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DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)

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Caso da Empresa
DOMINGOS DA SILVA TEIXEIRA, S.A.
Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte.
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GED - Gestão Electrónica de Documentos

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DST - Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte (GED - Gestão Electrónica de Documentos)

  1. 1. Daniel Leite Faria DOMINGOS DA SILVA TEIXEIRA, S.A. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Relatório do Estágio Curricular Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação 2014/2015 Tutor: Dra. Sónia Monteiro Orientador: Engª Cândida Silva Instituto Politécnico do Porto Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão Julho de 2015
  2. 2. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte i Agradecimentos À Professora Engª. Cândida Silva pela orientação, sugestões, correções e por todo o seu o tempo dispensado a este trabalho. À Orientadora de Estágio Dra. Sónia Monteiro pela ajuda prestada e interesse, neste relevante relatório. Aos meus pais e amigos pelo apoio e incentivo. E por fim, um agradecimento muito especial, a todos os que fizeram parte da realização deste projeto, aqui fica o meu muito obrigado.
  3. 3. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte ii Resumo O presente documento tem como principal objetivo desenvolver a Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte. O início da abordagem do presente estudo foi caracterizado pelo levantamento da informação existente no arquivo, inventariação e a quantificação da mesma a ser convertida ao formato digital. Paralelamente foi efetuado um estudo sobre as várias formas e técnicas de digitalização, assim como quais as técnicas de conversão de arquivos convencionais para arquivos ou repositórios digitais, que atualmente são implementados nas empresas, tendo em vista o valor probatório de acordo com a legislação portuguesa. Assim, foi dada especial importância às necessidades da recuperação da informação, isto é, obter a informação de forma rápida, rigorosa e fiável, através mecanismos que visam a conversão do papel em digital, o seu armazenamento, organização e o devido acesso à informação. Pretende-se que esta proposta, seja um documento de opção de solução ao problema existente na empresa e que permita minimizar as principais barreiras a considerar no âmbito da recuperação e disseminação da informação. Deverá assumir-se como um relatório de estágio profissional da licenciatura Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação Palavras-chave (Tema): Gestão Documental, Gestão Eletrónica de Documentos, Gestão de Imagens (Document Imaging), Digitalização.
  4. 4. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte iii Sumário AGRADECIMENTOS ..........................................................................................................................I RESUMO..............................................................................................................................................II SUMÁRIO...........................................................................................................................................III TABELAS............................................................................................................................................ V 1. INTRODUÇÃO...........................................................................................................................6 2. APRESENTAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO ........................................................................8 3. ANÁLISE CRÍTICA DO PROBLEMA....................................................................................10 4. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.............................................................................................11 1.1 ARQUIVOS DE EMPRESAS EM GERAL ......................................................................................................11 1.2 ARQUIVO DA EMPRESA DST................................................................................................................13 1.2.1 Produção da informação ....................................................................................................14 1.2.2. Eliminação de informação ......................................................................................................15 1.3 SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL......................................................................................................16 1.3.1 Sistemas de Documentação e Inventário............................................................................16 1.4 GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED).......................................................................................18 1.4.1 Vantagens e Benefícios da Gestão Eletrónica de Documentos...........................................23 1.5 PROCEDIMENTO DE CONVERSÃO PARA FORMATO DIGITAL .........................................................................24 1.5.1 Formato dos ficheiros de documentos eletrónicos .............................................................27 1.6 VALOR PROBATÓRIO, SEGUNDO LEGISLAÇÃO PORTUGUESA SOBRE A TEMÁTICA DE DIGITALIZAÇÃO E ELIMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO.............................................................................................................................................30 5. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS..........................................................................................32 i. Análise da Informação existente no aquivo ............................................................................33 ii. Solução de Software GED ........................................................................................................38 iii. Proposta de Solução................................................................................................................39 iv. Outras atividades ....................................................................................................................40 6. CONCLUSÕES .........................................................................................................................41 BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................43 ANEXOS.............................................................................................................................................63 ANEXO A REGULAMENTO DO ARQUIVO..........................................................................................................63 ANEXO B PREENCHIMENTO DO MODELO PARA ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO...........................................63 ANEXO C AUTO DE ENTREGA ........................................................................................................................63
  5. 5. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte iv ANEXO D AUTO DE ELIMINAÇÃO ...................................................................................................................63 ANEXO E CONTROLO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DE OBRA (FICHA IT).................................................................63 ANEXO F PROPOSTA COMERCIAL ...................................................................................................................63 ANEXO G SERVIÇOS CONEXOS - KEEP SOLUCTIONS............................................................................................63 ANEXO H CONTRATO DE LINCENÇA DE UTILIZAÇÃO DE PRODUTO DE SOFTWARE.....................................................64 ANEXO I SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDIOS E DEFINITIVOS..........................................................64 ANEXO J CURSO DE FORMAÇÃO NO SOFTWARE ARCHEEVO:................................................................................64
  6. 6. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte v Tabelas Não foi encontrada nenhuma entrada do índice de ilustrações. (…) NÃO DISPONÍVEL NESTA VERSÃO (VERSÃO PÚBLICA) (…)
  7. 7. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 6 1. Introdução O presente relatório de estágio foi elaborado no âmbito de um projeto da unidade curricular Estágio Profissional do terceiro ano da Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação (CTDI), da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão (ESEIG) – Vila do Conde, do Instituto Politécnico do Porto, e foi desenvolvido pelo discente Daniel Faria. O estágio curricular constou num momento de aprendizagem, no qual permitiu desenvolver uma consciência critica e a capacidade de compreender a realidade e interferir com ela. O projeto realizado pelo estagiário teve como propósito desenvolver uma proposta de solução à gestão da informação da empresa. Desta forma, documentos existentes no arquivo, desta entidade, deverão passar a estar disponibilizados numa plataforma informática. Todo o processo de conversão, assim como, uma proposta de solução estão apresentados detalhadamente neste documento. Desta forma, o presente relatório apresenta-se estruturado da seguinte forma: Numa primeira parte referente ao Arquivo da empresa DST, encontramos aqui pontos relativos ao arquivo da empresa, à produção da informação e eliminação da informação. De seguida, na segunda parte encontramos a temática Sistema Gestão da Documentação, que relata aspetos e conceitos de Sistemas da Documentação e Inventário. A terceira parte é referente à Introdução à Gestão Eletrónica de Documentos (GED), assim como as vantagens e benefícios do processo de digitalização. Na quarta parte, é explicado o procedimento de conversão para o formato digital, tal como o formato de ficheiro que deve seguir na implementação deste projeto. Na quinta parte está apresentada uma solução de software de GED. Na penúltima parte e sexta parte é referente à legislação em vigor acerca da temática de digitalização em Portugal. Em sétima parte, tecem-se todas as atividades desenvolvidas neste estágio curricular, desde a análise da informação existente no arquivo, à tomada de decisão final quanto à problemática encontrada na empresa e outras atividades que foram realizadas paralelamente no estágio curricular.
  8. 8. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 7 Por último e oitava parte tecem-se as conclusões retidas do presente documento, é lá onde estão apresentadas as tomadas de decisões e recomendações da proposta final da solução que atende ao objetivo do estágio.
  9. 9. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 8 2. Apresentação do local de estágio O estágio curricular foi realizado nas instalações da empresa Domingos Da Silva Teixeira S.A (DST). A Domingos Da Silva Teixeira S.A é uma empresa cuja sua missão é dedicar-se à construção civil e obras públicas. Esta empresa surge na da década de 70 com o fornecimento para a construção do Estádio 1.º de Maio em Braga. Nessa mesma década surge o início da atividade de inertes pela família Silva Teixeira. Em 1985, passa para Constituição da Domingos Da Silva Teixeira & Filhos, Lda. Em 1992, surge a Constituição da Imobiliária Teixeira & Filhos, Lda. Em 1996, surge a constituição da Domingos Da Silva Teixeira – Empreitadas Elétricas, Lda. Em 1997, passagem a sociedade anonima: Domingos Da Silva Teixeira, S.A. Em 1998, instalação de uma central de betão pronto em Pitancinhos, Palmeira, Braga. Em 2000, a empresa sofre uma reestruturação do grupo: constituição da Holding DSTPS, S.A. Em 2001, iniciou-se a construção do complexo DST Pitancinhos (Palmeira, Braga) incluindo o pavilhão para as instalações da DST, oficina mecânica, serralharia ligeira, o edifício administrativo do parque de materiais e logística. Em 2002, mudança da sede e centralização de toda a atividade (administrativa, técnica e logística) no complexo em Pitancinhos. Em 2005, o Grande Prémio de Literatura DST torna-se de âmbito nacional, iniciativa que se destina a galardoar todos os anos uma obra em português, de autor português. Neste mesmo ano surge a criação da Innovation Point – Investigação e Desenvolvimento, S.A.. Em 2007, Constituição da InvestHome – SGPS, S.A E Fundo HomeInvest. Em 2008, há um reforço da aposta no setor das energias renováveis, via constituição da Sub-Holding DST Energias Renováveis, SGPS, S.A. e da DST Wind, S.A. e através do reforço da posição acionista no Grupo DST no Parque Eólico do Alto Minho I (25,63%). Em 2009 a Revista Exame, em parceria com a Heidrick & Struggles (H&S), elegem a DST S.A. como uma das melhores empresas para trabalhar em Portugal. Em 2010, a empresa aposta no solar fotovoltaico e na eficiência energética através da criação da empresa DST Solar, S.A. e presentação da “Torre Turística Transportável” como segundo pavilhão de Portugal na Expo 2010 em Shangai. Em 2011, lançamento da aplicação “Vocation” desenvolvida pela Innovation Point. Em 2012, reforço da aposta da internacionalização com a entrada no mercado moçambicano e forte crescimento do volume internacional. Em 2013, aposta do grupo da inovação: criação da caixa da inovação e implementação da meia hora diária da inovação e criação da “Powertracker” desenvolvida pela Innovation Point. Em 2014, o grupo deu início da sua atividade em
  10. 10. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 9 Reino Unido e na Bélgica. Em 2015, Bysteel fecha contrato para a construção metálica de 12 (doze) hospitais na Republica do Congo. É lançado o projeto “Shair” com plataforma desenvolvida pela Innovation Point. Foi neste ano também que surgiu o lançamento do slogan “building culture”. Atualmente, a DST realizou um protocolo com a Universidade do Minho para implementar o programa de Bolsas de Mérito em Engenharia Civil.1 O arquivo da empresa DST é constituído por documentos de natureza informativa administrativa, financeira e histórica. Esta informação é produzida pelos diversos departamentos que a constituem no âmbito de acumulação, seleção, tratamento e difusão da informação. Existem dois tipos de organização neste arquivo: a classificação numérica, implementada desde a existência da empresa ate 2008; classificação alfanumérica, implementada em 2008 até à atualidade. Este arquivo contem toda a informação produzida no grupo e respetivas empresas, no exercício de toda a atividade e conservados a título como prova da informação. O Sistema de Informação Documental assume-se enquanto recurso estratégico de gestão e conservação do património documental. O Arquivo é responsável pela gestão documental da informação acumulada pelos seus serviços, visando salvaguardar tais documentos para servir de prova, testemunho ou para conservar o seu património cultural. O arquivo contém um conjunto de medidas e regras, “Regulamento do Arquivo”, pode ser consultado no Anexo I deste documento. 1 DST, Domingos da Silva Teixeira S.A – Grupo DST: História [Em linha] [Consult. 03 jul. 2015]. Disponível em: URL < http://www.DSTsgps.com/DST-group-pt-pt/history-pt-pt >
  11. 11. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 10 3. Análise crítica do problema Tendo em conta o crescimento de informação da empresa DST torna-se claro a necessidade de ferramentas que permitam gerir de uma forma eficiente a documentação produzida pelos seus serviços. Nesse sentido, a empresa idealizou que o tema “Gestão Documental do Arquivo de Obra; proposta de transferência de suporte” a vincular-se como objetivo principal do estágio curricular. Esta proposta deve permitir que os documentos físicos existentes no arquivo passem a estar disponibilizados numa plataforma informática, a fim de garantir maior usabilidade, segurança e essencialmente menor tempo no acesso à informação. Ou seja, deverá existir um procedimento de transferência de suporte com segurança em que a informação se torne recuperável informaticamente mais rápido, eliminando assim a tarefa de re-arquivamento e o aumento do espaço físico no arquivo. (…) NÃO DISPONÍVEL NESTA VERSÃO (VERSÃO PÚBLICA) (…)
  12. 12. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 11 4. Fundamentação teórica 1.1 Arquivos de empresas em geral Os arquivos requerem um conjunto de medidas e hábitos que garantem o controlo efetivo de todos os documentos independentemente da sua idade, desde a sua produção até ao seu destino final (eliminação ou arquivação permanente), com vista à racionalização e eficiência administrativas, assim como à preservação do património documental de interesse histórico-cultural das empresas. A gestão presume uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou arquivados permanentemente. Nesse sentido, um programa geral2 de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades: Entende-se por primeira idade de Arquivo Corrente que consiste em armazenamento de documentos vigentes, frequentemente consultados. Entende-se por segunda idade de Arquivo Intermédio que consiste em armazenamento de documentos em final de vigência, documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução, raramente consultados e aguardam a destinação final: se eliminação ou se arquivado permanentemente. Entende-se por terceira idade de Arquivo Definitivo ou Permanente o armazenamento a documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. Como verificamos, a arquivística reparte a vida do documento de arquivo em três períodos: período de atividade, período de semi-atividade e período de inatividade. Assim, pode-se diferenciar três tipos de arquivos conforme o tipo de documento predominante:  Arquivos correntes constituídos por documentos ativos;  Arquivos intermédios compostos por documentos semi-ativos; 2 CARVALHO, Milena – Projeto de Arquivo: Análise dos manuais de Gestão Documental e Documentação Acumulada [Em linha] [Consult. 9 jul. 2015]. Disponível em: URL < http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/course/view.php?id=39 >
  13. 13. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 12  Arquivos definitivos agrupam documentos inativos. Na arquivologia é importante ter instrumentos como a ISAD (G), EAD, ISAAR e OAI-PMH para que a troca eletrónica de informações entre os arquivos seja satisfatória. Desta forma, é necessário que cada vez mais, os arquivistas comecem a falar a mesma língua. Nesse sentido, é fundamental o estabelecimento de diretrizes básicas para todas as atividades relacionadas à organização arquivística, inclusive a descrição, a saber: ISAD3 (International Standard Archival Description) uma norma que propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto é, do geral ao particular, inserindo cada item da descrição na estrutura geral do fundo de arquivo, em uma relação hierárquica. ISAAR CPF4 – (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) Dá indicações para a criação de registos de autoridade sobre os produtores de materiais arquivísticos. EAD5 (Encoded Archival Description) esta permite descrever os fundos de um arquivo num formato legível informaticamente e, assim, fácil de pesquisar, manter e trocar documentos. EAD é uma linguagem de codificação ou de marcação e é definida formalmente por uma DTD, ou Definição de Tipo de Documento. 3 TORRE DO TOMBO – ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. 2.ª ed. Lisboa, 2002. [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://act.fct.pt/wp- content/uploads/2014/05/ISADG_PORT.pdf > 4 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAAR (CPF): norma internacional para os registos de autoridade arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias. Paris: CIA, 1995 ISBN 972-8107-36-6 5 THE LIBRARY OF CONGRESS – EAD: About EAD [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://www.loc.gov/ead/ >
  14. 14. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 13 OAI-PMH6 (Open Archives Initiative for Metadata Harvesting). Um protocolo cujo principal objetivo é desenvolver e promover normas que facilitem a interoperabilidade e a livre circulação de metadados e conteúdos entre diferentes entidades e sistemas de informação. Estas normas devem ser respeitadas e utilizadas na organização dos documentos nos arquivos e por consequência implementadas pelos sistemas informatizados de gestão documental adotados pelos arquivos. 1.2 Arquivo da empresa DST No caso da gestão de obra do aquivo da DST os documentos têm origem da realização de várias atividades para a realização/construção da obra. O arquivo está divido em Arquivo Intermédio e Definitivo, tem uma função orgânico-funcional. Atualmente pretende-se transferir ou transformar os documentos em papel em documentos digitais e que sejam geridos por um sistema de gestão eletrónica de documentos. Este método incorporará uma base de dados e técnicas de classificação e indexação. Desta forma, a gestão de obra utilizará a tecnologia de Gestão Eletrónica de Documentos, atualmente conhecida por GED. Os documentos existentes têm origem em vários formatos, nomeadamente, documentos em papel de diferentes tamanhos, plantas e mapas de obra, imagens e outros documentos digitais. Na obra em estudo trata-se de uma documentação que se encontra na sua terceira idade, arquivo Definitivo. Estes são documentos que já perderam o seu valor administrativo, porém são repletos de valor secundário e histórico-cultural. Assim, deve-se manter a existência destes documentos para preservar a memória da empresa e a sua identidade cultural. 6 OPEN ARCHIVES - The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html >
  15. 15. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 14 1.2.1 Produção da informação A produção da informação diz respeito à documentação que vai surgindo como resultado das atividades de uma instituição. O armazenamento tem como finalidade desviar a produção de documentos que não sejam fundamentais e úteis para a instituição sendo que para a produção de documentos no âmbito das organizações é possível distinguir três grandes tipologias: formulários; correspondência e relatórios tendo sempre em conta as tipologias documentais, a apresentação, a estrutura, os destinatários e os produtores. No caso da DST, o armazenamento está prevista nos termos do disposto no art. 5.º do Regulamento do Arquivo mod.05/arq.0 de 30 de novembro, onde refere que a documentação enviada ao arquivo deve sempre seguir no seu formato original e ser acondicionada em pastas ou caixas devidamente anexadas no exterior um “Modelo de Envio de Documentos” (Mod01/arq.0) ou auto de entrega. Este modelo pode ser consultado no Anexo C deste documento. Este modelo requer obrigatoriamente os preenchimentos dos seguintes dados:  Identificação do remetente,  Tipo de suporte do documento,  Quantidade de documentos,  Datas extremas,  Tradição (original ou copia),  Descrição da Documentação,  Prazos de conservação. Não existe necessidade de efetuar alterações neste procedimento
  16. 16. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 15 1.2.2. Eliminação de informação Por eliminação entende-se a operação pela qual um organismo se desfaz da documentação de arquivo à qual não foi reconhecido valor secundário que justifique a sua conservação permanente. Os processos de eliminação podem variar consoante a natureza do suporte e o grau de confidencialidade do documento. Relativamente a documentos eletrónicos, o conteúdo informativo pode ser apagado e o suporte reutilizado7 . O processo de eliminação fica ao critério do organismo produtor e detentor da documentação e deve ter em conta os critérios de confidencialidade e racionalidade. Para proceder-se a eliminação deve-se elaborar um Auto de Eliminação que constará como prova da eliminação. No caso da DST, a eliminação de informação está prevista nos termos do disposto no art. 9.º do Regulamento do Arquivo mod.05/arq.0 de 30 de novembro, onde indica que é possível eliminar documentos do arquivo da empresa DST. De salientar que esta eliminação é feita sem que seja possível a sua reconstituição posterior. No ato de eliminação será lavrado um auto, designado de “Auto de Eliminação” (Mod.02/arq). Este modelo pode ser consultado no Anexo D deste documento. O Auto de Eliminação requer obrigatoriamente os seguintes dados:  Data da eliminação do documento;  Identificação do serviço de proveniência;  Descrição sumaria do conteúdo do documento;  Datas extremas do documento;  Tipo de suporte;  Tipo de unidades de instalação onde estava armazenado o documento;  Assinaturas dos responsáveis pela eliminação documento; Não existe necessidade de efetuar alterações neste procedimento 7 CARVALHO, Milena – Projeto de Arquivo: Análise dos manuais de Gestão Documental e Documentação Acumulada [Em linha] [Consult. 9 jul. 2015]. Disponível em: URL < http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/course/view.php?id=39 >
  17. 17. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 16 1.3 Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental (SGD) visa dar resposta à gestão de documentos das empresas ou organizações. Este sistema acompanha todo o ciclo de vida dos documentos produzidos pelos seus serviços, desde a sua criação até à sua eliminação, independentemente do tipo de suporte, formato, valor, ou frequência de utilização. Todos os documentos do arquivo deverão estar integrados numa ferramenta tecnológica que possibilite a consulta de qualquer documento criado por outras aplicações. Atualmente existem enumeras ferramentas tecnológicas que atendem à recuperação e disseminação da informação. No entanto no caso da DST precisamente na Gestão da Documental da Gestão de Obra em estudo utilizará a tecnologia conhecida por GED – Gestão Eletrónica de Documentos8 que é um conjunto de mecanismos tecnológicos que permite gerir de forma digital os documentos. Esta tecnologia visa a gestão integrada de diferentes tipos de documentos num arquivo. Estes podem ter origem de vários tipos; papel, fotografias, mapas ou até mesmo documentos já em formato digital. 1.3.1 Sistemas de Documentação e Inventário Em contexto arquivístico, a arquivologia foi sofrendo alterações aos longos dos tempos, e evoluíram no sentido de uma conceção generalizada enquanto função arquivística essencial à própria condição de arquivo. Devido às necessidades das empresas recuperarem rapidamente a sua informação localizada nos seus arquivos, a informática avança nesse sentido. Assim, surge o interesse em interligar toda a informação no mesmo sistema melhorando o processo de levantar um documento e de recuperação da informação num arquivo. 8 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093
  18. 18. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 17 O conceito de inventário segundo Belloto9 é “uma descrição mais ou menos detalhada dos elementos que compõem um ou vários fundos de arquivos” O inventário, no contexto da Ciência da Informação, envolve todo o arquivo de uma forma resumida e visa descrever o conteúdo informativo de cada documento, as suas séries integrantes e volumes. Paralelamente fornece ao arquivo um instrumento preliminar de pesquisa. Todavia o inventário necessita de ser atualizado sempre que são adicionados novos documentos ao arquivo. Nos arquivos institucionais, para além da descrição e quantificação dos documentos, está também definida a sua localização, as suas séries, volume de documentos, assim como os critérios de classificação e de ordenação. Quanto melhor for a descrição de inventário arquivístico mais rápido o utilizador irá detetar a possível existência e localização do documento no arquivo. Deste modo, um inventário pode ser também considerado um instrumento de acesso à informação. 9 BELLOTTO, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2.ª ed São Paulo: FGV Editora, 2004. ISBN 8522504741
  19. 19. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 18 1.4 Gestão Eletrónica de Documentos (GED) Sistemas de Gestão de Documentos Os sistemas de gestão de documentos definem-se como o conjunto de elementos interrelacionados ou que interagem numa organização com o fim de estabelecer políticas e objetivos, bem como os processos para os alcançar. Num sistema de gestão para documentos estamos a referir a esse conjunto de elementos relativos aos documentos. Sistema de Gestão Eletrónica de Documentos Estes sistemas surgiram a partir da necessidade das empresas gerirem a informação que se encontrava destruturada em arquivos visando melhorar o acesso ao conhecimento explícito da empresa. Este sistema é então um conjunto de ferramentas tecnológicas e processos que se integram com software de gestão documental e que permitem uma gestão integrada dos documentos. Para entendermos o surgimento da GED, é importante conhecermos as áreas de conhecimento que deram resultado a este conceito. A Ciência da Informação permite uma multidisciplinaridade com outras áreas do conhecimento, tal como a Ciência da Computação. As TI foram introduzidas na arquivologia devido ao constante avanço tecnológico e por grande parte de informação, atualmente é fornecida em meios digitais. Devido a essa necessidade de gestão documental dos documentos eletrónicos, surgiu a GED, oriunda da junção da Ciência da Informação, Ciência da Computação e das Tecnologias da Informação, como mostra a Ilustração 1.
  20. 20. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 19 Ilustração adaptada da imagem elaborada por Hedlund10 O conceito de GED para Thiago Oliveira baseado em Mundo da Imagem (1997) é “um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (G.E.D.), usa tecnologia da computação para digitalizar, armazenar, localizar e gerir versões eletrônicas dos documentos em papel” 11 Segundo Flávio Silva12 baseado em Ralph Sprague Jr., a definição de GED apresenta-se como: O nome da GED é composto por três palavras fundamentais “gestão”. A gestão na arquivologia fica responsável por criar, tratar, organizar, armazenar, salvaguardar, e disponibilizar os documentos em todas as suas idades. Eletrónica pelo constante uso obrigatório das tecnologias da informação neste processo. E por ultimo um documento é 10 HEDLUND, Dhion C. – Gestão Eletrônica de Documentos (GED) [Em linha] [Consult. 25 mar. 2015]. Disponível em: URL < http://www.dhionhedlund.com.br/2010/06/gestao-eletronica-de-documentos- ged.html > 11 OLIVEIRA, Thiago V. dos Santos – Gestão de Documentos Eletrónicos: a ged como ferramenta de trabalho [Em linha] [Consult. 10 fev. 2015]. Disponível em: URL < http://monografias.ufrn.br:8080/jspui/bitstream/1/161/1/ThiagoVSO_Monografia.pdf > 12 SILVA, Flávio Luiz D’Oliveira - Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Natureza, Princípios e Aplicações [Em linha] [Consul. 13 mar 2015]. Disponível em: URL < http://pt.scribd.com/doc/81522882/GED-NaturezaPrincipioAplicao#scribd > Ilustração 1 A Multidisciplinaridade que originou GED Ciência da Computação Ciência da Informação Tecnologias da Informação GED
  21. 21. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 20 um conjunto de informações pertinentes a um tópico, estruturado para a compreensão humana, um documento é armazenado e manuseado como uma unidade. As novas tecnologias vieram facilitar o utilizador no acesso a diversos tipos de informação. E são vários os tipos de tecnologia existentes no mercado e alguns são fundamentais para a gestão eletrónica de documentos, entre os computadores, scanners, rede de computadores, discos de armazenamento, sistemas operativos, software de gestão, etc. Para as empresas, os documentos provenientes do processo de conversão em digitais, ou seja, os documentos convencionais que são submetidos a digitalização, são motivados pelo aspeto de reduzir o espaço físico do seu arquivo, por ser mais fácil o seu manuseamento e por dar um grau de rapidez elevado no acesso e disseminação da informação. A digitalização é uma técnica que mostra muitos benefícios e desperta um interesse e motivação ao profissional da informação. No entanto, podemos afirmar que o maior desafio não está ligado propriamente ao processo de digitalização, mas sim no processo de indexação da informação e na criação de software de gestão eletrónica de documentos que visam atender as necessidades das empresas. A digitalização não deve ser confundida com a microfilmagem. A microfilmagem consiste num sistema de gestão e preservação da informação mediante a captação de imagens de documentos por processo fotográfico. Os documentos são primeiramente digitalizados e indexados para que a sua localização seja possível. Depois de efetuada a captura e a ordenação dos documentos, estes são guardados em microfilme, de forma permanente, preservando e protegendo a informação neles contida. Em Portugal, de acordo com a legislação, o microfilme pode reproduzir os mesmos efeitos legais dos documentos originais. A microfilmagem tem como principais vantagens o menor custo, deterioração morosa e o facto de ser mais compacto que o papel. No entanto, este processo depara-se com algumas desvantagens, nomeadamente, o facto de o microfilme apresentar uma imagem de pequena dimensão para ler a olho nu, uma fotocopiadora convencional não consegue reproduzir essas imagens e por se tratar de um processo analógico a sua cópia perde a qualidade.
  22. 22. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 21 No caso do presente projeto de estágio a microfilmagem não atende às necessidades da empresa porque iria aumentar ainda mais o tempo de acesso à informação, sendo que o objetivo é melhorar o tempo de acesso à documentação. Por essa razão selecionou-se uma obra de estudo sem valor administrativo, ou seja, neste caso em concreto toda a documentação digitalizada poderá ser posteriormente eliminada. E importante referir que a restante documentação no arquivo da DST tem valor administrativo e desta forma não é recomendado a eliminação desses documentos, caso terem sidos submetidos a digitalização. Convém frisar que o valor legal dos documentos atualmente Portugal apenas é garantido pelos documentos originais e pela microfilmagem. Ao logo dos tempos têm surgido algumas ferramentas que poderão ser utilizadas em sistemas de gestão eletrónica. Qualquer um tipo das tecnologias referidas abaixo funcionam de forma independente e são uma solução de sistema GED. BALDAM13 , destaca 7 (sete) tipos destas tecnologias que segundo o autor são as tecnologias mais utilizadas, como: Document Management (DM), Engineering Document Managemet System (EDMS), Image Enable (IE), ERM/COLD, Forms Processing e Workflow e Document Imaging. Document Management (DM): Gestão de Documentos. Permite controlar os documentos desde a sua criação até à sua eliminação. Acompanha assim todo o ciclo de vida do documento. Todos os documentos que estejam em uso, a serem modificados, a serem vistos etc. São sistemas de interface bastante mais complexa e requerem maior investimento. Engineering Document Managemet System (EDMS): Sistema de Gestão de Documentos Técnicos é destinado a documentos de engenharia/técnicos como plantas, desenhos, especificações, listas de materiais etc. Image Enable (IE): Imagem visível. Esta tecnologia visa anexar aos documentos a programas diversos que necessitem de documentos para completar a informação pretendida. 13 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093
  23. 23. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 22 ERM/COLD - Enterprice Report Management / Computer Output Laser Disk Apesar do termo COLD ainda ser frequentemente usado, este está a ser substituído pelo ERM. Estas tecnologias visam a gestão corporativa de relatórios, normalmente criados por sistemas complexos. Os relatórios são criados e geridos em formato digital, podendo ser realizadas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original. Forms Processing (FP). Processamento de formulários. Esta tecnologia visa a capturarão de informação de formulários, geralmente produzidos exclusivamente com esse intuito. Essa informação é recolhida de forma automática, através de padrões de reconhecimento como o código de barras, o Intelligent Character Recognition (ICR) ou Optical Character Recognicion (ORC). IRC ou ORC são tipos de reconhecimento automático de caracteres. Workflow: Fluxo de trabalho. Trata-se de outro tipo tecnologia e processo, mas associado com uma tecnologia GED. Esta tecnologia garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento produtivo na realização das atividades. No entanto esta tecnologia necessita estar associada a outra tecnologia GED, dando assim um suporte documental necessário ao processo. Document Imaging: Este tipo de tecnologia é responsável por uma conversão de documentos em meio físico para o digital, ou seja, de papel para imagem digital. O documento é digitalizado num scanner e indexado de forma a ter uma maior organização facilitando a procura da imagem do documento. Este recurso é atualmente o mais utilizado na indústria de criação de arquivos digitais institucionais. Todavia o método tecnológico para a gestão eletrónica de documentos a adotar no caso da DST é aquele que visa a conversão de documentos de suporte físico para o suporte digital, é a técnica designada de “Document Imaging”. Tecnologia difundida do GED mais utilizada para a conversão de papel em digital, através de processos de digitalização com aparelhos, scanner. BALDAM14 , aponta três princípios de uma solução Document Imaging:  Usado para documentos que não deverão sofrer mais alterações;  Trabalhar com documentos digitalizados; 14 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093
  24. 24. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 23  Tendência de formar índices de consulta em bases de dados de acordo com o Plano de Arquivo. 1.4.1 Vantagens e Benefícios da Gestão Eletrónica de Documentos A GED tem um potencial contributo na tarefa da gestão da informação, trazendo enumeras vantagens para as entidades produtoras que começam por usa-la como ferramenta de trabalho. Desta forma, a GED fornece várias vantagens a quem trabalha com documentos, como:  Múltiplo acesso aos documentos;  Redução do espaço físico;  Segurança no acesso, apenas pessoas autorizadas;  Acesso em diferentes locais da empresa, intranet;  A informação não se deteriora como os documentos convencionais;  Elimina a existência de documentos obsoletos;  Elimina atividades de ir buscar e devolver o documento no arquivo;  Maior flexibilidade na alteração de documentos. Como qualquer outro tipo de sistema este também traz algumas desvantagens. Uma das mais relevantes é que apenas a microfilmagem tem força probatória do original. Todas as outras tecnologias provenientes da GED como digitalização, por exemplo, ainda é necessário guardar os documentos no seu formato original. Geralmente são documentos de alta relevância para a empresa ou em situações em que é necessário realizar prova legal, onde é importante manter o formato original dos documentos. Geralmente, a implantação de sistemas de GED numa empresa requerem investimentos financeiros avultados. .
  25. 25. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 24 1.5 Procedimento de conversão para formato digital Procedimento de produção de documentos eletrónicos visa gerir a informação de forma mais eficiente. Desta forma o processo de conversão de documentos convencionais para digitais deverá proceder algumas etapas. As etapas, abaixo apresentadas, foram baseadas nas várias fontes de literatura15 existentes e delineadas na bibliografia deste trabalho. a) Conhecimento: Deve-se conhecer toda a documentação criada pela empresa, recomenda-se a realização de um inventário da mesma, esta pode ser feita numa folha de recolha-de-dados. Conhecer o devido método de organização da empresa assim como, pensar como deverá ser feita a sua manipulação quanto ao seu armazenamento. b) Preparação: Trabalho onde se deverá reparar as folhas deterioradas/rasgadas e remover todos os agrafos, clippers, encadernações, desmontar capas, etc. c) Digitalização: Consiste em converter de um suporte físico de informação (documento em papel) para um suporte em formato digital informatizado. Ou seja, é a operação de introduzir os documentos num scanner e realizar devida a digitalização do documento. Verificou-se na maioria das empresas que fornecem o serviço de digitalização que os documentos são digitalizados pela ordem de chegada, noutras os documentos são pré-classificados antes da digitalização. 15 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093 DUTRA, Ângelo Leão - Uma Metodologia Para a Implantação de Sistemas de Gerenciamento Eletrónicos de Documentos Baseado na Experiencia da Rondónia [Em linha] [Consult. 12 mar. 2015]. Disponível em: URL < https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/81439/190106.pdf > BERNARDES, Ieda Pimenta – Gestão Documental Aplicada [Em linha] [Consult. 9- fev. 2015]. Disponível em: URL < http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documental_aplicada.pdf > SILVA, Danielle – GED Gerenciamento Eletrónico de Documentos: A tecnologia que está a mudando o mundo [Em linha] [Consul. 20 abr 2015]. Disponível em: URL < http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamento_eletronico_de_ documentos.pdf >
  26. 26. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 25 d) Inspeção: As imagens deverão ser inspecionadas pelo operador imediatamente apos a sua digitalização, a modo de garantir que o documento digitalizado se encontre devidamente legível. Caso contrário este deve repetir a digitalização. e) Indexação: Enquanto digitalizar um documento leva pouco tempo ao operário, indexá-lo pode levar mais tempo uma vez que é preciso analisá-lo e decidir quais palavras-chaves. É um procedimento mais demorado, investimento maior e requer uma grande sensibilidade por um profissional, esta etapa deverá ser feita por profissionais da informação, pessoas devidamente capazes de a realizar de forma eficiente. A indexação deverá sempre ser feita semelhante à indexação que foi realizada aos documentos de papel. O acesso à recuperação à informação dependerá da sua indexação. Deste modo a indexação é o ponto fulcral para a sua futura localização, o maior investimento deverá ser aplicado nesta fase. A indexação no caso da DST deverá seguir os termos padronizados já de acordo com a folha “Controlo Documental (Arquivo de Obra) ”, disponível para consulta no Anexo E, deste documento. Para a descrição do conteúdo informativo operador deverá realizar a indexação de citações ou assuntos ou ideográfico. Quanto ao número de termos, cabe à entidade externa definir um número de acordo com a folha “Controlo Documental (Arquivo de Obra) ” e com aquilo que acham necessário para descrever o conteúdo informativo do documento (indexação de extração). Atualmente já existem softwares que fazem reconhecimento de caracteres e realizam a indexação automática, eliminando assim a indexação manual, no entanto não é aplicável aceitável no caso da DST por existirem vários documentos manuscritos onde não é possível a sua inexação automática. Esta forma de indexação não é aconselhável, na minha opinião, pois o software não é capaz de analisar nem de conhecer a natureza e conteúdo informativo do documento manuscrito. Entende-se que a indexação por atribuição envolve as palavras-chaves/termos a partir de uma fonte que não é o próprio documento. (Neste caso em concreto será a folha “Controlo Documental (Arquivo de Obra)” como já antes referido). A indexação, em sentido lato, significa elaborar índices. Um índice é instrumento de referência; guia; instrumento de acesso à informação. Os índices têm elementos constitutivos como: a rubrica (cabeçalho, ponto de acesso), a
  27. 27. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 26 referência (conduz ao documento ou à informação) e a informação (geralmente de tipo bibliográfico). Os índices podem distinguir-se duas categorias: índices independentes ou índices dependentes. Os índices independentes possuem uma consulta a um só tempo (mais rápido e agradável), todavia aponta como inconveniente referências extensas (mais espaço) e há uma necessidade de limitar o número de entradas. Os índices dependentes apontam como vantagens: mínimo de espaço; facilidade de elaboração e a sua não limitação quanto ao número de entradas todavia o seu maior inconveniente é a consulta ser em dois tempos (processo mais demorado). Existe uma grande numeração de tipos de índices, todavia aqueles a que mais atentam o objetivo do presente projeto é o índice por assuntos ou ideográfico e o índice por citações. Entende-se por índice de assuntos ou ideográfico a relação alfabética dos assuntos que são tratados numa obra elaborada para facilitar ao leitor a consulta da mesma. Entende-se por índice de citações o documento secundário que relaciona documentos com outros em que eles são citados. UNISIST define indexação como sendo uma operação que consiste em descrever e caracterizar um documento com a ajuda da representação dos conceitos nele contidos, ou seja, transcrever em linguagem de indexação esses conceitos, após tê-los extraído do documento, através de uma análise.16 Da definição de indexação podemos resumir que: indexar implica um processo de análise, a informação existem conceitos (ideias) e que que a indexação faz representar através de uma linguagem de indexação (as rubricas, os pontos de acesso). E que a linguagem de indexação mostra algumas técnicas, como thesaurus, vocabulário controlado e listas de cabeçalho como um mecanismo de revisão e avaliação da indexação. 16 UNISIST – Principes d'indexation. Paris: UNESCO, 1975. 13p. (SC.75/WS/58)
  28. 28. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 27 Quando se fala em índices, na implantação de um sistema GED, atende-se à elaboração de um processo designado de indexação. Ou seja, para que os documentos eletrónicos sejam facilmente recuperados é necessário realizar a sua indexação. f) Armazenamento: Consiste no local onde é armazenado (guardado) todos os documentos eletrónicos. Qualquer tipo de armazenamento em usos comuns que exijam grande espaço poderão ser usados em ambientes GED. Todavia, existirão sempre opções melhores do que outras. Habitualmente as imagens digitalizadas e indexadas podem ser transferidas para discos óticos ou magnéticos. Exemplos de discos óticos mais utilizados são:  CD, DVD, Blue-Ray, Worm, Exemplos de discos magnéticos mais utilizados são:  Discos rígidos, pen-drive, fitas magnéticas. 1.5.1 Formato dos ficheiros de documentos eletrónicos Deveremos ter uma especial atenção aos formatos que os ficheiros deverão possuir depois do processo de digitalização. O formato de compressão deverá contribuir para armazenamento de acesso rápido e de modo que não se perca informação. Atualmente os formatos mais utilizados nestas circunstancias de atividade são:  TIFF -Tagged Image File Format  JPEG - Joint Photographic Experts Group  PNG - Portable Networks Graphic  PDF – Portable Document Format
  29. 29. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 28 BALDAM17 , em 2004 aponta que o padrão mais utilizado nos sistemas de Gestão de Documentos Eletrónicos é o TIFF. Segundo o autor existem vários tipos de TIFF mas o TIF Group IY é realmente o preferido pela indústria especializada nesta área. Este formato permite-nos alto nível de compressão e permite documentos muti paginados. Já estudos mais recentes18 (2010) apontam que o padrão mais utilizado em GED são os documentos provenientes da extensão PDF, está a ser a mais utilizada na área da informática19 . A grande vantagem é que este permite índices no próprio documento, isto é, pode-se com este formato navegar através de hiperligações entre o próprio documento. Nos ficheiros oriundos do formato PDF é possível uma indexação de texto dentro do próprio documento, auto ajustes na impressão, a possibilidade de criptografar o documentos eletrónicos através de passwords, tratamento homogéneo quanto ao uso de cores (preto e branco e cores). BORGES20 , mostra-nos que outra grande das vantagens do uso do formato PDF, é que ocupa pouco espaço de armazenamento. Entre outros vários tipos de formatos de ficheiros, o formato PDF, na comparação deste autor, destaca-se o mais baixo nível de tamanho, tanto a cores como a preto e branco. O formato mais considerável e que mais vantagens aponta na implantação dum sistema Gestão Eletrónica de Documentos é então o PDF. É um formato que integra representação de texto com imagens, permite que o texto seja pesquisável. Numa imagem não se consegue pesquisar o seu conteúdo. Neste tipo de ficheiros encontramos 17 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093 18 MENDES, Sabrina – Estruturação para gerenciamento eletrónico de documentos [Em linha] [Consul. 20 abr 2015]. Disponível em: URL < http://tcc.bu.ufsc.br/Contabeis283418.pdf > 19 FERREIRA, Miguel – introdução à Preservação Digital: Conceitos, estratégias e actuais consensos [Em linha] [Consul. 15 mai 2015]. Disponível em: URL < https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1/livro.pdf > 20 BORGES, Karen Selbach - Bibliotecas digitais: um sistema para o controle de empréstimos e devoluções de objetos digitais. [Em linha] [Consult. 24 fev. 2015]. Disponível em: URL < http://www.pucrs.br/biblioteca/bibdigital/acervo/dismestrado/diskarenb.pdf >
  30. 30. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 29 a extensão .pdf. Um formato proveniente da Adobe que oferece ao utilizador grandes vantagens. Para a concretização com sucesso neste procedimento de conversão para formato digital é importante dar destaque as legislações em vigor do país em que transferência de suporte da documentação, será realizada.
  31. 31. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 30 1.6 Valor probatório, segundo legislação portuguesa sobre a temática de digitalização e eliminação da informação Transferência de suporte da documentação. A transferência de suporte para digital é possível nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho e do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. Esta substituição de suporte apenas pode ser realizada com a autorização da DGLAB. Microfilmagem e a sua força probatória do original. Sim. Nos termos do disposto no art. 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, as cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força do original. Digitalização e a sua força probatória do original. A digitalização é admissível desde que seja aposta uma assinatura eletrónica qualificada a cada documento individual. O Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, não confere a um documento assinado por assinatura eletrónica qualificada como documento autêntico. Apenas confere que os documentos assinados por assinatura eletrónica tem valor probatório equivalente a documento particular autenticado. Desta forma, a digitalização não tem força provatória do original. Apenas as cópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força do original. Eliminar documentos de conservação permanente após terem sido microfilmados ou digitalizados. Os documentos de conservação permanente microfilmados, digitalizados ou reproduzidos sob qualquer outra forma devem ser preservados até ser emitida autorização de eliminação. A DGLAB, no âmbito da sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber e analisar as fichas técnicas de controlo de qualidade dos microfilmes produzidos e de realizar testes de qualidade por amostragem aos filmes executados, antes de emitir a autorização de eliminação.
  32. 32. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 31 Requisitos necessários para possuir a merecida autorização de substituição de suporte. É necessário o conhecimento da DGLAB para que nos seja cedido à empresa uma autorização de substituição de suporte. Nos termos do n.º 2 do art. 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho21 é necessário que a empresa conheça os processos de digitalização de suporte a utilizar (se digitalização, se microfilmagem, se ambos). 21 BGLAB, Direção-Geral do Livro Dos Arquivos e das Bibliotecas - FAQ [Em linha] [Consult. 13 mai. 2015]. Disponível em: URL < http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/consultorias/faqs/#C6.5 >
  33. 33. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 32 5. Atividades Desenvolvidas (…) NÃO DISPONÍVEL NESTA VERSÃO (VERSÃO PÚBLICA) (…)
  34. 34. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 33 i. Análise da Informação existente no aquivo Após a recolha de informação e analisados os documentos da produção de obra, existentes no arquivo, foram identificados e quantificados os tipos de documentos. Abaixo é mostrados os tipos de documentos identificados na obra em estudo, Empreitada Troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã. É importante mencionar que não analisei todo o arquivo, mas sim uma parte dele. As pastas pertences à Gestão de Obra são 178 (cento e setenta e oito). Esta obra encontra-se, com os seus documentos em bom estado de conservação. Reparou-se na existência de documentos digitais, gravados em CR- ROM e armazenados juntamente com as mesmas pastas. Encontram-se folhas a cores, com fotografias de máquinas e de obras. Existem vários formatos de dimensões das folhas, maioritariamente folhas em tamanho A4, e numa percentagem menor A5, e A6. Uma parte da obra são mapas de execução de obra em formato A2 e a cores. Segue abaixo, a quantificação aproximada por tamanho de documentos;  Folhas A4 total: 70 520 documentos (cores 5%)  Folhas A3 total: 2 368 documentos (cores 10%)  Folhas A2 total: 1 051 documentos (cores 70%)  Folhas A5 total: 3 503 documentos  Folhas recortadas: 1 450 documentos Depois de concluir a inventariação realizada através de uma folha de recolha de dados (pode ser consultada no Apêndice I). A folha de recolha de dados é constituída pelos seguintes campos:  ID Pasta: representa a identificação da capa visível na lombada. Por exemplo “P2 – 0040 Pasta N.º 28”  Designação: Área proveniente da documentação. Por exemplo “Qualidade”, “Administrativo”, “Planeamento”.  Conteúdo: Deverá corresponder aos termos utilizados e já padronizados da folha de Controlo Documental do Arquivo de Obra (ficha IT), disponível para consulta no Anexo C. Este campo é preenchido pelo termo numérico que
  35. 35. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 34 representa cada documento. Por exemplo, “8.1” que irá significar plano de qualidade.  Dimensão: Tamanho do documento físico em papel. Por exemplo, A4, A2  Outros Sup. Deverão conter a plavra “Sim” se existir documentos em outro suporte (CD-ROM). ‘  Conservação: Estado da documentação deverá ser avaliado em, mau, razoável, bom, excelente.  Quantidade: Devera referir a quantidade de informação contida na capo se cheia ou pouca.  Clipers/ Agrafos: Sim se a documentação tiver tanto clipers como agrafos. Escrever apenas cliplers se apenas se constatar somente a presença deles. Escrever apenas agrafos se apenas se constatar somente a presença deles  Obs. Qualquer observação que o funcionário acha que é conveniente referir, pode ser representado neste campo. A obra em estudo expede vários tipos de documentos para serem armazenados no arquivo, onde estão organizados por assunto. Nas pastas cujo assunto se designa de “Dono de Obra/fiscalização/projetista/ entidades licenciadoras” expede documentação como:  Atas de Reunião  Correspondência recebida (carta, fax, mail)  Correspondência enviada (carta, fax, mail)  Livro de Obra (cópia)  Pedidos de esclarecimentos  Contratos  Receções (parciais, provisórias)  Autos de suspensão Nas pastas cujo assunto se designa de “Projeto “expedem documentação como:  Peças desenhadas acompanhadas  Peças desenhadas obsoletas devido a alterações ao projeto  Peças escritas  Cláusulas técnicas gerais/especiais  Cláusulas jurídicas gerais/especiais
  36. 36. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 35  Mapa de quantidades  Desenhos de preparação  Telas Finais  Estudos vários  Aprovisionamento, Subempreiteiros e fornecedores  Contratos  Relatórios de ensaio de materiais, caso sejam solicitados  Catálogos, caso existam em obra  Atas de Reunião  Correspondência recebida  Correspondência enviada  Planos de Trabalho com fornecedor  Planos de Aprovisionamento Nas pastas cujo assunto se designa de “Administrativo” expedem documentação como:  Registos de horas de equipamentos  Registo de horas de mão-de-obra (DST e subempreiteiros)  Materiais (guias de remessa, faturas, guias de transporte)  Subempreiteiros (Mapa mensal de Mão de Obra, autos de medição)  Equipamento (Controlo de Ferramentas de Estaleiro, guias de transporte de equipamentos.)  Pessoal DST (plano de férias)  Caixa (cópia de compras a dinheiro, listagens de compras a dinheiro)  Documentos a aguardarem lançamento Nas pastas cujo assunto se designa de “Jurídico-legal” expedem documentação como:  Registos de factos importantes e suas consequências  Documentos relativos a reclamações  Atas de Reunião
  37. 37. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 36  Correspondência recebida  Correspondência enviada  Listagem de legislação aplicável em obra Nas pastas cujo assunto se designa de “Segurança e Saúde” expedem documentação como:  Plano de segurança e saúde  Compilação técnica Nas pastas cujo assunto se designa de “Ambiente” expedem documentação como:  Documentação informativa sobre o sistema de gestão ambiental  Instruções de Trabalho/ Procedimentos de Controlo Ambiental  Legislação aplicável  Modelo de Registo de Dados de Resíduos de Construção e Demolição  Certificados de Receção de Resíduos de Construção e Demolição  Licenças Especiais de Ruído  Licenças de Utilização de Recursos Hídricos  Outras licenças (ex.: Licenças de Abate de Arvores)  Autorizações de proprietários para utilização de terrenos para armazenamento temporário ou outro tipo de autorizações  Atas de Reunião  Correspondência recebida/ Correspondência enviada  Registos ambientais (ex. consumos de água) Nas pastas cujo assunto se designa de “Qualidade” expedem documentação como:  Planos da Qualidade  Registo de verificação e controlo preenchidos  Processos da receção do aço (cópia da G.R., certificado do CERTIF, ensaios do produtor e etiqueta dos atados)  Relatórios de ensaio ao aço das amostras recolhidas em obra
  38. 38. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 37  Relatórios de ensaios (solos, etc)  Registos topográficos  Aprovação de materiais acompanhados das respetivas fichas técnicas e certificados)  Listagem de EMM e respetivos certificados de calibração  Lista de não conformidades e ocorrências a fornecedores / BNC  Relatórios mensais de qualidade Nas pastas cujo assunto se designa de “Planeamento” expedem documentação como:  Planeamento de concurso  Planeamento definitivo  Cronograma financeiro  Plano de equipamentos  Plano de mão-de-obra  Balizamentos  Planos detalhados  Planos de recuperação  Processo de prorrogação de prazos  Relatórios semanais de acompanhamento de atividade  Atas  Correspondência recebida  Correspondência enviada Nas pastas cujo assunto se designa de “Consórcios” expedem documentação como:  Contrato do Consórcio  Regulamento do Consórcio  Acertos de contas  Adjudicações do consórcio  Atas de reuniões de C.O.F.
  39. 39. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 38 ii. Solução de Software GED Para obtermos a solução mais completa foi necessário procurar software que atende às seguintes características. O Software Archeevo visa a gestão integrada de arquivos intermédios ou definitivos. Esta solução garante toda a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos digitalizados, desde o momento da sua indexação até este for emitido para ser eliminado. Para um documento ser eliminado, este software possui uma funcionalidade que reconhece a documentação que já passou o seu tempo de retenção e notifica assim o seu responsável desse facto, assim como pode gerar o seu próprio auto de eliminação. Na sua descrição arquivística, é possível alterar os níveis de descrição, assim como alterar os campos de descrição, o sistema de codificação. Este software é compatível com todas as mais recentes versões do sistema operativo Windows, pois o Archeevo possui um ciclo de desenvolvimento continuo. No que diz respeito a segurança, este software contém segurança contra a invasões de terceiros, segurança contra a eliminação involuntária de documentos, segurança contra modificações involuntárias dos documentos, segurança no suporte ao nível do registo de descrição, esta última mostra que o dono do registo pode dar permissões de edição, eliminação, leitura a outros utilizadores. Esta solução estabelece em três normas internacionais: ISAD (International Standard Archival Description), EAD (Encoded Archival Description) e OAI-PMH (Open Archives Initiative for Metadata Harvesting). ISAD e EAD destinam-se à descrição arquivística e OAI-PMH destina-se a publicação em portais online. Esta solução de software é também compatível com as Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), sendo um conjunto de orientações para a implementação das normas ISAD e ISAAR em Portugal.
  40. 40. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 39 iii. Proposta de Solução Para a prosseguir com o processo de conversão de documentos do arquivo da DST para digital a empresa que mais respeita as técnicas mais recomendadas nesta temática é a Keep Soluctions. Deste modo, a empresa DST poderá contar com o auxílio do software de gestão de arquivos intermédios e definitivos Archeevo da Keep Soluctions. Foram criadas algumas medidas de encargos pelo discente deste projeto que atendessem ao menor custo a nível financeiro possível à empresa DST. Tais como: (…) NÃO DISPONÍVEL NESTA VERSÃO (VERSÃO PÚBLICA) (…) Este documento visa facilitar a decisão de como investir na tecnologia de Gestão Eletrónica de Documentos. É importante sublinhar que o presente é um estudo realizado por âmbito académico, onde não se verifica a existência de nenhum custo apresentado à empresa apenas são descritos orçamentos como propostas de solução. Este documento, atenta os objetivos delineados quanto ao início do projeto indicando como resultado uma proposta de solução.
  41. 41. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 40 iv. Outras atividades (…) NÃO DISPONÍVEL NESTA VERSÃO (VERSÃO PÚBLICA) (…)
  42. 42. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 41 6. Conclusões Tendo em vista o que foi apresentado neste documento, verifica-se uma necessidade da gestão de informação no arquivo da DST. O método mais adequado a esta gestão é através da GED, como já referido, este garante uma maior segurança na informação, na tecnologia e essencialmente no procedimento de recuperação e disseminação da informação. A GED é uma ferramenta tecnológica de apoio à gestão documental que garante a segurança, a preservação e o acesso mais rápido à informação. O documento que antes levaria horas, dias ou que até poderia ser extraviado, com a GED o tempo de recuperação do documento leva pouco mais do que um minuto. Assim como a web conseguiu expandir-se a grande nível mundial pelo facto de disponibilizar um acesso à informação bastante rápido, o sistema document imaging (sistema usado neste estudo) também oferece uma grande valia às empresas por permitir uma recuperação da informação existente nos seus documentos. Neste documento que pretende congregar a gestão de obra e gestão eletrónica de documentos, no entanto, torna-se complexo pelo facto de ser um procedimento que requer alto nível de investimento. Para que este documento resulte é necessário que a empresa forneça como suporte o seu atual sistema informático intranet e que permita de certa forma os colaboradores a trabalhem on-line. Outra questão, é o investimento numa entidade externa a desempenhar as tarefas necessárias, é uma grande barreira a ultrapassar, uma vez que requer um forte investimento por parte da empresa e formação técnica específica para um número médio de colaboradores. No entanto, torna-se bem evidente a necessidade das tecnologias de informação, como condição obrigatória, para o tratamento de todo este projeto. As maiores dificuldades na realização deste projeto, fora especialmente a nível literário, isto é, demasiada informação para ler e pouco tempo. Dificuldades a nível prático foram sentidas mas não com tanta relevância, inicialmente demorou cerca de uma semana a decidir o tema principal a vincular-se ao projeto de estágio. A realização deste estágio foi sem dúvida importante para a minha formação, tanto pessoal a nível profissional com pessoal. Integrar uma equipa de trabalho na sua
  43. 43. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 42 totalidade é uma experiencia fundamental, é necessário existir muito diálogo, coordenação e saber gerir os pequenos conflitos internos para que o trabalho de cada um corra da melhor forma e que a empresa seja funcional na sua totalidade. Aqui pude aplicar conhecimentos adquiridos nestes três anos de aprendizagem na Licenciatura Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação na ESEIG.
  44. 44. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 43 Bibliografia TORRE DO TOMBO - Recomendações para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos / Instituto dos Arquivos Nacionais - Torre do Tombo, Instituto de Informática ISBN: 972-8107-59-5 BELLOTTO, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2.ª ed São Paulo: FGV Editora, 2004. ISBN 8522504741 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004. 208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093 FERREIRA, José – A Prática da Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas: O Caso da EMAE. Rio de Janeiro, E-papers Serviços Editoriais Ltda, 2002. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAAR (CPF): norma internacional para os registos de autoridade arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias. Paris: CIA, 1995 ISBN 972-8107-36-6 DST, Domingos da Silva Teixeira S.A – Grupo DST: História [Em linha] [Consult. 03 jul. 2015]. Disponível em: URL < http://www.DSTsgps.com/DST-group-pt-pt/history- pt-pt > CARVALHO, Milena – Projeto de Arquivo: Análise dos manuais de Gestão Documental e Documentação Acumulada [Em linha] [Consult. 9 jul. 2015]. Disponível em: URL < http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/course/view.php?id=39 > TORRE DO TOMBO – ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. 2.ª ed. Lisboa, 2002. [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://act.fct.pt/wp-content/uploads/2014/05/ISADG_PORT.pdf >
  45. 45. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 44 THE LIBRARY OF CONGRESS – EAD: About EAD [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://www.loc.gov/ead/ > OPEN ARCHIVES - The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html > ADOBE DC – Ajuda do Adobe Acrobat [Em linha] [Consult. 22 abr. 2015]. Disponível em: URL < https://helpx.adobe.com/br/pdf/acrobat_reference.pdf > BGLAB, Direção-Geral do Livro Dos Arquivos e das Bibliotecas - FAQ [Em linha] [Consult. 13 mai. 2015]. Disponível em: URL < http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/consultorias/faqs/#C6.5 > VALE, Eduardo – Preservação e gestão eletrónica de documentos para museus e arquivos: O desafio dos acervos permanentes [Em linha] [Consult. 4 mar. 2015]. Disponível em: URL <http://www.eduardovalle.com/docs/valle05amhnPreservacaoDigital.pdf > JARDIM, José Maria – As novas tecnologias da informação e o futuro dos arquivos [Em linha] [Consult. 10 fev. 2015]. Disponível em: URL < http://www.uel.br/pessoal/jneto/arqtxt/novastecnologiasJNETO.pdf > ALMEIDA, Kayo – Discutindo TI em Diversas Áreas: GED [Em linha] [Consult. 9 jun. 2015]. Disponível em: URL < https://kayodelgado.files.wordpress.com/2009/09/topicosespeciaisged.pdf > SILVA, Danielle – GED Gerenciamento Eletrónico de Documentos: A tecnologia que está a mudando o mundo [Em linha] [Consul. 20 abr 2015]. Disponível em: URL < http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamen to_eletronico_de_documentos.pdf >
  46. 46. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 45 SILVA, Flávio Luiz D’Oliveira - Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Natureza, Princípios e Aplicações [Em linha] [Consul. 13 mar 2015]. Disponível em: URL < http://pt.scribd.com/doc/81522882/GED-NaturezaPrincipioAplicao#scribd > DUTRA, Ângelo Leão - Uma Metodologia Para a Implantação de Sistemas de Gerenciamento Eletrónicos de Documentos Baseado na Experiencia da Rondónia [Em linha] [Consult. 12 mar. 2015]. Disponível em: URL < https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/81439/190106.pdf > BORGES, Karen Selbach - Bibliotecas digitais: um sistema para o controle de empréstimos e devoluções de objetos digitais. [Em linha] [Consult. 24 fev. 2015]. Disponível em: URL < http://www.pucrs.br/biblioteca/bibdigital/acervo/dismestrado/diskarenb.pdf > BALAM, Roquemar – Gerenciamento de Documentos de Engenharia e Tecnicos [Em linha] [Consult. 24 abr. 2015]. Disponível em: URL < http://www.iconenet.com.br/V2/eventos/ecm/05_gerenciamento_eletronico_de_docume ntos_de_engenharia_e_tecnicos.pdf > LOPEZ, André Porto Ancona - Como Descrever Documentos de Arquivo: Elaboração de Instrumentos de Pesquisa [Em linha] [Consult. 03 mar. 2015]. Disponível em: URL < http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf6.pdf > BRAGA, Ana Isabel Vieira - Sistemas de Documentação e Inventario de uma coleção de cerâmica de arqueologia da Quinta do Rouxinol [Em linha] [Consult. 02 mai. 2015]. Disponível em: URL < http://run.unl.pt/bitstream/10362/7748/1/Relat%C3%B3rio%20de%20Est%C3%A1gio_ Ana%20Braga.pdf >
  47. 47. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 46 HEDLUND, Dhion C. – Organização Eletrónica: Gestão Eletrônica de Documentos (GED) [Em linha] [Consult. 25 mar. 2015]. Disponível em: URL < http://www.dhionhedlund.com.br/2010/06/gestao-eletronica-de-documentos-ged.html > FERREIRA, Miguel – introdução à Preservação Digital: Conceitos, estratégias e actuais consensos [Em linha] [Consul. 15 mai 2015]. Disponível em: URL < https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1/livro.pdf > OLIVEIRA, Thiago V. dos Santos – Gestão de Documentos Eletrónicos: aged como ferramenta de trabalho [Em linha] [Consult. 10 fev. 2015]. Disponível em: URL < http://monografias.ufrn.br:8080/jspui/bitstream/1/161/1/ThiagoVSO_Monografia.pdf > BERNARDES, Ieda Pimenta – Gestão Documental Aplicada [Em linha] [Consult. 9- fev. 2015]. Disponível em: URL < http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documental_ap licada.pdf >
  48. 48. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 47 Folha de Recolha de Dados (01 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clippers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Pasta N.º 27D Qualidade 8.14 A4 Não Bom Cheia Não Relatórios de ensaio, Ensaios de compactação relativa P2 – 0040 Pasta N.º 27E Qualidade 8.14 A4 Não Bom Cheia Não Relatórios de ensaio, Ensaios de compactação relativa P2 – 0040 Pasta N.º 28 Qualidade 8.14 / 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Não + Certificados de análise P2 – 0040 Pasta N.º 28A Qualidade 8.14 / 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Ensaios de tributo P2 – 0040 Pasta N.º 29 Qualidade 8.14 / 8.1.2.1 A4 Não Bom Metade Sim + Gestão de obra (ensaios) P2 – 0040 Pasta N.º 30 Qualidade 8.1.1 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 31 Planeamento 9.10 A4 Não Bom Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 31A Planeamento 9.10 A4 Não Bom Cheia Sim + Registo de trabalhadores P2 – 0040 Pasta N.º 31B Planeamento 9.10 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 31C Planeamento 9.10 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 33 Guias de entrega, especificação técnica - A4 Não Bom Cheia Sim + Faturas, registo de atividades + Especificação técnica P2 – 0040 Pasta N.º 34 Autos de Vistoria - A4 Não Bom Cheia Sim Listas de deficiências + fotografias A4 P2 – 0040 C-649 Correspondência 13.1 / 13.2 /13.3 / 13.4 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 C-649 Correspondência 13.6 A4 Não Bom Cheia Sim Apêndices Apêndice 1 Inventário da documentação da obra em estudo
  49. 49. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 48 Folha de Recolha de Dados (02 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 C-649 Correspondência 13.5 A5 Não Bom Cheia Sim Folhas de dimensão menor P2 – 0040 C-649 Trabalhos Imprevistos 12.1/ 12.2 /12.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 C-649 Correspondência 13.1/ 13.2/13.3/13.4 A5 Não Bom Cheia Sim Folhas de dimensão menor P2 – 0040 PASTA 1A Correspondência 13.1/ 13.2/13.3/13.4 A5 Não Bom Cheia Sim Folhas de dimensão menor P2 – 0040 PASTA 2 Faturação - A4 Não Bom Cheia Sim Faturas de subempreiteiros e fornecedores P2 – 0040 PASTA 3 Faturação - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 4 Faturação - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 5 Faturação - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 6 Faturação - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Contratos 4.1 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 2 Subempreitadas 3.4 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 3 Subempreitadas 3.4 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 18B Qualidade 8.1.1 / 8.1.11 P2 – 0040 PASTA 19 Qualidade 8.1.1 / 8.1.11 P2 – 0040 Qualidade 8.1.11
  50. 50. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 49 Folha de Recolha de Dados (03 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Rame 38 a 75 Pedidos de Aprovação a Materiais - A4 e A2 Não Bom Cheia Sim Folhas de gestão de obra, identificação material e equipamento, Contem mapas de grande suporte (A2), Certificados de conformidade, dados de segurança, declaração de conformidade, Certificado de calibração. Addicional informacion P2 – 0040 Rame 76 a 102 Pedidos de Aprovação a Materiais - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Rame 103 a 115 Pedidos de Aprovação a Materiais - A4 Não Bom Pouca Sim P2 – 0040 Rame 116 a 170 Pedidos de Aprovação a Materiais - A4 e A2 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Rame 171 a 220 Pedidos de Aprovação a Materiais - A4 e A2 Não Bom Pouca Sim P2 – 0040 Rame 221 a … Pedidos de Aprovação a Materiais - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 21 Administrativo 4.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 21B Administrativo 4.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 22 Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 22A Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 22B Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 22C Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 22D Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 22F Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Pouco Sim + Guias de remessa
  51. 51. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 50 Folha de Recolha de Dados (04 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 PASTA 23 Qualidade 8.1.2/ 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 23A Qualidade 8.1.2/ 8.1.2.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Guias de remessa P2 – 0040 PASTA 25 Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 25A Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 25B Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 26 Qualidade 8.1.3 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 27 Ensaios de Plataforma - A4 Não Bom Cheia Sim Informação armazenada em várias encadernações de plástico. P2 – 0040 PASTA 27A Ensaios de Plataforma - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 2B Ensaios de Plataforma - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 27C Ensaios de Plataforma - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 13 Segurança e Saúde 6.1 A4 Não Bom Cheia Sim + Registo de situações irregulares + fotografias Não Conformidades Programas e registos de inspeções e prevenção P2 – 0040 PASTA 14 Desenvolvimento prático do plano de segurança e saúde - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 15 Desenvolvimento prático do plano de segurança e saúde - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 16 Desenvolvimento prático do plano de segurança e saúde - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 17 Desenvolvimento prático do plano de segurança e saúde - A4 Não Bom Cheia Sim
  52. 52. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 51 Folha de Recolha de Dados (05 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 PASTA 18 Segurança e Saúde 6.4 A4 Não Bom Cheia Sim Desenvolvimento prático do plano de segurança e saúde P2 – 0040 PASTA 19 Segurança e Saúde 6.4 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 01 Qualidade 8.1 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 03 Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.5 A4 Não Bom Cheia Sim Pedidos de Esclarecimento P2 – 0040 PASTA 04 Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.5 A4 Não Bom Pouco Sim Propostas de Alteração P2 – 0040 PASTA 05 Comunicação de Obra - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 07 Autos de Medição - A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 08 Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Não Bom Cheia Sim Atas de Reunião de Obra P2 – 0040 PASTA 08A Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Não Bom Cheia Sim Atas de Reunião de Obra P2 – 0040 PASTA 08B Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Não Bom Cheia Sim Atas de Reunião de Obra P2 – 0040 PASTA 08C Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Não Bom Cheia Sim Atas de Reunião de Obra P2 – 0040 PASTA 08D Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Não Bom Pouco Sim Atas de Reunião de Obra P2 – 0040 PASTA 09 Atas de Reunião de Assistência Técnica - A4 Excelente Bom Cheia Sim Atas de reunião P2 – 0040 PASTA 10 Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Excelente Bom Cheia Sim Atas de reunião de comissão da qualidade
  53. 53. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 52 Folha de Recolha de Dados (06 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Pasta N.º 11 Dono de Obra/ Fiscalização/ Projetista/Entidades Licenciadoras 1.1 A4 Não Razoável Pouco Sim Atas de Reunião de Produção P2 – 0040 Pasta N.º 12 Outros 12. A4 Não Razoável Pouco Sim Assuntos Diversos P2 – 0040 Pasta N.º 13 Qualidade 8.1.9 A4 Não Razoável Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 14 Qualidade Jurídico-legal 8.1.8 5.2 A4 Não Razoável Cheia Sim - + Boletins ocorrência P2 – 0040 Pasta N.º 15 - - A4 Não Razoável Cheia Sim Registo de Formação, Distribuição de Documentos, Auditorias P2 – 0040 Pasta N.º 16 Qualidade 8.1.7 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 17 - - A4 Não Razoável Cheia Sim Pedidos de autorização de Betonagem P2 – 0040 Pasta N.º 17A - - A4 Não Razoável Cheia Sim Pedidos de autorização de Betonagem P2 – 0040 Pasta N.º 18 Projeto 2.7 A4 Não Razoável Cheia Sim Registo de verificação de topografia P2 – 0040 Pasta N.º 18A Projeto 2.2 A4 Não Razoável Metade Sim Registo de verificação de topografia P2 – 0040 Equipamentos I Planeamento Geral, solos, equipamentos A4 Não Razoável Cheia Sim Registos de apoio manual de instruções de manutenção P2 – 0040 Equipamentos II Planeamento Geral, solos, equipamentos A4 Não Razoável Cheia Sim Lista de verificação de documentos P2 – 0040 Equipamentos III Planeamento Geral, solos, equipamentos A4 Não Razoável Pouca Sim Fotografias do que não deu entrada na obra (equpamentos) P2 – 0040 Equipamentos IV Planeamento Geral, solos, equipamentos A3 Não Razoável Cheia Sim Registo de equipamentos de apoio, formato de maior dimensão
  54. 54. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 53 Folha de Recolha de Dados (07 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Equipamentos V Planeamento Geral, solos, equipamentos A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Equipamentos VI Planeamento Geral, solos, equipamentos A4 Não Razoável Pouca Sim P2 – 0040 Equipamentos VII Planeamento Geral, solos, equipamentos A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 01 R – Relatório de Obra R1, R2, R3 A4 Não Razoável Cheia Sim Correspondente ao “Índice de organização – Acompanhamento Ambiental em Obra” Docs: Relatório de Acompanhamento Ambiental, faturas, guias de transporte. P2 – 0040 Pasta N.º 02 R – Relatório de Obra R1 A4 Não Razoável Pouca Sim P2 – 0040 Pasta N.º 03 R – Relatório de Obra R1 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 04 R – Relatório de Obra R1 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 05 R – Relatório de Obra R1 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º XX A – Atas de Reunião A1, A2, A3, A4 A4 Não Razoável Cheia Sim “Índice de organização – Acompanhamento Ambiental em Obra” P2 – 0040 Pasta N.º 1A Anexo X | Anexo XIV 1A A4 Não Razoável Cheia Sim Controlo de Empresas, Trabalhadores e Equipamentos BI, CC, NIF, Licenças e Cartas de condução, carteiras profissionais + outras inf. Pessoais correspondentes aos trabalhadores. P2 – 0040 Pasta N.º 1B Anexo X | Anexo XIV 1B A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 2 Anexo X | Anexo XIV 2 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 3A Anexo X | Anexo XIV 3A A4 Não Razoável Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 3B Anexo X | Anexo XIV 3B A4 Não Razoável Cheia Sim
  55. 55. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 54 Folha de Recolha de Dados (08 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Pasta N.º 3C Anexo X | Anexo XIV 3C A4 Não Bom Cheia Sim Documentação dos trabalhadores: Bilhetes de Identidade; Cartões de Cidadão; Cartão de Identificação Fiscal; Licenças de Condução; Cartas de Condução; Carteiras profissionais; Contratos de trabalho; Fichas de aptidão; Plano de Segurança de Saúde; + Controlo de Equipamentos P2 – 0040 Pasta N.º 3D Anexo X | Anexo XIV 3D A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 04 Anexo X | Anexo XIV 4 A4 Não Bom Pouca Sim P2 – 0040 Pasta N.º 5A Anexo X | Anexo XIV 5A A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 5B Anexo X | Anexo XIV 5B A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 06 Anexo X | Anexo XIV 6 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 07 Anexo X | Anexo XIV 7 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 08 Anexo X | Anexo XIV 8 A4 Não Razoável Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 09 Anexo X | Anexo XIV 9 A4 Não Bom Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 10 Anexo X | Anexo XIV 10 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 11 Anexo X | Anexo XIV 11 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 12 Anexo X | Anexo XIV 12 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 3 Anexo X | Anexo XIV 13 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 14 Anexo X | Anexo XIV 14 A4 Não Razoável Pouca Sim P2 – 0040 Pasta N.º 15 Anexo X | Anexo XIV 15 A4 Não Razoável Cheia Sim
  56. 56. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 55 Folha de Recolha de Dados (09 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Pasta N.º 16 Anexo X | Anexo XIV 16 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 17 Anexo X | Anexo XIV 17 A4 Não Razoável Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 18 Anexo X | Anexo XIV 18 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 19 Anexo X | Anexo XIV 19 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 20 Anexo X | Anexo XIV 20 A4 Não Razoável Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 21 Anexo X | Anexo XIV 21 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 22 Anexo X | Anexo XIV 22 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 23 Anexo X | Anexo XIV 23 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 24 Anexo X | Anexo XIV 24 A4 Não Razoável Metade Sim P2 – 0040 Pasta N.º 25 Anexo X | Anexo XIV 25 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Pasta N.º 26 Anexo X | Anexo XIV 26 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Volume 03 Caixa 6 - A2 Não Razoável Pouco Estudo Hidrológico (Apenas 1 mapa) P2 – 0040 Volume 04 Caixa 7 - A2 Não Razoável Via-férrea P2 – 0040 Volume 04 Caixa 8 - A2 Não Razoável Via-férrea P2 – 0040 Volume 05 Caixa 9 - A2 Não Razoável Terraplenagem e Drenagem 1
  57. 57. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 56 Folha de Recolha de Dados (10 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Volume 05 Caixa 10 - A2 Não Excelente Cheia Não Terraplenagem e Drenagem 2 P2 – 0040 Volume 06 Caixa 11 - A2 Não Excelente Cheia Não Instalações fixas de tração elétrica P2 – 0040 Volume 07 Caixa 12 - A2 Não Excelente Cheia Não Estruturas de contenção, estabilização e obras acessórias P2 – 0040 Volume 07/08 Caixa 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 - - Volume 07 Caixa 13: Tomo 02 – Passagens Hidráulicas Caixa 14: Tomo 03.1 – Passagem Hidráulica KM 25+464 Caixa 15: Tomo 03.2 – Passagem Hidráulica KM 30+998 - A2 Não Razoável Cheia Não Volume 08 Caixa 16: Tomo 01 – PIR Miranda do Corvo Caixa 17: Tomo 02 – PH Ribeira Mirandês Caixa 18: Tomo 03 – Substituição Tabuleiro Pontão Corvo P2 – 0040 Volume 08 Caixa 19, 20, 21, 22, 23, 24 A2 Não Excelente Cheia Não Caixa 19: Tomo 04 - Substituição Tabuleiro Pontão Quinta Seixo Caixa 20: Tomo 05 – Substituição Tabuleiro Pontão Fórnea Caixa 21: Tomo 06 – Substituição Tabuleiro Pontão pk27+407 Caixa 22: Tomo 07 – Substituição Tabuleiro Casal Caixa 23: Tomo 08.1 – PI Meiral KM25+961 Caixa 24: Tomo 08.2 – PI Meiral Traçado / Drenagem / sinalização
  58. 58. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 57 Folha de Recolha de Dados (11 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Volume 10/11 Caixa 25, 26, 27 - A2 Não Razoável Cheia Não Caixa 25 – Tomo 01 – Ponte de São João Caixa 26 – Tomo 02 – Ponte de Serpins Volume 11 Caixa 27 – Plataforma de Passageiros P2 – 0040 Volume 12 Caixa 28 - A2 Não Razoável Pouca Não Tomo 00 – Peças Comuns P2 – 0040 Volume 12 (2) Caixa 29 Caixa 30 - A2 Não Razoável Cheia Não Tomo 01 – Miranda do Corvo Tomo 02 - Corvo P2 – 0040 Volume 12 (3) Caixa 31 Caixa 32 Caixa 33 - A2 Não Razoável Cheia Não Tomo 03 – Padrão Tomo 04 – Meiral Tomo 05- Lousã P2 – 0040 Volume 12 (4) Caixa 34 Caixa 35 Caixa 36 - A2 Não Razoável Cheia Não Tomo 06 – Espirito Santo Tomo 07 – Serpins Tomo 08- Lousã P2 – 0040 Volume 13 Caixa 37 Caixa 38 Caixa 40 - A2 Não Excelente Cheia Não Vedações Projeto de Expropriações Caixa 40: Infra- estruturas Sistemas de Sinalização e telecomunicações e alimentação de energia e tração P2 – 0040 PASTA 01 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 01: Anexos, I, II, III, IV A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS
  59. 59. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 58 Folha de Recolha de Dados (12 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 PASTA 02 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 02: Anexos, V, sep. 1,2,3,4, VI A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 03 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 03: Anexos, VII, VIII, IV, X, XI, XII, XII, XIV, XV A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 04 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 04 Obs.* A2 Não Razoável Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 05 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 05 Obs.* A2 Não Razoável Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 06 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 06 Obs.* A2 Não Razoável Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 07 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 07 Obs.* A2 Não Razoável Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 08 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 08 Obs.* A2 Não Razoável Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 09 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 09 Obs.* A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 10 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 10 Obs.* A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 11 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 11 Obs.* A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS P2 – 0040 PASTA 12 Desenvolvimento Prático do Plano de Segurança e Saúde Pasta 12 Obs.* A2 Não Excelente Cheia Não “Conteúdo” ver folha DPSS
  60. 60. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 59 Folha de Recolha de Dados (13 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Caixa 02 - A2 Não Boa Cheia Não Pograma de Concurso P2 – 0040 Caixa 03 - A2 Não Boa Cheia Não Cadastro das Infraestruturas existentes P2 – 0040 Caixa 04 - A2 Não Boa Cheia Não Geotecnia e Geologia I P2 – 0040 Caixa 05 - A2 Não Boa Cheia Não Geotecnia e Geologia II P2 – 0040 PASTA 07 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1.2 /1.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 08 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1.2 /1.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 09 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1.2 /1.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 10 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1.2 /1.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 PASTA 11 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1.2 /1.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2. A4 Não Boa Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Boa Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Boa Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Boa Cheia Sim
  61. 61. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 60 Folha de Recolha de Dados (14 de 14) – Empreitada troço Miranda do Corvo Serpins do Ramal da Lousã ID Pasta Designação: Conteúdo Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Projeto 2.3 A4 Não Razoável Cheia Sim P2 – 0040 Caixa 16A - A4 Não Razoável Cheia Sim Projeto de Execução P2 – 0040 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1. A4 Não Razoável Cheia Sim Obra Dir. Prod 1/3 P2 – 0040 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1. A4 Não Razoável Cheia Sim Obra Dir. Prod 2/3 P2 – 0040 Dono de Obra / Fiscalização / Projetos/ Entidades Licenciadoras 1. A4 Não Razoável Cheia Sim Obra Dir. Prod 3/3 P2 – 0040 Monitoração De Estradas - A4 Sim Boa Cheia Sim Contém CD-ROM – Software Documentação está encadernada P2 – 0040 Monitoração De Estradas - A4 Não Boa Cheia Sim P2 – 0040 Monitoração De Estradas - A4 Não Razoável Cheia Sim
  62. 62. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte Daniel Faria 61 Folha de Recolha de Dados (01 de 02) – OBRA DECATHLON (Outras Atividades) ID Pasta Designação: Conteúdo: Dimensão: Outros Sup. Conservação: Quantidade: Clipers/ Agrafos Obs. C1- 0039 Segurança e Saúde 6.7 A4 Não Bom Cheia Agrafos Contem doc. De identificação C1- 0039 Segurança e Saúde 6.7 A4 Não Bom Cheia Agrafos Contem doc. De identificação C1- 0039 Segurança e Saúde 6.7 A4 Não Bom Cheia Agrafos Contem doc. De identificação C1- 0039 Ambiente 7. A4 Não Bom Metade Agrafos C1- 0039 Qualidade 8. A4 Sim Bom Metade Sim Contem CD-ROM. - Docs. Digitais C1- 0039 Qualidade 8. A4 Não Bom Metade Sim C1- 0039 Qualidade 8. A4 Não Bom Metade Sim C1- 0039 Projeto 2.5 A2 Não Bom Metade Sim Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.5 A2 Não Bom Metade Sim Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.5 A2 Não Bom Metade Sim Mapas de grande suporte C1- 0039 Dono de Obra 1.1 A4 Não Bom Metade Agrafos C1- 0039 Dono de Obra 1.1 / 1.2/ 1.4 A4 Não Bom Pouca Agrafos 1 Mapa de grande suporte (A2) C1- 0039 Projeto 2. A2 Não Bom Cheia Agrafos Cores C1- 0039 Projeto 2. A2 Não Bom Cheia Agrafos Cores C1- 0039 Projeto 2. A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte C1- 0039 Projeto 2.3.2 A2 Não Bom Cheia Agrafos Mapas de grande suporte Apêndice 2 Apêndice 1Inventário da documentação de uma outra obra

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