Excel avanzado 2010

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Excel avanzado 2010

  1. 1. Curso Avanzado de Ms Excel Managua, Noviembre 2010 1
  2. 2. Curso Avanzado de Ms ExcelTabla de contenidoIntroducción ...................................................................................................................................................... 3Excel 2010 vs Excel 2007 ................................................................................................................................... 8Elementos de Excel .......................................................................................................................................... 12Descripción general de las tablas de Excel ...................................................................................................... 13 Crear una tabla ....................................................................................................................................... 17 Convertir una tabla en un rango de datos ............................................................................................ 17 Eliminar una tabla ................................................................................................................................. 18 Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización................................. 20 Activar o desactivar Fórmula Autocompletar....................................................................................... 24 ¿Qué es la validación de datos?............................................................................................................. 24 ¿Cuándo es útil la validación de datos? ................................................................................................ 26 Mensajes de validación de datos ........................................................................................................... 27 Sugerencias para trabajar con la validación de datos .......................................................................... 28 Agregar validación de datos a una celda o rango........................................................................................ 30Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49Fórmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51 Utilizar constantes en fórmulas............................................................................................................. 53 Utilizar operadores de cálculo en fórmulas .......................................................................................... 54 Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas .......................................................................... 57 Evitar errores comunes al escribir fórmulas......................................................................................... 65Importación de datos a Excel .......................................................................................................................... 80Importación de datos desde Microsoft SQL Server ......................................................................................... 86Subtotales ........................................................................................................................................................ 90 Totales generales ..................................................................................................................................... 90 Subtotales anidados ................................................................................................................................ 91 Subtotales exteriores............................................................................................................................... 91 Insertar subtotales individuales .............................................................................................................. 91Introducción a análisis Y SI .............................................................................................................................. 94 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ...................................................................... 96 Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos ...................................................... 97 Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis .................................. 99 Crear un informe resumen de escenario .................................................................................................. 100Ing. oscar perez 2
  3. 3. Curso Avanzado de Ms Excel Ejemplo paso a paso ................................................................................................................................... 100 Preparar la hoja de cálculo ...................................................................................................................... 100 Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés ........................................................................... 101¿Qué es la herramienta Solver de Excel? ...................................................................................................... 104 Qué es la optimización ............................................................................................................................ 104 Definir un modelo de optimización ........................................................................................................ 105 Celda objetivo ......................................................................................................................................... 105 Celdas cambiantes................................................................................................................................... 105 Restricciones........................................................................................................................................... 106 ¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver? ................................................................................. 114 ¿Por qué es lineal este problema de Solver? ....................................................................................................... 117 Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, ¿por qué preocuparse? ........ 118 ¿Un modelo Solver tiene siempre una solución? ................................................................................... 121 ¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen? .............................................................................. 121IntroducciónMicrosoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que leayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización leIng. oscar perez 3
  4. 4. Curso Avanzado de Ms Excelayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datosimportantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puedecargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produceinformes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad paralograr sus objetivos.Realice comparaciones rápidas y efectivasExcel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendenciasque pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.  Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto alos datos del texto con los nuevos mini gráficos.  Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidadSegmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.Obtenga análisis eficaces desde el escritorioLos refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayorrapidez y facilidad.  Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas ylas vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico. Encuentre exactamente lo que busca entre un millón o máselementos, al instante.  PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulación rápidade grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integración de datos simplificada.Además, podrá compartir sus análisis sin esfuerzos a través de SharePoint Server 2010.2Ing. oscar perez 4
  5. 5. Curso Avanzado de Ms Excel  Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el máximo partido a lasinversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de 64 bits de Office 2010.3Ahorre tiempo, simplifique el trabajo y aumente la productividadCrear y administrar los libros es mucho más fácil cuando puede trabajar como desea.  Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerró sin guardar. Eso es. La característica derecuperación de versiones es solo una de tantas características nuevas disponibles en la nueva vistaMicrosoft Office Backstage™. La vista Backstage reemplaza al menú Archivo tradicional en todas lasaplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas deadministración de libros.Ing. oscar perez 5
  6. 6. Curso Avanzado de Ms Excel  Personalice fácilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que necesita estén másaccesibles. Cree pestañas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Excel 2010, el control está ensus manos.Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas manerasExcel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirvepara mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores deExcel pueden participar sin problemas.  Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi cualquier exploradorweb mediante Excel Web App.  Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar estafuncionalidad dentro de su firewall.  Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita deWindows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios.  Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un explorador web con suequipo conservando una sola versión del libro.Ing. oscar perez 6
  7. 7. Curso Avanzado de Ms ExcelObtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugarObtenga la información que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener accesofácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al día dondequiera que esté.  Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un exploradorweb cuando no está en su hogar, escuela u oficina.4  Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeños dispositivos. Manténgaseactualizado al instante usando una versión móvil de Excel que se ajusta especialmente a su teléfono deWindows.5Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo enproyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el millón de filas, Excel 2010 le permite llevara cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente, con más flexibilidad y mejores resultados.Ing. oscar perez 7
  8. 8. Curso Avanzado de Ms ExcelExcel 2010 vs Excel 2007Parece ser que las .diferencias. entre. Excel 2007 y Excel 2010 no .serán tan. significativas como las que seprodujeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007. Así es los usuarios de Excel 2007 tendránuna adaptación prácticamente inmediata, y los de versiones anteriores no deberán angustiarse sobre la versión ala que adaptarse.Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versión proporcionada por Microsoft para que sean lospropios usuarios los que aporten mejoras.Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opcionespermanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especiede pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaña Addins. Según parece, habrá más posibilidades depersonalización en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manerasencilla.Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará deuna manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible.Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. ConExcel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica que os comentaba en laIng. oscar perez 8
  9. 9. Curso Avanzado de Ms Excelentrada Gráficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de formainmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos.Hay una variación a la hora de trabajar con tablas dinámicas ―Slicer‖ de forma que la selección y filtrado de datosfunciona de manera diferente. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia enel filtrado.Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicarlas hojas de cálculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecenopciones de pegado en el menú contextual.Ing. oscar perez 9
  10. 10. Curso Avanzado de Ms ExcelIncremento de las capacidades del formato condicional y los gráficos dinámicos.Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Siempre que hayamos estado trabajandocon ellos al menos 10 minutos. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeñosdescuidos.Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o laopción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción. Otra mejora es la posibilidad de trabajar conformas en las macros.Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Alparecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora escierta, será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. De hecho me heencontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originabaproblemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades, fórmulas...Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la mismaIng. oscar perez 10
  11. 11. Curso Avanzado de Ms Excelhoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente paramantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar estapropiedad, entiendo que tendrá utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicacionescreadas, pero en cuanto a programación o creación de aplicaciones tengo mis dudas.La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad más quesuficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas.Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento ylugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistemaoperativo y la herramienta Excel Web App.Ing. oscar perez 11
  12. 12. Curso Avanzado de Ms ExcelElementos de ExcelLa ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Contiene dos tipos básicos de elementos: - Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo. - Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.Las barras  La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar .  La barra de acceso rápidoIng. oscar perez 12
  13. 13. Curso Avanzado de Ms Excel La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....Descripción general de las tablas de ExcelPara facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango:dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en unatabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmentecontiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documentoprincipal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas ycolumnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar lascaracterísticas de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente delos datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.Ing. oscar perez 13
  14. 14. Curso Avanzado de Ms Excel NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de análisis Y si. Para obtener más información acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cómo calcular varios resultados con una tabla de datos. Administrar datos en una tabla de Excel Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar más de una tabla en la misma hoja de cálculo. Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Puede crear una conexión en un sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo podrá realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint. NOTA Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.), no se puede crear una tabla en un libro compartido. CARACTERÍSTICAS DE TABLAS QUE SE PUEDEN USAR PARA ADMINISTRAR DATOS DE TABLA Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro de lista desplegable: control de un menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Ing. oscar perez 14
  15. 15. Curso Avanzado de Ms Excel Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar datos. Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de Excel. Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel. Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo crear una columna calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel. Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel. Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula. Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo. Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla. Ing. oscar perez 15
  16. 16. Curso Avanzado de Ms ExcelPara simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir unrango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) dedatos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es unconjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de losdatos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excelpara almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculose almacena siempre en un libro.).De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para quepueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de unalista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) ala tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Uncontrolador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta queobtenga el tamaño deseado.Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. No puede creartablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una redlo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por losdemás usuarios.).Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlopara compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otrosusuarios podrán ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podrá sincronizar losdatos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Después de exportar los datos dela tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura: los cambiosque desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint.Ing. oscar perez 16
  17. 17. Curso Avanzado de Ms ExcelCrear o eliminar una tabla de ExcelCuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizarindependientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de latabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecuteMicrosoft Windows SharePoint Services 3.0.Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla.Crear una tabla1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla.2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente.NOTA Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. Lasherramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.Convertir una tabla en un rango de datos1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.Ing. oscar perez 17
  18. 18. Curso Avanzado de Ms ExcelSUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tablay, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.SUGERENCIA Si, inmediatamente después de crear la tabla, hace clic en Deshacer en la barra deherramientas de acceso rápido, la convertirá de nuevo en un rango.Eliminar una tabla1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla.2. Presione SUPR.SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápidopara eliminar una tabla que acaba de crear.Convertir una tabla de Excel en un rango de datosPuede quitar una tabla de Excel convirtiéndola en un rango de datos.1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápidopara convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango.Ing. oscar perez 18
  19. 19. Curso Avanzado de Ms ExcelTotal de datos de una tabla de ExcelLos datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Para ello, muestre una fila detotales al final de la tabla y, a continuación, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables paracada una de las celdas de la fila de totales.1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificación Fila Total. NOTA La fila de totales aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda situada más a la izquierda.3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a continuación, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece.4. En la lista desplegable, seleccione la función que desea utilizar para calcular el total. SUGERENCIA Las fórmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la lista. Puede escribir cualquier fórmula que desee en cualquier celda de fila de totales.NOTAS Cuando escriba una fórmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de totales se mostrará con la fórmula y sin la palabra Total.Usar Fórmula AutocompletarPara facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice lacaracterística Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o undesencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegableIng. oscar perez 19
  20. 20. Curso Avanzado de Ms Exceldinámica de funciones, nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o con el desencadenador.A continuación, puede insertar un elemento de la lista en la fórmula empleando un desencadenador de inserción. Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización para iniciar FórmulaAutocompletar. Conforme escriba, aparecerá una lista desplazable de elementos válidos con la coincidencia más cercanaresaltada. Los iconos representan el tipo de entrada, como una función o referencia de tabla. La información en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opción.Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualizaciónEn la tabla siguiente se resume cómo controlar dinámicamente la presentación de elementos en la listadesplegable Fórmula Autocompletar. Para mostrar Escriba esto Nombres de funciones Se puede escribir una o varias letras iniciales en cualquier lugar de una función. de Excel y definidas por el usuario Ejemplo: Su Argumentos de función (Ningún desencadenador de visualización). Escriba el argumento, como un número o referencia de celda, o utilice un desencadenador de visualización, como las letras iniciales o un [ (corchete deIng. oscar perez 20
  21. 21. Curso Avanzado de Ms Excel apertura). Ejemplo: SUMA(5, A2, [ Para cada argumento posterior, escriba un punto y coma seguido del argumento u otro desencadenador de visualización. NOTA Las siguientes funciones tienen argumentos con constantes enumeradas que se muestran automáticamente en la lista desplegable: CELDA, VALFUT, CONSULH, COINCIDIR, AMORT, VALACT, JERARQUIA, SUBTOTAL y CONSULV.Nombres definidos y Una o varias letras iniciales donde se puede especificar dicho nombre.nombres de tablas Ejemplo: AnuEspecificadores de Siga uno o varios de estos procedimientos:columna de tabla yespecificadores de [ (corchete de apertura) inmediatamente después del nombre de la tabla.elementos especiales([Todos#], [Datos#], Ejemplo: ResumenAnual[#Títulos#], [Total#],[Esta fila#]) ; (punto y coma) inmediatamente después de un elemento especial. Ejemplo: =ResumenAnual[Todos#l]; : (dos puntos) inmediatamente después de un nombre de columna. Ejemplo: ResumenAnual[Ventas: NOTA Si la celda está en una tabla, el nombre de la tabla es opcional. Por ejemplo, las siguientes fórmulas serían equivalentes: =[Ventas]/[Costos] =ResumenAnual[Ventas]/ResumenAnual[Costos]Nombres de conexión " (comillas de apertura) inmediatamente después del paréntesis de apertura de unen funciones de Cubo nombre de función de cubo. Ejemplo: MIEMBROCUBO(" NOTA Sólo se muestran las conexiones de OLAP almacenadas en el libro actual.Cadenas de texto de Siga uno o varios de estos procedimientos:expresionesmultidimensionales " (comillas de apertura) inmediatamente después de la coma para un(MDX) en funciones de argumento.CuboIng. oscar perez 21
  22. 22. Curso Avanzado de Ms Excel Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas"," . (punto) inmediatamente después de un corchete de cierre. Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes]. Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México]. ( (paréntesis de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una tupla. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","( , (coma) inmediatamente después de un corchete de cierre en una cadena de texto MDX para indicar la segunda parte de una tupla. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","([Clientes].[México], { (llave de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una expresión establecida. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","{ NOTAS Debe conectarse a un origen de datos OLAP para especificar una cadena de texto MDX que emplee Fórmula Autocompletar. Si se ha definido un título, se muestra en una información en pantalla para ayudarle a confirmar la elección. Si una cadena de texto MDX es ambigua, se especifica aún un nombre de miembro único pero debe decidir si se ha especificado el correcto. Por ejemplo, si hay dos valores para la siguiente cadena de texto MDX: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México].[Hidalgo].[Dora N. Boots] Se debería especificar uno de los siguientes valores: [Clientes].[Nombre].&[54342] [Clientes].[Nombre].&[34297] Si el especificado no es el que desea, lo eliminaría y, a continuación, seleccionaría el otro. Los nombres de funciones de Microsoft SQL Server Analysis Services, como "Hijos", "Padre" o "Crossjoin" no aparecen en la lista desplegable pero aun así los puede escribir.Ing. oscar perez 22
  23. 23. Curso Avanzado de Ms ExcelNOTAS En cualquier momento que esté utilizando Fórmula Autocompletar, puede escribir lo que desee para terminar la fórmula. Puede utilizar Fórmula Autocompletar en la mitad de una fórmula o función anidada existente. El texto inmediatamente anterior al punto de inserción se utiliza para mostrar valores de la lista desplegable, y todo el texto posterior al punto de inserción permanece sin cambiar. Los nombres definidos que crea para constantes enumeradas, como las utilizadas en la función SUBTOTAL, y las conexiones de las funciones de Cubo no aparecen en la lista desplegable de autocompletar, pero aun así puede escribirlas.Desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar mediante las teclasEn la tabla siguiente se resumen las teclas que puede utilizar para desplazarse por la lista desplegable FórmulaAutocompletar.Para PresioneMover el punto de inserción un carácter a la FLECHA IZQUIERDAizquierda.Mover el punto de inserción un carácter a la derecha. FLECHA DERECHASubir la selección un elemento. FLECHA ARRIBABajar la selección un elemento. FLECHA ABAJOSeleccionar el último elemento. FINSeleccionar el primer elemento. INICIOBajar una página y seleccionar un nuevo elemento. AV PÁGSubir una página y seleccionar un nuevo elemento. RE PÁGCerrar la lista desplegable. ESC (o hacer clic en otra celda)Activar o desactivar Fórmula Autocompletar. ALT+FLECHA ABAJOEspecificar un elemento en la lista desplegable empleando un desencadenador deinserciónIng. oscar perez 23
  24. 24. Curso Avanzado de Ms ExcelIMPORTANTE Conforme escriba una fórmula, incluso después de utilizar un desencadenador de inserción,no se olvide de escribir el paréntesis de cierre para una función, el corchete de cierre para una referencia de tablao las comillas de cierre para una cadena de texto MDX. Para insertar el elemento seleccionado en la fórmula y colocar el punto de inserción directamente después, presione TAB o haga doble clic en el elemento.Activar o desactivar Fórmula Autocompletar1. Haga clic en el Botón Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.2. En Trabajando con fórmulas, active o desactive Fórmula Autocompletar.Validación de datos a celdasLa validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en unacelda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente lasdiferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característicaque permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar osobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas.¿Qué es la validación de datos?La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que sepueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuariosescriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda yadvertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas seesperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuentade tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:Ing. oscar perez 24
  25. 25. Curso Avanzado de Ms ExcelSi los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de doso de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximopermitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, elusuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones ybonificaciones.Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o sereduciría automáticamente.Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.Ing. oscar perez 25
  26. 26. Curso Avanzado de Ms Excel ¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Ing. oscar perez 26
  27. 27. Curso Avanzado de Ms Excel Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después. Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres. Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación. Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC. Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda. También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Ing. oscar perez 27
  28. 28. Curso Avanzado de Ms Excel ICONO TIPO SE USA PARA Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo. Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos: El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda. Sugerencias para trabajar con la validación de datos En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel. Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados.) la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas. Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido. Ing. oscar perez 28
  29. 29. Curso Avanzado de Ms Excel Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente. Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos. Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación. Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que: Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo. La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en Automático. Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error. Ing. oscar perez 29
  30. 30. Curso Avanzado de Ms Excel Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda. Agregar validación de datos a una celda o rango En las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una hoja de cálculo.  Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable  Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites  Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites  Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo  Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo  Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud  Calcular qué se permite según el contenido de otra celda  Usar una fórmula para calcular qué se permite Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. Ing. oscar perez 30
  31. 31. Curso Avanzado de Ms Excel La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). Por ejemplo:  Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.  Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta. También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. NOTA El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.6. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos Ing. oscar perez 31
  32. 32. Curso Avanzado de Ms Excel 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. Los valores que el usuario puede escribir en esta celda están restringidos".2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Ing. oscar perez 32
  33. 33. Curso Avanzado de Ms Excel Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información. Ing. oscar perez 33
  34. 34. Curso Avanzado de Ms Excel  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal. Ing. oscar perez 34
  35. 35. Curso Avanzado de Ms Excel5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo. NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo Número de la ficha Inicio.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. Ing. oscar perez 35
  36. 36. Curso Avanzado de Ms Excel 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que. Ing. oscar perez 36
  37. 37. Curso Avanzado de Ms Excel6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Ing. oscar perez 37
  38. 38. Curso Avanzado de Ms Excel Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.6. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora. Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Máximo. Ing. oscar perez 38
  39. 39. Curso Avanzado de Ms Excel7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Ing. oscar perez 39
  40. 40. Curso Avanzado de Ms Excel Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.6. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Ing. oscar perez 40
  41. 41. Curso Avanzado de Ms Excel Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Calcular qué se permite según el contenido de otra celda1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Ing. oscar perez 41
  42. 42. Curso Avanzado de Ms Excel Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje.9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos Ing. oscar perez 42
  43. 43. Curso Avanzado de Ms Excel 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Usar una fórmula para calcular qué se permite1. Seleccione las celdas que desea validar.2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. Ing. oscar perez 43

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