User guide

2,355 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,355
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

User guide

  1. 1. Руководство пользователя верси 1.7 я
  2. 2. Оглавление 1 О Системе 10 1 Введение ................................................................................................................................................ 10 2 Назначение и функции Системы ................................................................................................................................................ 10 3 Основные объекты Системы ................................................................................................................................................ 11 2 Начало работы. Вход в Систему 13 3 Рабочее окно Системы. Меню Системы 15 1 Главное меню Системы. Назначение разделов ................................................................................................................................................ 15 2 Раздел ................................................................................................................................................ 16 Задачи. Назначение каждого пункта меню 3 Раздел ................................................................................................................................................ 16 Документы. Назначение каждого пункта меню 4 Раздел ................................................................................................................................................ 17 Сообщения. Назначение каждого пункта меню 5 Раздел ................................................................................................................................................ 17 Библиотека. Назначение каждого пункта меню 6 Раздел ................................................................................................................................................ 17 Инструменты. Назначение каждого пункта меню 7 Раздел ................................................................................................................................................ 18 Дополнительно. Назначение каждого пункта меню 8 Раздел ................................................................................................................................................ 18 Поиск. Назначение каждого пункта меню 4 Создание задачи 19 1 Форма создания задачи ................................................................................................................................................ 19 2 Процедура выбора участников задачи ................................................................................................................................................ 19 3 Вкладка «Описание». Выбор автора задачи ................................................................................................................................................ 21 4 Вкладка «Описание». Выбор ответственных руководителей задачи ................................................................................................................................................ 22 5 Вкладка «Описание». Выбор контролёров задачи ................................................................................................................................................ 22 6 Вкладка «Описание». Выбор исполнителей задачи ................................................................................................................................................ 23 7 Вкладка «Описание». Выбор проекта задачи ................................................................................................................................................ 23 8 Вкладка «Описание». Название и описание задачи ................................................................................................................................................ 26 9 Вкладка «Описание». Выбор приоритета задачи ................................................................................................................................................ 27 10 Вкладка «Описание». Установка сроков выполнения задачи ................................................................................................................................................ 27 11 Вкладка «Описание». Прикрепление файлов к задаче ................................................................................................................................................ 28 12 Вкладка «Описание». Выбор типа задачи ................................................................................................................................................ 29 13 Вкладка «Описание». Выбор изолированных рабочих групп ................................................................................................................................................ 33 1 Назначение изолированных рабочих групп .................................................................................................................................. 33 2 Создание изолированной рабочей группы .................................................................................................................................. 33 14 Вкладка «Планирование» ................................................................................................................................................ 352
  3. 3. 15 Вкладка «События» ................................................................................................................................................ 38 16 Вкладка «Контакты» ................................................................................................................................................ 40 17 Вкладка «Дополнительно». Создание задачи «С докладом» ................................................................................................................................................ 41 18 Вкладка «Дополнительно». Создание секретной задачи ................................................................................................................................................ 42 19 Вкладка «Дополнительно». Создание задачи для ознакомления ................................................................................................................................................ 42 20 Сохранение и просмотр созданной задачи ................................................................................................................................................ 43 21 Создание задачи по шаблону ................................................................................................................................................ 45 22 Создание задачи по форме ................................................................................................................................................ 465 Работа со списком задач 47 1 Состав окна списка задач ................................................................................................................................................ 47 2 Поля таблицы со списком задач ................................................................................................................................................ 47 3 Контекстное меню таблицы со списком задач ................................................................................................................................................ 52 4 Способы группировки списка задач ................................................................................................................................................ 55 5 Фильтрация и сортировка списка задач ................................................................................................................................................ 58 6 Применение обработчика к списку задач ................................................................................................................................................ 59 7 Папки задач ................................................................................................................................................ 61 1 Папки с фильтрами .................................................................................................................................. 636 Просмотр задачи 66 1 Состав окна задачи ................................................................................................................................................ 66 2 Вкладка «Описание». Поля задачи ................................................................................................................................................ 68 1 Использование обработчиков .................................................................................................................................. 70 3 Вкладка «Действия» ................................................................................................................................................ 72 1 Регистрация действий по задаче .................................................................................................................................. 72 2 Лента действий задачи .................................................................................................................................. 74 3 Завершение задачи .................................................................................................................................. 78 4 Вкладка «Файлы» ................................................................................................................................................ 80 5 Вкладка «Планирование» ................................................................................................................................................ 81 1 Добавление контрольной точки .................................................................................................................................. 81 2 Проверка выполнения заданий по контрольным точкам .................................................................................................................................. 84 6 Вкладка «События» ................................................................................................................................................ 84 7 Вкладка «Контакты» ................................................................................................................................................ 86 8 Вкладка «Журнал» ................................................................................................................................................ 88 9 Вкладка «Дополнительно» ................................................................................................................................................ 89 1 Отправка сообщений по задаче .................................................................................................................................. 90 1 Создание сообщений .................................................................................................................................. 90 2 Ознакомление с сообщениями .................................................................................................................................. 94 Оглавление 3
  4. 4. 2 Скрытие задачи .................................................................................................................................. 94 3 Назначение задаче маркера .................................................................................................................................. 96 10 Особенности выполнения подзадач типа ИРГ ................................................................................................................................................ 97 7 Редактирование полей задачи 100 1 Права ................................................................................................................................................ 101 на редактирование полей задачи 2 Редактирование проекта ................................................................................................................................................ 103 3 Редактирование названия и приоритета ................................................................................................................................................ 103 4 Редактирование участников задачи ................................................................................................................................................ 104 5 Редактирование состава внешних пользователей ................................................................................................................................................ 105 6 Редактирование сроков выполнения задачи ................................................................................................................................................ 107 7 Редактирование описания и прикреплённых файлов задачи ................................................................................................................................................ 108 8 Редактирование типа задачи и дополнительных полей ................................................................................................................................................ 109 9 Редактирование изолированной рабочей группы ................................................................................................................................................ 111 10 Редактирование контрольных точек ................................................................................................................................................ 112 11 Редактирование событий ................................................................................................................................................ 113 12 Редактирование контактов ................................................................................................................................................ 114 8 Дополнительные операции с задачей 115 1 Создание подзадач ................................................................................................................................................ 115 2 Кому доступна задача ................................................................................................................................................ 117 3 Доступ................................................................................................................................................ 118 к задачам других пользователей 1 Права на просмотр задач .................................................................................................................................. 118 2 Просмотр доступных задач других пользователей .................................................................................................................................. 119 9 Архив задач 120 10 Просмотр информации о пользователе 122 11 Создание документа 123 1 Форма................................................................................................................................................ 123 создания документа 2 Поля регистрационной карточки документа. Их типы и способы заполнения ................................................................................................................................................ 124 3 Прикрепление файла электронного документа ................................................................................................................................................ 132 4 Выбор................................................................................................................................................ 133 маршрута рассмотрения документа 5 Сохранение документа ................................................................................................................................................ 135 6 Создание документа по задаче ................................................................................................................................................ 137 7 Создание документа по форме ................................................................................................................................................ 139 12 Скрытие полей документов 141 13 Просмотр созданного документа 1424
  5. 5. 1 Право ................................................................................................................................................ 142 на просмотр документа 2 Просмотр документа в списке документов ................................................................................................................................................ 142 1 Состав окна списка документов .................................................................................................................................. 142 2 Поля таблицы со списком документов .................................................................................................................................. 143 3 Контекстное меню таблицы со списком документов .................................................................................................................................. 144 4 Способы группировки списка документов .................................................................................................................................. 145 5 Фильтрация и сортировка списка документов .................................................................................................................................. 147 6 Применение .................................................................................................................................. 149 обработчика к списку документов 3 Просмотр и редактирование карточки документа ................................................................................................................................................ 151 1 Вкладка «Карточка документа» .................................................................................................................................. 153 2 Вкладка «Маршрут рассмотрения» .................................................................................................................................. 155 3 Вкладка «Резолюция» .................................................................................................................................. 157 1 Создание резолюций .................................................................................................................................. 157 2 Поля таблицы со списком резолюций .................................................................................................................................. 159 3 Утверж дение и исполнение резолюций .................................................................................................................................. 160 4 Редактирование и удаление резолюций .................................................................................................................................. 161 4 Вкладка «Журнал» .................................................................................................................................. 161 4 Печать карточки документа ................................................................................................................................................ 16214 Рассмотрение документов 163 1 Работа................................................................................................................................................ 163 участника рассмотрения с документом 2 Просмотр задачи по рассмотрению документа. Рассмотрение документа ................................................................................................................................................ 163 1 Участники рассмотрения документа .................................................................................................................................. 163 2 Вкладка «Описание» .................................................................................................................................. 165 3 Действия участника рассмотрения .................................................................................................................................. 167 4 Помещение файла документа в библиотеку .................................................................................................................................. 169 5 Применение .................................................................................................................................. 170 обработчика к документу 6 Создание подзадачи в задаче по документу .................................................................................................................................. 17315 Контроль рассмотрения документов 174 1 Работа................................................................................................................................................ 174 со списком документов 2 Контроль рассмотрения документов автором ................................................................................................................................................ 175 1 Доступ к созданным документам .................................................................................................................................. 175 2 Возобновление рассмотрения и создание нового этапа .................................................................................................................................. 176 3 Удаление документа .................................................................................................................................. 178 4 Добавление новых участников задачи по рассмотрению .................................................................................................................................. 179 5 Отправка документа в архив .................................................................................................................................. 179 6 Изменение статуса (состояния) документа .................................................................................................................................. 180 3 Контроль рассмотрения документов контролёром ................................................................................................................................................ 181 1 Доступ к документам на рассмотрении .................................................................................................................................. 181 2 Описание исходных параметров для получения списка документов .................................................................................................................................. 181 3 Способы контроля документов .................................................................................................................................. 182 4 Завершение процесса рассмотрения ................................................................................................................................................ 18416 Исполнение документов 186 Оглавление 5
  6. 6. 1 Перевод документов на исполнение ................................................................................................................................................ 186 2 Задачи по исполнению документов ................................................................................................................................................ 190 3 Задачи по исполнению резолюций ................................................................................................................................................ 192 4 Контроль исполнения документов ................................................................................................................................................ 194 17 Контроль документов с помощью отчётов 196 1 Отчёты по документам. Принципы их получения ................................................................................................................................................ 196 2 Получение статистики документов ................................................................................................................................................ 196 1 Понятие статистики документов .................................................................................................................................. 196 2 Отчёт «Отчёт по документам» .................................................................................................................................. 196 3 Отчёт «Статистика по документам» .................................................................................................................................. 197 3 Получение реестров документов ................................................................................................................................................ 199 1 Реестры документов .................................................................................................................................. 199 2 Просмотр реестра документов .................................................................................................................................. 199 3 Просмотр расширенного реестра .................................................................................................................................. 200 18 Особенности создания и прохождения документов 202 1 Создание документа с присвоением номера ................................................................................................................................................ 202 2 Рассмотрение документа с постановкой задачи по исполнению ................................................................................................................................................ 203 19 Архив документов 206 20 Сообщения 208 1 Создание и редактирование сообщений ................................................................................................................................................ 209 2 Создание и редактирование объявлений ................................................................................................................................................ 210 21 Работа с календарями 212 1 Назначение календарей. Состав окна раздела Календарь ................................................................................................................................................ 212 2 Системные календари ................................................................................................................................................ 213 3 Календари других пользователей ................................................................................................................................................ 215 4 Контекстное меню календарей ................................................................................................................................................ 217 5 Создание пользовательского календаря ................................................................................................................................................ 218 6 Создание события ................................................................................................................................................ 219 7 Просмотр событий в календаре ................................................................................................................................................ 224 8 Режимы показа событий в календаре ................................................................................................................................................ 224 9 Редактирование пользовательского календаря ................................................................................................................................................ 227 10 Редактирование событий ................................................................................................................................................ 228 11 Настройка отображения панели навигации ................................................................................................................................................ 230 12 Назначение прав на календари ................................................................................................................................................ 2306
  7. 7. 22 Работа с библиотекой 232 1 Структура библиотеки ................................................................................................................................................ 232 2 Системные папки ................................................................................................................................................ 232 3 Пользовательские папки ................................................................................................................................................ 234 4 Права ................................................................................................................................................ 234 доступа к папкам библиотеки 1 Типы прав доступа к папкам .................................................................................................................................. 234 2 Назначение прав доступа к папкам библиотеки .................................................................................................................................. 235 3 Просмотр прав пользователя на папки библиотеки .................................................................................................................................. 236 5 Работа................................................................................................................................................ 237 пользователя с папками библиотеки 6 Работа................................................................................................................................................ 239 с файлами библиотеки23 Работа с контактной информацией 244 1 Назначение и использование адресных книг ................................................................................................................................................ 244 2 Дерево адресных книг ................................................................................................................................................ 244 3 Доступ................................................................................................................................................ 245 к контактам 4 Добавление контакта ................................................................................................................................................ 245 5 Группы контактов ................................................................................................................................................ 247 6 Поиск и просмотр контактов в списке ................................................................................................................................................ 248 7 Просмотр, редактирование и удаление контакта ................................................................................................................................................ 249 8 Настройка колонок таблицы со списком контактов ................................................................................................................................................ 25024 Работа с проектами 252 1 Дерево проектов пользователя ................................................................................................................................................ 252 2 Список проектов пользователя ................................................................................................................................................ 253 3 Просмотр проекта ................................................................................................................................................ 254 1 Состав окна проекта .................................................................................................................................. 254 2 Просмотр диаграммы проекта .................................................................................................................................. 257 3 Экспорт диаграммы проекта в MS Project .................................................................................................................................. 258 4 Копирование.................................................................................................................................. 259 проекта 4 Архив проектов ................................................................................................................................................ 26025 Формирование отчётов 262 1 Структура отчетов по задачам ................................................................................................................................................ 262 1 Определение исходных параметров .................................................................................................................................. 262 2 Структура выходных данных .................................................................................................................................. 264 2 Отчёт «Полный отчёт» ................................................................................................................................................ 264 1 Назначение отчёта .................................................................................................................................. 264 2 Результат формирования отчёта .................................................................................................................................. 264 3 Отчёт «Действия по моим поручениям» ................................................................................................................................................ 268 Оглавление 7
  8. 8. 1 Назначение отчёта .................................................................................................................................. 268 2 Результат формирования отчёта .................................................................................................................................. 268 4 Отчёт «Просроченные задачи» ................................................................................................................................................ 270 5 Отчёт «Активные задачи пользователей» ................................................................................................................................................ 271 6 Отчёт «Лента действий» ................................................................................................................................................ 272 7 Отчёт «Задачи по подразделениям» ................................................................................................................................................ 273 8 Отчёт «Исполнено, но просрочено» ................................................................................................................................................ 274 9 Отчёт «Статистика по задачам пользователя» ................................................................................................................................................ 275 1 Назначение отчета .................................................................................................................................. 275 2 Результат формирования отчёта .................................................................................................................................. 275 10 Отчёт................................................................................................................................................ 277 «Полномочия пользователя» 11 Отчёт................................................................................................................................................ 278 «Реквизиты пользователей» 12 Отчёт................................................................................................................................................ 279 «Пользовательские отчёты» 13 «Общий отчёт по пользователям» ................................................................................................................................................ 279 26 Настройки пользователя 281 1 Мои реквизиты ................................................................................................................................................ 281 2 Личные настройки ................................................................................................................................................ 282 3 Настройка e-mail ................................................................................................................................................ 285 4 Внешние пользователи ................................................................................................................................................ 288 5 Группы внешних пользователей ................................................................................................................................................ 291 1 Вкладка «Общее» .................................................................................................................................. 292 2 Вкладка «Пользователи» .................................................................................................................................. 292 3 Редактирование групп внешних пользователей .................................................................................................................................. 294 6 Настройки оповещений по задачам ................................................................................................................................................ 294 7 Цветовые настройки ................................................................................................................................................ 296 8 Настройка отображения пунктов меню ................................................................................................................................................ 298 9 Настройка шаблонов действий ................................................................................................................................................ 299 10 Шаблоны задач ................................................................................................................................................ 300 11 Шаблоны изолированных групп ................................................................................................................................................ 304 12 Шаблоны контрольных точек ................................................................................................................................................ 306 1 Назначение шаблонов контрольных точек .................................................................................................................................. 306 2 Создание шаблона контрольной точки .................................................................................................................................. 306 3 Редактирование шаблонов контрольных точек .................................................................................................................................. 308 13 Шаблоны карточек документов ................................................................................................................................................ 309 14 Назначение заместителей ................................................................................................................................................ 311 27 Поиск в Системе 3148
  9. 9. 1 Общий................................................................................................................................................ 314 поиск 1 Объекты поиска .................................................................................................................................. 314 2 Построение шаблона поиска .................................................................................................................................. 315 3 Поиск. Результаты поиска .................................................................................................................................. 315 2 Поиск документов ................................................................................................................................................ 318 3 Поиск задач ................................................................................................................................................ 32028 Дополнительные возможности Начальника 322 1 Формирование дерева подразделений ................................................................................................................................................ 322 1 Добавление подразделений .................................................................................................................................. 322 2 Создание шаблона для формирования номера задачи .................................................................................................................................. 323 3 Редактирование и перемещение подразделений .................................................................................................................................. 324 2 Добавление и удаление пользователей ................................................................................................................................................ 324 1 Создание пользователей .................................................................................................................................. 325 2 Редактирование и удаление пользователя .................................................................................................................................. 330 3 Перемещение пользователей .................................................................................................................................. 333 3 Группы пользователей ................................................................................................................................................ 333 1 Создание группы пользователей .................................................................................................................................. 334 2 Редактирование группы пользователей .................................................................................................................................. 336 4 Назначение полномочий пользователям ................................................................................................................................................ 33629 Дополнительные возможности Системы 339 1 Использование скина ................................................................................................................................................ 339 2 Использование доменной авторизации ................................................................................................................................................ 339 3 Интеграция Системы с электронной почтой ................................................................................................................................................ 340 4 Создание видеоконференций ................................................................................................................................................ 34230 Глоссарий 345 Оглавление 9
  10. 10. 1 О Системе1.1 ВведениеРуководство пользователя (далее – Руководство) посвящено описанию работы в СИСТЕМЕОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ «Мотив 4U 1.7» (сокращённо СОУК «Мотив4U 1.7», далее – Системе). Интерфейс Системы прост в понимании и обращении, поэтомудля работы в Системе достаточно иметь базовые навыки работы со стандартными офиснымиприложениями.Рабочее место пользователя Системы организовано посредством веб-интерфейса.Рекомендуемые браузеры для работы – MS Internet Explorer, начиная с версии 8.0, и MozillaFireFox, начиная с версии 3.6.13. Работа Системы возможна под любой операционнойсистемой, поддерживающей работу в перечисленных браузерах.Руководство состоит из 29 разделов и Глоссария. В каждом разделе содержится описаниефункциональных возможностей Системы – их назначение и порядок использования. ВГлоссарии приведено толкование терминов и понятий интерфейса Системы. Первоеознакомление с Руководством рекомендуется осуществлять последовательно. Дальнейшееобращение к Руководству при работе в Системе можно осуществлять по меревозникновения определённых вопросов по конкретным функциям Системы.Руководство ориентировано как на начинающих, так и на опытных пользователей Системы.1.2 Назначение и функции СистемыСистема является мощным организующим инструментом управления для любойорганизации. Она позволяет руководящему составу организовать структуру кадровойподчинённости пользователей, контролировать своевременное исполнение задач ипоручений, создавать для решения отдельных задач рабочие группы с организациейдополнительных связей подчинённости.Подсистема отчётов позволяет составить полную картину деятельности отдельныхсотрудников, подразделения или компании в целом. Накопление статистики по выполняемымдействиям для каждого сотрудника компании позволяет руководству оперативнореагировать на возникающие трудности в решении поставленных задач. Тем самымдостигается высокий уровень управления и тактического планирования, который необходимдля получения производственной прибыли и дальнейшего развития компании.При правильной организации политики безопасности Системы можно отследить попыткинесанкционированного доступа в Систему третьих лиц, а также несанкционированныхдействий пользователей, и тем самым предотвратить утечку конфиденциальнойинформации.С помощью библиотеки Системы компания может накапливать свой опыт работы,распределять файловые ресурсы между сотрудниками.Для удалённой совместной работы над задачами и проектами, проведения презентаций иобучения существует возможность использовать видеоконференции.10
  11. 11. Работа в Системе осуществляется посредством одного из трёх модулей: Workflow, Docflowили Complete. Модуль Workflow представляет собой работу с функционалом задач, исключаявозможность работы с документооборотом. Модуль Docflow подразумевает работу сдокументами, исключая возможность создания задач, подзадач, изолированных рабочихгрупп. Модуль Complete включает в себя функции обоих вышеназванных модулей ипредполагает как работу с задачами, так и работу с электронным документооборотом.1.3 Основные объекты СистемыОсновной рабочей единицей Системы является задача.Под задачей подразумевается определённый объём работ, который долженвыполнить исполнитель.По сути задача может быть простым поручением. Каждая задача имеет определённый наборполей. Если начало задачи явно не задано, то время начала задачи фиксируетсяавтоматически в момент её постановки. Время окончания задачи в случае необходимостиможет быть установлено автором задачи.Любая задача может быть групповой, то есть поставленной группе исполнителей.Групповые задачи целесообразно использовать, если требуется равный доступопределённого круга лиц для принятия решений, обсуждения и выполнения задачи.Иерархия подчинённости внутри группы отсутствует, и все пользователи в групперавноправны в пределах этой задачи (кроме ответственного руководителя задачи).Задачи объединяются в проекты.Проект – это крупный блок работ, который разбивается на отдельные задачи дляконкретных исполнителей.Задача прикрепляется к проекту при её создании выбором из списка проектов. Если припостановке задачи проект не был указан, то задача автоматически прикрепляется к проекту«Задачи вне проектов». Такой проект создаётся в Системе автоматически при созданиинового подразделения. Проект «Задачи вне проектов» по умолчанию предназначен длязадач, которые нет необходимости объединять в отдельные проекты.Следующее понятие Системы – действие. По задаче может быть зарегистрированонеограниченное количество действий.Действия по задаче отражают действия исполнителя или группы исполнителей впроцессе выполнения поставленной задачи.Для дополнительной структуризации задач внутри проектов применяется понятиеподзадачи. Каждая задача может иметь неограниченное количество подзадач. Каждаяподзадача, в свою очередь, может иметь только одну родительскую задачу.Подзадачи целесообразно использовать, если требуется разбить крупную задачу на болеемелкие задачи, то есть обеспечить разделение работы по исполнителям. Исполнителиподзадач в общем случае не имеют возможности просматривать родительскую задачу, но О Системе 11
  12. 12. могут получить доступ к исходным материалам родительской задачи (документ, по которомубыла создана родительская задача).Неотъемлемой частью понятия систем электронного документооборота является понятиедокумента.Под документом Системы понимается совокупность регистрационной карточкитипа документа, маршрута рассмотрения документа и прикреплённого к карточкефайла.Каждый документ проходит определяемый маршрутной схемой рассмотрения жизненныйцикл. По каждому регистрируемому документу автоматически создаётся задача по егорассмотрению или исполнению. По завершении рассмотрения и исполнения документыпереводятся в архив.12
  13. 13. 2 Начало работы. Вход в СистемуСистема «Мотив 4U 1.7» является закрытой корпоративной системой. Она доступна толькодля зарегистрированных в ней пользователей. Для перехода к окну авторизации в строкеадреса браузера следует ввести адрес сервера Системы. В открывшемся окне в формеавторизации следует указать имя пользователя и подтвердить право входа личным паролем(рис. 1). Реквизиты пользователя определяются администратором в момент его регистрациив Системе. О регистрации пользователей см. «Руководство администратора системы».Создание пользователей доступно также пользователю со статусом «Начальник».Подробнее см. п. 28.2.1. Рис. 1. Форма авторизацииПредупреждение – Зарегистрированные имена пользователей и пароли чувствительны крегистру.В правой нижней части окна авторизации отображаются специальные индикаторы,информирующие о состоянии Системы. Индикаторы разделены на три группы, каждая изкоторых включает по три индикатора (рис. 2):1 группа. Информация о системных процессах.Зелёный цвет индикаторов говорит об исправной работе всех процессов, жёлтыйсигнализирует о неисправности в работе какого-либо процесса, красный – о критичнойнеисправности, способной привести к сбою в работе Системы.2 группа. Информация о загруженности сервера.Зелёный цвет индикатора говорит о загруженности менее 80%, жёлтый – от 80 до 90%,красный – более 90%.3 группа. Информация о версии Системы и состоянии лицензии.Первые два индикатора в группе информируют о состоянии лицензии – её загруженностипользователями и сроке действия. Начало работы. Вход в Систему 13
  14. 14. Третий индикатор информирует о наличии обновлений Системы. Зелёный цвет индикатораговорит об актуальности текущей версии, жёлтый означает, что доступно обновление,красный – доступна новая версия, серый – нет связи с сервером Системы. При нажатии наиндикатор открывается окно со списком последних изменений в Системе.При наведении курсора на индикатор отображается всплывающая подсказка синформацией. Рис. 2. Просмотр информации о СистемеПри первом входе в Систему пользователю откроется страница приветствия с краткойинформацией о Системе. Текст окна содержит ссылки на пункты меню, в которых следуетосуществить предварительную настройку Системы, а также ссылки на инструкции по работес ней.Важно! В целях обеспечения безопасности информации, хранящейся в Системе,пользователю следует изменить пароль, назначенный администратором.При последующих входах в Систему пользователю открывается тот пункт меню, которыйустановлен в качестве стартовой страницы в пункте меню «Личные настройки».Администратор системы имеет возможность установить для пользователя автоматическоеизменение пароля при входе в Систему. В этом случае при входе откроется страница, гдепользователю будет предложено сменить существующий пароль.Пользователю доступно использование возможности быстрого входа в Систему. При этомдоступ в Систему осуществляется без указания имени пользователя и пароля. Подробнее осоздании быстрого входа см. п. 26.2.Для успешной работы в Системе следует разрешить всплывающие окна для Системы внастройках браузера.14
  15. 15. 3 Рабочее окно Системы. Меню Системы3.1 Главное меню Системы. Назначение разделовРабочее пространство окна пользователя состоит из двух частей: главного меню (в верхнейчасти окна) и текущего пункта меню.Главное меню Системы включает следующие разделы:Задачи – основной раздел для работы пользователя, полностью обеспечивает оперативнуюработу с поставленными задачами. В скобках указывается информация о задачах вформате – общее количество задач/количество новых задач/количество задач с новымидействиями.Д окументы – предназначен для регистрации и контроля прохождения документов вСистеме. В скобках указывается информация о документах в формате – общее количестводокументов пользователя/количество новых документов.Сообщения – предназначен для создания объявлений, создания и просмотра сообщенийпользователя, а также статистики ознакомления с ними. В скобках указывается информацияо сообщениях в формате – общее количество сообщений/количество новых сообщений.Календарь – позволяет контролировать сроки выполнения задач и контрольных точек поним, а также вести личный ежедневник с записями о планируемых встречах и совещаниях.Библиотека – позволяет организовать хранение файлов произвольного формата сразграничением прав доступа пользователей к папкам библиотеки.Инструменты – предназначен для настроек Системы, её администрирования, управленияконтактами пользователей, проектами, файлами библиотеки, формирования отчётов, атакже содержит ссылки на программы «Информер» и XConductor.Д ополнительно – содержит ссылки на пользовательскую документацию, вопросы оСистеме и ответы на них, а также краткую информацию о Системе.Поиск – позволяет производить поиск объектов Системы – задач, документов, файлов – поих названиям и атрибутам; поиск охватывает как текущие, так и архивные задачи идокументы. Раскрытие пунктов меню данного раздела осуществляется щелчком по ссылке сназванием типа поиска в правой части главного меню.Для раскрытия списка пунктов меню раздела следует щёлкнуть по его названию. Выборпункта меню осуществляется щелчком по его названию. При этом откроется выбранныйпункт меню. Исключение составляет раздел Календарь, который не включает вложенныхпунктов и представляет собой пункт меню.Пиктограммы и позволяют выйти из Системы на страницу авторизации и закрыть окноСистемы соответственно.Примечания1. Раздел Д окументы не отображается при использовании модуля Workflow.2. Полное описание работы с разделом Администрирование приведено в отдельномдокументе «Руководство администратора системы». В данном руководстве приведено только Рабочее окно Системы. Меню Системы 15
  16. 16. описание функций пользователя со статусом «Начальник», выполняемых с помощьюраздела Администрирование.3. Описание работы с разделом Администрирование Д О приведено в отдельномдокументе «Руководство администратора документооборота».4. Описание работы с разделом Система безопасности приведено в отдельномдокументе «Руководство администратора системы безопасности».3.2 Раздел Задачи. Назначение каждого пункта менюРаздел Задачи включает следующие пункты меню:«Создать задачу» – предназначен для создания задач. Подробное описание созданиязадачи приведено в разделе 4. Пункт не отображается при использовании модуля Docflow.«Создать задачу по форме» – предназначен для создания задач по шаблонам.«Задачи» – отображает список всех задач, в которых участвует пользователь.«На контроле» – отображает список задач пользователя, в которых он являетсяконтролёром.«Сотрудники и задачи» – предназначен для просмотра задач доступных пользователей.Подробное описание назначения каждой из ролей пользователя в задаче приведено вГлоссарии.«Архив задач» – предназначен для поиска задач в архиве.3.3 Раздел Документы. Назначение каждого пункта менюРаздел Д окументы включает следующие пункты меню:«Документы мне на рассмотрение» – предназначен для отображения документов, врассмотрении которых участвует пользователь.«Документы мне на исполнение» – предназначен для отображения документов, висполнении которых участвует пользователь.«Все документы на рассмотрении» – предназначен для получения списка документов,находящихся на рассмотрении.«Все документы на исполнении» – предназначен для получения списка документов,находящихся на исполнении.«Создать документ» – предназначен для создания документов в Системе.«Создать документ по форме» – предназначен для создания документов по шаблонам.«Контроль рассмотрения моих документов» – предназначен для контроля прохождениядокументов, созданных пользователем.«Общий реестр документов» – предназначен для получения списка документов,зарегистрированных в подразделении.16
  17. 17. «Расширенный общий реестр» – предназначен для получения списка документов,зарегистрированных в подразделении, с отображением всех задач по рассмотрению каждогодокумента.«Статистика по документам» – предназначен для получения статистики по документам,зарегистрированным за определённый период.«Отчёт по документам» – предназначен для получения количественной статистикирассмотрения и исполнения документов.«Архив документов» – предназначен для поиска документов в архиве.Состав отображаемых пунктов меню раздела Д окументы зависит от прав пользователя надокументы.3.4 Раздел Сообщения. Назначение каждого пункта менюРаздел Сообщения включает следующие пункты меню:«Создать объявление» – предназначен для создания объявлений в Системе.«Мои сообщения» – предназначен для создания и просмотра сообщений пользователя, атакже статистики ознакомления с ними.Замечание – Пункт меню «Создать объявление» доступен только администраторусистемы.3.5 Раздел Библиотека. Назначение каждого пункта менюРаздел Библиотека включает следующие пункты меню:«Просмотр файлов» – предназначен для просмотра файлов, помещённых в библиотеку.«Создание/Редактирование папок» – предназначен для создания и редактированияструктуры пользовательских папок библиотеки.«Назначить права» – позволяет назначать права на папки библиотеки.«Права пользователя на папки библиотеки» – предназначен для просмотра правпользователей на папки библиотеки.3.6 Раздел Инструменты. Назначение каждого пункта менюРаздел Инструменты включает следующие подразделы:Адресная книга – позволяет формировать адресные книги организации и осуществлять вних поиск контактов.Проекты – предоставляет доступ к списку проектов, в которых участвует пользователь.Отчёты – позволяет осуществлять контроль исполнения поставленных задач;ориентирован на руководящий состав. Рабочее окно Системы. Меню Системы 17
  18. 18. Администрирование – предназначен для настройки Системы в целом еёадминистратором.Администрирование Д О – предназначен для настройки документооборота – документов,маршрутов их прохождения, счётчиков и т.д. Данный раздел доступен толькоадминистратору документооборота.Система безопасности – предназначен для настройки политики безопасности имониторинга безопасности Системы. Данный раздел доступен только администраторусистемы безопасности.Настройки – позволяет пользователю максимально удобно настроить работу в Системе.Клиентские приложения – позволяет скачать программы «Информер» (для пользователейОС Windows XP и выше) и XConductor (для пользователей ОС Mac OS X 10.5 и выше), атакже инструкцию по работе с ними. Вход в программы «Информер» и XConductorосуществляется с теми же реквизитами (имя пользователя и пароль), что и в веб-интерфейсе Системы.Замечание – Подраздел Администрирование Д О не отображается при использованиимодуля Workflow.3.7 Раздел Дополнительно. Назначение каждого пункта менюРаздел Д ополнительно включает следующие пункты меню:«Руководства» – содержит ссылки на «Руководство пользователя системы Мотив»,«Руководство пользователя программы «Информер», «Руководство пользователя программыXConductor» и «Руководство для PDA-версии» в формате *.pdf; просмотр файлов формата*.pdf возможен при установленном приложении для просмотра pdf-файлов, например,Acrobat Reader.«Вопросы и ответы» – открывает список часто задаваемых вопросов о работе в Системе иподробных ответов на них.«Краткая информация» – содержит информацию о Системе, а также ознакомительныйвидеоролик.3.8 Раздел Поиск. Назначение каждого пункта менюРаздел Поиск находится в правой части главного меню и включает следующие пункты:«Расширенный поиск» – предназначен для расширенного поиска по объектам Системы сучётом шаблона поиска.«Задачи» – предназначен для поиска задач по значениям их полей.«Документы» – предназначен для поиска документов по значениям полей регистрационнойкарточки документа.18
  19. 19. 4 Создание задачи4.1 Форма создания задачиСоздание (постановка) задачи доступно пользователям Системы, имеющим право хотя бына один тип задачи или её шаблон, и осуществляется в пункте меню «Создать задачу».Форма создания задачи состоит из следующих вкладок: «Описание», «Планирование»,«События», «Контакты», «Дополнительно». Обязательные поля задачи располагаютсяна вкладке «Описание». В частности, это поле Название, без заполнения которого задачане сохранится.Поля Авторы, Приоритет, Тип задачи задаются Системой по умолчанию. Однако для тогочтобы задача была поставлена корректно и целенаправленно, рекомендуетсяпроанализировать их содержание и при необходимости изменить.Остальные поля описания задачи заполняются по желанию постановщика. После созданиязадачи имя пользователя, осуществившего постановку задачи, будет автоматически указанов поле Постановщик задачи, которое в дальнейшем не редактируется.Задача может быть создана по шаблону и по форме, основанной на шаблоне. Созданиешаблонов осуществляется в пункте меню «Шаблоны задач» раздела Настройки(подробнее см. п. 26.10). Пользователь может использовать как созданные им самимшаблоны, так и шаблоны, на которые ему назначены права. Подробнее о создании задачипо шаблону см. п. 4.21. О создании задачи по форме см. п. 4.22.4.2 Процедура выбора участников задачиВыбор участников задачи осуществляется в окне выбора пользователей, котороевызывается нажатием на кнопку в поле с названием роли пользователя в задаче. Ввидутого, что алгоритм выбора участников однотипен, его описание приведено в общем виде длявсех ролей. При детальном описании выбора каждого участника задачи будет указаноназвание кнопки, вызывающей окно выбора пользователей и дана ссылка на процедуру,описанную ниже.В окне выбора пользователей отображается дерево подразделений с доступными пополномочиям пользователями (рис. 3). Под доступным пользователем понимается тот, накого имеются полномочия «Только свои задачи» или «Полные права», причём не важнокакие – системные или дополнительные. Подробнее о типах полномочий см. п. 28.4. Вдереве отображается последнее выбранное при указании участника подразделение и егопользователи.Замечание – В дереве подразделений, отображаемом при выборе для задачи автора иконтролёра, дополнительно отображаются пользователи, которые имеют полномочия«Полные права» и «Только свои задачи» на пользователя. Создание задачи 19

×