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ANAC Manual Entrega Recepcion Municipal

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Manuales World Bank Locallis para Municipios, Asociación Nacional de Alcaldes, Dirección Ejecutiva, Subdirección de Capacitación, capacitacion@alcaldes.org.mx, 01 800 400 ANAC

ANAC Manual Entrega Recepcion Municipal

  1. 1. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LAADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  2. 2. Directorio Directorio Lic. Heriberto Félix Guerra SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Ing. Luis Mejía Guzmán SUBSECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO Arq. Sara Topelson de Grinberg SUBSECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Lic. Marco Antonio Paz Pellat SUBSECRETARIO DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Lic. Germán de la Garza Estrada OFICIAL MAYOR Lic. Samuel Martínez Aceves COORDINADOR DE DELEGACIONES Lic. Cesar Ignacio Romero Jacobo COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL Mtro. Luis Rodolfo Zamorano Ruiz DIRECTOR GENERAL DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA EN ZONAS URBANO-MARGINADAS Dr. Héctor Martínez Reyes COORDINACIÓN INSTITUCIONAL Teodoro Arias García Omar Valencia Domínguez APOYO TECNICO INSTITUCIONAL. INSTITUCIÓN RESPONSABLE DE LA SERIE: LOCALLIS S.C. COORDINACIÓN GENERAL: Raúl I. Solis Barrueta DISEÑO EDITORIAL: León Felipe Gual Bojalil2 DESARROLLO TEMATICO Y PEDAGOGICO: Arturo Pontifes Martínez APOYO TECNICO José Octavio Acosta Arévalo Jaime Netzáhuatl Jiménez Ana Delia García Ortiz Braulio Olvera de León Erika Patricia Ledezma Barragán Teresa López López María Elena Acosta Arévaloz Primera edición 2010 •Secretaría de Desarrollo Social •Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio •Dirección General de Equipamiento e Infraestructura de Zonas Urbano-Marginadas Av. Paseo de la Reforma 116, Col Juárez, C.P. 06600, México D.F. La Serie La Administración Municipal Paso a Paso, forma parte del Programa Nacional de Formación de Servidores Públicos Loca- les”, auspiciado por el Gobierno Federal con recursos del Banco Mundial, de acuerdo a la donación IDF Grant No. TF091989 No de Contrato: 10 - 7 – FI- H – 003 – Y – 0 – 10, otorgado a la SEDESOL. Se autoriza la reproducción del contenido de esta obra citando la fuente. Los conceptos y opiniones expresados en el presente do- cumento representan únicamente el punto de vista de los autores; no refleja necesariamente la visión de la Secretaría de Desarrollo Social. Impreso en México/Printed in México ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  3. 3. ContenidoENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.............................................................. 7INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................... 7OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................................ 7MAPA DE CONTENIDOS.................................................................................................................................. 8AÑO CERO.......................................................................................................................................................... 9INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 9OBJETIVO........................................................................................................................................................... 9IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN........................................................................................... 9CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN......................................................... 10¿QUÉ ES LA ENTREGA – RECEPCIÓN?.......................................................................................................... 10 3¿QUÉ SE INFORMA?......................................................................................................................................... 10AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO ENTREGA - RECEPCIÓN.......... 15EL AYUNTAMIENTO......................................................................................................................................... 15SÍNDICO MUNICIPAL....................................................................................................................................... 15REGIDORES........................................................................................................................................................ 15COMISIÓN DE HACIENDA Y PATRIMONIO MUNICIPAL............................................................................. 15SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO.............................................................................................................. 15TESORERO MUNICIPAL................................................................................................................................... 16TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL............... 16MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN.......................................... 16EJERCICIO PARA EL AÑO CERO..................................................................................................................... 20AÑO UNO........................................................................................................................................................... 21 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  4. 4. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 21 OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 21 EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN.......................................................................... 21 CONSECUENCIAS O EFECTOS DE LA REVISIÓN DEL INFORME, EXPEDIENTES Y PRUEBAS DOCUMENTALES Y EVIDENCIAS FÍSICAS DE LA ENTREGA..................... 25 EJERCICIO PARA EL AÑO UNO....................................................................................................................... 28 AÑO DOS............................................................................................................................................................ 30 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 30 OBJETIVO........................................................................................................................................................... 30 INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS............................................................................................................. 30 INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS............................................................................... 32 CUENTA PÚBLICA ANUAL.............................................................................................................................. 32 INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL........................................................................................................... 33 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL MUNICIPIO............................................................................. 344 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES............................................................................................................... 34 RELACIÓN Y REGISTRO DE ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA.............................................................. 35 PADRÓN DE RESGUARDO DE BIENES........................................................................................................... 35 EJERCICIO PARA EL AÑO DOS........................................................................................................................ 36 AÑO TRES.......................................................................................................................................................... 38 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 38 OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 38 PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES............................................... 38 ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL......................................... 38 ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.................................................................. 40 PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN.......................................................................................................... 43 VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.................................................. 45 RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................... 46 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  5. 5. RECURSOS MATERIALES................................................................................................................................ 46RECURSOS FINANCIEROS............................................................................................................................... 46IRREGULARIDADES.......................................................................................................................................... 46EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS DE VALORES.................................................................................. 47EJERCICIO PARA EL AÑO TRES...................................................................................................................... 48 5 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  6. 6. 6 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  7. 7. Entrega – recepción de laadministración municipalI n t ro d u cc i ó nEn este tema se tratan las generalidades del proceso de entrega – recepción de la administración municipal, mismoque obliga a las autoridades salientes a integrar mediante una serie de informes, integración de expedientes, entregade pruebas documentales y verificaciones físicas diversas, todos los elementos muebles, inmuebles, de equipo,archivos, almacenes, inventarios y demás elementos documentales relacionados con los programas, presupuestos,recursos y demás elementos que integran en su totalidad la administración municipal.Las autoridades entrantes juegan un papel fundamental en el proceso, ya que les corresponde constatar que, enefecto, lo que se reporta como entrega existe y se encuentra en las condiciones que se describen y que obliga elmarco legal del municipio.Las incongruencias que pudieran presentarse entre lo informado y lo realmente verificado, es motivo de aclaracionesy de la comprobación que establece la legislación y lineamientos que norma el proceso, así como, en su caso, de larealización de auditorías y revisiones prescritas por las instancias fiscalizadoras del municipio.En este documento se analizan los roles, medios normativos, procesos generales y la aceptación y liberación final 7de los reportes que contenga el informe, expedientes y actas de la entrega y su recepción afirmativa por parte delas nuevas autoridades municipales.Objetivo generalIdentificar y examinar las diferentes etapas de la entrega – recepción de una administración municipal, los elementosy conceptos que la integran, el rol de las autoridades participantes y las posibles situaciones que se presentan pormotivo de la revisión y constatación de congruencia entre aquello que se reporta y lo que se comprueba mediantelas verificaciones que realizan las nuevas autoridades. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  8. 8. Objetivos específicos Destacar el marco conceptual de la entrega recepción a efecto de lograr la máxima comprensión de los elementos que la integran Identificar el marco normativo y las autoridades con atribuciones de revisión y fiscalización de los informes, expedientes y actas de la entrega recepción. Conocer el proceso general que se lleva a cabo para integrar la entrega y realizar la recepción de la administración municipal. Mapa de Contenidos CONTENIDO AÑO “0” 1ER. AÑO 2º. AÑO 3ER. AÑO TEMÁTICO ENTREGA - CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO RECEPCIÓN NORMATIVO DESARROLLO DEL TEMA  IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN.  INFORME DE INGRESOS Y  CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO CONCEPTOS BÁSICOS Y EGRESOS. DESARROLLO DEL TEMA DE ENTREGA – RECEPCIÓN. MARCO NORMATIVO  INFORMES MENSUALES DE8  ¿QUÉ ES LA ENTREGA – ESTADOS FINANCIEROS  PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES RECEPCIÓN?.  INTRODUCCIÓN.  CUENTA PÚBLICA ANUAL. DEL CAMBIO DE AUTORIDADES.  ¿QUÉ SE INFORMA?.  OBJETIVOS PARA EL AÑO  INFORME DE GOBIERNO  ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA  AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS UNO. MUNICIPAL. DE LA ADMINISTRACIÓN PARTICIPANTES EN EL PROCESO  EL ACTO PROTOCOLARIO  INVENTARIO DE BIENES MUNICIPAL. ENTREGA – RECEPCIÓN.. DE LA ENTREGA INMUEBLES DEL  ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL o EL AYUNTAMIENTO. RECEPCIÓN. MUNICIPIO. EQUIPO DE TRABAJO. o SÍNDICO MUNICIPAL.  CONSECUENCIAS  INVENTARIO DE BIENES  PREPARACIÓN O DE LA o REGIDORES. EFECTOS DE LA MUEBLES. INFORMACIÓN.. o COMISIÓN DE HACIENDA Y REVISIÓN  RELACIÓN Y REGISTRO DE  VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL. INFORME, EXPEDIENTES ACTAS DE BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.. o SECRETARIO DEL Y PRUEBAS DADOS DE BAJA.  RECURSOS HUMANOS. AYUNTAMIENTO. DOCUMENTALES  PADRÓN DE RESGUARDO  RECURSOS MATERIALES Y o TESORERO MUNICIPAL. EVIDENCIAS FÍSICAS DE DE BIENES.  RECURSOS FINANCIEROS. o TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS LA ENTREGA.  IRREGULARIDADES. Y ENTIDADES DE LA  EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. EJERCICIO PARA EL AÑO EJERCICIO PARA EL AÑO DE VALORES.  MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL UNO. DOS PROCESO DE ENTREGA – EJERCICIO PARA EL AÑO TRES. RECEPCIÓN. EJERCICIO PARA EL AÑO CERO ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  9. 9. año ceroI n t ro d u cc i ó n ObjetivoLa entrega – recepción de una administración municipal Analizan algunas medidas viables para que las nuevasse realiza mediante un acto protocolario, en el cual el autoridades se familiaricen con la administración que vanayuntamiento saliente hace una relación detallada de los a recibir.asuntos en curso de la administración, los programadosy los realizados, así como de los expedientes, archivos, Importancia de la Entrega – recepciónmateriales, equipo y elementos de infraestructura yequipamiento con los que se desempeña la administraciónmunicipal, lo cual incluye todo tipo de bienes y efectos En atención a la importancia que reviste el acto protocolariomateriales, con su correspondiente documentación. y legal de la entrega de la administración municipal por parte de los ayuntamientos salientes y de la recepciónLa entrega puede interpretarse como un cambio a una casa que efectúan los ayuntamientos entrantes, según losamueblada y funcionando, de la cual habrá de cerciorarse términos de la legislación estatal, en este documento es unque todo se encuentra como se detalla en la lista de instrumento práctico se realizan una serie de precisioneselementos que se entrega al nuevo ocupante. relacionadas a los conceptos que son útiles para que las autoridades municipales se habiliten en forma apropiadaLa lista de bienes viene acompañada con instructivos para la ejecución de dicho proceso.acerca de cómo funcionan las cosas, incluidos los “trucos”de aquellos equipos que requieren una operación especial. La entrega recepción puede entenderse como un proceso 9Vienen también las cuentas de los proveedores, adeudos y informativo y de comprobación en el cual intervienenlas facturas pagadas y por pagar, así como todos seguros y de manera responsable y legal tanto las autoridades enlos contratos que se tienen para que la casa funcione con funciones como las que tomarán posesión en el períodolos servicios públicos apropiados. correspondiente. La finalidad esencial de la entrega recepción es acopiar e integrar en un documento legal elEn caso de tener empleados que hagan funcionar la casa, conjunto de pruebas documentales, informes e indicadoresse entregan sus contratos y una referencia detallada de las sobre el estado financiero, patrimonial, económico yobligaciones salariales que se tienen con ellos. administrativo de un ayuntamiento en el momento del relevo de sus autoridades, con objeto de dar cuentaEn la misma lista se entregan los pendientes de clara sobre la situación vigente en el ayuntamiento y sumantenimiento, refaccionamiento y otros arreglos administración y de esta manera facilitar la asunción derequeridos o en proceso. asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades,También se citan las medidas recomendadas para generar recursos y la atención de los compromisos que quedan eneconomías. puerta o por resolver en una gestión gubernamental.Todo lo anterior puede equipararse, toda proporción La gestión de los ayuntamientos, no obstante el cambioguardada con el proceso de entrega – recepción de una de sus autoridades, no puede interrumpirse o verseadministración municipal. frenada por falta de datos técnicos o administrativos ni ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  10. 10. por imprecisiones informativas sobre el destino y situaciónEn términos contables: es el conjunto de datos de de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el verificación y comprobación, basados en ordenamientos patrimonio del municipio debe permanecer con su carácter legales del municipio, relativos al desempeño financiero y imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de presupuestal de la administración municipal, en uso de sus recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital de la entrega - recepción. le confieren a esta instancia de gobierno. En este sentido se trata de un proceso de demostración probatoria del Tradicionalmente el procedimiento de entrega - recepción correcto ejercicio administrativo del ayuntamiento, según se constituía principalmente por información de carácter las normas generalmente aceptadas para la contabilidad económico, financiero, patrimonial, y presupuestal, por gubernamental. lo que su materia principal era la hacienda pública, sin embargo, en atención a la necesidad de un procedimiento En términos organizativos: es el conjunto de actividades más acabado que permitiera una integración rápida e que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos, informada por parte de las nuevas autoridades, la entrega pruebas documentales y demás información necesaria para - recepción incluye ahora otros datos representativos la integración del documento de la entrega - recepción. relativos al avance de obras, gestiones administrativas Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación en proceso, compromisos regulares del ayuntamiento y para dar cuenta y fe de la situación actual de una otros temas y asuntos que regularmente involucraban administración municipal en el momento en que sus con compromisos sociales al ayuntamiento saliente con autoridades son relevadas en atención al procedimiento diferentes instancias públicas y privadas, pero sobre todo previsto en la Constitución estatal. con la comunidad En términos administrativos: es el proceso de verificación de la situación que guarda la gestión administrativa10 del ayuntamiento y el patrimonio municipal, incluida C o n c e p t o s b á s i co s d e l p ro c e s o d e e n t r e g a la hacienda pública, en el momento del cambio de las autoridades municipales. – recepción ¿Q u é es la entrega – recepción? ¿Q u é se informa? En términos jurídicos: es el acto legal por el cual se hace En este proceso se ordenan integran y se presentan entrega la administración municipal a las autoridades informes, datos, registros, pruebas documentales y entrantes y la recepción que estas efectúan aceptando evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con: las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si • Bienes muebles propiedad del municipio. Todos aquellos bien las autoridades salientes deslindan parte de sus objetos que pueden ser transportables y que tienen responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter como función respaldar la operación de la administración jurídico de este proceso no las exime de responsabilidades municipal. accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que acaban de concluir, sino en los términos y prescripciones •Bienesinmueblespropiedaddelmunicipio.Todosaquellos que señalan las propias leyes del Estado. que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano, terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas, que el municipio tenga como propiedad legítima. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  11. 11. • Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento, efectivo destinado a retenciones del IVA, impuesto sobre laexplotación, custodia, comodatos1, donación, usufructo o renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos).concesión en favor del municipio. Aquellos que el municipio Relación de deudores del municipio. Lista extraída dehaya asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos los padrones de contribuyentes y proveedores de bienesque aseguren que no se pierde la propiedad municipal sobre y servicios del municipio que tengan créditos fiscales odichos bienes.2 adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban serBienes patrimoniales dados de baja. Constituye una reintegrados a la hacienda municipal, tanto por aquellosrelación de los bienes muebles e inmuebles que, por razón que han sido debidamente notificados, como por los quelegal y mediante procedimiento debidamente acreditado están en proceso de ser requeridos.ante las autoridades competentes y sustentado en lalegislación de bienes municipales, el ayuntamiento ha Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registroenajenado, destruido o desechado por obsolescencia, daños de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetosirreparables o por condición que los hace inviables para ser obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicableaprovechados por el municipio. en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre, domicilio y datos personales del contribuyente; actividadRecursos materiales, insumos, enseres, equipo e que genera la obligación fiscal; servicio contratado que leinstalaciones y demás componentes de obras y servicios obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifaspúblicos. Incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles, o consumos aplicables de conformidad a la actividad yequipamiento de obras públicas y de servicios públicos, base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,necesarios para su adecuada operación, sin mermas que estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros yafecten su funcionamiento y de conformidad con las devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite deespecificaciones técnicas de su instalación o de los manuales déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos 11suministrados por los proveedores o casas comerciales en coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentosque hubieren adquirido. aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.Bienes y recursos materiales de los almacenes municipales. Estado de avance y cumplimiento del Presupuesto deContabilizados, verificados en su existencia y condiciones egresos. Acuerdo de Cabildo que aprueba el presupuestode uso reales, resguardados en los espacios físicos que los de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas;contengan, de conformidad con un inventario de bienes; clasificación del presupuesto y montos por partida;incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicacionesy bajas, así como sus respectivos programas de compras de programadas; aplicaciones por solicitud de liberación dereposición, catálogo de artículos y sus respectivas altas y partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contrabajas, entre otros datos relevantes. lo programado; procedimiento de autorización de pagos con cargo al presupuesto; procedimiento de autorizaciónFondos del erario municipal (efectivo en caja, fondos fijos, de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdosfondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes ypendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados, ampliaciones presupuestales, entre otros datos.1 Se entiende por comodato: El contrato que, a título gratuito, celebra el ayuntamiento con una personajurídica para otorgarle el uso temporal de un bien inmueble, para fines de carácter social, sin propósitosde lucro, pero susceptible de generar un beneficio público, o para mantener en condiciones adecuadas dichobien, en términos del interés público.2 Para tener una mejor noción sobre la amplitud de los bienes municipales y su clasificación puede consultarel Reglamento de Bienes Municipales del Municipio de Oaxaca, disponible en la siguiente direcciónhttp://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/OAXACA/Municipios/Oaxaca/OAJReg23.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  12. 12. Contabilidad gubernamental del municipio (cuentas de dependencia debe tener por lo menos los siguientes revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite, y mayores que registran las operaciones financieras del con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de municipio: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos activos y pasivos, reales y potenciales del municipio. En la que generan obligaciones de índole diversa o recuperación entrega del sistema contable, se prevé, cuando menos, lo de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones siguiente: contabilidad de gasto corriente y obligaciones diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización; fiscales del municipio; contabilidad de contratos que generan entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo obligaciones de pago por mantenimiento y reparaciones de la administración que entrega, con Minutas, registros de infraestructura y equipamiento municipal; contabilidad clasificadores, documentos y resguardos de seguridad, de financiamiento de proyectos de inversión; contabilidad vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico, de pago de deuda; contabilidad de gastos extraordinarios; con los datos y documentos clasificados de los asuntos contabilidad de ingresos por cada concepto de tributación concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo propia y recuperación de derechos y aprovechamientos; electrónico de documentos generados por la dependencia contabilidad por ingresos de transferencias de fondos y municipal que corresponda, organizado de conformidad financiamientos que ingresan como recursos propios a con la norma que para tal efecto haya aprobado el la hacienda municipal; contabilidad de transferencias de ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que fondos y financiamientos destinados a fines específicos deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo que no forman parte de los ingresos propios de la Hacienda la autoridad saliente.4 Municipal pero que opera el municipio en apoyo a programas Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento. estatales o federales; contabilidad de recuperaciones Este expediente contiene todos los datos de cada uno de resultantes del ejercicio de la facultad económico coactiva12 los trabajadores y funcionarios que tengan una relación del ayuntamiento; otros registros contables previstos en laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede el sistema de contabilidad aplicable y formalizado en el variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo municipio.3 los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario; Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del nombramiento expedido; copia de documentos oficiales Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y (Acta de Nacimiento o certificado de naturalización; relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio, registro federal de contribuyente; en su caso, cédula las actas generadas por el cabildo saliente; las actas profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro del municipio que se conservan como parte de un acervo de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral; propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad haberse enviado en copia al Archivo General del Estado. social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos o nombramientos en el municipio, fecha de separación, Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes dependencias de la administración municipal. Cada archivo 3 Como ejemplo de un sistema de cuentas, se incluye un Catálogo publicado por el Congreso del Estado de Yucatán, relacionado con las cuentas en que se registran los ingresos de la hacienda municipal en dicha entidad federativa. Disponible en: http://www.congresoyucatan.gob.mx/cmh/sistema/v2-1/CATALODOS%20PDF/ 05.%20CUENTAS%20DE%20RESULTADOS%20ACREEDORAS.pdf 4 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  13. 13. de certificados de salud; constancias de incapacidades colección de sellos municipales y los recibos de tesoreríamédicas; constancias de capacitación; actas administrativas municipal, se trata de una compilación de todos lospor incidencias laborales; actas administrativas de registro formatos y patrones de oficios, circulares, formatos dede puntos buenos y puntos de demérito; etcétera. solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias, autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos deRelación de papelería oficial. Se integra en un Manual de inspección y verificación administrativa, aclaraciones,Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen quejas y demás documentos empleados en la gestión deinstitucional que se manejó durante el periodo que cubre servicios y registros municipales, como el de fierros o el dela entrega, de tal manera que se disponga de referencias tablajeros.técnicas claras acerca del uso de dichos formatos comoparte de los documentos formalmente reconocidos por el Avances de obras públicas. En este caso, los documentosayuntamiento y sus dependencias y organismos. que permiten registrar el avance son, entre otros, el expediente único de obra, presupuesto, contratos oColección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos autorización por administración directa, acompañado de suselaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones proyectos ordenadores (estructural, hidráulico, eléctrico,en los distintos documentos que respaldan los diversos arquitectónico, de acabados, etcétera), el programa deactos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus avance físico y financiero de la misma, así como los distintosdependencias y organismos. programas de residencia, supervisión, control, entrega yRelación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería recepción de la obra y auditoría del proceso, entre otros.municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas Expedientes técnicos (planos y especificaciones deimpresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo instalaciones, sistemas operativos, equipo, etcétera) deque cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones obras y servicios públicos. Compendio del expedienteen el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio 13 original del proceso de la obra y planos ordenadores enhacendario municipal. sus diferentes presentaciones del modelaje, descripciónRelación de giros de las actividades de los particulares. técnica de instalaciones y demás especificaciones incluidasConstituye un padrón especial en el que se registran los en los mismos.diferentes establecimientos que se han instalado de Avance en el cumplimiento de metas y objetivos demanera formal en el territorio del municipio y sus distintas programas, proyectos y acciones derivados de los planesdemarcaciones, conforme a los reglamentos establecidos y de gobierno y desarrollo del ayuntamiento. En este casomediante las condiciones aprobadas en la licencia expedida se toma como referencia al Plan Municipal de Desarrollo,por el ayuntamiento. Dicho padrón sirve también como los programas enunciados en el mismo y los programaselemento de regulación y verificación del cumplimiento operativos anuales aprobados por el cabildo, con susde distintas normas de funcionamiento de los respectivos respectivos expedientes de avance físico – financiero yestablecimientos, al tiempo que permite el seguimiento de documentación que acredite el ejercicio de las partidasobligaciones fiscales entre otras medidas. presupuestales asignadas y los registros de comprobaciónRelación de documentación oficial de servicios y registros contable aplicados a los presupuestos aprobados y ejercidospúblicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la con la autorización de sus posibles modificaciones. Se adicionan los reportes de avance programático, indicadores ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  14. 14. de seguimiento de procesos y productos y resultados, así contables, administrativos y de gestoría aplicables en los como la constatación o pruebas físicas y documentales del sistemas administrativos del municipio. cumplimiento de objetivos y metas establecidos. Expedientes de asuntos jurídicos en proceso. Con la Relación de reglamentos y normatividad administrativa relación, estudios, expedientes y documentos probatorios expedida por el ayuntamiento en funciones. Colección de trámites de denuncias, controversias, arbitrajes, certificada por la Secretaría del Ayuntamiento mediante amparos, revisiones, copias de averiguaciones previas y minuta descriptiva, de los números de la Gaceta Municipal demás asuntos en los que se deba hacer valer el interés que contenga los reglamentos municipales vigentes en jurídico del municipio y que se encuentren en proceso el municipio o, en su defecto, las copias y referencias judicial o administrativo, por tipo de asunto y antecedentes hemerográficas del periódico oficial del estado u otro medio completos de cada uno. Junto con esta relación se requiere oficial donde se hayan publicado los reglamentos y bandos la presentación de un reporte cronológico de plazos y del municipio. términos que deban cumplirse para dar continuidad debida a los procesos en curso. Programas de desarrollo social. Relación documentada de programas de desarrollo social promovidos directamente Registros de firmas de funcionarios municipales y por el ayuntamiento y relación documentada de programas autoridades auxiliares del municipio. de desarrollo social de procedencia estatal y municipal, reportados de conformidad con sus respectivas reglas Inventarios diversos, como son: Inventarios físicos de de operación, cuentas presupuestales o administrativas, armamento y equipo de la policía municipal, Inventario informes de avances y resultados, contabilidad de la de vehículos, inventario de herramientas de talleres aplicación de recursos, calendarios de ministraciones municipales, inventario y resguardos de bienes de oficina, o trámites pendientes para su ejecución; evidencias de inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo14 cumplimiento e informes de campo relacionadas con los de comunicación y telefonía celular propia o a nombre del bienes, servicios, obras y demás productos establecidos por municipio. cada programa reportado. Los conceptos anteriores son parte de los elementos que deben incluirse en los reportes y expedientes de la entrega Convenios de colaboración administrativa con el Estado, – recepción, misma que puede integrarse por materias, Federación y/o municipios diversos. Documentos originales por áreas o por objetos de operación de la administración de los convenios firmados por el presidente municipal que municipal, lo cual depende necesariamente de la norma generan obligaciones y compromisos que se extienden que ordene legalmente dicho proceso. más allá del periodo de gestión del ayuntamiento saliente y aquellos que pueden ser refrendados mediante actos de actualización. Manuales administrativos y reglas de operación vigentes. Relación documentada, por materias o áreas de la administración municipal, que contenga los Manuales de organización, procesos, procedimientos, de gestión de calidad, Catálogos de puestos, padrones de proveedores, normas y reglas de operación de diversos procesos ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  15. 15. Autoridades y funcionarios participantes en Regidorese l p ro c e s o E n t r e g a - r e c e p c i ó n . 5 En el seno de sus respectivas comisiones, los regidores sonEl ayuntamiento responsables de verificar que en cada dependencia de la administración municipal o en su sector correspondiente,Todos sus miembros asumen la responsabilidad directa de se preparen los informes relacionados con los asuntos enverificar que se efectúe la entrega - recepción en el tercer proceso, cumplimiento de metas y acciones comprometidas,año como procedimiento complementario a lo previsto en avances de obras y asuntos en trámite, entre otras materias,el artículo 33 de la Ley orgánica del municipio libre donde que sean requeridos para formar parte de los datos ese les instruye como obligación en el mes de diciembre, información de la entrega - recepción. (Art. 38. Fracciónrendir un informe del estado que guarda la administración IV. Ley Orgánica del Municipio Libre).municipal. Comisión de hacienda y patrimonio municipalPresidente Municipal Integrada por el Síndico y otros regidores, tiene laEs responsable directo de llevar a cabo los trabajos responsabilidad de vigilar las gestiones de la hacienda delde organización del proceso, integración de comités municipio a cargo de la Tesorería municipal, previniendode levantamiento de información, y verificación de la que se cumpla la legislación en la materia y se dé unaintegración de los informes y actas correspondientes de administración adecuada de los fondos, valores y patrimoniola entrega - recepción, con base en sus atribuciones de que la constituyen, además de vigilar los procesos deejecución de las resoluciones del ayuntamiento y facultad adquisiciones, suministro de bienes, inventarios y demásde mando para ordenar que se efectúen los trabajos propios que se efectúen con relación al patrimonio municipal y,de la administración municipal. (Art. 36. fracciones. IV y 15 en su caso, proponer la realización de auditorías. (Art. 45.XIX. Ley Orgánica del Municipio Libre). Fracciones I, II, III, V, VII y VIII. Ley Orgánica del Municipio Libre)Síndico municipal Secretario del AyuntamientoComo procurador de la defensa de los interés municipalesy como representante jurídico del ayuntamiento y de la Como funcionario encargado de los asuntos generales delhacienda municipal el Síndico asume la responsabilidad gobierno municipal, tiene la responsabilidad de asistir alde la vigilancia directa del manejo del patrimonio y la presidente municipal y al ayuntamiento en la organizaciónhacienda municipal, actuando como autoridad calificadora de los trabajos de la entrega - recepción, convocando a lasy sancionadora de las cuentas e inventarios del municipio reuniones de cabildo que le sean instruidas, preparando(Art. 37 Fracciones I, III, VII, IX y X. Ley Orgánica del expedientes técnicos de su área y coordinando a las demásMunicipio Libre). Su intervención en el proceso entrega - dependencias en sus respectivas tareas informativas querecepción es fundamental ya que valida internamente en el les sean requeridas para este propósito.ayuntamiento la información y actas que se integren paratal efecto.5 Descripción basada en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  16. 16. Te s o r e ro municipal Fracción XIII. Aprobar las leyes que contengan las bases normativas, conforme a las cuales los ayuntamientos Como funcionario encargado de la gestión administrativa de elaborarán y aprobarán su presupuesto de egresos, los la hacienda municipal, tiene la responsabilidad de preparar bandos de policía y gobierno, así como los reglamentos, y presentar para su aprobación, la información económica, circulares y disposiciones administrativas de observancia fiscal, financiera, contable y presupuestal correspondiente general dentro de sus respectivos municipios; a los ingresos, egresos y patrimonio del municipio, así XXIX. Revisar las Cuentas Públicas del Gobierno del como aquella de procedimientos administrativos y recursos Estado y de los ayuntamientos con el apoyo del Órgano de financieros del ayuntamiento que estén comprometidos Fiscalización Superior del Estado; en obligaciones, responsabilidades administrativas, obras, servicios y demás asuntos que impliquen erogaciones Fracción III, numeral 5 del Artículo 67. “Son atribuciones vigentes o próximas. (Art. 72. Fracciones VIII, XII, XIII, y del Órgano de Fiscalización Superior: XIV. Ley Orgánica del Municipio Libre). a) Iniciar y sustanciar el procedimiento de fiscalización T i t u l a r e s d e l a s d e p e n d e n c i a s y e n t i d a d e s d e l a de las Cuentas Públicas, para comprobar, inspeccionar, administración municipal investigar y determinar, en términos de ley, los actos u omisiones que pudieran configurar alguna irregularidad, Con base en el plan de trabajo establecido por el presidente incumplimiento de disposiciones legales o conducta ilícita municipal y las referencias, los titulares de las diferentes en la gestión financiera de los entes fiscalizables; dependencias y entidades de la administración municipal recaban e integran los informes correspondientes a la b) Ordenar y efectuar revisiones de gabinete y visitas gestión de sus respectivas áreas, principalmente aquella domiciliarias o de campo, en los términos previstos por16 relacionada con la aplicación de recursos presupuestales la ley, para comprobar la gestión financiera de los entes y sus respectivos resultados en obras, acciones y servicios fiscalizables; consolidados, en trámite o comprometidos. c) Determinar los daños y perjuicios que afecten a las haciendas públicas de los entes fiscalizables y fincar M a r co L e g a l y n o r m a t i v o d e l p ro c e s o d e directamente a los responsables las indemnizaciones y entrega - recepción sanciones pecuniarias correspondientes, las que tendrán el carácter de créditos fiscales; al efecto, el Poder Ejecutivo Constitución Política del Estado. 6 del Estado aplicará el procedimiento administrativo de ejecución para su cobro, en términos de ley; En materia de control de la gestión administrativa de los ayuntamientos: d) Promover ante las autoridades competentes, con motivo del procedimiento de fiscalización, el fincamiento de otras Artículo 33. Son Facultades y Obligaciones del Congreso: responsabilidades de orden administrativo, penal o civil Fracción V. El Congreso del Estado aprobará la ley de que correspondan.” ingresos de los ayuntamientos y revisará sus cuentas Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de públicas, cuando menos una vez al año; Ignacio de la Llave.7 6 Se toma como ejemplo: Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave 7 Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http:// www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/FISCA210710.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  17. 17. En materia de fiscalización de la gestión financiera de los Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Públicoayuntamientos. MunicipalArtículo 6 de la “Son Entes Fiscalizables el Poder Regula y norma los procesos de programación,Público, los Organismos, la Universidad Veracruzana, los presupuestación, contabilidad gubernamental y ejercicioAyuntamientos, Entidades Paraestatales, Paramunicipales, del gasto público de los ayuntamientos, medianteorganismos descentralizados, fideicomisos y empresas disposiciones que aseguran el apego al principio de legalidadde participación estatal o municipal, así como mandatos, del sistema de planes y programas del municipio, así comofondos o cualquier otra figura jurídica; y, en general, diversos controles que favorecen a una estricta disciplinacualquier persona física o moral, pública o privada, que en el ejercicio del gasto, únicamente vinculado a los efectosrecaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos previstos en el presupuesto y programas autorizados por elpúblicos.” ayuntamiento.De la misma Ley el artículo 25 señala: Uno de los rubros de mayor importancia que regula esta ley es el Presupuesto, el cual está previsto contenga como1. Los Ayuntamientos presentarán al Congreso los estados mínimo lo siguiente: 9financieros mensuales que señala la Ley Orgánica delMunicipio Libre; así como los estados de obra pública Descripción clara de los programas que sean la base delmensuales que contengan la información de los expedientes mismo, en los que deberán señalarse los objetivos, metastécnicos sobre el inicio, avance o conclusión de obra, según y unidades responsables de su ejecución, así como lossea el caso, de acuerdo a lo que en esta materia señalen las egresos estimados por programa;Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el procedimientos Explicación y comentarios de los principales programas y,de Fiscalización Superior en el Estado. Igual obligación en especial, de aquellos que abarquen dos o más ejercicios 17tendrán las Entidades Paramunicipales. presupuestales;2. Los Ayuntamientos y las Entidades Paramunicipales Una información detallada de la situación hacendaria delpresentarán, a la Secretaría de Fiscalización del Congreso municipio durante el ejercicio fiscal con las condicionesy al Órgano los estados financieros y los estados de obra previstas para el próximo, con la opinión al respecto delpública a que se refiere el párrafo anterior, a través de Contralor Municipal;medios electrónicos y de conformidad con las reglas decarácter general que emita el Órgano.” Estimación de ingresos y gastos para el ejercicio presupuestal que se propone, así como la calendarizaciónComo determinación general para las atribuciones del órgano del egreso para cada uno de los meses;superior de Fiscalización, la Ley de Fiscalización señala que“El Órgano tendrá acceso a los datos, libros y documentación Indicación del número de plazas incluidas, clasificadas porjustificativa y comprobatoria relativa al ingreso y gasto categoría presupuestal y unidad administrativa;del Poder Público, Ayuntamientos y de los entes públicosestatales y municipales, así como a la demás información Las previsiones de egresos correspondientes a cadaque resulte necesaria, siempre que al solicitarla se expresen programa, para el sostenimiento y desarrollo de los servicioslos fines a que se destine dicha información.” 8 públicos;8 Ibídem. Artículo 64.9 Transcrito del artículo 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal del Estado deColima. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  18. 18. Estimación final de ingresos y gastos del ejercicio y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará presupuestal en curso; siguiendo los lineamientos, términos, instructivos, formatos, cédulas y demás documentación que disponga Situación de la deuda pública estimada al final del ejercicio la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado presupuestal en curso y de la que tendrá al término del para el caso, misma que tendrá en ese acto, la intervención inmediato siguiente; que establezcan las leyes. La documentación que se señala anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de El informe detallado del avance en el cumplimiento de cabildo por los integrantes del ayuntamiento a los cuales las metas y objetivos plasmados en el Plan Municipal de se les entregará una copia de la misma. El ayuntamiento Desarrollo y el programa de gobierno municipal; saliente, a través del presidente municipal, presentará al Los demás informes financieros y datos estadísticos que ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura , se consideren convenientes para la mejor comprensión de un documento que contenga las observaciones, sugerencias la política hacendaria y del programa de administración y recomendaciones en relación a la administración y municipal. gobierno municipal.”11 Ley orgánica del municipio libre Otro ejemplo, aunque menos explícito lo ofrece la Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur: Artículo 18... Siguiendo con la referencia del marco jurídico del municipio A continuación el ayuntamiento saliente entregará al veracruzano, se anota lo siguiente “Durante el mes de entrante los fondos municipales mediante el corte de caja diciembre, el Presidente Municipal deberá rendir a los respectivo, así como sus inventarios, cuya verificación ciudadanos y al Ayuntamiento un informe sobre el estado pueda hacerse desde luego por los miembros de ambos que guarda la administración pública municipal. Dicho acto ayuntamientos, o dentro de los tres días siguientes, si lo se realizará en Sesión pública y solemne de Cabildo.”1018 acepta el segundo”12 La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, establece Legislación fiscal lo siguiente en su Artículo 19: “A las nueve horas del primer día del año siguiente en el que se hayan efectuado Señala las contribuciones y conceptos fiscales que el las elecciones municipales, el ayuntamiento saliente dará municipio puede recaudar en uso de su capacidad tributaria posesión de las oficinas municipales a los miembros del y sirve de referencia en el proceso de entrega - recepción ayuntamiento entrante, que hubieren rendido la protesta de para verificar la estructura de la hacienda municipal y las ley, cuyo presidente municipal hará la siguiente declaratoria operaciones que se previenen en favor del ayuntamiento formal y solemne: Queda legítimamente instalado el para cumplir sus atribuciones y responsabilidades fiscales ayuntamiento del Municipio de... que deberá funcionar ante los contribuyentes. durante los años de (...) A continuación se procederá a la Reglamentación Municipal suscripción de las actas y demás documentos relativos a la entrega - recepción de la administración municipal, con Con el objeto de conseguir el más estricto apego a la la participación de los miembros de los ayuntamientos y normatividad vigente en los municipios, la entrega - los titulares de sus dependencias administrativas salientes 10 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Publica- da en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf 11 Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ed. Gobierno del Estado de México. Impresa en Talleres de Gra- ficarte S.A. Toluca, México. 1993. Pág. 57. 12 Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur. En Legislación Fiscal Ed. Sría de Finanzas del Estado. La paz, B.C. 1990. Págs. 203 y 204. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  19. 19. recepción deberá fundarse también en los diferentes carácter jurídico y administrativo destacan los siguientes:Reglamentos municipales que estén relacionados con el Integrar organizada y sistemáticamente la informaciónmanejo, aprovechamiento y resguardo de bienes, valores, necesaria de carácter general y probatorio que de muestrafondos y demás recursos del municipio, así como aquellos de la situación que guardan fondos, valores, bienesque determinen cuales son las responsabilidades de las patrimoniales y los diferentes asuntos y procedimientosdiferentes dependencias de la administración municipal. vigentes, atendidos y por atender, de parte de unEntre estos reglamentos destacan: el Interior del ayuntamiento al momento de ser relevado en susayuntamiento, el Interior de la Administración Municipal funciones.y los relacionados con las Obras públicas, Patrimoniomunicipal, y la Hacienda del municipio. Como ejemplo de Clasificar, protocolizar, legalizar y dar fe de la documentaciónun Reglamento de entrega – recepción municipal, puede probatoria que ampara y demuestra la existencia yconsultarse el “Reglamento de entrega – recepción de condiciones del patrimonio municipal y de las diferenteslos bienes asignados a la Administración Municipal del gestiones de la administración del municipio.Municipio de Reynosa, Tamaulipas”13 Facilitar la incorporación de las nuevas autoridadesGuías, Normas, Instructivos, Manuales y otras disposiciones municipales en su respectivo ámbito de competencia y enadministrativas, expedidas por la legislatura o el órgano el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, asuperior de fiscalización de la entidad federativa. partir de los informes de la entrega - recepción.En este caso se trata del documento oficial que contiene Dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno ylos lineamientos, procedimientos y formatos para integrar aquellos programas que por su naturaleza sean de vitalel Informe, las actas y expedientes de la entrega recepción, importancia o interés para la comunidad municipal.que hace más de veinte años, las legislaturas, a través de 19sus respectivas comisiones de hacienda, y ahora, por medio Formalizar y dar legalidad al acto de entrega y recepciónde los órganos superiores de fiscalización, han expedido a efecto de garantizar el cumplimiento de derechos,y entregado a los municipios para que se sujeten a los obligaciones y responsabilidades tanto del ayuntamientomismos. saliente y funcionarios que se desincorporen como de las autoridades y funcionarios de nuevo ingreso.Mediante estos el análisis de estos lineamientos, tanto laautoridad saliente como la que deba tomar posesión puede Cumplir las disposiciones de regulación y control de losestablecer las estrategias de revisión que juzgue más actos administrativos del ayuntamiento previstos en favoradecuadas, así como los controles de registros que deben de la Legislatura del estado.realizarse con la mayor transparencia y objetividad que Metodología para efectuar la entrega - recepción de laexige el cumplimiento de la legislación vigente.14 administración municipalLa entrega - recepción de la Administración Municipal De acuerdo a lo señalado por el INDETEC, se presentanObjetivos de la entrega - recepción dos grandes fase dentro del proceso de entrega - recepción, la primera se desarrolla previamente el cambio deEntre los propósitos globales que persigue este proceso de13 Disponible en: http://www.reynosa.gob.mx/REGLAMENTOS/Reglamento-Entrega-Recepcion-Recursos-Ayuntamiento-Reynosa.pdf14 Como muestra de estas Guías se incluye en este apartado la Guía para la Entrega Recepción de la Adminis-tración Municipal, expedida por el Congreso de Nayarit, a efecto de formalizar la entrega de los ayuntamien-tos para el periodo 2005 – 2008. Disponible en: http://www.ofsnayarit.gob.mx/varios/guiaentregarecepcion.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  20. 20. administración y la segunda se efectúa al momento del la aceptación de la entrega recepción? cambio. A continuación se resumen estas dos fases:15 9. Investigue: ¿Las autoridades auxiliares del municipio Ejercicio p a r a e l a ñ o c e ro también realizan la entrega de los elementos de apoyo que tienen a su resguardo para el funcionamiento de su Ejercicio de aprendizaje: ayudantía, delegación, agencia, o equivalente a su cargo? En atención a los temas vistos para el año cero de este 10. Razone y fundamente consultando la Ley Orgánica curso, resuelva el siguiente cuestionario, consultando la Municipal de su estado: ¿Debe ser nombrado un nuevo legislación que corresponda en su entidad federativa. Tesorero Municipal y un nuevo Secretario del Ayuntamiento para proceder a la realización, tanto de la sesión solemne Resuelva lo siguiente: de cambio de autoridades, como las que se realicen para 1. ¿Porque se considera que la entrega recepción de un la revisión, análisis y validación del informe de entrega gobierno municipal debe ser una entrega integral y no – recepción? únicamente la entrega de las finanzas municipales? 2. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entrega recepción? 3. ¿En qué consiste la naturaleza gubernativa de la entrega recepción? 4.¿Cómoesrepresentadoelinterésde lasociedadmunicipal en el acto de entrega recepción de la administración municipal?20 5. En su entidad federativa, ¿Cuáles son los pasos para proceder a la sesión de cabildo en que se efectúa la entrega recepción de la administración municipal? 6. ¿Cuál es la importancia que representa el archivo de actas municipales en el proceso de la entrega recepción de la administración municipal? 7. ¿Según la Ley de responsabilidades de los servidores públicos al servicio del estado y municipios de su entidad federativa, cuando prescribe la responsabilidad de las autoridades municipales salientes, con relación a sus funciones en el ayuntamiento? 8. ¿Una vez que se firman las actas de Cabildo, correspondientes a la sesión solemne de cambio de autoridades municipales, quedan eximidas de responsabilidad las autoridades salientes por haberse dado 15 Cuadro adaptado de: Entrega-recepción de una Tesorería Municipal. Ed. Instituto Técnico para el Desarrollo de las Haciendas Públicas. INDETEC. Guadalajara, Jalisco. México. 1985. Págs. 46 a 52. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  21. 21. A ño U no El acto p ro t o co l a r i o de la entrega recepciónI n t ro d u cc i ó n Este es uno de los actos más importantes del gobierno municipal y viene respaldado por el principio republicano deEl primer año de la gestión municipal se inicia con el acto la transmisión del mando, en ejercicio de las atribuciones deprotocolario de la entrega recepción de la administración una autoridad que concluye su periodo de gobierno y unamunicipal, y los trabajos de revisión de su informe, autoridad que lo asume, antes de que se forme un vacío deexpediente, previo a la firma definitiva del Acta global y poder público. En consecuencia, la legislación municipal deactas parciales que acrediten el proceso. Tanto el acto de todo el país lo señala como un Acto solemne.entrega recepción, como la revisión y constatación de lacongruencia entre lo reportado y lo verificado, son objeto Este tipo de actos requiere del cumplimiento de un protocolode regulación de la legislación, reglamentos y disposiciones de declaración formal de la solemnidad de la reunión deadministrativas que emiten las autoridades de fiscalización cabildo que se llevará a cabo para la transmisión del mando;del municipio, así como del propio ayuntamiento en su la asunción del mismo a cargo del Presidente Municipal; lareglamentación y normas correspondientes. toma de protesta del cargo que realice el mismo alcalde, y la toma de que realiza el Presidente Municipal ya investidoEn este apartado se incluyen los temas relacionados con el del mando, a los miembros del ayuntamiento con el queproceso de recepción y sus efectos y medios a recurrir por ejercerá el gobierno del municipio; la ceremonia de entregaparte de la autoridad municipal que toma posesión. y recepción de la administración municipal, y el inicioSe recomienda, en todos los casos, realizar las consultas formal de los trabajos de revisión a cargo de los equiposa los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan saliente y entrante.en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio 21 A continuación se exponen diversos artículos que regulancorrespondientes. este acontecimiento constitucionalLos temas se han organizado en textos breves que procuran Ley del Municipio Libre de Veracruz 16llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar losejemplos y ejercicios sugeridos. “Artículo 27. El Presidente Municipal deberá rendir protesta públicamente el día 31 de diciembre inmediato posteriorObjetivos a su elección ante los Ediles del nuevo Ayuntamiento y, acto seguido, tomará protesta a los demás Ediles. CuandoIdentificar los elementos formales del acto de entrega por circunstancias imprevistas no se pudiera rendir larecepción de la administración municipal, a efecto de protesta conforme a lo antes señalado, el Congreso delconstatar los puntos críticos que deban atenderse por parte Estado o la Diputación Permanente señalarán el nuevode las nuevas autoridades. día en que deba verificarse dicho acto y nombrará a un representante para que tome la protesta a los Ediles delDistinguir con precisión los elementos del Informe de nuevo Ayuntamiento.”la entrega – recepción, de conformidad con las normasaplicables al proceso.16 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  22. 22. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero17 tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de Ley correspondiente. “ARTÍCULO 36.- Los ayuntamientos se instalarán el día 30 de septiembre del año en que deba renovarse, previa Artículo 14. El Presidente Municipal saliente debe convocar protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente a los integrantes electos del Ayuntamiento, para que se en sesión que se celebrará el día anterior. La instalación presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la es un acto meramente solemne y la responsabilidad del hora que se señale en la convocatoria, y les debe tomar la Ayuntamiento saliente cesa el 29 de Septiembre del año de protesta de ley. la elección a las 0:00 horas en que inicia la responsabilidad del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir Estado y a los Ayuntamientos de Municipios limítrofes. la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente ARTICULO 37.- La protesta a que se refiere el artículo debe tomar dicha protesta a los demás miembros del anterior se rendirá con las Ayuntamiento. Siguientes formalidades: En caso de falta absoluta por defunción del Presidente I. Los miembros del Ayuntamiento electo protestarán ante entrante, debe tomar protesta el Presidente entrante el Ayuntamiento saliente; suplente, quien ejerce la función de Presidente Municipal II. Si no fuera así, el Congreso designará a la persona ante Provisional, y se procede a nombrar a un Presidente quien se rinda la protesta; Municipal Sustituto en los términos del artículo 70 de esta III. La protesta se rendirá en estos términos: ley, dentro de los siguientes treinta días. “¿Protestan guardar y hacer guardar la Constitución Política El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente22 de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado, las leyes de que les fue tomada la protesta a sus integrantes. que de una y otra emanen y cumplir fiel y patrióticamente con los deberes de su encargo?”. Los interpelados deberán Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se contestar: “Si Protestamos”. El Presidente saliente, o la presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de persona que los sustituya, replicará: “Si no lo hicieren así, ley en la próxima sesión del Ayuntamiento. que el Municipio o el Estado se los demanden”. Cuando exista causa justificada pueden rendir la protesta A continuación el nuevo Presidente declarará: “Queda de ley dentro de los 90 días siguientes.” legítimamente instalado el Ley Orgánica de los municipios de Michoacán19 Ayuntamiento del Municipio de... que funcionará el trienio...” “Artículo 18. Los miembros electos del Ayuntamiento tomarán posesión de su cargo, en un acto solemne y Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del público, el primer día de enero del año inmediato siguiente Estado de Jalisco18 a su elección. “Artículo 13. Todos los servidores públicos municipales, al 17 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. Disponible en: http://www.guerrero.gob.mx/pics/ legislacion/97/LOMLEG.pdf 18 Disponible en la Página del Congreso del Estado: http://www.congresojal.gob.mx/ 19 Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Disponible en: http://www.congresomich.gob.mx/ Modulos/mod_Biblioteca/archivos/393_bib.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  23. 23. Sólo por causas consignadas en el Código Electoral del el pueblo me ha conferido mirando en todo por el bien yEstado, los Ayuntamientos podrán instalarse en fecha la prosperidad de la Nación, del Estado y del Municipio,posterior. y si así no lo hiciere que me lo demanden’’. Enseguida elArtículo 19. Para efectos de la instalación del Ayuntamiento, Presidente Municipal preguntará a los demás miembrosen la última sesión ordinaria del mes inmediato anterior a del Ayuntamiento que permanecerán de pie: “Protestanla fecha de terminación de la gestión del Ayuntamiento guardar y hacer guardar la Constitución Política de lossaliente, se nombrará una comisión instaladora del Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y las leyes queAyuntamiento electo, la cual estará encabezada por el de ambas emanen y desempeñar leal y patrióticamente el cargo que el pueblo les ha conferido, mirando en todoSíndico Municipal. por el bien y la prosperidad de la Nación, del Estado yLa comisión instaladora, previo acuerdo con el Presidente del Municipio”? Los interrogados deberán contestar: “Síelecto, convocará a los integrantes del Ayuntamiento protesto”; el Presidente dirá entonces: “Si así no lo hicieren,electo, de conformidad con la constancia de mayoría que se los demanden”.emitida por el órgano correspondiente o, en su caso laresolución del Tribunal Estatal Electoral, para que acudan Igual protesta está obligado a rendir el integrante dela la sesión solemne de instalación; la invitación se hará Ayuntamiento que se presente después y cualquiera que fuere llamado o designado para suplir a su propietario.”extensiva a la comunidad en general.La invitación deberá incluir lugar, fecha y hora de la sesión, De la lectura de los artículos anteriores, se desprende que cada entidad federativa realiza los arreglos institucionalesasí como el orden del día correspondiente. necesarios para darle la solemnidad debida al acto deLa comisión instaladora del Ayuntamiento electo deberá instalación del nuevo ayuntamiento y de la toma decitar a los integrantes propietarios del mismo, al menos con protesta de sus autoridades.anticipación de cinco días naturales, para que concurran a 23la sesión de instalación. En este caso, y sin llegar a describir todavía el procesoEl Ayuntamiento electo, en reunión previa a la sesión de la entrega recepción pueden destacarse los siguientesde instalación, designará de entre sus integrantes a un elementos distintivos de la instalación de las nuevassecretario, para el único efecto de levantar el acta de autoridades.instalación. Determinación de una fecha precisa para la instalación delArtículo 20. El día señalado para la instalación, el Presidente nuevo ayuntamiento, que marca el inicio del ejercicio deMunicipal electo rendirá protesta ante los miembros del la autoridad, por lo regular en coincidencia con el ciclo delAyuntamiento y enseguida les tomará protesta a los demás año electoral o año fiscal correspondiente.miembros del Ayuntamiento. La protesta se rinde con un orden, Primero el presidenteUna vez declarado el quórum legal, el Presidente Municipal ante el ayuntamiento saliente o, en su defecto, ante elelecto, puesto en pie al igual que todos los miembros del representante del Congreso del Estado y, enseguida,Ayuntamiento, dirá: “Protesto guardar y hacer guardar la los miembros del nuevo ayuntamiento, ante el nuevoConstitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Presidente Municipal. En ambos casos se realiza mediante eldel Estado y las leyes que de ambas emanen y desempeñar pronunciamiento de términos que declaran un compromisoleal y patrióticamente el cargo de Presidente Municipal que y sustentan un juramento de cumplimiento.2020 Los efectos legales de una rendición de protesta son equiparables a las de un juramento o pronunciamientohacia la veracidad de lo dicho o del compromiso que se adquiere, con todos los efectos legales para exigirmediante medios jurídicos su cumplimiento. Por tanto no es una formula retórica o un acto de carácter subje-tivo que muestra un acto humano y personal de fe y sinceridad. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  24. 24. Se prevén algunos casos de ausencias que pudieran ocurrir El Congreso del Estado podrá designar representantes y se prescriben soluciones al respecto. Por ejemplo, en para que participen como observadores en la entrega y el caso de la ausencia del nuevo presidente, se cubre recepción. con la rendición de protesta del suplente o mediante la Artículo 187. Los documentos a que se refiere el artículo autorización que haga el Congreso del estado de una nueva anterior deberán ser: fecha para la toma de posesión; la ausencia de miembros I. Los libros de actas de las sesiones de cabildo del del nuevo ayuntamiento se subsana en Jalisco al aplazar la Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar rendición de su protesta a la fecha de la segunda reunión de donde se encuentran los libros de las administraciones cabildo; y la ausencia del ayuntamiento saliente, cubierta municipales anteriores; por un representante designado por el Congreso de la entidad federativa. II. La documentación relativa a la situación financiera y estados contables que deberán contener los libros diario, La ceremonia se realiza en el margen de un día previo y un mayor y de inventarios y balances, así como los registros día posterior a la fecha de término del ejercicio del mandato, auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente; y la lo cual significa un conteo de horas en que puede coincidir documentación comprobatoria de los ingresos, patrimonio la ceremonia en una hora cero. Regularmente las doce de la y gastos; noche, según se observa en el caso de Guerrero. III. La documentación relativa al estado que guarda la La expedición de una acta de sesión solemne que da lugar cuenta pública del Municipio, la que incluirá los oficios a la publicación de un bando o la propia difusión de la de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o misma, entre la comunidad, el Congreso del Estado y otras apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización autoridades municipales y del gobierno del estado a través Superior o por el Congreso del Estado a los servidores o ex de su Secretaría de gobernación o equivalente. servidores públicos responsables;24 IV. La situación de la deuda pública municipal y la El acto formal de la entrega – recepción. documentación relativa a la misma; Al igual que la toma de protesta, la instalación del nuevo V. El estado de la obra pública ejecutada, así como la que esté ayuntamiento y el inicio del ejercicio de su autoridad están en proceso, y la documentación relativa a su planeación, regulados por la ley orgánica municipal, motivo por el cual programación, presupuestación y ejecución, señalando se transcriben los términos previstos en algunas de ellas. debidamente el carácter federal, estatal o municipal de los Siguiendo con el ejemplo de la Ley Orgánica del Municipio recursos utilizados; Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público prevé lo siguiente: de los recursos federales y estatales, así como informes y comprobantes de los mismos; “Artículo 186. La entrega y recepción de la documentación impresa y electrónica que contenga la situación que guarda VI Bis. El Estado que guarda el cumplimiento de obligaciones la administración pública municipal se realizará el día en que fiscales, incluidas las de seguridad social, de carácter federal, se instale el nuevo Ayuntamiento, en términos del presente estatal o municipal, según sea el caso; título, cuyas disposiciones se desarrollarán mediante los VII. La plantilla y los expedientes del personal al servicio del lineamientos que al efecto expida el Congreso del Estado. Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos y demás información conducente; ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

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