Scenario exercise 2014 mid atlantic technical communication conference DDeBoard

953 views

Published on

This document is the exercise for Donn DeBoard's scenario- based design session at the 2014 Mid-Atlantic Technical Communication Conference.

Published in: Design
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
953
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Scenario exercise 2014 mid atlantic technical communication conference DDeBoard

  1. 1. 1  Copyright 2014 Donn DeBoard  2014 Mid‐Atlantic Technical Communication Conference  Worksheet handout Business situation: The Jones Group is required to manage and maintain compliance to federal and state tax regulations. XYZ software is a Web‐ based product that helps automate and streamline the tax compliance process.  Step  Description  Example  Why this important?  1.  Observe  customers.        Clear understanding of people in epic story.  2.  Determine the  epic story or  end‐to‐end  story. (Who,  What?)  Jane Smith,  Jones CFO  As a CFO of a Fortune 500 company, I want to automate and streamline the compliance  processes to federal and state regulations for Jones.       Mike Kelly, IT  Manager  As an IT manager, I want to my systems are efficient and support Jones’ business processes.      Alex Davis, IT  professional  As an IT professional, I want to my systems to be optimized and readily available to my internal  users.      Simon Barry,  Finance  professional  As a finance professional, I want to reduce the time my team spends on compliance issues,  including research, data entry, and generating reports.  3.  Determine user  stories.        Clear focus on context of epic story. Initial stories are:    (Jane, CFO) Define Jones’ financial compliance requirements.    (Mike, IT Manager) Evaluate compliance software and purchase.    (Alex, IT professional) Install and administer software.    (Simon, Finance professional)   Manage, maintain, and report financial compliance to federal and state jurisdictions.    4  Determine  phases for (Alex,      Phases for Install and Administer software:   
  2. 2. 2  Copyright 2014 Donn DeBoard  2014 Mid‐Atlantic Technical Communication Conference  Step  Description  Example  Why this important?  IT professional),  Install and  Administer  software  As an IT  professional,  I want my  systems to  be readily  available to  my internal  users.  Install software.  Manage network.  Manage security.  Manage users.  Troubleshoot software.    5.  Identify the jobs  or tasks within  each user story.  Identify decision  paths, solution,  and product  features.    Manage users. As an IT professional, I want to:  1. Identify the level of permissions each member of the Jones organization requires, so that  they can use XYZ software successfully.  2. Create roles to assign those permissions, so that I can address my users changing needs  easily.  3. Assign roles to my users so that I can address my users changing needs easily.  4. Add and delete users, so that only the current staff can access our systems.   6.  Aggregate job  stories into  Manage users  story.    Daily scenarios  Critical scenarios  Add and delete users.  Periodic scenarios  Identify and set levels of permissions.  Create standard roles across the company.  Create roles.  Assign roles.  Create custom roles.  Customize specific roles for unique users.  Exceptions scenarios  Troubleshooting scenarios  Customer cannot access system.  Analyze symptoms.     
  3. 3. 3  Copyright 2014 Donn DeBoard  2014 Mid‐Atlantic Technical Communication Conference  Example: Job stories within Manage User story This job story step…  Has this decision path…  And uses these solutions…  And these product features.  When I identify the permissions  for XYZ software that each  member of the Jones staff  requires, I want configure them,  so that Jones’ staff have the  appropriate access to XYZ  software.  How do I configure permissions in  XYZ software?     Is there more than one way? No.  Set permissions.  Configure permissions.  PDQ menu through Graphical  User Interface (GUI)  (Concepts, process, and  procedure).    When I create roles to assign a set  of the permissions, I want to  readily address my user’s  changing needs to access XYZ  software, so that Jones’ staff can  expedite the tax compliance  process.  How many types of roles do I  need? I need N number of roles.    Is there more than one way? Yes.    Research roles and permissions  associated with each role.    Create custom roles.  Create standard role types.  Define standard roles.  PDQ menu through Graphical  User Interface (GUI)  (Concepts, process, and  procedure).    XYZ functions accessed through  the command lines (Concepts,  process, and procedure).  When I create customized roles  for my users, I can customize their  access to XYZ software, so that  individual members of Jones’ staff  with unique needs for XYZ  functionality can be successful.  Is there more than one way? Yes.    Assign a role or role to each Jones’  user.  PDQ menu through Graphical  User Interface (GUI)  (Concepts, process, and  procedure).    XYZ functions accessed through  the command lines (Concepts,  process, and procedure).  When I ‘m adding or deleting  users, I want to ensure that only  the current Jones’ staff can access  XYZ functions so that proprietary  intellectual property is secure.    Is there more than one way? No.  Add a user.  Delete a user.  PDQ menu through Graphical  User Interface (GUI)  (Concepts, process, and  procedure )   
  4. 4. 4  Copyright 2014 Donn DeBoard  2014 Mid‐Atlantic Technical Communication Conference  Exercise: What is the epic story for your product? Step  Description  Example  Why this important?  1.  Observe  customers.      2.  Determine the  epic story or  end‐to‐end  story. (Who,  What?)      2a.    Who?    2b.    Who?    2c.    Who?    2d.    Who?    3.  Determine user  stories.      4  Determine  phases for one  user story.      5.  Identify the jobs  or tasks within  each user story.  Identify decision  paths, solution,  and product  features.     
  5. 5. 5  Copyright 2014 Donn DeBoard  2014 Mid‐Atlantic Technical Communication Conference  Step  Description  Example  Why this important?  6.  Aggregate job  stories into user  story.    Daily scenarios          Critical scenarios          Periodic scenarios        Exceptions scenarios          Troubleshooting scenarios           
  6. 6. 6  Copyright 2014 Donn DeBoard  2014 Mid‐Atlantic Technical Communication Conference  Exercise: What are the job stories within the user stories for your product? Select one user story. Job stories within (one user story): This job story step…  Has this decision path…  And uses these solutions…  And these product features.                                           

×