Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

サイボウズ Garoon 機能説明資料

3,762 views

Published on

サイボウズの中堅・大規模向けグループウェア Garoon の機能説明資料です。2018年2月2日更新

Published in: Business
  • Be the first to comment

サイボウズ Garoon 機能説明資料

  1. 1. Copyright © 2018 Cybozu Garoon 機能説明資料 2018年2月2日 サイボウズ株式会社
  2. 2. 本資料について 2Copyright © 2018 Cybozu ▌本資料は Garoon の主な機能についてご説明するものです。 ▌クラウド版 Garoon と、パッケージ版 Garoon 両方についての記載がござ います。ご紹介している機能の中には、クラウド版、パッケージ版のいず れか一方にのみ対応している機能もございます。スライド右上の「クラウ ド」「パッケージ」の表記、または各スライドの注釈をご確認ください。 ▌各機能の詳細については以下をご確認ください。 ▼クラウド版 Garoon マニュアルサイト https://help.cybozu.com/ja/g/index.html ▼パッケージ版 Garoon マニュアルサイト https://help.cybozu.com/ja/g4/guide/index.html
  3. 3. 本文書の取り扱いと商標について 3Copyright © 2018 Cybozu ▌本文書の取り扱いについて この文書内における掲載情報の二次利用においては、ご自身の判断と責任の下に行ってください。 サイボウズ株式会社は、それらの情報をご利用になることにより発生したあらゆる商業的損害・損失を含 め一切の直接的、間接的、特殊的、付随的または結果的損失、損害について責任を負いません。 本文書を一部引用して作成した文書には、次のような当社の著作権表示文を記載してください。 「この文書は、サイボウズ株式会社による『Garoon 機能説明資料』を一部引用しています。」 また、本ファイルに編集を加えて二次利用する場合には、次のように修正箇所と修正者を明記してくださ い。「本ファイルの(修正箇所)は、(修正者)が編集しました。」 ▌商標について 記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含ま れていることがあります。個別の商標・著作物に関する注記については、弊社のWebサイトを参照してく ださい。 http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html
  4. 4. Copyright © 2018 Cybozu 4 目次 • デザイン p.98 • 電話メモ p.99 • アドレス帳 p.101 • メモ p.104 • ToDoリスト p.106 • 外国語・タイムゾーン p.107 • 通知一覧 p.109 • お気に入り p.111 • リンク集 p.112 • RSSリーダー p.114 • 在席確認 p.116 12. オプション機能 • kintone連携 p.129 13. 動作環境 • クラウド版「Garoon」 p.144 • パッケージ版「Garoon」 p.145 1. ポータル p.6 2. スケジュール p.12 3. メール p.27 4. メッセージ p.33 5. 掲示板 p.40 6. スペース p.47 7. ファイル管理 p.58 8. ワークフロー p.65 9. マルチレポート p.76 10. スマートフォン・モバイル p.81 11. その他の機能 • タイムカード p.117 • リマインダー p.119 • 全文検索 p.120 • ネット連携サービス p.123 • 連携API JavaScript/CSSカスタマイズ p.124
  5. 5. Copyright © 2018 Cybozu 機能一覧 基本アプリケーション サービスライセンスに含まれるアプリケーション 5 ポータル 用途に応じた多彩 な社内ポータルを 作成できます スペース 部門横断で使え る電子会議室で す スケジュール 個人やチームの の予定を登録・ 共有できます 施設予約 会議室や備品の 予約管理ができ ます メッセージ メールアドレスな しで使える社内 メッセージです 掲示板 全社通達に便利な の掲示板、予約投 稿も可能です ファイル管理 社内のファイルの 共有、バージョン 管理ができます メモ 備忘録や下書き用 などに便利な自分 用のメモ帳です 電話メモ 他のユーザー宛に 伝言メモを残すこ とができます ToDoリスト タスクの締め切り と重要度を設定で きます アドレス帳 自分用と組織用 のアドレス帳を 作成できます メール サーバーを登録し て利用するWEB メーラーです 通知一覧 新着/更新通知 をアプリケー ション横断して 確認できます ワークフロー 申請フォームを 自由に作成。申請業 務が電子化できます マルチレポート 議事録や報告書の 作成と共有が簡単 にできます お気に入り よくアクセスする ファイルやスレッ ドを登録できます 全文検索 「Garoon」内の 情報をファイルの 中身も含めて横断 的に検索できます リンク集 よく使うWEBサ イトのURL登録 できます RSS リーダー よく見るwebサ イトのRSSを登 録できます 在席確認 ログイン状態 から在籍状況 を表示します タイムカード 「Garoon」への ログイン/ログオ フ時間を記録でき ます スマートフォン スマホ用ビュー とアプリを利用で きます リマインダー 予定や通知をデ スクトップ上に ポップアップで お知らせします カスタマイズ 他システムとの連 携などのカスタマ イズが可能です ケータイ フィーチャー・ フォン用のビュー を利用できます
  6. 6. Copyright © 2018 Cybozu 1. ポータル 6
  7. 7. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」のトップ画面を「ポータル」といい、自由にカスタマイズができま す。よく使うアプリケーションや機能を1つの画面に集約することで、業務の効 率化や情報共有を支援します。 ポータル 7 よく見る情報を1つの画面に集約する ことで、業務を効率化できます。
  8. 8. Copyright © 2018 Cybozu ポータル内に配置するパーツを「ポートレット」と呼びます。ポートレットのレ イアウトはドラッグ&ドロップでえます。データが入った状態で設計できるので、 本番での表示をイメージしながら作成できます。また「お知らせ」ポートレット では背景の色を指定できます。 ポータル 「お知らせ」ポートレットでは 背景の設定が行えます。 ポータルのレイアウトを指定できます。 8 ドラッグ&ドロップで、 ポートレットを配置できます。 管理機能 管理機能 管理機能
  9. 9. Copyright © 2018 Cybozu 自分宛の更新通知と企業内の情報を一画面に集約することができます。またポータ ル単位でアクセス権を設定できるので、閲覧範囲を限定した情報発信も可能です。 ポータル 自分宛の更新情報だ けが通知される「最 新情報」で効率の良 い活用を支援。 9 クラウド型Webデータベース「kintone」で作成したグラ フや表を、「Garoon」のポータルに表示できます。データ をクリックすると、ドリルダウンしたデータ詳細を確認で きます。
  10. 10. Copyright © 2018 Cybozu 全社連絡ポータル、業務ポータル、売上情報ポータルなど、様々な切り口で 社内ポータルを簡単に作成することができます。 ポータル 全社連絡ポータル ログイン後、最初に表示するポータルページを設定でき、 重要なお知らせなど、必ず見せたい情報をユーザーに表示 することができます。 業務ポータル HTMLポートレットで、利用者によりわかりやすいポータ ルを作成できます。 売上情報ポータル HTML、PHPポートレットを活用し、基幹システムからの データを自動的にグラフ化して、ポータルに表示。全社や 部全体で売上の進捗状況を共有できます。 他システムとの連携ポータル 業務に必要な既存の他システムをポータルに集約すること で、ユーザーの利便性が向上します。 10
  11. 11. Copyright © 2018 Cybozu HTMLやPHPを使って独自のポートレットを作成※1 HTMLタグやPHPコードを直接入力し、目的に応じたポートレットを作成することもできます。 関係者を選んで公開 ポータルごとに「アクセス権」を設定して、ポータルの公開先を限定できます。 運用管理権限の委譲 ポータルごとに「運用管理者」を設定して、組織やプロジェクトなどの管理者に、ポータルの管理を委任できます。 ポータル(その他の管理機能) 11※1 PHPポートレットはパッケージ版のみに対応した機能です。
  12. 12. Copyright © 2018 Cybozu 2. スケジュール 12
  13. 13. Copyright © 2018 Cybozu スケジュール・施設予約 13 チームでの予定共有を重視したグループスケジューラーです。組織やユーザーの 予定の登録や管理、施設の予約などができます。「日」「週」表示画面※1では、 複数のユーザーや施設の予定を重ねて表示できるので予定調整がスムーズです。 日表示 / 週表示 画面で、最大20 までのユーザー / 施設 / 組織の予定を、同時に表示できます。 部署などの組織の他、プロジェクト単位のメン バーや、定例会議でよく使用する会議室などの 施設を、予めMy グループに登録することで、 予定を重ねて表示させることができます。 表示するユーザー / 施設 / 組織を追加した い場合は、入力途中でも自動的に表示され るインクリメンタルサーチを使用できます。 ※1 上記のキャプチャは「週」表示です。
  14. 14. Copyright © 2018 Cybozu 「日」表示画面、「週」表示画面共に「日 / 週送りメニュー」を搭載しています。 週表示画面では上下に「日付欄」があるので上下にスクロールしても見やすく なっています。 スケジュール・施設予約 「日」表示画面 「週」表示画面 14 「日 / 週送りメニュー」 「日付欄」 「日付欄」
  15. 15. Copyright © 2018 Cybozu 「週」表示では予定を入れたい時間をマウスでドラッグすると、表示している ユーザー / 施設 / 組織とドラッグした時間が予め指定された状態で、簡易登録 画面がポップアップします。※1 スケジュール・施設予約 空き時間をマウスでドラッ グすると、簡易登録画面が ポップアップします。 15
  16. 16. Copyright © 2018 Cybozu 個人週 / 個人日予定をドラッグ&ドロップで変更でき、予定の変更や時間の延長 をマウス操作で手軽に行うことができます。またタイムゾーン対応により、海外 メンバーとの予定調整でも、時差を意識せず空き時間を探すことができます。 スケジュール・施設予約 個人週 / 個人日予定をドラッグ&ドロップで 変更できます。 16 タイムゾーンや拠点が異なるメンバーの予定もひと目 で空き時間と現地時間を確認できるので、予定調整の 手間を省くことができます。
  17. 17. Copyright © 2018 Cybozu 自分のスケジュールから、他のユーザーの予定と施設を一度の登録操作で予約で きます。予定の閲覧権限や編集権限は、人 / 組織 / ロール単位でのアクセス権設 定が可能です。 スケジュール・施設予約 予約登録時にメンバーや 会議室の空き時間を確認 した上で、予定を調整で きます。グレーアウトで 稼働時間も一目瞭然。 マウス操作で会議室も含めてス ムーズに登録できます。 登録画面から、ファイルを 添付できます。会議で使う 資料をあらかじめ、メン バーに共有することができ ます。 予定にコメントを書き込んで、 予定に関するやり取りやスケジ ュールの調整などができます。 17
  18. 18. Copyright © 2018 Cybozu 参加メンバーの多い共有スケジュールを登録する際は、「予定調整機能」を使う と空き時間を自動で抽出し、調整のコストを下げることができます。 スケジュール・施設予約 条件入力 18 検索結果 参加者や利用したい施設、候補日時 など検索条件を入力します。 条件に合った候補日時が表示 され、選択して予定を登録す ることができます。
  19. 19. Copyright © 2018 Cybozu 予定登録時に該当予定の参加者に対して「出欠」アンケートが設置できます。E メールによる予定調整が不要になり、スケジュール上で出欠確認を完結できます。 スケジュール・施設予約 出欠人数を簡単に把握することができます。 出欠状況と、欠席理由などを把握できます。 参加者は予定に対し、「出席」「欠席」を回答します。 19
  20. 20. Copyright © 2018 Cybozu 施設を予約するときに、承認フローを設ける利用申請機能を搭載しています。会 議室や社用車など数の限られた施設を、利用目的を明確にし、適切かつ効率的に 管理できます。 スケジュール・施設予約 承認の必要な施設を選択すると、施設の利用目的 の記入欄が表示されます。施設の利用目的を記入 して予定を登録します。 スケジュール登録画面 施設の利用申請画面 処理者はコメントをつけて利用申請の承認 / 却下を決定し ます。 20
  21. 21. Copyright © 2018 Cybozu 予定の詳細画面から、「日」「週」表示に遷移できます。参加者 / 施設を編集し たいときなどに、まとめて確認することができます。 スケジュール・施設予約 予定の詳細画面 日表示画面 週表示画面 21
  22. 22. Copyright © 2018 Cybozu スケジュールを色分けすることができるので、例えば、会議の予定は青、外出は ピンク、出張はオレンジ、というように色分けして予定を表示することで、より スケジュールが見やすくなります。 スケジュール・施設予約 予定メニューの色は、8色の中から選択する ことができます。 22 管理機能 予定の種類に応じて 色分けすることができます。
  23. 23. Copyright © 2018 Cybozu システム管理画面でで、予定の登録時の公開先を「公開」「非公開」「公開先を 設定する」の中から、いずれかを初期値として設定することができます。また 「公開先」に指定したユーザーへの通知有無も設定できます。 スケジュール・施設予約 23 初期値であるため、予定登 録時に登録者自身で変更も 可能です。 コメントの書き込みなどで 予定が更新された時、公開 先のユーザーに通知しない ように、設定することがで きます。 ※1 管理機能
  24. 24. Copyright © 2018 Cybozu 予定の公開先の初期値を「個人設定」から設定することができます。※1 スケジュール・施設予約 「ユーザー」「組織」「ロール」の 中から選択することができ、システ ム管理で予め設定されている初期値 も、変更することが可能です。 24※1 ユーザーに対して、公開先に組織 / ロールの指定を許可するか否かを、システム管理で予め決めることができます。
  25. 25. Copyright © 2018 Cybozu 特定のユーザーだけに予定を公開 非公開のスケジュールを、指定したユーザーだけに公開できます。 予定にファイルを添付 予定にファイルを添付できます。会議で使うファイルや訪問先の資料などを共有できます。 予定の更新通知をメールで受信 自分が参加者に設定された予定の登録や更新の通知を、メールで受け取ることができます。 予定を印刷 個別の予定の詳細、1週間の予定、または1カ月の予定を印刷できます。 スケジュールをファイルに出力 予定の詳細をCSVファイルやiCalendarファイルに書き出して、ほかのシステムに読み込めます。 スケジュール・施設予約 (その他のユーザー機能) 25
  26. 26. Copyright © 2018 Cybozu 関係者を選んで公開 組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに予定を公開できます。 組織のスケジュールに対応 組織を指定して予定を登録できます。 施設の状況に応じた施設予約の設定 施設の状況に応じて、施設を予約できる期間や、1つの予定で施設を何時間まで予約できるかなどを、設定できます。 施設を予約する時の入力項目をカスタマイズ 「施設予約情報の項目」を設定すると、施設を予約したユーザーの部署や内線番号など、 施設を予約する時の入力項目を追加できます。 管理権限の委譲 施設をグループに分類し、グループごとに「運用管理者」を設定して、施設の管理を運用管理者に委任できます。 「施設の利用申請」機能を使用すると、運用管理者は管理する施設の利用申請を承認、または却下できます。 26 スケジュール・施設予約 (その他の管理機能)
  27. 27. Copyright © 2018 Cybozu 3. メール 27
  28. 28. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」に標準搭載されたWebメーラーです。Web型でクライアントに 依存せず、自身のアカウントでログインし、メールデータが参照できます。 また、3ペインビューやマルチアカウントにも対応しています。 メール 3ペインの メールビュー メール作成画面 右の画面に、選択したメールの画面が表示されます。また、受信した メールをメッセージに転送し、社外との連絡を、社内にもすばやく共有 できます。 メール作成画面は別画面で立ち上がり ます。 28
  29. 29. Copyright © 2018 Cybozu メールはドラッグ&ドロップでフォルダ移動できるため、例えば案件別、取引先別 に整理することも可能です。また、未読・既読だけでなく、「未処理」「要送信」 「処理済」などのステータスを設定できるため、メールの処理漏れを防ぐことが出 来ます。 メール 29 ドラッグアンドドロップでフォルダにメールを 移動できます。 「未処理」「要送信」などのステータスをメールに設 定し、メールの処理漏れを防ぎます。メールの振り分 け条件による保存と同時に、自動的にステータスが選 択されるように設定することもできます。
  30. 30. Copyright © 2018 Cybozu 宛先のインクリメンタルサーチやドラッグ&ドロップ操作で宛先を“TO”から“CC” に移動できるなど便利な機能が備わっています。また自動転送機能により、例えば 休暇中に受信したメールを他のアドレスに転送する、などの運用が可能です。 メール 30 インクリメンタルサーチにより、宛先 の一部を入力すると候補が自動的に表 示されます。 メールの自動転送機能を搭載しています。特定のお客様から送 られてきたメールを上長にも転送する、長期休暇中のメールを 別のアドレスに転送する、などの運用が可能です。 宛先の“To”から“Cc”への移動や、順番変更はマウスのドラッグ &ドロップで実行できます。
  31. 31. Copyright © 2018 Cybozu HTMLメールの送受信や、書式編集を使ったメールの作成が可能 文字の大きさ、太さ、背景の色などを変更したり、画像を挿入したりできます。 重要なメールの開封状況を確認 「開封確認メール」を使えば、相手がメールを開封したかどうかを確認できます。 未読のメールの絞り込み表示や、既読のメールを未読に戻すことが可能 未読のメールだけを絞り込んで表示したり、既読のメールを未読に戻したりできます。読み直す必要があるメールを、 すばやく区別できます。 多様な言語、文字コードに対応 ユニコード(UTF-8)、日本語(シフトJIS)、日本語(JIS)、日本語(EUC)、ASCII、Latin1(ISO-8859-1)、簡体字中 国語(GB2312)、タイ語(TIS-620)に対応しています。 メール (その他のユーザー機能) 31
  32. 32. Copyright © 2018 Cybozu メールサイズの上限値を設定可能 ユーザーが保存できるメールの総サイズや、送受信できるメールサイズの上限を設定できます。 TLS認証対応 TLS認証が必須のMicrosoft Office 365をメールサーバーとして使用できます。 ユーザーが変更可能な設定を制限 メールアカウントの変更や受信メールサーバーにメールを残すかどうかなど、ユーザーが変更可能な設定を制限できま す。 メール (その他の管理機能) 32
  33. 33. Copyright © 2018 Cybozu 4. メッセージ 33
  34. 34. Copyright © 2018 Cybozu 特定の社内のメンバーとやり取りが可能な社内コミュニケーションツールです。 社内コミュニケーションをメールからメッセージに変更することで、メール確認 の煩雑さを解消したり、データサイズを圧縮する効果があります。さらに、メー ル⇔メッセージ双方で転送機能により、社内外の情報連携もスムーズです。 メッセージ タイトルで、どの話題に関するやりとりなのかが一目瞭然。 情報を整理することができます。 議題に関するやりとりを時系列で見ることが可能。途中から追 加されたメンバーも集約された情報を閲覧できます。 閲覧状況の確認ができ、未確認となっている ユーザーがひと目でわかるので、必要な情報 をもれなく伝えることができます。 34
  35. 35. Copyright © 2018 Cybozu 「メッセージ」には複数の宛先を登録出来ます。また「メッセージ」本文やコメ ントにファイルを添付することができるので、「メッセージ」内でファイルを共 有しながら議論を進めることが可能です。 メッセージ ユーザー情報に登録されたログイン名、よみなどで ユーザーを検索し、宛先に設定できます。 35 本文やコメントに、ファイルを添付できます。メッセー ジに添付されたすべてのファイルを一覧で表示すること もできます。
  36. 36. Copyright © 2018 Cybozu フォルダ分け機能により、「メッセージ」を部署ごとやチームごとに整理できま す。また、宛先に登録されたユーザーの閲覧状況を確認することが出来ます。 メッセージ 36 フォルダを設定し、メッセージを整理できます。ドラッ グアンドドロップでメッセージを別のフォルダに移動で きます。 宛先のユーザーがメッセージを閲覧したかどうかを確認 できます。
  37. 37. Copyright © 2018 Cybozu 本文やコメントの書き込みに対してクリック1つで反応できる、リアクション機能 を搭載しています。使用の有無は、システム設定で変更することができます。※1 メッセージ システム管理で、掲示板でのリアクション機 能の利用を許可するかどうかを設定できます。 「いいね!」の文言は、システム管理で 変更することができます。 ※変更後の文言は、リアクション機能が利用できる、ス ペース、掲示板、メッセージ、すべてのアプリに反映され ます。 37 管理機能 管理機能
  38. 38. Copyright © 2018 Cybozu ユーザーが作成したメッセージを閲覧可能 システム管理者は、監査のために、自分が宛先に含まれないメッセージも閲覧できます。 閲覧状況確認機能を設定 ユーザーがメッセージを開封した日時を、自動で記録するか、手動で記録するかを設定できます。 メッセージ (その他の管理機能) 38
  39. 39. Copyright © 2018 Cybozu メッセージ(活用例・メリット) 個人宛の連絡に使う • 健康診断の案内 • 年末調整の案内 • 社員同士の連絡 データ容量を節約する 宛先のユーザーが1つの添付ファイルを 参照するため、データ容量の節約に効 果的です。 39
  40. 40. Copyright © 2018 Cybozu 5. 掲示板 40
  41. 41. Copyright © 2018 Cybozu ユーザーに社内の連絡事項を伝えるためのアプリケーションです。 部署や組織ごとにカテゴリを作成し、業務連絡を対象者に通達します。アクセス 権を設定することにより、情報を伝える範囲を特定の部署や組織に限定できます。 また、掲示期間の設定や閲覧状況の確認もできます。 掲示板 カテゴリごとにアクセス権を設定し、掲 示を作成することができます。 写真のサムネイル表示や、書式編集による Excel表の貼り付けにも対応しています。 41
  42. 42. Copyright © 2018 Cybozu 閲覧状況の確認機能や、公開の開始・終了日時設定機能が搭載されているため、 適切なタイミングで、ユーザーに確実に情報を届けることができます。 掲示板 42 「閲覧状況」を使用して、 だれが、いつ、掲示を閲覧 したのかを確認できます。 「書式編集」を使って、文字の大きさや色な どを設定できます。Excelファイルの表もコ ピーして貼り付けられます。 ※表の貼り付けは動作保証されていないため正しく表示でき ない場合があります。 コメントを使ってユーザー 同士でやり取りできます。 コメントの書き込みを禁止 することもできます。 掲示期間を事前に設定することができ るので、事前に本文を作成しておき、 指定した日時に自動的に掲示すること ができます。
  43. 43. Copyright © 2018 Cybozu 本文やコメントの書き込みに対してクリック1つで反応できる、リアクション機能 を搭載しています。使用の有無は、システム設定で変更することができます。※1 掲示板 43 システム管理で、掲示板でのリアクション機 能の利用を許可するかどうかを設定できます。 「いいね!」の文言は、システム管理で 変更することができます。 ※変更後の文言は、リアクション機能が利用できる、スペー ス、掲示板、メッセージ、すべてのアプリに反映されます。 管理機能 管理機能 リアクション機能 リアクション機能
  44. 44. Copyright © 2018 Cybozu 掲示の差出人の直接入力 および掲示の作成もしくは変更時に、 差出人以外に変更 / 削除権限を持つユーザーを設定できます。 ※1 掲示板 差出人の直接入力が許可されて いると、ユーザー名ではなく、 組織名やプロジェクト名などの 任意の名称で掲示を作成するこ とができます。 変更 / 削除権限を複数 人設定することで、組織 や単位で掲示を運用する ことができます。 ※1 44
  45. 45. Copyright © 2018 Cybozu 掲示板 閲覧権限、通知先として設定されている組織やユーザーの一覧を確認することが できます。この掲示は誰が見ることができるのか、誰に通知されるのかをユー ザー自身で確認できます。 閲覧権限と通知先確認機能の使用有無は、シス テム設定で変更することができます。 45 掲示ごと、またはカテゴリごとに「閲覧権限」「通知先」を確認 することができます。 またカテゴリごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を 運用管理者に委任できます。 管理機能
  46. 46. Copyright © 2018 Cybozu 掲示板(活用例) 全社員で使う • 社内規則の通達 • 全社連絡 部署やグループ で使う • 売上速報 • 社内サークルの活動告知 期間限定で使う • 訃報 • 災害時連絡 46
  47. 47. Copyright © 2018 Cybozu 6. スペース 47
  48. 48. Copyright © 2018 Cybozu 組織を横断したメンバーで、プロジェクトを推進できるアプリケーションです。 コミュニケーション、ToDo、ファイルをひとつに集約し「誰が、いつ、何をする か」を明確にします。業務アプリ開発基盤である「kintone」とも連携可能。 グループウェア上にプロジェクト推進のノウハウを蓄積できます。 スペース 共有ToDoでは、担当者ごとに、共有ToDoの件数や 進捗状況が一覧で確認できます。 「kintone」のデータを表示させることも可能です。 メンバーの設定は、ユーザーだけ でなく「組織」や「ロール」も選 択することができます。 スペースに管理者を設定 したり、再利用をするこ ともできます。 48
  49. 49. Copyright © 2018 Cybozu 本文やコメントに対して、クリック一つで反応できるリアクション機能を搭載し ています。また、自分がメンバーになっていない公開スペースをフォローするこ とで、通知を受けとり情報取集することができます。これらの機能を活用するこ とで、インタラクティブなプロジェクト進行をさらに支援します。 スペース リアクションの数やリアクションをくれた人が確 認できます。表示する文言は、「いいね!」「了 解です」「確認しました」など企業ごとに設定す ることができます。 ※1 49 参加したスペースへは、ヘッダーの 「Myスペース」からアクセスできます。 仕事の参考になりそうなスペースをフォローするこ とで、効率よく情報収集できます。
  50. 50. Copyright © 2018 Cybozu 議題ごとに「ディスカッション」を作成しコミュニケーションできます。「デ ィスカッション」はフォルダ機能※1を使い、日付別 / 案件別 など細かく整理す ることができます。また、作成した「ディスカッション」は、別の「スペース 」に移動することも可能です。 スペース 議題ごとにディスカッションを作成します。またフォルダ は、スペースの管理者のみが作成でき、並び順も指定する ことができます。 50 作成したディスカッションは、スペース間の移動や、 同一スペース内でのフォルダの移動が可能です。
  51. 51. Copyright © 2018 Cybozu 各スペースに管理者を設定できます。管理者を限定することで、スペースメン バーが間違った操作をしてしまうリスクを防ぐことができます。また、作成し た「スペース」の再利用も可能です。過去のプロジェクトと類似したプロジェ クトの「スペース」を作りたいときに、手間を掛けずに「スペース」を作成で きます。 スペース 「スペースの再利用」画面 51 管理者は、メンバーの変更、コ メントの削除、ディスカッショ ンの削除、スペースの削除 の 権限を持ちます。 過去に作成したスペースのス ペース名やメンバー、ディス カッションなどを引き継いで、 新しいスペースを作ることがで きます。
  52. 52. Copyright © 2018 Cybozu 「スペース」に登録した共有ToDoの一覧を、ポータル上に表示することができ るようになりました。担当となっているToDoや依頼しているToDoを確認でき るので、チームで抱えているタスクの見落としを防ぎます。 スペース スペース スペースに登録された共有ToDoを、自分 の担当分と、他のメンバー担当分とに分 けて、ポータルで確認することができま す。 52 ポータル
  53. 53. Copyright © 2018 Cybozu スペースのディスカッションのコメント欄でメンション機能(宛先指定)が利 用できます。 ※1 スペース 53 モバイルビューでも利 用可能です。 宛先は、組織、ロール、個人の指定が可能です。 組織、ロール、はどのユーザーが 所属しているかをクリックで確認 できます。 ※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。
  54. 54. Copyright © 2018 Cybozu スペース管理者は、スペースの使用期限を設定できます。 ※1 使用期限の30日 前からは、該当スペースに警告メッセージを表示します。期限切れのスペース は「使用期限切れ」に分類され、スペース管理者はスペースの削除または使用 期限の延長を実行できます。長期間使われないスペースが一目で分かるため、 データ整理、ディスク容量の確保に役立ちます。 スペース 54※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 使用期限切れは別に分類されます。また、各ス ペースの使用期限は一覧で確認できます。 スペース管理者は「使用期限の変更」または 「削除」を実行できます。「削除」しない限り は、使用期限切れであっても中のデータはその まま残ります。「使用期限の変更」で期限を延 長すると、それまで通り該当のスペースをご利 用頂けます。 使用期限の初期値は、システム管理画面で設定が 可能です。
  55. 55. Copyright © 2018 Cybozu 限定したメンバーに情報を公開可能 スペースを「非公開」に設定すると、準備段階のプロジェクトや機密情報など、メンバー以外に閲覧されたくない情 報を非公開にできます。 スペースごとの管理者を設定可能 スペースごとに管理者を設定して、スペースの管理を管理者に委任できます。 スペース (その他の管理機能) 55
  56. 56. Copyright © 2018 Cybozu スペース (活用例) 部署を横断して使う • 新製品の開発 • 採用計画 拠点を横断して使う • 海外拠点との連絡 • 全社イベント準備 期間限定で使う • 新店舗出店準備 • イベント出展準備 56
  57. 57. Copyright © 2018 Cybozu ▌ スペースの活用例 掲示板・メッセージ・スペースの使い分け(例) 掲示板 メッセージ スペース カテゴリごとに広く情報を公 開できます。全社や組織・拠 点単位への一斉連絡に適して います。 宛先を個人単位で指定して送 信できます。個人宛や特定メ ンバー間での継続的なやり取 りに適しています。 複数部署にまたがるプロジェ クトの管理などに適していま す。メンバーで必要な情報を 集約できます。 活用例  全社へのお知らせに  部署や拠点ごとの周知事項の共 有に  社長のメッセージの全社配信に 活用例  個人同士で2人のメッセージを 作り、上司との相談・連絡に  単発の案件トラブルに対する相 談や対応策の検討に 活用例  イベント出展で各部関係者での 情報共有に  商品開発において、企画段階か ら開発中の関係者のやりとりに 57
  58. 58. Copyright © 2018 Cybozu 7. ファイル管理 58
  59. 59. Copyright © 2018 Cybozu 社内で共有するファイル(規定集や図面データなど)の共有や、バージョン管理 などを行うアプリケーションです。フォルダに対し通知を設定すると、フォルダ 内のファイルが追加/変更された際、ユーザーに通知されます。常に最新ファイル を社内で共有できます。 ファイル管理 「まとめてダウンロードする」ボタンをク リックすると一括でダウンロードができ、 選択したファイルをzip形式に圧縮した状態 で一括ダウンロードすることもできます。 バージョン管理で指定した世代まで遡って ファイルを閲覧することができます。 また、誤ってファイルを更新した場合に古 いファイルを最新に戻すこともできます。 59
  60. 60. Copyright © 2018 Cybozu 編集中のファイルには「ロック」が設定され、ほかのユーザーがファイルを更新 できなくなります。これにより、ファイル更新の衝突を防止します。 ファイル管理 ファイルはドラッグアンドドロップで簡単に追加できます。 ※バージョン9以前のInternet Explorerではこの機能は使用できません。 60
  61. 61. Copyright © 2018 Cybozu 複数のファイルの一括追加、一括ダウンロード 1つのフォルダに複数のファイルを一括追加したり、フォルダー内のすべてのファイルをzip形式でまとめてダウンロー ドしたりできます。 削除したファイルも復旧可能 削除したファイルも、一定期間内であれば、ごみ箱から元に戻せます。この機能を使用するには、システム管理者が 「ファイルの復旧可能期間」を設定する必要があります。 ファイルの表示順の初期値を指定可能 フォルダーごとに、ファイルの表示順の初期値を、次の項目の昇順または降順で指定できます。 ・タイトル ・ファイル名 ・更新日時 ファイル管理 (その他のユーザー機能) 61
  62. 62. Copyright © 2018 Cybozu 関係者を選んで公開 組織、ロールまたはユーザーの単位で「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけにフォルダーを公開できます。 アクセス権や更新通知の設定をかんたんに反映 フォルダーに設定したアクセス権や更新通知の設定を、ほかのフォルダーにコピーできます。 運用管理権限の委譲 フォルダーごとに「運用管理者」を設定すると、掲示の管理を運用管理者に委任できます。 データ使用量をすばやく確認 フォルダーごとに、データ使用量を確認できます。 削除したファイルも復旧可能 復旧期間内であれば、削除されたファイルを元に戻せます。「復旧可能期間」は最大で10日です。 ファイル管理 (その他の管理機能) 62
  63. 63. Copyright © 2018 Cybozu ファイルの更新をユーザーに強制的に通知 ファイルの追加や更新などを、ユーザーに強制的に通知できます。 ダウンロードファイルのサイズを制限して、サーバーの高負荷を防止 ユーザーがダウンロードするファイルの、サイズの上限値を設定できます。 ファイル管理 (その他の管理機能) 63
  64. 64. Copyright © 2018 Cybozu ファイル管理 (活用例) 文書のひな型を 共有する • 稟議書のフォーマット • 見積書のフォーマット 資料を共有する • プレゼンテーション資料 • 設計図面 規定文書を保管する • 決算書 • 就業規定 64
  65. 65. Copyright © 2018 Cybozu 8. ワークフロー 65
  66. 66. Copyright © 2018 Cybozu ワークフローは、日々の業務で頻繁に利用する経費の処理から稟議書の申請、内部 統制まで対応します。Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成でき、業 務プロセスに沿った柔軟なフォームを設計できます。申請の処理状況がPC、モバ イルからも確認できるので、ビジネスを滞らせることなく、迅速な意思決定ができ ます。 ワークフロー ①作成・申請 ⓶通知・確認 ③承認 66 拡大
  67. 67. Copyright © 2018 Cybozu 社内の業務で活躍するワークフローとして必要な機能を揃えています。 ワークフロー 代理申請・代理承認機能 経路設定・経路の自動分岐 申請の差し戻し 出張や長期休暇の時に、承認経路を変更しなくても、申 請が滞らないように代理人が処理することができます。 申請データに修正が必要な場合、申請者や前承認者に申 請データを差し戻すことができます。 ロール単位で承認経路を設定できるため、人事異動が あっても自動的に所属部署の上長が設定されます。また、 条件による申請経路の自動変更も設定できます。 67
  68. 68. Copyright © 2018 Cybozu 申請者はが「優先度」を設定することにより、承認者は優先度に応じて処理するこ とができます。「承認者」とは別に「回覧経路」を設定することにより、関係者へ の連携も同時に行うことができます。 ワークフロー 68 申請者は、「優先度」に「至急」を 設定すると優先度の高い申請がひと 目で判別できます。 「回覧経路」を設定すると、申請の情報を特定のユー ザーに共有できます。 却下せず、コメントを付けて差し戻せます。申請者は差 し戻された申請を再利用できます。 承認者は、「承認予定一覧」画面で、自分の承認が必要 な申請の一覧と処理状況を確認できます。
  69. 69. Copyright © 2018 Cybozu ワークフローが承認されると、申請者のスケジュールに予定を自動登録するように 設定することもできます。出張や有給休暇など、改めてスケジュールに登録する手 間を省くことができ、共有漏れを防ぎます。 ワークフロー 69
  70. 70. Copyright © 2018 Cybozu ワークフロー JavaScript APIを提供しているため、ワークフロー申請画面のカスタマイズや、 「kintone」など他システムとの連携、「Garoon」の他のアプリケーションとの連 携などが可能です。(詳細は「12.オプション機能」の章を参照) 住所変更ワークフロー 社員名簿アプリ 「kintone」のアプリから必要な項目を読み出し、 「Garoon」のワークフローに転記します。 70
  71. 71. Copyright © 2018 Cybozu 承認経路の経路ステップごとに、項目に対するアクセス権を設定できます。 項目ごとに、どの経路ステップで、誰に閲覧や編集を許可するかを設定すること ができます。 ワークフロー 以下の項目に、アクセス権を設定することができます。 ・文字列(1 行) ・文字列(複数行) ・数値 ・日付 ・ファイル ※ 自動計算項目にはアクセス権を設定できません。 71 管理機能
  72. 72. Copyright © 2018 Cybozu 代理承認や代理申請が可能 申請者や処理者のユーザーが不在の場合に、代理人が申請を提出したり、承認したりできます。 初期値を利用して、処理者の入力を省略 申請を承認するユーザーが固定されている場合、「申請経路の初期値」が設定されていると、申請時に処理者を入力す る手間を省略できます。 往訪先までの路線ルートや金額をかんたんに入力 「路線ナビ連携」で、往訪先までの路線ルートや交通費を検索し、かんたんに申請に入力できます。交通費申請に便利 です。 携帯電話やスマートフォンでも申請の承認や確認が可能 携帯電話用画面やスマートフォン画面、スマートフォン用アプリ「KUNAI」を使って、外出先でも申請を処理できます。 自分が関係する申請の通知をメールで受信 自分が提出した申請が承認されたり、自分の承認が必要になった場合に、メールで通知を受信できます。 ワークフロー(その他のユーザー機能) 72
  73. 73. Copyright © 2018 Cybozu 申請や稟議のフォームをスムーズに作成 「文字列」「日付」など、標準搭載された項目を組み合わせて、申請フォームを作成できます。 処理が完了した申請を公開可能 「申請データの公開設定」で、処理が完了した申請を関係者以外に公開するかどうかを設定できます。 管理の負担を軽減 「運用管理者」を設定して、申請フォームや申請データなどの管理を運用管理者に委任できます。 ユーザーを指定して使用可能な申請フォームを制限 申請フォームを分類するカテゴリーごとに「アクセス権」を設定すると、ユーザーが使用できる申請フォームの種類を 制限できます。 申請ごとの申請番号が設定可能 「申請番号」を設定すると、申請ごとに一意の申請番号が付与され、同じ標題の申請でも区別できます。管理者が申請 番号の書式を指定することもできます。 ワークフロー (その他の管理機能) 73
  74. 74. Copyright © 2018 Cybozu 多様なサンプルフォーム 「仮払申請」や「物品購入申請」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカスタ マイズして、自社の運用に合った申請フォームをかんたんに作成できます。 項目の値に応じて、申請の処理経路を自動的に変更 「経路分岐」を設定すると、申請者が項目に入力した値に応じて、申請を承認するユーザーが自動的に変更されます。 複数の申請フォームで申請経路を共有 「共有経路」を設定すると、複数の申請フォームで、同じ処理者をかんたんに設定できます。 CSVファイルで申請を管理 申請者が提出した申請を、CSVファイルに書き出して保存できます。 ワークフロー(その他の管理機能) 74
  75. 75. Copyright © 2018 Cybozu ワークフロー(活用例) 経費を精算する • 出張申請 • 交通費精算 稟議を決裁する • 採用稟議 • 購入稟議 届書を提出する • 結婚届 • 住所変更届 75
  76. 76. Copyright © 2018 Cybozu 9. マルチレポート 76
  77. 77. Copyright © 2018 Cybozu 議事録や報告書など、業務に必要なレポートを作成し、提出するためのアプリ ケーションです。 マルチレポート 77 自分が参加した予定にレポートを関連付けられます。会 議の議事録や出張の報告書などを、予定の詳細画面から 簡単に作成したり、閲覧したりできます。 共有アドレス帳のアドレスにレポートを関連付けら れます。往訪の報告書や問い合わせ対応の記録など を、共有アドレス帳から簡単に閲覧できます。
  78. 78. Copyright © 2018 Cybozu 印刷して報告書として提出可能 レポートに入力した内容を印刷して、報告書として提出できます。 CSVファイルでレポートを管理 マルチレポートに入力された、週報や売り上げ情報などのデータを、CSVファイルに書き出せます。 マルチレポート(その他のユーザー機能) 78
  79. 79. Copyright © 2018 Cybozu 多様なサンプルフォーム 「報告書」や「議事録」など、多様なサンプルフォームが標準搭載されています。サンプルフォームをカスタマイズし て、自社の運用に合ったレポートフォームをかんたんに作成できます。 マルチレポート (その他の管理機能) 79
  80. 80. Copyright © 2018 Cybozu マルチレポート (活用例) 活動内容を報告する • 日報 • 会議の議事録 状況を報告する • 売り上げ情報 • 紛失届 活動のメモを残す • 往訪記録 • 商談メモ 80
  81. 81. Copyright © 2018 Cybozu 10. スマートフォン・モバイル 81
  82. 82. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォン、タブレット型端末からも「Garoon」の主要アプリケーションに アクセスすることができます。移動中や出張先でも業務に取り組めるので、ビジ ネスのスピードを落としません。ブラウザーからアクセス可能なスマートフォン 画面と、スマートフォン用アプリケーションの「KUNAI」から「Garoon」を利 用することができます。 スマートフォン 画面 スマートフォン用 アプリケーション KUNAI スマートフォン 82 スマートフォンのブラウザか らも「Garoon」にアクセス し、業務を行うことができま す。また、「モバイル表示」 をタップするとスマートフォ ン用画面に切り替えることが できます。 iPhone、Androidに対応した 無料の専用アプリケーション です。「KUNAI」に「 Garoon」の情報をシンクし て、閲覧・編集することがで きます。(詳細はp.84~)
  83. 83. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォンのブラウザから「Garoon」にアクセスすることができます。 「Garoon」の下部にある「モバイル表示」をタップするとスマートフォン用画面 に切り替えることができます スマートフォン画面 83 「モバイル表示」ボタンでPC用画面から スマートフォン用画面に切り替えることができます。
  84. 84. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォン画面 活用例 自分宛の情報を見逃さない通知機能 未読・既読の通知を切り替えて表示できます。 また、機能を選択し、通知を絞り込んで表示できるので、見つけ たい情報をスムーズに探すことができます。 1日のスケジュールを通勤前に確認 1日のスケジュールはもちろん、週の予定も素早く確認すること ができます。また、個人の予定だけではなく、グループの予定一 覧も見ることができます。どこにいてもビジネススピードを落と しません。 84
  85. 85. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォン画面 活用例 外出先からワークフロー決裁 急ぎで承認が必要な稟議案件も、社外から決裁することができま す。添付ファイルの中身も合わせてチェックすることができるの で、見積書や企画書までしっかり確認し、スピーディーに判断す ることができます。 重要な議事録や報告書を素早く把握 会議の議事録や報告書も添付ファイルを含めて確認することがで きます。社外からも大事な会議の議事録や報告を見落とすことが ないだけでなく、確認後にコメントを書き込み、素早くフィード バックをすることも可能です。 85
  86. 86. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォン画面 活用例 社内通達や部内連絡にもれなく対応 通達情報や連絡事項についても、外出先から把握、対応すること ができます。情報確認やコミュニケーションは隙間時間を有効活 用することで、業務効率もアップします。 取引先からのメールを素早く返信 「Garoon」上に届いているメールへの返信、転送、新規作成な ど、取引先の急な用件にも素早く対応できます。また、「インク リメンタルサーチ」でアドレス帳に登録されている宛先や過去に 送信したメールアドレスが候補として自動的に表示され、スムー ズにメールを送ることができます。 86
  87. 87. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォン画面 活用例 社内プロジェクトの進捗を把握 部門横断型プロジェクトを支援する、「スペース」のディスカッ ションを適宜確認し、必要な情報はスマートフォンからコメント やリアクション機能で応答することができます。スマートフォン で撮影した写真データの添付、共有ToDoの登録まで、スムーズ に行うことが可能です。 87
  88. 88. Copyright © 2018 Cybozu iPhone、Androidに対応した無料の専用アプリケーションです。専用アプリケー ションに「Garoon」の情報をシンクして、閲覧・編集することができます。 専用アプリケーション サイボウズ KUNAI ホーム画面 通知 88 リマインダー ホーム画面から、機 能のアイコンを選択 すると、その機能に 移動します。 定期的に更新情報を シンクするので、自 分の確認すべき情報 をキャッチできます。 予定の開始前にア ラームが鳴る「リマ インダー機能」が含 まれます。
  89. 89. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォンに最適化した設計により、快適な操作感を提供します。外出時の 隙間時間にも業務を行うことができます。 専用アプリケーション サイボウズ KUNAI 89 スケジュール ワークフロー メール メッセージスペース
  90. 90. Copyright © 2018 Cybozu 組織、ロール、ユーザーごとに「KUNAI」で利用するアプリケーションを設定で きます。所属部署や担当業務に応じて、外出先から利用するアプリケーションを 制限できます。 専用アプリケーション サイボウズ KUNAI 90 管理機能
  91. 91. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォン専用 「サイボウズ KUNAI ※2 」ご利用時に、一部のアプリケー ション・操作でPUSH通知を受け取ることができます。 ・電話メモ ・スケジュール -予定の登録/変更/削除 -予定の出欠確認の応答(出欠/欠席) -施設の利用申請 ・ワークフロー -提出/承認/差し戻し/完了/却下 PUSH通知※1 91 ※1 PUSH通知は、2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 ※2 PUSH通知対応の「サイボウズ KUNAI」のバージョンは以下を参照してください。 Andoroid版 : 2018 年 11 月 13 日(月)リリースバージョン以降 iPhone版 : 2018 年 12 月 11 日(月)リリースバージョン以降 例:スケジュールが登録されたとき 通知を受け取ると、画 面にポップアップが表 示されます。 ホーム画面 スケジュール画面 通知をタップすると、 スケジュールの画面に 遷移します。
  92. 92. Copyright © 2018 Cybozu 主な操作 KUNAI スマートフォン画面 導入方法 スマートフォン用アプリ「KUNAI」のイ ンストール スマートフォンのWebブラウザーから スマートフォン画面のURLにアクセス オフラインでの利用 スケジュール、メッセージ、メール、 ワークフローのシンク済みの データの閲覧のみ可能。 × 利用アプリケーションの制御 ○ △ 「Garoon」 本体の利用アプリケーション の制御となり、スマートフォン機能のみの 制御は不可。 スペース 自分が参加しているスペース(Myスペース)の閲覧 ○ ○ ディスカッションの閲覧 ○ ○ ディスカッションの追加 ○ ○ ToDoの追加 ○ ○ ToDoの編集 ○ ○ ToDoの完了 ○ ○ ディスカッション、またはToDoへのコメントの書き込み ○ ○ スケジュール 予定の閲覧 △ 添付ファイルは閲覧できません。 ○ 予定の登録 △ ファイルは添付できません。 ○ 予定の変更 ○ ○ 予定の削除 ○ ○ 予定の一覧表示 △ 複数のユーザーや施設の予定を 同時に表示できません。 ○ ユーザー/施設の検索 ○ ○ コメントの書き込み ○ ○ 予定のアラーム通知 ○ × 出欠確認機能 × ○ KUNAI・スマートフォン画面の比較 1 92
  93. 93. Copyright © 2018 Cybozu 主な操作 KUNAI スマートフォン画面 施設予約 承認が必要な施設の予定の登録 ○ ○ 承認が必要な施設の予定の変更 ○ ○ 承認が必要な施設の予定の削除 ○ ○ 利用申請された施設の処理状況の確認 × ○ 施設の利用申請の承認 × ○ メッセージ メッセージの作成 ○ × メッセージの変更 ○ × メッセージの削除 × × メッセージの一覧表示 ○ ○ コメントの書き込み ○ ○ 掲示板 掲示の閲覧 △ 通知一覧からのみ可能 △ 通知一覧からのみ可能 掲示の作成 × × 掲示の変更 × × 掲示の削除 × × コメントの書き込み ○ ○ メール メールの閲覧 ○ ○ メールの受信 ○ ○ メールの送信 ○ ○ KUNAI・スマートフォン画面の比較 2 93
  94. 94. Copyright © 2018 Cybozu 主な操作 KUNAI スマートフォン画面 ワークフロー 申請の閲覧 ○ △ 通知一覧からのみ可能 申請の処理 ○ ○ 申請の作成 × × マルチレポート レポートの閲覧 △ 通知一覧からのみ可能 △ 通知一覧からのみ可能 レポートの作成 × × レポートの変更 × × レポートの削除 × × コメントの書き込み ○ ○ 通知一覧 通知の閲覧 ○ ○ 未読と既読の通知の表示の切り替え ○ ○ アプリケーションごとの通知の絞り込 み ○ ○ KUNAI・スマートフォン画面の比較 3 94
  95. 95. Copyright © 2018 Cybozu スマートフォンだけでなく、フィーチャー・フォン(ガラケー)用の画面も 用意しています。端末を問わず「Garoon」にアクセスできます。 モバイル 95 スマートフォン用アプ リ「KUNAI」 スマートフォンの 「モバイル表示」 ケータイ画面
  96. 96. Copyright © 2018 Cybozu モバイル端末の接続方法は、用途に合わせた3種類の方法があります。 モバイル KUNAI スマートフォン画面 ケータイ 「Garoon」 へのアクセス方法 スマートフォンアプリから アクセス スマートフォンの Webブラウザーからアクセス 携帯電話の Webブラウザーからアクセス 対応アプリケーション トップページ ○3 スペース ○1 ○ スケジュール ○2 ○ ○ メッセージ ○2 ○ ○ 掲示板 ○1 ○ ○ 電話メモ ○ ToDoリスト ○ アドレス帳 ○2 ○ メール ○1 ○ ○ 通知一覧 ○2 ○ ワークフロー ○2 ○ ○ マルチレポート ○1 ○ ○ お気に入り ○2 ニュース ○1 個人設定 ○4 1:KUNAIに搭載されたWebブラウザーからアクセスするアプリケーションです。 2:KUNAIにデータをシンクするアプリケーションです。 3:ケータイ独自のトップページです。 4:ケータイの機能に限定した個人設定です。 96
  97. 97. Copyright © 2018 Cybozu 11. その他の機能 97
  98. 98. Copyright © 2018 Cybozu デザイン 98 合計41種類から画面デザインを選択することができます。クラウド版で は、2018年2月より新しいデザインテーマを追加しました。これまでの UIを踏襲しつつ、より見やすく使いやすいデザインをご利用頂けます。 新デザイン※1 ※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 標準
  99. 99. Copyright © 2018 Cybozu 外出中、離席中など不在のユーザー宛に掛かってきた電話の、伝言を残すための アプリケーションです。管理者が「アクセス権」を設定すると、電話メモを閲覧 できるユーザーや登録するユーザーを制限することができます。 電話メモ 99 自分宛に登録された電話メモ を一覧で確認できます。確認 が完了したら、確認ボタンを 押してステータスを変更でき ます。 過去に自分がほかのユーザー 宛に登録した電話メモが一覧 で確認できます。
  100. 100. Copyright © 2018 Cybozu 「電話メモ」登録時にユーザーの在席状況を確認できます。また、「メール転 送」を設定すると、自分宛の電話メモを任意のメールアドレスに転送することも できます。 電話メモ 100 「メール転送」を設定すると、自分宛の電話メ モの内容を、メールで受け取れます。携帯電話 のメールアドレスなどに転送して、外出先で内 容を確認できます。 電話が掛かってきたユーザーの在席状況を確認出来ます。ユー ザーが不在であることを確認してから、電話メモを登録できま す。
  101. 101. Copyright © 2018 Cybozu 企業や個人の連絡先を管理するためのアプリケーションです。 ほかのユーザーとアドレスを共有できる「共有アドレス帳」、ユーザー本人だけ が使用できる「個人アドレス帳」、 「Garoon」 に登録されたユーザーを表示す る「ユーザー名簿」があります。 アドレス帳 101 「共有アドレス帳」は、組織や部署ごとにアクセス制限をかけるこ とが可能です。「個人アドレス帳」は、作成したユーザーだけが閲 覧できるアドレス帳を作成できます。 個人名(よみ)の先頭の文字で、アドレ スを絞り込めます。
  102. 102. Copyright © 2018 Cybozu 連絡先を「ブック」に分けて管理することができます。 また、「マルチレポート」に連携させることで、特定の取引先との議事録を まとめて管理することもできます アドレス帳 102 アドレス帳は「ブック」という単位で管理します。ブッ クごとに、一覧に表示する項目を設定できます。 マルチレポートを使って、共有アドレス帳のアドレス に関連付けて報告書(レポート)を作成できます。取 引先や顧客ごとに活動報告や往訪記録などを整理でき ます。
  103. 103. Copyright © 2018 Cybozu 利用ユーザーを制限 「共有アドレス帳」は、ブックごとにアドレス帳を利用するユーザーを設定できます。 管理の負担を軽減 ブックごとに「運用管理者」を設定して、ブックの管理を運用管理者に委任できます。 アドレス情報を使う人の目的に合わせて、登録項目を変更可能 目的に応じてブックを分け、ブックごとに登録項目を変更できます。 登録項目をカスタマイズ 必要に応じてアドレス帳の項目を追加できます。 アドレス帳 (その他の管理機能) 103
  104. 104. Copyright © 2018 Cybozu 個人のメモやファイルを保存するためのアプリケーションです。メモやファイル を追加したユーザー本人だけが閲覧できます。目的ごとにフォルダーを作成し、 メモやファイルを分類できます。 メモ 104 「メモ」に登録したテキストやファイルは 他のユーザーに見られることはありません。
  105. 105. Copyright © 2018 Cybozu メモ 「書式編集」を使って、文字の大きさや色などを設定 できます。 ポータルに「メモポートレット」を配置すると、メモ を取りたい内容をポータル画面で直接入力し、保存で きます。 105 テキストは「書式編集」を使って文字の大きさや色を設定できます。 また、「ポータル」に「メモポートレット」を配置すると、ポータル画面から 直接メモを記入できます。
  106. 106. Copyright © 2018 Cybozu 個人のタスク(ToDo)を登録するアプリケーションです。各ToDoに締切日を設 定しスケジュールに表示したり、目的に応じたカテゴリーでToDoを分類したりで きます。 ToDoリスト 106 締切日を過ぎたToDoは赤太字、締切日 当日のToDoは青太字で表示されます。 未完了のToDoや遅延しているToDoを 「スケジュール」画面に表示できます。
  107. 107. Copyright © 2018 Cybozu 画面表示を日本語・英語・中国語(簡体字/繁体字 ※1 ※2 )に切り替えることがで き、世界各国のタイムゾーンにも対応しています。言語や文化、ビジネス環境が 異なる拠点間とのスケジュール調整やコミュニケーションもスムーズに行えます。 外国語・タイムゾーン対応 107 ※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 ※2 画面表示を中国語(繁体字)に切り替える場合は、各ユーザーのアカウント設定の言語を「Webブラウザーの設定に従う」に 設定し、「Garoon」をご利用いただいている Webブラウザー側の言語設定で「中国語(繁体字)」を設定する必要があります。 中国語 (繁体字) 中国語 (簡体字) 英語 日本語
  108. 108. Copyright © 2018 Cybozu 外国語・タイムゾーン対応 108 海外の拠点のユーザーも、現地のタイムゾー ンに合わせて 「Garoon」 を使用できます。 「各ユーザーのタイムゾーンを適用す る」を有効にすると、各ユーザーのタ イムゾーンに合わせて、スケジュール が表示されます。各拠点の現地時間と 空き時間を確認して、予定を登録でき ます。 スケジュールの表示画面では、各ユーザーの勤務拠点に合わせたタイムゾーンで 表示することができます。
  109. 109. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」 の各アプリケーションの更新情報を確認するためのアプリケーショ ンです。各アプリケーションで項目が作成、変更、または削除されると、通知が ユーザーに送信されます。受信した通知は、すべて/自分宛、未読/既読に振り分 けて表示されます。 通知一覧 109 すべて/自分宛、未読/既読を、クリックで切り替えるこ とができます。※1※2 ※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 ※2 2018年2月版ではスペースのメンション機能で宛先指定されたコメントのみが一覧に表示されます。 スケジュールやスペース など、アプリケーション を選択して通知を絞り込 めます。
  110. 110. Copyright © 2018 Cybozu 通知一覧は、ポータルの「通知一覧ポートレット」、画面上部のベルマーク押下 時の通知パーツでも確認することができます。これらも、すべて/自分宛、未読/ 既読に振り分けて表示されます。 ※1※2 通知一覧 110 通知一覧ポートレット ベルマーク押下時の通知パーツ ※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 ※2 2018年2月版ではスペースのメンション機能で宛先指定されたコメントのみが一覧に表示されます。
  111. 111. Copyright © 2018 Cybozu 「お気に入り」は、 「Garoon」 上の重要なメッセージやよく使うファイルなど をワンクリックで登録し、画面を開く操作をショートカットできるアプリケー ションです。システム管理ではお気に入りに追加できるページの上限値を設定す ることもできます。 お気に入り 111 「お気に入り」画面 「掲示板」画面 お気に入りに追加したページには が付きます。 お気に入りに登録したページをアプリケーションごとに 絞り込んで表示できます。
  112. 112. Copyright © 2018 Cybozu よく利用するWebサイトのURLを登録し、かんたんにアクセスするためのアプリ ケーションです。すべてのユーザーが共有して使用する「共有リンク」と、リン クを登録したユーザー本人が使用できる「個人リンク」があります。カテゴリー を設定して、リンクを分類できます。 リンク集 112 個人リンクの間に区切り線を入れて、 見やすく整理できます。 目的ごとに個人カテゴリーを登録し、 個人リンクを分類できます。
  113. 113. Copyright © 2018 Cybozu ユーザーにリンクを共有 管理者が設定した「共有リンク」は、ユーザーの画面に自動的に表示されます。「共有カテゴリー」を設定し、共有リ ンクを分類できます。 利用者を選んで公開 共有カテゴリに「アクセス権」を設定し、限定されたユーザーだけに共有リンクを公開できます。 ポータルから目的のリンクにかんたんにアクセス ポータルに「リンク集ポートレット」を配置し、表示する共有カテゴリを指定すると、ポータル画面から目的のリンク にすばやくアクセスできます。 管理の負担を軽減 共有カテゴリーごとに「運用管理者」を設定して、共有リンクの管理を運用管理者に委任できます。 リンク集 (その他の管理機能) 113
  114. 114. Copyright © 2018 Cybozu RSSを配信しているWebサイトを登録し、新着情報を定期的に確認するためのア プリケーションです。登録したニュースサイトやブログなどの更新情報が一覧で 表示されます。※1 RSSリーダー 更新内容を確認するWebサイトのRSS フィードをユーザー自身が登録できます。 (システム管理者が個人サイトの登録を許 可している必要があります。) 114 ※1 RSSリーダーは、RSS1.0、RSS2.0、およびAtom0.3に対応しています。
  115. 115. Copyright © 2018 Cybozu 全ユーザーに特定のWebサイトの更新情報を共有可能 「共有サイト」を追加すると、すべてのユーザーの画面にWebサイトの更新情報が表示されます。 ユーザーによるWebサイトの登録を制限可能 システム管理者だけがRSSリーダーにWebサイト追加できるように設定できます。 RSSリーダー (その他の管理機能) 115
  116. 116. Copyright © 2018 Cybozu ユーザーの在席情報を確認するアプリケーションです。会議や外出などで離席す る場合は、ステータスを変更し、ほかのユーザーに不在を知らせることができま す。管理者は、在席情報を変更できる代理人を設定可能です。例えば秘書を部長 の「代理人」に設定すると、秘書が部長の在席情報を変更できます。 在席確認 116 アドレス帳の「ユーザー名簿」に表示される在席情報 ユーザーの不在を 確認して、同じ画 面から電話メモを 登録できます。
  117. 117. Copyright © 2018 Cybozu ユーザーの勤務時間を記録するアプリケーションです。自動打刻機能を使用する と、「Garoon」 にログインした時刻を出社時刻、最後にアクセスした時刻を退 社時刻として自動的に記録できます。 タイムカード 117 複数回の外出や復帰の時刻も打刻できま す。回数の上限はシステム管理者が設定 します。 アクセス元のIPアドレスを表示できるの で、打刻された時にどの端末から 「Garoon」 にアクセスしたのかわかり ます。 その日の最初に 「Garoon」 にログイン した時刻を出社時刻、最後にアクセスし た時刻が退社時刻として自動的に打刻さ れます。
  118. 118. Copyright © 2018 Cybozu タイムカードの一覧を閲覧可能 すべてのユーザーのタイムカードを確認できます。 タイムカードをCSVファイルに書き出し可能 指定したユーザーのタイムカードをCSVファイルに書き出せます。 タイムカードの機能をカスタマイズ 自動打刻の使用を制限したり、タイムカードの集計開始日を設定したりできます。 タイムカード (その他の管理機能) 118
  119. 119. Copyright © 2018 Cybozu Cybozu Desktop 2は、クライアントパソコンのデスクトップに通知するアプリ ケーションです※1。ブラウザの起動なしで、「Garoon」の更新通知や開始時間、 新着メールをお知らせします。Windows / Macintosh OSで使え、ユーザーイン ターフェースは、日本語、英語、中国語を選択できます。 Cybozu Desktop 2(リマインダー) 119 最新情報やスケジュー ルをポップアップで通 知します。 ※1 http://cybozu.co.jp/info/desktop2/ にて、ダウンロード可能です。
  120. 120. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」内のコメント、ファイルを横断的に検索することができます。ファイ ルは中身の文字列まで検索でき、検索条件の絞り込みも可能です。「全文検索」 は各アプリケーションの「検索性」を大幅に向上します。 全文検索 様々な条件での絞り込み検索ができます。 ヘッダーの全文検索ボックスか ら簡単にアプリケーション横断 して検索できます。 120 ファイルの内容まで検索可能です。
  121. 121. Copyright © 2018 Cybozu 検索可能なアプリケーションと検索項目 全文検索 アプリケーション 検索項目 スペース • ディスカッション タイトル、本文、コメント、添付ファイル • ToDo 名、内容、添付ファイル、コメント メッセージ 標題、本文、コメント、添付ファイル 掲示板 タイトル、本文、コメント、添付ファイル ファイル管理 タイトル、ファイル名、ファイルの説明、ファイルの内容 メール 標題、本文、差出人、To、Cc、Bcc 121
  122. 122. Copyright © 2018 Cybozu 検索可能なファイル形式とバージョン等 全文検索 製品/ファイル形式 バージョン/種類 Word • Windows版:Word 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 • Mac OS版:Word 98、2001、2004、2008、2011 Excel • Windows版:Excel 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 • Mac OS版:Excel 98、2001、2004、2008、2011 PowerPoint • Windows版:PowerPoint 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013 • Mac OS版:PowerPoint 98、2001、2004、2008、2011 Visio Visio 2002 (XP)、2003、2007、2010 ODF • バージョン:1.1、1.2 • 種類:文書ドキュメント、表計算ドキュメント、プレゼンテーションファイル OpenOffice 3.0、3.1、3.2、3.3 LibreOffice 3.4 Acrobat 4.0、5.0、6.0、7.0、8.0、9.0、X、XI PDF 1.2、1.3、1.4、1.5、1.6、1.7 JUSTSYSTEM一太郎 • Ver.5からVer.13 • 2006から2011 XPS XPS リッチテキスト RTF 1.0から1.9 テキスト テキスト、HTML、XML、SGML 122
  123. 123. Copyright © 2018 Cybozu ネット連携サービスにより、インターネットを経由して「路線検索」「天気」 「六曜」を「Garoon」で使用できます。 ネット連携サービス 123 天気予報は全国143地点から選択可能なため、精度の 高い予報を表示します。 路線検索を利用する際、片道/往復料金 の選択、定期区間の除外設定ができま す。月末月初の交通費申請などの手間 を軽減します。
  124. 124. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」では、「Garoon」のアプリケーション間での連携を可能にする JavaScript API と、外部システムとの連携を可能にする SOAP API の2種類の APIを用意しています。APIを使って他のシステムと連携したり、「Garoon」に 標準搭載されていない機能を開発することができます。また、ポータルやワーク フローでは、JavaScriptやCSSを使用したカスタマイズが可能です。 連携API・JavaScript / CSSカスタマイズ 利用シーンの一例 営業支援システムの スケジュールと同期 営業支援システム 承認されたワークフロー データを掲示板へ 自動的に登録 承認されたワークフロー データを施設予約に 自動的に登録 ワークフローで 掲示板申請 承認 承認済みの ワークフロー 連携APIの実行 承認済みの内容で 掲示板を登録 ワークフローで 施設予約申請 承認 承認済みの ワークフロー 連携APIの実行 ワークフローの内容で 施設の予約を登録 124
  125. 125. 例えば出張後の費用申請で、出張前に申請したワークフローからデータを引き継 ぐことが出来ます。同じ情報を何度も入力する必要がなく、業務時間の削減が期 待できます。 Java Script カスタマイズ例① 125Copyright © 2018 Cybozu 出張申請ワークフロー 費用精算ワークフロー 標題 出張申請URL 各種データ データ引き継ぎ ワークフローのカスタマイズ 出張申請に記入した項目が自動で転記されます。
  126. 126. Java Script カスタマイズ例② 126Copyright © 2018 Cybozu スケジュールから外出の予定を自 動取得します。 ワークフロー×スケジュールの連携 交通費申請の際、外出予定をスケジュールから取得することが出来ます。
  127. 127. Java Script カスタマイズ例③ 127Copyright © 2018 Cybozu ※1 2018年2月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 経費精算の締め切り日や、ビルの停電日など、全社員にリマインドしたい予定を カレンダーの空白スペースに表示できます。 ※1 JavaScript APIを使ったスケジュールのカスタマイズ “グループ日”表示 “週”表示 “日”表示 “月”表示
  128. 128. Copyright © 2018 Cybozu 12. オプション機能 128
  129. 129. kintone 連携 129Copyright © 2018 Cybozu クラウド版「Garoon」ではサイボウズのビジネスアプリ開発サービス「kintone ( キントーン)」と「Garoon」を連携して利用できます。「kintone」と連携するに は次の3つの方法があります。 標準搭載されている連携機能を使う 無償プラグインを使う APIを利用してカスタマイズ開発を行う 1 2 3 とは? 業務に合わせたシステムを誰でも 簡単に作成できるサービスです。 プログラミングの知識がなくても、 マウス操作でシステムを開発する ことができます。
  130. 130. Copyright © 2018 Cybozu 現在、実際にお客様に活用されている4つの「kintone」利用シーンをご紹介しま す。 kintone 連携 130 紙・FAXに代わる連絡ツールに 紙やFAXで行っている業務フローを、 「kintone」に置き換えることでシ ステム化を実現することができます。 Excelに代わる提案に “部門独自に加工したExcelリスト” の散在を改善できます。システムの 利用状況とデータの変更履歴を把握 できるようになります。 基幹システムのフロントとして 初期構築やメンテナンスコストを抑 えられ、基幹システムと連携する業 務システムの開発が可能です。 企業をまたぐプロジェクト管理に 社外との連絡も、取引先ごとに分け た専用領域で、セキュアに情報共有 できます。
  131. 131. Copyright © 2018 Cybozu kintone 画面イメージ kintone 連携 「kintone」アプリ作成画面 「kintone」コメント欄 グラフポートレット連携 「kintone」で作成したグラフや表を、「Garoon」のポー タルに表示できます。データをクリックすると、ドリルダ ウンしたデータ詳細を確認できます。 131
  132. 132. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」のスケジュール・ポータル・スペースと「kintone」を連携できます。※1 kintone 連携 スケジュール スペース ポータル ※1「Garoon」との連携は「kintone」プラグインによって提供いたします。利用には「kintoneスタンダードコース」の契約が必要です。 132
  133. 133. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」のスケジュールに、アプリの関連するレコード情報を表示させること ができます。スマートフォンからも「Garoon」のスケジュールと「kintone」と の連携を確認できます。 利用イメージ:スケジュール × kintone 「kintone」のアプリと連携している、スケジュール メニューを選び、アプリ情報を呼び出します。 「kintone」アプリ画面 紐づけたい「kintone」のレコード情報を 選択すると、「Garoon」のスケジュール に表示されます。 「Garoon」のスケジュールから「kintone」アプリ へ、新規レコードを追加することができます。 また、担当者やキーワードでの検索も可能です。 「Garoon」に登録された 予定の詳細画面 133
  134. 134. Copyright © 2018 Cybozu 「kintone」のアプリから「Garoon」のスケジュールを閲覧・登録するできます。 「kintone」アプリ画面 利用イメージ:スケジュール × kintone 「Garoon」のスケジュール情報が 「kintone」のレコードに表示されます。 [予定の登録]をクリックし、「Garoon」 のスケジュール情報を呼び出します。 134
  135. 135. Copyright © 2018 Cybozu 「kintone」で作成した案件管理のアプリと連携することにより、担当者が進めて いる案件について、「Garoon」のスケジュールから確認することができます。 利用イメージ:スケジュール × kintone 「Garoon」 スケジュール 「kintone」 案件管理 135
  136. 136. Copyright © 2018 Cybozu 「kintone」で作成した問い合わせ管理のアプリと連携することにより、どの部門 が、いつ、どんな対応を行ったか顧客情報を軸に一元管理することができます。 利用イメージ:スケジュール × kintone 「kintone」問い合わせ管理 「Garoon」のスケジュール情報が 「kintone」のレコードに表示されます。 136
  137. 137. Copyright © 2018 Cybozu 「kintone」で作成したToDo管理のアプリと連携することにより、メンバーの ToDoの詳細内容とスケジュールをひと目で把握することができます。 「kintone」 ToDo管理 「Garoon」のスケジュール情報が 「kintone」のレコードに表示されます。 137 利用イメージ:スケジュール × kintone
  138. 138. Copyright © 2018 Cybozu スケジュール詳細画面から「kintone」にデータを登録することができます。 「Garoon」に登録したスケジュール情報を「kintone」へ引き継ぎ、日報や営業 活動報告などを書くことができます。 138 利用イメージ:スケジュール × kintone 「Garoon」スケジュール詳細画面 「kintone」 アプリ画面
  139. 139. Copyright © 2018 Cybozu グラフポートレット連携で「kintone」で作成したグラフや表を、「Garoon」 のポータルに表示できます。データをクリックすると、ドリルダウンしたデー タ詳細を確認できます。 利用イメージ:ポータル × kintone クラウド版「Garoon」 ポータル 「kintone」 の案件管理のグ ラフを「Garoon」 のポータ ルに表示 139
  140. 140. Copyright © 2018 Cybozu 「kintone」で作成したプロジェクトに関連するデータベースをスペースに一画面 で集約し、タブでの切り替えですぐにアクセスできます。 利用イメージ:スペース × kintone アンケート画面 140 「Garoon」 スペース
  141. 141. Copyright © 2018 Cybozu 「Garoon」のワークフローで承認された内容を、「kintone」に登録できます。 承認後のやりとりを「kintone」のコメントで行ったり、「kintone」上で集計を 行うことが出来ます。 利用イメージ:ワークフロー × kintone 141 「Garoon」 ワークフロー 「kintone」アプリ画面
  142. 142. Copyright © 2018 Cybozu パッケージ版・クラウド版「Garoon」それぞれのオプション機能、カスタマイズ、 連携ソリューションについては、以下のサイトで詳しくご説明しております。 ぜひご覧ください。 Garoon のオプションについての詳細 142 https://garoon.cybozu.co.jp/product/expand/
  143. 143. Copyright © 2018 Cybozu 13. 動作環境 143
  144. 144. Copyright © 2018 Cybozu 詳しくはこちらをご覧ください。https://www.cybozu.com/jp/service/requirements.html クラウド版 「Garoon」 144 クラウド版「Garoon」は以下の環境に対応しております。
  145. 145. Copyright © 2018 Cybozu 詳しくはこちらをご覧ください。https://Garoon.cybozu.co.jp/product/environment/ パッケージ版 「Garoon」 145 パッケージ版「Garoon」は以下の環境に対応しております。
  146. 146. Copyright © 2018 Cybozu パッケージ版 「Garoon」 146 詳しくはこちらをご覧ください。https://Garoon.cybozu.co.jp/product/environment/ パッケージ版「Garoon」は以下の環境に対応しております。
  147. 147. Copyright © 2018 Cybozu END 147

×