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サイボウズOfficeワークフローの設定方法

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シェアNo.1のグループウェア「サイボウズ Ofiice」のワークフロー機能の設定方法説明資料です。

サイボウズ Ofiice
http://products.cybozu.co.jp/office/

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サイボウズOfficeワークフローの設定方法

  1. 1. 2017/08サイボウズ株式会社 すぐできるBOOK -ワークフロー編-
  2. 2. Copyright© Cybozu,Inc 2 1. ワークフローとは(pp.3-7) 1-1. 役割とは 1-2. 申請項目とは 1-3. 申請経路とは 2. 役割の設定(pp.8-10) 2-1. 役割の設定手順 3. 申請項目の設定(pp.11-20) 3-1. 申請フォームの設定手順 3-2. 申請項目の設定手順 3-3. 入力タイプの種類 4. 申請経路の設定(pp.21-34) 4-1. 申請経路について 4-2. 申請経路の設定手順 4-3. システム設定でできること 付録. 問い合わせ方法(p.35) 目次 この資料を読むと、 ワークフローの作り方が 分かります!
  3. 3. Copyright© Cybozu,Inc 3 ワークフローとは
  4. 4. Copyright© Cybozu,Inc 4 以下の稟議書をサイボウズ Office の「ワークフロー」で作成する手順をご案内いたします。 ワークフローを作成する手順 4 書類での稟議書 ワークフローの作成手順 役割の設定 申請経路の設定 申請項目の設定 1. ワークフローとは
  5. 5. Copyright© Cybozu,Inc 5 申請経路の中で、承認や確認をする役職のことを指します。 例)社長 / 部長 / 経理担当 / 申請者 etc... 役割とは サイボウズ Office の ワークフロー内の項目 ※役割の設定は、申請フォームを作成する前に完了してください。 稟議書内の項目 1-1. 役割とは
  6. 6. Copyright© Cybozu,Inc 6 申請フォーム内の入力欄です。 項目を追加していくことで、申請フォームを作成することができます。 申請項目とは 初めに、申請フォームの土台となる部分 (フォーム名や説明文)を作成します。 次に、申請内容を記入する申請項目を設定します。 申請項目は、申請フォーム毎に、 追加・削除・編集を行う事ができます。 現在ご利用の申請書類に合わせて、 フォームを作成することができます。 1-2. 申請項目とは
  7. 7. Copyright© Cybozu,Inc 7 申請経路とは この部分を作成します。 申請経路は、 複数追加することもできます。 決裁者の設定は必須となっております。 1-3. 申請経路とは
  8. 8. Copyright© Cybozu,Inc 8 役割の設定 ※役割についてはp.5をご確認ください。
  9. 9. Copyright© Cybozu,Inc 9 役割を設定する ① 運用管理画面の「役割」をクリックします。 2-1. 役割の設定手順
  10. 10. Copyright© Cybozu,Inc 10 役割を設定する ② 任意の役割名を入力し、「設定する」をクリックします。 2-1. 役割の設定手順
  11. 11. Copyright© Cybozu,Inc 11 申請項目の設定 ※申請項目についてはp.6をご確認ください。
  12. 12. Copyright© Cybozu,Inc 12 ① 運用管理画面の「申請フォームの設定」をクリックします。 申請フォームを設定する 3-1. 申請フォームの設定手順
  13. 13. Copyright© Cybozu,Inc 13 ②「追加する」をクリックして、新しい申請フォームを作ります。 申請フォームを設定する 3-1. 申請フォームの設定手順
  14. 14. Copyright© Cybozu,Inc 14 ③申請フォーム名を記入します。(任意で、説明もご記入ください)。 申請フォームを設定する 説明は、申請フォーム一覧画面に表示されます。 フォームの説明文を記入することができます。 3-1. 申請フォームの設定手順
  15. 15. Copyright© Cybozu,Inc 15 次に、申請項目を設定します。(詳しい方法は次ページ以降でご説明します。) 申請項目を設定する 申請フォームの手順①~③(pp.12-13)で 設定した申請フォームです。 申請項目の手順①~②(pp.15-17)で 申請項目をひとつずつ追加・設定していきます。 ※この部分は申請経路の設定(pp.20-26)で ご説明いたします。 3-2. 申請項目の設定手順
  16. 16. Copyright© Cybozu,Inc 16 ① 項目一覧の「追加する」をクリックして、項目を追加します。 申請項目を設定する 項目を追加するとこのように表示されます。 追加する :申請フォームの入力項目を追加できます。 プレビューを見る :申請フォームのプレビューを確認できます。 *項目の入力タイプは、「文字列(1行)/ 文字列(複数行)/ 数値 / 日付 チェックボックス / ラジオボタン / メニュー / ファイル添付 / 自動計算 路線ナビ連携」の 10 タイプより選ぶことができます。 (入力タイプの利用方法は、pp.18-19をご確認ください。) 3-2. 申請項目の設定手順
  17. 17. Copyright© Cybozu,Inc 17 ② 項目名や入力タイプ、初期値などを設定します。 申請項目を設定する 上記の件名の項目以外に、下記の3つの申請項目も作成してください。 【項目名】 → 【入力タイプ】 ・ 内容 → 文字列(複数行) ・ 費用 → 数値 ・ 備考 → 文字列(複数行) 3-2. 申請項目の設定手順
  18. 18. Copyright© Cybozu,Inc 18 必要な項目をすべて設定したら、申請項目の設定は終了です。 出来上がりを確認する プレビューで出来上がりを確認できます。 3-2. 申請項目の設定手順
  19. 19. Copyright© Cybozu,Inc 19 ・ 文字列(1行):標題や購入品名など、1行で入力内容が収まるもの [例] ・ 文字列(複数行):備考や連絡事項など、複数行必要になるもの [例] ・ 数値:金額や、個数など数値を入力するもの [例] *項目を横に並べて表示する事も可能です。 [例] ・ 日付:購入日や、利用日など日付を入力するもの [例] ・ チェックボックス:状況確認などチェックマークが必要なもの [例] 入力タイプの種類 3-3. 入力タイプの種類
  20. 20. Copyright© Cybozu,Inc 20 ・ ラジオボタン:複数の回答項目から1つだけ選択させたいもの [例] ・ メニュー:任意の回答項目からドロップダウンリスト形式で選択させたいもの [例] ・ ファイル添付:画像や領収書などファイル添付が必要なもの [例] ・ 自動計算:”単価×数量”など指定した数値項目を自動計算し表示させるもの [例] ・ 路線ナビ連携:交通費申請など、電車の経路や運賃を検索し、自動入力させるもの [例] 入力タイプの種類 3-3. 入力タイプの種類
  21. 21. Copyright© Cybozu,Inc 21 申請経路の設定 ※申請経路についてはp.7をご確認ください。
  22. 22. Copyright© Cybozu,Inc 22 申請経路の設定をします。(詳しい方法は次ページ以降でご説明します。) 申請経路について ・承認経路 申請の承認を行う経路を設定します。 ・決裁 申請の最終的な承認を行うユーザーを設定します。 ・確認経路 承認者以外に内容を通知したい経路を設定します。 ・申請経路 承認経路や確認経路の順序を変更します。 *この部分は、申請項目の設定(pp.11-17)で ご説明した部分になります。 4-1. 申請経路について
  23. 23. Copyright© Cybozu,Inc 23 申請経路について 承認経路や確認経路の順序を 変更します。 4-1. 申請経路について
  24. 24. Copyright© Cybozu,Inc 24 申請経路について 承認者を増やす場合は 「追加する」をクリックします。 決裁者の設定は、必須です。 決裁された申請を 共有・確認する必要がある メンバーを設定します。 承認経路や確認経路の順序を 変更します。 4-1. 申請経路について
  25. 25. Copyright© Cybozu,Inc 25 ① 承認者を設定します。 承認経路の「追加する」をクリックします。 承認経路を設定する 4-2. 申請経路の設定手順
  26. 26. Copyright© Cybozu,Inc 26 ② 役割で設定した役割から選択します。 「追加する」をクリックすると、承認者が追加されます。 承認経路を設定する チェックをつけることで、承認者を固定することができます。 4-2. 申請経路の設定手順
  27. 27. Copyright© Cybozu,Inc 27 ③ 決裁者を設定します。 承認経路の「決裁経路を設定する」をクリックします。(必須) 承認経路を設定する 4-2. 申請経路の設定手順
  28. 28. Copyright© Cybozu,Inc 28 ④ 役割で設定した役割から選択します。 「追加する」をクリックすると、決裁者が追加されます。 承認経路を設定する チェックをつけることで、決裁者を固定することができます。 4-2. 申請経路の設定手順
  29. 29. Copyright© Cybozu,Inc 29 承認者が、部長/課長。決裁者が社長の承認経路が設定できました。 承認経路を設定する 4-2. 申請経路の設定手順
  30. 30. Copyright© Cybozu,Inc 30 ① 承認者以外に内容を確認してもらいたい人を設定します。 確認経路の「追加する」をクリックします。 ※確認者は、決裁済みの申請内容を確認のみ行います。 申請の承認や却下など、他の処理はできません。 確認経路を設定する 4-2. 申請経路の設定手順
  31. 31. Copyright© Cybozu,Inc 31 ② 承認者 / 決裁者の設定同様、役割を選択し、初期値のユーザーを選択します。 確認経路を設定する チェックをつけることで、確認者を固定することができます。 4-2. 申請経路の設定手順
  32. 32. Copyright© Cybozu,Inc 32 必要な項目をすべて設定したら、申請経路の設定は終了です。 出来上がりを確認する 「プレビューを見る」で 出来上がりを確認できます。 4-2. 申請経路の設定手順
  33. 33. Copyright© Cybozu,Inc 33 稟議書の完成形 承認されると、自動で次の処理者に申請が通知されます。 (サイボウズ Office 上と、任意のEmailアドレス) 決裁がおりると、確認者に申請結果が通知されます。 ※Emailアドレスに通知させるには、別途設定が必要です。 https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/user_app/wf/plus/n_mail.html 4-2. 申請経路の設定手順 稟議書が完成しました。
  34. 34. Copyright© Cybozu,Inc 34 「ワークフロー」の設定は、システム設定(詳細)画面から行えます。 システム設定でできること ・ワークフロー申請後の承認経路の変更権限設定 ・カテゴリの設定 ・ワークフロー運用管理者の設定 ・申請データの一括削除 などが設定できます。 ※ワークフローの設定に関する詳細はマニュアルをご覧ください。 https://manual.cybozu.co.jp/of_cld/admin_app/wf/index.html 4-3. システム設定でできること
  35. 35. Copyright© Cybozu,Inc 35 歯車アイコン > [お問い合わせ]の順にクリックします。 メール または お電話でお問い合わせください。 付録. 問い合わせ方法

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