QUÉ METODOLOGÍAS EXISTEN PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS

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QUÉ METODOLOGÍAS EXISTEN PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS

  1. 1. Página 1 de 610. ¿Qué metodologías existen para el análisis de procesos? (Para leer y exponer en tres minutos)El objetivo general del proyecto, es la adecuación entre los recursos y los productos para reducir los costes en el proceso de produccióny optimizar el rendimiento global, en concreto se trata de llegar a un rendimiento del 85% y a una productividad del 100%. Para ello seutiliza una de las herramientas más eficaces para determinar el coste de futuras fabricaciones que es la curva de entrenamiento. Dichaherramienta se basa en la práctica o adiestramiento adquirido por los trabajadores al realizar un trabajo repetidamente.La curva de entrenamiento básicamente indica, que cuando la cantidad de unidades producidas se multiplican, el tiempo por unidad sereduce en un porcentaje determinado. Este hecho se produce debido a que en el proceso de producción el operario aprendecontinuamente y por tanto el tiempo de producción se reduce hasta un límite.La filosofía del proyecto consiste en hacer un estudio en profundidad de las incidencias que afectan a la planta, identificando lasineficiencias más significativas que son el Trabajo Fuera de O.P. (TFO), Reparaciones (RP), Manipulaciones que no añaden valor (MN) yEsperas Sin Trabajo (EST) y realizando un seguimiento pormenorizado de las mismas. De lo que se trata, pues, es de ir minimizando estasineficiencias para conseguir el mayor rendimiento posible, es decir abastecer a los cuellos de botella de manera que operen a plenacapacidad ya que “una hora perdida en el cuello de botella es una hora perdida en todo el sistema”.Se comienza el proyecto con una introducción que tiene como propósito dar una descripción general de las principales partes de unavión, tanto de las fijas como de las móviles, donde se encuentran los estabilizadores, elementos de estudio del proyecto y también seestudian las fuerzas que actúan sobre una aeronave y que influyen en la estabilidad.En el siguiente capítulo se pretende dar una visión general de la planta y las líneas de montaje que la componen, con suscorrespondientes puestos y la organización de los mismos. Asimismo, se aporta también un elaborado manual para montaje deestructuras aeronáuticas, en el que se describen las operaciones básicas de montaje, que es otro objetivo secundario del proyecto, paradespués dar una idea de los procesos de montaje de los estabilizadores, así como el procedimiento de generación de procesos, con elflujo de documentación que genera. Este capítulo se corresponde con “el análisis de procesos” mencionado en el título del proyecto.En la mejora de métodos, se persigue realimentar desde la realidad en el taller a la teoría de la valoración en la oficina. Para detectartodo aquello no considerado en la valoración teórica, implicar al taller en los tiempos objetivo de las operaciones, detectar mejoras en elproceso y acordar tiempos de montaje. Para ello se acometerán una serie de acciones que se pueden clasificar en acciones sininversiones notables y en acciones con introducción de inversiones.Acciones sin inversiones notables.1. SITUACIÓN INICIAL. Mediante la observación del montaje actual, se tienen en cuenta los tiempos iniciales y se analiza lasituación de partida.2. DEFINICIÓN CLARA DEL PROCESO.3. MEJORA DEL ENTORNO. 5S (eliminar lo no necesario, organizar, limpiar y mantener el orden y la limpieza en los puestos detrabajo). Como resultado se consigue una notable reducción de las ineficiencias.4. SEGUIMIENTO A CORTO Identificación de bloques pequeños de operación. Asignación de tiempos. Distribución por operación. Solape de operaciones. Seguimiento horario.5. MEJORA DE OPERACIONES INDIVIDUALES. Actualización de procesos. Identificación de operaciones inútiles. Organización de los puestos. Optimización de procesos.Acciones con introducción de inversiones. Implantación de un sistema de taladrado con máquina multifunción semiautomática. Análisis técnico- económico. Introducción de útiles nuevos. Generalidades del utillaje aeronáutico y procedimiento de introducción de útiles complejos,útiles sencillos y modificación de los existentes.Finalmente se obtienen una serie de tablas en las que se refleja el seguimiento horario por puesto y por avión, tomando comoparámetros de control el tiempo útil, el tiempo teórico y el tiempo total, medidos en Horas/ Hombre, y obteniendo como resultado laevolución del rendimiento, que es la relación entre las horas útiles y las totales y la productividad, que es la relación entre las horas
  2. 2. Página 2 de 6teóricas y las útiles. Para controlar las ineficiencias, se realiza también un seguimiento de las más significativas por meses, dando comoresultado la evolución de las mismas y del rendimiento y productividad en el tiempo.LAS CLASES DE METODOS EN CIENCIAExisten métodos generales y métodos particulares. Los primeros se usan en todas las ciencias y en la filosofía; los segundos sonexclusivos de algunas disciplinas.Métodos y procesosSe distinguen dos presentaciones del método científico: por una parte la ciencia se vale de procedimientos racionales comunes a todassus ramas, sin importar el objeto de estudio de cada una de ellas; por otra parte los procesos son exclusivos de disciplinas específicas yse refiere en especial al proceso como técnicas que son a la vez la aplicación específica del plano metodológico que operacionaliza almétodo y dicta la forma especial de ejecutarlo. Así pues, y muy sencillamente, sí el método general es el camino que se sigue para ellogro de una meta u objetivo, un método particular consiste en un conjunto de reglas y operaciones (técnicas operativas) para el manejode los instrumentos que auxilian al individuo en la aplicación de los métodos.Métodos generalesEl método general de la ciencia es un procedimiento que se aplica al ciclo entero de la investigación en el marco de cada problema deconocimiento. Algunos de los métodos y que en general se basan en la aplicación de la lógica, requieren el uso del pensamiento humanoen sus funciones de análisis, síntesis,Inducción, deducción y analogía. Es lo que se conoce como métodos racionales.El pensamiento científico es objetivo, racional y sistemático; estas cualidades están estrechamente relacionadas con la realidad, laexperiencia, lo empírico. El mundo de la experiencia seria caótico si el hombre no dispusiera de elementos racionales que lo puedaninterpretar. La racionalidad procura interpretar la realidad en cuanto a su origen, naturaleza profunda, destino y significado en elcontexto general para obtener así una visión más amplia sobre el hombre, la vida, el mundo y el ser. Esa cosmovisión a que lleva lainvestigación racional, no puede ser probada o verificada experimentalmente en el laboratorioLo racional del método se basa en el servicio que presta la abstracción (del latín: abstractus, que significa "arrancado", "separado de larealidad") mediante las palabras, sus significados y sus símbolos.El análisis y la síntesisTodos los fenómenos que se presentan a la consideración del hombre son demasiado complejos si se les examina con detenimiento. Sonsimples solo a primera vista. Si se quiere indagar las causas, es necesario separar en partes el fenómeno para estudiarlo de mejormanera. Pero como en esta separación pudieran cometerse errores, es imprescindible juntar las partes del todo separado a objeto dever si se pueden volver a integrar de igual forma.El análisis es un proceso mental que consiste en considerar y revisar por separado los diferentes aspectos que conforman una totalidad;por ejemplo ante un texto nos preguntamos: ¿cuál es la idea central? ¿Cuáles son las ideas principales y cuales las secundarias? ¿Quérelación existe entre las ideas? ¿Qué características tiene cada idea? En otra forma el análisis es el proceso racional que parte de lo máscomplejo hacia lo menos complejo.La síntesis es la operación intelectual por la cual se otorga unidad a una serie de datos dispersos y solo se logra después de que lamente, en contacto suficiente con un objeto de estudio ha discriminado sus elementos y logrado un concepto que los defina a todos.Ejemplo: ante una aglomeración de personas en la calle, uno puede ver a distancia y pensar: "Se trata de personas esperando el bus" o"es un accidente" o "un pregonero vendiendo productos". Cada una de esas expresiones define el tipo de vinculación que se verificaentre los elementos del todo que estamos viendo. La síntesis pues, reúne las partes de un todo, ya separado, y las considera comounidades conceptos de "todo" y "parte" se interrelacionan; el todo presupone las partes y las partes presuponen el todo. Existen"todos" que solo suman partes, como un montón de naranjas; y "todos" unitarios, que como unidades dependen de diversos principiosorganizadores; es el caso del átomo. Los "todos" pueden incorporarse en "todos" más amplios; así, las células forman tejidos y estosintegran órganos; los órganos componen aparatos o sistemas de órganos; estos sistemas son parte del "todo" llamado humano.El análisis y la síntesis son dos procesos inseparables que se enriquecen mutuamente y que pueden estudiarse en dos planos: elempírico y el racional. En el plano empírico, estos procedimientos se aplican, por ejemplo, en la descomposición y recomposición delagua mineral, a partir del oxígeno, hidrogeno, calcio, azufre, litio, etc. El análisis material, que aleja o separa uno de otro loscomponentes es solo un auxiliar del análisis intelectual, y no coincide con el por completo, ya que en el análisis racional se llega deordinario a aspectos no materiales. Sería un tremendo error concebir todo análisis según el modelo del análisis químico, o de cualquierotro procedimiento analítico material.En fin, el gran obstáculo que hay que vencer en la ciencia es, por un lado la complejidad de los objetos (entes materiales y procesos) y,por otro, la limitación de la inteligencia humana, incapaz de extraer de la complejidad de las ideas, de los seres y de los hechos, las
  3. 3. Página 3 de 6relaciones de causa y efecto, ni las relaciones entre principio y consecuencia, Sin el análisis todo conocimiento es confuso y superficial.Sin la síntesis, es fatalmente incompleto. El análisis debe preceder siempre a la síntesis.Razonamiento inductivo, deductivo y analógicoLa inducción y la deducción son ante todo formas de raciocinio o de argumentación(5). Son ante todo formas de raciocinio o deargumentación, formas de reflexión, no de pensamiento simple. El pensamiento se alimenta de la realidad externa y es producto directode la experiencia. El acto de pensar se caracteriza por ser disperso, natural y espontáneo. La reflexión, por su parte, requiere esfuerzo yconcentración voluntaria; es dirigida y planificada. La conclusión del raciocinio es el último eslabón de una cadena de reflexiones. Es elperíodo final de un ciclo de operaciones que se condicionan necesariamente.Frecuentemente, solo se piensa en los asuntos o problemas en vez de razonar ordenada, lógica y coherentemente sobre ellos,confundiendo de esta manera la divagación irresponsable con la reflexión sistemática.Mediante el razonamiento se produce la inferencia, por la cual el espíritu es llevado a extraer conclusiones a partir de premisasconocidas. La inducción, la deducción y la analogía son formas de inferencia.La inducción es un razonamiento mediante el cual pasamos de un conocimiento de grado particular a uno de grado general. Laaplicación de la inducción como método de la investigación científica se encuentra en la formulación de hipótesis y leyes científicas.El objetivo del razonamiento inductivo es llegar a conclusiones cuyo contenido es más amplio que el de las premisas. Se puede afirmarque las premisas de un o argumento inductivo correcto sustentan o atribuyen cierta verosimilitud a su conclusión; así, cuanto laspremisas son verdaderas, se puede cuando mucho decir que la conclusión es probablemente verdadera. El argumento inductivo sefundamenta en la generalización de propiedades comunes a cierto número de casos ya observados, a todas las ocurrencias de hechossimilares que acontezcan en el futuro.Para que las conclusiones de la inducción sean verdaderas o más comúnmente posibles y logren un mayor grado de sustentación,pueden agregarse al argumento evidencias adicionales bajo la forma de premisas nuevas que figuran al lago de las premisas inicialmenteconsideradas. Puesto que la conclusión por vía de inducción puede resultar falsa aun cuando sean verdaderas (o correctas) las premisas,la evidencia adicional puede favorecer la percepción con más precisión, si la conclusión es de hecho verdadera.La inducción puede ser completa, cuando permite inferir conclusiones generales a partir del estudio de todos los elementos que formanparte del objeto de investigación y es posible cuando conocemos con exactitud el número de elementos que conforman el objeto deestudio. Por ejemplo: al estudiar el rendimiento académico de los estudiantes del curso tercero de biología, contamos con los resultadosde todos los alumnos del curso, dado que es un objeto de estudio relativamente pequeño (25 alumnos). Concluimos que su rendimientopromedio es bueno, conclusión que es posible mediante el análisis de todos y cada uno de los alumnos del curso.De otra, el método de inducción incompleta se presenta en objetos de investigación cuyos elementos no pueden ser numerados yestudiados en su totalidad por el investigador, bien sea por lo numerosos o por la imposibilidad de que los tenga todos a su alcance.Ejemplos corrientes de este tipo de inducción se presentan en las ciencias naturales, cuando se estudian comunidades de organismos.Especies de inducción(a) formal o Aristotélica,(b) científica o Baconiana.La inducción formal tiene como punto de partida todos los casos de una especie o de un género y no solo algunos. Ejemplo: Los cuerposA, B, C, D, atraen el hierro; ahora, los cuerpos A, B, C, D, son todos imanes; luego, los imanes atraen al hierro. En este tipo de inducciónno hay propiamente una inferencia, sino una simple sustitución de una colección de términos particulares por un término equivalente.Este proceso es inductivo solo en la forma, tomando en cuenta que pasa de lo mismo a lo mismo; por ello la inducción formal es pocoútil.La inducción científica es el raciocinio mediante el cual se concluye a partir de algunos casos observados, de acuerdo con la especie quelos comprende y la ley general que las rige, es decir, es el proceso que generaliza la relación de consolidad descubierta entre dosfenómenos y de la relación, casual concluye la ley. Por ejemplo, se verifica cierto número de veces que el óxido de carbono paraliza losglóbulos sanguíneos; de esta observación se infiere que siempre, dadas las mismas condiciones, el óxido de carbono paralizará losglóbulos sanguíneos. Este tipo de inducción es el alma de las ciencias experimentales. Sin ella, la ciencia no sería otra cosa que unrepertorio de observaciones sin alcance.
  4. 4. Página 4 de 6La deducción desempeña un papel muy importante especialmente en las ciencias formales (lógica y matemáticas); mediante ellas seaplican los principios descubiertos a casos particulares, es decir, se convierte en la argumentación que vuelve explícitas verdadesparticulares contenidas en verdades universales.El papel de la deducción en la investigación científica es doble: por una parte consiste en encontrar principios desconocidos a partir deotros conocidos (es el caso de la inducción completa). Una ley o principio puede reducirse a otra más general que la incluya; ejemplo: siun cuerpo cae, decimos que pesa porque es un caso particular de la gravitación. De otra parte, también la deducción sirvecientíficamente para descubrir consecuencias desconocidas, de principios conocidos; por ejemplo, sabemos que la fórmula de lavelocidad es: v = s/t; podemos, en consecuencia, calcular con facilidad la velocidad que desarrolla un avión.En el razonamiento deductivo se reconocen dos tipos de inferencia o conclusión: inmediatas y mediatas. La inferencia inmediata extraeun juicio (vale decir una conclusión) a partir de una sola premisa. Por ejemplo: "Los libros son cultura". "En consecuencia, algunasmanifestaciones culturales son libros".En la inferencia mediata la conclusión se obtiene a partir de dos o más premisas. Por ejemplo: "Los ingleses son puntuales." "William esinglés." "Por tanto, William es puntual"El dominio de la deducción es la relación lógica que se establece entre proposiciones, y su validez depende del hecho de que laconclusión sea siempre verdadera, en tanto que las premisas también lo sean. Así, admitidas las premisas se debe admitir también laconclusión; esto, porque toda la afirmación o contenido factual de la conclusión ya estaba, por lo menos implícitamente, en las premisasEl proceso deductivo, lleva al investigador de lo conocido a lo desconocido con poco margen de error, pero es de alcance limitado (seusa especialmente en las demostraciones matemáticas) pues el contenido de la conclusión no puede exceder al de las premisas.La analogía consiste en inferir de la semejanza de algunas características entre dos objetos, la probabilidad de que las característicasrestantes sean también semejantes. En la vida cotidiana utilizamos frecuentemente calidad, por el hecho de que hemos tenido otro dela misma marca que nos dejó satisfechos; pero puede suceder que el aparato electrónico, a pesar de todo, no tenga la calidad esperada.Así pues, los razonamientos analógicos no son siempre válidos; sus conclusiones tienen mayor o menor grado de probabilidadLa administración de un proceso involucra una metodología para definir, analizar y mejorar continuamente dicho proceso, teniendocomo objetivo atender las necesidades y cumplir integralmente las expectativas de los ciudadanosEn este capítulo y en el siguiente analizaremos la primera etapa correspondiente a la Descripción, Análisis y Evaluación de los Procesos,punto inicial para la implementación de una mejora continua con la finalidad de alcanzar la excelencia.La necesidad de analizar y evaluar un proceso para mejorarlo surge, en general, como consecuencia de las siguientes situaciones:• No están satisfechas las necesidades de los ciudadanos, induciendo a muchos reclamos.• El proceso no cumple la programación interna.• Aunque el mismo funciona bien, muestra oportunidades de mejoría para disminuir los costos o el tiempo de ciclo, o mejorar la calidadde los productos (bienes y/o servicios).Aportar soluciones, corregir a tiempo, agregar valor, deben ser las ideas-fuerzas que motiven la actividad destinada a superar estassituaciones que inciden en la eficiencia y eficacia de los procesos y la organización.1. SELECCIÓN DE LOS PROCESOSEl trabajo de análisis se inicia con la revisión de la misión y los objetivos estratégicos que dan soporte a los objetivos de los procesos.Continúa con la selección de los procesos que deben ser objeto de análisis para su posterior rediseño o reingeniería.Esta selección implica la realización de las siguientes actividades:a) Enumerar los procesos principales.b) Determinar los límites de los procesos.c) Evaluar la importancia estratégica de cada proceso.d) Obtener opiniones de alto nivel jerárquico acerca de la situación de cada proceso.e) Calificar la cultura y la política de cada proceso.Veamos cada uno de estos puntos con mayor detalle:
  5. 5. Página 5 de 6a) Enumerar los procesos principales: Antes de elegir los procesos que deberán ser analizados para su rediseño o reingeniería se debehacer un relevamiento macro de todos los procesos principales que se desarrollan en la organización, siempre teniendo como punto departida al ciudadano. La selección sólo será posible, cuando todos los procesos de la organización sean conocidos y evaluada larelevancia estratégica de cada uno.Es conveniente que los procesos enumerados sean lo más abarcativos posible y estén directamente relacionados con los objetivosestratégicos de la organización. No se puede definir a priori la cantidad de procesos adecuados para una organización.El número apropiado de procesos resulta de considerar una situación de compromiso entre la interdependencia de los procesos y laposibilidad de que el campo abarcado por cada proceso sea realmente manejable en términos prácticos. La experiencia nos indica que sise limita el enfoque a una cantidad no superior a veinte procesos, el análisis y los cambios a realizar no resultan en extremo dificultosos.Al restringir la cantidad dentro de este rango es posible identificar tanto los procesos sustantivos como los de apoyo y gestión yencontrar alternativas factibles para su rediseño o reingeniería.Recordemos que en el ejemplo del SEGEMAR,( Servicio Geológico Minero Argentino ), la enumeración de los principales procesos incluía,teniendo en cuenta los cuatro organismos que lo componen, tres grandes macroprocesos (relacionados directamente con los objetivosestratégicos de la organización) que comprendían diecisiete procesos sustantivos. A ellos se le deberían incorporar los dos o tresprocesos principales de apoyo y de gestión y tendríamos enumerados todos los procesos principales que se desarrollan en losorganismos que conforman el SEGEMAR.b) Determinar los límites de los procesos: Uno de los elementos más utilizados para definirlos es a través de un cuestionario dirigido alos "propietarios" del mismo. Algunas delas preguntas que se deben realizar son:¿Cuándo comienzan y terminan las responsabilidades del dueño destinatario externo?¿Dónde comienzan y terminan los subprocesos?¿Está el proceso analizado incluido completamente en otro proceso?¿Es posible obtener beneficios como resultado de combinar el proceso en estudio con otros procesos o subprocesos?Debido a la interrelación existente entre los procesos que componen la organización, es importante entender que, en muchos casos, elrediseño de un proceso implica la necesidad de revisar o modificar otros.c) Evaluar la importancia estratégica de cada proceso: ¿Es conveniente que las organizaciones utilicen tres criterios centrales paraescoger los procesos que serán priorizados para su análisis y posterior rediseño o reingeniería del proceso? Nivel de disfunción• Nivel de impacto sobre el ciudadano• Línea clave del organismoAnalicemos cada uno de estos criterios:Nivel de disfunción: El primer criterio es el nivel de disfunción que muestra cuáles son los procesos que presentan mayores problemasen su funcionamiento.A partir de la determinación del tipo y profundidad de los problemas detectados en los procesos (tareas sin valor agregado, falta decontroles, inadecuada utilización de los recursos, etc.) se deben establecer las prioridades para el análisis y mejora teniendo en cuentalos que presentan mayores problemas para satisfacer las necesidades y requerimientos de los ciudadanos y para el cumplimiento de lamisión y los objetivos de la organización.Nivel de impacto sobre el ciudadano: El segundo criterio que nos ayuda a priorizar los procesos para su análisis y mejora, estárelacionado con el nivel de impacto que tienen sobre los ciudadanos.Algo que puede ayudar a asignar los niveles de importancia correspondientes a cada proceso es la utilización de una matriz o cuadrodirectriz, como el que presentamos más abajo, en el que se podrán agrupar procesos o actividades según tengan una alto, medio o bajoimpacto sobre el ciudadano. Esta clasificación se deberá correlacionar con la oportunidad de perfeccionamiento de los procesosatendiendo a factores culturales, presupuestarios, humanos, etc.Línea clave del organismo analizado: El tercer criterio tiene relación directa con la misión y objetivos estratégicos (línea clave) de laorganización. Se trata de determinar aquellos procesos que tiene una mayor incidencia e impacto en el logro de los fines institucionalescon el objetivo de priorizar su análisis y mejora.
  6. 6. Página 6 de 6d) Obtener opiniones de la Alta Dirección: Un enfoque formal de rediseño considera la vinculación entre los procesos estudiados y lasmetas fijadas por la dirección. Esto implica que el planeamiento estratégico y la selección de los proyectos requiere la fijación deobjetivos y metas que deberán tomarse en cuenta a la hora de seleccionar o priorizar procesos para su análisis y rediseño.e) Calificar la cultura política de cada proceso: El objetivo de esta última actividad es evaluar el clima cultural y político de un probableproyecto de rediseño o reingeniería. Esto significa que es conveniente seleccionar sólo los procesos que cuenten con un decidido apoyoy aceptación del nivel jerárquico correspondiente.Priorización de los ProcesosUna vez realizadas todas las actividades descriptas, puede desarrollarse una matriz (ver cuadro siguiente) en donde se volcarán losresultados del análisis, tomando como referencia conceptos tales como: Nivel de impacto sobre el ciudadano y la organización, Nivel decambio en los requerimientos de la demanda, la tecnología y las personas y Nivel de oportunidad para perfeccionar o cambiar elproceso en cuestión. Estaremos así priorizando los procesos (en una escala de uno a diez), con un modelo cuantitativo y demostrable,que contribuye a superar las subjetividades propias de las visiones individualistas. En este sentido, es importante que los valoresasignados sean consensuados, tanto por los que tienen la responsabilidad de dirigir al organismo analizado, como por los integrantes ylos destinatarios intermedios y finales de las actividades que genere el grupo de trabajo, programa o sector de la administración públicaen cuestión.

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