, LA DATE-INFORMAŢII-CUNOŞTINŢE --------------- 54 2.1.3 ABORDAREA SISTEMICĂ A COMPONENTEI INFORMAŢIONALE ---------------- 57 2.2 SISTEMUL INFORMATIC-------------------------------------------------------------------------60 2.2.1 TIPOLOGIA ŞI EVOLUŢIA SISTEMELOR INFORMATICE --------------------------- 62 2.3 SISTEMUL DECIZIONAL -------------------------------------------------------------------------65 3 STRUCTURA CONCEPTUALA A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR------------------------------------------------72 3.1 CONSIDERAŢII GENERALE----------------------------------------------------------------------72 3.2 ARHITECTURA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT ------------------------------------74 3.2.1 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR DE CERCETARE-DEZVOLTARE ------------------------------------------------------------- 77 3.2.2 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL COMERCIAL ------------ 81 3.2.2.1 MODULUL INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL APROVIZIONĂRII-------------------------------------------------------------- 81 3.2.2.2 MODULUL INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL VÂNZĂRILOR- 87
  5. 5. 6 Informatică şi management 3.2.2.3 MODULUL INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL MARKETINGULUI -------------------------------------------------------------- 92 3.2.3 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL CONTRACTELOR------- 98 3.2.4 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL PRODUCŢIEI----------- 103 3.2.5 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL STOCURILOR ---------- 113 3.2.6 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL ----------------------------------------------------------------- 117 3.2.7 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE 128 4 METODE ŞI TEHNICI ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU REZOLVAREA SITUAŢIILOR MANAGERIALE COMPLEXE------------------------------------------135 4.1 CONSIDERAŢII GENERALE-------------------------------------------------------------------- 135 4.2 OPTIMIZAREA UNICRITERIALĂ A DECIZIILOR------------------------------------------- 138 4.2.1 SITUAŢII MANAGERIALE SPECIFICE ASISTATE DE CALCULATOR ------------- 138 4.2.2 SUPORTUL ECONOMICO-MATEMATIC --------------------------------------------- 139 4.2.3 STUDIU DE CAZ. ALEGEREA STRUCTURII OPTIME DE FABRICAŢIE URMĂRIND MAXIMIZAREA PROFITULUI ---------------------------------------------------------- 142 4.3 DETERMINAREA DECIZIEI OPTIMALE ASISTATĂ DE CALCULATOR ÎN CONDIŢII MULTICRITERIALE DE CERTITUDINE ----------------------------------------------------- 147 4.3.1 APLICAŢII ALE TEHNICILOR FUZZY ÎN TEORIA DECIZIILOR------------------- 147 4.3.2 ALGORITMUL DERIVAT DIN TEORIA MULŢIMILOR VAGI ---------------------- 150 4.3.3 STUDIU DE CAZ. SELECTAREA FIRMEI DE AUDIT LA INTRAREA ÎN EFECTIVITATE A UNUI CONTRACT DE CONCESIUNE----------------------------- 154 4.4. METODE ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU EXERCITAREA ATRIBUTULUI DE PREVIZIUNE ----------------------------------------------------------------------------------- 166 4.4.1 SITUAŢII MANAGERIALE ADECVATE UTILIZĂRII -------------------------------- 166 4.4.2 SUPORT ECONOMICO-MATEMATIC------------------------------------------------- 168 4.4.3 STUDIU DE CAZ. PROGNOZA EVOLUŢIEI PIEŢEI UNUI SERVICIU PUBLIC---- 174 4.5 METODE ASOCIATE ATRIBUTELOR DE ORGANIZARE ŞI COORDONARE ------------ 190 4.5.1 MANAGEMENTUL DE PROIECT ŞI CONCEPTELE ASOCIATE -------------------- 190 4.5.2 ALGORITMI SPECIFICI TEORIEI ORDONANŢĂRII--------------------------------- 193 4.5.3 STUDIU DE CAZ. ORGANIZAREA ŞI PLANIFICAREA LUCRĂRILOR DE REALIZARE A UNUI SISTEM COMPLEX.---------------------------------------------- 196 4.6 SIMULAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAŢIEI --------------------------------------- 208 4.6.1 METODOLOGIA SIMULĂRII PROCESELOR ECONOMICE ------------------------- 208 4.6.2 ARHITECTURA MODELELOR DE SIMULARE --------------------------------------- 220 4.6.3 STUDIU DE CAZ. SIMULAREA SCENARIILOR DE EVOLUŢIE ECONOMICĂ A UNEI ZONE GEOGRAFICE -------------------------------------------------------------- 226 4.7 OPTIMIZAREA PROCESELOR DE CONDUCERE PRIN COSTURI------------------------- 240 4.7.1 INGINERIA VALORII ÎN MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR ----------------- 241 4.7.2 ETAPELE APLICĂRII INGINERIEI VALORII ----------------------------------------- 244 4.7.3 STUDIU DE CAZ. IDENTIFICAREA COSTURILOR SUPRADIMENSIONATE ALE REPROIECTĂRII SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL UNEI ORGANIZAŢII ---- 250 4.8 OPTIMIZAREA RUTELOR DE TRANSPORT ------------------------------------------------- 255 4.8.1 CONSIDERAŢII GENERALE ------------------------------------------------------------ 256
  6. 6. 7 Informatică şi management 4.8.2 STUDIU DE CAZ. OPTIMIZAREA RUTELOR DE TRANSPORT FOLOSIND ALGORITMUL LUI LITTLE -------------------------------------------------------------- 257 5 REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT ------270 5.1 DIAGNOSTICAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE FOLOSIND TEHNICA SWOT - 270 5.2 PRINCIPII METODOLOGICE DE REALIZARE A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT -------------------------------------------------------------------------------- 274 5.3 ETAPELE REALIZĂRII SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT ------- 276 5.3.1 ANALIZA --------------------------------------------------------------------------------- 278 5.3.1.1 ANALIZA PRELIMINARĂ ---------------------------------------------------- 278 5.3.1.2 ANALIZA DETALIATĂ-------------------------------------------------------- 284 5.3.2 PROIECTAREA--------------------------------------------------------------------------- 289 5.3.3 IMPLEMENTAREA ---------------------------------------------------------------------- 291 5.3.4 EXPLOATAREA ŞI MENŢINEREA ÎN FUNCŢIUNE ---------------------------------- 292 5.4 METODOLOGII DE PROIECTARE A SISTEMELOR INFORMATICE ---------------------- 292 5.4.1 SSADM ------------------------------------------------------------------------------------ 295 5.4.2 MERISE------------------------------------------------------------------------------------ 297 5.4.3 OMT --------------------------------------------------------------------------------------- 303 5.4.4 UML --------------------------------------------------------------------------------------- 304 6 TENDINŢE MODERNE ÎN INFORMATIZAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAŢIILOR ---------------------------------------------------------------------308 6.1 SISTEME BAZATE PE CUNOŞTINŢE---------------------------------------------------------- 308 6.1.1 CONCEPTUL DE MEMORIE ORGANIZAŢIONALĂ --------------------------------- 309 6.1.2 SISTEME KMS ---------------------------------------------------------------------------- 318 6.1.2.1 ORGANIZAREA BAZEI DE CUNOŞTINŢE ---------------------------------- 318 6.1.2.2 ARHITECTURA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CUNOŞTINŢELOR --------------------------------------------------------- 323 6.1.3 DEFINIREA ŞI CARACTERIZAREA SISTEMELOR EXPERT------------------------- 329 6.2 SISTEME ERP ------------------------------------------------------------------------------------ 336 6.2.1 EVOLUŢIA SISTEMELOR DE PLANIFICARE A RESURSELOR ORGANIZAŢIEI - 336 6.2.2 SISTEME SCM ---------------------------------------------------------------------------- 340 6.2.3 SISTEME CRM---------------------------------------------------------------------------- 341 6.2.4 SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR ŞI FLUXURILOR DE LUCRU--------------------------------------------------------------------------------- 346 6.3 PLATFORME DE E-ORGANIZATION--------------------------------------------------------- 351 6.3.1 SISTEME INTRANET ŞI REŢELE VIRTUALE PRIVATE------------------------------ 351 6.3.2 SISTEME DE ÎNVĂŢĂMÂNT ONLINE ------------------------------------------------- 358 6.3.2.1 CONCEPTUL DE INSTRUIRE LA DISTANŢĂ ------------------------------- 358 6.3.2.2 FORMAREA PROFESIONALĂ UTILIZÂND TEHNICI DE E-LEARNING 360 6.3.3 SOLUŢII DE E-BUSINESS ŞI E-COMMERCE ------------------------------------------ 369 BIBLIOGRAFIE--------------------------------------------------------------------------376 INDEX------------------------------------------------------------------------------------380 LISTA FIGURILOR ----------------------------------------------------------------------387 LISTA TABELELOR ---------------------------------------------------------------------390
  7. 7. 9 Informatică şi management PREFAŢĂ Tranziţia României spre o economie guvernată de legile specifice existenţei unui mediu de afaceri concurenţial ridică organizaţiilor româneşti o serie de probleme generate de necesitatea practicării unui management performant. Situaţiile noi cu care s-au confruntat în ultimii cincisprezece ani factorii de decizie de la nivel micro sau macroeconomic, dar şi cei din domeniul administraţiei publice locale şi centrale, au provocat mutaţii profunde în înţelegerea fenomenelor economice şi în rezolvarea problemelor cu care acestea se confruntă. Atât pentru mediul de afaceri românesc, cât şi pentru instituţiile publice sau pentru societăţile cu capital majoritar de stat, a apărut necesitatea promovării unui act managerial fundamentat pe o infrastructură de metode şi tehnici de management, a cărei cunoaştere a impus parcurgerea rapidă a lungului drum de la mentalitatea de director de dinainte de 1990 la cea de manager din perioada postdecembristă. Această trecere, deloc uşoară, a creat o adevărată criză în managementul românesc, îndeosebi datorită necesităţii asimilării şi aplicării rapide a unor metode şi tehnici specifice managementului concurenţial, cât şi cunoaşterii apriorice a efectelor manifestării pe piaţă a unor fenomene aleatoare şi greu de controlat. Îmbogăţirea bagajului de cunoştinţe a managerilor români s-a făcut într-un ritm rapid, iar aparatul informatic, împreună cu mijloacele de comunicaţie şi de transfer a colecţiilor de informaţii, a devenit treptat, un instrument indispensabil pentru realizarea unui management
  8. 8. 10 Informatică şi management performant. Putem astfel, constata o trecere în ultimii cincisprezece ani, de la conceptul de informatică asistată la nivelul organizării procesuale a instituţiilor economice şi publice, la o informatică orientată cu precădere spre facilitarea exercitării atributelor proceselor manageriale. Pentru manageri, a devenit din ce în ce mai acută cunoaşterea evoluţiilor probabile în timp ale proceselor conduse, anticiparea manifestărilor pieţei, din dorinţa de a-şi putea adapta strategiile şi politicile economice la cerinţele acesteia. În mod firesc, un astfel de deziderat nu poate fi satisfăcut decât prin includerea produselor informatice dedicate managementului organizaţiilor, în instrumentarul de lucru al managerilor. În acelaşi timp, putem constata o creştere exponenţială a nevoii de informare a decidenţilor, deşi nu întotdeauna volumele mari de informaţii duc la creşterea calităţii actului decizional. Acest proces real al zilelor noastre tinde să producă trecerea proceselor de fundamentare a deciziilor de la o infrastructură bazată pe informaţii, la una bazată pe cunoştinţe. Apreciem că nu este departe momentul în care managerii români vor folosi ca instrumente de luare a deciziilor sistemele expert şi cele bazate pe cunoştinţe. Diversitatea situaţiilor decizionale cu care se confruntă un manager impune necesitatea promovării unor produse informatice capabile să utilizeze algoritmi complecşi, cuprinşi în modele matematice sofisticate, care formalizează şi modelează diversitatea situaţiilor manageriale dintr-o economie de piaţă. Creşterea rapidă a numărului de utilizatori ai sistemului Internet impune, de asemenea, mutaţii la nivelul organizaţiilor şi în ceea ce priveşte promovarea rapidă a platformelor bazate pe tehnologii TCP/IP, capabile să introducă modele virtuale ale unor activităţi, până nu demult clasice. Astfel, au apărut şi s-au dezvoltat tehnologii de tip eProcurement, eCommerce, eOrganization, eLearning, eServices, eAdministration etc. care au deschis noi perspective pentru managementul secolului XXI. Toate aceste considerente impun definirea unui profil nou al managerului modern, precum şi situarea noilor tehnologii informatice la graniţa dintre două ştiinţe: cea a managementului şi cea a informaticii.
  9. 9. 11 Informatică şi management Este obiectivul fundamental pe care şi l-au propus autorii acestei lucrări, ce se doreşte a fi un ghid al noului manager român, în ceea ce priveşte posibilităţile de folosire a aparatului informatic în creşterea calităţii actului decizional, precum şi a aportului informaticii la creşterea performanţelor organizaţiilor. Lucrarea se adresează astfel, nu doar factorilor de decizie din domeniul micro sau macroeconomic, sau din cel al administraţiei publice locale şi centrale, ci şi specialiştilor care îşi desfăşoară activitatea în acest domeniu. O ţintă importantă a lucrării o reprezintă studenţii de la facultăţile economice şi tehnice, precum şi cursanţii care urmează programe de specializare prin cursuri de masterat sau postuniversitare. Faptul că într-o proporţie covârşitoare, conceptele teoretico- metodologice sunt completate cu studii de caz din economia şi administraţia reală, ne permite să apreciem că această lucrare este nu numai un excelent ghid teoretic, ci mai ales, un îndrumar practic despre modul în care informatica poate rezolva situaţii manageriale care, până nu demult, erau considerate de nesoluţionat. În mod firesc, autorii au convingerea că această primă lucrare de o asemenea anvergură, a cărei noutate şi originalitate nu poate fi pusă la îndoială, este susceptibilă de reale îmbunătăţiri. Iată de ce, transmitem de pe acum mulţumirile noastre tuturor acelora care vor veni cu sugestii de îmbunătăţire a conţinutului lucrării, sau de completare a ei, astfel încât managementul românesc să demonstreze că este capabil să crească în eficienţă prin folosirea unui aparat multidisciplinar, în care informatica să aibă un loc aparte, consacrat, recunoscut şi definitiv. Autorii
  10. 10. 13 Informatică şi management CAPITOLUL 1 1 SISTEMUL – CADRU EXISTENŢIAL AL ORGANIZAŢIEI 1.1 Elemente generale privind teoria sistemelor 1.1.1 Conceptul de sistem şi abordarea sistemică Conceptul modern de “sistem” a apărut în cursul anului 1940, provenind din diverse domenii, cele mai semnificative fiind biologia, matematica, fizica, ingineria şi gestiunea. Bazele Teoriei generale a sistemelor au fost puse de Von Bertalanffy (General System Theory), al cărei scop fundamental a fost acela de a emite o serie de principii explicative, care consideră realitatea formată dintr-o multitudine de sisteme, cu ajutorul cărora aceasta poate fi modelată şi interpretată. Ulterior, cibernetica şi teoria sistemelor şi a informaţiei s-au extins asupra problematicii întreprinderii. În 1961, profesorul Jay W. Forrester introduce conceptul de dinamică industrială, cadru în care consideră întreprinderea ca sistem cibernetic, ce tinde prin simulare să prevadă comportamentul acesteia. Mai târziu, în anul 1971 Forrester îşi extinde
  11. 11. 14 Informatică şi management studiul asupra sistemelor şi creează o nouă disciplină – Dinamica sistemelor. În literatura de specialitate definiţiile noţiunii de sistem sunt numeroase şi ele au evoluat de-a lungul timpului, cunoscând diferite interpretări. Astfel, potrivit lui Bertalanffy [6], „prin sistem se înţelege observarea unui ansamblu de elemente în interacţiune, capabile să funcţioneze, care se organizează şi transformă energia materială şi informaţională pentru atingerea unor finalităţi (obiective), dintre care una este aceea de menţinere a propriei sale organizări”. O altă definiţie aparţine lui Joel de Rosnay, cercetător în domeniul aplicaţiilor teoriei sistemelor [17]: “ un sistem este un ansamblu de elemente aflate în interacţiune dinamică, care sunt organizate şi funcţionează după un anumit scop”. Indiferent de abordările diferiţilor autori, se consideră că orice sistem este caracterizat de următorii determinanţi fundamentali:  Input-uri – reflectate în intrările sistemului. Dacă ne raportăm la exemplul unei organizaţii pot fi identificate mai multe tipuri de intrări, la nivelul sistemului acesteia: materiale, informaţionale, financiare, personal, comenzi etc.  Procese - reprezintă o succesiune de operaţii, în cursul cărora sunt prelucrate (transformate) variabilele de intrare. Uneori procesele sunt asociate noţiunii de funcţii ale sistemului, prin care se exprimă ceea ce face efectiv acesta. Referindu-ne, de exemplu, la sistemul informaţional dintr-o organizaţie, regăsim procesele de prelucrare a datelor şi a informaţiilor care intră în sistem, procese care determină o anumită structură ieşirilor acestuia.  Output-uri – sunt elemente superior elaborate, furnizate de sistem în urma acţiunii asupra intrărilor. Ca exemplu, ele pot fi structurate similar variabilelor de intrare menţionate anterior.  Relaţii de cauzalitate – se reflectă în ansamblul relaţiilor aflate atât la nivelul întregului, cât şi între acesta şi părţile componente ale sistemului. Comportamentul unui sistem este definit prin interacţiunile şi relaţiile de cauzalitate dintre elemente şi de aceea, cunoaşterea lor cât mai exactă este deosebit de importantă în orice domeniu teoretic sau practic. Cu cât sistemul este mai puţin organizat, cu atât părţile influenţeaza mai mult întregul şi, cu cât este mai bine organizat, cu atât
  12. 12. 15 Informatică şi management sistemul influenţează sau controlează mai mult părţile din care este format. Astfel, la nivelul oricarei organizaţii care prin natura sa se constituie într-un sistem, este esenţială o coordonare a elementelor (activităţi, funcţii, resurse etc) de către întreg. Acest fapt generează existenţa unui grad redus de entropie informaţională, precum şi o bună organizare şi funcţionare a aparatului propriu al organizaţiei.  Mediul – este indisolubil legat de însăşi noţiunea de sistem. Orice sistem este plasat într-un mediu pentru a stabili interacţiunile cu acesta, iar supravieţuirea sistemului depinde de capacitatea sa de adaptare la schimbările care survin în cadrul acestuia.  Finalitatea - se referă la obiectivul pentru care este creat sistemul, fiind corelată cu elementele structurale ale acestuia. Cunoaşterea obiectivelor sistemului impune ca elementele sale componente să poată fi evaluate în mod regulat, astfel încât să fie asigurată realizarea funcţiilor caracteristice. Este de remarcat faptul că, o dimensionare nerealistă a unor structuri din cadrul sistemului poate afecta negativ realizarea funcţiilor respective şi, în concluzie, finalitatea sistemului. Un sistem poate fi definit ca o mulţime de elemente (subsisteme) e1,e2,.......en, între care există relaţiile de tip rij(ei,ej,), cu i, j Є {1,2,.......n} şi i ≠ j. Acest tip de definiţie pune în evidenţă o relaţie între minimum două mărimi sau obiecte, reunind în mod implicit atât identitatea elementelor (structura), cât şi relaţia dintre ele (cauzalitatea). Relaţiile de cauzalitate care se realizează printr-o anumită structură de sistem (S) nu sunt în afara acţiunii conştiente a omului. Altfel spus, cauzalităţii trebuie să i se asocieze o finalitate (un obiectiv) direcţională şi dirijată. O interpretare a noţiunii de sistem axată pe cele trei aspecte (structură, cauzalitate şi finalitate) este următoarea [6]: "o mulţime formată din componente (părţi) structurate având fiecare legile lor proprii care, împreună cu relaţiile existente între componente, se subordonează legilor proprii sistemului; sistemul evoluează într-un me- diu pe care-1 influenţează şi de care este influenţat; sistemul funcţionează în vederea realizării unor obiective". Un sistem poate fi reprezentat grafic ca în figura nr.1.1.
  13. 13. 16 Informatică şi management MEDIU SISTEM SUBSISTEM RELAŢII INTERNERELAŢII EXTERNE Figura nr. 1.1 Structura unui sistem complex şi interacţiunile acestuia cu mediul exterior Sistemul interacţionează în mod permanent cu mediul exterior. Efectul produs de relaţiile cauzale din mediu în cadrul sistemului se constituie în totalitatea intrărilor în sistem, în timp ce efectul relaţiilor cauzale din sistem asupra mediului formează totalitatea ieşirilor. Dacă un sistem este descompus în minimum două părţi, în care se pot identifica separat intrări şi ieşiri, astfel încât ieşirile uneia din părţi să constituie intrări pentru cealaltă parte, atunci aceste părţi se vor numi subsisteme. Pentru orice sistem, analiza sa se desfăşoară de regulă, pe următoarele două planuri:  Funcţional (cantitativ)- care reuneşte expresia interacţiunilor şi relaţiilor de cauzalitate între elementele sistemului, care îi determină funcţionarea (sau comportamentul). Orice sistem este caracterizat de o serie de relaţii, atât de tip endogen – între subsistemele proprii – cât şi de tip exogen, rezultate din interacţiunea cu mediul economic, social, politic.  Structural (calitativ) - se referă la mulţimea componentelor sistemului, sub aspectul ordinei şi poziţiei acestora în cadrul său. Numai în condiţiile existenţei unui anumit mod de aranjare a elementelor sistemului se poate vorbi de o structură a acestuia, care împreună cu relaţiile existente, contribuie la atingerea obiectivului pentru care a fost creat sistemul.
  14. 14. 17 Informatică şi management Ambele tipuri de analiză a sistemului, atât cea structurală, cât şi cea funcţională permit cunoaşterea comportamentului său dinamic şi, implicit, elaborarea unor strategii concrete pentru conducerea lui. Una dintre cele mai frecvent folosite abordări în problematica sistemelor, în special în mediul economic şi social, se referă la abordarea sistemică . Studiul sistemelor a avut la bază o bună perioadă de timp, metodele experimentale, bazate pe reguli certe, care pot fi sintetizate în maniera următoare [12]: “Diversitatea şi complexitatea realităţii poate fi redusă la “subterfugiile” experienţei, ale cărei rezultate sunt validate şi acceptate pe baza experimentelor anterioare”. Fundamentul metodelor experimentale îl constituie principiile teoriei reducţioniste, conform cărora studierea unui obiect sau fenomen se realizează prin descompunerea şi izolarea acestuia de mediul căruia îi aparţine. Ineficacitatea acestui tip de interpretare – cunoscută în teorie şi practică drept abordarea carteziană sau analitică – se manifestă în condiţiile apariţiei unui nou fenomen în domeniul sistemelor şi anume, complexitatea. Afirmaţia lui Bertalanffy referitoare la faptul că “sistemele sunt pretutindeni” capătă o nouă dimensiune, potrivit căreia existenţa în lumea reală a unor ansambluri din ce în ce mai complexe, necesită metode şi tehnici ştiinţifice, care depăşesc limitele metodelor experimentale. Cele două tipuri de abordări ale sistemelor - analitică şi sistemică - sunt fondate pe o serie de postulate care le diferenţiază fundamental sub aspectul următoarelor elemente:  modul de percepere al realităţii;  metodologiile folosite;  gradul de complexitate la care se realizează studiul sistemelor. În esenţă, abordarea sistemică în observarea şi tratarea fenomenelor reale sau a anumitor entităţi din cadrul acesteia, se dovedeşte a fi capabilă să depăşească carenţele celei carteziene (analitice) şi se constituie ca un mod de gândire care permite:  studierea sistemelor începând cu esenţialul şi minimalizând detaliile;  structurarea sistemului în elemente componente (părţi);
  15. 15. 18 Informatică şi management  constituirea unei anumite ordini între elemente, unele faţa de altele, precum şi faţă de ansamblu;  stabilirea ansamblului relaţiilor de cauzalitate dintre elemente, care împreună cu ordinea predefinită dintre ele asigură finalitatea sistemului. O reliefare comparativă a celor două tipuri de abordări se poate observa în tabelul nr 1.1 [17]: Tabelul nr. 1.1 Analiză comparativă între abordarea carteziană şi cea sistemică Abordarea carteziană Abordarea sistemică Rezolvarea problemelor se face prin împărţirea lor în subsisteme independente. Premisa fundamentală: întregul este mai mult decât suma părţilor. Sistemul nu este supus nici unei influenţe din mediu. Sistemul interacţionează, influen- ţează şi este influenţat de mediu. Soluţia unei probleme este evidentă şi universală. O soluţie poate fi adevărată sau falsă (principiul adevărului). Un sistem nu poate fi detaşat de finalitatea sa (principiul teleologic sau al finalităţii). O soluţie este pertinentă sau nu, pentru un anumit obiectiv stabilit. Se poate remarca din consideraţiile efectuate că, abordarea sistemică este caracterizată de particularitatea înţelegerii globale a unei probleme, fără a se insista asupra cunoaşterii detaliilor acesteia. Ca urmare, maniera de studiu constă în a porni de la global spre particular, prin descompunerea unei entităţi în subsisteme şi studierea acestora, respectându-se acelaşi postulat ( de la general la particular, fără a fi izolate de ansamblul căruia îi aparţin). De menţionat că scopul subsistemelor (finalitatea) este determinat de sistemul global şi subordonat obiectivului general al acestuia. De asemenea, mediul în care funcţionează subsistemele este dat de sistemul global în sine. O altă problemă la care răspunde abordarea sistemică în diverse domenii, în speţă cel economic şi social este aceea legată de dinamica sistemelor. Spre deosebire de sistemele statice, slab reprezentate la nivelul realităţii, sistemele dinamice sunt omniprezente, reunind
  16. 16. 19 Informatică şi management proprietăţi cum sunt interacţiunea, interdependenţa, finalitatea, sau evoluţia. Abordarea sistemică evidenţiază transformările care se produc în interiorul ansamblului studiat. Aceste transformări sau schimbări rezultă din modificările mai mult sau mai puţin controlate asupra variabilelor de intrare, care provin din alte sisteme sau din mediu. Procesele proprii sistemului acţionează asupra intrărilor, producând variabile de ieşire, ce sunt preluate la nivelul mediului sau altor sisteme. Ansamblul transformărilor prezente în cadrul oricărui sistem generează fluxuri materiale, de energie şi informaţionale, ce caracterizeză funcţionarea şi dinamica acestuia. Rezultă aşadar, că dinamica unui sistem poate fi studiată numai în contextul proceselor de transformare ale intrărilor în ieşiri, precum şi a interacţiunilor dintre elemente, abordate într-o concepţie globală. 1.1.2 Structura, funcţiile şi proprietăţile sistemului Oricât de simplu ar fi şi indiferent de domeniul la care se referă sistemul posedă o anumită structură, definită ca o mulţime de componente, între care există relaţii de interdependenţă. Structura sistemului presupune o anumită ordine a elementelor, reliefată prin relaţii de precedenţă sau succesiune între acestea, ordine care asigură corelarea legilor lor proprii de funcţionare, în vederea atingerii finalităţii sistemului. Este ştiut faptul că, o simplă reuniune de elemente, fără un mod de ordonare al lor şi relaţii în baza cărora funcţionează, nu constituie un sistem. După cum afirma J. Forrester [21]: “ Fără o structură care să le reunească, informaţiile rămân un amalgam de fragmente. Fără o structură organizatoare, cunoştinţele sunt o simplă colecţie de observaţii, experienţe şi incidente contradictorii". După cum am menţionat, abordarea sistemică se concentrează pe interacţiunile dintre elementele unui ansamblu şi ceea ce este esenţial faţă de abordarea carteziană, asupra legăturilor acestuia cu mediul. Dacă între sistem şi mediul său nu există interacţiuni calitative deosebite,
  17. 17. 20 Informatică şi management spunem că structura este un invariant al sistemului, adică are proprietatea de a se menţine neschimbată. Astfel de situaţii sunt însă limitate, de regulă modificarea relaţiilor de cauzalitate dintre elemente, precum şi dintre acestea şi mediu, implică în mod necesar şi schimbarea ordinii elementelor structurale. Diferitele componente ale sistemului îndeplinesc anumite funcţii, care pot fi specifice fie numai unora dintre ele, fie sistemului în ansamblu. Ele se referă la ceea ce realizează în mod efectiv sistemul, conducând la o acţiune ce vizeză un obiectiv predefinit. Este esenţial să precizăm că, structura şi funcţia unui sistem se află într-un raport dialectic, în sensul că structura este determinată de amploarea şi natura funcţiei, iar modul de realizare al funcţiei stabilizează sau modifică structura. Funcţionarea optimă a unui sistem nu depinde numai de simpla existenţă a structurilor asociate funcţiilor, ci şi de echilibrul dintre aceste structuri. O dimensionare nerealistă a unor structuri poate afecta negativ realizarea funcţiilor respective şi în final obiectivele sistemului. De exemplu, să considerăm că în cadrul bugetului de venituri şi cheltuieli al unei organizaţii din administraţia publică nu sunt corect fundamentate şi structurate sursele de venituri şi capitolele de cheltuieli pentru următorul an financiar. Aceasta va influenţa negativ anumite procese (funcţii) ale sistemului de ansamblu al organizaţiei, cum ar fi investiţiile, asigurarea de servicii publice pentru populaţie etc. În esenţă, obiectivul fundamental al întregului sistem al organizaţiei publice va fi afectat, prin imposibilitatea satisfacerii intereselor comunităţii. Alături de înţelegerea noţiunilor de structură şi funcţii ale sistemului, esenţială pentru orice domeniu, în special pentru cel economico-social, este cunoaşterea proprietăţilor generale ale lor. Acest lucru face posibilă aplicarea principiilor interacţiunilor dinamice dintre sisteme, în procesele de conducere a fenomenelor şi proceselor specifice organizaţiilor. Aşa cum afirmă Forrester [21]: “odată acceptate structura şi principiile de conducere ale sistemelor, se poate continua cu explicarea contradicţiilor, cu clarificarea ambiguităţilor şi cu rezolvarea unor controverse din cadrul ştiinţelor economice şi sociale”.
  18. 18. 21 Informatică şi management Sub aspectul relaţiilor de cauzalitate existente între elementele structurale ale sistemului, acestea se împart în sisteme deschise şi sisteme închise [21]. Dacă funcţionarea unui sistem este guvernată de o singură lege cauzală prin care se exprimă dependenţa ieşirii y de intrarea x, adică x→y, atunci sistemul este deschis. Într-un astfel de sistem, rezultatele acţiunii trecute nu comandă acţiunea viitoare [21]. Sistemele închise (cu conexiune inversă, cu reacţie sau cu feed- back) sunt influenţate de propriul lor comportament din trecut, având o structură sub formă de buclă închisă. Ele folosesc rezultatele acţiunii trecute produse în sistem, pentru a comanda acţiunea viitoare [21]. Noţiunea de sistem cu buclă de reacţie închisă a fost formulată şi de către Wiener [53] care a ajuns la următoarea concluzie: “pentru a controla o acţiune ce are o anumită finalitate, circulaţia informaţiei trebuie să urmeze o buclă închisă, care permite să fie evaluate efectele acţiunilor sale şi să permită sistemului să se adapteze la o conduită viitoare, graţie performanţelor trecute”. Definirea conceptului de buclă de reacţie a sistemelor a stat la baza apariţiei ciberneticii ca ştiinţă şi a sistemelor cibernetice. Diferenţierea sistemelor în deschise şi închise se realizează şi din punctul de vedere al intensităţii interacţiunilor cu mediul. Astfel, sistemele deschise sunt caracterizate de o multitudine de schimburi cu mediul extern, având un grad de independeţă mai limitat, în timp ce sistemele închise se bucură de o mult mai mare autonomie, având particularitatea de auto–organizare. Evident, această distincţie a sistemelor nu este absolută, pentru că în realitate, nici un sistem nu este complet închis sau deschis. Clasificarea sistemelor în deschise şi închise şi cunoaşterea comportamentului lor este în măsură să creeze o mai bună înţelegere asupra proprietăţilor lor fundamentale, precum şi a modului în care, în practica organizaţiilor trebuie să se ţină cont de ele pentru atingerea performanţei şi competitivităţii. Cele mai importante proprietăţi ale sistemelorse reflectă în următoarele: a. Controlabilitatea – este strict legată de noţiunea de stare a sistemului. Prin aceasta înţelegem o mulţime de valori ale unor mărimi
  19. 19. 22 Informatică şi management semnificative, ce caracterizează evoluţia şi dinamica sistemului. Tipul de stare a sistemului este funcţie de momentul de timp la care se înregistrează valoarea elementelor sistemului, pe un anumit interval. Dacă ne referim, de exemplu la starea (stările) sistemului organizaţiei, acestea pot fi reflectate prin intermediul valorilor unor indicatori economici (număr de angajaţi, gradul de utilizare a capacităţii de producţie, productivitatea muncii, produsele finite destinate livrării, resursele necesare etc), înregistraţi în anumite momente de timp. Folosind notaţiile matematice, starea sistemului poate fi exprimată astfel: E - o mulţime de elemente structurate care formează un sistem; S - structura sistemului; {E,S} - sistemul definit de mulţimea E înzestrată cu structura S. Fie Z o mulţime de atribute, imagini ale elementelor lui {E, S} pe un interval T. Definim drept stare a sistemului la un moment ti submulţimea ziЄZ, imagine a lui {E, S} la momentul tiЄT. O stare a sistemului poate fi iniţială, intermediară sau finală. Variaţia implică pentru sistemul respectiv un caracter dinamic, adică faptul că variabila "t" este o variabilă independentă esenţială. Starea iniţială a sistemului {E, S} reprezintă starea corespunzătoare momentului iniţial t0ЄT. Starea finală este corespunzătoare momentului tkЄT, unde t este ultimul element al şirului {ti}, capătul intervalului T. Orice stare care corespunde unui moment tkЄT, mai puţin t0 şi ti, reprezintă o stare intermediară a sistemului. Se defineşte în mulţimea Z o relaţie binară nesimetrică γ care ordonează elementele zi ale şirului de stări corespunzătoare momentelor tiЄT. Relaţia γ structurează mulţimea punctelor zi care poate fi reprezentată printr-un graf, cu nodurile zj, arcele constituind tranziţiile de la o stare la alta. Spunem că stările sistemului {E, S} sunt controlabile dacă în raport cu relaţia γ, orice stare ziЄZ poate fi legată de o altă stare zjЄZ. Proprietatea de controlabilitate a stărilor sistemului este deosebit de importantă în studiul unei entităţi care se constituie ca un ansamblu
  20. 20. 23 Informatică şi management sistemic. La nivelul organizaţiei, luarea în considerare a acestei proprietăţi intervine de exemplu, în etapa de planificare, când trebuie cunoscute exact obiectivele, resursele, structura întreprinderii precum şi domeniul intrărilor în sistem. Atingerea obiectivelor incluse în strategia şi politica firmei este condiţionată de modul în care aceasta îşi poate conduce şi coordona subsistemele proprii, astfel încât diversele stări prin care acestea trec să fie controlabile, în raport cu finalitatea sistemului global. b. Echifinalitatea - se referă la acea proprietate prin care sistemul ajunge în starea finală (atingerea obiectivului), pornind de la aceeaşi stare iniţială (formularea obiectivului), pe traiectorii diferite. Un sistem caracterizat de echifinalitate cunoaşte o anumită variaţie în configurarea structurii sale (în speţă a ordinii dintre elemente) şi implicit şi în modul de realizare al funcţiilor sale. Limitele acestei variaţii, care decurge din evoluţia sistemului pe traiectorii diferite, nu trebuie să depăşească însă capacitatea de control a sistemului. c. Autoreglarea – reprezintă una din cele mai importante proprietăţi ale sistemelor şi reprezintă modificarea variabilelor de intrare în sistem, într-o astfel de manieră cantitativă şi calitativă, care să permită obţinerea variabilelor de ieşire dorite. Proprietatea de autoreglare este legată de sistemele cu feed-back. După cum se cunoaşte, elementele unui sistem sunt în interacţiune reciprocă, ceea ce înseamnă că acţiunea unui element “A” asupra altui element “B” antrenează un răspuns al lui “B” către “A”. Se spune în această situaţie că cele două elemente sunt legate printr-un feed-back (sau buclă de reacţie). Bucla de reacţie care permite autoreglarea sistemului poate fi de două tipuri:  pozitivă – atunci când variaţia într-un sens a valorii elementului “A” produce o variaţie în acelaşi sens a elementului “B”;  negativă – în care un element “A” generează creşterea lui “B” şi reciproc, creşterea lui “B” determină diminuarea elementului “A”. De remarcat că, modificarea relaţiilor dintre elemente atrage după sine, modificarea structurii sistemului, iar când aceasta se realizează în funcţie de un anumit scop, se spune că sistemul se autoreglează, prin
  21. 21. 24 Informatică şi management ajustări succesive, în funcţie de calitatea, cantitatea şi natura informaţiilor primite. d. Adaptabilitatea - reflectă calitatea sistemului de a se schimba (sau ajusta) din punct de vedere structural şi funcţional, în funcţie de input- urile şi output-urile din mediu, astfel încât să-şi poată atinge finalitatea. Orice sistem dispune la nivel funcţional de un centru de decizie care are rolul de a organiza reţeaua de relaţii aflate între elemente şi de a coordona fluxurile materiale, de energie şi informaţionale prezente în sistem. Proprietatea de ajustare se materializează prin intermediul centrului de decizie, în funcţie de buclele de reacţie aflate la nivelul sistemului. Un exemplu de situaţie în care se manifestă tendinţa sistemului spre adaptabilitate este asigurarea de către organizaţie a unei corelaţii optimale cerere – producţie – aprovizionare, caz în care obiectivele sistemului pot fi reformulate, pentru a putea fi îndeplinite în condiţiile unor variabile de intrare posibile şi permise. Chiar dacă teoretic, un sistem este caracterizat de aceste proprietăţi generale, în realitate ele se regăsesc mai mult sau mai puţin, în funcţie de gradul şi modul de organizare al acestuia. Aşa cum reiese din aprecierile efectuate, conceptul de organizare al unui sistem desemnează un mod de aranjare a unui ansamblu, în funcţie de repartiţia elementelor sale pe niveluri ierarhice, conform unei reţele de relaţii. Raportat la gradul său de organizare, sistemul nu va avea aceleaşi proprietăţi, deoarece ele depind cel puţin, de natura şi numărul elementelor care îl constituie, precum şi de relaţiile care se instaurează între ele. Ca exemplu semnificativ în acest sens, dacă considerăm doi agenţi economici, cu acelaşi obiect de activitate, aceeaşi dimensiune, număr şi structură de personal relativ apropiate, proprietăţile specifice sistemului lor nu sunt la fel reprezentate. Elementul esenţial care le diferenţiază este natura şi numărul de relaţii dintre elementele componente.
  22. 22. 25 Informatică şi management 1.2 Abordarea sistemică a organizaţiei 1.2.1 Consideraţii preliminare Orice demers de studiu şi analiză a organizaţiei, indiferent de domeniul în care funcţionează, trebuie să pornească de la o abordare sistemică a acesteia şi să se bazeze pe principiile fundamentale ale teoriei sistemelor. Organizaţia se constituie ca un sistem (economic, administrativ etc.) care reuneşte un ansamblu de elemente (materiale, utilaje, capital financiar, resurse umane etc), înzestrate cu o anumită ordine şi care funcţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, pentru realizarea unui obiectiv. Pornind de la premisele abordării sistemice – dintre care două considerăm a fi esenţiale (interacţiunile dintre elemente şi axarea pe concepţia globală) – sistemul organizaţiei este caracterizat de următoarele aspecte:  este un sistem socio-economic, deoarece reuneşte mijloacele de producţie şi forţa de muncă prin care se realizează producţia de bunuri materiale, prestarea de servicii, conform obiectivelor strategice stabilite;  este un sistem dinamic, care îi asigură în condiţii favorabile, dezvoltarea; caracterul dinamic este determinat de modificările care au loc în cadrul sistemului sau în relaţiile acestuia cu mediul, determinându-i astfel o anumită traiectorie de evoluţie;  este un sistem probabilistic în sensul că activitatea de ansamblu a societăţii este supusă permanent influenţei unor factori aleatori generaţi de contactul acesteia cu mediul concurenţial în care funcţionează. Alături de aceste aprecieri generale, considerăm că aportul teoriei sistemelor în practica managerială a organizaţiei este esenţial în
  23. 23. 26 Informatică şi management extinderea limitelor de cunoaştere şi înţelegere, atât a structurii sistemice, cât şi a funcţiilor pe care le posedă organizaţia. O abordare sistemică a acesteia din partea decidenţilor sau factorilor de execuţie este în măsură să contribuie la îmbunătăţirea performanţelor şi competitivităţii şi, de ce nu, la formarea unei mentalităţi care să perceapă întregul organizaţiei mai mult decât suma părţilor sale componente (principiul abordării sinergetice). După cum sublinia J. De Rosnay [17]: “Se pare că educaţia noastră nu ne-a incitat în a avea o viziune globală asupra universului şi a ansamblurilor care ne înconjoară. Realitatea a fost întodeauna decupată în discipline şi porţiuni fragmentate şi izolate. Din cauza acestei formaţii, ne este foarte dificil s-o percepem în totalitatea, complexitatea şi dinamica sa.” Una din cele mai importante trăsături ale sistemului organizaţiei este complexitatea. Atribuirea acestui atribut unui sistem este relativă şi în acelaşi timp, subiectivă. El depinde de “cine” şi “cum” percepe entitatea considerată a fi complexă. În cazul unui agent economic sau instituţie publică, de exemplu, interpretarea are o notă mai mică de subiectivism, ştiut fiind faptul că, prin natura şi obiectivele ei, organizaţia poate fi considerată un sistem complex. Caracterul de complexitate al unui sistem se reflectă în existenţa unei mari varietăţi de elemente independente, aflate în interacţiune. Este important de menţionat că această proprietate nu este prezentă în mod permanent şi definitiv la nivelul sistemului, putându-se manifesta ca un fenomen aleator, indus de către o anumită structură, cauzalitate şi finalitate a sistemului. Într-un sistem complex se pot identifica o serie de determinanţi ce caracterizează, în totalitate, ansamblul unei organizaţii: a. Comportament imprevizibil, intuitiv al variabilelor de intrare (variaţii majore de curs valutar, pierderea unor cote de piaţa, schimbarea formei de proprietate asupra pachetului de acţiuni etc.). b. Existenţa unui număr mare de bucle de reacţie, care permit sistemului să se restructureze sau să-şi modifice schema de interacţiune între variabilele sale. De exemplu, bucla de reacţie la nivelul sistemului de aprovizionare, în care se comandă un anumit
  24. 24. 27 Informatică şi management stoc de materiale. Sistemul ajustează ritmul de comandare în funcţie de variabilele de nivel (stocul), pentru a realiza echilibrul între necesarul şi disponibilul de materiale. În acelaşi timp se creează şi conexiunea inversă între componenta sistemică de producţie, comercială şi desfacere a produselor. c. Gradul de centralizare/descentralizare a procesului de decizie, care într-un sistem complex vizează o difuzare de autoritate pe nivelurile ierarhice. Spre deosebire de sistemele simple, unde decizia este centralizată la nivelul unui număr mic de factori decizionali, într-un sistem complex se combină un mare număr de acţiuni care induc sistemului un anumit comportament. d. Interacţiuni puternice între componente, ceea ce face ca un sistem complex să fie dificil de descompus în elemente, ignorându-se relaţiile de interdependenţă dintre ele. Neglijarea uneia dintre părţi distruge aspectele esenţiale legate de comportamentul şi de structura sistemului în ansamblu. Putem considera de exemplu, sistemul complex al funcţiunii comerciale dintr-o organizaţie, cu componentele de aprovizionare, desfacere şi marketing, care acţionează intercorelat după legi proprii de funcţionare, aliniate însă legii generale a ansamblului care le conţine. Funcţia sistemului comercial prin care se asigură legătura organizaţiei, ca entitate microeconomică, cu mediul macroeconomic, se materializează prin buclele de reacţie dintre activitatea de marketing şi structura planului de producţie, sau dintre elaborarea necesarului de aprovizionat cu dimensiunea capacităţii de producţie. În esenţă, proprietăţile regăsite la nivelul sistemului comercial n-ar mai fi semnificative, dacă s-ar neglija una din părţile sale componente şi, evident, relaţiile dintre ele. Sub aspectul caracterului de complexitate al sistemului organizaţiei, aprofundarea fenomenelor economice aduce în discuţie probleme legate de comanda şi controlul sistemului, cum ar fi raporturile cauză-efect dintre elemente, autonomia lor, factorii care influenţează sistemul şi cuantificarea gradului lor de influenţă, ordinea sau dezordinea
  25. 25. 28 Informatică şi management componentelor sistemice. Toate aceste teme fac obiectul domeniului sistemelor dinamice neliniare. Organizaţia ca sistem reuneşte o mare varietate de elemente aflate în relaţii de interacţiune, ale căror efecte sunt de cele mai multe ori imprevizibile şi greu de cuantificat. Din această cauză se impune studiul entităţii economice sau administrative din punctul de vedere al abordării sistemice, axată pe relaţiile puternice şi de natură neliniară dintre componente. Într-un sistem dinamic neliniar, acţiunile trecute stau la originea celor prezente, care la rândul lor determină acţiunile viitoare, conform principiului care defineşte sistemul cu conexiune inversă. La nivelul sistemului dinamic neliniar există o multitudine de factori de influenţă. Unii dintre aceştia conduc sistemul spre instabilitate şi dezordine, alţii dimpotrivă, au calitatea de a menţine stabilitatea şi ordinea. Prin combinarea acestor două tipuri de factori sistemul evoluează, trecând prin mai multe stări – unele stabile, altele puternic instabile. Atunci când forţele de ordine şi stabilitate sunt predominante, iar sistemul posedă bucle de retroacţiune negativă se înregistrează o stare stabilă a lui. Spunem în această situaţie că sistemul este caracterizat de un grad mare de organizare. În cazul în care prevalează forţele de dezordine şi instabilitate şi sistemul include bucle de retroacţiune pozitivă care îi deviază comportamentul de la regimul său iniţial se înregistrează o stare instabilă. Dacă influenţa celor două categorii de factori – unii care menţin sistemul în regimul său original, alţii care îl conduc în afara acestuia – este sensibil apropiată, se spune că sistemul se află într-o stare de echilibru complex. Pornind de la toate aceste aspecte teoretice putem afirma că, ansamblul sistemic al organizaţiei este caracterizat atât de complexitate, cât şi de dinamism şi neliniaritate. Este bine ştiut faptul că, de exemplu, în cadrul unei organizaţii industriale se manifestă o serie de forţe contrare ( prin forţe înţelegând în acest context procese, funcţii, activităţi, acţiuni, evenimente etc). Unele dintre acestea generează în sistem ordine şi stabilitate, cum ar fi de pildă, procesul de planificare, funcţia de control sau de organizare a managementului. În acelaşi timp, apar forţe care pot creea dezordine şi instabilitate şi ne putem referi la
  26. 26. 29 Informatică şi management procesele inovaţionale, diverse forme de experimentare, iniţiative de grup sau individuale. Alternarea acestor forţe are tendinţa de a conduce sistemul dinamic neliniar al organizaţiei într-o stare de echilibru complex, dar care odată atinsă nu poate rămâne definitivă. Într-o astfel de stare, sistemul poate adopta un echilibru stabil, un echilibru periodic, mergând până la o stare de echilibru aflată la frontiera dezordinii complete (haos). De exemplu, în domeniul elaborării strategiei organizaţiei, se poate observa că abordările sistematice, coordonate şi planificate se combină cu tatonări, ezitări, intuiţii şi incertitudini. De asemenea, procesul de fundamentare a strategiei combină o dimensiune autonomă cu una colaborativă, o dimensiune formală cu una informală. În condiţiile alternării acestor factori, scopul cunoaşterii şi controlului evoluţiei sistemului organizaţiei este acela de asigura în cadrul său, un echilibru complex, într-un mediu aflat în continuă fluctuaţie. 1.2.2 Organizaţia ca sistem cibernetic Fondată în anul 1948 de matematicianul american Norbert Wiener, cibernetica reprezintă ştiinţa generală a controlului sistemelor, fiind axată pe următoarele trei direcţii:  identificarea structurii şi stărilor interne ale sistemului;  descrierea relaţiilor din sistem, precum şi dintre acesta şi mediu;  cunoaşterea comportamentului şi a evoluţiei sistemului în timp. Abordarea cibernetică a sistemelor are la bază o analiză globală a elementelor, în principal sub aspectul interacţiunilor dintre acestea. După cum se cunoaşte, însăşi noţiunea de sistem se bazează pe relaţiile de intercondiţionare dintre elemente, dar în cazul unui sistem cibernetic conceptele de acţiune şi retroacţiune sunt definitorii. Acţiunea unui element asupra altuia, antrenează un retur al răspunsului celui de-al doilea element asupra primului, în acelaşi sens sau în sensuri opuse. Se spune că cele două elemente sunt legate prin intermediul unei bucle de feedback (sau buclă de retroacţiune). Aceasta justifică cea mai semnificativă proprietate a sistemului cibernetic – autoreglarea, care
  27. 27. 30 Informatică şi management implică un mod de control a funcţionării sistemului, materializat prin retroacţiune, adică „ o acţiune în retur” între elemente. Retroacţiunea poate fi negativă sau pozitivă. În cazul retroacţiunii negative, un proces de creştere a valorilor de ieşire din sistem, antrenează o diminuare a celor de intrare, situaţie în care comportamentul sistemului tinde spre o stare de echilibru. În cazul retroacţiunii pozitive, o creştere/diminuare a valorilor de ieşire, generează o creştere/diminuare a celor de intrare în sistem, ceea ce face ca antagonismele între elemente să se exacerbeze şi evoluţia sistemului să tindă spre o creştere exponenţială sau spre o stare de blocaj. Ca urmare a faptului că orice sistem este supus în permanenţă perturbărilor aleatoare provenite din mediu, cele două moduri de retroacţiune coexistă la nivelul unui întreg. Pentru exemplificare, considerăm sistemul funcţiunii comerciale din cadrul unei organizaţii, în care o categorie de variabile de ieşire se concretizează în volumul livrărilor de produse finite (x), iar cele de intrare în numărul comenzilor (y) primite de la clienţi pentru respectivele produse. SISTEMUL COMERCIAL STARE DE ECHILIBRU INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE NEGATIVĂ Y X X = volumul livrărilor de produse finite Y = numărul comenzilor primite de la clienţi Figura nr. 1.2 Asigurarea stării de echilibru a sistemului prin prezenţa retroacţiunii negative
  28. 28. 31 Informatică şi management SISTEMUL COMERCIAL STARE DE BLOCAJ INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE POZITIVĂ Y X X = volumul livrărilor de produse finite Y = numărul comenzilor primite de la clienţi Figura nr. 1.3 Generarea unei stări de blocaj ca urmare a retroacţiunii pozitive a sistemului Prezenţa în sistem a retroacţiunii negative (figura nr. 1.2) presupune că, o creştere a volumului vânzărilor de produse finite (x) antrenează o diminuare a numărului comenzilor primite de la clienţi (y), acest lucru realizându-se în scopul asigurării echilibrului între disponibilul de produse finite al organizaţiei şi necesarul solicitat de piaţă. Sistemul îşi autoreglează în acest fel funcţionarea, astfel încât tendinţa de evoluţie într-un sens a ieşirilor, să creeze condiţiile pentru evoluţia în sens invers a intrărilor. Din acest motiv, spunem că sistemul funcţiunii comerciale este un sistem cibernetic (sau cu feed back). În figura nr. 1.3 se prezintă cazul retroacţiunii pozitive la nivelul sistemului comercial. Se observă astfel că, o creştere a volumului livrărilor de produse (x), antrenează creşterea numărului comenzilor de la clienţi (y), evoluţia sistemului tinzând spre o creştere exponenţială. În această situaţie sistemul atinge la un moment dat în funcţionarea sa, o stare în care nivelul livrărilor de produse, deşi în creştere, nu mai reuşeste să satisfacă comenzile clienţilor, variabilă aflată de asemenea, în creştere. Evident că, sub influenţa diferiţilor factori de mediu sau din interiorul organizaţiei, în sistemul cibernetic al funcţiunii comerciale se regăsesc ambele tipuri de retroacţiune, care asigură o evoluţie controlată a acestuia.
  29. 29. 32 Informatică şi management Un exemplu mai extins care reliefează particularităţile şi funcţionarea unui sistem cibernetic este cel care ia în considerare atât sistemul comercial, cât şi cel de producţie din cadrul organizaţiei (figurile nr. 1.4 şi 1.5): SISTEMUL DE PRODUCŢIE SISTEMUL COMERCIAL INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE NEGATIVĂ b a a = necesarul de materii prime b = volumul producţiei fabricate Figura nr. 1.4 Legătura dintre subsistemele producţie şi comercial sub influenţa retroacţiunii negative SISTEMUL DE PRODUCŢIE SISTEMUL COMERCIAL INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE POZITIVĂ b a a = necesarul de materii prime b = volumul producţiei fabricate Figura nr. 1.5 Legătura dintre subsistemele producţie şi comercial în prezenţa retroacţiunii pozitive
  30. 30. 33 Informatică şi management După cum se poate observa, s-a considerat ca variabilă de ieşire din sistemul comercial necesarul de materii prime care trebuie asigurat (a), iar ca variabilă de ieşire volumul producţiei fabricate (b). În prezenţa retroacţiunii negative (figura nr. 1.4) la nivelul ansamblului care conţine cele două subsisteme, creşterea necesarului de aprovizionat antrenează o diminuare a volumului producţiei fabricate, până la limita la care este asigurată producţia pentru care există contracte ferme care trebuie onorate. De asemenea, diminuarea necesarului de aprovizionat, antrenează creşterea volumului producţiei fabricate, dar numai în limita stocurilor de materii prime disponibile. Astfel, autoreglarea sistemului este stabilită prin conexiunea inversă negativă dintre cele două componente (comercial şi producţie). În figura nr. 1.5 se prezintă cazul retroacţiunii pozitive în sistemul care include cele două subsisteme, proprietate în baza căreia, creşterea necesarului de aprovizionat implică creşterea volumului producţiei fabricate. O astfel de evoluţie a sistemului conduce la un moment dat la o stare în care nivelul producţiei fabricate va fi peste limita contractelor încheiate de organizaţie, consecinţa firească fiind aceea că vor exista stocuri de produse nevândute. Cu aceste precizări, putem defini sistemul cibernetic ca fiind o reuniune de elemente, caracterizată de prezenţa interacţiunilor şi a schimburilor informaţionale, de energie şi materiale, astfel încât să se asigure pe un interval de timp un proces de autoreglare a întregului ansamblu. Privită din această perspectivă, organizaţia este considerată a fi un sistem cibernetic, caracterizat de prezenţa feed back-ului, care permite manifestarea proprietatăţii de autoreglare, în funcţie de factorii intrinseci şi de cei care provin din mediu, astfel încât sistemul în ansamblul său să-şi atingă finalitatea. În termeni manageriali, sistemul cibernetic al unei organizaţii poate fi privit prin intermediul sistemului de management, la nivelul căruia acţiunea şi retroacţiunea manifestată între componente asigură autoreglarea acestuia şi generează o anumită evoluţie şi dinamică organizaţiei.
  31. 31. 34 Informatică şi management 1.2.3 Sistemele dinamice sub influenţa fenomenului de entropie informaţională Entropia reprezintă un concept care a fost tratat iniţial în contextul sistemelor fizico-chimice şi biologice, fiind definită ca o mărime fizică ce măsoară gradul de dezorganizare, de degradare sau de hazard pe care îl înregistrează aceste sisteme. În termodinamică, entropia este o funcţie care reflectă starea de instabilitate sau dezordine dintr-un sistem fizic; cu cât acesta este mai mare, cu atât entropia creşte. De altfel, legea a doua a termodinamicii (legea entropiei) arată că, într-un sistem izolat care este supus unui proces ciclic, entropia sau dezordinea creşte sau rămâne aceeaşi. Altfel spus, orice sistem care nu este acţionat de forţe exterioare care să-i menţină funcţionarea (ne referim aici la sisteme în care este absent fenomenul de autoreglare), ajunge tot mai mult la forme inferioare de organizare – atât din punct de vedere energetic, cât şi informaţional – care îl conduc la o stare completă de dezordine. Domeniul economico-social nu este însă caracterizat de sistemele izolate, ci preponderent de sisteme în care alternează forţele de stabilitate cu cele de instabilitate (provenind din mediu), care imprimă sistemului funcţia de autoreglare a fluxurilor de energie şi informaţii. În aceste condiţii, conceptul de entropie asociat termodinamicii (care studiază relaţiile dintre fenomenele mecanice şi cele termice), se extinde asupra informaţiei şi a cuantificării matematice a acesteia. În anul 1949 Claude Shannon publică o lucrare importantă privind „teoria matematică a comunicaţiilor” şi elaborează o teorie a informaţiei. Aceasta prezintă comunicaţia ca un proces responsabil de transmitere a informaţiilor sub formă de mesaje, între un emitent şi un receptor, prin intermediul unei reţele multiple, constituită ca suport [44]. Postulatul lui Shannon reflectă faptul că, pentru a măsura informaţia este necesar să se facă abstracţie de semnificaţia mesajelor, aceasta neavând nici un fel de incidenţă în privinţa mijloacelor prin care se transportă informaţia. Singurul lucru care contează este cantitatea de informaţie transmisă care, odată cu apariţia teoriei lui Shannon, poate fi măsurată. Se conturează astfel, noţiunea de entropie informaţională, care în esenţă, arată că într-
  32. 32. 35 Informatică şi management un sistem în care cantitatea de informaţie creşte, dezordinea şi degradarea se diminuează. În mod uzual, procesele de informare şi comunicaţie, specifice mediului intern şi extern al organizaţiei sunt caracterizate de o mare varietate de informaţii, sub aspectul conţinutului, formelor de exprimare, domeniului de activitate, calităţii şi cantităţii lor. Această diversitate de informaţii, corelată – nu în ultimul rând - şi cu trăsătura lor fundamentală de subiectivitate, generează reale probleme, atât la nivelul subsistemului informaţional, cât şi al relaţiilor de cauzalitate existente în întregul sistem dinamic al organizaţiei. O tratare exhaustivă a tuturor acestor probleme depăşeşte cadrul capitolului prezent, de aceea ne vom axa în continuare pe detalierea unui aspect semnificativ în teoria informaţiei şi anume, influenţa cantităţii de informaţie asupra gradului de organizare a sistemului dinamic al unei organizaţii. Alături de aspectele calitative ale informaţiei – extrem de complexe şi uneori dificil de asigurat – o atenţie deosebită este acordată celor cantitative, prin care se urmăreşte „măsurarea” informaţiei. Teoria statistică a comunicaţiei are în vedere măsurarea cantităţii de informaţie existentă la un moment dat într-o organizaţie şi se bazează pe următorul principiu: informaţia exprimă incertitudinea înlăturată prin realizarea unui eveniment dintr-un set de evenimente posibile, pentru fiecare dintre acestea existând o anumită probabilitate de realizare. Noţiunea de eveniment desemnează rezultatul (consecinţa) producerii unui anumit experiment, acesta din urmă, simbolizând un proces, fenomen, acţiune etc. produse la un moment dat în cadrul sistemului. De menţionat că, în practică întâlnim sisteme complexe de evenimente – formate dintr-un număr finit de evenimente elementare, proprii unui anumit experiment. Ca exemple de experimente, putem menţiona procesul de organizare a unei licitaţii de către o instituţie publică, procesul de licenţiere al operatorilor de servicii publice, sau acţiunea de inventariere a patrimoniului unei organizaţii, fiecare dintre acestea reunind un set de evenimente posibile, care constituie efecte ale realizării proceselor respective. Evenimentele rezultate din orice astfel de proces sau acţiune se manifestă cu o anumită probabilitate, căreia îi corespunde o valoare în intervalul numerelor reale [0,1]. Cu cât factorii care influenţează
  33. 33. 36 Informatică şi management evenimentul respectiv pot fi mai exact cuantificaţi, cu atât probabilitatea producerii lui are o valoare mai apropiată de 1. Dacă dimpotrivă, există factori de natură incertă şi imprecisă, care influenţează un anumit eveniment, atunci probabilitatea producerii acestuia este mai mică, cu o valoare apropiată de 0. Pentru exemplificare considerăm utile următoarele cazuri: 1. La nivelul Consiliului Local dintr-o primărie se decide demararea programului pentru modernizarea tuturor spaţiilor de învăţământ amplasate în zona respectivă. Realizarea acestei acţiuni este desigur condiţionată de existenţa resurselor financiare, umane, materiale, precum şi de stabilirea unui grafic de derulare a activităţilor componente. Dacă bugetul de venituri şi cheltuieli al primăriei permite efectuarea acestei acţiuni şi luând în considerare şi faptul că au fost desemnate firmele de specialitate (în urma organizării procedurii de licitaţie) se poate aprecia că, evenimentelor rezultate din această acţiune le corespunde o probabilitate de realizare cu o valoare apropiată de 1. 2. O întreprindere constructoare de maşini hotărăşte să demareze un proiect pentru informatizarea activităţilor de producţie, comerciale şi financiar-contabile. Evenimentele care vor rezulta din acest proiect, cum ar fi de pildă, asigurarea resurselor hardware şi software, realizarea analizei şi proiectării sistemelor informatice, pregatirea specialiştilor etc., sunt influenţate de o serie de factori incerţi la momentul demarării proiectului, fapt care conduce la o probabilitate de realizare a evenimentelor, relativ mică. Pentru reprezentarea matematică a evenimentelor şi a probabilităţilor lor de realizare, considerăm următoarele notaţii: X - un experiment oarecare; x1,x2,…,xn - un număr finit de evenimente elementare independente (rezultatele lui X); p1, p2,…,pn - probabilităţile de realizare a evenimentelor. Se porneşte de la axioma potrivit căreia realizarea experimentului X generează un set de evenimente, obţinându-se unul din rezultatele xiX. Deci: 0≤ P(xi)≤1, i[1,n] şi P(xi)=1
  34. 34. 37 Informatică şi management Se apreciază că, înainte de a fi realizat, experimentul X conţine un anumit grad de nedeterminare sau incertitudine. Aceasta va fi înlăturată prin realizarea sa propriu-zisă, deoarece se obţine unul din cele n evenimente posibile, care aduce o anumită cantitate de informaţie referitoare la experimentul X. Prin urmare, prezenţa incertitudinii (sau a nedeterminării) este justificată în momentul premergător realizării experimentului, prin existenţa unei cantităţi de informaţii insuficiente, datorată faptului că nici unul din evenimente nu a fost realizat. După finalizarea experimentului X (care presupune realizarea celor n evenimente posibile), cantitatea de informaţii a crescut, proporţional cu probabilităţile de realizare a acestora, reducând incertitudinea iniţială a lui X. Se consideră că, incertitudinea specifică realizării unei acţiuni, proces etc. este o funcţie de probabilităţile de realizare a evenimentelor componente, egală cu cantitatea medie de informaţie furnizată de realizarea unui eveniment xi. În aceste condiţii, putem defini noţiunea de entropie informaţională ca un indicator care reflectă gradul de nedeterminare (incertitudine) al unui fenomen, exprimat prin cantitatea medie de informaţie obţinută în urma realizării – cu o anumită probabilitate – a evenimentelor specifice fenomenului. Continuând cercetările unui precursor în teoria informaţiei ( R.V. Hartley), Shannon stabileşte pentru calculul entropiei informaţionale următoarea expresie:    n 1i ip 2 logipH (1.1) unde : H = entropia informaţională pi = probabilitatea producerii evenimentului „i", i=l,2,...n. Unitatea de măsură pentru cantitatea de informaţie poartă numele de BIT (BInary digiT = cifra binară 0 sau 1). Astfel, pentru orice proces desfăşurat în cadrul sistemului unei organizaţii se poate cuantifica cantitatea de informaţii obţinută prin realizarea sa, respectiv este posibilă determinarea nivelului entropiei informaţionale.
  35. 35. 38 Informatică şi management Considerăm că, la nivelul unui sistem complex, dinamic şi probabilistic, cum este cel al organizaţiei, importanţa cunoaşterii acestui indicator specific teoriei informaţiei este nu numai necesară, dar în primul rând utilă. În mod tradiţional, performanţa şi eficienţa unei întreprinderi sau instituţii publice se reflectă printr-o serie de indicatori economici şi financiari, care stau la baza diagnosticării activităţii şi a elaborării strategiei şi politicilor economice. După părerea noastră, cunoaşterea şi înţelegerea cât mai exactă a comportamentului sistemului organizaţiei, a principiilor şi particularităţilor de funcţionare a acesteia ca sistem complex este profund condiţionată de luarea în considerare a elementelor specifice teoriei informaţiei. De aceea, folosirea indicatorului entropie informaţională pentru înţelegerea modului în care cantitatea de informaţie prezentă la un moment dat în sistem, influenţează gradul de organizare al acestuia este extrem de importantă pentru procesul managerial. Nivelul entropiei informaţionale într-un sistem este influeţat de cel puţin doi factori: 1. Probabilităţile de realizare a evenimentelor pe care le include un fenomen, proces, acţiune. După cum a mai fost precizat, fiecare eveniment rezultat din producerea unui experiment aduce o cantitate de informaţie, proporţională cu probabilitatea sa de realizare. Acest fapt conduce la înlăturarea unui anumit grad de incertitudine care este asociat fenomenului real. Evident, cu cât probabilitatea de realizare a fiecărui eveniment este mai mare, cu atât nivelul entropiei (sau al gradului de nedeterminare al fenomenului) este mai scăzut. Din acest punct de vedere, se apreciază că entropia informaţională reprezintă o măsură a incertitudinii ce carcterizează rezultatele obţinute prin finalizarea fenomenului analizat. Ştiut fiind faptul că fiecare rezultat (eveniment) estimat posedă o anumită probabilitate de realizare şi, cu cât aceasta este mai mare, cu atât cantitatea de informaţie creşte, iar gradul de incertitudine al fenomenului real scade, pentru factorii de decizie, cunoaşterea acestui aspect este deosebit de utilă. Astfel, eforturile pentru finalizarea unei acţiuni pot fi orientate în direcţia identificării cât mai exacte a unor variabile certe, cuantificabile, prin care probabilitatea de
  36. 36. 39 Informatică şi management realizare a evenimentelor ce rezultă din acţiunea respectivă, sa fie cât mai mare. 2.Gradul de organizare al sistemului. Orice sistem şi orice acţiune (experiment) care se petrece în cadrul lui, sunt caracterizate de un anumit nivel al entropiei informaţionale, scopul urmărit pentru o funcţionare eficientă şi eficace fiind de a minimiza valoarea acestui indicator. În acest sens, un factor de influenţă important îl reprezintă gradul de organizare al sistemului, reflectat atât la nivelul structurii acestuia, cât şi al relaţiilor existente între componente. Dacă se analizează pe un anumit interval de timp un sistem dinamic, se observă că factorii de ordine şi stabilitate alternează cu cei de dezordine şi instabilitate (principiile retroacţiunii negative şi pozitive). Preponderenţa celei de-a doua categorii de factori imprimă sistemului un anumit grad de dezorganizare, prin faptul că se produc o serie de evenimente cu probabilităţi mici de realizare, care nu sunt în măsură să sporească cantitatea totală de informaţii aflată în sistem. Nivelul entropiei informaţionale este în acest caz, mare şi invers proporţional cu gradul de organizare al sistemului. Să considerăm, de exemplu, situaţia în care la nivelul unei organizaţii se desfăşoară un proces inovaţional pentru modernizarea unei linii de producţie. Evenimentele din cadrul acestui proces ( efectuarea de studii, analize, proiecte, cercetare fundamentală sau aplicativă) sunt caracterizate de probabilităţi mici de realizare, deoarece factorii care sunt implicaţi sunt în esenţă aleatori, imprecişi, greu cuantificabili. Ca urmare, cantitatea de informaţii existentă în sistem la un moment dat este insuficientă şi nu reuşeşte să înlăture incertitudinea existentă în sistem, nivelul entropiei informaţionale fiind ridicat. Se apreciază aşadar că, între gradul de organizare al sistemului şi nivelul entropiei există un raport invers proporţional: cu cât sistemul este mai bine organizat, cu atât entropia informaţională va fi mai redusă. Vom ilustra acest raport în următorul studiu de caz: Se consideră o linie de fabricaţie a unor componente electronice. Evenimentele proprii sistemului sunt:  obţinerea unor piese cu toleranţe ± 5% (E1)  obţinerea unor piese cu toleranţe ± 10% (E2)
  37. 37. 40 Informatică şi management  obţinerea unor piese cu toleranţe ± 20% (E3) Probabilităţile asociate celor trei evenimente sunt:  p1= 0,25  p2 = 0,25  p3 = 0,5 În funcţie de toleranţa lor, piesele pot fi utilizate după cum urmează: cele cu toleranţă mică la fabricarea de tehnică de calcul, cele cu toleranţă medie la fabricarea de maşini unelte cu comandă-program, iar cele cu toleranţă mare la fabricarea de aparatură electronică de larg consum. Se urmăreşte demararea unui proces inovaţional, finalizat prin oţinerea unui program de îmbunătăţire a calităţii produselor finite, astfel încât numărul de piese cu toleranţe medii şi mari să scadă pe ansamblul întregii producţii. Pentru aceasta se întreprind o serie de acţiuni (evenimente) în vederea perfecţionării organizării procesului tehnologic, acţiuni concretizate în:  introducerea la momentul t1 a unor purificări suplimentare a materiilor prime;  introducerea la momentul t2 a unor controale de calitate suplimentare pe parcursul procesului tehnologic;  aplicarea la momentul t3 a unor tehnologii care vizează creşterea preciziei unor faze ale procesului. Probabilităţile evenimentelor vor evolua de la momentul t0 la momentele tt, t2, şi t3 după cum se observă în tabelul nr.1.2. Tabelul nr. 1.2 Evoluţia în timp a probabilităţilor de realizare a unui eveniment Probabilităţi Momente de timp t0 t1 t2 t3 p1 0,4 0,5 0,3 0,6 p2 0,5 0,4 0,5 0,3 p3 0,1 0,1 0,2 0,1  (suma probabilităţilor) 1 1 1 1 Pe parcursul unui anumit interval de timp care începe în momentul demarării procesului inovaţional, se manifestă o serie de factori de care depinde realizarea evenimentelor precizate (umani, tehnologici, financiari, informaţionali), a căror probabilitate de realizare fiind relativ
  38. 38. 41 Informatică şi management mică, cantitatea de informaţie adusă în sistem este redusă şi în consecinţă se înregistrează un grad mare de dezorganizare. Pe măsură ce sistemul se organizează, prin adoptarea unor măsuri care conduc la creşterea probabilităţii de realizare a evenimentelor, cantitatea de informaţie suplimentară înlătură incertitudinea în privinţa realizării respectivului proces inovaţional. Grafic, variaţia entropiei informaţionale, în funcţie de gradul de organizare/dezorganizare a sistemului se poate observa în figura nr. 1.6. H,I t0 t3 H = nivelul entropiei informaţionale I = cantitatea medie de informaţii t = timp t I H H = nivelul entropiei informaţionale I = cantitatea medie de informaţii t = timp t0 t1 t2 t3 t H,I H I Figura nr. 1.6 Variaţia entropiei informaţionale în funcţie de gradul de organizare/dezorganizare a sistemului Se observă că, pe măsură ce creşte cantitatea de informaţie în diferite intervale de timp, nivelul entropiei informaţionale scade. Altfel spus, efectele măsurilor de organizare asupra sistemului influenţează în mod pozitiv derularea evenimentelor legate de perfecţionare organizării procesului tehnologic, în sensul creşterii probabilităţii de realizare a lor şi, implicit a suplimentării cantităţii de informaţie introdusă în sistem. Ca o concluzie generală, putem afirma că, un nivel superior de organizare a sistemului dinamic al organizaţiei se poate obţine prin
  39. 39. 42 Informatică şi management minimizarea entropiei informaţionale, ceea ce înseamnă o creştere a cantităţii de informaţie introdusă în sistem. Analog, o lipsă de organizare se manifestă în condiţiile unei dezordini accentuate şi a existenţei unei incertitudini depline a producerii anumitor evenimente. Din punct de vedere absolut teoretic există două situaţii extreme:  entropie informaţională nulă, atunci când evenimentele sunt caracterizate de o valoare a probabilităţii egală cu 1, ceea ce înseamnă că organizarea sistemului este maximă;  entropie informaţională maximă, atunci când incertitudinea în cadrul sistemului este deplină (evenimente care au probabilităţi de realizare egale cu 0). Importanţa practică a cunoaşterii nivelului entropiei informaţionale a sistemului unei organizaţii se răsfrânge în special pe plan decizional, constituind în cele din urmă, un indicator care reflectă eficienţa şi eficacitatea organizării activităţilor de bază. În plus, în condiţiile restructurării forţei de muncă din administraţie sau economie, reducerea personalului nu este întotdeauna urmată de o creştere a eficienţei în plan organizatoric şi funcţional. De exemplu, o primărie poate dispune de un număr mai mic de funcţionari publici, decât o altă instituţie similară, dar dacă entropia informaţională în cadrul primeia înregistrează un nivel ridicat, rezultă că cea de-a doua funcţionează mai eficient decât prima. Apelarea la conceptul de entropie informaţională şi folosirea lui în procesele manageriale trebuie să constituie o pârghie importantă în practica organizaţiilor. Semnalând sistemele sau subsisteme ale acestora care, la un moment dat prezintă un grad mare de entropie informaţională, pot fi luate măsurile potrivite pentru a conduce evenimentele corespunzătoare, spre probabilităţi de realizare mai mari. O entropie joasă caracterizează un sistem în care cantitatea de informaţie este mare, respectiv organizarea lui este satisfăcătoare. O entropie înaltă denotă o insuficienţă a resursei primordiale – informaţia – precum şi un sistem slab organizat. Entropia reprezintă deci, o măsură a dezordinii într-un sistem relativ ordonat. Demersul de abordare sistemică a organizaţiei, din această primă parte a lucrării este justificat de faptul că, indiferent de nivelul sau sfera
  40. 40. 43 Informatică şi management la care o raportăm, organizaţia trebuie percepută şi tratată ca un sistem cibernetic, dinamic şi complex. De aceea, pentru a cunoaşte particularităţile structurale şi funcţionale ale unei firme sau instituţii publice, relaţiile cauzale atât în interiorul ei, cât şi în mediul ambiant, precum şi pentru a putea înţelege folosirea instrumentelor informatice în gestiunea proceselor sau la nivelul actului decizional, considerăm absolut utilă o familiarizare a cititorului cu câteva elemente esenţiale ale teoriei sistemelor şi principiilor de funcţionare a lor. Altfel spus, cunoaşterea profundă a unei entităţi atât de complexe cum este organizaţia devine posibilă prin raportarea ei la nişte modele generale de reprezentare şi interpretare a realităţii, în sprijinul acestei idei venind şi afirmaţia lui Forrester [21]: „ Pentru a înţelege ceva ca un exemplu particular al unui caz mai general, înseamnă a cunoaşte nu numai „acel ceva”, ci şi un model de înţelegere a altor lucruri asemănătoare lui, care pot fi întâlnite.”
  41. 41. 44 Informatică şi management CAPITOLUL 2 2SISTEMUL INFORMAŢIONAL ŞI DECIZIONAL AL ORGANIZAŢIEI 2.1 Sistemul informaţional 2.1.1 Fundamente teoretice Sub aspectul utilităţii lor economice şi sociale, sistemele informaţionale şi informatice din cadrul organizaţiei au astăzi o legitimitate recunoscută, ţinând cont de transformările generate de evoluţia fenomenului de globalizare, precum şi de constrângerile sau oportunităţile oferite de un mediu concurenţial. Reflecţiile asupra relaţiei informatică – management conduc spre o serie de dezbateri conceptuale, metodologice sau funcţionale a căror rezultantă se constituie într-o nouă perspectivă de evoluţie a organizaţiei, perspectivă care reprezintă prin conţinutul ei, mult mai mult decât un proces de continuitate a practicilor uzuale existente.
  42. 42. 45 Informatică şi management Sistemele informaţionale - în principal prin componentele lor informatice - alături de ansamblul proceselor manageriale ce se desfăşoară în cadrul organizaţiei se află prin definiţie, la intersecţia a numeroase domenii fundamentale, iar efectele acestei abordări sinergice nu pot fi decât constructive pe plan strategic, financiar, administrativ sau tehnologic. De aceea, considerăm că în acest capitol se impune ca, structura şi funcţionalitatea sistemului informaţional să fie studiate şi luate în considerare în corelaţie cu sistemul decizional şi procesele de management şi mai puţin, într-o viziune limitată la domenii punctuale existente în planul organizaţiei (gestiune, fiscalitate, fabricaţie, servicii etc). După cum apreciază Herbert Simon (Premiul Nobel pentru economie în 1978), “în societatea postindustrială, problema centrală este de a ştii cum să te organizezi pentru a lua decizii, ceea ce înseamnă a ştii cum să tratezi informaţia”. După cum se cunoaşte, funcţionarea organizaţiei este bazată pe un ciclu economic, constând dintr-o serie de procese de transformare succesivă a capitalului iniţial, în scopul recreării lui şi în acelaşi timp, a obţinerii unei plusvalori. Eficacitatea acestui ciclu economic este condiţionată de prezenţa minimă a diferitelor perturbări, atât la nivelul fluxurilor materiale, logistic-informaţionale sau tehnologice, cât şi la nivelul sistemului de management al organizaţiei. În aceste condiţii, alături de celelalte resurse clasice, rolul resursei informaţionale în atingerea obiectivelor strategice, precum şi în asigurarea competitivităţii firmei devine esenţial, iar organizarea şi utilizarea informaţiei pe toate nivelurile decizionale, devine cu mult mai importantă decât utilizarea în sine a calculatorului electronic. Informaţia – scrisă sau orală, generală sau specializată – constituie elementul central al sistemului informaţional şi prin semnificaţia ei, condiţionează ansamblul proceselor desfăşurate la nivelul celorlalte componente sistemice ale organizaţiei. Definirea conceptului de sistem informaţional îmbracă exprimări diverse, fiind unanim acceptat ca un ansamblu structurat de elemente care oferă informaţii celor interesaţi. Deseori, acest sistem este asociat în sens metaforic, cu sistemul sangvin din organismile vii, care asigură colectarea, tratarea şi distribuirea sângelui către alte organe. Similar, ansamblul complex al organizaţiei dispune de un sistem care colectează,
  43. 43. 46 Informatică şi management prelucrează şi transmite informaţii prin instrumente specifice, către celelalte elemente structurale, aflate în relaţii de cauzalitate. Capitolul de faţă îşi propune ca aria de discuţie şi analiză să fie delimitată de problematica particulară sistemului informaţional, prin prisma modului în care acesta se corelează cu sistemul decizional al organizaţiei, asigurând acea relaţie fundamentală dintre informaţie şi decizie. Una dintre abordările cele mai frecvente, defineşte sistemul informaţional ca un ansamblu de componente, care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii şi prelucrării datelor şi informaţiilor, necesare la nivel decizional şi operaţional. Subliniem din motive pedagogice, prezenţa celor trei determinări majore ale unui sistem (potrivit teoriei sistemelor), respectiv, structura, cauzalitatea şi finalitatea. Astfel, definiţia de mai sus pune în evidenţă identitatea componentelor (structura), relaţiile dintre acestea (cauzalitatea), precum şi obiectivul creării sistemului (finalitatea). Ceea ce trebuie menţionat în acest context, este faptul că, cei trei determinanţi majori ai oricărui sistem nu există în mod independent, unul faţa de altul. În speţă, relaţiile de cauzalitate care se manifestă în structura sistemului informaţional nu sunt în afara acţiunii conştiente a factorului uman. Altfel spus, cauzalităţii trebuie să i se asocieze o finalitate (un obiectiv) direcţionată şi dirijată. Alţi autori [4] definesc sistemul informaţional ca o reţea complexă de relaţii structurate în care intervine factorul uman, de echipamente şi proceduri, care au ca obiect crearea unor fluxuri ordonate de informaţii pertinente, provenite din surse interne şi externe organizaţiei şi care sunt destinate să constituie baza de adoptare a deciziilor. Sistemelor informaţionale ale organizaţiilor le sunt recunoscute într-o manieră mai mult sau mai puţin explicită, două particularităţi importante:  Gradul de pertinenţă al informaţiei, care generează acesteia atributul de factor de progres sau dimpotrivă, de rigiditate şi regres. Calitatea sistemului informaţional este strâns legată de determinanţii majori ce caracterizează o informaţie pertinentă (completitudine, exactitate, oportunitate, fiabilitate etc), asigurând
  44. 44. 47 Informatică şi management prin toate componentele sale o funcţionare corectă a organizaţiei şi deschizând acesteia o serie de direcţii de ordin strategic.  Complexitatea sistemului informaţional, care scoate în evidenţă antinomia dintre decizii structurate şi nestructurate, dintre procesul decizional fundamentat ştiinţific sau empiric, dintre formal şi informal, dintre variabile certe şi cele necunocute. Reducând sau ignorând complexitatea sistemului informaţional în cadrul managementului, unele organizaţii se axează preponderent pe implementarea diverselor tehnologii informatice, neglijând cerinţa fundamentală de asigurare a unei infrastructuri informaţionale coerente şi unitare. În acest sens apreciem că, managementul informaţiei, managementul fluxurilor de lucru şi al celor informaţionale, identificarea reală a cerinţelor utilizatorilor, precum şi stabilirea obiectivă a unei ordini de priorităţi în satisfacerea acestora, trebuie să prevaleze introducerea tehnologiilor informatice. Sistemul informaţional reuneşte un ansamblu de elemente interdependente, asupra cărora acţionează dinamic o serie de evenimente, atât din mediul organizaţional, cât şi din cel extern, elemente care într-o viziune general acceptată, sunt următoarele: Datele - reprezintă ansambluri de simboluri, exprimate sub formă numerică, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiinţa umană. La nivelul unei organizaţii, datele pot exprima de exemplu, norme, cantităţi, valori corespunzătoare obiectivelor sau evenimentelor (fenomene economice, juridice, sociale, teritoriale, politice etc). De aceea, identificând datele, desemnăm în fapt, ansamblul simbolurilor reprezentative ale unei informaţii potenţiale. Informaţiile - se referă numai la acele date, care aduc elemente noi destinatarului lor, care modifică percepţia asupra realităţii şi reduc gradul de incertitudine (necunoaştere) asupra acesteia. Se desprinde, aşadar, concluzia potrivit căreia, informaţiile formează o submulţime inclusă în mulţimea datelor. Important de precizat, în această abordare este că, noţiunea de informaţie este relativă destinatarului ei, în sensul că
  45. 45. 48 Informatică şi management ceea ce reprezintă informaţie pentru unul, nu este obligatoriu informaţie pentru altul. Aceasta deoarece, informaţia ia în considerare întotdeauna semnificaţia fenomenului real pe care-l surprinde, semnificaţie care în mod fundamental, diferă în funcţie de percepţia proprie a utilizatorului. Informaţia are aşadar, un puternic caracter de subiectivism. În cadrul proceselor de informare desfăşurate într-o organizaţie, o problemă importantă se referă la necesitatea de a asigura informaţiilor proprietăţi, capabile să-i confere o valoare de întrebuinţare cât mai mare. Aceste proprietăţi definesc conceptul de pertinenţă a informaţiei şi se reflectă în următoarele:  Completitudinea – se referă la caracterul exhaustiv pe care trebuie să-l posede o informaţie, considerată a fi pertinentă. Chiar dacă în practică, această proprietate este greu de atins (circuite informaţionale lungi, existenţa fenomenelor de filtraj, distorsiune etc), realizabilitatea ei este mult mai mare, prin intermediul noilor tehnologii informatice şi de comunicaţie.  Accesibilitatea - se concretizează în asigurarea condiţiilor efective, pentru a intra în posesia informaţiei: unde se gaseşte? ; cât timp necesită extragerea informaţiei căutate? Un aspect interesant relativ la această proprietate este acela că, între gradul de accesibilitate al informaţiei şi volumul de date din care se extrage informaţia utilă (în forma şi la momentul dorit) , nu există, în mod obligatoriu, o relaţie de directă proporţionalitate. Un volum mare de date nu implică un grad la fel de mare, de acces la informaţie.  Actualitatea - este o proprietate care reflectă oportunitatea informaţiei, adică posibilitatea de a dispune de aceasta, chiar în momentul (sau intervalul de timp) în care este necesară. Se consideră că, după acest interval „util”, informaţia adiţională nu mai are sens, pentru o decizie care a fost deja adoptată.  Exactitatea – se referă la conţinutul informaţiei, precum şi la sursa de provenienţă a ei. Atributul de exactitate îi conferă informaţiei o anumită funcţionalitate, într-un context spaţial şi temporal bine
  46. 46. 49 Informatică şi management definit. De asemenea, sursele din care provine informaţia sunt extrem de importante, cunoscut fiind faptul că o sursă care a furnizat şi în trecut informaţii ce s-au dovedit în timp corecte este susceptibilă de a asigura un grad satisfăcător de exactitate al informaţiilor. ACCESIBILITATE (determinant major de utilizare efectivă a informaţiei) EXACTITATE (absenţa fenomenului de perturbare) PUNCTUALITATE (respectarea limitelor de timp în procesul de utilizare) FIABILITATE (gradul de încredere în sursa informaţiei) ACTUALITATE (reducerea întârzierii în obţinerea informaţiei) COMPLETITUDINE (caracterul exhaustiv) PERTINENŢA INFORMAŢIEI Figura nr. 2.1 Proprietăţile conceptului de pertinenţă a informaţiei Este important de precizat că pertinenţa informaţiei este orientată spre utilizatorul ei şi poate fi analizată doar în funcţie de un anumit context. Deplasarea într-un alt context face ca informaţia să devină non – pertinentă şi legitimitatea ei să fie analizată în funcţie de altă conjunctură. Circuitele informaţionale - reprezintă traseul pe care îl parcurge o informaţie de la sursă la destinaţie. Ele iau naştere atât in interiorul organizaţiei, cât şi între aceasta şi mediul extern. Practic, atât între compartimentele funcţionale aflate pe acelaşi nivel în structura organizatorică, cât şi între cele situate pe niveluri diferite se creează canale (trasee) informaţionale mai mult, sau mai puţin complexe. Eficienţa cu care sunt proiectate aceste legături condiţionează
  47. 47. 50 Informatică şi management în mod direct calitatea întregului proces de informare în cadrul instituţiei publice, fapt care are profunde implicaţii în viteza, calitatea şi oportunitatea informaţiei. Fluxurile informaţionale - reprezintă ansamblul informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale. Legate intrinsec de componenta anterioară, fluxurile de informaţii iau naştere în diferite moduri în cadrul structurii organizatorice a instituţiei. Astfel, putem considera trei categorii şi anume:  Fluxuri informaţionale verticale care se stabilesc între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite şi între care există relaţii de subordonare nemijlocită (de exemplu, ansamblul de informaţii care sunt transmise de către şeful serviciului de aprovizionare dintr-o organizaţie, managerului comercial).  Fluxuri informaţionale orizontale, stabilite între compartimente aflate pe acelaşi nivel ierarhic, între care nu există relaţii de subordonare ( informaţiile vehiculate între serviciul financiar- contabilitate şi serviciul de resurse umane).  Fluxuri informaţionale oblice, care apar de regulă, în mod aleator între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite, dar între care nu există relaţii de subordonare (de exemplu, în cazul iniţierii unui proiect de investiţii de către Ministerul Administraţiei şi Internelor se creează fluxuri de informaţii între Direcţia generală de investiţii, Direcţia generală de buget şi Direcţia pentru cultură, aflate pe nivele ierarhice diferite, dar neavând aceeaşi subordonare). În funcţie de natura şi complexitatea organizaţiei, sistemul informaţional comportă o varietate de circuite informaţionale şi, implicit, de fluxuri de informaţii care le traversează. Unele dintre acestea sunt de natură formală şi pot fi evidenţiate în cadrul structurii organizatorice a firmei, prin diagramele de relaţii existente între nivelurile ierarhice, verigile organizatorice şi posturi. De asemenea, circuitele şi fluxurile informaţionale sunt indestructibil legate de fluxurile materiale, financiare sau umane din organizaţie, sau din afara ei. Dacă ne referim de pildă, la întregul proces de comandă şi coordonare a fluxurilor fizice către
  48. 48. 51 Informatică şi management clienţi (produse finite) şi a fluxurilor de la furnizori (materii prime) acesta este caracterizat de două tipuri principale de fluxuri:  Fluxuri de informaţii – care au rolul de a regulariza circuitul mărfurilor în amonte şi în aval, permiţând întreprinderii să-şi ajusteze oferta în funcţie de cererea reală de pe piaţă.  Fluxul de mărfuri – care integrează total sau parţial, o serie de operaţii de distribuţie fizică a produselor şi de gestiune a producţiei şi a aprovizionării. Dacă avem în vedere organizarea procesuală a firmei, cu reprezentarea funcţiunilor şi activităţilor acesteia putem observa în figura nr 2.2 legăturile şi fluxurile de informaţii care apar: Flux bugetar Flux contabil şi financiar Flux de vânzări Flux de aprovizionare Flux de producţie Flux de personal - flux informaţional Figura nr. 2.2 Fluxurile informaţionale generate la nivelul funcţiunilor organizaţiei În practică, sistemul informaţional este adesea completat şi uneori contracarat de numeroase circuite informaţionale paralele, de natură informală, generate de obiceiuri şi relaţii interpersonale în cadrul organizaţiei. Deşi reprezentarea lor prin diagrame de flux nu este posibilă, este acceptat faptul că ele fac parte din sistemul informaţional, fiind din păcate dificil de raţionalizat şi în consecinţă, angrenând o serie de disfuncţionalităţi în funcţionarea acestuia.

×