Auditoria de ventas trabajo final

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Auditoria de ventas trabajo final

  1. 1. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 1 INTRODUCCIÓN La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades. Debido a que durante la instrumentación de los planes de ventas ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la necesidad, muchas compañías ya que tienen falencia en los procedimientos de control haciéndose inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos principales los cuales son los siguientes: Las pequeñas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan un trabajo más eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas para medir la eficiencia de ventas. Menos de la mitad de las compañías conocen las utilidades de sus productos individuales. Una tercera parte de las compañías no tiene procedimientos regulares de revisión para localizar y eliminar productos débiles. Casi la mitad de las compañías no consigue comparar sus precios con los de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribución, analizar las causas de la mercancía devuelta, realizar evaluaciones formales de efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas. La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos de la organización en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La auditoria identifica zonas problemáticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo
  2. 2. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 2 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-1 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS: La auditoría Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa. OBJETIVO Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Además de proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las actividades revisadas. El auditor requiere una preparación adicional y práctica en las operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso deberá contar con experiencia y conocimientos específicos de ventas. Las ventas constituyen una operación de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimientos de los artículos que se adquieren para su reventa es factor determinante en los resultados de la empresa. La auditoría Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa PASA PDA-2
  3. 3. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 3 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-2 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compañía GLOB@L.NET por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de determinar: Que en la actualidad, se está presenciando un conjunto de transformaciones económico-sociales, generadas en gran medida por la globalización y el gran progreso en la tecnología de la información, lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la información respecto al desempeño de las empresas, además, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los directivos. Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoría ventas, la cual es un examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación para examinar integralmente una empresa con el propósito de descubrir áreas de oportunidades para mejorar su administración. Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo efectivo de un plan de ventas para la implementación del logro de la visión y la misión para saber para donde se va y actuar buscando el cumplimiento de las metas propuestas. A través de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para crear ventajas competitivas sobre la competencia. PASA PDA-3
  4. 4. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 4 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-3 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-2 PLAN A SEGUIR La operación de ventas comprende las siguientes actividades: 1. Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Específicamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinación de precios, el tipo de productos, la distribución, los canales de venta, etc. las políticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc. 2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos que integran la operación de ventas y proponer los cambios pertinentes. 3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos. 4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la acción de la empresa y coordinar con los demás departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las condiciones del mercado. 5. Conocer las características de sus competidores y las condiciones de venta que ofrecen. 6. Participar en el establecimiento de las listas de precios. 7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer las condiciones de pago. 8. Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su cumplimiento. 9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión, con oportunidad y a satisfacción del interesado. Esta secuencia incluye la distribución física de los artículos y la selección de los canales más adecuados. 10. Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para incrementar la efectividad de ambos. PASA PDA-4
  5. 5. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 5 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-4 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-3 11. Realizar promociones de ventas. 12. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y otras características convenientes. 13. Preparar el pronóstico de ventas. 14. Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se tengan. Estas explicaciones permitirán tomar las medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeación. 15. Establecer las estadísticas necesarias, por razones, líneas, artículos, agentes u otros criterios de clasificación, para tener información oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado. 16. Seleccionar y promover líneas y/o artículos con mejores márgenes. 17. Adiestrar al personal de ventas en la obtención de su objetivo, cumpliendo las políticas de comercialización y crédito y su aplicación. En resumen, la operación de ventas consiste en el conjunto de actividades que previa investigación y análisis del mercado, permiten se adopten las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artículos y servicio que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado. PASA PDA-5
  6. 6. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 6 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-5 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-4 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE NIT: 94.498.073-7 CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZ TELÉFONO: 6620654 FAX: 6632761 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA  Actualmente en el negocio está en un lugar pequeño, donde es difícil ampliar para la venta de otros productos de esta manera en un futuro con un posible expansión se pueden aumentar las ventas y maximizar las utilidades.  Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transeúntes, se piensa en un futuro aumentar los clientes ofreciéndole servicio de copia masivo a colegio y universidades.  Actualmente solo se comercializan los productos más requeridos, en el futuro se espera llegar también a ofrecer productos más tecnológicos una telecomunicación más futurista.  En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una empresa.  Pretendemos ser una empresa líder en el mercado de las telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde nuestras ventas a aumenten por la referencia y preferencia de nuestros clientes actuales y preferenciales.  La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas. PASA PDA-6
  7. 7. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 7 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-6 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-5 PRODUCTOS QUE OFRECE: El Negocio en el que estamos es perteneciente al sector de las telecomunicaciones, para satisfacer las necesidades de comunicación de los estudiantes de colegios cercanos y de dos universidades pertenecientes a la localidad, más los transeúntes.  Internet  Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)  Fax,  Fotocopias (Color y B/N),  Scanner  Transcripciones  Recargas (Tarjetas y Virtuales)  Reparación y mantenimiento de computadores.  Papelería  Snack y bebidas. SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS  Anillado y laminado.  Servicio técnico de celulares.  Recarga de cartuchos.  Servicio técnico de celulares.  Venta de celulares.  Venta de planes, sim card prepago y post pago.  Servicio técnico especializado para pc`s de mesa y portátiles.  Instalación y venta de programas  Venta de accesorios tecnológicos. (partes para PC, memorias, cámaras digitales etc.). PASA PDA-7
  8. 8. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 8 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-7 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-6 RESEÑA HISTÓRICA /ANTECEDENTES DE LA EMPRESA GLOB@L.NET es una empresa familiar dedicada a la prestación de servicios. Llamadas locales, nacionales, celulares, internacional, internet banda ancha, scanner, fax, quemado de Dvd, Cd, transcripciones, fotocopias, se formatean equipos, se instalan programas, venta de comestibles y papelería. Fue fundada agosto del 2006, por el señor José Villegas y Daianna Reyes, después de analizar que en el sector no había negocios que prestaran dichos servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgió la idea para suplir dicha necesidad. Gracias a la calidad del servicio y a las grandes oportunidades que ofrecía el mercado, tuvo mucha aceptación, y hoy goza de muy buena clientela. La empresa lleva en el mercado tres años y medio. A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa tenía un portafolio de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de servicios al cliente haciéndola más popular dentro del sector. La creciente demanda ha permitido un incremento sostenible en las ventas, esto ha llevado a la empresa a una evolución en cuanto a tecnología y desarrollo de estrategias para ser más competitiva. PASA PDA-8
  9. 9. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 9 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-8 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-7 MISIÓN Glob@l.net, empresa que presta servicios de comunicación, su filosofía es la actualización tecnológica de sus clientes, ofreciendo una atención de calidad en el mercado de Santiago de Cali, comprometidos con el desarrollo de la comunidad brindando asesorías a todos los clientes que lo necesiten haciendo de esta una mejora para los usuarios, en búsqueda del desarrollo de nuestro equipo de trabajo. VISIÓN “Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su mejor opción para su comunicación, por disponer de los equipos más actualizados con la tecnología más moderna, contamos con personal amable y capacitado, donde nuestra preocupación permanente es superar las expectativas de los clientes y ampliar nuestro portafolio de productos” OBJETIVO GENERAL Posicionar Glob@l.net nuestra empresa en la mente de la población del barrio Alfonso López, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicación, a través de una excelente calidad de atención y la implementación de estrategias innovadoras. PASA PDA-9
  10. 10. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 10 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-9 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-8 MATRIZ OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PASA PDA-10 ACCIÓN OBJETO DESCRIPCIÓN/CANTIDAD DONDE CUANDO LIMITES/ CONDICIONES POSICIONAR Nuestra empresa en la mente de los usuarios. Como la mejor opción para la atención en comunicación. Barrio Alfonso López A finales del 2015 A través de excelencia en la calidad de la atención y estrategias innovadoras de posicionamien to. DISPONER Equipos actualizados. Con la tecnología más moderna. Empresa De 2011a 2012 Buscando programas con más índice de demanda. FORTALECER Personal capacitado. En forma permanente. Empresa A partir de 2010 Reconociendo el desarrollo de los empleados con e incentivos laborales de acuerdo a resultados del desempeño y la calidad. MANTENER La satisfacción de los clientes. Arriba del 95%. En todos los servicios ofrecidos. Para finales del 2014 Especialmente aquellas que son más difíciles de actualizar.
  11. 11. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 11 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-10 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-9 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS  Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente de la población del barrio Alfonso López, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicación, a través de una excelente calidad de atención y la implementación de estrategias innovadoras.  Disponer de las instalaciones más confortables y equipadas con tecnología de punta para finales de 2011 y 2012 respectivamente, priorizando aquellos equipos de mayor demanda.  Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del 2010, brindando las mejores condiciones e incentivos laborales de acuerdo a los resultados del desempeño y la calidad.  Mantener para finales del 2014, los niveles de satisfacción del cliente 95%, en todas los servicios ofrecidos y suplir las necesidades del cliente. POLÍTICAS 1. Soluciones a la medida de las necesidades de Nuestros Clientes. 2. Desarrollos con Garantía de cumplimiento y funcionalidad. 3. Confidencialidad de la información. 4. Utilización de técnicas y herramientas de última generación. 5. Acompañamiento y Soporte personalizado. 6. Capacitación y actualización constante a nuestros clientes. 7. Actualización constante de nuestro recurso humano. 8. Selección de proveedores. 9. Servicio amable y oportuno. VALORES Integridad al hacer trabajos de los clientes. Responsabilidad. Honradez. Lealtad. Respeto al cliente. Colaboración al cliente. PASA PDA-11
  12. 12. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 12 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-11 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-10 ORGANIGRAMA FUNCIONES GERENTE GENERAL *Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la Entidad en cumplimiento de todo. *Nombrar, dar posesión y remover a los empleados de la Empresa. *Representante Legal *Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa. Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realización de sus funciones. *Ofrecer incentivos para el buen desempeño de las labores de cada uno de los empleados. *Entablar excelentes relaciones con los proveedores. Nivel Educativo: Estudiante Administración de empresas. PASA PDA-12 GERENTE DAIANNA REYES ANALISTA DE SISTEMAS JOSÉ REYES SECRETARIA STEFANY CÁRDENAS LU
  13. 13. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 13 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-12 Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-11 ANALISTA DE SISTEMAS *Atención de reportes así como diagnostico *Reparación de equipo de cómputo, scanner, impresoras *Actualización de programas. *Instalación de antivirus, formateada de equipos *Instalación de nuevos software. SECRETARIA VENDEDORA *Atención al público *Encargada de ventas. *Mantener contacto con los clientes *Ver cuáles son las necesidades de los mismos *Mantener informado a los clientes de nuevos productos *Acompañar y estimular a los vendedores PASA PDA-13
  14. 14. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 14 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-13 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-12 RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO En la evaluación preliminar, se observo que en la empresa: * No existe un diseño de pronóstico de ventas. *La empresa no conoce a profundidad sus competidores ni las condiciones de ventas de estos. * No registran todas ventas en su totalidad solo las de algunos productos o servicios. *No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los objetivos generales de la empresa. * No existe un diseño de planeación de las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos. DIAGNOSTICO El diagnostico se fundamenta en la percepción que nosotros como auditores tenemos en este momento de la organización como producto de nuestra experiencia y visión. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeño en el trabajo. Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia que se fundamenta a razón por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, hemos considerado los siguientes elementos: PASA PDA-14
  15. 15. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 15 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-14 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-13 a.- GÉNESIS DE LA ORGANIZACIÓN • Creación de la organización. La empresa está registrada en la cámara de comercio bajo la estructura de una persona natural como régimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad. • Cambios en su forma jurídica. Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAS • Conversión del objeto en estrategias Falta de definición, de objetivos para la operación o de ventas y carencia de políticas; falta de vigilancia. b.- INFRAESTRUCTURA • Esquema de operación. *Fallas en la estructura orgánica del departamento de ventas. La organización cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequeña empresa. *Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del logro y objetivos. *Nivel de desarrollo tecnológico. La empresa ha evolucionado pero aun no cuenta con la licencia para todos los softwares. c.- FORMA DE OPERACIÓN Desempeño registrado. Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos productos. Pérdida de penetración en el mercado. No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos, no lleva control adecuado al manejo de inventarios. PASA PDA-15
  16. 16. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 16 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-15 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-14 Ya que en la venta de los servicios minutos e internet quedan registrados en el PC. No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas. No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de los objetivos. Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicación de las desviaciones. Incentivos inadecuados en función al volumen de compras de los clientes y falta de información sobre los costos relativos. Sistema de distribución inadecuado. Productos y/o líneas con márgenes de utilidad poco satisfactorios. d.- POSICIÓN COMPETITIVA Poco conocimiento de la competencia. Tiene buena posición competitiva frente a su competencia en el sector de las telecomunicaciones. Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organización incentivando al cumplimiento de la visión y misión donde se genere compromiso de los empleados. PASA PDA-16
  17. 17. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 17 GLOB@L.NET Plan de Auditoría PDA-16 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PDA-15 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Proceso auditado Evaluación Riesgo Énfasis Programa de auditoria Recurso humano Fecha inicial Fecha final Fecha Informe VENTAS * Saber cuáles son las necesidades del cliente * Mercadeo y ofrecimiento del producto. * Atención de los posibles compradores. * Realización y cierre de la venta. * No existe un método o una estrategia en el cual se conozcan las necesidades de los clientes. * No hay un plan publicitario para el producto. * No existe un diseño de pronóstico de ventas. * No existen procedimientos de ventas. * No se maneja un manual de funciones. *No existe un diseño de planeación de las actividades *No existe un control interno. Se requiere verificar con mayor énfasis: * Buscar una estrategia publicitaria que aumente las ventas. * Instalación de un programa que arroje un pronóstico de ventas. * Elaborar un manual de funciones. * Elabora un cronograma de actividades. *Implementar un sistema de control interno FORMATO 100 Astrid Celin, Daianna Reyes, Natalie Torres y Lina Echeverry 01 Ene 2010 30 Abril 2010 23 Abril 2010
  18. 18. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 18 GLOB@L.NET Programa de Auditoría PRO-1 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN PROGRAMA DE AUDITORIA TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE VENTAS PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE ABRIL DE 2010 I. OBJETIVO DEL PROGRAMA: La auditoria tiene como propósito evaluar y verificar el cumplimiento al correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento previo adquirido. II. ALCANCE DEL PROGRAMA: La auditoria se practicará a todas las ventas realizadas por Glob@l.net por el periodo bajo revisión donde para determinar la muestra se seguirá el siguiente procedimiento. a. Se determinará el número de ventas realizadas bajo el periodo en revisión. b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo. c. Determinado el número de ventas y el monto de las ventas se procederá a seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en cuenta tanto las ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior a ese valor. d. En ningún caso la muestra será inferior a un número de eventos que represente el 10%. PASA PRO-2
  19. 19. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 19 GLOB@L.NET Programa de Auditoría PRO-2 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PRO-1 III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: 1.1. Evalúe que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturación. Hecho por: Referencia de papeles de trabajo 1. De la selección determinada en el alcance proceda a realizar lo siguiente: 1.1. Evalúe que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturación. 1.2 Analice que las ventas hechas en el periodo correspondan concuerden con el inventario en existencia. 1.3 Comprobar si la empresa tiene implementado procesos de ventas. 1.4 Analizar el comportamiento de las ventas y el resultado esperados según el objetivo. 2. Obtenga sus conclusiones en relación con el trabajo realizado y proceda y proceda a prepara un informe de auditor ASTRID CELIN PASA PRO-3
  20. 20. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 20 GLOB@L.NET Programa de Auditoría PRO-3 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PRO-2 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Sector al que Pertenecemos Pertenecemos al sector de las telecomunicaciones, como organismo regulador se encuentra la COMISIÓN DE REGULADORA DE COMUNICACIONES (CRT). ANÁLISIS SECTORIAL Análisis sectorial basado en los activos estratégicos permite comprender el dinamismo que existe en un sector determinado, por qué hay empresas que son exitosas y cuáles son sus reales ventajas y capacidades para negociar en mejores condiciones. Este trabajo, se refiere a las ventajas del uso de los activos estratégicos en el análisis sectorial. A través del análisis sectorial perseguimos al menos dos objetivos claramente diferenciados. Por un lado, al analizar la cantidad de competidores, el tamaño del mercado, el consumo, las necesidades de capital, el crecimiento del sector; estamos, en definitiva determinando cuál es el potencial de rentabilidad del sector. Análisis sectorial de los servicios o productos sustitutivos del sector, la diferenciación entre las empresas, la importancia del acceso a materias primas y/o tecnología, las relaciones con otros negocios, el posicionamiento y la rivalidad de las empresas dentro del sector; determinamos cómo explotar dicho potencial de rentabilidad; en definitiva, entendemos la heterogeneidad y la dinámica que existe en el sector.  Cada conjunto de empresas que participe en un mismo negocio, será percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza su actividad.  Los competidores, otros negocios que se dedican a las misma actividad, dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad, vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes actividades que ofrecen venta de minutos. PASA PRO-4
  21. 21. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 21 GLOB@L.NET Programa de Auditoría PRO-4 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PRO-3 El posicionamiento de la empresa en el espacio productos/mercados estará determinado por lo que cada empresa puede y sabe hacer. Comprender el potencial de cada empresa y la heterogeneidad del sector, nos conduce a analizar las características internas de las empresas. El potencial de "hacer"  negocios por parte de las empresas está determinado por los recursos y las capacidades que cada una posee. Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca por brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus instalaciones cómodas, personal capacitado para satisfacer las necesidades de los clientes siendo su objetivo principal el excelente servicio y prestarle a los clientes toda la ayuda necesaria, explicación, capacitación, una ayuda gratuita. En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos que se pretendan estudiar; la falta de adecuación de los objetivos específicos de ventas con los generales de la empresa; la no actualización de ellos, etc. A) FAMILIARIZACIÓN: 1. Familiarización general con el entorno económico, político, social y legal, en el que actúa la empresa y con la operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus políticas, su estructura orgánica, sus sistemas, sus procedimientos y sus prácticas, que permita la ubicación de ventas en el flujo de las operaciones. La empresa se encuentra en un sector de las telecomunicaciones En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos que se pretendan estudiar; la falta de adecuación de los objetivos específicos de ventas con los generales de la empresa; la no actualización de ellos, etc. PASA PRO-5
  22. 22. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 22 GLOB@L.NET Programa de Auditoría PRO-5 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE PRO-4 2. Más específicamente, la familiarización puede llevarse a cabo investigando, entre otros, las características y estratificación de los siguientes aspectos : a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus competidores; la porción del mercado que absorbe; sus canales de distribución; el número promedio de clientes que maneja, Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales, celular, local, internet, internet móvil, servicio de capacitación. Productos anillado, laminado, fotocopias, fax, transcripción. b. Las características de los productos: Artículos de primera necesidad o de lujo; de demanda permanente, estacional o “de moda”. Los Servicios que ofrece la empresa satisfacen la necesidad de comunicación y contribuyen también a la educación. c. La política para la determinación de precios: para saber si son predeterminados, si son materia de negociación o si se calculan en cada ocasión, al recibir una solicitud de negociación. En su caso, obtener lista autorizada de precios vigentes. La política de determinación de precios está establecida por la competencia con influencia en liderazgo en costos, ya que la estrategia fundamental es el precio más barato y se descubre que es la posición que adoptado el mercado. d. La política de crédito que se tenga establecida. No manejan ventas a crédito todas las ventas son al contado, e internamente manejan compras con crédito a 30 días. e. La política de publicidad establecida. La empresa carece de una política de publicidad establecida. PASA PRO-6
  23. 23. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 23 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-1 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN RECOMENDACIONES RIESGOS Y RECOMENDACIONES Factor Riesgos Recomendaciones * Inexistencia de un Plan Estratégico * La inexistencia de un análisis que indique los pro y los contra pueden conllevan a decisiones poco acertadas por parte de la gerencia. * Los planes no documentados son fácilmente descuidados, conllevando a la perdida de oportunidades. * Los planes no documentados conllevan a una mayor susceptibilidad a ser mal interpretados u olvidados por parte del personal. * Se reduce la posibilidad de evaluar resultados al no contar con una especificación de responsabilidades documentadas. * Se pierde la posibilidad de obtener financiamientos debido a que el plan indica la seriedad de la empresa por cumplir sus objetivos. * Elaborar un plan estratégico detallado que indique: Plan de acción secuencial que defina objetivos, etapas, tiempos, responsables y un presupuesto determinado. * Estudio eficiente y formal del mercado * Puede percibirse como una resistencia en acatar las preferencias de los clientes- conllevando a la pérdida de clientes. * Perdida de la ventaja competitiva sobre el mercado conllevando a la pérdida de clientes potenciales. * Establecer una estrategia/visión de mercadeo más agresivo tomando en cuenta: preferencias de clientes actuales y clientes potenciales, aumentar publicidad paralelamente para expandir el mercado meta y no limitarse a clientes actuales. * Inexistencia de la documentación de Asignación de Responsabilidades * Ineficiencia productiva por parte de los empleados. * Documentación formal y detallada de la asignación de responsabilidades y la autorización por parte del gerente. PASA INA-2
  24. 24. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 24 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-2 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE INA-1 INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES Se encontró a las pruebas Irregularidades en la forma que se encuentra registrado en la cámara de comercio. 1. GERENCIA a) La compañía carece de políticas en cuanto al registro que se presenta en la cámara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del establecimiento de comercio inicial. b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La matrícula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad, mediante el certificado que expide la Cámara de Comercio. Mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otros establecimientos de comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales. Es una fuente de información comercial para quienes deseen conocer los datos del establecimiento (actividad, ubicación, valor, etc.) Permite ingresar a la base de datos de la Cámara de Comercio. Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado. c) Recomendación: la compañía debe proceder a cambiar su registro en la cámara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura será establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin necesitar todos los órganos de administración: basta con que tenga al menos un representante legal, con la posibilidad que esta representación pueda estar a cargo de una persona natural o de una persona jurídica. PASA INA-3
  25. 25. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 25 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-3 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE INA-2 Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que „puede‟ ser creada a través de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administración y representación legal corresponderán en su totalidad al representante legal. Ahora, con respecto a la elección de los miembros de la Junta, la ley menciona que se podrán elegir mediante cualquier sistema de votación, con lo que los accionistas podrán escoger el sistema que mejor les permita sentirse representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral. Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias. Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como familiares tenían la obligación de tener una Junta Directiva en sociedades secundarias. Ellas tenían como único objeto desarrollar los lineamientos de una matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho órgano de administración. Ello causaba la obligación de realizar trámites y nombramientos sin ningún fundamento. Responsabilidad y revisoría fiscal En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que ellos no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios, este aspecto se regirá por las reglas aplicables a las sociedades anónimas. Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carácter obligatorio en las sociedades anónimas clásicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades anónimas podrían transformarse y evitar la obligación de tener Revisor Fiscal. Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria cuando la ley lo exija expresamente. PASA INA-4
  26. 26. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 26 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-4 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE INA-3 2. GERENCIA – VENTAS a) DISEÑO DE UN PLAN DE VENTAS La compañía carece de un plan de ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con detalle de objetivos y logros por cumplir. b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de ventas de una manera rápida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de inventarios o la facturación de ventas realizadas. También no permite estimar la demanda hacia el futuro, basándose en información histórica generada por el movimiento de los servicios y productos del módulo. c) Recomendación: la compañía debe proceder a la elaboración de un plan de ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Producción al proveerlos con información congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemáticos de pronóstico, datos históricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado de la empresa. Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de la empresa. Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y comparación de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas proyectadas. Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Producción. PASA INA-5
  27. 27. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 27 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-5 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE INA-4 3. GERENCIA – VENTAS a) CARACTERÍSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la auditoria observamos que la compañía carece de conocimiento acerca de las características de venta de sus competidores. b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un análisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa. c) Recomendación: la compañía debe proceder a la elaboración de un análisis de Benchmarking este proceso de obtener información útil que ayude a la organización a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o sólo copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno está, hacia donde quiere estar. Es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales PASA INA-6
  28. 28. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 28 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-6 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE INA-5 4. GERENCIA – VENTAS a) PROMOCIÓN Y VENTAS durante el proceso de auditoría encontramos que la compañía cuenta con promoción y ventas. b) La empresa tiene diseñado un plan promociones dentro de las cuales se encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para los clientes fijando un monto en el consumo, también hace campaña de promoción para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos o recuperar la clientela. c) Recomendación: la empresa Glob@l.net debe implementar promoción y ventas utilizando las siguientes características. Empleando las cuatro principales herramientas promocionales. . Publicidad: Cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido. . Promoción de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un producto o servicio. . Relaciones públicas: La creación de buenas relaciones con los diversos públicos de una compañía, la creación de una buena "imagen de corporación", y el manejo o desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos. . Ventas personales: Presentación oral en una conversación con uno o más compradores posibles con la finalidad de realizar una venta Los objetivos de la promoción de ventas varían según la audiencia meta hacia la cual van dirigidas, por ejemplo: PASA INA-7
  29. 29. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 29 GLOB@L.NET Informe de Auditoría INA-7 Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN …VIENE DE INA-6 1. Objetivos de promoción de ventas para consumidores o Estimular las ventas de productos establecidos. o Atraer nuevos mercados. o Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto. o Dar a conocer los cambios en los productos existentes. o Aumentar las ventas en las épocas críticas. o Atacar a la competencia. o Aumentar ventas más rápidas de productos en etapa de declinación y de los que se tiene todavía mucha existencia. 2. Objetivos de promoción de ventas para comerciantes y distribuidores o Obtener la distribución inicial. o Incrementar el número y tamaño de los pedidos. o Fomentar la participación del canal en las promociones al consumidor. o Incrementar el tráfico en el establecimiento. 5. GERENCIA – VENTAS a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIÓN durante la auditoria logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de capacitación para los empleados. b) La empresa no tiene un programa de capacitación que lleve al éxito en ventas a la compañía y esto depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contratación, resulta indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio al cliente. c) Recomendación: La empresa puede emplear convenios con entidades como el Sena, Cajas de compensación familiar y enviarlos a una capacitación, donde el énfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a tener un personal dispuesto y que se puede desempeñar de una manera optima.
  30. 30. AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 30 CONCLUSIÓN La auditoría realizada en las instalaciones GLOB@L.NET, determinó que la empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que se tiene éste definido en orden y por escrito, aunque no todo, así como cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misión, visión, reglas, procedimientos, principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de revisión y actualización para que contribuyan a la calidad de la empresa. El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen. El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el equipo investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de comparación entre uno y otro empleado y así presentar datos lo más acercados a la realidad posible. Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solución, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la empresa.

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