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Fundamentos de la gestion de control

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Fundamentos de la gestion de control

  1. 1. FUNDAMENTOS DE LA GESTION DE CONTROL GESTION DE CONTROL EMPRESARIAL MBA, Ing. CIP Hitalo Gutiérrez Romero
  2. 2. CONTENIDO      La función de control Tipología de instrumentos de control El control de gestión El sistema de control - Estructura - Proceso - Sistema de información Requisitos para un control eficaz
  3. 3. La función de control
  4. 4. La función de control  1. 2. 3. Respecto a las acciones que se derivan del control estas actúan sobre: Los o bje tivo s y p la ne s , en cuanto que por probarse incorrectos hayan de modificarse. La o rg a niz a c ió n para alcanzar los objetivos y planes, cuando se muestre incapaz para este propósito. La e je c uc ió n de los planes, si no es la mas apropiada.
  5. 5. La función de control DINAMICA DE LA GESTION PLANIFICAR ORGANIZAR DECISIONES EJECUTAR CONTROLAR
  6. 6. La función de control  Control form tiene lugar con un ritmo sistemático y al, periódico y se apoya en procedimientos predefinidos y su operación esta autorizada explícitamente. Control inform se produce sin método ni regularidad: al, no aplica instrumentos ordenados sino que se fundamenta en la discrecionalidad y en la espontaneidad. No exixste un metodo, se da por la iniciativa de las personas. Nadie me dice que hacer. Pero finalmente se complementa. 
  7. 7. La función de control SISTEMATICA DEL CONTROL Da prioridad a los hechos y a lo tangible Control formal (ser metódico) - Diseño a medida - Periódico - Puntos clave Controla lo identificado como relevante Se centra en las personas y lo intangible Control Acciones para lograr los objetivos prefijados Control informal (estar atento) - Sin diseño - Espontaneo - Discrecional Controla lo emergente y omitido por el control formal
  8. 8. Tipología de instrumentos de control INSTRUMENTOS DE CONTROL Instrumentos Descripción  Manuales organizativos y de procedimientos Incluyen funciones, responsabilidades y decisiones de las unidades de actividad y políticas para la toma de decisiones.  Intervención Autorización individualizada de gastos y pagos con énfasis en aspectos formales.  Inspección Revisión a posteriori de actuaciones individuales. Las inspecciones de calidad que se hace en un proceso productivo..  Control interno Fijación de procedimientos a priori, con asignación previa de autorizaciones, segregación de funciones y limitación de importes  Auditoria interna Revisión de la razonabilidad de la información y comprobación de procedimientos, mediante personal de la propia empresa  Auditoria externa Examen por firma externa de la razonabilidad de los estados financieros  Auditoria operativa Evaluación de la calidad de la gestión
  9. 9. Tipología de instrumentos de control INSTRUMENTOS DE CONTROL Instrumentos Descripción  Contabilidad analítica Información sobre los costos e ingresos por producto y centro de responsabilidad a efectos de planificación, control y toma de decisiones.  Control presupuestario Comparación de los resultados obtenidos con los presupuestados, con desglose de desviaciones por causas y responsables.  Análisis por ratios Comparación de indicadores seleccionados con los valores fijados como objetivos.  Cuadro de mando Documento que sintetiza la marcha de la empresa (o de una de sus áreas) con relación a sus objetivos mas relevantes. Todos tienen kpi, relacionando objetivos .. Balancescorecard,
  10. 10. Tipología de instrumentos de control DIMENSION TEMPORAL DEL CONTROL Control a priori: anticipar tratar de evitar errores PLANIFICACION ORGANIZACION Control durante: corregir, en funcion a esperar a tomar las medidas, luego hacer la comparación con lo que yo habia esperado… EJECUCION Control a posteriori: aprender para mejorar CONTROL
  11. 11. Tipología de instrumentos de control   E control, debe contemplar el comportamiento de la l organización, puesto que los procesos implican reacciones y actitudes de las personas. Para influir sobre la conducta del personal a fin de que apoye los objetivos de la empresa, se pueden controlar: - los re s ulta d o s de su gestión - las a c c io ne s que ejecutan - su c o m p ro m is o , s u g ra d o d e c o m p ro m is o c o n e l tra ba jo a re a liz a r.
  12. 12. Tipología de instrumentos de control El control de resultados El control de resultados analiza el grado de analiza el grado de consecución consecución de de los los objetivos prefijados. objetivos prefijados. El control de acciones pretende El control de acciones pretende que las personas realicen que las personas realicen determinadas acciones para el determinadas acciones para el cumplimiento de los resultados cumplimiento de los resultados deseados deseados El compromiso induce al personal El compromiso induce al personal a hacer lo que considere mas a hacer lo que considere mas adecuado para la empresa, adecuado para la empresa, mediante una actitud positiva e mediante una actitud positiva e influencia grupal. influencia grupal.
  13. 13. El control de gestión El control El control empresarial empresarial El control operativo El control operativo El control de gestión El control de gestión Contribuir a alcanzar los Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa. objetivos de la empresa.
  14. 14. El control de gestión El control operativo El control operativo El control operativo pretende que las tareas especificas se El control operativo pretende que las tareas especificas se desarrollen conforme a los planes. Los criterios, reglas de desarrollen conforme a los planes. Los criterios, reglas de actuación e información utilizados deber ser concretos y actuación e información utilizados deber ser concretos y precisos. precisos.
  15. 15. El control de gestión El control de El control de gestión gestión El control de gestión es la función por la cual la Dirección se El control de gestión es la función por la cual la Dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos de la eficientemente para el logro de los objetivos de la organización. organización.
  16. 16. El control de gestión   E control em l presarial, pretende actuar sobre la conducta de las personas, tan importante como las especificaciones de diseño del sistema a aplicar es la utilización que se haga del mismo. Lo importante no es disponer de un modelo perfecto, sino de uno capaz de influir satisfactoriamente sobre la actuación de los distintos rangos de responsabilidad.
  17. 17. El sistema de control  El desarrollo formal del control exige el diseño y la implantación de un sistema entendido como el conjunto de acciones, procedimientos y tareas que, ordenadamente relacionados entre si, son necesarios para aplicarlo. El sistema de El sistema de control control  La estructura  La estructura  El proceso  El proceso  El sistema  El sistema información información de de
  18. 18. El sistema de control: Estructura   La estructura de control hace referencia al ámbito organizativo en el que se desarrolla, es decir, al conjunto de unidades organizativas en que se articula la empresa a efectos de control. Para diseñar un sistema de control, Define los siguientes aspectos: --Las unidades de gestión a controlar Las unidades de gestión a controlar --Los objetivos Los objetivos --Las responsabilidades asignadas a cada unidad. Manual de Las responsabilidades asignadas a cada unidad. Manual de funciones funciones --Los criterios de evaluación. Si es que tienen kpi Los criterios de evaluación. Si es que tienen kpi
  19. 19. El sistema de control: Estructura CENTROS DE RESPONSABILIDAD PARA EL CONTROL Centro de Objetivos Criterios de Ejemplo evaluación Producción Plan de producción Calidad, costos, cantidad y plazos Sección de fabrica Servicio Eficacia y eficiencia del servicio Retrasos, gastos, reclamaciones Sección de mantenimiento Ingresos Ventas en unidades Desviaciones en ventas y gastos Delegación comercial Gastos discrecionales Calidad ajustada a los recursos asignados Satisfacción de usuarios y gastos Asesoría jurídica o fiscal Beneficio Posición competitiva Cuenta de resultados Beneficio Factores clave División Inversión Posición competitiva Beneficio e inversión Rentabilidad, crecimiento, solvencia. Factores clave Filial
  20. 20. El sistema de control: Estructura  La estructura de control debe diseñarse, como un traje “a medida” para cada empresa y en base a las siguientes consideraciones: cada empresa tiene diversas maneras de actuar, cmo fabrico? Como distribuyo mi producción de que manera genero mi valor añadido? ,
  21. 21. El sistema de control: Proceso  La proceso de control se refiere al conjunto de tareas que desarrolla el sistema de control. Estas actividades, que tienen lugar en el ámbito de la estructura de control, pueden concretarse en las siguientes ocho fases:
  22. 22. El sistema de control: Proceso
  23. 23. El sistema de control: Proceso EL PROCESO DE CONTROL Formulación de • objetivos • planes • responsables  Registro de resultados y calculo de desviaciones Análisis de desviaciones por: • causas •responsable s Identificación, elaboración y selección de acciones correctoras Implantación de acciones y seguimiento de las mismas La secuencia expuesta culmina con la selección e implantación de a c c io ne s d e a jus te para corregir los problemas o aprovechar las oportunidades identificadas en el análisis de desviaciones.
  24. 24. El sistema de control: Sistema de información  El sistema de información de la empresa, fluye por su estructura y alimenta el proceso de control. --El sistema de información es especifico de cada caso, depende El sistema de información es especifico de cada caso, depende de aspectos tales como sus actividades, entorno, estrategia y de aspectos tales como sus actividades, entorno, estrategia y organización. organización. -- Incluye elementos internos de la propia empresa y externos a Incluye elementos internos de la propia empresa y externos a la misma, específicos de su entorno. la misma, específicos de su entorno.
  25. 25. El sistema de control: Sistema de información DOS ALTERNATIVAS DE INFORME DE CUENTA DE RESULTADOS 1. INFORME FUNCIONAL Concepto Real Desviación * 1000 100 Costo de ventas 600 (70) Gastos comerciales 110 (20) 90 (5) 200 5 70 (8) 130 (3) Ventas Gastos generales Resultado de explotación Gastos financieros Resultado (*) Las desviaciones que reducen el beneficio aparecen entre paréntesis para señalar que son desfavorables.
  26. 26. El sistema de control: Sistema de información DOS ALTERNATIVAS DE INFORME DE CUENTA DE RESULTADOS 1. INFOR ME POR CAUSAS Concepto de desviación (efecto sobre el beneficio) Desviación * Mayores ventas en unidades 120 Menor precio de venta (20) Mayores costos de materiales (70) Mayores costos de mano de obra (10) Menores costos generales de producción 10 Mayores gastos comerciales (20) Mayores gastos generales (5) Mayores gastos financieros (8) • Por tipo de interés 1 • Por volumen de financiación (9) Desviación del resultado (3)
  27. 27. El sistema de control: Sistema de información    En ambos formatos de informes de resultados referidos a una misma situación, se expresa que el resultado real ha sido inferior en 3 unidades monetarias al presupuesto. Si se revisan uno y otro, se podrá comprobar cómo el segundo informe es sensiblemente mas explícito en subrayar las causas del menos beneficio. Cuando se ha de explicar las causas hay que entender que también debe identificarse al responsable de la desviación, porque en general él será el mas adecuado para corregirla.
  28. 28. Requisitos para un control eficaz   El sistema de control ha de ser especifico para cada organización, pues debe adaptarse a sus características de negocio y operativas. Requisitos del sistema:
  29. 29. Requisitos para un control eficaz  Requisitos del sistema (continua)
  30. 30. Requisitos para un control eficaz  Estos ocho principios son aplicables a cualquier sistema de control y conviven con su diseño especifico. Probablemente, con que falle uno solo de estos principios, la función de control será incapaz de cumplir con su misión.

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