Managementul timpului

6,624 views

Published on

1 Comment
11 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
6,624
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
1
Likes
11
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Managementul timpului

  1. 1. Managementul Timpului: tehnici și abordări moderneDr Daniela Munca-Aftenev,Director Executiv Consiliile Americane din Moldova
  2. 2. Citate și proverbe despre timp A alege momentul, înseamnă a cîștiga timp. (Francis Bacon) Ce a trecut a dispărut; ceea ce speri este absent; doar prezentul este al tău. (proverb arab) Ceea ce vrem să facem, s-o facem atunci cînd vrem; pentru că acest “vrem” se schimbă și are scăderi și amînări. (Shakespeare) În amînare se află primejdia. (proverb persan) Măgarul cînd îmbătrînește nu ajunge neapărat mai marele grajdului. (proverb turc) Oamenii care nu au niciodată timp lucrează cel mai puțin. (Lichtenberg) Pune mîna pe o sobă fierbinte un minut și ți se va părea o oră. Stai cu o fată frumoasă o oră și ți se va părea un minut. Asta e relativitatea. (Albert Einstein) S-ar putea ca ziua de mîine să fie a altuia. (proverb arab) Timpul este distanța dintre chemarea lui Dumnezeu și răspunsul tău. (Dumitru Staniloae) Timpul este moneda vieții tale. Este singura monedă pe care o ai și numai tu poți hotărî cum o vei cheltui. Fii atent ca nu cumva să-i lași pe alții s-o cheltuie pentru tine. (Carl Sandburg)aaaAZAZZAazazAzaaxzazazzcxz
  3. 3. Ion Creangă scria mentorului său, Titu Maiorescu, după ce îi trimisese spre tipar “Moș Nechifor”: “D.voastra cred ca ca veti fi ras de mine si de dansa (de poveste), si cu drept cuvant, pentru ca este o copilarie scrisa de un om mult mai batran decat tanar… Eu atata stiu numai, ca am scris lung, pentru ca n-am avut timp sa scriu scurt“.
  4. 4. Știați că ... Angajatorii au nevoie de circa 10-15 secunde pentru a-și face părerea despre un CV și 3-5 minute pentru a determina dacă un candidat este potrivit pentru job
  5. 5. Studiu de caz: Kodak
  6. 6. Studiu de caz: Kodak Secolul 20 – Kodak deține poziția dominantă pe piața din SUA 1976 – 90% 1975 – primul aparat digital Amenințare pentru produseledin gama ”film” 1990 – declin în vînzări 2012 – Kodak se anunță falimentar
  7. 7. Edward Smith – Cazul Titanicului Pierderi estimate în 1909: $7.5 million( raportat la rata de inflație 2012 - $168 million) Cea mai rapidă traversare a Atlanticului Ignorarea avertizărilor de aisberg Decedați:1,517 Concurenți: Carpatian și
  8. 8. Steve Jobbs și Compania Pixar, Disney1986 – Apple cumpără Pixar-ul cu $5 milioane2006 – Compania Disney cumără Pixar-ul cu $7.4 miliarde
  9. 9. Identificați stilul Dv de management al timpului și dați exemple
  10. 10. Cărui tip de management îiaparțin riscurile de mai jos? Trecerea bruscă de la o sarcină la alta Oboseala excesivă, căci face absolut totul Inițiază mai multe proiecte similar, dar multe sunt incomplete la diferite stadii “Trebuie sa o fac eu, altfel nu se va rezolva” Încearcă să facă prea multe lucruri deodată Tratează totul ca fiind urgent Poate acționa impulsiv fără a gîndi la consecinte Pornețe prea multe sarcini noi înainte de a le termina pe cele vechi
  11. 11. Cărui tip de management îiaparțin riscurile de mai jos? Schimbări constante în gîndire și direcții noi Lipsa planificării și renuntarea la responsabilități Implicarea prea mare în viața socială și în aflarea opiniilor Acceptă întotdeauna cea mai nouă versiune dar niciodată cea finală Promite prea mult datorită unui optimism exagerat Nu trece la subiect pentru a evita momentele neplăcute Se concentrează asupra oamenilor în detrimentul obiectivelor Este preocupat de părerea celorlalți despre el
  12. 12. Cărui tip de management îiaparțin riscurile de mai jos? Îi salvează pe toți ceilalți cu orice risc și adesea nu reușește să-și atingă scopurile personale Este deprimat pentru ca asteptarile i-au fost înșelate Spune “da” prea multor oameni nu prioritizează cererile pentru ajutor, și oricum nu reușește să-i mulțumească pe toți
  13. 13. Cărui tip de management îiaparțin riscurile de mai jos? Cere foarte multă documentație și raportare Întîrzie actiunile sub pretextul nevoii de informatie Îi frustează pe ceilalți cu lungi discutii de analiză Abordari detaliate care pierd din vedere urgența situației Presupune că nimeni nu este de încredere Verifică personal lucruri care au fost deja verificate de alții Este guvernat de “Legile lui Murphy”
  14. 14. Test
  15. 15. CE ÎNSEAMNĂ GESTIONAREA PROFESIONALĂ A TIMPULUIProcesul prin care se planifică activitatea zilnică in scopulde a valorifica la maxim timpul alocat realizării sarcinilorce revin fiecăruia ca ocupant al unui post intr-oorganizație dar și rezolvării problemelor personale.De aceea trebuie să știm cum să prioritizam acțiunile peo anumită perioadă de timp pornind chiar de la o banalăzi.O persoană organizată va reuși să-și atingă atîtscopurile personale, cît și cele profesionale.
  16. 16. OBIECTIVELE TRENINGULUI Identificarea motivelor pentru care trebuie să gestionam profesional timpul Identificarea avantajelor gestionării timpului Determinarea constrîngerilor timpului Prezentarea cauzelor lipsei de gestionare a timpului
  17. 17. DE CE TREBUIE SA GESTIONAM CORECT TIMPUL?A defini și separa sarcinile domestice și cele dela locul de muncăA depăși obstacolele care ne impiedică săfacem ceea ce nedorimA învăța cum să programăm și să acționăm înfuncție de prioritățiA îndeplini sarcinile cu succes și la timpA scăpa de tirania stresului
  18. 18. AVANTAJELE GESTIONARII TIMPULUI Stabilirea corectă a priorităților Evitarea capcanelor timpului Anticiparea oportunităților Libertate și control asupra psihicului personal Evitarea conflictelor de timp Evitarea vinei și a scuzelor pentru eșecul anunitor acțiuni Evaluarea progresului Imaginea de ansamblu Gestionarea corectă a resurselor Creșterea în carieră Relatii excelente în familie și societate
  19. 19. CAUZELE IROSIRII TIMPULUI SAU CONSTRÎNGERILE TIMPULUISe pot clasifica în două mari categorii: constrîngeri din vina proprie constrîngeri din vina altora
  20. 20. Brainstorming Cine sunt ”hoții Dv” de timp? Think-pair-share: cîți ho ți ave și în comun?
  21. 21. CONSTRÎNGERILE DIN VINA PROPRIE Dezorganizarea sau lipsa de organizare Tărăgănarea sau tergiversarea lucrurilor Incapacitatea de a spune ”nu” Discuții neproductive Perfecționismul inutil Preocuparea excesivă pentru ceea ce au alții de făcut
  22. 22. CONSTRANGERILE DIN VINA ALTORA Vizitatoriinepoftiți Telefoanele neașteptate Corespondența fără valoare Așteptarea direcționată Ședințe neproductive Crizele și rapoartele inutile
  23. 23. Principalele 15 cauze care vă fac să pierdeți timpul1. A nu planifica ziua/perioada de muncă2. A nu avea obiective clar fixate3. A nu lucra decît sub presiune/supraveghere4. A lucra cu nerăbdare pentru a termina mai repede5. A amîna pentru următoarele zile ceea ce nu vă place6. Lipsa de autodisciplină7. Încercarea de a face mai multe lucruri odată8. Pregătirea exagerată înainte de a începe o activitate
  24. 24. Principalele 15 cauze care vă fac să pierdeți timpul9. Telefoane prelungite10. Nefinalizarea activității începute11. Perpetuarea unei rutine devenită ineficace12. Incapacitatea de a spune NU în anumitesituații13. Acceptarea tuturor vizitelor anunțate sauneanunțate14. Discuții la o cafea15. Adoptarea unei soluții moderne fără acerceta dacă aceasta este potrivită.
  25. 25. LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES !!!  CE ESTE STRESUL ?Reacția oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoiți să le suporte. Oamenii s-au obișnuit să trăiască sub stres și se străduiesc să facă tot mai multe în tot mai puțin timp.  STRESUL POATE FI: Pozitiv Negativ
  26. 26. STRESUL POZITIVEste acea stare care vă transmite în permanențăimpulsul de a reuși să duceți pînă la capăt ceea ce ațiînceput, acționînd ca un factor motivațional. PENTRU ACEASTA TREBUIE SĂ:Fiți suficient de motivat pentru a va ridica din pat și a văduce la serviciu, să simtiți că deveniți din ce în ce maienergic și mai dinamicObtineți performanțe constant ridicate folositi la maximcalitățile dv. native și pe cele dobîndite
  27. 27. STRESUL NEGATIVPresiune psihică pronunțată și constantăNeîncredere în forțele propriiIncapacitatea de a duce la bun sfîrșit lucrurileînceputeNesiguranța în tot ceea ce facețiNerealizarea sarcinilor curenteLipsa de dinamicitate și de control asupra viețiiTristețe cronicăPierderea poftei de viață
  28. 28. STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESAȚI Caută “senzații tari Fac lucruri nechibzuite pentru a nu recunoaște că se simt descurajați Dau frîu liber emoțiilor: Au izbucniri de furie sau de lacrimi, remarci agresive care trădează sentimente de exasperare, agitație, neliniște Devin pasivi și leneși: Se retrag din toate activitățile care inainte îi interesau.
  29. 29. ”To do list” Scrieți lista de lucruri pe care trebuie să le faceți luni, 4 martie Includeți atît atribuții de servici, cît și chestiuni de ordine personală (familie, prieteni, etc)
  30. 30. EXEMPLU Scriu raportul săptămînal Programul Lumea Deschisă Să telefonez 3 judecători Scanez pașapoartele celor 2 judecători Elaborez și trimit la imprimare flyerele LFP Ședința cu șeful (30-45 min) Scanez și trimit la DC scrisori de susținere Gătesc pui cu busuioc, dovleci ți lămîie Cumpăr dovleci și busuioc Planific vizita la Cahul Verific numărul de aplicanți LFP pe site Evaluare a bugetului pentru recrutare Elaborez raportul chestionarul evenimentul aniversar Grey’s Anatomy Stabilesc programare la manichiură Evaluez campania de publicitate CLA în Edineț și Cahul Achit contractul de arendă pentru luna februarie Duc încălțămintea la reparat
  31. 31. Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului RUTINA- acel lucru ce trebuie realizat în mod continuu și repetat- rareori este urgentă și importantă URGENTA- permite prioritizarea sarcinilor- trebuie făcută acum sau foarte curînd- ne guverneaza timpul si psihicul IMPORTANTA- reprezinta prioritățile noastre cheie- este esențială în atingerea obiectivelor- de regula, acestea sunt uitate si devin probleme stresante
  32. 32. EXEMPLU Scriu raportul săptămînal Programul Lumea Deschisă Să telefonez 3 judecători Scanez pașapoartele celor 2 judecători Elaborez și trimit la imprimare flyerele LFP Ședința cu șeful (30-45 min) Scanez și trimit la DC scrisori de susținere Gătesc pui cu busuioc, dovleci ți lămîie Cumpăr dovleci și busuioc Planific vizita la Cahul Verific numărul de aplicanți LFP pe site Evaluare a bugetului pentru recrutare Elaborez raportul chestionarul evenimentul aniversar Grey’s Anatomy Stabilesc programare la manichiură Evaluez campania de publicitate CLA în Edineț și Cahul Achit contractul de arendă pentru luna februarie Duc încălțămintea la reparat
  33. 33. Soluție Trei cauze principale pot explica reusita dv. in a vă gestiona timpulComportamentul (cei care sunt incapabili sa spuna << NU>> au oproblemă reală, căci vor abandona ceea ce fac pentru a ajuta peceilalti de cele mai multe ori in detrimentul personal)Buna organizare (stabiliți-vă obiective clare)Sarcini alocate eficient (nu accepțati să primiți de lucru mai multdecît puteți face). Gestionarea timpului - o chestiune de organizare!
  34. 34. Punct de plecare: Agenda (informația se găsește în același loc, poate fi usor consultată, permite o privire asupra priorităților și evită supraincarcarea programului zilei respective) Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai ales daca sunt de informare sau privesc activitati curente. Învățați să spuneți ”nu” (revenim mai tîrziu, ce ziceți să programăm o întîlnire mai tîrziu, colegul meu vă poate răspunde, etc)
  35. 35. Punct de plecare: Nu vă planificați decît 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri neprevăzute și 20% pentru creativitate; Nu vă multumiți să rezervați timp pentru participarea la ședinte, ci rezervati timp pentru a le pregăti; Nu supraîncărcați începutul săptămînii, repartizati-vă echilibrat activitățile; Consemnați însemnările în același loc (agenda, computer), eviatand hîrtiuțele colorate lipite peste tot; Regrupati micile activitati asemanatoare;
  36. 36. SOLUȚII Scriu raportul săptămînal Programul Lumea Deschisă (după ora 14) Să telefonez 3 judecători (delegez secretara sau trimit sms) Scanez pașapoartele celor 2 judecători (delegez voluntarului) Elaborez și trimit la imprimare flyerele LFP (planific pentru marți) Ședința cu șeful (30-45 min) (îmi pregătesc agenda și ne încadrăm în 15 min) Scanez și trimit la DC scrisori de susținere (delegez voluntarului) Gătesc pui cu busuioc, dovleci ți lămîie (cum ajung acasă!) Cumpăr dovleci și busuioc (în drum spre rutieră) Planific vizita la Cahul (lucrez de acasă de pe calculator) Verific numărul de aplicanți LFP pe site (delegez secretara) Evaluare a bugetului pentru recrutare (delegez contabilei) Elaborez raportul chestionarul evenimentul aniversar (delegez voluntarului) Grey’s Anatomy (după băița copilului) Stabilesc programare la manichiură (telefonez din rutieră) Evaluez campania de publicitate CLA în Edineț și Cahul (delegez profesorilor) Achit contractul de arendă pentru luna februarie (delegez contabilei) Duc încălțămintea la reparat (marți dimineața)
  37. 37. Planul de activitate pentru ziua de luniSarcinile mele la birou:  Scriu raportul săptămînal Programul Lumea Deschisă (după ora 14)  Ședința cu șeful (30-45 min) (îmi pregătesc agenda și ne încadrăm în 15 min )  Cumpăr dovleci și busuioc (în drum spre rutieră)  Stabilesc programare la manichiură (telefonez din rutieră)Sarcinile mele – lucru de acasă:  Gătesc pui cu busuioc, dovleci ți lămîie (cum ajung acasă!)  Planific vizita la Cahul (lucrez de acasă de pe calculator)  Grey’s Anatomy (după băița copilului)Sarcinile delegate colegilor și subalternilor  Să telefonez 3 judecători (delegez secretara sau trimit sms)  Scanez pașapoartele celor 2 judecători (delegez voluntarului)  Scanez și trimit la DC scrisori de susținere (delegez voluntarului)  Verific numărul de aplicanți LFP pe site (delegez secretara)  Evaluare a bugetului pentru recrutare (delegez contabilei)  Elaborez raportul chestionarul evenimentul aniversar (delegez voluntarului)  Evaluez campania de publicitate CLA în Edine ț și Cahul (delegez profesorilor)  Achit contractul de arendă pentru luna februarie (delegez contabilei)Planificate pentru altă zi:  Elaborez și trimit la imprimare flyerele LFP ( planific pentru marți)
  38. 38. Alte sugestii ... Încercați să lucrați în afara biroului, daca acest lucru este mai eficient (nu sunteți deranjat) Faceti pauze regulate, dar scurte 10 minute la fiecare 50 de minute (calitatea muncii scade); Utilizati telefonul și email-ul pentru a nu vă deplasa în alte birouri; Daca amînați ceva pentru mîine, asigurati-vă că va fi prioritară a doua zi;
  39. 39. Legile timpului (răspundeți în %)- Cîte nr de telefon salvate in memoria aparatului acesați în mod repetat și cîte doar rareori?- Cîte haine din garderoba Dv le îmbrăca ți foarte des și cîte doar foarte rar?- Cîte instrucțiuni pe care le dați colegilor sau subalternilor sunt îndeplinite corect și la timp și cîte sunt ignorate sau nu sunt îndeplinite corect?
  40. 40.  80% din venituri sunt generate de 20% dintre clienti; 80% din activitatile unui proiect se realizeaza in 20% din timpul alocat proiectului. 80% din valoarea stocurilor este detinuta in doar 20% din spatiul de depozitare; 80% din noutăţile unui ziar stau in 20% din spatiul ziarului; 80% dintre decizii se iau in 20% din timpul alocat unei şedinţe;
  41. 41. Principiul lui Pareto 80% dintre consecințe sunt provocate de 20% dintre cauze Vilfredo Pareto, economist francez a descoperit ca in Italia (in sec XIX) 80% dintre proprietati sunt detinute de doar 20% din populatie. Ulterior Joseph Juran, a introdus principiul si in teoriile manageriale.
  42. 42.  formula de maximizare a eficienței: identificarea acelor 20% din factorii majori care ne asigura cea mai mare parte din rezultate eliminarea a 80% din activitatea ineficienta este un lucru dezirabil concentrarea pe creșterea productivității și nu creșterea efortului sau a resurselor; selectarea necesarului de efort în loc de amplificarea acestuia în atingerea unor obiective
  43. 43. Principiul Pareto și managementul timpului 80% din rezultatele pe care le obtinem provin din 20% din activitatile pe care le efectuăm daca ți-ai făcut o listă cu 10 lucruri pe care trebuie să le rezolvi pe parcursul unei zile, 2 dintre ele vor fi mai importante decît toate celelalte 8 la un loc Aceste 2 activitati sunt activitatile de care trebuie sa te ocupi mai intai.
  44. 44. Metoda ABCDE A – foarte importante, pe care trebuie neapărat să le faceți (o întîlnire cu un client foarte important) B - importante, însă nu la fel de importante ca cele notate cu A ( ar fi bine sa le faceți. Consecințele neîndeplinirii unei astfel de activități nu sunt chiar atît de grave) C – nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi plăcut să le faceți, însă care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastra (iesiți cu un coleg la o cafea) D –le puteti delega altor persoane ( printat niste documente, puteti pune secretara să se ocupe de acesta) E –le puteti elimina din lista, fără a avea nicio consecință asupra lucrurilor cu adevărat importante pentru dumneavoastră ( să urmăriți un meci de fotbal (exceptand cazul în care sunteți antrenor sau activati în domeniul sportiv).
  45. 45. Identificați orele maxime de productivitate
  46. 46. Recapitulare
  47. 47. 7 principii simple de management a timpului1. Realizati in fiecare dimineata lista cu ceea ce trebuie neaparat sa faceti.
  48. 48. 7 principii simple de management a timpului2. Stabiliti-va un interval orar in care nimeni, sub nicio forma, să nu vă deranjeze.În acest interval puteți rezolvaproblemele cu adevăratimportante cu carevă confruntați.
  49. 49. 7 principii simple de management a timpului3. Luați decizia de a nu părăsi o activitate până când aceasta nu este finalizată.
  50. 50. 7 principii simple de management a timpului4. Faceti deosebirea intre urgent si important.De foarte multe ori (uneori, de chiar prea multe ori), lucrurile urgente nu sunt neaparat importante.Reciproca nu este neaparatvalabila!
  51. 51. 7 principii simple de management a timpului5. Includeți pe lista zilnică (sau săptămînală) activități și acțiuni pe termen lung (legate de familie, de dumneavoastră personal sau de sectorul non-business).
  52. 52. 7 principii simple de management a timpului6. Identificati perioada de timp în care dați randament maxim. Este inutil să vă programați întîlnirile de afaceri pînă în prînz dacă sunteți un om mult mai activ după-amiază.
  53. 53. 7 principii simple de management a timpului7. Transmiteți aceste principii colegilor și șefilor din firma dumneavoastră!
  54. 54. Sfaturi din experiența personală Evaluarea ProblemeiLa sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati 15 minpentru a revedea activitatile din agenda,punandu-va urmatoarele 4 intrebari:Aceasta activitate era necesara?Am obtinut rezultatele pe care le am dorit?S-a justificat timpul pe care l-am alocat?A fost oportun momentul cand am executat-o?
  55. 55. Preîntâmpină problemele La sfârşitul săptămânii, verificaţi lista pe care ați făcut-o lunea şi bifați sarcinile pe care le-ați îndeplinit. Dacă nu ați terminat ceva, încearcați să vedeți care au fost cauzele. Aşa nu veți mai repeta situaţia data viitoare şi veți reuşi să finalizați totul în timp util şi în orele de lucru. Este cel mai sigur mod prin care să preîntâmpini eventualele probleme care vă împiedică să-ţi terminați treburile.
  56. 56. Fixaţi-vă termene limită Dacă aveți termene fixe în care să terminați anumite treburi, nu există riscul să vă abateți de la planul iniţial, lăsându-vă duși de val sau făcând pauze prea lungi. Vă ajută să vă stabiliți pentru fiecare lucru un interval orar în care să-l duceți la sfârşit. În plus, aşa îţi poţi evalua singur performanţele la serviciu.
  57. 57. Chestionare online
  58. 58. Google Calendar
  59. 59. Utilizati acronime încorespondența prin email
  60. 60. danielamunca@gmail.comdaniela@americancouncils.md

×