Introduct manual

1,608 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,608
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Introduct manual

  1. 1. Руководство по внедрению
  2. 2. Оглавление 1 Введение 4 2 На что необходимо обратить внимание, начиная настройку системы в компании 5 3 Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 7 4 Описание структуры компании 11 1 Структура компании ........................................................................................................................................................... 11 2 Создание пользователей ........................................................................................................................................................... 17 5 Организация электронного документооборота в системе «Мотив» 23 1 Проблемы организации документооборота в компании ........................................................................................................................................................... 23 2 Канцелярия и документооборот уровня отдела ........................................................................................................................................................... 23 3 Документооборот в системе «Мотив» ........................................................................................................................................................... 24 4 Обоснование выбора типов документов ........................................................................................................................................................... 25 5 Регистрационные карточки документов ........................................................................................................................................................... 26 6 Описание маршрутных схем движения документов ........................................................................................................................................................... 45 7 Права пользователей системы на объекты документооборота ........................................................................................................................................................... 49 6 Организация бизнес-процессов компании в системе Мотив 53 1 Настройка бизнес-процессов компании на основе документооборота ........................................................................................................................................................... 53 2 Настройка бизнес-процессов компании, основанная на типах задач ........................................................................................................................................................... 57 3 Использование настраиваемых папок ........................................................................................................................................................... 61 4 Работа с проектами ........................................................................................................................................................... 65 5 Библиотека ........................................................................................................................................................... 67 7 Рекомендации по внедрению системы «Мотив» в компании 70 1 Принципы успешного внедрения системы «Мотив» ........................................................................................................................................................... 70 2 Права и обязанности администратора системы ........................................................................................................................................................... 73 3 Требования к администратору системы ........................................................................................................................................................... 74 4 Общие принципы работы в системе «Мотив» ........................................................................................................................................................... 75 5 Контроль выполнения поставленных в системе задач ........................................................................................................................................................... 76 6 Рекомендации по настройке рабочих станций для корректной работы в системе «Мотив» ........................................................................................................................................................... 772
  3. 3. 8 Распорядительная и регламентирующая документация длявнедрения системы «Мотив» 78 1 Общие положения ........................................................................................................................................................... 78 2 Распорядительные документы ........................................................................................................................................................... 789 Техническая поддержка и контактная информация 8010 Приложения 81 1 Приложение 1. Регламент работы в системе оперативного управления деятельностью компании «Мотив» ........................................................................................................................................................... 81 1 Права, обязанности и ответственность пользователей системы «Мотив» ....................................................................................................................................... 81 2 Правила использования электронного документооборота системы «Мотив» ....................................................................................................................................... 85 2 Приложение 2 ........................................................................................................................................................... 87 3 Приложение 3 ........................................................................................................................................................... 88 4 Приложение 4 ........................................................................................................................................................... 89 5 Приложение 5 ........................................................................................................................................................... 90 6 Приложение 6 ........................................................................................................................................................... 92 Оглавление 3
  4. 4. 1 ВведениеВы приобрели систему оперативного управления компанией «Мотив». Для того чтобысистема заработала в вашей компании, прежде всего необходимо настроить её правильно ивыбрать оптимальный вариант внедрения. Конечно, лучше всего это могут выполнитьспециалисты нашей компании, имеющие большой опыт внедрения в различных отрасляхдеятельности. Но если компания приняла решение провести этот процесс самостоятельно,то мы надеемся, что это руководство сделает эту работу приятной и эффективной.Правильно настроенная система позволит организовать деятельность всей цепочкикорпоративного управления – от топ-менеджера до рядового сотрудника, сделает её болеепрозрачной, а также обеспечит эффективный контроль над исполнением поручений,ведение статистики выполненных и просроченных задач, повторное использованиенакопленного опыта предприятия. И помимо всего прочего даст возможность получатьаналитическую информацию, которая может быть использована для принятия многихважных управленческих решений.Если система настроена оптимально и схема внедрения выбрана правильно, с учётомспецифики вашей компании, то за счёт прозрачности всех происходящих процессов,доступности информации управление компанией станет более эффективным.Итого, в результате правильного внедрения системы организация должна добиться: - достоверности информации, используемой для принятия решений; - эффективности и оперативности принятия управленческих решений; - прозрачности и управляемости бизнес-процессов; - снижения трудоёмкости и повышения эффективности бизнес-процессов; - снижения риска потерь документов; - снижения расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.4
  5. 5. 2 На что необходимо обратить внимание, начиная настройку системы в компанииПри внедрении любой автоматизированной системы приходится решать не толькоспецифические проблемы, обусловленные появлением любого нового продукта, но и другие,характерные для процессов реорганизации деятельности компании. Нужно отметить, чтоодин только переход на электронный документооборот можно с полным правом назватьзначительным изменением организационного и административного устройства любойорганизации.Чтобы избежать ошибок внедрения системы, а впоследствии и возможного разочарования,необходимо знать причины, порождающие их. Отметим основные.Информированность. Руководство компании не всегда до конца осознаёт, что дастсистема, как её правильно использовать, чтобы получить необходимый эффект. Дефицитинформации приводит к отсутствию ожидаемого эффекта от приобретённой и настроеннойсистемы. Чтобы преодолеть это, необходимо как можно полнее донести информацию до руководства компании: провести экспресс-обучение высшего состава компании, предоставить краткие инструкции по работе с основными объектами системы. Наглядно показать, какую информацию можно получить, правильно настроив интерфейс системы и используя имеющиеся в ней отчёты.Организационные проблемы. На большинстве предприятий принята и утвержденаопределённая организационная структура (причём не всегда оптимальная), формируютсясвои, характерные только для неё, стили работы, взаимодействие между подразделениями иотдельными пользователями, методы управления и контроля.Оптимально настроенная система контроля исполнения и электронного документооборотаявляется своего рода лакмусовой бумажкой, и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процессавнедрения. Возникает дилемма: что лучше и легче – настроить систему по образу и подобиюреального положения дел или проводить реорганизацию с целью достижения максимальнойэффективности работы компании? Надо понимать, что настройки системы совсем не обязательно должны повторять принятую в компании структуру. В первую очередь, структура строится таким образом, чтобы обеспечить удобное взаимодействие подразделений, работу в проектах и прозрачность происходящих процессов. Но если по результатам работы в системе вы видите, что структура вашей компании не оптимальна и мешает успешной работе, то, существует необходимость её пересмотреть.Психологические моменты. Каким образом иногда представляется работа в системе«Мотив» некоторым сотрудникам компании? Если нет достаточно информации, руководствупредприятия система представляется как панацея от всех неурядиц, возникающих ототсутствия контроля над загруженностью сотрудников или из-за небрежного отношения кдокументам. И когда по мере более детального знакомства с системой руководство компании На что необходимо обратить внимание, начиная настройку системы в компании 5
  6. 6. понимает, что для того чтобы иметь информацию, в системе нужно работать, это становитсянекоторым психологическим барьером, особенно для руководителей старой закалки.У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением системы появился ещёодин начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно – ведь теперьсовершенно точно можно увидеть – кто, что, когда и сколько делает. Психологические проблемы легко преодолимы в том случае, если вы правильно построите процесс внедрения. На первом этапе желательно ввести в систему наиболее мобильные в плане обучаемости подразделения и руководителей компании, ключевых специалистов, результат работы которых определяет успешность деятельности компании. Психологический барьер будет легко преодолён, поскольку система действительно проста и удобна в использовании. И корректные настройки интерфейса позволяют без особых усилий получить необходимую информацию.Проблема кадров. Успех внедрения системы подразумевает, что все основные участникибизнес-процессов на предприятии должны иметь навыки работы на компьютере на уровнеобычного пользователя. Так и происходит в молодых, созданных относительно недавноорганизациях и фирмах. Но что делать, если основной состав руководства предприятияполучил образование много лет назад? И, несмотря на то, что система «Мотив» проста иудобна в работе, этот фактор надо учитывать при внедрении системы в компании. Справиться с ним несложно, если вы решите перечисленные выше проблемы. Преодоление психологического барьера, проведение точечного обучения, правильная настройка системы позволяют эффективно использовать систему на любом рабочем месте и в любом возрасте. Наш опыт неоднократно доказал это.Неправильное планирование внедрения системы. Часто руководство компании,рассчитывая на получение немедленного результата от внедрения системы, совершаетошибку, вводя в неё на первоначальном этапе максимальное количество пользователей изапуская документооборот в полном объёме. В этом случае внедрение системы можетпроизвести обратный эффект – вызвать отторжение у сотрудников и недоверие к еёэффективности у руководящего состава компании. Выше было сказано, что правильный выбор пользователей системы на первоначальном этапе работы и разумное разбиение на этапы всего процесса внедрения дадут желаемый результат и не приведут к разочарованию. В следующих разделах руководства будут даны рекомендации по настройке и внедрению системы, которые были выработаны на основе анализа наших специалистов в компаниях и предприятиях различной численности и направлений деятельности.6
  7. 7. 3 Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системыВ зависимости от решаемых задач система «Мотив» может иметь несколько вариантовнастройки. Поэтому ещё на подготовительном этапе нужно определиться, в каком объёме выхотите использовать возможности системы на первоначальном этапе внедрения и далее.Необходимо также понять, какие типы документов будут в первую очередь участвовать внастройке электронного документооборота.Ключевым для успеха всего проекта внедрения системы является осуществление комплексаорганизационно-технических мероприятий. На этапе определения стратегии происходитформирование и утверждение плана таких мероприятий – в том числе подготовкараспорядительной документации, включающей: - приказ о формировании рабочей группы внедрения; - планы-графики внедрения; - программу и план-график обучения сотрудников с назначением ответственных исполнителей от каждого структурного подразделения; - по возможности – план создания постоянно действующего учебного класса для обучения пользователей (состав учебных мест, оснащение учебного класса программными и техническими средствами, методическими указаниями, необходимыми руководствами пользователя); - приказ о внедрении на предприятии системы «Мотив» и пр.В таблицах 1 и 2 представлен приблизительный расчёт времени на настройку системы взависимости от численности компании, который был сформирован исходя из нашего опыта.Внимание! Данные усреднены и даны с учётом времени на сбор и анализ информации. Таблица 1Приблизительный расчёт времени, затрачиваемого на настройку системы (Общие настройки)Количест- Общие настройки Тестиро- Обуче-во вание ниепользова- Ввод Ввод Назначе- Созда- Создание Настрой- выпол- пользо-тельских струк- пользо- ние ние справоч- ка ненных вателейлицензий туры вате- полномо- типов и ников библио- настро-(шт.) лей чий, шабло- теки ек создание нов (структу- псевдони- задач ра, мов права)до 50 0,5 0,5 0,2 1 1 0,8 0,5 2 часа на 1 Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 7
  8. 8. пользо- вателя50-100 1 1 0,5 1 1 1 1 2 часа на 1 пользо- вателя100-200 1 2 0,5 1 1 1 1 2 часа на 1 пользо- вателя200-500 1 2 0,5 2 2 1 1 2 часа на 1 пользо- вателядо 1000 1 2 1 3 2 1 2 2 часа на 1 пользо- вателя Таблица 2 Приблизительный расчёт времени, затрачиваемого на настройку системы (Настройка ЭДО)Количество Настройка ЭДО Тестирование Обучениепользова- выполненных пользова-тельских Карточки Маршрутные Создание групп настроек телейлицензий документов схемы пользователей,(шт.) назначение прав на объектыдо 50 2 2 0,5 0,5 2 часа на 1 пользовате- ля50-100 2 2 0,5 1 2 часа на 1 пользовате- ля8
  9. 9. 100-200 2 2 1 1 2 часа на 1 пользовате- ля200-500 2 3 1 1 2 часа на 1 пользовате- лядо 1000 3 3 2 2 2 часа на 1 пользовате- ляВ таблице 3 предлагаются варианты стратегии внедрения системы в компании после еёнастройки. Они не являются догмой, и компания может предложить свой вариант, которыйбудет сочетать в себе какие-то особенности этапов, приведённых в таблице. Таблица 3 Варианты внедрения системыВариант Этапы Продолжительностьвнедрения (мес.)системы1-й, самый1. Работа с модулем контроля исполнительской1простой дисциплины отрабатывается на нескольких наиболеевариант активных подразделениях, включая руководство компании и канцелярию 2. Постепенное подключение оставшихся подразделений1 3. Работа в модуле электронного документооборота с 1 входящей и исходящей корреспонденцией 4. Ввод в систему остальных типов документов, создание 1 типов задач, работа в проектах Завершение внедрения, промышленная эксплуатация системы2-й вариант 1. Работа в системе отрабатывается на нескольких 1 наиболее активных подразделениях, включая руководство компании и канцелярию. 2. Работа в модуле электронного документооборота с входящей и исходящей корреспонденцией Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 9
  10. 10. Вариант Этапы Продолжительностьвнедрения (мес.)системы 3. Постепенное подключение оставшихся 1 подразделений. Настройка в системе остальных типовЗавершение документов, типов задач, работа в проектах внедрения, промышленная эксплуатация системы3-й вариант – 1. В систему вводятся сотрудники компании и филиалов1самый в рамках приобретённых лицензий. Документооборот Завершениенапряжённый настраивается на все типы документов. Пользователивнедрения, работают со всеми типами документов, типами задач, впромышленная проектах компании эксплуатация системы10
  11. 11. 4 Описание структуры компании4.1 Структура компанииСоздание информационной базы системы «Мотив» начинается с формированияиерархической структуры компании. Для того чтобы структура была построена оптимально исистема «Мотив» в управлении компанией работала эффективно, необходимо в первуюочередь определить, к какому типу организационно-функциональной структуры можноотнести вашу компанию.Выделяют следующие типы организационных структур: - Линейная - Функциональная (дивизиональная) - Линейно-функциональная - МатричнаяДадим краткую характеристику каждой из перечисленных выше структур управления.Линейная структура управления (ЛСУ) - простейшая структура, ориентированная на малыепредприятия, занимающиеся одним видом бизнеса. При ЛСУ информация передаётся отмест её возникновения руководителю соответствующего подразделения. Данная схемастроится на принципе единоначалия, так как подразделения непосредственно подчиняютсяодному руководителю и связаны с вышестоящей системой только через него.В основе функциональной структуры управления (ФСУ) лежит принцип полноправногораспорядительства, т.е. каждый функциональный руководитель собирает соответствующуюего функциям информацию и имеет право давать указания по вопросам, входящим в егокомпетенцию.ФСУ наиболее приемлема для крупных компаний с диверсифицированной деятельностью,однако имеет и ряд недостатков.Наиболее универсальной формой организации процедуры управления компанией являетсялинейно-функциональная структура управления. Данная форма обеспечивает качественноновое разделение труда в процессе управления компанией, при котором линейныеруководители сохраняют за собой право отдавать распоряжения и принимать решения припомощи функциональных руководителей.Такая структура управления сохраняет принцип единоначалия. Это объясняется тем, чтолинейный руководитель устанавливает очерёдность в решении комплекса задач, определяятем самым главную первоочередную задачу.Последний из вышеперечисленных типов организационных структур - матричнаяструктура управления (МСУ). Основополагающим принципом здесь становится несовершенствование работы отдельных подразделений с точки зрения иерархии подчинения,а улучшение их взаимодействия в процессе управления. Для управления компанией приматричной структуре управления параллельно создаются специальные органы (проектныегруппы) для решения конкретных производственных задач. Описание структуры компании 11
  12. 12. Итак, подводя итог, охарактеризуем вкратце каждый из типов управления организацией.Линейная структура управления не совсем подходит для крупных предприятий, посколькуявляется слишком простой для организации сложных экономических и производственно-технологических процессов производства и торговли.При функциональной структуре управления нарушается принцип единоначалия.Функциональная специализация работ разрушает управленческий процесс, единый по своейприроде. Процедура управления при функциональной структуре управления способствуетразвитию психологической обособленности отдельных руководителей и созданию проблемкорпоративного управления.Линейно-функциональная структура, на наш взгляд, весьма эффективна для среднихпредприятий, занимающихся диверсифицированной деятельностью, поскольку позволяетвыстроить финансовую структуру и производственную деятельность на базе подразделений,обеспечивающих управление в соответствии с их функциональными обязанностями.Матричная структура построена по принципу двойного подчинения исполнителей: с однойстороны - непосредственному руководителю функциональной службы, с другой -руководителю проекта или целевой программы. При такой организации руководительпроекта взаимодействует с двумя группами подчинённых: с постоянными членами проектнойгруппы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются емувременно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинениенепосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для решения вопросов,которые имеют чётко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постояннойдеятельности - целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могутсосуществовать.Определив организационно-функциональную структуру своей компании, необходимо ввестииерархическое дерево подразделений в систему «Мотив» (рис. 1).Первый вариант построения структуры компанииНа рисунке 1 представлена структура компании, построенная согласно штатномурасписанию. При таком построении все подразделения компании находятся внепосредственном подчинении у генерального директора и его первого заместителя.Каждый заместитель генерального директора имеет в подчинении свои подразделения. Всезаместители, пользователи Аппарата при руководстве и Юридического отдела имеют друг надруга полномочия «Только свои задачи». Такое построение структуры удобно, когда вкомпании существует строгая иерархия подчинения – подразделения могутвзаимодействовать между собой только через вышестоящего руководителя.12
  13. 13. Генеральный директор 1 Зам. ГД 2 Зам. ГД 3 Зам. ГД Юрисконсульт Управление 1 Управление 2 Подразделение 7 Подразделение 1 Подразделение 5 Подразделение 8 Подразделение 6 Подразделение 2 Управление 3 Подразделение 3 Подразделение 4 Рис. 1. Первый вариант построения структуры компанииДостоинства:1. Строгая иерархия подчинения.2. Прямое взаимодействие между заместителями директоров, юристами и аппаратом при руководстве.Недостатки:1. Отсутствие возможности взаимодействия для работы в совместных проектах сотрудников подразделений без назначения дополнительных полномочий.2. Юридический отдел может взаимодействовать с сотрудниками компании только через заместителей генерального директора.Второй вариант построения структуры компанииВ варианте, представленном на рисунке 2, все заместители генерального директора, юристыи сотрудники аппарата при руководстве находятся в одном подразделении. В их подчинениинаходятся все подразделения третьего уровня, с вложенными в них подразделениями. Описание структуры компании 13
  14. 14. Генеральный директор компании Заместители ГД, юрисконсульт Управление 1 Управление 2 Управление 3 Подразделение 7 Подразделение 8 Подразделение 1 Подразделение 5 Подразделение 6 Подразделение 2 Подразделение 3 Подразделение 4 Рис. 2. Второй вариант построения структуры компанииДостоинства:1. Подразделения третьего уровня имеют возможность взаимодействовать между собой без привлечения вышестоящих руководителей.2. Руководители второго уровня могут поставить задачи и подключить к работе в совместных проектах любого сотрудника компании.3. Юридический отдел может взаимодействовать со всеми сотрудниками компании.Недостатки:Исчезает иерархия подчинения, возникает трудность контроля над загрузкой подчинённых.Третий вариант построения структуры компанииВ варианте, представленном на рисунке 3, все заместители генерального директора, юристыи сотрудники аппарата при руководстве находятся в одном подразделении. В их подчинениинаходятся все подразделения, которые расположены линейно.14
  15. 15. Генеральный директор Заместители ГД, юрисконсульт Управление 1 Управление 2 Управление 3 Подразделение 1 Подразделение 2 Подразделение 3 Подразделение 4 Подразделение 5 Подразделение 6 Подразделение 7 Подразделение 8Рис. 3. Третий вариант построения структуры компании Описание структуры компании 15
  16. 16. Достоинства:1. Все подразделения компании имеют возможность взаимодействовать между собой без привлечения вышестоящих руководителей.2. Руководители второго уровня могут поставить задачи и подключать к работе в совместных проектах любого сотрудника компании.3. Юридический отдел может взаимодействовать со всеми сотрудниками компании.Недостатки:Нет иерархии подчинения, возникает трудность контроля над загрузкой подчинённых.Описание подразделения в системеПравила создания подразделений подробно описаны в пункте меню Добавлениеподразделений в «Руководстве администратора системы», поэтому не будем на нихостанавливаться. Но обратим внимание на некоторые нюансы описания подразделения.Если в вашей компании при регистрации какого-либо типа документа в его регистрационномномере участвует код (номер) подразделения, то это необходимо учесть при вводеподразделений. Код подразделения вы в дальнейшем учтёте в построении шаблонарегистрационного номера. В любом случае, если такие коды в вашей компании существуют,внесите их в описания подразделений – проще это сделать сразу, чем редактироватькаждое подразделение потом.При вводе подразделения можно также предусмотреть нумерацию задач с индивидуальнымсчётчиком. Система при создании задач создаёт для каждой из них id-номер, зная который вдальнейшем очень удобно работать, общаясь с коллегами и осуществляя поиск задачи.Система позволяет независимо нумеровать задачи в каждом подразделении компании.Кроме того, в шаблоне номера могут присутствовать и другие операнды (рис. 4), сописанием которых вы можете также ознакомиться в пункте меню Создание шаблона дляформирования номера задачи в «Руководстве администратора системы». Рис. 4. Создание подразделения16
  17. 17. На рисунке 4 шаблон номера задачи составлен следующим образом:{counter}/{department}/{id}, гдеcounter – счётчик задач для выбранного подразделения;department – условный код подразделения;id – номер задачи, присвоенный ей системой.Задача после создания будет привязана к подразделению Ответственного руководителя.Любое подразделение можно переместить в структуре, изменив его уровень вложенности.Поэтому не бойтесь начинать строить структуру, опираясь на ту информацию, которая у васесть на настоящий момент. Изменить её не составит особого труда.Многие компании предпочитают видеть структуру своей компании в последовательностиподразделений в соответствии с их значимостью в работе компании. Кнопки Переместитьвверх и Переместить вниз позволят сделать отображение структуры компании впривычном и логичном для руководства виде.Если после построения структуры компании и ввода в подразделения пользователей вам непришлось давать пользователям большое количество дополнительных полномочий, можетесчитать, что построенная вами структура оптимальна.4.2 Создание пользователейНа следующем этапе определяется список пользователей системы. Для каждого сотрудникаопределяется его статус в системе, исходя из его реальных полномочий и служебныхобязанностей в организации. Кроме того, между пользователями могут быть установленыдополнительные связи, если в этом есть необходимость. В подразделениях, введённых напервом этапе, отрабатываются основные функции работы пользователей в системе, а такжерегламент работы компании в системе «Мотив».Сразу постарайтесь распределить приобретённые лицензии между подразделениями, исходяиз основных целей деятельности компании. Необходимо отметить, что меньше всего участияв работе посредством системы принимают такие подразделения, как бухгалтерия и отделкадров. Их можно охватить минимально, учитывая, что руководители этих подразделенийучаствуют в согласовании и исполнении договоров, приказов, входящей корреспонденции.Наиболее активные участники работы в системе – руководители, секретари и помощникируководителей, менеджеры, маркетологи, производственные подразделения, юристы,канцелярия, договорные отделы, IT-подразделения, административно-хозяйственныеотделы. Если речь идёт о строительных организациях, то это прорабы на объектах, которыечасто работают посредством карманных компьютеров в специальном интерфейсе,представляемом нашей компанией.Настройка адресной книгиПеред добавлением пользователей в систему администратору необходимо ознакомиться снастройками адресной книги (раздел Администрирование – пункт меню Настройка адресной Описание структуры компании 17
  18. 18. книги) для того чтобы определить, устраивает ли компанию предложенная в дистрибутивенастройка. Если вы хотите сформировать закладки адресной книги по-другому – удалитьнекоторые поля или добавить новые – это нужно сделать до ввода пользователей.Настройка реквизитов пользователяРеквизиты для всех вводимых пользователей находятся в разделе Администрирование –пункте меню Реквизиты пользователей, который предназначен для установкииндивидуальных настроек пользователей. Эти настройки будут применены по умолчанию присоздании новых пользователей. Сделать это надо до создания пользователей, так как онине распространяются на уже созданных пользователей системы!Настройке подлежат пункты меню: - Личные настройки – включает настройки языка отображения системы, отображения задач, а также настройки поиска по умолчанию. Рис. 5. Настройки реквизитов пользователя18
  19. 19. Рекомендуемые стандартные настройки выглядят следующим образом (см. рис. 5). Особоевнимание стоит обратить на пункт Задачи по умолчанию с докладом, который даётгарантию того, что автор поставленной задачи не допустит её завершения исполнителями исможет при необходимости возвратить её на доработку. Более подробно характеристикувсех остальных пунктов вы можете посмотреть в пункте меню Личные настройки разделаНастройки пользователя в «Руководстве пользователя». - Цветовые настройки – позволяет осуществлять настройку пользовательских цветов.В этом разделе настроек обратите внимание на рекомендуемую цветовую гамму индикациизадач. Она выполнена от самого горячего цвета (красного) до самого холодного (синего).Если пользователь не отключил цветовую индикацию в своих настройках, ему будет оченьудобно ориентироваться в своём интерфейсе, где будут сразу видны наиболее активныезадачи и, наоборот, «уснувшие». Если же пользователя по каким-то причинам неудовлетворяют предлагаемые нами цвета, он может создать собственную палитру,руководствуясь своими визуальными приоритетами.Особое внимание нужно обратить на пункт Выделять цветом непрочитанные действия.Когда здесь включён флажок, у пользователя будет возможность видеть после открытиязадачи все действия, которые он ещё не читал, выделенные цветом. Это делает работу взадачах более удобной и, как следствие, более эффективной. - Настройки отображения задач по документам – позволяет указывать типы документов, задачи по которым будут отображаться в списках задач пользователя.Данный пункт меню позволяет указать те типы документов, задачи по рассмотрению иисполнению которых будут отображаться в списках задач пользователей раздела Задачи.Список типов документов включает все типы документов, регистрационные карточкикоторых созданы в системе. Эти настройки удобны тем, что учитывают психологиюпользователя, который в системе больше работает с задачами, а не с документами. И еслизадача по рассмотрению или по исполнению документа будет появляться у него только впунктах меню Документы мне на рассмотрение или Документы мне на исполнение, топользователь может не сразу её увидеть. Дублирование же таких задач ещё и в разделеЗадачи позволяет избежать такой неприятности.Ввод пользователейПри заполнении реквизитов пользователей необходимо руководствоваться принятыми вкорпорации правилами и регламентами в создании удобного и простого интерфейса для всехкатегорий пользователей.На вкладке Личная информация, кроме фамилии, имени и отчества можно ввести датурождения пользователя, которая в дальнейшем появится в специальном календаре.Необходимо принять решение о добавлении фотографий. Если такое решение принято, тообязательно нужно оговорить размеры изображений и их формат. Слишком большиефотографии в неэкономном формате перегружают сервер и уменьшают скорость работысистемы. Описание структуры компании 19
  20. 20. Вкладка Системная информация включает поля: Имя пользователя (для входа всистему), Пароль и Подтверждение пароля, Статус, Дополнительный номер иПорядок пользователя при принудительной сортировке.Имя пользователя должно быть простым, понятным и удобным. Необходимо принятьправило, по которому будут присваиваться имена в системе. Например, это могут бытьфамилия пользователя, фамилия с инициалами, логин из адреса в корпоративнойэлектронной почте и т.п. А также каким будет начертание – латинскими буквами иликириллицей. Нужно помнить, что логин и пароль чувствительны к регистру.Пароль при вводе пользователя даётся всем условный, например, 12345. Но обязательнонужно прописать в регламенте, что при первом входе в систему каждый пользовательдолжен заменить пароль на уникальный. Уникальный пароль известен только еговладельцу, и если он случайно его забыл, восстановить пароль не сможет никто. Ноадминистратор системы может снова назначить пользователю условный пароль для тогочтобы тот мог войти в систему и снова изменить его на уникальный. Для сохраненияконфиденциальности пользователь должен периодически менять пароль в системе. Этотакже необходимо прописать в корпоративном регламенте.Каждому пользователю системы необходимо присвоить статус, исходя из его должности ифункциональных обязанностей. Необходимо помнить, что статус – это не должность, онлишь определяет полномочия пользователя в системе.Существует 3 статуса пользователя системы:«Начальник» – статус пользователя системы, который даёт пользователю полномочия«Полные права» на пользователей своего и подчинённых подразделений, а такжеполномочия «Только свои задачи» на пользователей со статусом «Начальник» и«Делопроизводитель» подразделений одного уровня.«Делопроизводитель» – статус пользователя системы, который даёт пользователюполномочия «Только свои задачи» на пользователей своего и подчинённых подразделений,а также полномочия «Только свои задачи» на пользователей со статусом «Начальник» и«Делопроизводитель» подразделений одного уровня.«Сотрудник» – статус пользователя системы, который по умолчанию даёт право созданиязадач только самому себе и просмотра задач, в которых он участвует.Свои полномочия в системе относительно других пользователей каждый пользовательможет посмотреть, воспользовавшись пунктом меню Сотрудники и задачи разделаЗадачи.В системе существуют следующие уровни полномочий пользователей относительно другдруга: - Нет прав – (пользователь А не видит пользователя Б); - Только свои задачи (пользователь А видит пользователя Б, и только те задачи пользователя Б, автором которых является); - Полные права (пользователь А видит пользователя Б и все его задачи);20
  21. 21. Порядок пользователя – это числовое значение, которое может быть присвоенопользователю и затем использовано при сортировке сотрудников. По умолчанию сортировкапользователей осуществляется по фамилии. Однако в тех случаях, когда в компаниипринято располагать сотрудников подразделений по рангу их должностей, необходимокаждому присвоить соответствующий номер, а затем осуществить сортировкупользователей в подразделениях по этому значению.Дополнительный номер необходимо присваивать в том случае, если в компании принятоиспользовать его в формировании регистрационного номера различных типов документов.Например, исходящая почта в компании регистрируется в соответствии с лицом, еёподписавшим. Каждый руководитель высшего звена имеет свой условный номер, например, генеральный директор – 101, первый заместитель генерального директора – 102и т.д. Тогда регистрационный номер исходящего письма, подписанного генеральнымдиректором, может при этом выглядеть как 101/2390, где 101 – условный номергенерального директора, а 2390 – порядковый номер письма с начала года. Таким образом,прежде чем формировать данные пользователей в системе, ознакомьтесь с инструкциями подокументообороту, принятыми в вашей компании.Вкладки Адресная информация и Контактная информация заполняются в соответствиис принятым в компании регламентом работы в системе. Но если ваша компания планируетиспользовать при работе в системе интеграцию с электронной почтой и дублированиенекоторых событий в виде смс-сообщений, вам необходимо заполнить поля E-mail и Сотовыйтелефон, учитывая правила, оговорённые в «Руководстве администратора системы».Во вкладку Бизнес-информация должны быть внесены наименование компании идолжность пользователя в соответствии со штатным расписанием. Самому пользователюполе Должность недоступно для редактирования.Дополнительные полномочияДополнительные связи пользователей системы выстраиваются при помощи аппаратаназначения дополнительных полномочий и создания псевдонимов. Необходимостьназначения таких прав возникает для решения в системе многообразия и неоднородностивнутрифирменных связей и работы в совместных проектах.Перед настройкой системы необходимо собрать информацию во всех подразделенияхкомпании о взаимодействии между сотрудниками и подразделениями, которые не могут бытьучтены при построении структуры компании. Также есть группа должностей, которые всоответствии со своими функциональными обязанностями работают со всеми сотрудникамикомпании, но по своему нахождению в структуре имеют ограниченный круг полномочий. Это,например, юристы, работники канцелярии, отдела кадров, АХО и др. Рекомендуется такимкатегориям пользователей на этапе настройки системы дать дополнительные полномочияуровня «Только свои задачи» на всех пользователей системы в компании.Перед тем как давать пользователям дополнительные полномочия, рекомендуется получитьотчёт в разделе Отчёты – пункте меню Полномочия пользователя, где вы можетеознакомиться с полномочиями, которые пользователь уже имеет по умолчанию всоответствии со своим статусом и местонахождением в структуре компании (системныеполномочия). Информация, которую вы получите, даст возможность сократить время нанастройку полномочий и сделает вашу работу более эффективной. Описание структуры компании 21
  22. 22. Назначение дополнительных полномочий, необходимых пользователю для работы,осуществляется в пункте меню Назначение полномочий.Создание псевдонимовДля расширения возможностей работы пользователей в системе существует аппаратсоздания пользователям псевдонимов, что позволяет одному и тому же пользователюприсутствовать одновременно в нескольких подразделениях. Каждый пользователь можетбыть добавлен под псевдонимом в любое подразделение компании на любом уровнеиерархии. Но необходимо помнить, что создание псевдонима не добавляет полномочий еговладельцу, а лишь расширяет возможности для работы с этим пользователем.Одна из целей создания псевдонима – дать доступ к задачам этого пользователя вограниченном диапазоне. В работе компании бывают ситуации, когда возникаетнеобходимость контроля работы некоторых пользователей другими, но в пределах задачопределённых, строго обозначенных подразделений. То есть контролирующему лицу должнабыть доступна только некоторая часть задач контролируемого пользователя. Аппаратназначения дополнительных полномочий эту задачу не решает. Для этого создаётсяпсевдоним контролируемого пользователя в том подразделении, в рамках которого следуетконтролировать его деятельность. После создания псевдонима контролирующему лицуназначаются на него полномочия в конкретном подразделении. Соответственно, контролёрубудут доступны только задачи псевдонима пользователя. При этом в подразделении ссозданным псевдонимом для пользователей со статусом «Начальник» возникаетдополнительная функциональная возможность. Они могут ставить задачи псевдонимупользователя, не имея при этом доступа ко всем поставленным ему в системе задачам.Псевдоним пользователя отображается в списке пользователей того подразделения, вкотором он создан, и представляет собой имя пользователя с указанием названия своегоподразделения.Операцию назначения дополнительных полномочий пользователям системы и созданиепсевдонимов необходимо учитывать во время настройки системы и дальнейшей работы вней. Необходимо помнить, что полномочия можно отменять, псевдонимы удалять илипереводить в другие подразделения. Подробнее об этом см. в «Руководстве администраторасистемы».22
  23. 23. 5 Организация электронного документооборота в системе «Мотив»5.1 Проблемы организации документооборота в компанииОсновная проблема в работе канцелярии (управления делами) возникает из-за обязанностиконтролировать только ответственных исполнителей в работе над документом, а не полнуюцепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне системорганизации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Исоздание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно безиспользования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.Основным результатом работы канцелярии являются отчёты, которые она предоставляетруководству о потоке документов на предприятии. Отчёты условно можно разделить на двебольшие группы. - Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение – получить объективную картину информации для оперативного управления. - Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчётов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не должно существоватьлокальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архивдокументов, является потенциальным претендентом на неисполнение. И именно канцелярияотвечает за прохождение согласования и исполнения документов. Документы, не учтённые вканцелярии, теряются чаще всего.В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов.Даже если приём документов построен по распределённой схеме, то это сделано только дляповышения скорости обработки документов. Все такие подразделения обязаны предоставитьинформацию в канцелярию. Можно считать, что такие удалённые пункты регистрациидокументов являются подразделениями канцелярии.Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на нейдокументооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделенийпредприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия, которыйслужит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.5.2 Канцелярия и документооборот уровня отделаДокументооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Более того, онтолько начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит черезподразделения организации. На уровне подразделений система автоматизациидокументооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела Организация электронного документооборота в системе «Мотив» 23
  24. 24. в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровняотдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободноходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделенияне регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться ирегистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборотауровня отдела – простота использования и её органичное слияние со средствами разработкидокументов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т.д.Работа по автоматизации документооборота начинается с обследования объекта – нельзяавтоматизировать то, о чём нет чёткого представления. Если рассмотреть деятельностьлюбой организации, то станет очевидно, что документооборот в ней так или иначе ужеформализован. В том смысле, что каждый участник этого процесса имеет достаточноконкретные должностные инструкции, что с какой бумагой делать.Необходимо помнить, что если автоматизировать документооборот, то это следует делать вполном объёме с охватом всех вовлечённых в него лиц, но поэтапно. Нельзяавтоматизировать лишь часть рабочих мест – при этом пропадает весь эффект отиспользования «безбумажных» технологий. С другой стороны, чем выше уровеньуправления в иерархии, тем меньше документов на этот уровень поступает. Поэтому вполнедопустимо предположить, что, начиная с какого-то уровня электронные документы, простоисчезают из обращения.Кроме того, нельзя забывать, что входящие и исходящие документы ещё долго будутисполняться в печатной форме в связи с тем, что в России и многих других странахюридической силой обладают только бумажные документы. Так что полностью отказатьсяот бумажных документов и архивов пока нельзя.5.3 Документооборот в системе «Мотив»Электронный документооборот является одной из основных функций системы. Необходимоеусловие для работы системы документооборота – регламентирование процесса обменадокументами. Внедрение системы «Мотив» в компании невозможно без описания принциповорганизации документооборота.Регламентация процесса обмена документами подразумевает его формальное описание.Описать процесс можно как с помощью документов в текстовом формате (например,рабочих инструкций), так и в графическом. Как правило, внедрение систем электронногодокументооборота начинается именно с создания графических описаний процессовдокументооборота на основании инструкций, принятых в компании, и информации,полученной от специалистов. Если в компании есть описание бизнес-процессов,выполненное специалистами компании или консалтинговой фирмой, то это тоже можетслужить основой для построения электронного документооборота в системе.Как уже отмечалось выше, внедрение электронного документооборота рекомендуетсяделать поэтапно. На начальном этапе рекомендуется запустить в работу пилотный проектдля работы с входящей и исходящей корреспонденцией, который обязательно охватитканцелярию, руководство компании, а также сотрудников некоторых подразделений. На этом24
  25. 25. этапе необходимо отработать новые регламенты работы с документами, чтобы пользователисистемы оценили их понятность и целесообразность использования. После этого навернякапридётся внести некоторые коррективы в регламенты, чтобы максимально упроститьпроцессы обмена документами и сделать их эффективными и логически понятными. Оченьважно учесть продуманность и корректность настроек именно в системе электронногодокументооборота, так как по сравнению с функционалом контроля исполнительскойдисциплины она имеет больше аспектов настроек.В рамках базовой настройки документооборота в системе выполняется: - определение типов документов; - определение состава полей регистрационных карточек документов; - формирование маршрутов согласования документов; - построение справочников и словарей для заполнения некоторых полей карточек документов; - настройка счётчиков для формирования регистрационных номеров некоторых типов документов; - назначение прав пользователям для инициирования определённых типов документов и контроля над жизненным циклом документа в системе; - назначение дополнительных полномочий, которые имеют значение при работе с документами.5.4 Обоснование выбора типов документовПри определении типов документов для компании, как правило, принимают во внимание двакритерия: объём документов данного типа, регистрируемых в компании, и назначениедокумента (особенности его использования). На основании данных, полученных отканцелярии, и совместного анализа этих данных должны быть определены типы документов,которые будут участвовать в электронном документообороте компании. Как правило, этодокументы, которые проходят в компании регистрацию, согласование, исполнение.Чаще всего это: - Входящая корреспонденция; - Исходящая корреспонденция; - Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, указания и т.д.); - Договоры; - Внутренние документы или Прочие; Организация электронного документооборота в системе «Мотив» 25

×