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小さな会社の業務改善

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小さな会社の業務改善

  1. 1. kintone hive matsuyama vol.2 株式会社エンカレッジ 代表取締役 玉野聖子 小さな会社の業務改善 × kintone
  2. 2. 生まれて初めてパソコンの 電源を入れたのは・・・ 専業主婦 オフィス系のパソコンインストラクターとして5000人程を指導 縁あってExcel・Wordなどの書籍を6冊出版 今日のストーリーのスタート地点 オフィス系のパソコンインストラクター 32歳 自己紹介
  3. 3. 自己紹介 玉野聖子(たまの しょうこ) 趣 味 料理を作ること もう少し自己紹介 ぎゅうぎゅう焼き!
  4. 4. 2月22日 4月 1日 2020年 わが家ではイベント続き 長女が結婚 次女が就職 6月 9日 母(私)が kintonehive出 場
  5. 5. 拠点は 愛媛県伊予郡松前町 いよ まさきちょう ぐん
  6. 6. 会社設立 2008年 •人材育成 (企業・官公庁・大学など) •IT支援 (MSオフィス系のITリテラシー向上) •ブライダル部門
  7. 7. 7 Encourage 励ます、勇気づける 社名の由来 エンカレッジとは
  8. 8. 組織づくりは人づくり 人と組織が互いの価値を 高めあう風土づくり  組織の発展 と 働く人の幸せ の実現 当社の理念
  9. 9. 登場人物 社長・役員・事務スタッフの3人 平均56歳 とても小さな会社 ブライダルスタッフ
  10. 10. 中小企業庁によるとでは、 業種分類 中小企業基本法の定義 製造業その他 従業員20人以下 商業・サービス業 従業員5人以下 愛媛は86.4% 小規模事業者は日本の企業の85% 中小企業庁2016年統計資料より 中小企業のうちの 小規模とは?
  11. 11. 2014年の6か月間 2008年~2012年 2013年の1年間 ちょっとだけパソコンにも詳しい 創業からの データベースジプシー時代 とても小さな会社
  12. 12. 何だか使いにくいけど… 失敗要因 今なら分かる 当時の業務をそのまま データベースにしたことの違和感 忙しいのを言い訳にITスタッフ任せ
  13. 13. これが、後々、 とんでもないことに… 2015年から 原点回帰だ!
  14. 14. 事務業務ってこんなもの? 10年間で… 目的ファイルまで10クリック普通
  15. 15. kintoneとの再開  音声入力  ルックアップ  関連レコード 1か月間、アプリを作って、使ってみた 2018年11月15日
  16. 16. 中小企業庁によるとよし! もういちどkintoneを使お う メンバーを巻き込もう! 2つの事前準備 × 業務改善ミーティング
  17. 17. 事前準備 ① 事務スタッフに聞き取り
  18. 18. 事前準備 ② 自主学習 YouTube動画16本を2回ずつ見てから ミーティングに参加のこと! 宿 題 想定外を想定内にするため YouTube公式チャンネル
  19. 19. 実況中継! 業務改善ミーティング
  20. 20. 業務改善ミーティング 社内の業務を洗い出し 仕事の流れを確認
  21. 21. 予想以上に 手書きとExcel・Wordの乱立 手書き 5枚 Excel 11ファイル Word 9ファイル 1つの案件
  22. 22. 何社のお客様? クライアント名 エンカレッジ エンカレッジ 株式会社エンカレッジ 株式会社エンカレッジ (株)エンカレッジ ㈱エンカレッジ ㈱エンカレッジ
  23. 23. 手書き資料も確 認! 「ちょっと手書きのモノ出してみて」 ほぼ、家宅捜索 状態…
  24. 24. 標準化 IT化 簡易化 同期化 分担検討 業務を見直す考え方を共有 なくす 減らす やり方を 変える そして
  25. 25. 仕事のスタートだった稟議書をなくすなくす 減らす やり方を 変える いろいろな確認を減らす 案件の運用 方法をかえる 結果 この方針で行こう!
  26. 26. 業務を分類 全体を整理 そして どの仕事にどんな情報が必要か? どことつなげれば仕事がスムーズか? ポイント
  27. 27. ①ミーティングに… その後も
  28. 28. ②ミーティングに…
  29. 29. ③ミーティングを重ね …
  30. 30. これ持って サイボウズ松山オフィスに駆け込む×2回 途中、
  31. 31. ミーティングの結果 16アプリとアプリ間の連携を決定!
  32. 32. 2019年1月~2月前半 ・kintoneの操作方法をWEB学習 ・業務洗い出し90分ミーティング(家宅捜索含む)・・・6回 2019年2月半ば ・基本データベースは3時間ほどで作成し、試験稼働 ・サイボウズ松山オフィスに相談に行く・・・2回 ・スタッフに仕事の流れの変更を説明 2019年3月1日 ・データベース本格利用開始 ここまでのタイムスケジュール ここまで2か月ほど!
  33. 33. トップ画面表示アプリ: 13 アプリ総数: 22 事務作業 80% をカバー 業務システム完成!
  34. 34. キーアプリは案件管理
  35. 35. ① ② ③ ④ ①お客様情報と なんちゃって印鑑 案件の入り口から出口までを1つの画面で
  36. 36. ① ② ③ ④ ①お客様情報と なんちゃって印鑑 ②稼働状況 ③収益と費用 ④ホウレンソウの徹底 案件の入り口から出口までを1つの画面で
  37. 37. •変更や追加などは必ず案件に記録 =ホウレンソウ! •メンションには必ず「いいね!」 運用ルール •レコードは自分で削除できない
  38. 38. 導入効果① ExcelやWordを使う頻度 減! 1/40 kintone導入前に比べて そういえば、ExcelやWordを開かない日もある…
  39. 39. 導入効果 10年間ため込んでいたファイルとフォルダの数 導入効果② ファイル数、フォルダ数 減! 1年間(14か月)で増えたファイルとフォルダの数
  40. 40. 導入効果③ ブライダルスタッフとの やり取りが簡略化 標準化 IT化 簡易化 同期化 分担検討 業務を見直す時の考え方を共有 なくす 減らす やり方を 変える 8ステップ (20日間) 3ステップ (3日間)
  41. 41. 事務スタッフのサポートメンバー 導入効果④ サポートメンバー必要なしに 一人で大丈夫!
  42. 42. 導入効果⑤ 事務スタッフの1ヵ月の残業時間が 30時間ほど 多くて 1時間30分
  43. 43. 現状業務 = そのままkintone(データベース) 業務改善の視点で 仕事の流れを見直すことが必要 急がば回れ 分かったこと 小規模事業者にも 業務改善×kintone
  44. 44. 今 後 ライト から スタンダード 業務委託スタッフにもアカウント
  45. 45. ありがとうございました これからも 「念ずれば花ひらく」 でがんばります!

Editor's Notes

  • 研修の仕事の1つの案件について、
  • 研修の仕事の1つの案件について、
  • プラグインや開発で
  • これからは

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