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事例に学ぶ グループウェア移行成功の鍵

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1990年代に普及した Notes などのグループウェアは、今や企業になくてはならないものになりました。しかし、システムの老朽化や技術者不足などの理由から、時代の変化に柔軟に対応できるグループウェアへの移行を検討している方も多いでしょう。グループウェア移行の成功のポイントは何か?事例を交えてご紹介します。

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事例に学ぶ グループウェア移行成功の鍵

  1. 1. 事例に学ぶ グループウェア移行成功の鍵 サイボウズ株式会社 2016/12/6
  2. 2. グループウェア 何を使ってますか?
  3. 3. そもそもグループウェアとは スケジュール 商談 メール プロジェクト 会議室予約 商品 資料 売上 問い合わせ タスク顧客 社員 採用 契約 受発注 組織を運営するために必要な情報を 共有するためのツール グループウェア
  4. 4. 情報共有システムの動向 サイボウズ創業当時(1997年)の市場状況 Microsoft IBM メーカー系国産 グループウェア
  5. 5. 情報共有システムの動向 サイボウズ創業当時(2015年)の市場状況 Microsoft IBM Google メーカー 系国産 グループ ウェア サイボウズ
  6. 6. グループウェアの役割の変化 電子メール 文書管理 掲示板 電子会議室 スケジュール ワークフローによる業務改善 基幹システムとの統合 業務システム コミュニケーション基盤 サイボウズ 創業 1997年 2002年 2016年 ガルーン発売 2011年 Cybozu.com開始 2010年 ワークフロー機能を標準化 サービス連携
  7. 7. 旧来のグループウェアの課題  一部の機能しか利用されず、運用が広がらない。  運用を変更するときに、カスタマイズや開発が必要。  多様な利用シーン(モバイルアクセス等) に対応していない • システムの課題 • 運用の課題 • 管理者の課題  サーバ老朽化及びデータ量増加に伴うレスポンス低下や障害。  保守・サポート切れのため、問題発生時の対処ができない。  独自システムのため、他システムと容易に連携できない。  環境依存、端末入替え等に伴う設定、 個別端末環境に応じた問合せ等対応の負荷の増大。  専門知識を持った技術者の不足。
  8. 8. 課題山積み!
  9. 9. 今のままで良いワケはない
  10. 10. とはいえ
  11. 11. 移行を阻む内外の声 • なんで変えるの?今のままでも十分だよ。 • データ移行とか・・・考えただけでしんどい・・・ • 投資対効果は?コストアップは許さん。
  12. 12. 今のままでも十分だよ 移行を阻む声その①
  13. 13. 確かに仕事は回ってるかも しれませんが
  14. 14. その仕事
  15. 15. こんな感じになってませんか このメール何の件? どのファイルが最新? だれか情報止めてない?
  16. 16. こんな感じになってませんか このメール何の件? どのファイルが最新? だれか情報止めてない? 情報がバラバラ。どこにあるか分からない。 伝言ゲーム状態。正しい情報が伝わらない。 過去の経緯が追いきれない。
  17. 17. サイボウズの グループウェア
  18. 18. サイボウズの主な製品 アプリケーションプラットフォーム 共有メーラーグループウェア アプリ開発基盤 共有メーラー
  19. 19. イメージ 社内の情報共有 コミュニケーションの基盤 業務プロセス
  20. 20. エンタープライズグループウェア ガルーン
  21. 21. サイボウズ ガルーンとは • 300名以上ならガルーン!数万ユーザーでの実績も • 大規模組織向けの管理機能が充実 • 多言語対応やAPIによる拡張性も特徴の一つ スケジュール 掲示板 メッセージ スペースファイル管理 ワークフロー ポータル 組織ロール 多言語・タイムゾーン 他システム連携 情報共有に必要な機能 充実の管理機能 中堅・大規模組織向けのグループウェア
  22. 22. スケジュール メールで予定調整をすると会議に必要な情報が分散してしまう メールボックス ファイルサーバ ローカルPC モバイル (SNSなど) 日程調整 アジェンダ 資料 当日の連絡 議事録
  23. 23. スケジュール Garoonでは会議に必要な情報はすべて、1画面に集約できる 伝達漏れなし 探しやすい 常に最新情報
  24. 24. スケジュール 日・週・月の3種類でスケジュール表示 予定の種類によってラベルを色分け 予定の詳細画面 施設予約・コメント・ファイル添付 空き時間がひと目でわかる 条件指定で予定の調整 予定の出欠アンケート デモ
  25. 25. スペース 部署A 部署B 部署C 部署D 部署をまたいだバーチャルチーム 部を横断したプロジェクト(オフィス移転/採用/業務改善・・) メールだと情報が分散するし、過去の経緯も分からなくなる 情状況把握するだけで一苦労・・・
  26. 26. スペース 一つの場所でプロジェクトの情報を全て集約 トピックごとに時系列に整理できる 部署A 部署B 部署C 部署D コメント、ファイルなんでもスペースで共有 ---------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------- ----------------------------------
  27. 27. スペース メンバーを設定 トピック別のディスカッション 共有タスク プロジェクトや部門別など目的別 にスペースを作成 関係するメンバーとトピック単位 でディスカッションを進行 議論のログが残るので情報共有 とノウハウも蓄積・伝搬される デモ
  28. 28. ポータル なんでもかんでもグループウェアに書き込んだら、 どこになにがあるか分からなくならない?
  29. 29. ポータル グループウェア内の情報を、用途に合わせてまとめて表示。 ノンプログラミングでもカスタマイズ可能。
  30. 30. ポータル ポータル 部署、拠点、プロジェクトなど、さまざまな切り口で 複数のポータルを作成 全社向け通達人事、営業、広報情報など 企業内の情報をガルーンに集約 社内に散在する情報を効率的に整理・統合し 情報収集を効率化 デモ
  31. 31. ポータル活用例 ▌SBSホールディングス様 業種 運輸・物流 利用規模 2,500ユーザー 組織図、規程集を共有 カテゴリ分けされた掲示板を配置 社内報・グループ方針で社員の意識を統一・醸成
  32. 32. マルチデバイス対応 ▌パソコン ▌タブレット ▌スマートフォン • 専用アプリも提供 各デバイス向けに最適化 された画面で利用可能
  33. 33. アプリケーション開発基盤 キントーン
  34. 34. とは? 自社開発クラウド基盤34
  35. 35. ファストシステム ド ラ ッ グ & ド ロ ッ ププログラミング & 専門知識 従来の業務システム 35
  36. 36. アプリストアから選ぶドラッグ&ドロップ Excelファイルを読み込む アプリ作成 36
  37. 37. グループウェアを使えば 情報共有、コミュニケーション、業務システムをweb上に集約 Aプロジェクト Bプロジェクト コメント データ 予定調整 資料 ・ ・ ・
  38. 38. グループウェアを使えば コミュニケーション、情報共有、業務システムをweb上に集約 Aプロジェクト Bプロジェクト コメント データ 予定調整 資料 定型データも、普段のやりとりも グループウェア上に集約 常に最新の情報を、全員が共有できる
  39. 39. 「今のままでも十分だよ」という声には 情報共有を見直せば、 仕事はもっと効率化できます。 残業削減や属人化排除も可能です。 本当に今のままで十分かもう一度考えましょう!
  40. 40. コストアップは許さん。 移行を阻む声その②
  41. 41. そもそもコストとは
  42. 42. 目に見えるコスト  ソフトウェアライセンス費・保守  ハードウェア初期費・保守  ネットワーク初期費・保守
  43. 43. 目に見えないコスト  日々の運用管理の手間  脆弱性・セキュリティ対応  数年ごとのバージョンアップ  年々早くなるIT環境の 変化への対応
  44. 44. 開発プラットフォームかパッケージか 開発プラットフォーム パッケージソフト カスタマイズ性 ライセンス費 難易度 限界あり 専門知識がなくてもOK ライセンス費安い製品によるが 段々安くなっている 専門知識が必要 やろうと思えばなんでも ありがちな 誤解 専門知識は勉強したらなんとかなる。 自社の都合に合わせてなんでもできる、開発プラットフォームの 方がいいのでは?
  45. 45. 開発プラットフォームかパッケージか 開発プラットフォーム パッケージソフト カスタマイズ性 ライセンス費 難易度 限界あり 専門知識がなくてもOK ライセンス費安い製品によるが 段々安くなっている 運用の外注が必要? 結局スクラッチと同じ? ? コストUP コストUP カスタマイズ費や運用の外注など 最初は見えないコストが積み上がっていく
  46. 46. 開発プラットフォームかパッケージか 開発プラットフォーム パッケージソフト カスタマイズ性 ライセンス費 難易度 限界あり 専門知識がなくてもOK ライセンス費安い製品によるが 段々安くなっている 運用の外注が必要? 結局スクラッチと同じ? ? コストUP コストUP じゃあサイボウズさん、ここどうにかなりませんか?
  47. 47. これからのサイボウズ パッケージソフトの使いやすさを保ちつつ、カスタマイズ性を強化します。 WebHook REST API 他システム 連携が可能に JavaScript カスタマイズが可能に Office 365 Google Calendar Salesforce etc… +
  48. 48. JavaScript APIで外部データの表示
  49. 49. JavaScript API • スケジュール 予定に項目を追加変更、イベント発行など… • ワークフロー 入力値の取得変更、項目追加、イベント発行など… 2017年 アップデート予定
  50. 50. 開発プラットフォームかパッケージか 開発 プラットフォーム パッケージソフト カスタマイズ性 ライセンス費 難易度 ? これからの サイボウズ まずクラウドから パッケージの良さを生かしつつ かゆいところに手が届くようなカスタマイズも可能になります
  51. 51. 「コストアップは許さん」という声には ライセンス費だけでなく 運用にかかる時間や手間などトータルで考えましょう 使いやすさ、コスト、カスタマイズ性が 両立したグループウェアもご用意しています。
  52. 52. データ移行しんどい・・ 移行を阻む声その③
  53. 53. そのデータ本当に必要ですか?
  54. 54. 正直
  55. 55. 全部移す必要はない 場合がほとんどです・・・
  56. 56. 自社の移行レベルを知る データ移行ありきではなく、まずは自社の環境と必要性について考える 費用 & 期間 データ移行しない データを移行し 運用は刷新する データ移行して システムも完全再現する •旧システムは参照用として利用する。(保守契約は更新しない) •旧システムは利用停止し、データはファイル出力して保存する •データを安価なサービスに移行して保存する •新しいグループウェアにデータを移行し、運用は新グループウェアに 合わせて刷新する •新しいグループウェアにデータを移行し、必要な機能を追加で開 発する •開発プラットフォームにデータを移行し、旧システムと同じ機能をゼ ロから設計・開発する
  57. 57. こんな方法も Notesからサイボウズへの移行の場合 Notes Garoon Notes Garoon 移行 文書中に埋め込まれた添付ファイルや作り込まれた書式設定を ほぼ維持したまま、Garoonの掲示板にデータを移行することも可能。
  58. 58. 移行ツール 多数のパートナー様と協力し、移行ツール、ソリューションを豊富にご用意。 旧グループウェア サイボウズ データ書出し 移行ツール/ ソリューション サイボウズパートナー データ書込み 移行ツール サイボウズ
  59. 59. お気軽にご相談ください 導入相談カフェ https://www.cybozu.com/jp/sp/cafe/ ・東京、大阪で開催中! ・完全予約制 ・デモをご覧いただきながら ご相談をじっくり伺います。 Notesからの移行については、専用の個別相談もございます。 https://garoon.cybozu.co.jp/migration/notes/consultation.html
  60. 60. 「データ移行しんどい・・」という声には きちんと棚卸すれば、 移行作業は軽減できます。 最適な方法を一緒に考えましょう。
  61. 61. 移行事例 Notes→サイボウズ
  62. 62. 中野製薬株式会社 様 14年使ったNotesのリプレイスに成功 「ガルーン(クラウド)」 + 「kintone」を導入 「kintone」アプリは「DataSpider」で基幹システムと連携 基幹システム + データ連携
  63. 63. 中野製薬株式会社 様 「クラウド利用」「モバイル活用」 「アプリの内製化」によりコストを大幅削減
  64. 64. 中野製薬株式会社 様 詳細記事:https://garoon.cybozu.co.jp/cases/nakano/ ・1画面に情報が集約されていて分かりやすい。 ・スケジュール管理が使いやすくよく利用されている。 ・PC、携帯電話、スマホ、様々な端末でアクセス できるようになったのが非常に便利と好評 Garoonに移行してよかったことは?
  65. 65. 移行事例(3団体比較) Teamware→サイボウズ
  66. 66. Teamwareからの移行事例 仮 A B C 業種 製造業 自治体 自治体 ユーザー数 500ユーザー 1200ユーザー 1950ユーザー 移行スケ ジュール 6ヶ月 5か月 6ヶ月 併用期間 あり 1ヶ月 あり 社内説明会 実施した 実施した 実施した 移行後3週間程度 ヘルプデスク設置 データ移行 していない していない 会議室 予約データのみ ・移行期間は半年 ・データ移行はしない ・勉強会は必要
  67. 67. データ移行をしていない理由 ▌ A社 • 費用と時間がかかる為 • Teamwareで、個人の電子メールのバックアップをとることができたので、電子メールのみ個 人で必要な人のみバックアップ取得してもらった。 ▌ B自治体 • Teamwareでは1カ月でデータを削除する運用をしていたため、Teamwareとガルーンの 併用期間を設けることでデータ移行は不要と判断した。 ▌ C自治体 • Teamwareで電子メールのバックアップがとれたので、その他のデータに関しては移行作業 負荷とのコストバランスを考えて不要と判断した。 • Teamwareとガルーンの併用期間を3カ月とった。
  68. 68. Teamware→Garoonへ 移行して良かったこと • 操作性が良く、誰でも使える • 入力がしやすくなったので利用率が上がった • スペースの使い勝手が良い • 検索機能が強化された • 富士通様の移行サービス・サポートがあるため、 移行プロジェクトをスムーズに進められた。
  69. 69. グループウェア移行 成功のポイント
  70. 70. 過去のものは慣れているかもしれない、 でもそれが今のベストとは限らない 再現するべきなのはシステムではなく業務 既存システムありきではなく、「今と将来の業務に必要なこと」を考えましょう
  71. 71. 選ぶ製品そのものに 成功や失敗があるわけではなく 移行プロジェクトとして成功と失敗がある これを選べば良い、という魔法のツールはありません。 スムーズに移行のための方法を一緒に考えていきましょう
  72. 72. お気軽にご相談ください

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