Glosario de terminología archivística

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Glosario de terminología archivística

  1. 1. GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICAABREVIATURA: Representación de las palabras en la escritura con una ovarias de sus letras.ABSTRACT: Voz inglesa. Extracto - Resumen.ACÁPITE: (Del lat. a capĭte, desde el principio). (1) Encabezamiento, título deun capítulo o de una parte independiente de un escrito. (2) Texto breve,posterior al título, que aclara el contenido del artículo que encabeza.ACCESIBILIDAD: (1) Que se pueda accesar a los documentos y a lainformación que contienen con rapidez y facilidad. (2) Al hablar de accesibilidadWeb se está haciendo referencia a un diseño Web que va a permitir que estaspersonas puedan percibir, entender, navegar e interactuar con la Web,aportando a su vez contenidos. La accesibilidad Web también beneficia a otraspersonas, incluyendo personas de edad avanzada que han visto mermadas sushabilidad a consecuencia de la edad. Guía Breve de Accesibilidad WebACCESO RESTRINGIDO: Limitación en la consulta de ciertos documentos,que por su confidencialidad, antigüedad o gran valor, no se ponen al servicio decualquier persona sino sólo de los estudiosos que prueban la seriedad de suinvestigación o están debidamente acreditados por una universidad u otraentidad.ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentosque se custodian en una institución.ACIDEZ DEL PAPEL: Fenómeno que se produce cuando los documentos seencuentran en el depósito a merced de altas temperaturas, con incidencia de laluz solar o artificial lo que hace que el papel pierda la humedad propia por loque se reseca, se quiebra y se torna amarillento.
  2. 2. http://www.museosantelmo.com/ACTIVIDADES FACILITATIVAS: Son las actividades administrativas y deapoyo que realizan las instituciones para cumplir con sus objetivos. A estasactividades también se les llama actividades administrativas.ACTUARIO Funcionario auxiliar judicial que da fe en los autos judicialesy/o procesalesACORDEÓN: Conjunto de carpetas con índices alfabéticos o numéricos oregistradores en los que se ordenan Documentos para clasificación o archivo.ADMINISTRACION: Ciencia social compuesta de principios, técnica y prácticasy cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionalesde esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitoscomunes que individualmente no es fácil lograr.ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de principios, métodos yprocedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamientode los Archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde sucreación hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclovital.ADVERACION Antiguamente se refería a una Certificación o a un Documentoen que se certificaba algo.AGRUPACIONES Se aplica particularmente a una reunión de personas que seasocian con un propósito o por características comunes. Alternando conasociación y sociedad, forma parte muchas veces del nombre propio de esasasociaciones. // ARTIFICIALES. Están compuestas por las denominadascolecciones documentales y secciones ficticias, teniéndolas en cuenta paraesta clasificación en cuanto a que son agrupaciones documentales que, concierta frecuencia, se encuentran en los archivos. // DOCUMENTALES. Losdocumentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formaciónoriginal, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: elfondo, la sección, la serie, la unidad archivística. Entre las segundas: lasdenominadas secciones ficticias y las colecciones. // NATURALES. Son lasque se dan escalonadamente, en atención a su origen.AGRUPAR Formar un grupo o grupos con ciertas cosas. Es la operaciónde clasificar y ordenar Documentos escritos o cualquier otro material deacuerdo con el sistema implantado.ALA: Asociación Latinoamericana de Archivos. Creada en Lima el 6 de abrilde 1973, es una entidad de carácter profesional y cultural, sin ánimo de lucro,
  3. 3. que busca servir como ente promotor del desarrollo archivístico de los paisesde lengua española y portuguesa de América Latina, España y Portugal.ALBALÁ: Antiguamente, cualquier documento público o privado. (1) Cédulareal en que se realizaba la concesión de una merced u ordenanza. (2)Documento público o privado en que se hacía constar algo. Fragmento de la Real Cédula fechada en Barcelona a 28 demayo de 1493, autorizando al Almirante Cristóbal Colon para nombrar personaque en su ausencia pueda expedir cartas y provisiones en nombre y con elsello de los ReyesÁLBUM: (1) Conjunto de hojas encuadernadas, generalmente con pastasdecoradas, destinado a coleccionar fotografías, sellos y también autógrafos,composiciones breves, etc. (2) Libro en blanco cuyas hojas se llenan conversos, sentencias, piezas de música, fotografías, firmas, retratos, etc. del latínálbum, blanco, por la capa de albayalde con que cubrían la tabla en que seescribían con tinta negra. (3). Entre los antiguos Romanos, anales de lospontífices y de los pretores, en los que anotaban día por día los principalessucesos del año. Dejaron de llevarse hacia el año 633 de Roma, tablaenyesada, en las que se escribían las disposiciones oficiales.ALCABALA (1) Antiguamente t tributo del tanto por ciento que se pagaba alfisco. (2) Impuesto de circulación que se exigía por el precio de los bienesmuebles y raíces vendidos y permutados.ALCALINIDAD DEL PAPEL: Fenómeno que se produce cuando el documentose encuentra en el depósito a merced de bajas temperaturas, y de malascondiciones del local (goteras, derrames de agua) por lo que el documento
  4. 4. absorbe humedad por lo que se debilita, pulveriza y aparecen bacterias yhongos.ALEGATO (1) Documento o discurso en que se expone razonadamenteun argumento. (2) Documento que presenta el abogado de cualquiera de laspartes, fundamentando las razones, pruebas y hechos en que se funda elderecho cuyo reconocimiento pretende.ALFABÉTICA Es aquella ordenación por la cual se orientan los documentossiguiendo el abecedario de las iniciales de las terminologías escogidas comorepresentativas de su información.ALFARDA (1) Cierto adorno que usaban antiguamente las mujeres. (2)Antiguamente impuesto que pagaban los moros y judíos en los reinoscristianos. (3) Antiguamente canon que se pagaba por el aprovechamiento delagua de riego.ALMACENAMIENTO: Reunión de documentos en un núcleo determinado quecorresponde al previo ordenamiento sistemático.AMPLIAR: Reproducir una imagen, en mayor tamaño que la original.ANALES: (1) Relación ordenada de los hechos o acontecimientos, año poraño. (2) Publicación periódica que contiene actas, documentos históricos, ypiezas diversas relativas a determinada materia o a un acontecimiento,generalmente de carácter científico.ANALIZAR; Estudiar o examinar algo, separando o considerando porseparado sus partes. Hacer un examen de algo.ANAQUEL: Tabla horizontal que se encuentra entre los parales verticalesde una estantería donde se colocan los documentos de archivo.ANTEDATA: Fecha falsa o anterior a la verdadera, que se encuentra en undocumento.APLICACIÓN: Programa utilizado para realizar un determinado tipo detrabajo. En Conservación de los documentos.
  5. 5. APODERADO Se aplica al que tiene poderes de otra persona pararepresentarla. Es la persona que, mediante autorización otorgada por unapersona (física o jurídica) ante escribano o notario público, actúa en nombre deotra, dentro de las facultades especificadas en el poder, que es el documentoque habilita para tal fin, propiamente dicho. Los actos ejercidos por elapoderado dentro de sus atribuciones obligan al mandante como si fuesenejecutados por el mismo.ÁRBOL: (1) Diagrama que sirve para mostrar o exponer determinadosprocesos administrativos. technet.microsoft.comÁRBOL genealógico: Cuadro descriptivo, desarrollado generalmente en formasemejante a un árbol, de la ascendencia o descendencia de una persona. //Genealogía de alguien.ARCHIVAR: (1) Guardar documentos en un archivo. Por extensión, dar porterminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. (2)Acción decolocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los Documentos quelo forman. Guarda de expedientes en los archivadores.ARCHIVADOR: (1) Muebles metálicos o de madera de una o más gavetaspara archivar documentos. (2) Persona que archiva. Modelos de archivadores
  6. 6. ARCHIVALIA: (1) Documentación que ha sido producida en función de lasactividades de una entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa, y seconserva para fines de investigación histórica-cultural. (2)Término adoptado delas escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de unarchivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes losconceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia asepararlos como distintos. El archivo es la institución que tiene por objetoconservar debidamente clasificados, los Documentos y papeles queconstituyen su fondo y la archivalía, en cambio comprende toda ladocumentación producida y recibida por el archivo (escritos, cartas, dibujos,mapas planos, películas, discos.) desplazando asi los valores aportados por laDiplomática. (3) Patrimonio documental.ARCHIVERO Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve comotécnico en él.ARCHIVISTA: Profesional que tiene a su cargo un archivo o sirve comotécnico en él.ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de lascolecciones y Documentos que ahí se conservanARCHIVO: Son las entidades o secciones de entidades que reúnen,conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitanlos documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina,producidos por los individuos y las instituciones como resultado de susactividades y que son utilizados por parte de la Administración y para lainvestigación.ARCHIVO ADMINISTRATIVO: Archivo vigente, activo, que guarda concarácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de lainstitución a la cual pertenecen. Llamados récords por los ingleses y registraturpor los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o enformación y archivos de depósito;ARCHIVO CENTRAL: (1) Archivo que pertenece a una entidad y queconserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad. (2) Archivoadministrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de laadministración central del Estado e instituciones en que se justifique por lasdimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento delArchivo Nacional.ARCHIVO ECLESIASTICO: El que conserva los documentos producidos por laIglesiaARCHIVO FINAL: Archivo que conserva en forma permanente ladocumentación de valor científico-cultural, que constituye el patrimoniodocumental de la Nación.
  7. 7. ARCHIVO DE GESTION: (1) Es aquel que reúne documentación en trámite osometida a continua utilización y consulta administrativa. (2) Son los archivosde las divisiones, departamentos o secciones de los poderes Legislativo,Judicial, Ejecutivo, Consejo de Gobierno, instituciones descentralizadas,municipalidades, empresas del Estado y otros entes públicos y privados.ARCHIVO HISTÓRICO: El que conserva la documentación de valorpermanente.ARCHIVO INTERMEDIO: Ente de descongestionamiento de los documentosque produce la administración y se constituye en una institución intermediaentre los archivos administrativos y el archivo final.ARCHIVO NOTARIAL: Archivos que surgen como resultado de las actividadesde los Notarios. También se les conoce como Archivos de Protocolos.ARCHIVOLOGÍA La ciencia que estudia la naturaleza y la teoría, laplanificación y la terminología de los archivos, así como su formación, losprincipios de su conservación y organización y los medios de su utilización.ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: Son archivos administrativos, los archivos degestión y los archivos centrales de las instituciones.ARCHIVO PARTICULAR: Son aquellos archivos que conservan un conjuntode documentos producidos o pertenecientes a personas naturales.ARCHIVOS PRIVADOS: Son los archivos que custodian documentosproducidos por organizaciones de carácter privado.ARCHIVOS PUBLICOS: Son los archivos formados en las instituciones delEstado.ARMONIAL: Libro donde están catalogados y registrados los escudos dearmas de la administración, nación, provincia o familia.ASESORIA: Lineamientos que se dan a los Archivos pertenecientes al sistema,en cuanto a la conservación, organización y facilitación de sus documentos.ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona deque trata un expediente o Documento.ASIENTO: (1) Relativo a entrada descriptiva de los documentos. (2)Inscripciones que se hacen en las cubiertas de los expedientes o documentos,engomados, o cintas y cédulas de catálogos, con datos acerca del asunto omaterial de que tratan los Documentos, así como su clasificación. (3) Relativoal registro escrito de una operación, referencia o hecho, en un documento, que,generalmente, está revestido de determinadas formalidades especificadas poruna ley u otras disposiciones dictadas por autoridad competente
  8. 8. ATADO: (1) Documentos atados. Paquete conteniendo Documentos. (2)Colección de Documentos que forman parte de un expediente.ATESTADO: Documento oficial en el que una autoridad da fe de algúnhecho o en el que se relata algo.ATRIL: Mueble en forma de plano inclinado que sirve para poner losdocumentos y que permite leerlos con mayor comodidad. Puede ser demadera, metal o acrílico. Atril con iluminaciónAUDIOVISUAL: (1) Relativo a la vista y al oído conjuntamente. (2) Relativo alos métodos de información, comunicación y enseñanza que utilizan larepresentación de imágenes, películas y registros sonoros.AUTENTICAR: Legitimar o legalizar; una firma o un documento. Es elprocedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdicción, o enotro país (legalizar), o mediante el que se da fuerza aprobatoria a uninstrumento privado en juicio.AUTENTIFICACIÓN DE FIRMA: Procedimiento notarial por el cual se da fe dela autenticidad de la firma; se utiliza particularmente para efectos de latramitación.AUTOGRAFO-A Aplicase al escrito de mano de su propio autor.AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS: Consiste en la utilización de equipos ysistemas automáticos para procesar la información contenida en losdocumentos o bien sus auxiliares e instrumentos descriptivos.AUTORÍA: Atributo de calidad de autor de una obra o escrito.AUTOS: Proceso de alguna causa o pleito, o el conjunto de piezas de que lacausa o pleito se compone, esto es, la reunión o conjunto de la demanda,emplazamiento, traslado, contestación, alegación, instrumentos probatorios,demás pruebas, sentencias, recursos, y demás trámites que forman el juicio.AUXILIAR DESCRIPTIVO: Es el documento resultante de los análisisdocumentales y representará los distintos aspectos para la evaluación deDocumentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada.AVAL: Refiérase a Garantía. Firma puesta al pie de un documento de créditopara comprometerse a su pago en caso de no hacerlo el obligado a ello. //Documento en que se expresa una garantía.
  9. 9. BACK UP Anglicismo informático para denominar copia de seguridad dedocumentos informáticos o digitalesBASE DE DATOS: Colección de información organizada y presentada paraservir un propósito específico. http://msdn2.microsoft.com/eses/library/ms171971(VS.80).aspxBLANQUEAR:Parte del proceso de restauración de documentos cuyo soportees el papel, y en el que se lo trata con productos químicos para eliminarmanchas y el color amarillento que adquiere el papel con el paso del tiempo.BOLETA: Designan distintos casos de papeles pequeños con algo escrito,generalmente con un número, que dan cierto derecho o información a lapersona en cuyo poder están o le prestan algún servicioBULA: (1) Documento pontificio expedido por la cancillería apostólica relativo amateria de fe, concesión de gracias y privilegios autorizados con el sello de sunombre u otro parecido estampado con tinta roja. (2) Originariamente, bola queacompañaba al sello de ciertos documentos. Por extensión, el sello mismo. El
  10. 10. mismo documento. http://es.wikipedia.org/wiki/BulaCAJA: Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos enbuen estado físico.CANTIDAD: Se refiere al número de unidades o de folios que conforman lasección o serie y pieza documental respectivamente y el número de metroslineales que ocupan en la estantería. Forma parte de los caracteres externosde la documentación.CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO Indicativo de la cantidad dedocumentos que pueden almacenarse en un depósito, se expresa en metroslineales o cúbicosCARACTERES EXTERNOS E INTERNOS: Atributos de los documentos quepermitirán organizarlos adecuadamente.CARACTERES EXTERNOS: Los que se refieren a la materialidad deldocumento y pueden distinguirse: 1) clase y tipo, 2) formato (volúmenes,unidades archivables, sistemas de ordenación, 3) forma (original, copias) ycantidad.CARACTERES INTERNOS: Son aquellos que corresponden a: 1) entidadproductora, 2) origen funcional (funciones, actividad y trámite), 3) fecha y lugarde producción (data crónica y tópica) y 4) contenido (fechas, personas, lugares,cosas, fenómenos).CARATULA: Cubierta de papel o de cartulina que protege a un documento.
  11. 11. CARTOGRÁFICO: Relacionado con los mapas o cartas geográficas o con lacartografía. Arte de trazar mapas.CARTOGRAMA: Mapa simplificado, generalmente deformado, que ilustra unfenómeno referente a producción, consumo, escalas diversas.Cartograma de población/superficie mundialFuente: Mark NewmanCARTULARIO: En algunos archivos, libro becerro. Libro registro en que seinscribían las cartas, títulos, actas de donación, de venta, etc., relativo a unmonasterio o capítulo.Cartulario de papel del siglo XVI cumplimentado por Doménico Ranaldi,ARCHIVO SECRETO VATICANOhttp://asv.vatican.va/es/visit/p_nob/doc_cart_AdrianoIV.htmCARPETA: Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento ydarle unidad (separándolo de otros).
  12. 12. CASSETTE: Cinta magnética compacta que se utiliza en los equipos degrabación de audio (sonido) y video.CATALOGO: (1) Instrumento que describe en forma individualizada ypormenorizada, las piezas o unidades archivísticas de un conjunto documental,incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. (2) .- Instrumentode consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objetoespecífico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o variosfondos y relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática,cronológica, paleográfica o formal, o por criterio subjetivo establecido deantemano.CATALOGO EXPOSCIÓN:CATEGORÍA DEL FONDO: Rango del fondo determinado por su valorinformativo y científico histórico, su plenitud, el lugar e importancia de lainstitución o persona formadora del mismo. (Véase categoría documental)CATEGORIA DOCUMENTAL Se refiere a la jerarquía de las unidades dedescripción en el cuadro de clasificación del fondo. Coincide con los niveles deorganización de la entidad productoraCÉDULA: (1) Documento. Papel o pergamino destinado a extenderlo. (2) Fichade catálogo. // PERSONAL Documento que, hace unos lustros, se obteníaanualmente mediante el pago de un impuesto y servía para acreditar lapersonalidad. // DE PREEMINENCIAS Certificación que se daba a losfuncionarios que, habiendo servido durante mucho tiempo un empleo, teníanque dejarlo por enfermedad o por otra causa justa. // REAL Despacho firmadopor el rey concediendo alguna merced o dictando una disposición concernientea la persona a quien se entregaba. Despacho del rey, en que se concedía unagracia o se tomaba alguna providencia. // Pedazo de papel o pergamino escritoen él alguna cosa. Documento en que se reconoce alguna deuda u otrasobligaciones.
  13. 13. CENSO: (1) Padrón o lista que los censores romanos hacían de las personas yhaciendas. (2) Padrón o lista de la población o riqueza de una nación o pueblo.Contribución o tributo que entre los antiguos romanos se pagaba por cabeza,en reconocimiento de vasallaje y sujeción... Por extensión Pensión queanualmente pagaban algunas iglesias a su prelado por razón de superioridad uotras causas. (3) Registro general de ciudadanos con derecho de sufragioactivo.CENSO-GUÍA: Documento de control que recoge la mayor cantidad de datosde los fondos documentales, sus locales y del personal de archivos.CERTIFICADO: Documento público o privado que afirma, asegura o da porcierta determinada cosa. Los primeros deben ser otorgados por las autoridadesen forma de acta pública.CESE: (1) Formalidad oficial con que se declara. el cese. Diligencia o escritocon que se hace constar. (2) Nota que se pone en las listas de los que gozansueldos de la hacienda pública o Documento que se expide para que desdeaquel día se supriman el pago de alguna designación.CICLO: (1) Período de tiempo que se considera completo desde cierto puntode vista. (2) Serie de acciones, acontecimientos o fenómenos que se sucedenhasta uno desde el cual vuelven a repetirse en el mismo orden. (3) Espacio detiempo o serie de años, transcurridos los cuales se recomienza el cómputo. //DOCUMENTAL Es la estructura física del documento. (soporte.) // VITAL DELOS DOCUMENTOS Tiempo de vida que tienen los Documentos, desde elmomento de su gestación hasta el expurgo o selección que determina suconservación permanente. Es el proceso del documento que estudia desde elmomento de gestación pasando por el nacimiento, el crecimiento y la muertehasta su conservación permanente o no .Es tópico, obligado de todos losautores de temas archivísticos. En general, las edades de los documentos dearchivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo descrecimientodel valor de los documentos. // VITAL DE LOS DOCUMENTOS POR LAVIGENCIA El C.V.D. por la vigencia se basa en las edades de los documentoso fuerza que tiene un documento para ordenar o prohibir (si es dispositivo),para probar y dar fe (si es testimonial), para informar (si es noticioso). Una desus ventajas es poder establecer la fecha exacta (día, mes, año), en que seinicia y concluye cada edad o momento del Ciclo Vital, otra es la utilidad parasaber ubicar los documentos en relación al usuario. En el planteo del Ciclo Vitalbasado en la cantidad de uso o actividad se dividen las edades en: primera oactiva, segunda o semiactiva y tercera o inactiva. A su vez a estas edades lecorresponden dos momentos a la primera y la segunda y una fase a la tercera.CINTA: Película de celuloide que contiene imágenes
  14. 14. CINTA MAGNETICA: Película flexible con revestimiento ferromagnético quesirve para la grabación magnética.CLASE AUDIOVISUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran losdocumentos audiovisuales, tales como fotos, filmes, diapositivas. cassettes, yotros de su misma naturaleza.CLASE DOCUMENTAL: Es el medio o soporte por el cual se transmite elmensaje. Podemos distinguir por su clase los documentos textuales, gráficos,audiovisuales y legibles por máquinaCLASE GRAFICA: Es aquella clase documental en la cual se encuentran losmapas, planos y croquis.CLASE TEXTUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran los documentostextuales tanto manuscritos como mecanografiados.CLASIFICACION: Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones yseries, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta laestructura orgánica de la institución.CLASIFICACION POR ACCIONES: Es el sistema de clasificación donde loselementos primordiales a tomar en cuenta son las actividades sustantivas yfacilitativas.CLASIFICACION POR ASUNTOS O MATERIAS: Es el sistema declasificación donde el elemento primordial será el asunto al que obedece elcontenido sustantivo del documento.CLASIFICACION POR ESTRUCTURA ORGANICA: Es aquel sistema en elcual los documentos son agrupados tal y como fueron producidos, reflejandoclaramente la organización de las instituciones, con todos sus departamentos,secciones o unidades administrativas, respetando así el principio deprocedencia.CLASIFICAR: Acción de separar o dividir un conjunto de elementos,estableciendo clases, categorías o gruposCODIFICACIÓN: Número que se asigna a los documentos para identificarlos ylocalizarlos en los depósitos.CÓDIGO: Signos convencionales a los que se les asigna una determinadamateria o asunto y que se utilizan para la clasificación, identificación ylocalización de documentos. Se estructura en base a letras, números o lacombinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética,numérica o alfa-numérica
  15. 15. CÓDIGO DE BARRAS: Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificadosen forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar unproducto o un objeto. El código se descifra utilizando un lápiz luminoso de fibraóptica para la lectura. En las bibliotecas automatizadas, se suelen equipar concódigos de barras los documentos y los carnets de los lectoresCOLA: Solución gelatinosa que se emplea como adhesivo y en la preparaciónde una superficie -soporte para imprimir y pintar. Translúcida y pegajosa, sehace generalmente cociendo raeduras de pieles, huesos, tendones ycartílagos, de piel, de bovinos, de conejo, de pergamino -cordero-, y de peces -esturión-). También hay colas de origen vegetal como la goma arábiga yalmidones que se emplean principalmente en la restauración de textiles ypapeles.COLECCION: Reunión artificial de documentos formada por un individuo,familia o institución.http://www.sorli-ediciones.com/tabulamericae.htmCOMPETENCIA: Se refiere a las atribuciones de las entidades y sus unidadesadministrativas. Importantes de conocer para la clasificación de un fondodocumental.COMUNICACIONES: Concepto histórico de carácter alusivo, característico dela fase de los documentos semiactivos no epistolares dentro del procesoadministrativoCONFIDENCIAL: Documentos que no pueden ser divulgados a todos losusuarios (por motivos políticos, morales, de seguridad, etc.).CONSERVACION: El mantenimiento de los documentos en buenascondiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las quefueron creados.CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas paragarantizar la integridad física de los documentos que se alberganCONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas paragarantizar el buen estado de los documentos.CONSERVACIÓN PREVENTIVA: (1) Cualquier acción tendiente a disminuir elposible deterioro de un objeto. (2) Conjunto de acciones de la conservación ocuidado de las colecciones dirigidas a evitar al máximo que las condicionesmedioambientales y de riesgo que puedan causar daño al objeto. Ej.: Reducirla luminosidad en una exposición de documentos.
  16. 16. CONSERVACIÓN CURATIVA: Conjunto de acciones tendientes a corregir eldeterioro físico o químico de los fondos y colecciones.CONSULTA: Acción de buscar la información contenida en los documentos.CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los ciudadanos (y usuariosespecíficos) a consultar los documentos emitidos o custodiados por la entidaddentro del marco de ley y sus disposiciones administrativasCONTENIDO SUSTANTIVO: Es el asunto o tema central de la informacióncontenida en el documento.COPÍA: (1) Todo documento que no es original, sino réplica del mismo. (2)reprografía puntual de un documentoCOPIA AUTENTICA: Es aquella copia que se autentica legalmente, también seconoce como copia certificada.COPIA AUTENTICADA: Es la copia (xerografiada) de un documento yrefrendada por un funcionario competente para revestirla de ciertasformalidades establecidas por la legislación vigente y que le confieren la fuerzajurídica del original (Véase copia auténtica)COPIA DE SEGURIDAD: Reproducción en microformas de los documentos devalor especial, por si estos se perdiera o dañaran.CORCHETE: Signo que se usa en la trascripción de documentos [ ].CORRESPONDENCIA: Tipo documental. Intercambio escrito de cartas, quepueden ser internas o externas.CUADRO DE CLASIFICACION: Conjunto de normas o procedimientosintegrados por un manual sobre la clasificación de un fondo documental.Se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para: Determinar lasfunciones y actividades de la unidad orgánica. o Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica. o Determinar las series priorizando el asunto que trata. o Codificar la sección y la serie en forma correlativa Programa de Control de Documentos (PCD) .- Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce y recibe una entidad pública precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo.
  17. 17. Ejemplo de un cuadro de clasificación Archivo NacionalCURSOGRAMA: Representación gráfica e icónica simplificada que refleja latrayectoria de una actividad, con el fin de facilitar el conocimiento de latramitación.CUSTODIA: Responsabilidad jurídica (temporaria o definitiva) del cuidado,protección y conservación de documentos de los cuales no se conserva lapropiedadCUSTODIAR: Guardar y cuidar un bien documental.DATA: Es la que nos permite colocamos en un espacio y en un tiempo (Lasigla s/d significa sin data).DATA CRONICA: Refiérase al elemento intrínseco de un documento quepermite la identificación temporal de su producción (día, mes y/o año)DATA TÓPICA: Elemento intrínseco de un documento que permite laidentificación del local o entidad productoraDERECHO A PRIVACIDAD: Derecho que asegura a los individuos la reservade información de naturaleza privada y/o personal, contenida en losdocumentos.DEPOSITO: Local destinado para conservar y mantener en buen estado físicolos fondos y colecciones documentales.DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y destinado para laconservación de los documentos de archivo.DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: Destrucción del documento al cumplirselos plazos de conservación y carecer éste de significación histórica.DESCRIPCION: La parte de la tarea archivística que engloba las diversasactividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos quefacilitan el acceso a los fondos.
  18. 18. DESCRIPCIÓN archivística: Representación de los documentos de archivomediante elementos que permiten la identificación localización y control de losmismosDESCRIPCION documental: Proceso que consiste en elaborar instrumentosauxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las seriesdocumentales.El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferenciadocumental donde se registran las series documentales producidas y recibidaspor cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones.DESCRIPTOR: Palabra clave que sirve para ordenar y localizar documentacióne información.DESINFECCIÓN: Tratamiento químico que se hace a los documentos paradestruir los gérmenes nocivos, evitando su desarrollo.DESGLOSAR: Extraer documentos de una unidad documental múltipleDESTRUCCION: Eliminación material de los documentos sin que medie unaselección previa.DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicasy/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otrosfactores.DIAPOSITIVA: Fotografía positiva que se encuentra en un marco que sirvepara protegerla.DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que seencuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes,cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarsepor computadorDIPLOMA: Título Imperial o Real, autorizado con el sello y las armas de unsoberano.DIPLOMATICA: Ciencia que tiene por objeto el análisis y estudio de losdocumentos y sus características, tanto internas como externas, para definir suautenticidad.DISCOS OPTICOS: Soportes o medios de almacenamiento que son o puedenser grabados mediante óptica digital o magneto-óptica digital. Son discosópticos los CDs., Dvd, los Blu-ray, HD-DVD, etc.
  19. 19. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoraciónhecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en lastablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a suconservación total, eliminación, selección y/o reproducción.DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS: Los dispositivos ounidades de almacenamiento de datos son dispositivos que leen o escribendatos en medios o soportes de almacenamiento electrónico, realizan lasoperaciones de lectura o escritura de los medios o soportes donde sealmacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistemainformático, Entre ellos tenemos los siguientes: CD-DVD (ROM –RW), discomagneto-óptico, tarjetas de memoria, memorias flashDISQUETE: Dispositivo de almacenamiento de datos es un disco magnéticoflexible de pequeña dimensión y cubierto de una protección.DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos, que reunidosorgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.DOCUMENTO: (1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oralo escrito, que dé testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento,independientemente del soporte en que se encuentre. (2) Representación de lainformación sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectualdel hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación uotro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para justificar oacreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonioescrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y quetiene por fin un acto jurídico.DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.DOCUMENTO apócrifo: Documento del que se desconoce su origenproductivo (quién lo escribió o rubricó)
  20. 20. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Testimonio material, escrito, gráfico, audiovisualo legible (directo o por máquina), que posee información y que ha sidoproducido o recibido en función de las actividades de una entidad o particular.DOCUMENTO Electrónico: Documento producido, recibido o reunido por unapersona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en eltranscurso, y como apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendouso de la electrónica; que se conserva y transmite también mediante medioselectrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar unaselección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas deautentificación y de preservación adecuadas y con una organizaciónrespetuosa con su modo de producción (Principios Archivísticos), con el fin degarantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su accesoy uso también mediante las tecnologías de la información.DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o porotras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentalespero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.DOCUMENTO DE VALOR ESPECIAL: Documento único por su significadojurídico, autográfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para ladirección del Estado, la defensa, las relaciones internacionales, lasinvestigaciones científicas u otras actividades prioritarias para el país, loconvierte en un documento especialmente valioso.DOCUMENTO DE VALOR HISTÓRICO: 1) Aquel cuya singularidad loconvierte en patrimonio de la nación. 2) Documento único que por susignificado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valorpermanente para el Estado, la soberanía nacional, las relacionesinternacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, seconvierte en parte del patrimonio histórico.DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Los documentos administrativos sedefinen como el soporte material por el que se materializan los actosadministrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumentode constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuaciónadministrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que losdocumentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos aotros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a tercerosinteresados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personasjurídicas naturalesDOCUMENTOS AUDIOVISUALES: Son aquella producciones quecomprenden imágenes y sonidos integrados de manera relacionada -bajo unformato o sistema definido- e incorporados a un soporte específico y que: a-) sugrabación, transmisión, percepción y legibilidad requiere generalmente dealgún equipo tecnológico, b-) su contenido visual y/o sonoro tiene una duraciónlineal y c-) su propósito es la comunicación de ese contenido.
  21. 21. DOCUMENTOS especiales: Dícese de aquellos documentos compuestos porgéneros documentales no textuales (Véase documentos audiovisuales)  De Registro visual (con o sin banda sonora), independientemente de su soporte físico, proceso de registro, sistema y/o formato técnico de grabación; por ejemplo películas, microfilms, diapositivas, cintas magnéticas, videogramas, laserdiscs, CD-Rom, a) realizados para difusión pública a través de la radio o la TV, por medio de proyección en pantalla o por cualquier otro medio, b) realizados para ser puestos a disposición de un destinatario de Registro sonoro, independientemente de su soporte físico y proceso de registro o sistema de grabación, por ejemplo cintas magnéticas, discos, bandas sonoras u otros.DOCUMENTOS LEGIBLES POR MAQUINA: Documento cuya informaciónsólo puede ser recuperada por dispositivo mecánico.DONACION: Entrada de documentos a un archivo como resultado de la sesióngratuita de su propiedad por personas físicas o jurídicasDOSSIER: Conjunto de documentos agrupados en razón de su afinidadtemática sin que respondan a una norma de procedimiento.DUPLICADO: Segundo ejemplar o repetido literal del mismo, puede ser simpleo autenticadoDUPLICAR: Consiste en la reprografía (reproducción) de documentos.EDAD del DOCUMENTO: Archiveros como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otrosintrodujeron un valor que puede denominarse intermedio, en los que noprevalecen los valores primario y secundario.PRIMERA EDAD: Corresponde con la circulación y tramitación de los asuntosiniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son deuso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años.SEGUNDA EDAD: Los documentos o el expediente referente a un asuntodeben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera pocofrecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primariodecrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Seconservan más allá de los cincuenta años.TERCERA EDAD: El documento adquiere valor permanente, de manera quesu uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. su conservaciónserá definitiva.EDITAR: Publicación que se hace de un libro, folleto, periódico, revista, etc.,por medio de la imprenta.
  22. 22. ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido suvalor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y los cuales carecen derelevancia científica y tecnológica y que por ende no tienen valor histórico.ELIMINACION DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición finalseñalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellosdocumentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuiciode conservar su información en otros soportes.ELIMINAR: Operación que se realiza con los documentos que no sonnecesarios para la Administración, y que no se conservarán permanentementeen un Archivo Final.EMPASTAR: Encuadernar los libros o documentos con materiales quepermitan su durabilidad y que a la vez los protejan.ENAJENACIÓN Transmisión formal, voluntaria o no de la custodia o lapropiedad de documentos o archivos.ENCUADERNAR: Unir los folios de un documento, en forma manual omecánica para ponerles cubiertas que los protejan.ENTIDAD PRODUCTORA: Es el ente que produce el documento: puede serde la Administración Pública, de la Privada, una familia o una persona.ESCRIBIENTE: Persona que se dedica a copiar o a poner en limpio lo que sele dicta.ESCRITURA: Sistema de signos utilizados para escribir.ESTANTE: Mueble de metal o madera con anaqueles donde se colocan losdocumentos, para su conservación. Pueden ser metálicos o de madera.ESTANTERIA: Son muebles de estructura metálica o de madera, donde secolocan los documentos. Su longitud y altura es variable de conformidad con e]loca] en donde se encuentran.ETICA ARCHIVISTICA: Se dedica a tratar los problemas de índole moral,planteados a los Archivistas en el ejercicio de su profesión.ETICA DEL TRABAJO: Actitud del empleado de considerar el trabajo como uninterés central en su vida y una meta deseable de obtener en ella.ETIQUETA: Tarjeta de un tamaño dado, que se utiliza para rotulardocumentos, cajas, estantes y depósitos, donde se consignan los datos másimportantes referentes al fondo documental y su colocación en el espaciofísico.EVALUACION: Acción y efecto de valorar (valoración)
  23. 23. EXPOSICION DE DOCUMENTOS: Exposición temporal o permanente dedocumentos de archivo con fines culturales y educativos.EXPEDIENTE: (1) Conjunto total de los documentos relacionados con unmismo tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de unamisma cuestiónEXPURGO: Selección, análisis que se hace unidad por unidad para determinarcuáles documentos se eliminan y cuáles no. (2) Eliminación planificada dedocumentación, que carece de valor testimonial, histórico o cultural para serconservadas. Normalmente esta eliminación suele corresponder a la segundaedad del documento (Archivo Intermedio) donde el documento ya perdió suutilidad administrativa.EXTRACTO: Descripción sintetizada que se hace del contenido de undocumento.FACILITAR: Está en íntima relación con el acceso a los archivos y suutilización, surge en el momento en que los documentos son puestos al serviciode los usuarios.FACSIMIL: Reproducción o imitación perfecta de una firma o dibujo, de untexto manuscrito o impreso. Facsímil del Acta de Independencia de CentroAmérica. Archivo Nacional de Costa Rica. Colección: Provincial Independiente,Signatura; 1464.FASES DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO Los documentos atraviesandiversas fases, establecida en función de su ciclo vital. Este conceptodesarrollado en los años 30 etapas viene a significar que la informacióndocumental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace,vive, y muere.FASE DE CREACIÓN: constituye la génesis del documento archivístico comoresultado de las actividades y relaciones entre la Administración, las personasfísicas o jurídicas.
  24. 24. FASE DE MANTENIMIENTO Y USO: Contempla el período en el que eldocumento archivístico aún presenta un valor administrativo, jurídico,informativo o legalFASE DE EXPURGO: En los casos en los que el documento archivístico pierdesus valores primarios y carece de sus valores secundarios (principalmente elvalor histórico) se procede a su expurgo definitivo, quedando constancia de suexistencia en los registros de transferencia de los distintos archivos o entidadespor las que ha transcurrido durante su ciclo vital.FASCÍCULO: Término que se usa para designar un cuaderno.FECHA: Fecha de creación de un documento, que se expresa tomando encuenta el año, mes y día.FECHAS EXTREMAS: La fecha más antigua y la más reciente dentro de unexpediente, serie, o fondo documental.FICHA: Tarjeta de papel grueso, cuya forma es rectangular, donde seconsignan los datos más importantes del contenido de un documento, cuyoobjetivo es el de servir como instrumento de registro, control y búsqueda. Lasfichas pueden ser de inventario, catálogo, índice.FICHERO: Mueble metálico o de madera con una o más gaveta,>, en lascuales se colocan ordenadamente las fichas descriptivas, que ayudan en elproceso de registro, control y localización de la información.FIRMA: Corresponde al nombre y apellidos de una persona, que generalmentese pone con rúbrica para dar validez y autenticidad a un documento.FIRMA DIGITAL O ELECTRÓNICA Método criptográfico que asegura laidentidad del remitente en mensajes y documentos. Bloque encriptado de datosque serán utilizados por los ordenadores y los agentes para verificar que lainformación adjunta ha sido ofrecida por una fuente específica confiable.Entidiendase entonces que La firma digital es parte de la transmisión de
  25. 25. mensajes telemáticos y la gestión de documentos electrónicos. http://es.wikipedia.org/wiki/Firma_digitalFLUJOGRAMA: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como eltrámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o lospasos de un procedimiento.FOLIAR: (1) Poner el número a los folios de un documento. (2) Numerarconsecutivamente los folios de un expediente por medio de sello foliador.FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada foliodos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.FONDO: Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de lossujetos productores que conforman la estructura de un organismo en elejercicio de sus competencias.FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de archivos de todanaturaleza reunidos por una persona física o moral o una institución dentro delejercicio de sus actividades.FONDO ABIERTO: Fondo de archivos susceptible de crecimiento por latransferencia documental.FONDO CERRADO: Fondo de archivo que no es susceptible de crecimiento,generalmente por tratarse de competencias que han desaparecido.FONDO DE SEGURIDAD: Conjunto de copias de los documentos de valorespecial, generalmente en microformas, creado con la finalidad de conservar lainformación documental en caso de extravío o daños del documento.FOTOCOPIA: Fotografía especial obtenida directamente sobre el papel yempleada para reproducir páginas manuscritas o impresas.FORMA: Indica si el documento es original o copia y en este último caso, si esuna copia mecanografiada, fotocopiada, microfilmada, etc. Forma parte de loscaracteres externos de la documentación.
  26. 26. FORMATO: Es la configuración física del documento. Forma parte de loscaracteres externos de la documentación.FORMULARIO Modelo de especies o tipos documentales conteniendoespacios para el registro de datos variables.FOTOGRAFIA: Prueba que se obtiene de la fijación y reproducción de objetos,personas y lugares, en una cámara fotográfica.FUENTE: Los resultados de la actividad humana, que por su destino o por supropia existencia, origen u otras circunstancias, son particularmente adecuadaspara informar sobre hechos históricos y para comprobarlos.FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION: Información original, no abreviada nitraducida. Se llama también “fuente de primera mano”.FUENTES DE INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA: La no publicada, restringidapara su propio uso por quien la produjo (el autor o fuente). Sus documentos aveces se destruyen, o si se considera que su conservación es pertinente,quedan depositados en un archivo para su recopilación. Puede ser tanto unarchivo privado como un archivo público: archivo de empresa, archivoinstitucional, archivo eclesiástico (archivo parroquial, archivo episcopal, ArchivoSecreto Vaticano), archivo municipal, archivo provincial, archivo estatal, etc.FUENTES DE INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA: (Véase investigaciónarchivística)FUMIGAR: Someter los materiales documentales y sus depósitos a los efectosde productos químicos que, bajo ciertas condiciones físicas, actúan contra losagentes biológicos que los deterioran.FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad delquehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documentohasta su eliminación o conservación permanente.GAVETA: Caja de metal o madera que forma parte de los archivadores yficheros.GESTION: Origen o proceso de formación de los documentos cuando seencuentran en los archivos de gestión de las oficinas, secciones odepartamentos de una institución, y su utilización es constante.GESTIÓN DOCUMENTAL: Ver Gestión de DocumentosGESTIÓN de DOCUMENTOS: Se utiliza también, -pero inadecuadamente-como sinónimo el concepto de GESTIÓN DOCUMENTAL y se refiere alconjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr unaeficiente organización y funcionamiento de los archivos.
  27. 27. GUIA: (1) Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general latotalidad o parte de los documentos que se conservan en un archivo. (2)Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno ovarios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves, dearchivo, de fondo u otras.GUIA DIVISORIA: Especie de ficha de material resistente, con pestaña quesobresale y que se utiliza para hacer divisiones dentro de las gavetas deficheros y archivadores tradicionales.HERALDICA: Disciplina auxiliar de la historia que estudia todo lo relativo alos escudos.HEURISTICA: Técnica auxiliar de la historia que permite descubrir, organizary conservar las fuentes del conocimiento.HIGROMETRO: Instrumento para la medición del grado de humedad del aireen un local cerrado.HISTORIA ORAL: Conjunto de entrevistas orales provocadas o espontáneas,registrada sobre discos o bandas magnéticas para la reconstrucción de losacontecimientos.HUMEDAD: Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en losdepósitos de archivo. La cual se expresa como humedad relativa y humedadabsoluta.HUMEDAD RELATIVA: Es la relación entre la cantidad de vapor de aguacontenida en un volumen dado de aire (p.e. en la presión atmosférica al niveldel mar) y la cantidad máxima de vapor (dosis de saturación) que puede existira una cierta temperatura (expresada en grados Celsius o grados Fahrenheit).IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, queconsiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas yarchivísticas que sustentan la estructura de un fondo.ILEGIBLE: Se refiere al documento original que no puede leerse.IMPRESCRIPTIBILIDAD: Atributo por el cual los archivos públicos, en razónde su inalienabilidad, pueden ser reivindicados por el estado que los produjo,sin limitación de tiempo.INALIENABILIDAD: Atributo de los archivos públicos que derivado de surelación con la soberanía del estado que los produjo, impide que sean cedidosa terceros.INDICE: (1) Instrumento descriptivo que se basa en un listado. Puede ser dematerias, personas, asuntos y lugares donde se especifica su ubicación ylocalización. (2).- Instrumento de consulta que consiste en un listado denombres, de materias, personas, lugares, ordenados alfabéticamente, y que
  28. 28. incluye los datos de localización de los documentos. Pueden ser: cronológico,temático, geográfico, onomástico, sistemático, topográfico.INEDITO: Se refiere a documentos que no han sido publicados.INFONOMÍA Refiérase a la gestión inteligente (informática) de la información.INFORMÁTICA: Tratamiento automático de la información por medio deoperaciones mecánicas o electrónicas.INSPECCIÓN: Examinar, reconocer atentamente una cosa.INSTRUCTIVO: Obra para la consulta, donde se establecen normasarchivísticas para la ejecución de actividades, dentro de la conservación,organización y facilitación de los documentos.INSTRUMENTO DE BÚSQUEDA INFORMATICA: Elemento integrante delaparato de búsqueda informática que facilita la recuperación de losdocumentos y de la información contenida en ellos.INSTRUMENTO DE CONTROL: Elemento que sirve para fiscalizar elfuncionamiento y el servicio del Archivo: Registro de Investigadores, depréstamo, de consulta, calendarios de conservación, de transferencias y otros.INSTRUMENTO DE DESCRIPCION: Conjunto de elementos que confeccionael archivista, para conocer, controlar y facilitar los documentos.INSTRUMENTOS DE INFORMACION DE ARCHIVO: Produccionesinstitucionales que facilitan la información sobre el Archivo: Censo de Archivo,Memorias anuales, Estadísticas y otros.INVENTARIO: 1) Instrumento que describe series documentales o cada unidadde instalación -cajas, volúmenes, legajos)-. (2) Instrumento de consulta querelaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos- expedientes,legajos, libros- que forman un fondo o colección y que refleja la sistematizacióny localización de los mismos. Puede ser somero o analítico.INVESTIGADOR: Persona que consulta los archivos, generalmente dentro deuna sala de lectura.JUICIO DE VALORACION: Análisis que se hace de los documentos paraseleccionarlos.LAMINACIÓN: Procedimiento manual o mecánico de restauración por mediodel cual un documento en soporte papel, luego de ser desacidificado se insertaentre dos hojas de poliéster y dos de papel neutro, que se adhieren al original.LECTOR: Equipo para realizar la lectura ampliada de los microfilmes.
  29. 29. LECTOR-IMPRESOR: Equipo para la lectura ampliada de microfilmes quepermite obtener copias de los mismos.LEGAJO: Conjunto de documentos que por lo general se encuentranamarrados con un cordel o cinta. Unidad de instalación.LEGIBLE: Que se puede leer.LEGISLACION: Es el conjunto de leyes de un país.LEGISLACION ARCHIVISTICA: Cuerpo normativo que regula la actividadarchivística.LISTA: Enumeración del fondo de archivos o series documentales que seutiliza como controlo para información.LISTA DE REMISION: Instrumento en el cual se describen en forma general,las unidades o series documentales que son transferidas de una oficina a unarchivo, o de un archivo a otro.LOCAL: Se refiere al espacio que ocupa el archivo, tanto en su áreaadministrativa como de depósito.LUGAR Y FECHA: Ubicación de los documentos en el tiempo y en el espacio.LUPA: Lente de aumento que se utiliza para la lectura de documentos concaracteres difíciles.MANUSCRITO: Documento escrito a mano.MAPA: Es la representación en papel de un terreno, construcción, serviciosurbanos, extensión de agua. Forma parte de la clase documental gráfica.MAPOTECA: Mueble especial de madera o metal utilizado para conservar losmapas y planos.MARCA DE AGUA (Filigrana): Señal transparente del papel usada comoelemento distintivo del fabricante.MATRIZ: Documento original o no que sirve de base la reprografía(reproducción)MEMBRETE: Nombre o título puesto en el margen superior izquierdo de unahoja, para identificarla.MÉTODO: (Del lat. methŏdus, y este del gr. μÉθοδος). 1. m. Modo de decir ohacer con orden. 2. m. Modo de obrar o proceder, hábito o costumbre que cadauno tiene y observa. 3. m. Obra que enseña los elementos de una ciencia oarte. 4. m. Fil. Procedimiento que se sigue en las ciencias para hallar la verdady enseñarla.
  30. 30. METROS CUBICOS: Unidad de medida de longitud del sistema métricoutilizada en la archivística para medir la documentación que se encuentraapilada o amontonada.METROS LINEALES: Unidad de medida de longitud del sistema métricoutilizada en la archivística para medir la documentación que esta instalada enun estante de forma horizontal o vertical.MICROARCHIVO: Conjunto ordenado y codificado de los elementosmateriales de soporte portadores de microformas grabadas, provistos desistemas de índice medios de recuperación que permitan encontrar, examinarvisualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados comomicroformas.MICROFICHA: Ficha sobre un soporte transparente de dimensionesestandarizadas, donde se encuentran en un orden establecido cierto númerode microcopiasMICROFILME: Fotografía en película generalmente de 16 ó 35 milímetros,utilizada en reproducción fotográfica de documentos a escala reducida.MICROFILMACION DE COMPLEMENTO: Es aquella que se realiza paracomplementar la información que se encuentra en otros archivos, o bien, enotros lugares.MICROFILMACION DE REFERENCIA: Tiene como fin primordial proporcionaral administrador y al investigador copias exactas para llevar a cabo susgestiones o sus trabajos de tipo científico-cultural.MICROFILMACION DE SEGURIDAD: Es aquella que se realiza con el objetode proteger la información contenida en los documentos, en caso de que éstossean destruidos por cualquier tipo de catástrofe.MICROFILMACION DE SUSTITUCION: Es la que se realiza con la finalidad dedestruir los documentos después de microfilmados, con el objeto deeconomizar espacio.MICROFORMA: Término genérico que se utiliza para designar la reproducciónobtenida por fotografía o por otros medios sobre un material transparente uopaco, en un tamaño tan reducido, que requiere equipos ópticos para sulectura.MUESTRA REPRESENTATIVA: Consiste en la selección de las piezasdocumentales que reflejan realmente el contenido completo de la informaciónde acuerdo con el conjunto de los documentos.MUESTRA SESGADA: Consiste en la selección de ciertos elementos de lainformación dada por la totalidad de unos documentos que se consideran devalor permanente.
  31. 31. MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, concriterios cuantitativos y cualitativos.MINUTA: Borrador de un documento donde se expresan algunos datosesenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación.NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Representación del rango de organización de unaunidad de descripciónNEGATIVO: Fotografía original o copia fotográfica con tonalidades inversas.NORMALIZACION ARCHIVISTICA: Actividad colectiva encaminada a unificarcriterios en la aplicación de la práctica archivística.NOMENCLATURA DE EXPEDIENTES: Listado sistematizado de losexpedientes que se forman en el proceso de actividad de las instituciones y enel que se señalan los plazos de conservación aprobados, en un ordenestablecido.NOTA: Del Diccionario de la Real Academia se toman en cuanto a lo quepuede resultar de interés para la materia Archivística las siguientes acepciones:1. f. Marca o señal que se pone en algo para reconocerlo o para darlo aconocer.2. f. Observación que se hace a un libro o escrito, que por lo regular se sueleponer en los márgenes.3. f. Advertencia, explicación, comentario o noticia de cualquier clase que enimpresos o manuscritos va fuera del texto.4. f. Reparo o censura desfavorable que se hace de las acciones y porte dealguien.5. f. Apunte de algunas cosas o materias para extenderlas después oacordarse de ellas. Tomar nota.6. f. Mensaje breve escrito que no tiene forma de carta.7. f. Papel donde se comunica este mensaje....12. f. Comunicación diplomática que dirigen, en nombre de sus respectivosGobiernos, el Ministerio de Asuntos Exteriores a los representantes extranjeros,o estos a aquel....14. f. Der. Especie de apuntamiento muy sucinto que se forma acerca de losrecursos de casación civil por infracción de ley.... ~ marginal.1. f. Uno de los asientos que, en los registros públicos, acreditan circunstanciasque atañen a la inscripción principal o al instrumento matriz.2. f. La que se pone al margen de cualquier escrito.... ~ oficiosa.1. f. Noticia de los proyectos o acuerdos del gobierno u otras autoridades quese comunica antes de su publicación oficial.... ~ verbal.
  32. 32. 1. f. Comunicación diplomática, sin firma, sin autoridad obligatoria y sin losrequisitos formales ordinarios, que por vía de simple observación o recuerdo sedirigen entre sí el ministro de Asuntos Exteriores y los representantesextranjeros.Concepto etimológico-histórico, derivado de “Dosere” y que hace referencia a lainformación documental fehaciente (verídica o testimonial). términoconsiderado “tipo documental” para la época por ser la manera de identificarcasos de información referencial.NUMERO: Cifra o símbolo que se asigna a los documentos, instrumentos,depósitos y estantería.NUMERO DE ORDEN: Número que se asigna a los instrumentos descriptivos yde esa manera poder controlar la cantidad total de documentos dentro de unfondo.OBITUARIO: (1) Libro parroquial en que se anotan las defunciones y entierros.(2) Registro de las funciones de aniversarios.OFICIO: Comunicación escrita que utilizan las instituciones gubernamentales ojurídicas para el trámite de sus asuntosONOMÁSTICO: Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo esconstituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a nombresde personas.ORDENACION: Unir los documentos de cada grupo, dándoles un ordencronológico, alfabético, numérico, según sean las necesidades que de losdocumentos tengan los usuarios.ORDENACION ALFABETICA: Es el sistema que utiliza la secuencia alfabéticapara ordenar los documentos.ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro dela respectiva clasificación y orden previamente definido y acordadoORDENACION CRONOLOGICA: Ordenación que se da a los documentos deacuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día).ORDENACION GEOGRAFICA: Es el método de ordenación de documentosque se basa en la utilización de divisiones territoriales existentes.ORDENACION NUMERICA: Es aquel método de ordenación en el cual losdocumentos se agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva.ORDENACION ONOMASTICA: Es el método que se aplica a los nombres depersonas y apellidos.
  33. 33. ORDENACION TOPOGRAFICA: Es el método de ordenación que trata de ir delo general a lo específico: continentes, estados, provincias, regiones.ORDENAR: Es la disposición o colocación sistemática de las cosas de modoque cada una ocupe el lugar que le corresponde.ORDEN ORIGINAL: Concepto archivístico que consiste en respetar laorganización que se dio a los documentos en su primera fase de formación.ORDENANZA: Disposición dictada por una autoridad para la reglamentaciónde algo.ORGANIGRAMA: Dibujo por medio del cual en cajas y líneas se muestra ladivisión del trabajo en componentes, llámense estos divisiones, departamentos,unidades o puestos individuales.ORGANIZACION: Concepto que se emplea en muy diversas formas como: 1)sistema o patrón de cualquier conjunto de relaciones en cualquier tipo deentidad: 2) la empresa en sí misma; 3) la cooperación de dos o más personas;4) la estructura intencional de papeles administrativos en una empresaformalmente organizada.ORGANIZACION DE ARCHIVOSD Conjunto de operaciones técnicas yadministrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada enforma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.ORGANIZACION DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que consiste en eldesarrollo de un conjunto de acciones orientadas a identificar clasificar yordenar los documentos de una entidad.ORGANIZACION DOCUMENTAL: Dco 1.) Es la forma como se disponen losdocumentos para su localización y recuperación inmediata de la información.2.) La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo deun conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, laordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuentalos principios de procedencia y de orden original.ORGANIZAR: 1. tr. Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinandolas personas y los medios adecuados. 2. tr. Poner algo en orden sujeto areglas. 3. tr. Hacer, producir algo.ORIGENES FUNCIONALES: Se refiere a la función administrativa que generalos documentos, es decir, a la razón por la que se producen.ORIGINAL: Documento original es el hecho por la directa voluntad de losautores y conservado en la materia y formas genuinas, bajo las cuales fueprimordialmente emitido. Es decir conserva los caracteres internos en que fuedocumentado. Ejemplar único.
  34. 34. ORIGINAL MULTIPLE: Un original puede no ser único es decir que del mismonegocio jurídico se hayan hecho varios ejemplares en un mismo actocronológico y bajo las mismas formalidades.PALABRA CLAVE: Palabra o grupo de palabras extraídas directamente deuno o más documentos, para indicar su contenido y facilitar su recuperación.PALEOGRAFIA: Disciplina que estudia las escrituras manuscritas antiguas.Arte de leer la escritura y signos de los libros y documentos antiguos.PAPEL: Soporte fabricado a partir de fibras y que sirve para escribir.PARENTESIS: Signo ortográfico para encerrar palabras, frases u oraciones ( ).PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO: Conjunto de documentosarchivísticos que, una vez agotado su valor inmediato o administrativo, sondeclarados de valor histórico permanente.PATRIMONIO NACIONAL: Conjunto de bienes materiales y espirituales,naturales y artificiales de una Nación, que perteneció a las generacionesanteriores y es dado a la generación actual como elemento de trabajo o materiaprima que ha de ser conservado y enriquecido para transmitirlo a lasgeneraciones posteriores.PELICULA: Cinta de soporte plástico tratada químicamente para hacer unmaterial fotosensible. Los formatos más utilizados son los de 16 mm y 35 mm.PESTAÑA: Borde que se coloca a los documentos o a las fichas par anotar elasunto de que trata o los años que comprende.PIEZA DOCUMENTAL: (1) Documento suelto o individual que forma o no partede una unidad. (2) Unidad mínima que reúne todas las característicasnecesarias para ser considerada documentoPLAZOS DE CONSERVACION: Plazo de conservación es el que se asigna alos documentos producidos en una institución o empresa, con la finalidad decumplir con su vigencia administrativa y legal para luego transferir a otra etapalos que se deben conservar por períodos más amplios o bien de manerapermanente.PORTADA: Primera plana de la cubierta o carpeta que se utiliza para laformación y protección de los documentos.PRESERVACION DOCUMENTAL: Condiciones que tienden a evitar eldeterioro de los documentos.PRESCRIPCIÓN: Condición por la cual se extinguen los plazos para laadquisición o pérdida de derechos contenidos en los documentos.
  35. 35. PRESTAMO: Operación mediante la cual se facilita los documentos a losusuarios.PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondodocumental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo -etapa de gestión-.PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro delfondo documental al que naturalmente pertenece, lo que exige que losdocumentos se organicen, respetando la estructura orgánica del enteproductor.PROCEDENCIA: Relación existente entre los documentos y lasorganizaciones o personas físicas o jurídicas que los han, producido,acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de sus competencias.PROCEDIMIENTO: Secuencia cronológica de las acciones requeridas, quedetallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo.PROCESO DE PLANEACION: Enfoque racional para la determinación y logrode un objetivo; evaluación de alternativas a la luz de las metas buscadas yconforme al ambiente de las premisas de planeación.PROTOCOLO: Libro o registro formal en el cual el notario da fe de lasescrituras emitidas, mediante una transacción legal.PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS: Formulación de actividadesen el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección ydescripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtenerinstrumentos de consulta normalizados para la investigación con base enfuentes primarias.RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 1. -Ingreso de los documentos en losarchivos. 2. - Ingreso de los documentos a los archivos históricos al vencer losplazos de conservación en los archivos administrativos, en correspondenciacon los inventarios aprobados por las Comisiones de Control y Peritaje, y quese formaliza mediante un acta.REDES DE ARCHIVOS: Conjunto de centros archivísticos que comparten unaserie de características análogas y están afincados en un espacio territorialdeterminado, al cual proporcionan el servicio de facilitadores de información.REGISTRO: Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen deuna oficina o institución y que contiene datos referentes a los documentos.REGLAS: Enunciados que indican lo que se debe hacer o no hacer, sinpermitir discreción o flexibilidad.REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientosadministrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
  36. 36. REMISION: Envío o transferencia que se hace de los documentos, de unarchivo a otro de acuerdo con plazos establecidos previamente.REPOSITORIO: Término que no se usa en nuestro medio como sinónimo dedepósito.REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Obtención de copias de losdocumentos por diferentes métodos.REPROGRAFIA: Cualquier método que no fuera el de la copia a mano, para lareproducción de un documento, u otra imagen visual en una o más copias.RESTAURAR: Técnica que permite por medios manuales o mecánicos,devolver al documento, en la medida de lo posible, su estado inicial.RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos técnicostendientes a devolver al papel sus condiciones primigenias.RESTRICCIÓN DE CONSULTA: Limitación del acceso a la información deciertos documentos por su estado de conservación o por disposiciones jurídicaso jurídico administrativas que fijan la fecha de accesibilidad o las exclusionesde consultas; sea para protección de terceros o en función de protección dederechos individuales o de seguridad nacional.RETENCION DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permaneceren el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en latabla de retención documental.REUNIR: Recoger la documentación dispersa.RÚBRICA: Rasgos de figura determinada que como parte de la firma ponecada cual, después de su nombre o título.SALA DE CONSULTA: Área de un archivo destinada al servicio de usuarios,también llamada Sala de Lectura.SALVOCONDUCTO: Documento expedido por una autoridad para que el quelo lleve pueda transitar sin riesgo por donde aquella es reconocida.SCANNER: (voz inglesa): escudriñador, explotador. Célula fotoeléctrica quese utiliza en el fotograbado electrónico y en el lector óptico. Su misión esinterpretar un original - imagen fotográfica, dibujo, letra- y proporcionar lainformación a un computador.SECCION: Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes deuna institución, o de división administrativa importante, con una organización,funciones y fines conocidos y delimitados.
  37. 37. SELECCIONAR: Es el acto mediante el cual se decide la eliminación dedocumentos de menor valor histórico-cultural, a fin de conservar mejor los demayor valor.SELECCION documental: Proceso archivístico que consiste en identificar,analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe unaentidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales seformulará el Programa de Control de DocumentosSELECCION PIEZA POR PIEZA: Consiste en el análisis de las piezasdocumentales, que componen una serie, para determinar su eliminación ocustodia permanente.SELECCION POR FECHA ABSOLUTA: Es aquel procedimiento que tomacomo base la conservación de todos los documentos, tanto originales comocopias, de una fecha o época determinada.SELECCION POR FECHA RELATIVA: Es el procedimiento utilizado por lainstitución que produce los documentos, basado en criterios establecidos por lamisma, para determinar la eliminación o custodia permanente de losdocumentos.SELECCION SERIE POR SERIE: Consiste en el análisis de una seriecompleta de documentos, para determinar su eliminación o custodiapermanente.SELLAR: Poner sello de tinta o blanco a un documento para identificarlo.SERIE (Documental): (1) Conjunto de unidades documentales que formanparte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan portener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental. (2)Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en eldesarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sidoplasmada en un mismo tipo documental. (3) documentos producidos orecibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones,que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y queson archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminadoscomo unidad.SERVICIOS DE ARCHIVO: Proceso mediante el cual se pone a disposición delos usuarios los documentos de una entidad.SIGLA: Letra o letras que se usan como abreviatura de una palabra.SIGNATURA: 1. Número que se pone a los documentos para identificarlos yasí facilitar su localización en el espacio físico. 2. La Signatura consiste enasignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichossímbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permitesu inmediata localización
  38. 38. SIGNATURA Topográfica: Identificación convencional que señala la ubicaciónde una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.SIGNACIÓN: Procedimiento en la que se determina un CODIGO queidentifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y lasseries documentales.SISTEMA: Es un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios,doctrinas o cosas similares, en un campo particular del conocimiento o delpensamiento.SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL (SAI): Integra todos los archivosde una entidad, pública o privada, constituida como tal. Los tres elementosbásicos que la constituyen y diferencian son:• La institución productora, como marco de producción y acumulación de lainformación• El fondo documental, como la suma de esa información.• La sistematización de la organización de ese fondo documental, para lapuesta al servicio de los clientes internos y externos.SISTEMA DE ARCHIVOS: Conjunto de centros archivísticos de las diversasinstituciones públicas y privadas (que lo deseen) de una región en concreto. Suincidencia se manifiesta en aquellos países que tienen una organizaciónpolítico-administrativa descentralizada. Dispondrá de sus propios preceptoslegales y su regulación tiene repercusión únicamente en el ámbito regional quele corresponde.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION: Conjunto de estrategias yprocesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de losdocumentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapadel ciclo vital. .SOPORTE: Material donde se encuentra la información escrita, audiovisual,gráfica, que puede ser papel, cinta, banda magnética u otro.Soporte físico tradicional: Epigráficos - Paleográficos.Soportes Epigráficos: Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existengrabados y representaciones: Piedad, Arcilla, Metales, MaderaSoportes Paleográficos: resultado de un proceso de transformación del materialescriptoreo; Papiro, Pergamino, Papel, QuipusSUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentosrelacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativasde la institución u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, conagrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propiadocumentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja,cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como seannecesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidadadministrativa primaria subordinadaSUBSECCION: Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.
  39. 39. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de unaserie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y suscaracterísticas específicas.TABELARIO: Tablillas enceradas utilizada por los antiguos romanos paraescribir o para emitir el voto escrito.TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION: Listado de tipos documentales deuna oficina o entidad, con especificación de su vigencia administrativa y legal yde su valor histórico para establecer los períodos de conservación de losdocumentos.TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series, con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de series, con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.TALÓN: Documento que está, junto con su matriz, encuadernado con otrosiguales en forma de cuadernillo, y que se separa de su matriz para entregarlo alinteresado.TALONARIO: Se aplica al documento de forma de talón, que contienelibranzas, recibos u otros Documentos, que cuándo se cortan, debe quedar unaparte encuadernada, para servir de comprobante.TAPA: Cada una de las cubiertas de un expediente encuadernado.TARJETA DE ALMACENAMIENTO DE DATO: Unidad de almacenamiento dedatos de memoria no volátil que suele ser usadas en celulares, cámarasdigitales, PDAs, reproductores portátiles, discos rígidos (disco rígido híbrido),etc. Pueden borrarse y reescribirse. Son una evolución de las memoriasEEPROM que permiten que múltiples posiciones de memoria sean escritas oborradas en una misma operación mediante impulsos eléctricos. Por estarazón, este tipo de memorias funcionan a velocidades muy superiores cuandolos sistemas emplean lectura y escritura al mismo tiempo en formatos mini ymicro tarjetas MMC/SD MultiMediaCard / Secure DigitalTECNICA: Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una cienciao un arte.
  40. 40. TESAURO: (1) Instrumento para el control y recuperación de la informacióndigital. Compilación de palabras y de frases que muestran sus sinónimos,relaciones jerárquicas y otras dependencias, cuya función es suministrar unvocabulario estandarizado para el almacenamiento y recuperación de lainformación (2) Instrumento terminológico que dota de coherencia al procesode indización y recuperación de la información, al posibilitar que lossignificantes utilizados en la búsqueda coincidan con los que han representan aese concepto ya indizado y almacenado. Es un lenguaje documental ovocabulario controlado dotado de relaciones que son las que le distinguen deotros instrumentos terminológicos y le proporcionan la categoría de lenguaje.TESTAMENTO: Documento dónde consta en forma legal la voluntad deltestador. Serie de resoluciones que por su interés personal dicta una autoridadcuándo va a cesar en sus funciones.TESTIGO: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retirade su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,reproducción o reubicación y que puede contener notas de referenciascruzadas.TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en eldesarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma deprocedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte sonhomogéneos.TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Estudio de las diferentes clases de documentosque pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.TOMO: Cada una de las partes, con foliación propia y generalmenteencuadernadas separadamente, en que suelen dividirse los documentos decierta extensión.TRAMITE: Se refiere a la utilización de un documento, que permite realizar unagestión.TRANSCRIBIR: Copia que se hace de un documento de archivos, siguiendonormas establecidas de trascripción.TRANSFERENCIA: (1) Es el paso de los documentos del archivoadministrativo al archivo Histórico y tiene lugar después de un plazo más omenos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sidovalorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermediario, paraconservación permanente y utilidad científica. (2) Es la operación por la cual ladocumentación que no se necesita en una oficina o archivo, se envía a otroarchivo para que en él cumpla los cometidos que han sido asignadas a sufunción, de forma que su objetivo de proporcionar testimonio e información secumpla esté donde sea, pues es el cometido del documento.
  41. 41. COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN /http://www.issste.gob.mx/administracion/mensajes/lectura2.htmlTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Procedimiento habitual de ingresosde fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de seriesdocumentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijadopor las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas delciclo vital de los documentos.TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO: Conjunto de operaciones realizadas en cadauna de las fases que componen el proceso de control intelectual y material delos fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico-operativa de una institución.UNIDAD DOCUMENTAL: (1) Conjunto de piezas comunes integradasfísicamente para formar una unidad distinta de las demás. (2) Elementoindivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solodocumento o por varios que formen un expediente.UNIDAD DE CONSERVACION: Se refiere a las cajas que contienen variosdocumentos. También se conocen como sinónimos las unidades de instalacióny unidades archivables.UNIDAD DE ALMACENAMIENTO FLASH: (Pendrive, USB flash drive).Pequeño dispositivo para el almacenamiento de información digital que utilizageneralmente memorias flash. Algunos modelos utilizan micro drives para elalmacenamiento. Son muy útiles para el transporte personal de datos.USUARIO: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, enbusca de la información que contienen sus documentos.
  42. 42. VALOR ADMINISTRATIVO: Es el valía que tienen los documentos que estánen plena vigencia administrativa.VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: 1.) Es la valía que tienen los documentostextuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles pormáquina, que por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollode una cultura. (2.) Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores,modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos oestéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de suidentidad.VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan elconjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientoseconómicos de una entidad pública o privada.VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan deentradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución.VALOR HISTORICO: Permite conocer la situación social, económica, política ycultural de una época o de una región.VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuandosirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora ycomo fuente para la investigación política, económica, social, demográfica.VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que estánsiendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trámiteadministrativo.VALOR JURIDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar ysalvaguardar los derechos de los gobiernos, de las instituciones y de losindividuos en general.VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellosdocumentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, debenconservarse en un archivo.VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando seencuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valoradministrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.VALOR PROBATORIO: Cualidad por la cual un documento evidencia laexistencia o la veracidad de un hecho.VALOR SECUNDARIO: También denominado histórico o permanente y serefiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valoracrecentado por el tiempo, y sirve como fuente para la investigación histórica ypara la acción cultural
  43. 43. VALOR TECNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos por unainstitución en virtud de su aspecto misional.VALORACIÓN: 1) Es el desarrollo de un procedimiento documentado quepermite la identificación, almacenamiento, acceso, recuperación, protección ydestino final de los documentos. 2) Fase del tratamiento archivístico queconsiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de lasseries documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso yconservación o eliminación total o parcial.VALORACIÓN DE DOCUMENTOS: Estudio de los documentos con el fin dedeterminar su conservación permanente o temporal, o su depuración sobre labase de principios científicamente argumentadosVIGENCIA: Cualidad por la cual permanecen efectivos y válidos los cargos ydisposiciones contenidos en los documentos.VOCABULARIO CONTROLADO: Lista uniformada de términos usados paragarantizar la coincidencia de la información.VOLUMEN: Unidad de conservación que se refiere al conjunto de documentoscon paginación y encuadernación propias.

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