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【kintone便利に使おうシリーズ】[vol.07 プロセス管理]

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承認経路や業務プロセス(ワークフロー)を 設定できる機能

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【kintone便利に使おうシリーズ】[vol.07 プロセス管理]

  1. 1. 備品の購⼊や休暇の申請など そろそろ紙から脱却したい。 上司が不在だと、承認まで時間がかかって・・。 何かいい⽅法はないかな。 07 2017 年 2 ⽉版 プロセス管理 承認経路や業務プロセス(ワークフロー)を 設定することができるプロセス管理機能を、 「備品購⼊申請アプリ」を例に解説します!
  2. 2. 2 プロセス管理導⼊前 備品の購⼊申請⽅法 ・所定の備品購⼊申請書(紙)に記⼊して提出 → 承認まで時間がかかる → 承認者が不在だと、なかなか承認をもらえない → 承認フローが、今どこで⽌まっているかが分からない → 申請書の管理が⼤変 • 【今までの申請フロー】 ①紙の申請書に記⼊する ②上司に提出する ③承認する
  3. 3. 3 プロセス管理導⼊後 備品購⼊申請アプリ ・アプリを作成して、プロセス管理を設定 → ボタン1つで、次の⼈にフローを回せる → 会社に戻らなくても、確認や承認ができる → 次に承認する⼈などの進捗状況がすぐ分かる → すべての申請情報がアプリに蓄積されて検索しやすい 申請者:申請情報をフォームに登録する 承認者:ワンクリックで承認できる
  4. 4. 4 プロセス管理の設定⽅法 kintone の「プロセス管理」機能を使⽤すると、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするための プロセス(ワークフロー)を設定できます。 • プロセス管理の主な⽤途 プロセス管理は、「申請の承認や稟議の決裁を管理する」アプリ(稟議書、交通費申請、休暇申請など) や、「複数のユーザーで作業するタスクを管理する」アプリ(作業タスク管理、クレーム処理など)な どでよく使われます。 • 通知と未処理 ⾃分が対応する申請や作業タスクが登録されると、通知が届きます。「通知のメール通知」を設定して おけば、通知をメールで受け取ることも可能です。 さらに、ポータル上に「未処理」の作業タスク数がアプリごとに表⽰されます。対応しなければならな い作業がいつでも確認できるので、タスク漏れを防ぐこともできます。 ここでは、申請の承認や稟議の決裁を管理する「備品購⼊申請アプリ」に対して、プロセス管理を設定
  5. 5. 5 します。 【プロセスイメージ】 【完成イメージ(設定画⾯)】
  6. 6. 6 • 1. プロセス管理の準備 プロセス管理の設定画⾯を開いて、プロセス管理を有効化しましょう。 ①プロセス管理の設定画⾯を開く 「備品購⼊申請アプリ」の「設定」タブから、「⼀般設定」にある「プロセス管理」をクリックします。 ②プロセス管理を有効化する プロセス管理を使うには、事前にプロセス管理を有効化する必要があります。 「1.有効化」にある「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。 ② ②「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択する ① ①「プロセス管理」をクリックする
  7. 7. 7 • 2. ステータスの設定 ステータスとは、レコードの処理状況です。各レコードに現在のプロセスのステータスが表⽰されるよ うになります。プロセスに必要なステータスを登録しておきましょう。 【プロセスイメージ】 ①ステータスを設定する ここでは、「未申請」「上⻑確認中」「差し戻し」「承認済」のステータスを登録します。 「2.ステータス」に、「未申請」「上⻑確認中」「差し戻し」「承認済」の4つのステータスを設定しま す。 ※あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の 3 つのステータスが設定されています。 ※右側の を押すと、ステータスを追加することができます。 ①ステータスを⼊⼒する ①「+」をクリックして、ステータスの項⽬を追加す
  8. 8. 8 • 3. プロセスの設定について(アクション・作業者) プロセスは、アクション実⾏前のステータス、アクション実⾏後のステータス、アクション名、作業者 の組み合わせで設定します。 アクションとは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。ステータスごとに設定するこ とができます。(例:「上⻑確認中」ステータス→承認する→「承認済」ステータス) アクションを設定すると、レコードにアクションを実⾏するためのボタンが表⽰されます。 ユーザー(作業者)がボタンをクリックすることで、レコードのステータスを変更することができます。 1つのステータスに、複数のアクションを設定することも可能です。 作業者とは、アクションを実⾏することができるユーザーです。こちらもステータスごとに設定します。 アクションのボタンは、作業者の画⾯だけに表⽰されます。 【作業者の画⾯】 【作業者以外の画⾯】 アクションを実⾏するためのボタン(アクションボタン)
  9. 9. 9 • 4. ステータスごとのプロセスの設定 4-1 から 4-3 では、ステータスごとのプロセスを設定していきます。 【プロセス完成図(設定画⾯)】 • 4-1. 「未申請」ステータスのプロセスを設定 作成者が「申請する」アクションを実⾏すると、「上⻑確認中」にステータスが変更されるプロセスを 設定します。 ここがプロセス管理の⼀番のポイントです! 先ほど登録したステータスごとに、「作業者」や「アクション」を 設定していきましょう。
  10. 10. 10 ①作業者を設定する 「未申請」ステータスを変更できる「作業者」を設定します。ここでは「作成者」(レコードを作成し た⼈)を選択します。 ②アクション実⾏後のステータスを選択する アクション実⾏後のステータスを選択します。ここでは「上⻑確認中」を選択します。 ③アクション名を設定する アクションを実⾏するためのアクション名を設定します。ここでは「申請する」と⼊⼒します。 設定したアクション名が、アクションのボタンに表⽰されます。 ②アクション実⾏後のステータスに「上⻑確認中」を選択する ①作業者に「作成者」を選択する ③アクション名に「申請する」と⼊⼒する
  11. 11. 11 「未申請」ステータスのプロセスが完成しました。 【実際の運⽤画⾯イメージ(レコード詳細画⾯)】 • 4-2. 「上⻑確認中」ステータスのプロセスを設定 承認者が「承認する」アクションを実⾏すると「承認済」ステータスに変更され、「差し戻す」アクシ ョンを実⾏すると「差し戻し」ステータスに変更されるプロセスを設定します。 画⾯上部に「申請する」ボタンが表⽰されます
  12. 12. 12 ①作業者を設定する 「上⻑確認中」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは「フィールドから選択」から「承 認者」(「承認者」フィールドに選択されているユーザー)を選択します。 ②アクション実⾏後のステータスを選択する ここでは「差し戻す」と「承認する」の2つのアクションを作成します。 画⾯右側の「+」をクリックしてアクションを追加します。アクションが実⾏された後のステータスに 「差し戻し」と「承認済」を選択します。 ③アクションを追加して、アクション名を設定する アクションを実⾏するためのボタンを設定します。それぞれのアクション名に「差し戻す」、「承認する」 と⼊⼒します。 ①作業者に「承認者」を選択する ②「アクション実⾏後のステータス」を設定する ②「+」をクリックして、アクションを追加する
  13. 13. 13 「上⻑確認中」ステータスのプロセスが完成しました。 【実際の運⽤画⾯イメージ(レコード詳細画⾯)】 ③アクション名に「差し戻す」「承認する」と⼊⼒する 「差し戻す」「承認する」の 2 つのボタンが表⽰されます 今回のように、2 つのアクション(承認する・差し戻す)を設定して、 プロセスの分岐を作成することもできます。 設定していきましょう!
  14. 14. 14 4-3. 「差し戻し」ステータスのプロセスを設定 作成者が「再申請する」アクションを実⾏すると、「上⻑確認中」ステータスに変更されるプロセスを 設定します。 ①プロセスを追加する 「アクション実⾏前のステータス(ここでは「上⻑確認中」)」の「+」をクリックして、プロセスを追 加します。 下に、プロセスが追加されます ①「+」をクリックして、プロセスを追加する 3つ以上のステータスも、下に追加していくことができます。 複雑なプロセスも設定できますね!
  15. 15. 15 ②アクション実⾏前のステータスを選択する 「アクション実⾏前のステータス」を設定します。ここでは、「差し戻し」を選択します。 ③作業者を設定する 「差し戻し」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは、申請した⼈が再申請できるよう に「フィールドから選択」から「作成者」を選択します。 ④アクション実⾏後のステータスを選択する アクションが実⾏された後のステータスを選択します。ここでは「上⻑確認中」を選択します。 ⑤アクション名を設定する アクションを実⾏するためのアクション名を設定します。ここでは「再申請する」と⼊⼒します。 これで、プロセスの設定が完成しました! ④「上⻑確認中」を選択する ②「差し戻し」を選択する ③「作成者」を選択する ⑤「再申請する」と⼊⼒する
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  17. 17. 17 • 5. 設定を保存してアプリを更新 ①設定を保存する 画⾯上部の「保存」をクリックします。 ②アプリの変更を適⽤する 画⾯左上の「アプリを更新」をクリックして、アプリの変更を運⽤環境に適⽤します。 プロセス管理の設定が完成しました。 プロセス管理を設定すると、「(作業者が⾃分)」という⼀覧が作成されます。 ここには、⾃分が作業者(プロセスの作業者)に指定されているレコードの⼀覧が表⽰されます。 ①「保存」をクリックする ②「アプリを更新」をクリックする
  18. 18. 18 | Letʼs Try プロセス管理を使ってみよう! • 申請者の操作 ①レコードを作成して保存 ※「承認者」フィールドに⼊⼒されたユーザーが、「作業者」に設定されるので必ず⼊⼒してください。 ②「申請する」アクションを実⾏ [申請する]をクリックして、作業者を確認し、[実⾏]をクリックする ③「ステータス」が上⻑確認中、「現在の作業者」が「承認者(佐藤 ⼼⼀)」に変更されました。 ②「承認者」フィールドで選んだユーザーが、次の「作業者」になる ①「承認者」を必ず⼊⼒する
  19. 19. 19 • 承認者の操作 ①通知/未処理を確認してクリック ②⾃分が作業者のレコード⼀覧 ⾃分が「作業者」になっているレコード⼀覧が表⽰されます。レコードの詳細画⾯を表⽰します。 ③申請を承認 レコード画⾯上部の「承認する」(アクションボタン)をクリックして、「実⾏」をクリックします。 ②レコードの詳細画⾯を表⽰する ①kintone の通知、もしくは未処理のアプリをクリックする ③「承認する」をクリックして、「実⾏」する
  20. 20. 20 「ステータス」が承認済になりました!
  21. 21. 21 | Tips • 作業者にユーザー・組織を設定する 先ほどの例では、「作業者」を「フィールドから選択」から選択しましたが、「ユーザー/組織/グルー プを追加」を利⽤して、ユーザーや組織・グループを直接選択することも可能です。 [例:必ず代表の⼭⽥さんのチェックが必要] [例:経理部のチェックが必要] • 条件分岐を設定する 「アクションの実⾏条件」を設定すると、フィールドの値によって次のアクションを分岐させることが できます。 [例:合計⾦額が 10 万円以上(要部⻑決裁)と 10 万円以下(上⻑決裁)で分岐させる] 「合計⾦額」で分岐させる
  22. 22. 22 • 作業者が複数いる場合の「ステータス変更ルール」を選択する 複数の作業者がいる場合は、ステータス変更の条件を以下の3つから選択できます。 ・次のユーザーから作業者を選択:作業者が指定したユーザーがアクションを実⾏したら、 ステータスが変更される ・次のユーザー全員:作業者全員がアクションを実⾏したら、ステータスが変更される ・次のユーザーのうち 1 ⼈:作業者のうち誰か 1 ⼈がアクションを実⾏したら、ステータスが 変更される • 通知のレコードタイトルを変更する 届いた通知内容が分かりやすいように、「レコードのタイトル」を設定することができます。 [レコードタイトルの設定⽅法] アプリの設定画⾯ > レコードのタイトル(初期設定ではレコード番号が選択されています) レコードのタイトル
  23. 23. 23 • 「ステータス」「作業者」の項⽬を使う プロセス管理を有効化すると、「ステータス」「作業者」の項⽬が追加されます。 例えば、これを使って、⼀覧画⾯に「ステータス」「作業者」を追加したり、絞り込みの条件に使った りすることが可能です。 [例:⼀覧画⾯に「ステータス」「作業者」を追加] 「ステータス」「作業者」が追加されている
  24. 24. 24 | Sample プロセス管理 活⽤例 • 交通費申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫ 毎⽉の交通費を登録して、承認者に申請できます。 • 旅費精算申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫ 発⽣した旅費・経費・⽇当などをまとめて申請でき、社外からも確認・承認できます。

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