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【kintone便利に使おうシリーズ】[vol.09 通知]

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kintoneの機能をフル活用して、自力でkintoneを最大限に利用するためのガイドブックです。
[vol.09 通知]

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【kintone便利に使おうシリーズ】[vol.09 通知]

  1. 1. 09 2017 年 9 ⽉版 伝えるべき情報を的確に届ける 条件や⽇付に合わせた通知の設定を 「総務への依頼受付アプリ」を例に解説します! 通知 確認・作業漏れを防げるようにしたい。 伝えたい情報がしっかり届くように、 条件に合わせた通知とかも設定できるかな。
  2. 2. 2 通知導⼊前 アプリにレコードが登録されても気づかない ⾃分で⾒に⾏かなければならないので、確認の抜け漏れが発⽣している ・やらないといけないタスクの納期が遅れる。 ・タスクを忘れてしまう。 通知導⼊後 伝えるべきユーザーにアプリから通知が届くようになり、確認・作業漏れを防げる
  3. 3. 3 通知について kintone では、アプリにレコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどを、 アプリの利⽤ユーザーに通知することができます。 レコード内の⽇時情報をもとにしたリマインド通知も送信できます。 | 通知の設定パターン アプリの「通知」を設定すると、次のようなときに、ユーザーに通知が送信されます。 • ①アプリの条件通知(→P5) アプリのデータが特定の操作をされたときに通知されます。 例:アプリにデータ(レコード)が追加されたとき レコードが編集されたとき 【通知の操作対象】 [レコード追加][レコード編集][コメント書き込み][ステータスの更新][ファイル読み込み] • ②レコードの条件通知(→P9) アプリのレコードのデータが特定の条件を満たしたときに通知されます。 例:作業者に⾃分が選択されたとき ステータスが「緊急」になったとき 都道府県が「東京都」だったとき 費⽤を⼊⼒する項⽬に、100 万円以上の⾦額が⼊⼒されたとき • ③リマインダーの条件通知(→P13) アプリの⽇時項⽬を基準にして特定のタイミング(7 ⽇前、3 ⽇後など)に通知されます。 例:ToDo の締切⽇が過ぎたとき 開催⽇の 3 ⽇前に通知が欲しいとき | 通知対象 通知先には、「組織」、「グループ」または「ユーザー」を指定できます。 フォームにユーザー選択フィールドを設定している場合は、そのフィールドで選択されたユーザーも通 知先にできます。(組織選択フィールド、グループ選択フィールドも同様) 通知の初期設定では、レコードにコメントが書き込まれたときに、次のユーザーに通知が送信されます。 ・そのレコードの作成者 ・過去にそのレコードにコメントを書き込んだユーザー
  4. 4. 4 | 通知⽅法 アプリの通知は、宛先のユーザーのポータル(kintone のトップページ)、または「通知」ページに、「⾃ 分宛」の通知として表⽰されます。 また、kintone の管理者がメール通知機能を有効にしている場合、個⼈設定でメール通知を有効にして いるユーザーには、通知がメールでも送信されます。 (レコードが編集されたことや、レコードにコメントが書き込まれたことなどが通知されます。レコー ドの詳細内容については kintone を開いて確認します。) メール通知の例: ・⼀定の操作をしたときに通知する ・⼀定の条件のレコードが登録されたときに通知する ・指定の⽇時を過ぎたときに通知する の 3 つの通知パターンがありますので、⽬的に合わせて使い分けましょう。
  5. 5. 5 通知の設定⽅法 ここでは「総務への依頼受付アプリ」を例にして、通知の設定をします。 通知の 3 つの設定パターンに分けて設定を進めていきましょう。 | ① アプリの条件通知の設定 アプリの条件通知を設定します。アプリの操作が⾏われたときに、指定した通知先に通知をすることが できます。対象の操作は以下の通りです。 [レコード追加][レコード編集][コメント書き込み][ステータスの更新][ファイル読み込み] ここでは、「総務への依頼受付アプリ」に、いずれかの操作が⾏われたときに、かならず「総務部」メ ンバーに通知が届くように設定していきましょう。 【完成イメージ】 • 1. アプリのアクセス権の設定画⾯を表⽰ ① アプリの設定画⾯を開く アプリの⼀覧画⾯から、[⻭⾞]をクリックします。 ①「⻭⾞」をクリックする
  6. 6. 6 ② アプリの条件通知の設定画⾯を開く アプリの管理画⾯が表⽰されます。ここから[通知]の[アプリの条件通知]をクリックします。 アプリの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。 • 2. アプリの条件通知の設定 ① 総務部を追加する 「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」 のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする こともできます。 ここでは[ユーザー/組織/グループを追加]をクリックして、総務部(組織)を追加します。 ②通知の「アプリの条件通知」をクリックする
  7. 7. 7 「総務部」を追加できました。 ② 総務部の条件通知を設定する 「総務部」に、すべてのチェックを⼊れます。 ③ 保存する 左上の[保存]をクリックして、設定を保存します。 ①「総務部」と⼊⼒して選択する ②通知条件の操作を選択する
  8. 8. 8 これで、アプリの条件通知を設定できました。 ③「保存」をクリックする • 通知の注意点 次のユーザーには、通知は送信されません。 ・レコードを操作した本⼈ ・アプリやレコードの閲覧権限を持たないユーザー Excel ファイルや CSV ファイルを読み込んでレコードを登録、または更新した場合は、 フィールドの値が通知設定の条件を満たしても、通知は送信されません。
  9. 9. 9 | ② レコードの条件通知の設定 レコードの条件通知を設定します。アプリのレコードが特定の条件を満たしたときに、指定した通知先 に通知をすることができます。 ここでは、「⾄急」チェックボックスにチェックが⼊った場合に、「総務部」メンバーに通知が届くよう に設定していきましょう。 【完成イメージ】 • 1. レコードの条件通知の設定画⾯を表⽰ ① レコードの条件通知の設定画⾯を開く アプリの管理画⾯を表⽰して、ここから[通知]の[アプリの条件通知]をクリックします。 ①通知の「レコードの条件通知」をクリックする
  10. 10. 10 レコードの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。 • 2. レコードの条件通知の設定 ① レコード条件を追加する [追加する]をクリックして、レコード条件の項⽬を追加します。 ② レコード条件を追加する 通知するレコードの条件を設定します。複数の条件の組み合わせを設定することも可能です。 ここでは⾄急にチェックが⼊った場合の条件を設定します。 ①「追加する」をクリックする ②レコードの条件を設定する
  11. 11. 11 ③ 通知内容を設定する 通知時に表⽰する件名を設定します。 ここでは、「⾄急の依頼が登録されました!ご確認お願いします。」と⼊⼒します。 表⽰例: ④ 通知先を設定する 「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」 のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする こともできます。 ここでは[ユーザー/組織/グループを追加]をクリックして、総務部(組織)を追加します。 ③通知内容を⼊⼒する
  12. 12. 12 通知先が追加されました。 *下位組織に通知する:⼦組織にも同じ設定を適⽤したい場合にチェックを⼊れます。 ⑤ 保存する 左上の[保存]をクリックして、設定を保存します。 これで、レコードの条件通知を設定できました。 ⑤「保存」をクリックします。 ④通知先を設定する
  13. 13. 13 | ③ リマインダーの条件通知の設定 ⽇付・⽇時フィールドの値を利⽤して、⽇時の条件を指定して、リマインド通知を設定することができ ます。 「〜⽇前」、「〜⽇後」といった設定ができるので、事前に確認の通知を届けたり、⼀定期間経過したら お知らせしたりと、様々な⽤途に活⽤できます。 ここでは、「納期希望⽇ 3 ⽇前」になったら「担当者」にリマインダーの通知が送られるように設定し ていきましょう。 【完成イメージ】 • 1. リマインダーの条件通知の設定画⾯を表⽰ ① リマインダーの条件通知の設定画⾯を開く アプリの管理画⾯を表⽰して、ここから[通知]の[リマインダーの条件通知]をクリックします。 ①通知の「リマインダーの条件通知」をクリックする
  14. 14. 14 リマインダーの条件通知の設定画⾯が表⽰されました。 • 2. リマインダーの条件通知の設定 ① リマインドの条件を追加する [追加する]をクリックして、リマインド条件の項⽬を追加します。 ② 通知のタイミングを設定する 通知のタイミングを設定します。 フォームにある「⽇付・⽇時」フィールドから選択して、その「何⽇前」or「何⽇後」、「何時」に通知 するかを選択します。ここでは、「納期希望⽇」の 3 ⽇後の 9 時に通知するように設定します。 通知のタイミングが設定できました。 *当⽇に通知する場合は、⽇付に「0」を指定します。 ①「追加する」をクリックする ②通知のタイミングを設定する
  15. 15. 15 ③ 通知内容を設定する 通知時に表⽰する件名を設定します。ここでは、「納期希望⽇の 3 ⽇前です。」と⼊⼒します。 ④ 通知先を設定する 「通知先」に、通知先のユーザー、組織またはグループを設定します。「フォームのフィールドを追加」 のドロップダウンリストから選んで、フォームの次のフィールドで指定されたユーザーを通知先にする こともできます。 ここでは[フォームのフィールドを追加]をクリックして、「担当者」フィールドを追加します。 ③通知内容を⼊⼒する ③通知先を設定する
  16. 16. 16 通知先に「担当者」が追加されました。 ⑤ 保存する 左上の[保存]をクリックして、設定を保存します。 これで、リマインダーの条件通知を設定できました。 ⑤「保存」をクリックします。
  17. 17. 17 | Tips 応⽤ • 通知先に作成者、更新者、作業者を指定する レコードの「作成者」や「更新者」、「作業者(プロセス管理の作業者)」を指定して、通知先にするこ とができます。[フォームのフィールドを追加]から選択します。 ・作成者:レコードを作成したユーザー ・更新者:レコードを最後に更新したユーザー ・作業者:プロセス管理上で、現ステータスの作業担当になっているユーザー 例:プロセス管理機能が有効なアプリで、「作業者」にリマインダーの通知を設定する • 通知先にユーザー選択・組織選択フィールドを指定する アプリのフォームに配置した「ユーザー選択フィールド」や「組織選択フィールド」を指定して、レコ ードごとに選択されたユーザー・組織に対して通知をすることができます。 [フォームのフィールドを追加]から指定するフィールドを選択します。 例:ユーザー選択(担当者)に選択されたユーザーへ通知するように設定 「フォームのフィールドを追加」から選択する 「フォームのフィールドを追加」から選択する
  18. 18. 18 • リマインダーの通知の条件を追加する リマンダー通知の設定に対して、さらに条件を追加することができます。 例えば、「ステータス」が完了済になっているレコードは通知せず、未完了のままのレコードのみ通知 するといった設定が可能となります。 「フォームのフィールド」や「リマインダーの通知条件」などを組み合 わせることで、より柔軟な通知設定ができるようになります! 通知設定に慣れてきたら、ぜひ試してみてくださいね。 「条件を設定する」をクリックする 通知の条件を設定できる
  19. 19. 19 • メール通知を有効にする kintone システム管理者が、メール通知を有効にする必要があります。 ① kintone システム管理画⾯を開きます。 ② [その他]>[利⽤する機能の選択]をクリックします。 ③[通知のメール送信機能を利⽤する]のチェックボックスを選択し、メールの送信形式、およびユー ザーの個⼈設定の初期設定を選択します。 「利⽤する機能の選択」をクリックする 「通知のメール送信機能を利⽤する」をクリックする
  20. 20. 20 • メール通知の個⼈設定 メール通知を受け取るかどうか、ユーザーごとに個⼈設定で設定することができます。 ① 画⾯右上の から[個⼈設定]を開きます。 ② 「メール通知」の項⽬から、メール通知を受信する対象を選択します。 • スマートフォンで通知を受け取る スマートフォンアプリ「kintone モバイル」では、⾃分宛の通知をスマートフォンの通知として受け取 れます。 iPhone ⽤ https://itunes.apple.com/jp/app/kintone/id674312865?mt=8 Android ⽤ https://play.google.com/store/apps/details?id=com.cybozu.kintone.mobile&hl=ja ②メール通知する対象を選択します。 ①「個⼈設定」を開きます

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