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Acces 2000

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excelente libro que desarrolla un caso practico de bbdd a fondo

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Acces 2000

  1. 1. Manual de Access Escola Pia Página 2 1. COMENZAMOS... Access es una aplicación que nos permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o tema concreto, como una base de datos de los clientes de una em- presa, o el mantenimiento de una colección de música, una biblioteca.... Cuando abrimos Access nos aparece un cuadro de diálogo con el que podemos crear una base de datos en blanco o abrir una ya existente. Si creamos una nueva, nos aparecerá un cuadro de diálogo donde hemos de ponerle un nombre al archivo y seleccionar en qué carpeta lo guar- daremos. Los archivos de Access tienen la extensión MDB. Vamos a crear una base de datos que llamaremos MEDIA.MDB y que guardaremos en una carpe- ta llamada MEDIATECA, que habremos creado previamente o que podemos crear en ese mismo momento con el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos en que estamos. Abrir bases de datos existentes Empezar con una base de datos en blanco Crear nueva carpeta
  2. 2. Manual de Access Escola Pia Página 3 Finalmente hacemos clic en el botón Crear. Se nos abrirá una ventana dentro de Access con nuestra base de datos, todavía en blanco. La maximiza- remos para trabajar más cómodos. Una archivo MDB se compone de una serie de objetos, como podemos ver en la siguiente imagen: Tablas, Consultas, For- mularios, Informes y Macros. Si vamos haciendo clic encima de estas palabras (a la izquierda de la ventana), veremos que de momento no tenemos ningún objeto creado. Encima hay 3 botones Abrir, Diseño y Nuevo que nos sirven para abrir, modificar o crear nuevos objetos, respectivamente, en cada una de estas cate- gorías. Tablas Es donde se almacenan los datos. Éstos se representan en co- lumnas (campos) y filas (registros). Un campo es cada uno de los diferentes tipos de información. Y un registro es el conjunto de campos. Por ejemplo, en una base de datos de Clientes, los campos serían Nombre, Apellidos, Teléfono... El conjunto de campos de cada cliente es un registro. Access es un sistema de bases de datos relacionales, es decir permite organizar y analizar información almacenada en diferen- tes tablas, relacionadas entre sí. Botones de selección de objetos Para crear una nueva tabla, una nueva consulta, un nue- vo formulario... Para abrir el objeto seleccionado Para modificar el diseño del objeto seleccionado
  3. 3. Manual de Access Escola Pia Página 4 Consultas Son filtros o preguntas que le hacemos a la base de datos, a par- tir de unos criterios que especificamos. Los datos pueden proce- der de varias tablas. Access nos devuelve los registros que coin- ciden con los criterios que hemos especificado. Por ejemplo, sólo los clientes que viven en Barcelona, o sólo los mayores de 30 años... Las consultas siempre están actualizadas: si modificamos los datos en las tablas, éstos se reflejarán automáticamente en las consultas guardadas. Formularios Nos permiten introducir, modificar y ver registros con un diseño personalizado. Al abrir un formulario, Access coge los datos de las tablas o de las consultas y los presenta de acuerdo con el di- seño que hemos creado. Es decir, nos permite crear un interface atractivo con el que co- municarnos con la base de datos, así podremos crear nuestros propios programas sin saber programar. Informes Lo mismo que los formularios pero para la impresora: nos permi- ten imprimir registros con un diseño personalizado. Macros Una macro es un conjunto de acciones que se ejecutan todas seguidas. Las utilizaremos en los formularios y en los informes para los botones: para pasar de un formulario a otro, para cerrar- los, imprimir un informe... A partir de ahora, iremos viendo separadamente cada una de estas ca- tegorías. Para ir aprendiendo cómo funcionan, a lo largo de todo el manual va- mos a ir creando una base de datos, que hemos llamado MEDIA.MDB. En ella crearemos un programa para gestionar una Mediateca. Todos tenemos en ca- sa colecciones de CDs, libros, vídeos... Así, además de crear una base de da- tos divertida, haremos algo útil que podremos aprovechar. Antes de seguir, echad un vistazo a la base de datos MEDIATECA.MDB que se adjunta con este manual, ya acabada y con datos, y familiarizaos un poco con su funcionamiento. Le he cambiado el nombre para que no se con- funda con la vuestra y podáis tener las dos juntas en la misma carpeta. A lo largo del manual, cuando vayamos aprendiendo a crear cosas nue- vas, utilizaremos la base de datos MEDIA.MDB (la vuestra). Cuando necesite- mos datos para poder practicar usaremos MEDIATECA.MDB. El objetivo de este manual es que al final MEDIA y MEDIATECA sean exactamente iguales.
  4. 4. Manual de Access Escola Pia Página 5 2. TABLAS Para crear una tabla hacemos clic en el botón Nuevo y a continuación doble clic en Vista Diseño. Nos aparece la tabla en Vista Diseño donde hemos de ir introduciendo los nombres de los campos e indicar el tipo de campo en cada uno. En la columna Nombre del campo escribimos el nombre que le pon- dremos a los campos (máximo 64 caracteres). Pulsamos TAB y elegimos el ti- po de campo de la lista desplegable (la desplegamos con el ratón o con F4). Pulsamos TAB y escribimos una pequeña descripción, si queremos. En la parte inferior especificamos las propiedades del campo: tamaño, formatos de fecha... (pasamos de arriba aba- jo y viceversa con el ratón o con F6). Selector de fila Nombre de los campos Tipo de campo Descripción Propiedades
  5. 5. Manual de Access Escola Pia Página 6 2.1. Tipos de campos Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los nú- meros de teléfono, código postal... Máximo: 255 caracteres. Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Hasta 65535 caracteres. Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora Valores de fecha y hora. Moneda Valores de moneda. Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno en uno) único, o número aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). Objeto OLE Objeto de otros programas de Windows (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráfi- cos, imágenes, sonidos..) vinculados o incrustados en una tabla de Access. Hipervínculo Dirección de Internet. 2.2. Propiedades de los campos Tamaño En Texto lo utilizaremos para indicar el máximo número de carac- teres que se puede introducir en el campo. Predeterminado: 50. En Numérico se especifica el tamaño que reserva Access para el campo. Para números entre 0-255 utilizaremos Byte. Para más grandes Entero o Entero largo. Si queremos utilizar fracciones o decimales utilizaremos Doble. Los más comunes son Entero largo y Doble. Predeterminado: Entero largo. Formato El diseño de la presentación para el campo.
  6. 6. Manual de Access Escola Pia Página 7 Lugares decimales Para especificar el número de decimales que aparecerán detrás de la coma. Máscara de entrada Podemos simplificar la entrada de datos con una máscara. Por ejemplo, para un número de teléfono como 93 870 45 63 pode- mos crear una máscara para que no sea necesario escribir los espacios en blanco, o en que la fecha 23/11/2001 no sea necesa- rio escribir las barras. Para crear una máscara utilizaremos el Asistente para máscaras. Para ello hacemos clic en el botón Ge- nerar (botón con tres puntitos). Valor predeterminado El valor que se escribirá automáticamente en un campo en los nuevos registros. Regla de validación Texto de Validación Expresión que limitará los datos introducidos en un campo a los valores que cumplan un requisito determinado. El texto de validación es el mensaje de error que aparece cuando se introduce un valor prohibido por la regla de validación. Ejemplos de regla de validación: >=0 Mayor o igual que 0. “España” Sólo España. <>0 Diferente de 0. >=1/01/96 Y <=31/12/96 Entre esas dos fechas. A* Que empiece por A. Requerido Hacer obligatoria la entrada de datos en este campo. Indexado Los índices aceleran las búsquedas y los ordenamientos en un campo. Si especificamos “Sí(Sin duplicados)” no podre- mos repetir valores en ese campo.
  7. 7. Manual de Access Escola Pia Página 8 2.3. Selector de fila Si queremos mover arriba o abajo un campo, hacemos clic en el selec- tor de fila para seleccionarlo, después clic otra vez y lo arrastramos. Si quere- mos eliminar un campo, hacemos clic en el selector de fila y pulsamos SUPR. 2.4. La primera tabla para la mediateca Vamos a crear la siguiente tabla: Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción CODIGO Autonumérico Entero largo Incremental Clave principal. INT-AUT-DIR Texto 35 Aquí pondremos el autor, el director, el in- térprete... según el formato. TITULO Texto 50 El título de la novela, del CD... FORMATO Texto 10 Requerido Sí Si es un CD, un vídeo... NUMERO Numérico Entero largo Cada formato tendrá su propia numeración independiente. OBSERVACIONES Memo Lo que no sabemos dónde poner. TEMA1 Texto 20 De qué va si es un libro, un CD-ROM... TEMA2 Texto 20 De qué va 2. PRECIO Moneda Decimales: 0 Lo que nos costó en Pts. FECHACOMPRA Fecha/Hora Fecha corta Día que lo adquirimos. CALIFICACION Numérico Entero Calificaremos cada ítem de 1 a 5 estrellas. CALIDAD Sí/No Pondremos si nos gusta o no. CARACTERISTICA Texto 20 Características del ítem. PORTADA Objeto OLE Imagen de la portada de los CDs. La cerramos y la guardamos con el nombre DATOS. Nos dirá que no hay ninguna clave principal definida y nos preguntará si queremos crear una. De momento contestamos que no. 2.5. Clave principal La clave principal de una tabla es un campo que identifica de manera to- talmente inequívoca cada registro. Siempre se debe especificar una clave prin- cipal. La potencia de un sistema de administración de bases de datos relacionales surge de su capacidad para buscar, localizar y combinar rápi- damente información almacenada en distintas tablas. Para poder hacer esto, es imprescindible que haya un campo que identifique exclusivamente cada registro. Por ejemplo, el DNI sería un campo perfecto para ser clave principal en una base de datos de clientes, porque nadie tiene el mismo DNI. En los campos clave principal no se permiten ni los valores duplicados ni los nulos (vacíos). Access crea automáticamente un índice para la clave princi-
  8. 8. Manual de Access Escola Pia Página 9 pal, lo cual acelera las consultas y otras operaciones. Además, es obligatorio especificar una clave principal si queremos crear relaciones entre tablas (como veremos más tarde). Para establecer una clave principal en nuestra tabla, la selec- cionamos y hacemos clic en el botón Diseño. Nos aparecerá la tabla en Vista Diseño. Seleccionamos el campo CODIGO y hacemos clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas. Nos aparecerá una lla- ve en el selector de fila al lado del nombre del campo. Eso quiere decir que es el campo principal. Cerramos el diseño de la tabla y guardamos los cambios. Cuando introduzcamos datos, en este campo CODIGO no podremos re- petir ningún código ni dejar ninguno vacío. Como es un campo autonumérico, Access generará el número en cada nuevo registro que creemos, incremental- mente de uno en uno. De esta manera nunca se repetirá ni quedará vacío. Ca- da registro ha de tener siempre un código que lo identifique inequívocamente. El diseño de nuestra tabla tendrá el aspecto de la imagen siguiente. 2.6. Trabajando en una tabla Para introducir datos en una tabla o trabajar en ella, hay que abrirla. Para ello hacemos doble clic en su nombre o la seleccionamos y hacemos clic en el botón Abrir. Nos aparecerá la tabla en Vista Hoja de datos. Veremos que en principio se parece mucho a Excel. Las filas son registros y las columnas campos. En nuestra Mediateca, que de momento está vacía, cada fi- la es un CD, un libro... En la imagen siguiente vemos la tabla con datos. Seleccionar todo Selector de columna Selector de fila Orden ascen- dente o des- cendente
  9. 9. Manual de Access Escola Pia Página 10 Con el primer botón de la barra de herramientas pode- mos alternar entre la Vista Diseño y la Vista Hoja de datos. 2.6.1. Introducir datos Nos colocamos en el primer campo y escribimos la información. El cam- po autonumérico se rellena automáticamente. Pulsamos TAB para pasar al si- guiente campo. Cuando acabamos de introducir el último campo se pasa al re- gistro siguiente. Si es el último registro se crea un registro en blanco. Siempre hay un registro nuevo a continuación del último registro (tiene un asterisco en el selector de fila). Cuando pasamos al registro siguiente, Access guarda los da- tos. El registro que tiene un triángulo negro en el selector de fila es el registro activo, es decir en el que estamos. Para introducir datos en un campo Sí/No hacemos clic en el cua- dradito con el ratón o con el teclado pulsando la Barra espaciadora. Cuando tengamos acabada la base de datos, nunca utiliza- remos directamente las tablas para trabajar con los datos. Siempre utilizaremos formularios. 2.6.2. Modos de trabajo Como la tabla que acabamos de crear está vacía, cerrad vuestra ba- se de datos y abrir la que os adjunto, MEDIATECA, que sí tiene da- tos. Utilizad la tabla DATOS para practicar los apartados que siguen. • Desplazamiento: es el modo por defecto. Todo el campo está selec- cionado y cuando pulsamos cualquier tecla de desplazamiento (que veremos a continuación) nos desplazamos a otro campo u otro regis- tro. Si escribimos algo, lo que escribamos reemplaza a lo que había. • Edición: si hacemos clic con el ratón en un campo o pulsamos F2, aparecerá el cursor parpadeante. Ahora podremos movernos por el contenido del campo y modificarlo. Si, cuando estamos introduciendo datos en un campo o modificando su contenido, queremos cancelar la operación, pulsamos ESC. F2 conmuta entre Desplazamiento y Edición. Registro activo Registro nuevo
  10. 10. Manual de Access Escola Pia Página 11 2.6.3. Desplazarnos en una tabla En modo Desplazamiento TAB, ENTER, Va al siguiente campo. MAYÚS+TAB, Al campo anterior. Al mismo campo del registro anterior. Al mismo campo del registro siguiente. INICIO Al primer campo del registro activo. FIN Al último campo del registro activo. CTRL+ Al mismo campo del primer registro. CTRL+ Al mismo campo del último registro. CTRL+INICIO Al primer campo del primer registro. CTRL+FIN Al último campo del último registro. AV PÁG A la pantalla siguiente hacia abajo, cuando hay más da- tos de los que pueden verse en pantalla. RE PÁG Una pantalla hacia arriba. CTRL+AV PÁG Una pantalla hacia la derecha, cuando hay más datos de los que pueden verse en pantalla. CTRL+RE PÁG Una pantalla hacia la izquierda. En modo Edición , , INICIO, FIN Nos permiten movernos por el contenido del campo para modificarlo. 2.6.4. Borrar registros Para borrar un registro, hacemos clic en el selector de registros y pulsamos SUPR. O hacemos clic en el botón Eliminar registro de la barra de herramientas. Registro actual. Si escribimos un número y pulsamos ENTER, nos desplazaremos a ese registro. Va al primer registro Al registro anterior Al registro siguiente Al último registro Registro nuevo Total de registros que hay
  11. 11. Manual de Access Escola Pia Página 12 Para borrar varios registros que estén seguidos, hacemos clic en el se- lector de fila del primero y arrastramos hasta que los tengamos todos seleccio- nados. A continuación pulsamos SUPR. Para seleccionar todos los registros hacemos clic en el botón Seleccio- nar todo o en el menú Edición / Seleccionar todos los registros. 2.6.5. Las columnas Podemos cambiar la anchura de una columna haciendo clic y arrastran- do el borde del encabezado de columna (cuando el ratón adopta la forma de dos flechas). En cambio, si hacemos lo mismo con una fila, la nueva altura afectará a todas las filas de la tabla. Si queremos hacerlo con varias columnas a la vez, las seleccionamos y arrastramos el borde de una de las seleccionadas, la nueva anchura o el ajuste perfecto se aplicará a todas. Para seleccionar una columna hacemos clic en el encabezado. Para seleccionar varias, hacemos clic en el encabezado de la primera y, sin soltar el ratón, arrastramos. También podemos cambiar el orden en que aparecen las columnas. Pa- ra ello seleccionamos una y arrastramos el encabezado de columna hasta la nueva posición. Cuando tenemos muchos campos, no los podemos tener todos siempre visibles en pantalla. Podemos inmovilizar algunas columnas para que siempre estén visibles cuando nos desplazamos a la derecha. Para ello seleccionamos la o las columnas y vamos al menú Formato / Inmovilizar columnas. Para li- berarlas, las seleccionamos y elegimos Formato / Liberar todas las colum- nas. Si cuando cerramos una tabla, Access nos pregunta si queremos guar- dar los cambios, no se está refiriendo a los datos, sino a la estructura de filas y columnas, porque hemos cambiado la anchura, ordenado... Recordemos que Access guarda los datos al cambiar de registro. Arrastramos hacia la derecha o la izquierda hasta que tenga la anchura deseada. Ajuste perfecto: si hacemos doble clic, la columna se adaptará a los datos.
  12. 12. Manual de Access Escola Pia Página 13 2.6.6. Ordenar registros Para ordenar los registros hacemos clic en cualquier parte de la columna según la cual queremos ordenarlos, y después en el botón Orden Ascendente (de la A a la Z) u Orden Descendente (de la Z a la A). 2.6.7. Buscar datos Para buscar datos en una tabla hacemos clic en la columna donde están los datos que queremos buscar y después en el botón Buscar de la barra de herramientas o en el menú Edición / Buscar. En Buscar escribimos el valor que buscamos. En Coincidir hemos de elegir si lo que escribimos puede estar en cualquier parte del valor del campo, que coincida exactamente con el valor de todo el campo o que coincida con el principio del campo. Por ejemplo, vamos a ver si tenemos la película Pulp Fiction. Escribimos “Pulp” y seleccionamos Comienzo del campo. Hacemos clic en Buscar si- guiente. Access nos muestra el primer resultado que coincide con nuestros cri- terios. Si no fuera el que buscamos, seguimos haciendo clic en Buscar si- guiente. Para ayudarnos en nuestras búsquedas podemos utilizar comodines: * Representa cualquier número de caracteres. Se puede utilizar al principio o al final. Por ejemplo: “a*” encontrará las palabras que empiecen por “a”; “*ea* las que incluyen “ea” en cualquier parte del campo. ? Representa un solo carácter situado en la misma posición: “?avier” encon- trará “Javier” y “Xavier”. # Un número. “#º” encontrará “1º, 2º...”. [ ] Para encontrar uno entre varios caracteres posibles. “b[oa]l*” encontrará “bola” y “bala”, pero no “billete” o “bulto”. Orden ascendente Orden descendente
  13. 13. Manual de Access Escola Pia Página 14 2.6.8. Reemplazar Para sustituir un texto por otro hacemos clic en la columna donde están los datos y elegimos el menú Edición / Reemplazar. En Buscar escribimos el texto a sustituir y en Reemplazar por su sustituto. Hacemos clic en Buscar si- guiente. Access nos muestra el primer registro que coincide. Si queremos re- emplazar sólo ése hacemos clic en Reemplazar. Access reemplaza el texto y busca el siguiente que coincide. Si los queremos reemplazar todos de golpe, hacemos clic en Reemplazar todos. Cerramos la base de datos MEDIATECA que hemos es- tado usando para las prácticas. Y volvemos a abrir la ba- se de datos que estamos creando, MEDIA. 2.7. Relaciones entre tablas Access permite utilizar datos procedentes de más de una tabla (por ejemplo, podemos crear una consulta basada en varias tablas). Para poder re- lacionar tablas entre sí son necesarios dos requisitos: • Las tablas tienen que tener campos con el mismo valor (en nuestro ejemplo serán CODIGO y CODIGOCD). No es imprescindible que tengan el mismo nombre, pero sí el mismo tipo de datos. • En una de las tablas el campo coincidente ha de ser clave principal (en nuestro ejemplo, CODIGO en la tabla DATOS). Bien, vamos a explicar esto con nuestro ejemplo, la mediateca. Hemos creado una tabla, DATOS, donde se almacena una ficha de cada uno de los ítems de nuestra mediateca, ya sea un CD, un libro, un CD-ROM, etc. Ahora bien, cada CD tiene varias canciones y queremos introducirlas. Así luego po- dremos crear listados de las canciones de nuestros grupos preferidos, ordena-
  14. 14. Manual de Access Escola Pia Página 15 das por orden alfabético, para saber si nos falta alguna, etc. Para ello creare- mos la tabla CANCIONES: Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción CANCIÓN Texto 50 El título de la canción. CODIGOCD Numérico Entero largo El código del CD en el que está. Para no tener que repetir el título del CD en cada canción, hemos creado un campo CODIGOCD donde escribiremos solamente el código del CD. Luego relacionaremos este campo con el campo CODIGO de la tabla DATOS y así ambas estarán relacionadas. Luego podremos realizar consultas de las dos y, por ejemplo, saber las canciones de un CD, todas las canciones de un grupo..., porque podremos relacionar los datos de las dos tablas. Si en cada canción tuviéramos que escribir el título del CD al que perte- nece, trabajaríamos mucho, la base de datos sería muy grande y todo se ralen- tizaría, y además se producirían muchos errores, porque al repetir tantas veces el título de un CD seguro que no siempre lo escribiríamos exactamente igual. Para crear la relación entre las dos tablas: 1. Hacemos clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas o elegimos el menú Herramientas / Relaciones. 2. Nos aparece la ventana Relaciones con el cuadro de diálogo Mostrar tabla abierto para que seleccionemos las tablas que vamos a relacio- nar.
  15. 15. Manual de Access Escola Pia Página 16 3. Seleccionamos DATOS y hacemos clic en Agregar. Hacemos lo mismo en CANCIONES y cerramos el cuadro de diálogo. 4. Veremos que en la tabla DATOS el campo CODIGO está en negrita. Eso quiere decir que es el campo clave principal. Para crear la rela- ción arrastramos este campo hasta el campo coincidente de la otra tabla, hasta CODIGOCD. 5. Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Activamos la casilla de Exigir integridad referencial (Access se asegura que los registros son válidos y que no se modifican o eliminan datos de forma accidental), y las de Actualizar en cascada (para actualizar automá- ticamente los valores correspondientes en la tabla relacionada cuan- do se cambia un valor de la clave principal en la tabla principal) y Eliminar en cascada (para eliminar automáticamente los registros correspondientes en la tabla relacionada cuando se elimine un regis- tro de la tabla principal). Dicho de otra manera: si cambiamos el códi- go de un CD, en la tabla CANCIONES se actualiza automáticamente en cada uno de los registros en que aparece (es decir, en cada una de sus canciones). Y si eliminamos un CD, en la tabla CANCIONES se eliminan automáticamente todas sus canciones. En cualquier momento podemos agregar más tablas a las relaciones, haciendo clic en el bo- tón Mostrar tabla
  16. 16. Manual de Access Escola Pia Página 17 6. Hacemos clic en el botón Tipo de combinación y en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, seleccionamos la primera opción: Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas sean iguales (ésta es la opción por defecto, ya está activa- da). Aceptamos para cerrar este cuadro de diálogo. 7. Finalmente hacemos clic en el botón Crear para cerrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Hemos creado una relación uno a varios, que significa que un valor (el código del CD) aparece una vez en la tabla DATOS y varias veces en la tabla CANCIONES (una vez por cada canción). 8. Finalmente cerramos la ventana Relaciones. Nos preguntará si que- remos guardar los cambios. Decimos que sí. Extremo Uno de la relación Extremo Varios de la relación Si hacemos doble clic en la línea, podre- mos modificar la relación. Para quitar una relación, hace- mos clic en la lí- nea y pulsamos SUPR.
  17. 17. Manual de Access Escola Pia Página 18 Cuando se exige la integridad referencial, hay que tener en cuenta las siguientes reglas: • Cuando agregamos un registro a una tabla relacionada y especifica- mos un valor en algún campo coincidente, debe existir con anteriori- dad un registro que incluya este valor en la tabla principal. Esto es ló- gico: no podemos añadir canciones en la tabla CANCIONES de un CD que no exista en la tabla DATOS. • No es posible eliminar un registro de la tabla principal si en una tabla relacionada existen registros coincidentes. Es decir, no podremos eliminar un CD mientras tenga asignadas canciones en la tabla CANCIONES. Por eso activamos Eliminar en cascada: así al borrar un CD se borrarán automáticamente todas las canciones que tenía asignadas. Cerrad vuestra base de datos, MEDIA, y abrid MEDIATECA. En la tabla DATOS veréis que en cada registro hay un signo más. Al hacer clic en él vere- mos los registros coincidentes de la tabla CANCIONES.
  18. 18. Manual de Access Escola Pia Página 19 Cerrad MEDIATECA y volved a abrir ME- DIA. Vamos a acabar con las tablas. De las 4 tablas que necesitamos para la mediateca, ya sólo nos quedan por hacer dos. Son dos tablas que luego usaremos en los formularios para crear 2 listas deplegables, como la de la imagen. Tabla FORMATOS Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción FORMATO Texto 10 Para seleccionar el formato de una lista desplegable. Tabla CARACTERISTICAS Nombre de campo Tipo de campo Propiedades Descripción CARACTERISTICA Texto 20 Para seleccionar características de una lista desplegable. Bien, ya tenemos todas las tablas creadas:
  19. 19. Manual de Access Escola Pia Página 20 3. CONSULTAS Las consultas nos permiten realizar preguntas a la base de datos sobre los datos almacenados en las tablas. Las más utilizadas son las consultas de selección: con ellas podemos filtrar datos de las tablas, analizarlos, hacer cambios o ver datos de varias tablas. Cuando ejecutamos la consulta, Access nos responde mostrándonos los registros que coinciden con los criterios que hemos especificado. Para aprender a crear consultas, abrid la base de datos Mediateca. Es más fácil entender el funcionamiento si te- nemos datos. 3.1. Crear una nueva consulta de selección Para crear una nueva consulta hacemos clic en Con- sultas y luego en el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo que apa- rece elegimos Vista Diseño y hacemos clic en Aceptar. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar las tablas de donde obtendremos los datos en la consulta. En este ejemplo seleccionamos DATOS y hacemos clic en Agregar. Si fuéramos a coger datos de varias tablas relacio- nadas, aquí tendríamos que agregar todas las tablas necesarias.
  20. 20. Manual de Access Escola Pia Página 21 Bien, ya tenemos la ventana donde especificaremos los argumentos de la consulta. En la parte superior está(n) la(s) tabla(s) donde hemos de selec- cionar los campos que queremos que aparezcan en la consulta. En la parte in- ferior está la cuadrícula en la que colocaremos los campos seleccionados, el orden en que aparecerán y los criterios para filtrar los datos. Para seleccionar un campo hacemos clic en su nombre y lo arrastramos a la cuadrícula. Una vez seleccionados los campos, en Orden especificamos según qué campos se ordenará alfabéticamente; y en Criterios una expresión para filtrar la base de datos. En la imagen siguiente, vemos que hemos seleccionado sólo 4 campos: FORMATO, CODIGO, INT-AUT-DIR y TITULO. Hemos ordenado al- fabéticamente por FORMATO y después por INT-AUT-DIR. Y finalmente hemos especificado que sólo aparezcan los CDs. Cuadrícula Tabla de la que co- geremos los datos Hemos arrastrado 4 campos a la cuadrícula Criterio: sólo los CDs Orden: ascendente
  21. 21. Manual de Access Escola Pia Página 22 Ejecutamos la consulta para ver los resultados haciendo clic en el botón Ejecutar o en Vista Hoja de datos. Access nos muestra los resultados: Ejecutar Con este botón alternamos entre Vista Diseño a Vista Hoja de datos. Volvemos a Vista Diseño, cerramos y guardamos la consulta. La consul- ta estará siempre actualizada. Es decir, si me compro un nuevo CD y lo añado a las tablas, cuando ejecute la consulta, aparecerá en ella. Si en la consulta borro o modifico un registro, éste se borrará o modifica- rá en las tablas. Es decir, las consultas son algo virtual. Cuando guardamos una, lo único que guardamos son los argumentos. Siempre que ejecutemos la consulta, Ac- cess cogerá directamente de las tablas los datos que coincidan con los argu- mentos de la consulta. Una vez que tenemos creada la consulta, podemos quitar, añadir o mo- ver campos: - Para quitar un campo de la cuadrícula hacemos clic en el selector de columna (el ratón adopta la forma ) y pulsamos SUPR.
  22. 22. Manual de Access Escola Pia Página 23 - Para cambiar la posición de un campo en la cuadrícula, hacemos clic en el selector de columna para seleccionarlo, volvemos a hacer clic y sin soltar el ratón arrastramos hacia la derecha o la izquierda. - Para insertar un campo, lo arrastramos hasta la cuadrícula, hasta la posición en que queremos ponerlo, los demás se desplazarán para hacerle sitio. 3.2. Consulta de varias tablas relacionadas Por ejemplo: quiero un listado de las canciones de los Beatles. Los CDs y los grupos están en la tabla DATOS. Las canciones están en la tabla CAN- CIONES. El campo de unión es el código del CD. Para ello creamos una nueva consulta y agregamos las tablas DATOS y CANCIONES. Hemos bajado los campos INT-AUT- DIR (de la tabla DATOS) y CANCIÓN (de la tabla CANCIONES). Hemos filtrado para que sólo salgan los Beatles: hemos escrito bea- tles* en Criterios (Access lo cambia por Como “beatles*”). Finalmente hemos orde- nado alfabéticamente por CANCIÓN. Ejecu- tamos la consulta: Como las tablas están relaciona- das, nos aparece una línea que in- dica una relación uno a varios.
  23. 23. Manual de Access Escola Pia Página 24 3.3. Criterios Utilizamos criterios para limitar la consulta a ciertos registros. En la res- puesta sólo aparecerán los registros que cumplan dichos criterios. Los criterios se introducen, como vimos antes, en la fila Criterios. Pero el espacio que hay es muy reducido y a veces será incómodo para escribir expresiones largas. En estos casos utilizaremos el Zoom: cuando estemos en la fila Criterios pulsa- mos MAYÚS+F2 y se nos abrirá la ventana Zoom. Una vez escrita la expresión hacemos clic en Aceptar, la ventana Zoom se cerrará y la expresión quedará escrita en su sitio. Cuando escribimos un criterio de texto, lo podemos hacer de varias ma- neras. Por ejemplo, para que sólo aparezcan los vídeos: =”VÍDEO” = VÍDEO VÍDEO “VÍDEO” O sea que siempre utilizaremos la más fácil. Además se pueden utilizar mayúsculas y minúsculas indistintamente. Para buscar números sólo escribiremos el número, sin el punto de los miles ni el símbolo de moneda. Para las fechas también hay varias maneras: 23/11/2001 #23/11/2001# 23 Noviembre 2001 =#23/11/2001# =23/11/2001 23 Nov 2001 23-11-2001 23-Nov-2001 23/Nov/2001 23-Noviembre-2001 23/Noviembre/2001 Escribamos lo que escribamos, Access siempre lo cambiará por #23/11/2001#, por lo tanto no nos complicaremos la vida y siempre utilizaremos la forma más fácil: 23/11/2001.
  24. 24. Manual de Access Escola Pia Página 25 Ejemplos de expresiones >15000 Valores mayores de 15000. <500 Menor que 500. <=100 Menor o igual que 100. >=1000 Mayor o igual que 1000. <>0 Diferente de 0 Negado 0 Todos menos el 0. Entre 100 Y 500 Entre 100 y 500, ambos incluido. ?aso Palabras como “paso, vaso...” *ez Las que terminan en “ez”. T* Las que empiezan por “t”. Negado T* Todas menos las que empiezan por “t”. Granollers Los que viven en “Granollers”. Negado España Cualquier país menos “España”. Alemania O Francia Los que nacieron en “Alemania” o “Francia”. B* O A* Los que empiezan por “A” o por “B”. >=N Los que empiezan por una letra entre la “N” y la “Z”. En("Canadá", "Rusia") Los que viven en “Canadá” o “Rusia”. Nulo Los campos vacíos. Negado nulo Todos menos los vacíos. <=30/01/99 Fechas anteriores o iguales al 30 de Enero de 1999. */10/2000 Todo el mes de Octubre de 2000. */*/1998 Todo el año 1998. Fecha() La fecha de hoy. Entre Fecha() Y Fecha() –5 Los últimos cinco días. Entre 10/02/2000 y 10/03/2000 Entre el 10 de Febrero y el 10 de Marzo de 2000. 3.4. Varios criterios Hasta ahora hemos visto 1 criterio. Pero cuan- do estamos buscando datos o haciendo listados po- demos necesitar especificar varios criterios en dife- rentes campos o varios en el mismo campo. Si nos fijamos en la cuadrícula de la consulta, debajo de la palabra Criterios pone o. Es decir, en el mismo campo podemos poner varios criterios: busca- rá todos los registros que coincidan con uno o con los otros. La consulta de la imagen nos buscará todo lo que tenemos de Dire Straits o de Supertramp.
  25. 25. Manual de Access Escola Pia Página 26 También podemos poner varios criterios en diferentes campos. En este caso no es O, sino Y. Es decir, se han de cumplir las dos condiciones a la vez. Por ejemplo, en una base de datos de clientes, podemos especificar en el campo CIUDAD “Barcelona” y en el campo EDAD “>30”. Nos devolverá los clientes que viven en Barcelona y que a la vez tienen más de 30 años. En la consulta de la imagen nos devolverá lo que tenemos de Dire Straits y Supertramp en CD. Al especificar varios criterios se sigue la siguiente regla: • Horizontal: Y. Hay que cumplir los criterios a la vez. • Vertical: O. Hay que cumplir un criterio u otro. Vamos a hacer algunas prácticas con la base de datos MEDIATECA. Haced las prácticas y luego con las soluciones comprobáis si lo habéis hecho bien. He dicho después, no antes. Nada de copiar. 1. Cread una consulta de todos los CDs y vídeos musicales que compré en el año 2000 por orden cronológico. 2. Los libros que me costaron más de 1000 Pts. por orden alfabético. 3. Los CDs de los Beatles que me gustan mucho (es decir que en el campo CALIDAD he puesto que Sí) por orden alfabético de TÍTULO. 4. Los libros que tratan de Geografía por orden alfabético de autor. 5. Las películas de Francis F. Coppola o de Billy Wilder, por orden alfa- bético de director y título. 6. Las películas o los CDs a los que les he puesto la calificación más al- ta (5 estrellas). 7. Lo que tengo de los Beatles que no sea CD por orden alfabético de formato. 8. Los ítems en los que el campo CALIFICACIÓN está vacío.
  26. 26. Manual de Access Escola Pia Página 27 Soluciones:
  27. 27. Manual de Access Escola Pia Página 28 3.5. Campos calculados Podemos insertar en una consulta campos que efectúen cálculos con los valores de otros campos. Por ejemplo, en una base de datos de productos, en un campo podemos tener el precio almacenado, y en dos campos calculados, el IVA y el precio más el IVA. Para hacer referencia a otros campos en una expresión, ponemos el nombre entre corchetes, como vemos en la imagen anterior. Si queremos que el campo calculado tenga un nombre, antes de la expresión escribimos el nom- bre y dos puntos. Recordad que si es incómodo escribir estas expresiones en un sitio tan pequeño, podemos utilizar el zoom (MAYÚS+F2). También podemos crear campos calculados que sumen texto. Por ejem- plo, en una base de datos de clientes tenemos 3 campos: NOMBRE, APELLI- DO1, APELLIDO2. Pero cuando hacemos un mailing, en los sobres y en las cartas no queremos que salgan los 3 separados. Estéticamente queda muy mal. Para solucionar esto, en una consulta creamos un campo calculado que combine les tres campos y que incluso ponga una coma detrás del nombre y un espacio en blanco entre los apellidos. Para ello utilizamos el operador &. NOM: [NOMBRE] & ", " & [APELLIDO1] & " " & [APELLIDO2]
  28. 28. Manual de Access Escola Pia Página 29 3.6. Consultas de totales Las consultas de totales nos permiten realizar cálculos totales sobre cier- tos grupos de registros. Por ejemplo en la base de datos de una empresa, para calcular el precio medio de los productos, el precio total de los productos, que cuente cuántos clientes tenemos... Usando la base de datos MEDIATECA, podemos calcular cuántos CDs tengo de los Beatles, cuánto me gasté en CDs en el año 2000, el precio medio de los CDs... Para hacer una consulta de totales, cuando estamos en la ventana de la consulta, hemos de hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas. Nos aparecerá una fila más, Total, en la cuadrícula de la consulta. Vamos a explicarlo con un ejemplo. Quiero saber ¿Cuánto me gasté en CDs en el año 2000? y ¿Cuál fue el precio medio de los CDs? Como no vamos a actuar sobre todos los registros de la tabla, sino sólo sobre los CDS, hemos de agrupar por, para actuar sólo sobre determinados grupos de registros. Al diseñar la consulta, debemos especificar los campos que queremos usar para agrupar y los campos para los totales. En el ejemplo de la imagen anterior hemos agrupado por FORMATO con el criterio “CD”. Luego hemos calculado el total de PRECIO (suma) y el promedio de PRECIO. Finalmente hemos puesto una condición más: sólo en el año 2000, por ello hemos añadido una columna más en cuya fila Total hemos seleccionado Dón- de y hemos especificado el criterio “*/*/2000”, es decir sólo el año 2000. Cálculos que podemos hacer en la fila Total: Agrupar por Para seleccionar sobre qué grupo de regis- tros vamos a efectuar el cálculo. Suma El total de los valores de un campo. Promedio El promedio de los valores de un campo. Mín Máx El menor o el mayor valor de un campo. Cuenta El número de valores de un campo. Dónde Para especificar criterios.
  29. 29. Manual de Access Escola Pia Página 30 Ahora quiero saber ¿cuántos ítems tengo en cada formato de los Beatles?, es decir, cuántos CDs, cuántos LPs... Realizad la consulta y si no sale, mirad la solución. Sólo si no sale... Un último ejemplo. En la base de datos de la empresa, el jefe quiere sa- ber cuántos clientes tiene en cada ciudad. 3.7. Consultas de parámetros Si ejecutamos con frecuencia la misma consulta pero con criterios dife- rentes, en vez de crear una consulta para cada criterio, ahorraremos tiempo si creamos una consulta de parámetros, que es un tipo de consulta que antes de respondernos nos hace una pregunta. Lo que respondamos a esa pregunta, Access lo usará como criterio en la consulta. Por ejemplo, en la base de datos de una escuela, tenemos los campos NOMBRE y CLASE con los nombres y las clases a las que pertenecen los alumnos. Queremos crear listas de cada clase ordenadas alfabéticamente. En vez de crear una consulta para cada clase, hacemos una consulta de paráme- tros que antes de ejecutar la consulta nos hace una pregunta. Nosotros res- pondemos escribiendo la clase y Access, utilizando nuestra respuesta como criterio, nos devuelve la lista solamente de esa clase. Para hacer esto, en la fila Criterios del campo CLASE escribimos la pre- gunta que nos hará seguida de dos puntos y todo entre corchetes: De cada ciudad... ...cuenta el número total de clientes
  30. 30. Manual de Access Escola Pia Página 31 [ESCRIBE LA CLASE:] Cuando ejecutemos la consulta, nos dirá que escribamos la clase. Noso- tros escribimos “2C”. Access nos devuelve el listado de esa clase solamente. Vamos a hacer ahora un ejemplo basado en la base de datos Mediateca. Por ejemplo, quiero hacer un listado individualizado de cada director de cine con todas sus películas. Para no tener que hacer una consulta para cada direc- tor, que podrían llegar a ser infinitos, hacemos una consulta de parámetros en la que nos pida el nombre del director.
  31. 31. Manual de Access Escola Pia Página 32 Pero aquí se presenta un pequeño problema: hemos de escribir el nom- bre exacto del director. Y puede ocurrir que no lo sepamos con exactitud o que sea muy pesado tener que escribirlo cada vez. Podemos hacer que sólo haya que escribir el principio: Como [ESCRIBE EL DIRECTOR:] & "*" Que significa: a lo que escribamos añádele *, o sea cualquier cosa.
  32. 32. Manual de Access Escola Pia Página 33 3.8. Otros tipos de consultas (consultas de acción) Todas las consultas que hemos visto hasta ahora son de Selección, es decir seleccionan (= filtran) registros de la base de datos. Pero existen otros ti- pos de consultas. El icono en la lista de consultas es diferente en cada caso: Para crear cualquiera de estos tipos de consultas, cuando estamos en la ventana de la consulta, hemos ir al menú Consulta y seleccionar allí la que queremos. 3.8.1. Consultas de creación de tabla Sirven para crear una nueva tabla a partir de los resultados de la consul- ta. Cuando seleccionamos este tipo de consulta, nos pregunta el nombre de la tabla y si está en la base de datos activa.
  33. 33. Manual de Access Escola Pia Página 34 Una vez que hemos escrito el nombre y hemos hecho clic en Aceptar, preparamos la consulta como hemos visto antes: bajando campos a la cuadrí- cula, ordenando, especificando criterios... Cuando hemos acabado, la diferen- cia con las consultas de selección, es que cuando hagamos clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas, en vez de mostrarnos en pantalla el resultado, creará una nueva tabla. 3.8.2. Consultas de actualización Sirven para realizar cambios masivos a un grupo de registros. Por ejem- plo, en una base de datos de productos, podemos aumentar el campo PRECIO un 5% de golpe en todos los registros; o en una base de datos de empleados subir el sueldo a todos los empleados (subir, nunca bajar), etc. Cuando seleccionamos una consulta de este tipo en el menú Consulta, nos aparece la nueva fila Actualizar a. Aquí hemos de especificar el nuevo va- lor que tendrá el campo y debajo los criterios para indicar sobre qué grupo de registros se va a actuar. En el ejemplo de la imagen vamos a cambiar en el campo FORMATO de todos los registros la palabra “VÍDEO” por “VHS”. Cuando hagamos clic en Ejecu- tar se actualizarán los registros. Para subir el precio un 5% a todos los productos, multiplicamos el precio por 1,05, como vemos en la imagen. Recordad que para usar nombres de campos en las expresiones, hay que ponerlos entre corchetes. 3.8.3. Consultas de datos anexados Sirven para agregar un grupo de registros de una tabla al final de otra. Evidentemente los campos han de ser iguales. Sirven también para unir tablas. Por ejemplo, imaginemos que uno o varios empleados mandan al jefe por co- rreo electrónico la base de datos EMPLEADO que han creado en sus casas. Esta base de datos incluye una tabla llamada CLIENTES. El jefe tiene la base de datos general y quiere añadir todos los clientes que le mandan los emplea- dos a su tabla. Lo primero que tiene que hacer es importar la tabla a su base de datos. Para ello vamos al menú Archivo / Obtener datos externos / Importar. En el cuadro de diálogo Importar buscamos la base de datos en la carpeta donde la hayamos guardado desde el programa de correo electrónico.
  34. 34. Manual de Access Escola Pia Página 35 En nuestro ejemplo, la hemos guardado en Mis documentos. Cuando la encontremos, hacemos doble clic en su nombre. Nos aparece el cuadro de diálogo Importar objetos, donde selecciona- remos la tabla que queremos importar. En nuestro ejemplo, CLIENTES. Y hacemos clic en Aceptar. Como la tabla del empleado se llama igual que la del jefe, CLIENTES, Access renombra la que importa con el nombre CLIENTES1, para no sobrescribir la que hay. Si no se llamaran igual, esto no ocurriría. Bueno, ya tenemos las dos tablas en la misma base de datos. Ahora vamos a hacer la consulta de datos anexados. Creamos una nueva consulta en la que agregamos la tabla CLIENTES1. En el menú Consulta seleccionamos Consulta de datos anexados. En el cua- dro de diálogo Anexar que aparece escribimos el nombre de la tabla a la que vamos añadir los registros de la tabla CLIENTES1. Hacemos clic en Aceptar.
  35. 35. Manual de Access Escola Pia Página 36 Cuando bajemos los campos a la cuadrícula, automáticamente nos apa- recerá una nueva fila Anexar a donde ya aparecen los campos de la tabla des- tino. Cuando hagamos clic en el botón Ejecutar , los registros de una tabla se añadirán a la otra. Access nos avisará antes de hacerlo. Una vez juntas las dos tablas, borramos la tabla importada CLIENTES1. 3.8.4. Consultas de eliminación Sirven para borrar un grupo de registros de una tabla. Por ejemplo, para eliminar productos que ya no se fabrican. Vamos a ver un ejemplo en la base de datos Mediateca. Creamos una nueva consulta. En el menú Consulta seleccio- namos Consulta de eliminación. Nos aparece la nueva fila Eliminar, en la que pone Dónde. Debajo hemos de especificar los criterios. Por ejemplo, si es- cribimos “LP”, eliminaríamos todos los LPs. Siempre se eliminan registros ente- ros, no sólo los campos seleccionados.
  36. 36. Manual de Access Escola Pia Página 37 4. FORMULARIOS 4.1. Introducción Los formularios nos ofrecen la manera más cómoda y atractiva de intro- ducir, modificar o consultar los datos. Podemos presentar los datos con un di- seño atractivo, con diferentes tipos de letras y colores, gráficos... Cuando ten- gamos la base de datos acabada nunca utilizaremos las tablas para introducir o trabajar con los datos, siempre lo haremos desde formularios. En toda base de datos siempre habrá formularios para la entrada de da- tos, formularios para consultar o modificar datos y formularios (de panel de con- trol) para abrir otros formularios o para imprimir informes. Todos juntos forma- rán nuestro programa. Sin saber programar, podremos llegar a construirnos un programa a nuestra medida, y que funcione como un programa independiente (sin que se note la presencia de Access). Los formularios presentan los datos que toman de un origen, una tabla o una consulta. Casi siempre utilizaremos una consulta, para que el formulario presente los datos en el orden que queremos. Los únicos formularios que no necesitan origen de datos son los formularios de panel de control. Los datos se almacenan en las tablas. Todo lo demás (gráficos, líneas, textos descriptivos, colores...) se almacena en el diseño del formulario. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados controles. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es el cuadro de texto. Los cuadros de texto se utilizan para introducir datos en las tablas o para mostrarnos sus datos. Aunque Access lleva incorporados asistentes para la creación de for- mularios, aquí vamos a intentar aprender a crear formularios sin asistentes. Porque si dejamos que Access lo haga todo, realmente no aprendemos nada. Vamos a ir creando los formularios de la base de datos. Para ir constru- yendo el programa utilizaremos la base de datos que tenemos a medias, ME- DIA. Cuando tengáis dudas de cómo hacer algo o queráis ver cómo están hechos, abrid la base de datos que os adjunto, MEDIATECA. Crearemos primero los formularios para entrar y ver los datos de las ta- blas. Después crearemos el panel de control, que es el que usaremos para abrir los demás e imprimir los informes. Cuando está acabado el programa, el panel de control es el primer formulario que hay que abrir para empezar a tra- bajar. Lo configuraremos para que se abra automáticamente al abrir la base de datos. Antes de ir creando uno por uno los formularios de la base de datos MEDIA, aprenderemos los conceptos y procedimientos básicos.
  37. 37. Manual de Access Escola Pia Página 38 4.2. Conceptos básicos 4.2.1. Crear un formulario nuevo 1. Hacemos clic en Formularios y después en el botón Nuevo. 2. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, hacemos clic en Vista Dise- ño, y en la parte inferior seleccionamos la tabla o consulta origen de da- tos. Esto es importante. Los únicos formularios que no necesitan origen de datos son los de panel de control. Hacemos clic en Aceptar. 3. Nos aparece el formulario vacío en Vista Diseño y 3 ventanas muy im- portantes en primer plano: la lista de campos, las propiedades y el cuadro de herramientas. Y la hoja del formulario vacía detrás. Propiedades Cuadro de herramientas Lista de campos
  38. 38. Manual de Access Escola Pia Página 39 Si no están visibles, estas tres ventanas se activan con los botones de la barra de herramientas: 4.2.2. Tamaño y secciones (encabezado, detalle y pie) Lo primero que haremos será ajustar el tamaño de la hoja arrastrando la esquina. Ahora no pretenderemos ajustar el tamaño definitivo, sino simplemente hacerlo un poco más grande, porque la hoja inicial es muy pequeña. Para el tamaño de los formularios de nuestro programa hemos de pensar en la resolu- ción de Windows que usamos. Si estamos haciendo una base de datos para una empresa, hay que pensar en la resolución de los monitores de los ordena- dores. Hoy día prácticamente todos los monitores y tarjetas de vídeo aceptan altas resoluciones. Aquí vamos a crear un programa para una resolución de 800x600. A continuación le pondremos un encabezado y un pie. Para ello vamos al menú Ver / Encabezado o pie de formulario. Veremos la hoja dividida en 3 partes: encabezado, detalle y pie. En el 1º pondremos el título y los botones de comando que creemos (para abrir otros formularios, imprimir...), la fecha, la hora... En el detalle colocaremos los campos procedentes de la tabla o consulta origen de datos. En el pie más botones de comando (para cerrar el formulario, para salir de Access...).
  39. 39. Manual de Access Escola Pia Página 40 Podemos cambiar el tamaño de una sección haciendo clic en la línea de división y arrastrándola. 4.2.3. Controles Toda la información de un formulario está contenida en controles, que son objetos que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los hay de 3 tipos: Controles dependientes Dependen de campos existentes en una tabla o consulta, y nos permiten introducir, ver o modificar datos en los campos. Controles independientes Muestran información que sólo está almacenada en el diseño del formulario: rectángulos, textos descriptivos, líneas, imá- genes... Controles calculados Su origen de datos es una expresión (combinación de opera- dores, nombres de controles, nombres de campos, funciones y valores constantes). Por ejemplo, =[Precio]*0,75. En este control nos aparecerá el valor del campo Precio con un 25% de descuento. 4.2.4. La lista de campos Ahora ya podemos agregar controles dependientes al formulario que es- tamos creando. Si no está visible, activamos la lista de campos. Selecciona- mos en ella los campos que queremos y los arrastramos a la sección Detalle del formulario. Podemos seleccionar varios campos para arrastrarlos todos juntos hasta el formulario: Línea de división
  40. 40. Manual de Access Escola Pia Página 41 • Para seleccionar varios seguidos, hacemos clic en el primero, pulsa- mos MAYÚS y hacemos clic en el último. • Para seleccionar varios no seguidos, hacemos clic en el primero, y mantenemos pulsada CTRL, mientras hacemos clic en los demás. • Para seleccionar todos los campos, hacemos doble clic en la barra de título de la lista de campos. Una vez seleccionados, los arrastramos hasta la posición deseada en la sección Detalle del formulario. Access creará un cuadro de texto para cada campo y una etiqueta adjunta. Para ir viendo cómo nos va quedando, vamos a la Vista Formulario haciendo clic en el primer botón de la barra de herramientas. Volvemos a la Vista Diseño. Ahora toca colocar, alinear, ajustar el tama- ño, cambiar los colores, los tipos de letras..., pero para ello hay que conocer las técnicas de seleccionar controles, Para que nuestras acciones se apliquen a varios controles a la vez y no tengamos que ir de uno en uno.
  41. 41. Manual de Access Escola Pia Página 42 4.2.5. Seleccionar controles Para seleccionar un control, hacemos clic en él. Aparecerá rodeado de unos cuadros negros, que son controladores de movimiento y controladores de tamaño. Para seleccionar varios controles seguidos, hacemos clic en un sitio en blanco al lado del primero y arrastramos hasta tocar a todos los que queremos seleccionar. Para seleccionar varios controles no seguidos, hacemos clic en el prime- ro, y después hacemos clic en los demás mientras mantenemos pulsada la te- cla MAYÚS. El cuadro de texto y la etiqueta se seleccionan independientemente, es decir son 2 objetos independientes, seleccionamos uno u otro, o los dos, según en cuál queramos actuar. Y con MAYÚS podemos seleccionar los dos a la vez. Seleccionada la etiqueta Seleccionado el cuadro de texto Los dos seleccionados Controlador de movimiento Etiqueta Cuadro de texto Controlador de tamaño
  42. 42. Manual de Access Escola Pia Página 43 4.2.6. Mover y cambiar el tamaño de los controles Cuando colocamos el ratón sobre un control, el ratón adopta diferentes formas: • Una mano abierta: si colocamos el ratón encima del borde de un con- trol seleccionado, adopta la forma de una mano abierta. Si hacemos clic y, sin soltar, arrastramos, se mueve todo: el cuadro de texto y la etiqueta. • Un dedo: si colocamos el ratón encima de un controlador de movi- miento, adopta la forma de una mano cerrada con el dedo índice apuntando al controlador. Si hacemos clic y, sin soltar, arrastramos, se mueve sólo uno de los dos, sólo el cuadro de texto o sólo la eti- queta. • Dos flechas: para cambiar el tamaño arrastramos un controlador de tamaño. • Un palo fino: si hacemos clic cuando adopta esta forma, podemos es- cribir dentro. Esto lo podemos hacer en la etiqueta, pero no debemos hacerlo en los cuadros de texto que dependan de un campo de una tabla. Si cambiamos el nombre del campo origen de datos, daría un error, al no encontrar en la tabla un campo con ese nombre. En cam- bio en las etiquetas podemos hacer lo que queramos, porque son tex- tos meramente descriptivos o decorativos. 4.2.7. Quitar controles del formulario Los seleccionamos y pulsamos SUPR. Esto no significa que eliminemos los campos, sino que no aparecerán en ese formulario. Podemos volver a agregarlos en cualquier momento.
  43. 43. Manual de Access Escola Pia Página 44 4.2.8. Alinear, ajustar y espaciar controles Cuando estamos diseñando un formulario, tenemos que saber alinear controles, hacer que todos tengan el mismo tamaño, que entre ellos haya la misma separación vertical u horizontal... Cuando creamos una base de datos, además del contenido, también hay que pensar en la forma, sobre todo si la hacemos para otras personas. Tenemos que elegir colores suaves que no da- ñen la vista a las personas que se pasen mucho tiempo trabajando delante del programa, que se vea y lea bien y no haya que esforzarse para hacerlo, que los controles estén bien colocados, siempre de la misma forma, etc. Para alinear controles, primero colocamos uno en la posición que queremos usar como modelo. La posición de éste será la que adopten los demás. Luego los seleccionamos todos y elegimos una de las opciones en el menú Formato / Alinear. Para ajustar el tamaño de los controles de unos con respecto a otros, los seleccionamos y selec- cionamos una de las opciones del menú Formato / Tamaño. En la imagen vemos cómo ahora todas las etiquetas son igual de anchas. Hemos seleccionado las eti- quetas. Después la hemos alineado todas a la izquier- da, según la posición de la primera.
  44. 44. Manual de Access Escola Pia Página 45 Para separar controles uni- formemente, los seleccionamos y vamos al menú Formato / Espa- cio horizontal o Espacio vertical. En la imagen hemos igualado el espaciado vertical. 4.2.9. Formato de los controles y del formulario Con la barra de herramientas Formato podemos cambiar los colores de los controles, el tipo de letra... de los controles o de partes del formulario (el encabezado, el detalle o el pie). Para seleccionar una sección simplemente hacemos clic en una parte libre de ella. Color de fondo o de relleno Color de fuente o de primer plano Color de borde o de línea Tipo y tama- ño de letra Negrita Cursiva Subrayado Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha Color de fondo o de relleno Color de fuente o de primer plano Color de borde o de línea Ancho de borde o de línea Efecto especial Últimos colores utilizados
  45. 45. Manual de Access Escola Pia Página 46 Ancho de borde o de línea Efecto especial incluye 6 efectos: - Sin relieve - Con relieve - Bajo relieve - Grabado - Sombreado - Cincelado 4.2.10. Las propiedades Las propiedades de un objeto determinan su estructura y apariencia, así como las características del texto o datos que contienen. Todos los objetos de un formulario (los controles, el encabezado, el detalle, el pie y el propio formu- lario) tienen una hoja de propiedades. Esta hoja es muy importante. Iremos a ella en muchas ocasiones. Para acceder a la hoja de propiedades de un objeto hacemos doble clic en él o hacemos un clic en él y después en el botón Propiedades de la barra de herramientas . O también clic con el botón derecho en el objeto y des- pués seleccionamos Propiedades. Las propiedades son muy útiles y las hemos de utilizar a menudo. Nos permiten elegir entre diferentes estilos para el texto, la altura, la anchura del control, tamaño de la fuente, asignar macros a eventos... Es decir, las propie- dades afectan al comportamiento y apariencia del objeto seleccionado, de una sección del formulario o del formulario entero.. Para acceder a las propiedades de todo el formula- rio, hacemos doble clic en el cuadro donde se juntan las dos reglas, en el selector de formularios. Propiedades hay muchísimas y no podemos enumerarlas todas. Las iremos viendo a medida que las vayamos necesitando cuando creemos los for- mularios de la base de datos Mediateca.
  46. 46. Manual de Access Escola Pia Página 47 4.2.11. El cuadro de herramientas Hasta ahora todos los controles que hemos creado eran cuadros de texto. Con la caja de herramientas podemos crear otros tipos de con- troles. Seleccionar objetos Asistentes para controles Etiqueta Cuadro de texto Grupo de opciones Botón de alternar Botón de opción Casilla de verificación Cuadro combinado Cuadro de lista Botón de comando Imagen Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente Salto de página Control ficha Subformulario / Subinforme Línea Rectángulo Access ofrece una extensa variedad de controles para que podamos usar los formularios de la forma más sencilla, práctica y atractiva posible. Por ejemplo, cuando estemos usando el programa Mediateca, si en lugar de escri- bir un texto, lo elegimos de una lista desplegable, entraremos más rápidamente los datos y con mayor seguridad, pues nos estaremos asegurando que los da- tos sean entrados siempre de la misma manera. Así será más fácil localizarlos. Un ejemplo: imaginad una base de datos mediateca mal hecha, en la que en el campo FORMATO dejáramos que se escribiera cualquier cosa. El usuario (o quizás los diferentes usuarios) de la base de datos unas veces es- cribirían CD, otras COMPACT DISC, CD-AUDIO, etc. ¿Cómo haríamos para saber los CDs que tenemos? En cambio, si hacemos que ese campo sea una lista desplegable en el que obligatoriamente hay que elegir un elemento de la lista, el usuario introducirá los datos siempre de la misma manera y más rápido. Antes de empezar nos aseguraremos que esté activado el botón Asistentes para controles del cuadro de herramientas. Es muy útil pues cada vez que vayamos a crear un control, nos saldrá un asistente que nos irá guiando. 4.2.11.1. Etiquetas Para introducir texto: textos descriptivos, instrucciones, adornos... Sim- plemente hacemos clic en esta herramienta y luego en el lugar del formulario donde queremos escribir. Al acabar de escribir, pulsamos ENTER. Luego la podemos mover, aplicarle formato... como vimos antes.
  47. 47. Manual de Access Escola Pia Página 48 4.2.11.2. Cuadros de texto y cuadros calculados Antes ya vimos cuadros de textos que dependían de los campos de una tabla. También podemos hacer cuadros de texto independientes, por ejemplo para mostrar los resultados de un cálculo. En este control usaremos una expresión como origen del control. Después, cada vez que abramos el formulario, Access recalculará el valor y mostrará los datos más actualizados. Otra forma de mostrar un valor calculado es crear una consulta que in- cluya un campo calculado, como vimos en capítulo anterior, y basar en ella el formulario. Para crear un campo calculado: 1. Hacemos clic en la herramienta Cuadro de texto. 2. Después en el punto del formulario donde queremos colocarlo. 3. Access creará un cuadro de texto independiente, con su etiqueta. 4. Situamos el ratón encima del cuadro de texto y cuando adopta la forma de una palo fino, hacemos clic y escribimos el signo = y una expresión. Por ejemplo, para que aparezca la fecha actual (la fecha del día), escribi- remos: =FECHA(). Para la fecha y la hora actuales: =AHORA(). Para realizar cálculos que afecten a otros campos, ponemos el nombre del campo entre corchetes: =[PRECIO]*[CANTIDAD]. Para sumar todos los valores de un campo de todos los registros: =SUMA([PRECIO]). Para sumar los valores de un campo calculado, usamos la expresión como parámetros de la función =SUMA(). Si el campo calculado es =[PRECIO]*1,16 (añadirle el IVA), para la suma total de todos los valores del campo calculado de todos los registros: =SUMA([PRECIO]*1,16).
  48. 48. Manual de Access Escola Pia Página 49 4.2.11.3. Elementos de diseño: rectángulos y líneas Para dibujar un rectángulo hacemos clic en esta herramienta y luego en el formulario en el lugar donde queremos colocar el ángulo superior iz- quierdo del rectángulo. Luego podemos aplicarle formato. Para dibujar una línea, hacemos clic en esta herramienta y luego en el lugar donde queremos situar un extremo y arrastramos. Si mantenemos pulsada MAYÚS mientras arrastramos, dibujaremos líneas rectas, horizontales o verticales, perfectas. Luego podemos aplicarle formato. 4.2.11.4. Botones de comando Se utilizan para ejecutar una acción o un conjunto de acciones (macros). Por ejemplo, para navegar por los registros, para buscar datos, para abrir otros formularios, para imprimir informes, para ejecutar macros... Para crear un botón de comando: 1. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 2. Hacemos clic en la herramienta Botón de comando. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde queremos colocarlo (normalmente en el pie o en el encabezado). El ratón adopta la forma de un botón con el signo +. 4. Access mostrará el primer cuadro de diálogo del asistente. Seguimos sus instrucciones. Para pasar de un cuadro de diálogo a otro pulsa- mos en el botón Siguiente. En el último hacemos clic en Finalizar. 5. En la columna Categorías seleccionamos el tipo de acción que que- remos que ejecute el botón. En Acciones vemos las diferentes ac- ciones de cada categoría. Seleccionamos la que queremos y hace- mos clic en Siguiente. Por ejemplo, vamos a hacer un botón para cerrar el formulario. En Categorías seleccionamos Operaciones con formularios y en Acciones elegimos Cerrar formulario.
  49. 49. Manual de Access Escola Pia Página 50 6. En el cuadro de diálogo siguiente, podemos elegir un texto para el botón o bien un icono. Access nos ofrece alguno. Si lo aceptamos, hacemos clic en Finalizar y ya tenemos el botón. Si queremos elegir otro icono, activamos la casilla de Mostrar todas las imágenes. En la lista aparecerán todas las imágenes disponibles. Seleccionamos la que más nos guste o más se ajuste a la acción del botón. Aquí elegi- mos una ca- tegoría de acciones... ... y aquí una acción. Y hacemos clic en Siguiente. Escribimos un tex- to para el icono. O elegimos un icono. Para elegir otros iconos.
  50. 50. Manual de Access Escola Pia Página 51 7. Ya tenemos el botón creado. Para probarlo, vamos a Vista Formulario. No olvidemos ir guardando los cam- bios en el formulario que estamos creando. Hay muchas acciones que podemos asignarle a un botón. Vamos echar una ojeada a todas las posibles, para que cuando las necesitemos, sepamos que existen.
  51. 51. Manual de Access Escola Pia Página 52
  52. 52. Manual de Access Escola Pia Página 53 Aparte de estas acciones, a un botón de comando podemos asignarle cualquier acción o conjunto de acciones mediante una macro (conjunto de ac- ciones): 1. Hemos de crear un botón sin el asistente. Antes de crear el botón desactivaremos el asistente para controles. 2. Hacemos clic en el Botón de comando del cuadro de herramientas. Y después en el formulario. Nos crea el botón y no hace nada más. 3. Vamos a las propiedades del botón (doble clic en él). Buscamos el evento Al hacer clic y hacemos clic en él. Un evento es algo que ocurre. Al asignarle una macro a un evento, lo que le estamos dicien- do a Access es: cuando ocurra eso, haz esto. “Eso” es el evento, “es- to” es la macro. 4. Si tuviéramos la macro ya creada, la seleccionaríamos de la lista desplegable. Como no la tenemos, tenemos que crearla. Para ello hacemos clic en el botón Generar (pequeño botón con 3 puntos que aparece al lado). 5. Nos aparece el cuadro de diálogo Elegir generador, donde seleccio- namos Generador de macros y hacemos clic en Aceptar. 6. Bueno, vamos a hacer nuestra primera macro. Nos aparece la venta- na de macros. Lo primero que nos pide es que la guardemos. Escri- bimos un nombre, por ejemplo MIBOTON1, y aceptamos.
  53. 53. Manual de Access Escola Pia Página 54 7. En la columna Acción hemos de ir seleccionado las acciones que queremos que se ejecuten en la macro. Cada línea es una acción. Cada acción tiene en la parte de abajo los argumentos. Por ejemplo, vamos a crear una macro con 2 acciones: que abra un formulario y que al abrirse el cursor vaya directamente a un control. En las dos imágenes siguientes, vemos los argumentos de cada ac- ción. La primera abre el formulario Ver datos y la segunda va al con- trol CODIGO.
  54. 54. Manual de Access Escola Pia Página 55 8. Cerramos la ventana de macros. Guardamos los cambios al salir. Ve- remos que la macro MIBOTON1 está asignada al evento Al hacer clic. Cuando estemos usando este formulario y hagamos clic en este botón, se ejecutarán las dos acciones una detrás de otra. 4.2.11.5. Cuadros combinados y Cuadros de lista Una lista desplegable (técnicamente un cuadro combinado) es un control con una lista de valores entre los que podemos elegir uno. Son muy útiles para acelerar la entrada de datos y para asegurarnos que los datos se introducen siempre de la misma manera. Por ejemplo, en la base de datos Mediateca, vamos a hacer una lista desplegable para elegir el formato. Antes habremos creado una tabla en la que entra- remos los valores que queremos que aparezcan en la lis- ta desplegable. En capítulo dedicado a las tablas, ya creamos la tabla FORMATOS Ahora vamos a crear una consulta para que los valores de la tabla FORMATOS aparezcan siempre por orden alfabético. Creamos la consulta FORMATOS OR- DENADOS que vemos en la imagen. Ya tenemos la tabla y la consulta creadas. Vamos ahora al diseño del formulario: 1. Nos aseguramos que el asistente para controles esté activado. 2. Hacemos clic en el botón Cuadro combinado de la caja de herramientas. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde queremos colocar la lista. 4. Nos aparecerá el primer cuadro de diálogo del asistente. Por defecto, está seleccionado Quiero que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. Es lo que queremos. Hacemos clic en Siguiente.
  55. 55. Manual de Access Escola Pia Página 56 5. En el siguiente cuadro, hacemos clic en Consultas y en la consulta origen de los datos de la lista desplegable, en este caso FORMATOS ORDENADOS. Hacemos clic en Siguiente. 6. En el siguiente cuadro hemos de elegir el campo que tiene los datos. Sólo tenemos uno. Hacemos clic en su nombre y en . Siguiente. 7. En el siguiente cuadro de diálogo, ajustamos el ancho de la columna arrastrando el borde del encabezado de columna.
  56. 56. Manual de Access Escola Pia Página 57 8. Ahora viene la parte más importante. Le hemos de decir a Access qué tiene que hacer con él cuando seleccionemos un valor de la lista. Le hemos de decir que lo almacene en el campo FORMATO. Es de- cir que cuando hagamos clic en la lista y seleccionemos, por ejemplo VÍDEO, es como si en ese cuadro hubiéramos escrito manualmente la palabra VÍDEO. Siguiente. 9. Finalmente, le ponemos una etiqueta y hacemos clic en Finalizar. Ahora podemos ir a Vista Formulario para ver si funciona.
  57. 57. Manual de Access Escola Pia Página 58 Este control se llama Cuadro combinado porque combina dos controles en uno: es un cuadro de texto y un cuadro de lista. Es decir, cuando estamos introduciendo datos podemos escribir el texto que queramos o elegir un valor de la lista. En las propiedades podemos evitar que se pueda escribir, estableciendo la propiedad Limitar a lista Sí. De esta manera, en este campo es obligatorio elegir un valor de la lista. También podemos cambiar en las propiedades el número de valores que se ven por defecto al desplegar la lista. Por defecto, 8. Muy similar es el Cuadro de lista. La diferencia es que aquí estamos obligados a escoger un valor del cuadro, no podemos escribir nada. Y tam- poco se despliega, sino que está fijo. Si no es lo suficientemente grande para mostrar todos los valores, hay una barra de desplazamiento vertical. Para crearlo es exactamente el mismo procedimiento que para el cuadro combinado. Cuando estemos trabajando en el formulario entrando datos, en este campo sólo hemos de hacer clic en un valor. En la imagen vemos el mismo campo, FORMATO, primero en un cuadro de lista y después de un cuadro combinado. 4.2.11.6. Botones de opción, de alternar y casillas de verificación Si tenemos un campo Sí/No, como el campo CALIDAD de la base de da- tos Mediateca, podemos utilizar cualquiera de estos tres tipos de controles.
  58. 58. Manual de Access Escola Pia Página 59 Modificaremos la etiqueta para que ponga ¿Me gusta?. Cuando este- mos introduciendo datos en el formulario, para introducir Sí sólo hay que hacer clic en el botón o casilla. Si no hay nada es que No. No me gusta Sí me gusta Para crear uno de estos tres controles: 1. Hacemos clic en uno de los tres botones en el cuadro de herramientas. 2. Arrastramos el campo de la lista de campos al formulario. Es importante hacerlo exactamente así, porque si lo hacemos de otra manera el control no quedará asociado al campo, será un control independiente de las tablas. 4.2.11.7. Grupos de opciones Sirven para elegir una opción y sólo una entre varias. Por ejemplo, en una empresa de envío de paquetes, para indicar si hay que enviar el paquete en coche, por avión o en barco. Es muy útil porque nos ahorra escribir y estéticamente queda muy bien. Sirve para aquellos casos en que el grupo de alternativas es cerrado, es decir que no hay más de las que se ven en el grupo. Este control consta de un marco de grupo que contiene un conjunto de casillas de verificación, de botones de opción o de alternar. El marco dispone de una etiqueta adjunta. Vamos a hacer el ejemplo de la base de datos Media- teca, donde hemos creado un grupo de opción para valorar los ítems de nues- tra colección. Si una película nos ha gustado mucho le pondremos 5 estrellas, si no una. El campo donde se almacenará la opción que escojamos ha de ser nu- mérico. En la tabla DATOS ya creamos un campo CALIFICACION numérico con este fin. Ha de ser numérico porque sólo se almacenan números. En el ejemplo de los paquetes, si elegimos En coche se almacenará un 1, etc. En el ejemplo de la mediateca, si le ponemos 1 estrella se almacenará un 1; si le po- nemos 5 estrellas se almacenará un 5, etc.
  59. 59. Manual de Access Escola Pia Página 60 Para crear un grupo de opciones: 1. Nos aseguramos que el asistente de controles esté activo. 2. Hacemos clic en el botón Grupo de opciones del cuadro de herramientas. 3. Hacemos clic en el lugar del formulario donde lo queremos colocar. 4. Nos aparece el primer cuadro de diálogo donde hemos de escribir el nombre que tendrán las etiquetas de cada opción. Siguiendo con el ejemplo de la mediateca, escribimos desde un asterisco hasta cinco (representan las estrellas). Hacemos clic en Siguiente. 5. En el siguiente cuadro hemos de decir si queremos una opción pre- determinada o no. Decimos que no. Siguiente. 6. En el siguiente cuadro, nos sugiere los valores que se almacenarán en el campo numérico con cada opción. Podemos modificarlos. Los dejamos tal cual y Siguiente.
  60. 60. Manual de Access Escola Pia Página 61 7. En el siguiente cuadro hemos de indicarle que el valor se almacene en el campo CALIFICACIÓN. Siguiente. 8. En el siguiente hemos de elegir el tipo y el estilo. Elegimos Botones de alternar y Sobre relieve. Siguiente.
  61. 61. Manual de Access Escola Pia Página 62 9. En el último cuadro de diálogo le ponemos un título y hacemos clic en Finalizar. Ahora ya podemos ir a Vista Formulario para probarlo. En la imagen ve- mos el ítem calificado con 2 estrellas. 4.2.11.8. Controles ficha Sirven para crear formularios de varias páginas, que funcionan igual que un cuadro de diálogo con varias pestañas. Al hacer clic en cada pestaña vamos pasando de una hoja a otra. Por ejemplo, el panel de control de la base de da- tos Mediateca. Hemos creado varias hojas: la principal, datos, imprimir y man- tenimiento. Luego hemos tratado a cada una como formularios independientes. Para crear un control ficha hacemos clic en el botón Control ficha del cuadro de herramientas y hacemos clic en un lugar del formulario. Nos creará un pequeño control ficha de 2 páginas. Podemos hacerlo más grande arrastrando los controladores de tamaño.
  62. 62. Manual de Access Escola Pia Página 63 Haciendo clic en él con el botón derecho del ratón accedemos al menú contextual, con el que podemos insertar más páginas, eliminar la página selec- cionada o cambiar el orden de las páginas. En las propiedades de cada hoja (doble clic en el nombre de la hoja) po- demos cambiarle el nombre a las páginas. En las propiedades del control ficha (doble clic al lado del nombre de la última hoja) podemos cambiar la fuente, tamaño y estilo (ficha o botones) de los nombres de las páginas. Doble clic aquí para las propiedades del control. Doble clic aquí para las propiedades de la hoja.
  63. 63. Manual de Access Escola Pia Página 64 4.2.12. Orden de tabulación Al igual que en todos los programas de Windows y en el propio Win- dows, cuando estamos trabajando en un formulario, para pasar de un campo a otro se usa TAB, el tabulador. Cuando creamos un formulario, Access va dan- do a cada control un orden de tabulación. Lo va asignando en el orden en que bajamos los campos de la lista de campos al formulario. Pero si movemos con- troles, hacemos cambios... seguro que al final no es el orden correcto. Al acabar un formulario, siempre hay que asegurarse que el orden de ta- bulación es el adecuado. Para ello vamos al menú Ver / Orden de tabulación. En la sección Detalle nos aparecen los controles en el orden en que es- tán. Para cambiarlo, seleccionamos la fila haciendo clic en el selector de fila (o clic y arrastrar para seleccionar varias). Una vez seleccionada(s), volvemos a hacer clic y, sin soltar, la(s) arrastramos a su nueva posición. También podemos probar con el botón Orden automático. Access in- tentará poner el orden de tabulación que él cree que es el correcto. Coloca los campos empezando por los que están en la parte superior del formulario y va bajando. En las propiedades de los controles, hay dos propiedades llamadas Pun- to de tabulación e Índice de tabulación. La primera sirve para indicar si que- remos que el cursor pase por el control cuando vamos pulsando TAB o no. Es decir, puede que nos interese que en el formulario haya un campo visible, pero no nos interesa pasar por él (o incluso bloquearlo para que no se pueda bo- rrar). El índice marca el orden de tabulación. Si en las propiedades de un control, ponemos Bloqueado Sí y Punto de tabulación No, ni pasamos por él al navegar por los registros ni si puede bo- rrar o modificar su contenido. Un ejemplo lo tenemos en el formulario Ver da- tos de la base de datos Mediateca. El control CODIGO está bloqueado y no es punto de tabulación. Este campo es muy importante, porque es el que estable- Clic aquí para seleccionar la fila.
  64. 64. Manual de Access Escola Pia Página 65 ce la relación entre las tablas DATOS y CANCIONES, por eso lo hemos blo- queado, para evitar que se puede cambiar en un despiste. 4.2.13. Imágenes y Objetos OLE 4.2.13.1. Introducción Access nos permite crear atractivos formularios que incluyan ilustracio- nes, imágenes, fotos, gráficos u otros objetos procedentes de otros programas Windows. Además, como los programas Windows soportan OLE (Vinculación e incrustación de objetos) podemos modificar estos objetos directamente desde Access: haciendo doble clic en ellos se abre el objeto en su programa donde podemos hacer las modificaciones que consideremos oportunas. Podemos insertar objetos OLE de dos maneras: • En un Marco de objeto dependiente: para mostrar objetos almace- nados en un campo de la tabla. Ha de ser un campo de tipo Objeto OLE. Por ejemplo, en la base de datos Mediateca, en la tabla DATOS tenemos el campo PORTADA, que vamos a usar para guardar una imagen de la portada de los CDs. En cada registro habrá una imagen diferente (o ninguna). Estas imágenes se insertan cuando estamos trabajando en el formulario, cuando estamos introduciendo datos. Las imágenes son un dato más en el registro. • En un Marco de objeto independiente: el objeto OLE no se alma- cena en ninguna tabla. Lo usaremos para logotipos, imágenes de- corativas... Este objeto permanecerá fijo en el formulario cuando es- temos trabajando en él o navegando por todos los registros. Los objetos insertados en un formulario, tanto los dependientes como los independientes, pueden ser vinculados o incrustados: • Incrustados: Access almacena una copia del objeto en la base de da- tos. Podemos modificar el objeto desde Access haciendo doble clic en él, pero las modificaciones sólo afectarán al objeto incrustado, no al archivo que contenía el objeto original.
  65. 65. Manual de Access Escola Pia Página 66 • Vinculados: podemos ver y modificar un objeto vinculado desde Ac- cess, pero las modificaciones se guardarán en el archivo del objeto. Es decir, si incrustamos una imagen, lo que hacemos es insertar una co- pia de la imagen en la base de datos, que pierde toda relación con el archivo que tenía la imagen. En cambio, si vinculamos, lo que hacemos es tender un atajo al archivo del objeto. Vincularemos o incrustaremos según nuestros intereses. Incrustar tiene la ventaja de que nos podemos olvidar de los archivos que hemos incrustado, porque ya los tenemos guardados en la base de datos. Si trasladamos la base de datos no tenemos por qué llevar con ella los archivos que contenían las imágenes que hemos incrustado. Tiene el inconveniente de que el archivo se hace muy grande. Aunque vinculando también aumenta mucho de tamaño. 4.2.13.2. Marco de objeto independiente Para insertar un marco de objeto independiente: 1. Sólo podemos hacerlo en Vista Diseño del formulario. Vamos a colo- car una imagen que permanecerá siempre fija en el formulario cuan- do nos desplacemos por los registros cuando estemos trabajando en un formulario. Por ejemplo, vamos a insertar en el encabezado el lo- go de la escuela. 2. Hacemos clic en el botón Marco de objeto independiente en el cuadro de herramientas. 3. Hacemos clic en la parte del encabezado del formulario donde que- remos colocarlo. 4. Nos aparece el cuadro de diálogo Insertar objeto, donde podemos crear uno nuevo o buscar un archivo existente. Hacemos clic en Crear desde archivo y con el botón Examinar lo buscamos en la carpeta donde esté guardado.
  66. 66. Manual de Access Escola Pia Página 67 5. Activamos la casilla Vincular para vincular el archivo o no para in- crustarlo. 6. Finalmente hacemos clic en Aceptar. Nos aparecerá el logo en el encabezado dentro del marco. Arrastramos los controladores de ta- maño para darle al marco el tamaño deseado. 7. Veremos que la imagen queda recortada, esto es porque por defecto Access recorta la imagen adaptándola al tamaño del marco. Pero es- to podemos cambiarlo: en las propiedades del marco, está la propie- dad Modo de cambiar el tamaño, que tiene 3 valores: • Recortar: presenta en el marco lo que quepa del objeto, sin cam- biar su tamaño ni deformarlo. • Extender: ajusta el objeto al tamaño del marco. A veces puede distorsionarlo. • Zoom: ajusta el objeto al tamaño del marco, pero sin cambiar sus proporciones; deja libre la parte del marco que sobre. Haremos pruebas y seleccionaremos el que más nos guste. Yo nunca utilizo Recortar. Atención: no podemos ir a las propiedades de un objeto OLE haciendo doble clic en él, porque así se abre el programa original con el objeto para que podamos hacer modificaciones. Para ir a las propiedades, haremos clic en el objeto con el botón derecho y en el menú contextual seleccionaremos Propiedades.
  67. 67. Manual de Access Escola Pia Página 68 Una vez incrustado o vinculado el logo, podemos editarlo haciendo doble clic en él. Como en este caso es una imagen JPG se nos abrirá el programa que Windows tenga asociado a las imágenes JPG. Depende de nuestro siste- ma. Se abrirá un programa como Microsoft Photo Editor o Paint Shop Pro. Una vez hechas las modificaciones en ese programa, en el menú Archivo de ese programa elegimos el último comando, Salir y volver a (como se llame el for- mulario). Tendremos ahora el logo modificado en el formulario. Este objeto sólo podemos editarlo en modo Vista Diseño del formulario. En modo Vista Formulario, es decir cuando estemos trabajando con los datos en el formulario, la imagen estará fija y no la podremos modificar. 4.2.13.3. Control Imagen Con el control Imagen insertamos una imagen estática en el diseño del formulario. Como no es un objeto OLE no se puede modificar desde Access haciendo doble clic en ella. Para insertar una imagen estática hacemos clic en esta herramienta y luego en el formulario. Nos aparecerá el cuadro de diálogo Insertar ima- gen, para que la busquemos en la carpeta donde esté guardada. Access la in- serta también con la propiedad Recortar por defecto. Tendremos que cambiar- lo en las propiedades. Las diferencias entre un Marco de objeto independiente y un control Imagen son dos: o El Marco de objeto independiente sirve para insertar cualquier objeto de otros programas de Windows: gráficos u hojas de cálculo de Excel, imágenes... El control Imagen sólo acepta imágenes. o El objeto OLE se puede modificar. Haciendo doble clic en él se abre el programa con el que se creó y podemos hacer modificaciones en él. El control Imagen inserta una imagen estática, no un objeto OLE, por lo tanto no se puede modificar.
  68. 68. Manual de Access Escola Pia Página 69 4.2.13.4. Poner una imagen de fondo en un formulario En la base de datos Mediateca, en el formulario Panel de control hemos insertado una imagen de fondo (creada con PhotoShop 6.0). También os adjunto la imagen, para que podáis hacer prácticas. 1. Vamos a las propiedades del formulario (hacemos doble clic en el se- lector de formularios). 2. Hacemos clic en la propiedad Imagen y a continuación en el botón Generar (con tres puntitos ) para buscar la imagen en el disco du- ro. Nos aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen. Una vez localizada la imagen, hacemos doble clic en ella. 3. En la propiedad Tipo de imagen elegimos si queremos vincularla o incrustarla. Cuando es una imagen para el fondo, aconsejo incrustar- la para olvidarnos de ella y no tener que llevar siempre el archivo de la imagen junto a la base de datos. 4. En la propiedad Modo de tamaño de la imagen elegimos Recortar, Extender o Zoom, como ya vimos. 5. En la propiedad Distribución de la imagen seleccionamos Centro. También podemos elegir otras partes del formulario: esquina supe- rior... 6. En la propiedad Mosaico de imágenes elegimos No. Si elegimos Sí la imagen se irá repitiendo a lo largo de todo el fondo del formulario (excepto si está en modo Extender).
  69. 69. Manual de Access Escola Pia Página 70 4.3. Trabajando con formularios Cuando ya hemos acabado la base de datos, llega el momento de traba- jar con ella. Usaremos los formularios para introducir, consultar o modificar da- tos 4.3.1 Desplazamiento y edición F6 Pasa del detalle al pie, de éste al encabezado... y así sucesivamente. F4 Despliega un cuadro combinado. F2 Alterna entre desplazamiento y edición. En modo desplazamiento todo el contenido del campo está seleccionado. Si escribimos algo, borra el con- tenido. Para hacer correcciones utilizaremos F2. ESC Cuando estamos escribiendo en un campo, si nos arrepentimos, con ESC podemos anularlo. Si estamos introduciendo un registro nuevo, y vamos, por ejemplo, por el cuarto campo, si pulsamos una vez ESC anu- la lo introducido en el campo donde estamos. Si pulsamos ESC una se- gunda vez, se anula todo el nuevo registro. TAB Ir al campo siguiente. MAYÚS+TAB Ir al campo anterior. AV PÁG Al siguiente registro. RE PÁG Al registro anterior. CTRL+ Al primer registro. CTRL+ Al último registro. ENTER Al campo siguiente, excepto en los campos memo, donde por defecto está configurado para que inserte una nueva línea en el campo. Lo podemos cambiar en las propiedades del campo memo. 4.3.2. Introducir datos Al introducir datos hemos de tener en cuenta ciertas normas, para que luego sea más fácil recuperar la información. Una base de datos que no sirve para clasificar y localizar fácil y rápidamente la información no sirve para nada. • Siempre introduciremos los datos de la misma manera. Hay que ser coherentes.
  70. 70. Manual de Access Escola Pia Página 71 • En los nombres propios de persona primero los apellidos y después el nombre separado por una coma y un espacio. Pero no en el resto de nombres propios. FERNÁNDEZ LÓPEZ, JOSÉ IGLESIA, JOSÉ LUIS DE LA MANZANO, ÁLVARO DEL KARAJAN, H. V. FRANQUESAS DEL VALLÉS, LAS DIRE STRAITS ROLLING STONES, THE • El artículo determinado siempre detrás separado por una coma y un espacio, en cualquier idioma: BEATLES, THE CAÍDA DEL IMPERIO ROMANO, LA • No hay que confundir un nombre propio con un título: si por ejemplo un artista publica un CD que lleva por título su nombre: ADAMS, BRIAN: “Brian Adams” Algunos atajos de teclado: • Cuando estamos introduciendo muchos registros nuevos, si en un campo se repite el mismo contenido, podemos utilizar CTRL+’ (após- trofo), que inserta el valor del mismo campo del registro anterior. • Para insertar la fecha actual: CTRL+MAYÚS+; (punto y coma). • Para insertar la hora actual: CTRL+MAYÚS+: (dos puntos). • En un campo Sí/No la Barra espaciadora alterna entre Sí y No. 4.4. La base de datos MEDIATECA 4.4.1. Introducción Tened abierta la base de datos Mediateca mientras estudiamos cómo está hecha. Luego tendréis que abrir la vuestra, Media, para ir creando vuestro programa. Como tenéis las dos en la misma carpeta, cada vez que tengáis du- das echad un vistazo a Mediateca. Viendo realmente cómo está hecha es más fácil aprender. Bueno, ya conocemos los conceptos básicos para crear formularios. Vamos a crear ahora los formularios de la mediateca. En el apartado de con- ceptos básicos no hemos visto todo lo necesario para crear los formularios de
  71. 71. Manual de Access Escola Pia Página 72 la mediateca. En aquellos casos en que haya algo nuevo lo explicaremos en ese momento. Para los diferentes formularios, necesitaremos crear antes algunas con- sultas, que serán el origen de datos de los formularios. En su momento, las ire- mos creando. En los formularios hay muchas macros, necesarias para el funciona- miento del programa. Por lo tanto las iremos estudiando a medida que las ne- cesitemos. No haremos un capítulo especial dedicado a las macros, porque ya estarán explicadas aquí. Finalmente, si observáis la base de datos Mediateca que os adjunto, ve- réis que desde los formularios se imprimen 7 informes. Y en este momento, to- davía no sabemos crear informes. Evidentemente, eso se dejará pendiente, y al final, cuando ya estén creados los informes, acabaremos los formularios. En la base de datos hay 7 formularios y 1 subformulario: Uno de ellos, el Panel de control, se ejecuta automáticamente al abrir la base de datos. Esto es porque en el menú Herramientas / Inicio está con- figurado así.
  72. 72. Manual de Access Escola Pia Página 73 El Panel de control es también el único formulario que no tiene origen de datos. Porque es un formulario que utilizaremos para abrir los demás formularios, imprimir... No es el primer formulario que crearemos. Si os fijáis en Mediateca, veréis que “parece” un programa independien- te. No se ve nada de Access. Haremos un programa totalmente creado por no- sotros. Eso quiere decir que ha de ocupar toda la pantalla (lo cual tiene conse- cuencias posteriores, como veremos) y que todas las funciones y todos los botones los tenemos que crear nosotros, porque los de Access no estarán ac- cesibles. 4.4.2. Funcionamiento de los formularios El Panel de control es un control ficha con cuatro pestañas: la Principal, Datos, Imprimir y Mantenimiento. En la primera ficha sólo están el botón de la puerta para salir a Access (a las tablas, al diseño...), y el botón del stop para salir de Access (cerrar total- mente el programa).
  73. 73. Manual de Access Escola Pia Página 74 En la ficha Datos, el botón Nuevos Ítems abre el formulario Entrada de datos, que es el primer formulario que crearemos. Es el formulario que se utili- za para entrar los nuevos ítems que adquiramos. El cursor se coloca en el campo Formato, que es una lista desplegable de la que es obligatorio coger un valor. Cuando diseñamos la tabla, pusimos como propiedad de este campo Requerido Sí. Para desplegar la lista usamos el ratón o F4. Para pasar al siguiente campo utilizamos TAB. Al seleccionar un valor en Formato, automáticamente se rellenará el campo Código (que hemos colocado en la esquina superior derecha, que se vea, pero que no moleste). Se rellena automáticamente porque es un campo autonumérico. Este campo lo utilizamos simplemente a nivel interno, es decir, es necesario que haya una clave principal para relacionar las tablas Datos y Canciones. Para ello utilizaremos este campo. Pero será completamente auto- mático y prácticamente no nos daremos cuenta ni de que existe. Además no es punto de tabulación, o sea que el cursor no pasa por él. Tenemos los siguientes formatos disponibles: CASSETTE Cassettes originales CD CDs de audio CD-ROM Enciclopedias, informática... DISQUETE Informática DVD MUS. DVD musicales DVD PEL. DVD no musicales: películas... GRABACIÓN Grabaciones en cassette LIBRO De todo tipo: novelas... LP Si todavía no os habéis deshecho de ellos. VÍDEO MUS. Vídeos musicales VÍDEO PEL. Vídeos no musicales
  74. 74. Manual de Access Escola Pia Página 75 Sólo podemos elegir uno de esta lista. Si queremos añadir una nueva categoría de formato, hemos de ir al Panel de control, a Mantenimiento. Y allí en el formulario Formatos, añadir el nuevo. A partir de ese momento el nuevo formato aparecerá en todas las listas. Cuando agreguemos nuevos ítems de ese nuevo formato, tendremos que empezar una nueva numeración para él. En el campo Número le asignamos el número que le toca. Cada formato tendrá su sistema de numeración independiente. En cada formato empezare- mos por 1. Cuando compremos un nuevo CD y lo añadamos a la mediateca, para saber qué número le toca, simplemente miramos cuál es el último. Así cuando busquemos un CD o un libro sabremos cuál es y dónde está. En al campo Int-aut-dir escribiremos el nombre del intérprete cuando se trate de música, el nombre del autor cuando se trate libros, el nombre del direc- tor cuando se trate de películas, o el nombre de la casa editora cuando se trate de juegos o programas de informática. Es decir, es un campo comodín. En el campo Título escribiremos el título del ítem. En Precio sólo escri- biremos el número. Access le añade las pesetas. El campo Fecha tiene una máscara de entrada pa- ra que sea más fácil y rápido entrar las fechas. El campo Caract también es una lista desplegable. Si cogemos un valor, ha de ser de la lista, no podemos escribir lo que queremos. Los campos Tema 1 y Tema 2 son para los libros, los CD-ROMs... Lue- go podremos realizar búsquedas por temas. Al campo Calidad le hemos cambiado la etiqueta por ¿Me gusta?. Para rellenarlo hacemos clic con el ratón en la casilla de verificación o pulsamos la Barra espaciadora. El campo Calificación es un grupo de opciones, que rellenaremos haciendo clic con el ratón en una opción o con la Barra espaciadora y las fle- chas del cursor. En el campo Portada insertaremos la imagen de la portada de los CDs o de los LPs. Podemos insertarla de dos maneras: • Con copiar y pegar: en el programa origen copiamos la imagen al por- tapapeles de Windows (menú Edición / Copiar o CTRL+C). En nues- tro programa, cuando estemos en este campo, pulsamos CTRL+V, que es pegar. No podemos hacerlo de otra manera, porque, recor- dad, usamos toda la pantalla y no disponemos de las funciones de Access. • Hacemos clic con el botón derecho del ratón en el campo y seleccio- namos Insertar objeto. En el cuadro de diálogo seleccionamos Crear desde archivo y con Examinar lo buscamos en el disco duro. Cuan-
  75. 75. Manual de Access Escola Pia Página 76 do lo encontremos hacemos doble clic en su nombre. En este cuadro de diálogo podemos decidir si queremos la imagen incrustada o vin- culada (si activamos la casilla Vincular). En cualquiera de los dos ca- sos, la base de datos aumenta mucho de tamaño. La manera como aumenta menos es activando la casilla Mostrar como icono. En lu- gar de la imagen, en el campo sólo se verá el icono de la imagen. Pa- ra verla habrá que hacer doble clic en el icono. Así la base de datos es mucho más pequeña, pero, claro, luego cuando naveguemos por los registros no será tan atractivo. El último campo, Observaciones, es un campo memo en el que pode- mos escribir lo que queramos. Normalmente se utiliza para escribir lo que no sabemos dónde poner. Aquí la tecla ENTER funciona de manera diferente que en los demás campos: pasa a la línea siguiente. Si escribimos mucho, el cam- po tiene una barra de desplazamiento para mostrar el texto que no se ve. El botón Cerrar (la puerta) nos devuelve al Panel de control. Estamos otra vez en la ficha Datos. El segundo control que encontramos en esta ficha es una lista desplegable con la etiqueta Consultar – Modificar. Al elegir un ele- mento de esta lista, se abre el formulario Ver datos, pero sólo mostrando el formato seleccionado. Es decir, si hemos elegido en la lista CD, sólo trabajare- mos con los CDs. O sea, que la lista hace de filtro.
  76. 76. Manual de Access Escola Pia Página 77 En este formulario podemos ver todos los registros que tenemos de ese formato por orden numérico (aparecen ordenados por número). Aquí no se pueden añadir registros. Sólo consultar, modificar o eliminar registros. El formulario Ver datos es el que más utilizaremos cuando estemos tra- bajando en la base de datos. Con él podemos consultar, modificar o borrar re- gistros. Además, hemos insertado en él el subformulario Canciones, de tal manera que cuando estamos en un CD que tiene canciones asignadas, éstas aparezcan. Esto es así porque las tablas Datos y Canciones están relaciona- das. También podemos insertar nuevas canciones, colocándonos en la última fila del subformulario (tiene un asterisco, que significa registro nuevo). Cuando un CD no tenga asignadas canciones, aparecerá en blanco. Para asignárselas, hacemos clic en la primera fila y escribimos el título de la canción. Hemos creado una serie de botones de navegación para desplazarnos por los registros o para borrarlos: Va al primer registro. Va al registro siguiente. Va al registro anterior Va al último registro. Elimina el registro actual. En el encabezado hay otro botón que abre el formulario Portada. Es un formulario relacionado con el registro actual de Ver datos. Nos muestra el campo Portada del registro que está en pantalla. El botón Ce- rrar nos devuelve a Ver datos.
  77. 77. Manual de Access Escola Pia Página 78 Finalmente, en el pie hemos creado un sistema de búsquedas rápido: Hay dos listas desplegables, una de títulos por orden alfabético y otra de intérpretes, autores o directores también por orden alfabético y de registros úni- cos, es decir cada intérprete, autor o director que tiene registros aparece pero sólo una vez, aunque tenga muchos ítems diferentes. Estas dos listas filtran los datos: sólo presentan los títulos o los intérpre- tes, autores o directores del formato en que estamos. Al seleccionar un elemento de las listas, el formulario se desplaza al pri- mer registro que coincide con el nombre de la lista. Podemos seguir buscando más del mismo con el botón Más que está al lado. Veremos que es un sistema rapidísimo de localizar registros. Con el botón Cerrar volvemos al Panel de control. El último control de la ficha Datos nos permite realizar búsquedas por temas. Para los libros y CD-ROMs o DVDs no musicales había dos campos, Tema 1 y Tema 2, para introducir palabras claves que nos permitieran luego localizar ítems según el tema.
  78. 78. Manual de Access Escola Pia Página 79 En el cuadro de texto escribimos la palabra clave. Y hacemos clic en el botón Buscar por temas. Nos aparecerá el formulario Buscar por temas, con todos los ítems que incluyan esa palabra en los campos Tema 1 y Tema 2. El botón Cerrar nos devuelve al Panel de Control. La tercera ficha del formulario Panel de control es para los informes. Desde aquí los abriremos e imprimiremos. Los de la parte superior son informes agrupados: • Todos los libros agrupados por autor. • Los ítems de música agrupados por in- térprete. • Todas las películas agrupadas por di- rector. • Los ítems de un solo director, autor o intérprete. • El listado de todas las canciones de un intérprete. Para abrir el informe, simplemente hacemos clic en el nombre. En el cuarto y el quinto, nos hará una pregunta. Para contestar no es necesario es- cribir todo el nombre. Si no escribimos nada, el informe mostrará todos. Este botón vacía el cua- dro de texto y se coloca en él para que escribi- mos otra palabra clave. Podemos imprimir el listado.

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