Handouts Jim Stolze

958 views

Published on

Handouts van Jim Stolze uit het seminar 'Nooit meer een volle inbox' van DenkProducties op 19 mei 2011

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
958
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Handouts Jim Stolze

  1. 1. 1
  2. 2. Ochtend Programma1. Introductie / opening (Jim)2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)3. Bestaat Information Overload (Jim)4. Uitleg Expo + Lunch #15. Speeddaten (Taco) 2
  3. 3. 3
  4. 4. 4
  5. 5. 2,5002,0001,5001,000500 0 2008 2009 2010 2011 2012 5
  6. 6. 6
  7. 7. Digital information Labor Productivity120100 80 60 40 20 0 2007 2008 2009 2010 7
  8. 8. bevriezen, vechten of vluchten 8
  9. 9. “17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd.Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem, stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals. Hartelijke groeten.” Gemeente-ambtenaar Eindhoven, 1 augustus 2009 9
  10. 10. bevriezen, vechten of vluchten 10
  11. 11. 11
  12. 12. Tijd op kantoor• 28 procent van de tijd wordt besteed aan zaken die niet dringend of belangrijk zijn, zoals onnodige e-mails, en aan de tijd die nodig is om weer in het werk te komen;• 25 procent van de tijd wordt daadwerkelijk gebruikt voor productiviteit, waaronder ook het schrijven van e-mailberichten valt;• 20 procent van de tijd is bestemd voor face to face communicatie, oftewel gesprekken en vergaderingen;• 15 procent van de tijd wordt besteed aan het zoeken van informatie, zoals op internet, op gedeelde harde schijven en in (papieren) dossiers;• 12 procent van de tijd is voor nadenken en reflectie. 12
  13. 13. bevriezen, vechten of vluchten 13
  14. 14. Ochtend Programma1. Introductie / opening (Jim)2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)3. Bestaat Information Overload (Jim)4. Uitleg Expo + Lunch #15. Speeddaten (Taco) 14
  15. 15. 15
  16. 16. 16
  17. 17. Window to the World Information Overload   Internet Addiction Social Interaction www.virtualhappiness.org 17
  18. 18. fysical thinking digital thinking lineair asynchroon hierarchie netwerk authoriteit reputatie 18
  19. 19. 19
  20. 20. Week 1  Funny / Strange / Adopting“Living without the Internet” - JimStolze.nl 20
  21. 21. Week 2  Difficult / Angry / Regret“Living without the Internet” - JimStolze.nl 21
  22. 22. Week 3  Piece of mind / Focus“Living without the Internet” - JimStolze.nl 22
  23. 23. Week 4  Unsure / What’s next?“Living without the Internet” - JimStolze.nl 23
  24. 24. 24
  25. 25. 25
  26. 26. 26
  27. 27. 27
  28. 28. 28
  29. 29. Middag Programma4. Inbox Management (Taco)5. Hacks at Work (Jim)6. Sluiproutes in Outlook (Taco)7. Interview Expo + Lunch #28. Hoe ontmail je je collegas? (Jim)9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco) 29
  30. 30. LifeHacking? A spicy mix of time management, knowledge management, networking and personal development. To get a great taste of lifehacking, look at it as a bit of Web 2.0, combined with a drop of MacGyver and seasoned with a flavour of fun.JimStolze.nl - 29 March 2010 30
  31. 31. 31
  32. 32. Conversatie Inspiratie Informatie Verwerken Twitter Delicious RSS RTM Blogs Evernote Basecamp GTD Beloning Kennis Doen “Ik werk elke dag een lijst met acties af die ik van tevoren heb bepaald.Voor die acties heb ik vaak al informatie verzameld engearchiveerd. Tijdens het werken beloon ik mezelf met het zoeken naar nieuwe conversaties en inspiraties. Half uur werken is kwartiertje scharrelen.” 32
  33. 33. Hack #1 Gmail is New Mail 33
  34. 34. 34
  35. 35. 35
  36. 36. 36
  37. 37. 37
  38. 38. Middag Programma4. Inbox Management (Taco)5. Hacks at Work (Jim)6. Sluiproutes in Outlook (Taco)7. Interview Expo + Lunch #28. Hoe ontmail je je collegas? (Jim)9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco) 38
  39. 39. 39
  40. 40. 40
  41. 41. harde vs zachte aanpak 41
  42. 42. 42
  43. 43. E-mail Checklist Wordt deze mail naar ja p 1s ta meerdere ga verder mensen verstuurd? nee ga naar stap 5 43
  44. 44. Jongens, kroketten in de kantine! E-mail Checklist RE: Ik zie ze niet... Hoe bedoel je, ik zie jou ook niet. RE: Klopt, ik zit in de vestiging in Nijmegen... Staan er mensen op de nee p 4sta verzendlijst die ga verder dit echt niet aan gaat? ja ga terug en pas aan 44
  45. 45. E-mail Checklist Ben je een alinea al voor nee p 8s ta de derde keer ga verder aan het herschrijven? ja niet versturen 45
  46. 46. E-mail Checklist Staat er in het bericht iets dat nee 10 je niet hardop stap over de ga verder intercom durft te zeggen? jaAlles wat je schrijft kan en zaltegen je gebruikt worden. ga terug en pas aan 46
  47. 47. E-mail Checklist Stuur ik een CC? Heeft deze ja 12s tap persoon daarom ga verder gevraagd? alleen als hij/zij daarom vraagt nee heroverweeg de cc 47
  48. 48. E-mail Checklist Alvast bedankt! De afdeling Marketing. Onderteken je ja 15 het bericht metstap je echte naam? ga verder nee ga terug en pas aan 48
  49. 49. E-mail Checklist Staat jouw 17 eigen telefoon ja ta ps nummer in de ga verder handtekening? Als je mij niet vertrouwt om jou te bellen indien nodig, vertrouw ik jouw bericht niet. nee ga terug en pas aan 49
  50. 50. E-mail Checklist Heb ik het bericht als nee 18 “urgent” of metstap spoed ga verder gemarkeerd? ja niet doen 50
  51. 51. 51
  52. 52. E-mail Checklist Als dit bericht me 1 euro zou ja 20 kosten, zou ikst ap hem dan ook druk op versturen? verzenden nee begin opnieuw 52
  53. 53. E-mail Cultuur 53
  54. 54. Wat hebben we gedaan?1. Aftrap met een presentatie van Jim Stolze op het breed platform van overleg2. Interne mededeling naar managers om de mailetiquette vast onder de aandacht te brengen bij hun team3. Artikel van Jim Stolze in alle INs4. Op elk bureau een pen en een post-it blokje, hierop stonden de regels weergegeven5. Vijf weken lang, elke week een mailing met nieuwe regels en tips 54
  55. 55. Wat hebben we gedaan?6. Promotiebanner op de homepage van het intranet7. Vijf weken lang nieuwe regels en tips op het intranet8. Tevens de verkiezing van de grootste mail-irritatie9. Vier winnaars hebben het boek "Hoe overleef ik mijn mailbox" van Jim Stolze gekregen10. Een klein marktonderzoek ism O&O onder alle Sanquin medewerkers11.Een artikel in Sanquintra met de resultaten van het marktonderzoek. Deze verschijnt in het najaar, incl. foto’s van de winnaars. 55
  56. 56. Resultaten5 weken lang heeft bijna iedereen binnen Sanquin demailetiquette via de mail ontvangen. Bijna iedereen,het interne mailsysteem bleek niet onfeilbaar.62% vond een interne mailing een goede manier omgeïnformeerd te worden over dit onderwerp. Echterwerd 20% liever niet geïnformeerd over dit onderwerpvia de mail. Het merendeel heeft de mailings bijna elkeweek geopend en hebben ook daadwerkelijk geklikt op deregels en tips. 56
  57. 57. ResultatenDe instructie over het instellen van de digitalehandtekening werd het meest bezocht, zelfsmeerdere malen door een grote groep mensen.80% vond de verkiezing van de grootste mailirritatieneutraal tot leuk.27% van de inzenders vonden de gadgets (pen en post-it blokje) leuk tot heel leuk, 46% stond er neutraaltegenover. 57
  58. 58. Meest overgenomen tips1. De inbox zo veel mogelijk leeghouden (gebruik delete knop)2. Gebruik van duidelijke onderwerpregels3. Hanteren van de 2 minuten regel (bij openen e-mail direct bepalen wat je met e-mail doet)4. Het gebruik van ‘out of office reply’ bij afwezigheid5. Het archiveren en structuren van je inbox 58
  59. 59. Top5 Irritaties1. Sanquinbrede mails / interne mededelingen in tweevoud of drievoud ontvangen (vaak verstuurd door meerdere personen)2. Sanquinbrede mailtjes over ramen van autos die openstaan, autolichten die aanstaan, autos fout geparkeerd, laboratoriumapparatuur, verloren sleutels etc.3. De mailetiquette campagne zelf4. Requesting / retrieving data melding in Outlook, waardoor je je mail niet kunt gebruiken5. Mails ontvangen die voor een ander bedoeld zijn (bijv. mensen die net onder of boven je in Outlook staan) 59
  60. 60. harde vs zachte aanpak 60
  61. 61. 61
  62. 62. Dank voor je aandacht! twitter.com/jimstolze jimstolze@gmail.com www.jimstolze.nl/weblog 62

×