¿Qué es un documento de archivo?

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  • En el archivo de imprenta la ISLA, el director me solicitaba expedientes de años anteriores para ver que presupuesto se había dado por un trabajo similar a un mismo cliente, como se afrontó el trabajo, que tipo de papel se utilizó, cual fue el diseño de la portada, etc.
  • 3ª razón: los investigadores utilizan los documentos para realizar estudios, a cerca de una determinada admon, una determinada ciudad o un determinado hecho en concreto. Los ciudadanos pueden acceder a los documentos mediante la actividades de difusión cultural del propio archivo (exposiciones, publicaciones, etc), es muy común ver tb a ciudadanos en los archivos para solicitar su árbol genealógico, fotos de su ciudad, etc. Para que todo esto pueda ser posible y el archivo no sea un montón de papales revueltos, hace falta una persona encargada de organizarlos y ponerlos a disposición de quien los necesite, además de unas instalaciones adecuadas para realizar dichas tareas: UN ARCHIVERO y UN ARCHIVO.
  • Varios fondos: fondos públicos y privados (donaciones personales, de instituciones, etc)
  • Listas de embarque: una vez que los pasajeros llegan a su destino dejan de tener valor administrativo, pero si sucede un accidente son la prueba para comprobar quienes iban en el vuelo. Ademas tendría valor legal de cara a instancias jurídicas, seguros, etc.
  • ¿Qué es un documento de archivo?

    1. 1. 2¿Qué es undocumento de archivo? Imagen sacada de Flickr
    2. 2. ¿Qué nos dice elDICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOL (23ª ed.)?Documento(Del lat. documentum)1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos.2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.~ auténtico.1. m. Der. El que está autorizado o legalizado.~ privado.1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.~ público.1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.
    3. 3. ALGUNAS DEFINICIONES 1“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE número 155 de 29/6/1985)
    4. 4. ALGUNAS DEFINICIONES 2“Se entiende por documento, toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica, que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de investigación editadas, y de las que, por su índole, formen parte del patrimonio bibliográfico, así como de las expresiones aisladas de naturaleza arqueológica, artística o etnográfica”. Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (BOJA número 4 de 10/01/1984)
    5. 5. ALGUNAS DEFINICIONES 3 “Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, independientemente de su soporte, forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo”.Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de(sometido a opinión pública BOJA núm. 201, de 14 de octubre de 2009
    6. 6. ALGUNAS DEFINICIONES 4“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal” Diccionario de Terminología Archivística (1993)
    7. 7. Y … ¿para qué se producen y porqué se conservan los documentos?Ramón Alberch y Cruz Mundet nos dan 3 razones en su libro ¡Archívese!: los documentos del poder, el poder de los docum 1ª RAZÓNPara la gestión administrativa de los asuntos corrientes (son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y por el valor probatorio que les concede la ley. IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIÓN FUNCIÓN DE CONSTANCIA
    8. 8. 2ª RAZÓNPara el caso de las instituciones públicas, como recurso básico de información para los ciudadanos y garantía de transparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho. FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN 3ª RAZÓNLos documentos adquieren un valor histórico y son objeto de consulta por parte de investigadores y ciudadanos en general.
    9. 9. Varias maneras de clasificar a los documentos
    10. 10. Documentos de archivo: caracteres y elementos Caracteres de los documentos: caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la vida de los documentos) EXTERNOS E INTERNOS caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos). EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO DE CONSERVACIÓN
    11. 11. Caracteres perdurablesCaracteres externos Caracteres internos Clase Entidad productora Tipo Orígenes funcionales Formato Fecha y lugar de producción Cantidad Contenido sustantivo Forma Según Schellenberg, T. R.
    12. 12. Caracteres perdurables: EXTERNOSForman la apariencia externa del documento Clase determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos documentos: • Textuales: transmiten la información mediante texto escrito. Textuales • Iconográficos: documentos que emplean signos no textuales Iconográficos para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.) • Sonoros: emplean el sonido para transmitir la información Sonoros (discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.) • Audiovisuales: documentos que combinan la imagen en Audiovisuales movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.) • Electrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto Electrónicos con soporte físico o sin él.
    13. 13. Tipo¿de qué tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades posibles tiene un organismo.Formatova de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta, Super8, etc. Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.Cantidad o volumense trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.
    14. 14. Formanos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.Por tradición documental entendemos los diversos modos de transmisión de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos.La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.
    15. 15. Caracteres perdurables: INTERNOSSe refieren a la formulación del discurso y contenido del documento. Entidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier persona física o institucional, pública o privada). Es decir, el responsable legal del mismo. Orígenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la actividad (contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de trabajo) por los que ha sido realizado. Fecha y lugar de producción: estos caracteres sitúan al documento en el tiempo y en el espacio. Datación crónica y tópica. Contenido sustantivo: el asunto del que trata el documento, sus fines u sustantivo objetivos.
    16. 16. Documentos de archivo: elementosElementos que caracterizan a los documentos de archivo (según Schellenberg, T. R.) Génesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor. Exclusividad: el contenido de cada documento es único. Aunque se trate del mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Interrelación: como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivística o expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre sí.
    17. 17. Unicidad: Cada documento de archivo es único, no se produce enUnicidad múltiples ejemplares. Las copias de un documento estas no son “ejemplares” del documento original, sino otro documento igualmente único.Integridad: Cada documento debe mantener sus caracteres internos yIntegridad externos íntegros para conservar sus valores. La integridad de un documento de archivo hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y seriado con el paso del tiempo constituyen series.Objetividad: El documento de archivo constata una actividad personal oObjetividad institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.Autenticidad
    18. 18. DOCUMENTO DE ARCHIVO Definición completaNuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva, atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productora:(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta), ...(Caracteres internos): ... de carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgánico, ...(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de gestión”. Francisco Fuster Ruiz en su artículo " Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos"
    19. 19. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Contexto de producciónTipo de documentación que genera la Administración: Administración La que resulta de las decisiones de la Administración: resoluciones, acuerdos, … La que resulta de sus juicios: informes, … La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones, … La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados, … La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones, …
    20. 20. Tipo de documentación que genera una Empresa: Empresa La que le permite la dirección de la sociedad: actas, acuerdos, informes, expedientes de dirección, ... La que le permite la administración de la sociedad: funciones de secretaría, ... La que le permite la gestión de personal: nóminas y pagos, expedientes de personal, ... La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes de cuentas, información fiscal, ... La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...
    21. 21. Más tipos de productores de documentos: • entidades bancarias, • instituciones eclesiásticas, • instituciones sanitarias, • instituciones socio – culturales y científicas, • instituciones militares, • instituciones de enseñanza, etc.Cada uno de estos productores generan tipos documentales diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno.
    22. 22. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL básica en la Administración“Documento administrativo es cualquier documento producido por un órgano de la Administración Pública, por lo que no pueden considerarse como tales, a pesar de que sean incorporados a los expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos a órganos de la Administración Pública, tales como instancias y recursos (salvo, naturalmente, en los casos excepcionales en que ciertos órganos administrativos tienen la posibilidad-de- recurrir)”.Documentos administrativos: un ensayo de diplomática contemporánea / Ana Belén Sánchez Prieto
    23. 23. FUNCIONES es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa es un instrumento de comunicación, a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales.CARACTERÍSTICAS • Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración. • Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. • Su emisión es válida.
    24. 24. Establecer un catálogo exhaustivo de las tipologías documentales utilizadas por las Administraciones Públicas es una tarea muy laboriosa.Se han realizado trabajos centrados en tipologías específicas. No obstante, en un sentido estricto, la tipología documental es mucho más abundante y variada de lo que parece.Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos (1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco bloques: DOCUMENTOS DE DECISIÓN (contienen una declaración de RESOLUCIONES voluntad de un órgano administrativo ACUERDOS sobre materias de su competencia)
    25. 25. DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN COMUNICACIONES(comunican la existencia de hechos o NOTIFICACIONES actos a otras personas, órganos o entidades) PUBLICACIONESDOCUMENTOS DE CONSTANCIA (contienen una declaración de ACTAS conocimiento de un órgano CERTIFICADOSadministrativo, cuya finalidad es la CERTIFICACIONES ACTO acreditación de actos, hechos o PRESUNTO efectos)
    26. 26. DOCUMENTOS DE JUICIO(contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o INFORMES privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo) DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS SOLICITUDES (el instrumento por el que el ciudadano se DENUNCIAS relaciona con la actividad de las ALEGACIONES Administraciones Públicas) RECURSOS
    27. 27. Bajo el término “Formularios”, y basándose también en el “Manual de Formularios documentos administrativos1”, el Ministerio de Política Territorial ha recogido un listado de documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo. 1ª FASE DOCUMENTOS DE INICIACIÓN • ACUERDO DE INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO • REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD • PETICIÓN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD • ACUERDO DE ADOPCIÓN DE MEDIDAS PROVISIONALES • ACUERDO DE ACUMULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS • ACUERDO DE PRÁCTICA SIMULTÁNEA DE TRÁMITES1. Elaborado en 1995 por un equipo de funcionarios públicos coordinados por la Subdirección Generalde Simplificación Administrativa y Programas de Atención al Ciudadano. Objetivo: Elaborar modelos Objetivodocumentales adaptados a las necesidades específicas de las distintas unidades de la AGE ysusceptibles de tratamiento informático.
    28. 28. 2ª FASE DOCUMENTOS DE INSTRUCCIÓN• ACUERDO DE APERTURA DE UN PERÍODO DE PRUEBA• ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA• ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE• OFICIO DE PETICIÓN DE INFORME FACULTATIVO• CITACIÓN DE COMPARECENCIA• CONCESIÓN DE TRÁMITE DE AUDIENCIA• ACUERDO DE APERTURA DEL PERÍODO DE INFORMACIÓN PÚBLICA• ACUERDO DE AMPLIACIÓN DE PLAZOS• ACUERDO DE TRAMITACIÓN DE URGENCIAS• ACREDITACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN
    29. 29. 3ª FASE DOCUMENTOS DE TERMINACIÓN • ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO IMPUTABLE AL INTERESADO • ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS FAVORABLES • RESOLUCIÓN TIPO • RESOLUCIÓN DE INADMISIÓN • CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO • ACUERDO DE LA SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE UNA ACTOA modo de ejemplo: basado en el Manual de documentos administrativos, administrativosla Universidad de la Palmas de Gran Canaria elaboró su propioManual de normalización de documentos administrativos de la ULPGC.
    30. 30. AGRUPACIONES DOCUMENTALES (naturales) FONDO SECCIÓN SERIES EXPEDIENTES
    31. 31. UNA PRIMERA DEFINICIÓN AGRUPACIÓN DOCUMENTALSon el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones FONDOTotalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades.
    32. 32. SECCIÓNSon las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. SERIE Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto (Diccionario de Terminología Archivística).
    33. 33. AGRUPACIONES DOCUMENTALES (artificiales)COLECCIÓN DOCUMENTALSegún Heredia Herrera: “su origen no responde al resultado de una gestión institucional / personal, sino a la voluntad de alguien” (la mayoría de las veces es producto de una donación o compra).Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la colección. No suelen tener una carácter seriado, de manera que requerirá una descripción individualizada.Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos, fotografías, grabados, etc.
    34. 34. AGRUPACIONES DOCUMENTALES (artificiales)SECCIÓN FACTICIA (también según Heredia Herrera)Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden básicamente a motivos de conservación o instalación determinados: Ej.: Colección de Mapas y Planos, etc. Colección Digital de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de SimancasA veces, han sido los propios archiveros los que han formado series facticias atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han agrupado documentos en torno a una temática para destacar su importancia.
    35. 35. Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS)El Archivo tiene en la actualidad cuatro Secciones "facticias", esto es, organizadas a partir de documentos procedentes de otros fondos.En la de PATRONATO (Sección l), además de los documentos correspondientes al Patronato Real o derechos de la Corona en materia eclesiástica, se guardan los documentos que fueron considerados más importantes por parte del Archivo a principios del siglo XIX.En la de TITULOS DE CASTILLA (Sección XIII), se han reunido los que hacen referencia a distintos títulos nobiliarios. En la de MAPAS Y PLANOS (Sección XVI) se conservan aquellos documentos (no sólo mapas y planos) que por sus características físicas requieren una conservación especial: mapas, planos, tejidos, diseños, bulas...En la de DIVERSOS (Sección XV), pueden consultarse los documentos de dos Archivos particulares (Fernando Abascal, virrey del Perú, y Camilo García Polavieja, capitán general primero en Cuba y luego en Filipinas, ambos en e siglo XIX), y las donaciones y compras de documentos.
    36. 36. Al hilo de las secciones facticias …Polémica: Archivo General de la Guerra Civil EspañolaPolémica (Salamanca) • En Web oficial • En wikipediaINTERESANTE: dossier de prensa “Declaraciones sobre el Archivo General de la Guerra Civil Española desde 1995 hasta 2005”.
    37. 37. VALORES DE LOS DOCUMENTOSLos documentos se elaboran para la gestión administrativa, por exigencias de una tramitación; pero no con finalidad histórica. No obstante con el paso del tiempo, algunos van a adquirir esa categoría.VALOR PRIMARIOEl documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada: valor administrativo. administrativoAl mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurídico o probatorio, probatorio es prueba de los actos que contiene.En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio. Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compañías aéreas).
    38. 38. VALOR SECUNDARIO: histórico o permanenteSe deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad comofuente para la investigación histórica y para la acción cultural. ¿Qué documentos llegan a tener un valor histórico? históricoLos documentos que tras cumplir su función administrativa y previo procesode valoración, selección y eliminación documental, son considerados de valorpermanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histórico) • Constituyen la memoria viva de su creador (persona física o jurídica) • Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusión culturalSegún Ramón Alberch y Cruz Mundet, en los países más avanzados alcanzanel valor histórico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.
    39. 39. VALOR LEGAL, JURÍDICO o PROBATORIO VALOR VALORADMINISTRATIVO HISTÓRICO Imagen sacada de “La vida de un documento administrativo (el expediente electrónico)”
    40. 40. Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo. archivo Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes) ARCHIVO DE OFICINA / Circulación y tramitación de los asuntos iniciados. La documentación es de uso frecuente. GESTIÓN Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes) ARCHIVO El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse, siendo objeto de CENTRAL consulta o de uso como antecedente de manera poco frecuente. Edad histórica (tercera edad – documentos no corrientes) ARCHIVO El documento adquiere valor permanente, estará INTERMEDIO al servicio de la cultura y de la investigación. Su - HISTÓRICO conservación será definitiva.
    41. 41. Según Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”
    42. 42. Según “Manual de organización de archivos de oficinas” Universidad de Alicante
    43. 43. Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España

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