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「俺たちのポータル」~ガルーンユーザーがお手本にしたいポータル活用術~

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企業内の情報を一画面に集約するガルーンのポータル。社内システムが多様化している今、ますますその重要性が高まっています。
本セッションでは実際のユーザー事例も交えながら、明日から使えるポータルの活用方法についてご説明します。

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「俺たちのポータル」~ガルーンユーザーがお手本にしたいポータル活用術~

  1. 1. 俺たちのポータル ~ガルーンユーザーがお手本にしたいポータル活用術~ サイボウズ株式会社 2016/11/9
  2. 2. ガルーンのポータル 使っていますか?
  3. 3. アンケート結果
  4. 4. 事前アンケート結果 Q.ポータルを活用できていますか? 活用している 43% 4
  5. 5. 事前アンケート結果 Q.ポータルをいくつ作っていますか? 1つ 50% 5つ以上 43% 5
  6. 6. 世の中の動向
  7. 7. コミュニケーションに関する調査 社内の情報共有は業績に影響を与える 課題を感じている人は多い にもかかわらず 7
  8. 8. 情報共有の課題 ▌毎日生まれる膨大な情報 ▌変化のスピードの速さ →適切な情報が必要な人に伝わっていない →情報共有は鮮度も大事 8
  9. 9. こんなことは ありませんか?
  10. 10. 情報共有の課題 新規プロジェクト! 実は隣の部で 同じようなことをしていた・・ 10
  11. 11. 情報共有の課題 「昨日のニュース見ましたよ!」 お客様に言われて気づく 自社のリリース・・ 11
  12. 12. 情報共有の課題 弊社の売上高は?販売数は? いつもいつも 探すのに時間がかかる・・・ 12
  13. 13. ポータルで 解決できます!!
  14. 14. このセミナーでお伝えしたい事 ▌社内の情報共有 ▌業務の効率化 をポータルを使って実現する方法 14
  15. 15. おさらい
  16. 16. ポータルとは ポータル 16
  17. 17. ポータルとは ポータル ポートレット 17
  18. 18. ポートレットを組み合わせて オリジナルのポータルを作成 18
  19. 19. ポートレットの種類 標準ポートレット 標準ポートレット (リッチテキスト) HTMLポートレット PHPポートレット 19
  20. 20. 標準ポートレット ガルーンの各アプリケーション用に標準で用意されているポートレット 並びかえるだけでオリジナルのポータルができる スケジュール ワークフロー メッセージ 20
  21. 21. 標準ポートレット(リッチテキスト) 文字列を記載するポートレット(「お知らせ」ポートレット) リッチテキストを使って書体や文字の色を変えて表示できる リッチテキストを使った例 21
  22. 22. HTMLポートレット HTMLを記述できるポートレット。デザイン性の高めたり CSSやJavaScriptで動的なポートレットの開発が可能 HTMLポートレットの例 22
  23. 23. PHPポートレット PHPを利用できるポートレット。 サーバー上でPHPプログラムを実行することができます 【参考サイト】 ・chart.js:http://www.chartjs.org/ ・グラフデザイン:http://startapp.jp/2013/07/21/how-to-create-flat-chart.html PHPポートレットの例 23
  24. 24. 可能性は無限大! 標準ポートレット 標準ポートレット (リッチテキスト) HTMLポートレット PHPポートレット 24
  25. 25. 鉄板ポータル4選
  26. 26. 施設一覧ポータル 会議室や社用車、 貸し出し品を一覧 にしたポータル 施設予約がスムーズに 人気No1!! ※キャプチャはサイボウズの例 画像はファイル管理に格納した画像をimageタグで表示 業務効率情報共有 26
  27. 27. 社内手続き一覧 HTMLポートレットで 各種ワークフローを案内 「困ったらポータルを見る」が習慣に。 池田模範堂さま 業務効率情報共有 27
  28. 28. 社内システム一覧 大分県庁さま 各種システムとガルーンを SSOで連携。 システムの入り口を ガルーンに集約する。 業務効率情報共有 28
  29. 29. トップメッセージ・企業理念 理事長、学長メッセージ、 ニュースリリースのRSS など掲載。意外と知らない 学校の情報を集約。 東洋大学さま 業務効率情報共有 29
  30. 30. サイボウズ おすすめのポータル
  31. 31. サイボウズおすすめのポータル ▌社内の情報共有 ▌業務の効率化 31
  32. 32. サイボウズおすすめのポータル 各部からのお知らせ 一歩先の社内報 自社を知るポータル 営業に役立つポータル 情シスへのお問合せを 減らすポータル 32
  33. 33. 各部からのお知らせポータル 33
  34. 34. 各部からのお知らせポータル 総務からのお知らせ(掲示板) 経理からのお知らせ(掲示板) 広報からのお知らせ(掲示板) 営業からのお知らせ(掲示板) 開発からのお知らせ(掲示板) 情シスからのお知らせ(掲示板) 34
  35. 35. 各部からのお知らせポータル 全社通知ポートレット(電光掲示板風) 掲示板の最新コメントを表示する 35
  36. 36. 各部からのお知らせポータル ポイント ・各部専用の掲示板を作り、双方向の情報発信 ・電光掲示板ポートレットで見逃しを防ぐ 36
  37. 37. 社内報ポータル 37
  38. 38. 社内報ポータル 掲示板の 本文の内容を表示 38
  39. 39. 社内報ポータル 掲示板の コメントの内容を表示 39
  40. 40. 社内報ポータル kintoneアプリの 内容を表示 40
  41. 41. 社内報ポータル ポイント HTMLを意識せずに ポータルを更新できる 41
  42. 42. 自社を知るポータル 42
  43. 43. 自社を知るポータル 社外向けのHPやブログを iframeタグで表示 43
  44. 44. 自社を知るポータル kintoneアプリに登録した 社員紹介や社内用語を表示 44
  45. 45. 自社を知るポータル ポイント 毎日目に入ることで 社内の情報が自然に 頭に入ってくる 45
  46. 46. 営業の役に立つポータル 2016 46
  47. 47. 営業の役に立つポータル 2016 kintoneアプリに入力した 今月の売上グラフを表示 47
  48. 48. 営業の役に立つポータル 2016 ファイル管理に格納した CSVデータをグラフで表示 48
  49. 49. 営業の役に立つポータル 2016 施設予約で作成した 「イベントスケジュール」を表示 49
  50. 50. 営業の役に立つポータル 2016 「私の営業テク」掲示板に書き 込まれたコメントを表示 50
  51. 51. 営業の役に立つポータル 2016 標準ポートレット&連携製品 営業が良く使う情報を表示 提案資料・事例資料 社内手続きへのリンク集 自社やお客様のRSS 51
  52. 52. 営業の役に立つポータル 2016 ポイント 営業が日々使う情報を 1ページにまとめて表示 情報を探す手間を省く 52
  53. 53. 情シスへのお問合せを減らすポータル 53
  54. 54. 情シスへのお問合せを減らすポータル kintoneアプリで 管理しているFAQを表示 54
  55. 55. 情シスへのお問合せを減らすポータル 「ガルーンTips」掲示板の コメントと図を表示 55
  56. 56. 情シスへのお問合せを減らすポータル ログインユーザーが使っている ブラウザの種類やバージョンを 自動判別して表示 56
  57. 57. 情シスへのお問合せを減らすポータル 2016 標準ポートレットで 社内システムについての 情報を表示 社内システムマニュアル 社内手続きリンク集 情シスからのお知らせ 57
  58. 58. 情シスへのお問合せを減らすポータル 2016 ポイント 社内システムについての 情報を一画面に集約 問い合わせ前に ユーザー自身で確認できる 58
  59. 59. サイボウズおすすめのポータル 各部からのお知らせ 一歩先の社内報 自社を知るポータル 営業に役立つポータル 情シスへのお問合せを 減らすポータル 部署間の情報共有 特定業務での情報共有 59
  60. 60. kintone×ポータル
  61. 61. その1:レコードやグラフをそのまま表示する 61
  62. 62. その2:ポータルのエディタとして使う 62
  63. 63. kintoneはポータルのバックエンド としても使える 63
  64. 64. サイボウズ社員の 「自分ポータル」
  65. 65. サイボウズ社員の自分ポータル ▌社内の情報共有 ▌業務の効率化 65
  66. 66. パートナー営業部 副部長 清田 ・ 社内のメッセージ、社外からのメールがとにかく多い ・ 部下の状況も把握しておきたい ・ ワークフロー処理など管理職業務も多め 66
  67. 67. こだわり: メッセージとメール最優先ポータル メッセージをカテゴリ別に表示 ➡マークで新着を確認する 部下の日報(掲示板) 新着メール 新着通知には メッセージ/メールは 表示しないワークフロー
  68. 68. ガルーン開発PM 福田 ・ 社内業務が中心 ・ プロジェクトのタスク管理が重要 ・ 海外の開発メンバーともやりとりあり
  69. 69. こだわり: タスク管理優先ポータル(+英語) 左上にTODO スケジュールは 「日」表示 新着通知 お気に入り メール 英語表示+アイコン非表示 69
  70. 70. 大阪開発部 岡田 ・ 大阪開発部マネージャー ・ カスタマイズスキル高 ・ モバイルビューが好き
  71. 71. こだわり: それでも私はモバイルビューを使いたい Garoon・kintone、すべての通知を 「モバイルビュー」っぽく表示 ※オフィシャルに推奨はできない使い方ですm(_ _)m 71
  72. 72. システムコンサルティング本部 渡辺 ・ SE部隊 ・ カスタマイズスキル高 ・ 社内でも1,2を争うポータル好き
  73. 73. こだわり: 「会議室」で悩みたくない 「次の施設」表示 (自作ポートレット) 「現在の空き施設」表示 (自作ポートレット) 折り畳み(自作ポートレット) 73
  74. 74. ガルーン初代PM・サイボウズ社長 青野 慶久 ・ 社内外からの依頼、相談が膨大 ・ スケジュール調整も多数 ・ タスクの振り分け、判断を迅速にしたい
  75. 75. こだわり: タスクを瞬時に判断できるレイアウト 「お気に入り」 をTODOとして 使う ・ワークフロー/メッセージ/スケジュール の順番で表示 ・内容が長く表示されるよう2ペイン 75
  76. 76. こだわり: タスクを瞬時に判断できるレイアウト スケジュールは 日表示 明日の予定 76
  77. 77. おわりに
  78. 78. ポータルの活用で・・・ 社内の情報共有 個人業務の効率化 各部からのお知らせ、社内報など 自分ポータルなど 必要な情報にすぐたどりつける 無駄な作業の削減 生産性の向上 78
  79. 79. 明日から、もっと ポータルの活用を!

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