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Cinco lecciones
aprendidas para
mejorar las
comunicaciones en el
proyecto
Daniel Mato, PMP
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Algunas definiciones
iniciales
2
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Entorno del
proyecto
Objetivo
general
En qué aporta el
proyecto al
negocio de la
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Proyecto...
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Equipo de Proyecto
Director del
proyecto
Equipo de apoyo
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Interesados (stakeholders)
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Tiene problemas que
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resolver
Posee recursos o
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Interesados (stakeholders)
La Dirección y áreas de
negocio en la empresa
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La comunicación…
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• No alcanza con hacer las cosas bien, los demás
deben saberlo…
• Se puede neg...
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La comunicación en los proyectos
¿Qué queremos evitar… ?
• Hay personas o grupos que se sienten i...
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La comunicación en los proyectos
Conocer e
involucrar a los
interesados
clave
Desarrollar estrate...
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Conocer e involucrar a
los Interesados clave
Lección 1
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Conocer e involucrar a los interesados
Si logramos involucrarlos, los
stakeholders nos ayudan a:
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Conocer e involucrar a los interesados
Identificar a los posibles interesados
• Junto con el spon...
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Conocer e involucrar a los interesados
Entender a los interesados clave
• ¿Porqué apoya o se opon...
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Actuar en consecuencia
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Revisar el alcance del
proyecto
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Conocer e involucrar a los interesados
Acordar pautas de involucramiento
• Explicitar cuáles nece...
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Desarrollar estrategias de comunicación con
foco en los Interesados
Lección 2
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Estrategias de comunicación
Sucede en la vida real…
• Le enviamos un informe al Director de la em...
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Estrategias de comunicación
Objetivo a lograr
Audiencia
Medio de comunicación
Mensaje y formato
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Estrategias de comunicación
Conocer a la audiencia
• Por ejemplo, la Programación Neuro Lingüí...
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Estrategias de comunicación
Conocer a la audiencia
• Conocer la cultura de la organización
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Estrategias de comunicación
Adecuarse a la audiencia - terminología
Equipo del
proyecto
Detall...
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Estrategias de comunicación
Mensajes a comunicar – contenidos y formas
Equipo del
proyecto
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Estrategias de comunicación
• NO es burocracia. Es una herramienta para comunicar
avances y tambi...
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Estrategias de comunicación
• Reporte tradicional: Varias páginas/diapositivas con
secciones:
• S...
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Estrategias de comunicación
25
Lanzamiento
• Facilita el
involucramiento de
los principales
stake...
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Estrategias de comunicación
.
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• Distintas según objetivo de la reunión:
• Seguimiento y feedba...
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Estrategias de comunicación
• Efectivas:
• Planificarla – Agenda de la reunión
• Definir roles du...
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Estrategias de comunicación
• Debe indicar, para cada Interesado:
• Que estrategia usar, qué medi...
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Estrategias de comunicación
• Información centralizada en la red
• Portal en intranet propio del ...
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Estrategias de comunicación
Lecciones aprendidas …
30
• El e-mail no garantiza comunicación efect...
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Estrategias de comunicación
Lecciones aprendidas …
31
• Relacionarse con otros proyectos para ret...
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Usar la comunicación
para la gestión de los
RRHH del proyecto
Lección 3
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Comunicación para la gestión de RRHH
33
La comunicación es la base para aplicar otras
habilidades...
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Comunicación para la gestión de RRHH
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La comunicación es la base para aplicar otras
habilidades...
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Comunicación para la gestión de RRHH
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Herramientas:
• Lista de integrantes del equipo
• Nombre,...
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Comunicación para la gestión de RRHH
Buenas prácticas
• Al inicio, el director del proyecto debe ...
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Comunicación para la gestión de RRHH
Buenas prácticas
• Involucrar a los sponsors para que conozc...
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Aplicar las habilidades de
comunicación en forma
efectiva
Lección 4
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Aplicar la comunicación en forma efectiva
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Aplicar la comunicación en forma efectiva
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Todas las personas que tienen o tendrán responsabili...
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Aplicar la comunicación en forma efectiva
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Situaciones reales:
• A veces se designa como direct...
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Dedicar tiempo a la gestión de las
comunicaciones
Lección 5
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Dedicar tiempo para la comunicación
43
• Las comunicaciones requieren tiempo…
• Pensar en el cont...
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Dedicar tiempo para la comunicación
44
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Dedicar tiempo para la comunicación
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Dedicar tiempo para la comunicación
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• Las comunicaciones no deben dejarse para más
adelante, n...
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Conclusiones
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Conclusiones
48
1. Conocer a los interesados (stakeholders)
2. Desarrollar estrategias de comunic...
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Conclusiones
49
• Los stakeholders son quienes nos dan información y
recursos clave, evaluando co...
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5 lecciones aprendidas sobre comunicaciones en los proyectos

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2010, Montevideo - Congreso PMI Tour

Presenta 5 grandes grupos de recomendaciones a tener en cuenta como Director de Proyectos, alineado a la metodología PMI.

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5 lecciones aprendidas sobre comunicaciones en los proyectos

  1. 1. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Cinco lecciones aprendidas para mejorar las comunicaciones en el proyecto Daniel Mato, PMP
  2. 2. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Algunas definiciones iniciales 2
  3. 3. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Entorno del proyecto Objetivo general En qué aporta el proyecto al negocio de la empresa Proyecto Objetivo específico Lo que tiene que hacer el proyecto ProyectoApoyo Oportunidades Oposición RestriccionesAmenazas Lo primero al iniciar el proyecto es tener consciencia de todos estos elementos y ver cómo poder gestionarlos para lograr un proyecto exitoso
  4. 4. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Equipo de Proyecto Director del proyecto Equipo de apoyo a la dirección Jefe de equipo de desarrollo Alta Dirección & Áreas de negocio Sponsor & Comité Estratégico Equipo de desarrollo Equipo de desarrollo Juicio Experto Especialistas, operativos
  5. 5. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Interesados (stakeholders) 5 Tiene problemas que el proyecto puede resolver Posee recursos o toma decisiones que el proyecto necesita Define los factores de éxito del proyecto Puede presentar obstáculos al proyecto Encuentra una oportunidad en el proyecto Va a ser usuario de los productos del proyecto
  6. 6. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM 6 Interesados (stakeholders) La Dirección y áreas de negocio en la empresa El proyecto El entornoáreas de apoyo de la empresa • Directorio, Gerencia General • Gerentes de áreas de negocio (Comercial, producción) • Planificación, Control de gestión • Patrocinador (Sponsor) • Equipo de gestión del proyecto • Equipo de desarrollo del proyecto • Subcontratos - consultores • Informática, recursos humanos, contaduría, jurídica, riesgos, infraestructura, Comunicaciones • Usuarios de productos del proyecto • Clientes finales • Sociedad – Grupos de influencia • Organismos del Estado • Competencia
  7. 7. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM La comunicación… 7 • No alcanza con hacer las cosas bien, los demás deben saberlo… • Se puede negociar mejor en la organización si hay una percepción positiva de nuestro proyecto • Las personas del equipo están más motivadas si se siente reconocidos dentro y fuera del proyecto • Los stakeholders darán mayor apoyo si se sienten involucrados en el proyecto • El Sponsor tiene un rol muy importante promoviendo y facilitando las comunicaciones con otros stakeholders de la empresa
  8. 8. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM La comunicación en los proyectos ¿Qué queremos evitar… ? • Hay personas o grupos que se sienten ignorados por el proyecto y que deberían ser tenidos en cuenta • Los resultados no son los esperados, por que no estaban claros al principio • Hay una creencia de que no se está haciendo nada, o muy poco • Parece que el proyecto solo pide recursos sin importarle el resto de la empresa • Gente de la empresa no apoya la marcha del proyecto • El equipo del proyecto siente que no se reconoce su esfuerzo, o que no está haciendo algo útil.
  9. 9. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM La comunicación en los proyectos Conocer e involucrar a los interesados clave Desarrollar estrategias de comunicación con foco en los involucrados Aplicar la comunicación en la gestión de los rrhh del proyecto Aplicar habilidades de comunicación en forma efectiva Dedicar tiempo a las comunicaciones
  10. 10. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conocer e involucrar a los Interesados clave Lección 1 10
  11. 11. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conocer e involucrar a los interesados Si logramos involucrarlos, los stakeholders nos ayudan a: • Detectar oportunidades y riesgos • Lograr apoyos y enfrentar oposiciones • Definir las restricciones del proyecto • Establecer los criterios de éxito del proyecto En consecuencia : • Definimos objetivos realistas y con valor • Establecemos indicadores adecuados • Planificamos con mayor certeza • Desarrollamos solo productos necesarios El proyecto es más reconocido y apoyado
  12. 12. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conocer e involucrar a los interesados Identificar a los posibles interesados • Junto con el sponsor y el equipo de dirección del proyecto definir una lista inicial • Apoyarse en la PMO y en otros referentes • Analizar la lista y definir la estrategia para cada uno: • Invitarlo al equipo (incluso si es opositor!) • Mantenerlo informado regularmente • Establecer barreras de protección • La lista y la estrategia pueden cambiar a lo largo del proyecto. 12
  13. 13. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conocer e involucrar a los interesados Entender a los interesados clave • ¿Porqué apoya o se opone? • ¿Qué puede hacerlo cambiar de posición? • ¿Qué estilo de comportamiento tiene? • ¿Cómo lograr su interés y apoyo? • ¿Qué espera del proyecto? • Acciones posibles: • Preguntar a conocidos del interesado • Entrevistas o encuestas • Invitarlo a talleres de definición del proyecto • El sponsor es clave para contactar interesados 13
  14. 14. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conocer e involucrar a los interesados Actuar en consecuencia 14 Revisar el alcance del proyecto Ajustar el objetivo, nuevos entregables, descartar entregables, ajustar recursos Establecer la estrategia de comunicación. Adaptar la estrategia a las características de cada stakeholder Adecuar la integración del equipo Incorporar representantes de stakeholders y otros perfiles no previstos al principio Actualizar análisis de riesgos Considerar comportamiento de interesados Definir indicadores de calidad del proyecto Considerar criterios de aceptación de los productos y expectativas de los stakeholders
  15. 15. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conocer e involucrar a los interesados Acordar pautas de involucramiento • Explicitar cuáles necesidades del involucrado serán cubiertas y cuáles no, en este proyecto (Expectativas) • Presentar el plan de trabajo del proyecto • Coordinar tipo de participación en el proyecto (Roles y responsabilidades) • Definir las comunicaciones (tipo, formato, frecuencia, responsables) a lo largo del proyecto Estos acuerdos se deben revisar en el futuro para reflejar cambios en el entorno o en el proyecto. 15
  16. 16. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Desarrollar estrategias de comunicación con foco en los Interesados Lección 2
  17. 17. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación Sucede en la vida real… • Le enviamos un informe al Director de la empresa explicando cómo solucionamos errores de software • Organizamos una reunión muy importante con los sponsors en su horario de almuerzo • Nos reunimos en medio de los escritorios y rodeados de otras personas que nos reclaman cosas • Avisamos a un sector que se iniciará un proyecto de reestructura del mismo, a través de un e-mail • El reporte de avance mensual tiene 16 páginas de puro texto y va dirigido al contador de la empresa. 17
  18. 18. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación Objetivo a lograr Audiencia Medio de comunicación Mensaje y formato Retroalimentación Momento y lugar
  19. 19. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM 19 Estrategias de comunicación Conocer a la audiencia • Por ejemplo, la Programación Neuro Lingüística (PNL) establece varios patrones de comportamiento: • La comunicación mejora cuando logramos una sintonía (rapport) con la otra persona Visuales Entienden muy rápido, poca concentración, usan gráficos y números. Muchas cosas a la vez. Auditivos Captan mejor textos y palabras oídas. Reflexivos y muy concentrados. Una cosa por vez. Kinestésicos Requieren cercanía, emocionales, muy detallistas, lentos porque solo dan pasos seguros Auditivos digitales Buscan respuestas lógicas, son sistemáticos, abstractos, ágiles.
  20. 20. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM 20 Estrategias de comunicación Conocer a la audiencia • Conocer la cultura de la organización • Relacionamiento formal e informal • Cadenas de mando formales e informales • Conflictos, intereses • Sistemas de información: uso y madurez • Comportamientos • Habla mucho vs escucha y piensa • Disperso vs concreto • Poco tiempo vs reuniones más largas • Poco ejecutivo vs muy ejecutivo
  21. 21. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM 21 Estrategias de comunicación Adecuarse a la audiencia - terminología Equipo del proyecto Detalles técnicos, objetivos a cumplir, efectividad, motivación, reconocimiento Sponsor Cumplimiento de objetivos, nivel de calidad, riesgos, aprovechamiento de recursos, plazos Dirección y áreas de negocios Alineamiento estratégico, valor para la organización, apoyo al negocio, competitividad, mínimo detalle técnico Proveedores Efectividad, eficiencia, detalles técnicos, compromisos contractuales, presupuesto Áreas de apoyo Detalles técnicos, recursos necesarios, plazos, riesgos, procedimientos a cumplir
  22. 22. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM 22 Estrategias de comunicación Mensajes a comunicar – contenidos y formas Equipo del proyecto Informes técnicos detallados, con metas específicas. Performance de la persona, delegación. Contacto continuo. Sponsor Informe mixto-Soluciones implantadas, riesgos, uso de recursos. Contacto asiduo (15 días) Dirección y áreas de negocios Indicadores de valor, compromiso y decisiones estratégicas. Reportes o presentaciones, contacto presencial a demanda o asiduo (c/2 a 3 meses) Proveedores Informes de efectividad, requisitos, indicadores de cumplimiento, presupuesto. Contacto mensual. Áreas de apoyo Planificación del apoyo requerido, coordinación de disponibilidad del recursos. Contacto asiduo.
  23. 23. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación • NO es burocracia. Es una herramienta para comunicar avances y también documentar avisos de riesgos, necesidades y responsables de resolver problemas. • El formato debe ser adecuado: solo incluir lo más relevante y que sea entendible y de interés del destinatario. • Acordar con el receptor sobre formato, contenido y frecuencia de emisión. Pasado un tiempo, validar con el receptor si requiere de mejoras. • Establecer el ámbito adecuado: presentarlo en una reunión, invitar a otros stakeholders, solicitar feedback luego de la reunión. 23
  24. 24. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación • Reporte tradicional: Varias páginas/diapositivas con secciones: • Situación actual • Logros del período • Problemas y riesgos • Indicadores de trabajo, presupuesto, etc. • Anexos gráficos y tablas • Reporte Una Sola Página: • Obliga a priorizar contenidos • Fácil de leer – es solo un resumen • Promueve una reunión para explicarlo oralmente 24
  25. 25. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación 25 Lanzamiento • Facilita el involucramiento de los principales stakeholders • Complemento de otros documentos formales • Buscar lugar y momento que facilite la comunicación Avance del proyecto • Los stakeholders validan los avances y establecen los criterios y compromisos para seguir Cierre del proyecto • Presentación de logros y valor que queda en la organización • Lecciones aprendidas
  26. 26. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación . 26 • Distintas según objetivo de la reunión: • Seguimiento y feedback con el equipo • Seguimiento y feedback con sponsor • Seguimiento y feedback con stakeholders • Análisis de problemas, indicadores, riesgos. • Devolución del desempeño a integrantes del equipo de proyecto • Sensibilización a usuarios
  27. 27. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación • Efectivas: • Planificarla – Agenda de la reunión • Definir roles durante la reunión (moderador, secretario de acta) • Definir tareas, responsables y fechas (Acta) • Solo incluir al público necesario • Evitar agregar temas por fuera de la agenda • Agendar otras reuniones para tratar temas complejos • Seleccionar lugar y horarios adecuados . 27
  28. 28. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación • Debe indicar, para cada Interesado: • Que estrategia usar, qué medio usar y con qué frecuencia implementarla. • Qué se espera del Interesado luego de la comunicación, cuánto tiempo esperamos su feedback • Quién es el responsable en el equipo del proyecto. 28 PARA: QUE NECESITA QUIEN LO ENTREGA COMO LO ENTREGA CUANDO FEEDBACK MODELO SPONSOR INFORME AVANCE DIRECTOR PROYECTO REUNION CON PRESENTACION PRIMER LUNES C/MES, 15 HRS. 1 SEMANA, POR MAIL O ACTA ACEPTADA INFORME. PPT EQUIPO REUNION SEGUIMIENTO DIRECTOR PROYECTO REUNION SEMANAL C/JUEVES 14 HRS. ACTA – 24 HRS ACTA.DOC
  29. 29. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación • Información centralizada en la red • Portal en intranet propio del proyecto • Zonas públicas y privadas • Notificaciones y alarmas • Foros y noticias • Ventajas: • Versiones únicas y centralizadas • Control de recursos compartidos • Menor uso de e-mail . 29
  30. 30. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación Lecciones aprendidas … 30 • El e-mail no garantiza comunicación efectiva ni nos quita responsabilidad. Solo usarlo como registro histórico o envío de información adicional. • El mismo reporte o formato no sirve a todos los interesados • Buscar feedback luego de enviar un reporte. Averiguar porqué no son eficientes los reportes y cambiarlos • Apoyarse en especialistas en comunicación y gestión del cambio que trabajen en la empresa, o incluirlo en los requerimientos del proyecto • Estar convencidos de lo que se quiere comunicar
  31. 31. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Estrategias de comunicación Lecciones aprendidas … 31 • Relacionarse con otros proyectos para retroalimentarse con experiencias y lecciones aprendidas • Si hay presupuesto, atraer atención con marketing (regalos, carteles, agendas,…) • Algunas propuestas para salir de la rutina: • Incorporar algún invitado a la reunión para renovar el interés de todos • Innovar técnicas de exposición: maquetas, videos, moverse al lugar de la obra o afuera de la empresa • Realizar talleres de día completo con actividades relevantes para el proyecto
  32. 32. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Usar la comunicación para la gestión de los RRHH del proyecto Lección 3
  33. 33. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Comunicación para la gestión de RRHH 33 La comunicación es la base para aplicar otras habilidades de dirección del proyecto: • Liderazgo • Desarrollar una misión y una estrategia y comunicarlas eficazmente. • Negociación y manejo de conflictos • Establecer ámbitos de comunicación y confianza para lograr acuerdos beneficiosos para todos • Resolución de problemas • Saber identificar el problema real, analizar alternativas, tomar decisiones en tiempo y forma y comunicarlas para que todos las comprendan.
  34. 34. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Comunicación para la gestión de RRHH 34 La comunicación es la base para aplicar otras habilidades de dirección del proyecto: • Delegación • Explicar claramente qué se espera y cómo será apoyado para realizar una tarea • Gestión de las competencias y motivación • Establecer qué se espera de cada persona y en forma regular realizar una devolución de su desempeño, acordando nuevos desafíos para el futuro
  35. 35. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Comunicación para la gestión de RRHH 35 Herramientas: • Lista de integrantes del equipo • Nombre, e-mail, teléfono, rol en el equipo • Matriz de roles y responsabilidades • Establece quién y qué debe hacer en el proyecto • Organigrama • En proyectos complejos con muchos equipos • Solicitudes de cambio • Elaborarla, aprobarla y comunicarla al equipo y a los stakeholders
  36. 36. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Comunicación para la gestión de RRHH Buenas prácticas • Al inicio, el director del proyecto debe comunicar a su equipo claramente los objetivos del proyecto y la forma de trabajo esperada para cada uno • Al delegar tareas debe comunicar qué se pretende y estar en contacto para verificar cómo va la tarea • Los cambios o decisiones deben ser comunicados a todos en tiempo y forma, y asegurarse su entendimiento • Los logros se deben comunicar para lograr motivación • Las lecciones aprendidas deben ser comunicadas para promover mejoras y no frustraciones. • Las nuevas personas deben obtener toda la información rápidamente y en forma ordenada (inducción) 36
  37. 37. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Comunicación para la gestión de RRHH Buenas prácticas • Involucrar a los sponsors para que conozcan al equipo y participen de algunas actividades. El equipo se sentirá más comprendido y apoyado. • De la misma forma, en reuniones con los stakeholders, invitar a otros integrantes de los equipos del proyecto. • En proyectos con muchos grupos de trabajo o dispersos geográficamente, promover eventos regulares de integración y conocimiento mutuos. • El director del proyecto debe estar motivado él mismo para motivar a los demás. Acudir al sponsor o a grupos como la PMO para buscar consejos y apoyo. 37
  38. 38. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Aplicar las habilidades de comunicación en forma efectiva Lección 4
  39. 39. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Aplicar la comunicación en forma efectiva 39 Dependiendo del proyecto, las necesidades de aplicar técnicas de comunicación pueden variar Si el director del proyecto considera que no tiene la experiencia o habilidades suficientemente desarrolladas, puede rodearse de otras personas a quien delegar parcialmente estas tareas. En algunos proyectos, se requiere de un especialista en comunicación o en gestión del cambio. Incluirlo en los requisitos si la organización no puede proveerlos.
  40. 40. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Aplicar la comunicación en forma efectiva 40 Todas las personas que tienen o tendrán responsabilidades en la dirección de proyectos deben buscar desarrollarse en comunicaciones. Especialmente: • Gestión de reuniones efectivas • Desarrollo de Presentaciones en público • Elaboración de informes • Negociación básica • Técnicas como PNL, inteligencia emocional, coaching, asertividad, etc.
  41. 41. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Aplicar la comunicación en forma efectiva 41 Situaciones reales: • A veces se designa como director de proyecto a un especialista técnico, lo cual no garantiza que tenga interés o que posea habilidades de comunicación necesarias. • Cuando en el equipo hay personas con habilidades innatas, darles un lugar para que se desarrollen, en forma gradual y con mucho apoyo del Director. • En vez de quejarnos porque no recibimos feedback de nuestros informes, debemos consultarles cuál sería la forma más adecuada para intercambiar información y recibir respuestas.
  42. 42. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Dedicar tiempo a la gestión de las comunicaciones Lección 5
  43. 43. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Dedicar tiempo para la comunicación 43 • Las comunicaciones requieren tiempo… • Pensar en el contenido de la comunicación, definir el formato y los medios más adecuados • Elaboración de informes, lectura y revisión. Ajuste de contenidos • Contactar a los destinatarios, coordinar la logística: sala, equipos, impresiones • Disponer de tiempo y estado mental adecuado para moderar y participar de reuniones • Disponer de tiempo para analizar el resultado de la comunicación y establecer acciones.
  44. 44. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Dedicar tiempo para la comunicación 44 … por ello, tendemos a usar los medios más simples y rápidos para informar del proyecto … http://pmtips.net/importance-project-management-software/
  45. 45. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Dedicar tiempo para la comunicación 45 … pero cada vez hay más conciencia de la importancia de las buenas comunicaciones para favorecer al proyecto…… http://www.benchmarklearning.com/COMMUNITIES/softskills/projectmanagement.aspx/ 33% entiende que debe mejorar sus habilidades de comunicación, Otro 29% lo enfoca al coaching, que también requiere habilidades comunicacionales
  46. 46. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Dedicar tiempo para la comunicación 46 • Las comunicaciones no deben dejarse para más adelante, ni hacerse de cualquier forma… • Existe un momento para que la comunicación sea eficaz y eficiente • Desarrollar comunicaciones ineficientes son improductivas y pueden perjudicar la percepción y expectativas de los stakeholders (internos y externos) • Para que se cumplan en tiempo y forma: • Planificarse horas en la agenda personal y cumplirlas • Definir con tiempo las estrategias y las herramientas (plan de comunicaciones) • Destinar recursos del equipo como apoyo para evaluar la efectividad de las comunicaciones.
  47. 47. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conclusiones
  48. 48. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conclusiones 48 1. Conocer a los interesados (stakeholders) 2. Desarrollar estrategias de comunicación con foco en los Interesados 3. Usar la comunicación para la gestión de los RRHH del proyecto 4. Aplicar habilidades de comunicación en forma efectiva 5. Dedicar tiempo a la gestión de las comunicaciones
  49. 49. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM Conclusiones 49 • Los stakeholders son quienes nos dan información y recursos clave, evaluando continuamente los resultados. • Las comunicaciones son la única forma de relacionamiento entre las personas • Las comunicaciones son la base del liderazgo, la motivación, la negociación, la delegación y otras técnicas de dirección del proyecto. • Para la comunicación efectiva, son necesarias habilidades y experiencia, que deben existir dentro del equipo del proyecto. • Las comunicaciones efectivas requieren de tiempo del equipo, pero contribuyen efectivamente al éxito del proyecto.
  50. 50. PMI.DANIELMATO@GMAIL.COM ¡Muchas gracias por su atención…! pmi.danielmato@gmail.com

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