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CÓMO CONTROLAR
LOS e-MAILS y NO
AL REVÉS
Fragmento …
Convertimos el talento en acción

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ERRORES A EVITAR
CON EL e-MAIL

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1. Revisarlo cada pocos
minutos
Interrumpe continuamente.
Crea mail-dependencia.
Revisando el e-mail 3-4 veces al
día ya es suficiente.
Errores a evitar al gestionar el e-mail
2. No utilizar reglas de clasificación
Empezamos a acumular e-mails sin organización.
No sabemos distinguir los e-mails importantes
de los que no lo son.

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3. Contestar inmediatamente
los e-mails
Dejamos de hacer una tarea
importante a medias para
contestar un e-mail.
Nos interrumpe y nos distrae.
Errores a evitar al gestionar el e-mail
4. No anotar las tareas que
implica el e-mail
Debemos capturar dicha tarea y
guardarla en algún lugar de
“asuntos pendientes”.

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5. No saber utilizar las
búsquedas del e-mail.
Las herramientas de
búsqueda nos ayudarán a
ser más eficaces.
Errores a evitar al gestionar el e-mail
6. No ser preciso a la hora
de redactar o responder
nuestros e-mails.
No hay nada peor que recibir
un mail poco claro y que
debemos releerlo 3 veces.

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7. No saber usar adecuadamente el “asunto”.
Es mejor usar un asunto claro y conciso que haga
referencia al tema que se trata.
Ayuda también a clasificar.
Errores a evitar al gestionar el e-mail

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Bandeja de Entrada
n Pendiente / Leer
n Pendiente / Actuar
Carpetas Archivo / < 10
Pendiente / En espera

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Elementos Enviados
n En espera
Carpetas Archivo / < 10
Pendiente / En espera

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- Adquirir control de los e-mails -
Ejercicio práctico no 32

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REVISAR EL e-MAIL
vs.
PROCESAR EL e-MAIL

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a. Llegamos al trabajo, encendemos el PC y lo
primero que hacemos es mirar el e-mail…
b. …responder, hacer lo que un compañero nos pide
en un mensaje…
c. …llegan más mensajes y volvemos a responder…
d. …va pasando la mañana y ¿qué ocurre con nuestro
trabajo y tareas clave a ejecutar? Nada!
Revisar vs. Procesar

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Revisar vs. Procesar
Revisar el e-mail:
Explorar con rapidez los e-mails recibidos en la BE
y decidir que hacer con ellos a través de 3 posibles
acciones:
1. Chequeo rápido de los e-mails de
forma diagonal y sin abrirlos.
2. Decisión de contestar o no
contestar según su importancia.
3. Si contestamos porqué requiere
respuesta inmediata: enviar otro
mail-respuesta corto ó bien decir
cuando (uso de fechas límite).
El concepto de revisar termina aquí

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Revisar vs. Procesar
Procesar el e-mail:
Dar “acción” a nuestros e-mails y dejar la BE vacía a
través de 4 posibles acciones:
1. Leer el mensaje y decidir si
merece respuesta.
2. Si es NO: Archivar ó Eliminar.
3. Si es SÍ: Contestar (si <50 seg.)
o guardar en asuntos pendientes
(si >50 seg. y asignamos fecha
límite).
4. Después Archivar si tiene valor o
Eliminar si no tiene valor
posterior.

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Carpetas básicas para procesar:
Revisar vs. Procesar
1. Carpeta “Acción” ó “Pendiente”:
Implica trabajo que no podamos realizar
ahora.
2. Carpeta “En espera”:
Si esperamos una respuesta de otra persona.
3. Carpeta “Archivo” ó “Almacén”:
Información de referencia y consulta.
4. Carpeta “Eliminados”:
Si no esperamos una respuesta y no lo
necesitamos más.
Función “Búsqueda”:
Cuando tengamos que encontrar algo.

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- Saber “Revisar vs. Procesar”
los e-mails en el día a día -
Ejercicio práctico no 14

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Carpetas básicas para procesar:
Revisar vs. Procesar
1. Carpeta “Acción” ó “Pendiente”:
Implica trabajo que no podamos realizar
ahora.
2. Carpeta “En espera”:
Si esperamos una respuesta de otra persona.
3. Carpeta “Archivo” ó “Almacén”:
Información de referencia y consulta.
4. Carpeta “Eliminados”:
Si no esperamos una respuesta y no lo
necesitamos más.
Función “Búsqueda”:
Cuando tengamos que encontrar algo.

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Revisar vs. Procesar
1. Control y satisfacción: Actuar
/ Clasificar / Eliminar.
2. Mayor Proactividad: Elegimos
las acciones y cuando
ejecutarlas.
3. Foco y Concentración:
Empezamos y terminamos
nuestras Tareas Clave.
¿Qué beneficios obtenemos?

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- Plan de clasificación clara
y sencilla de e-mails -
Ejercicio práctico no 27

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CONSEJOS PARA SER EFICAZ
CON EL e-MAIL

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09:00 18:00
09:00 18:00
Reactividad / Dispersión / Agobio constante
Control / Foco y concentración / Eficacia

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos
Solamente es útil si trabajamos en un centro de
atención al cliente o en recepción.
El e-mail puede esperar.
Tenerlo siempre abierto equivale a tener en
alteración nuestros niveles de concentración
de manera constante durante todo el día.
1. Establecer horas determinadas:
¿Por qué debe estar permanentemente abierto?

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos
Recibimos pocos mensajes:
Fijamos dos momentos al día para gestionar el
e-mail:
Uno por la mañana.
Otro a media tarde.
2. Decidir el momento adecuado para enviar
e-mails:

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos
Recibimos bastantes/muchos
mensajes:
Fijamos cuatro momentos al
día (cada 2-3 h):
Uno por la mañana
(no a la primera hora).
Otro al final de la mañana.
Otro a primera hora de la tarde.
Y finalmente otro al final de la
jornada laboral.
2. Decidir el momento adecuado para enviar
e-mails:

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- Saber cómo y cuando
responder nuestros e-mails -
Ejercicio práctico no 21

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos
3. No revisar el e-mail a primera hora:
Ahorraremos energía para las tareas claves o
reuniones importantes que tengamos planificadas.
Si dejamos el e-mail y nos ponemos a trabajar las
tareas clave, veremos que el e-mail… aún sigue ahí!

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¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos
Debemos asegurarnos
de que hemos revisado
todos los mensajes que
hayan entrado en
nuestro buzón de
entrada.
Sin dejar ni uno.
Revisar, guardar,
eliminar o contestar,
pero no dejar ni uno
pendiente.
4. Vaciar por completo la BE:

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5. Eliminar los notificadores y avisadores:
Son los “ring-ring” que nos avisan de la llegada de
nuevos e-mails.
Lejos de sumar, solo restan y distraen.
Decidiremos según nuestras prioridades y tareas
clave. “Lo importante, siempre vuelve...”
¿Cómo gestionar el e-mail?: Consejos

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USO EFICAZ DEL e-MAIL, PC Y SMARTPHONES
INVASIÓN CONSTANTE
DE e-MAILS
LOS e-MAILS SIEMPRE
BAJO CONTROL