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Cybozu Days 2017 大阪 「俺たちのGaroon」

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Cybozu Days 2017 大阪 で開催された「俺たちのGaroon」の講演資料です。

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Cybozu Days 2017 大阪 「俺たちのGaroon」

  1. 1. ITmedia 出張企画「俺たちのGaroon」 ▌ ITmedia エンタープライズ主催 情シス交流会「俺たちの情シス」と サイボウズ「Garoon」のコラボレーション企画 他社の人たちが どうやって「Garoon」を 使っているのか 気になったことはありま せんか? Copyright © 2017 Cybozu 2
  2. 2. 「ITmedia エンタープライズ」、もちろん見ていますよね?? Copyright © 2017 Cybozu 3
  3. 3. 情シス交流会「俺たちの情シス」 ▌ 約3カ月に1度開催している 読者(情シス)交流会 ▌ LTやワークショップ、お悩み相談室 など、さまざまなテーマで過去11回開催 ▌ 記事やメルマガで告知してます 12月には忘年会もやるので、 ぜひぜひ来てください!! Copyright © 2017 Cybozu 4
  4. 4. Copyright © 2017 Cybozu 5
  5. 5. ITmedia エンタープライズ編集部 池田憲弘 サイボウズ 運用本部 情報システム部 鶴村修二 サイボウズ Garoon ビジネスプロダクト マネージャー 池田陽介 Copyright © 2017 Cybozu 6
  6. 6. ▌ Garoonライトニングトーク① 【エヌ・ティ・エス 古川様】 ▌ Garoonライトニングトーク② 【九州産業交通 三池様】 ▌ Garoonライトニングトーク③ 【高知県中西部電算協議会 坂本様 畠中様】 ▌ Garoonのこれから ▌ 時間が許す限り…何を聞いても答えてくれるQ&Aタイム 今日のメニュー Copyright © 2017 Cybozu 7
  7. 7. 株式会社 エヌ・ティ・エス システムサービス部 システム課 古川 真也
  8. 8. 会社紹介 株式会社エヌ・ティ・エス 創業 1987年 事業内容 小学生のための中学受験塾「日能研」の テスト採点・システム全般の運用・保守 従業員数 105名 9
  9. 9. 元生徒さんや 現生徒の保護者さんには おなじみ 10
  10. 10. 電車通勤の方には このシリーズの車両内広告に 見覚えのある方もいらっしゃるかも? 11
  11. 11. 自己紹介 古川 真也 システムサービス部 システム課 課長 日能研の情報システム部業務/サーバー導入・保守 システムに関わる業務はなんでも 子どもの時から日能研と関わっておりました。 12
  12. 12. Garoonの導入状況 ▌ 利用形態 :パッケージ版 Garoon(Ver.4.2.6) ▌ 利用年数 :2016年4月から1年半(本稼働) ▌ ユーザー数 :1,650名 ▌ 最も利用しているアプリケーション:スペース・メッセージ ▌ 全く利用していないアプリケーション:メール 13
  13. 13. Garoonの導入の経緯 2004年より グループウェア を導入 (ちなみにWSS) 11年が経過 ハードウエアの老朽化 対応ブラウザの利用制限 利用ユーザー数の増加 応答時間の遅延 14
  14. 14. Garoonを使いはじめて2年(仮稼働より) スペース メッセージ 通知一覧 デザインが選べる 最新情報に 追加更新通知が届く ここがGood ※この画面キャプチャは再現イメージです。 15
  15. 15. Garoonを使いはじめて2年(仮稼働より) ここがGood スペースを活用! 案件別にディスカッションを 作成。ワークフローはコメン トにて共有し、案件管理、課 題管理表の代わりとして使用 ※この画面キャプチャは再現イメージです。 16
  16. 16. スペースをよく使っています 新規教室開校のシステム構築案件がスタート タスクの洗い出しや担当決め タスク別にディスカッションで案件進行 案件完了後、タイトルに【xx月】を付与 案件発生 各自担当 範囲を 進めつつ 関連する 周囲の 状況も 把握する ことが できる 案件完了 スタート 進行中 17
  17. 17. ※この画面キャプチャは再現イメージです。 日能研の教室では 入学試験対策に スペースを活用 しています。 18
  18. 18. メッセージもよく使っています ◇明確な目的が決まっていない やりとりをする ◇単一の社内連絡をする ★閲覧確認機能を使いたい ◆メンバー・期間が決まっていて 進捗管理が必要がある ◆ひとつの親案件に対して複数の 子ディスカッションを立てる 必要がある ◆リアクション機能でアンケートを 実施する必要がある <メッセージ> <スペース> 19
  19. 19. Garoon で苦労したこと 20 サイジング 理由 スペースが 想定以上に 使われた
  20. 20. スペースは2倍、ディスカッションは3倍 21 NTS実態 1,650ユーザー サイボウズ想定 3,000ユーザー 5,000ユーザー 10,000ユーザー スペース件数 1,200 4,000 ディスカッション件数 7,200 24,000 2,968 21,264 2,000 12,000
  21. 21. Garoon につなげているサービス 22 ポータルタブで動画共有 配信先の法人制限するため、Garoonのポータルにアクセス権をつけて運用している
  22. 22. Garoonへの要望 23 表示順なくして 欲しい 権限ごとコピーして ユーザー追加したい +New Face Myスペースにカテゴリ 追加したい(ユーザー毎) ココに カテゴリ ココだと 全ユーザーが対象
  23. 23. 24 ありがとうございました。
  24. 24. 熊本の交通基盤を支える! 九州産交のGaroon活用方法 九州産業交通ホールディングス株式会社 三池 利彦
  25. 25. 会社紹介 ▌ 九州産業交通ホールディングス(株)とは? 九州産交グループの持株会社として、バス事業、観光事業、飲食・小売事業、 不動産事業、自動車整備事業、フェリー事業など10の事業会社と共に、 熊本を中心に事業を営んでいます。 • 所在地 熊本県熊本市中央区辛島町5番1号 日本生命熊本ビル2階 • 社員数 75人(平成29年10月1日現在) ※九州産交グループでは1,756人 26
  26. 26. 会社紹介 面積 敷地面積 30,266.83 m2 建築面積 27,010 m2 延べ面積 160,330 m2 用途 バスターミナル、商業(物販・飲食)、 シネコン、ホテル、バンケット、 公益施設(熊本城ホール)、共同住宅、 事務所、駐車場 構造・ 規模 鉄骨造、一部鉄骨鉄筋コンクリート造、 地上15階、地下1階 高さ 59.88m (建築物最高高さ) 予定 工期 2017年1月初旬~2019年夏季(予定) バスターミナル、商業、公益施設/(熊本城ホ ール)、ホテル等が集合し、交流拠点を形成 する複合施設 ▌ 熊本都市計画 桜町地区第一種市街地再開発事業 27
  27. 27. 会社紹介 28
  28. 28. Garoonの導入状況 29 ▌ Garoon (Ver 4.2.6、早く4.6にしたい…)の利用状況について • 利用形態 パッケージ版を利用(本当はクラウド版を利用したい) • 利用人数 契約ユーザー数1,000のうち、888ユーザー利用(11/1現在) • 利用年数 5年(2012年9月~) ※Officeは2002年1月~2012年9月 • 利用中のアプリケーション ほとんどのアプリケーションを利用していますが、 主にメッセージ・メール・掲示板・スケジュール・ワークフローを利用
  29. 29. Garoon導入の経緯 30 2002~2012年 サイボウズ Office利用 2012年~ Garoon利用 ~2002年 メールと紙のみ
  30. 30. Garoon導入の経緯 31 2002~2012年 サイボウズ Office利用 2012年~ Garoon利用 ~2002年 メールと紙のみ
  31. 31. サイボウズOffice導入前の課題 32 メールでのやりとり 相手が見ているのか 分からない・・ 書類のやりとり 承認や確認に 時間がかかる・・ お願い します 見てるの かな?
  32. 32. Garoon導入の経緯 33 2002~2012年 サイボウズ Office利用 2012年~ Garoon利用 ~2002年 メールと紙のみ
  33. 33. Garoon導入前の課題 34 読み込みに時間がかかったり、エラーが出たり、レスポンスが悪化。 我慢して使っていたが、我慢の限界が来た! 推奨ユーザー数 300ユーザー 800ユーザー 九州産交のユーザー数 多すぎ!
  34. 34. Garoon導入の経緯 35 2002~2012年 サイボウズ Office利用 2012年~ Garoon利用 ~2002年 メールと紙のみ
  35. 35. メッセージの活用 テーマごとにメッセージを分けてやりとり。 情報が整理され、部署を越えたコミュニケーションがスムーズに! バスのHP更新連絡用 システム更新用 新規営業所立ち上げ用 ※画面はイメージです 36
  36. 36. メッセージ用ポータル 37 サーバー関連トピック HP更新関連トピック システム関連トピック ✓ フォルダ分けしたメッセー ジをポータルで表示 ✓ メッセージへの導線を確保
  37. 37. 掲示板の活用(日帰りバス旅) 38 https://www.kyusanko.co.jp/bustrip/
  38. 38. 掲示板の活用(日帰りバス旅) 39 問題改善 提起 訪問先の 変更 チケット 販売可否 ツアー情報 掲示板への書き込みを徹底することで、部署どうしの情報格差をなくした その結果・・・「日帰りバス旅」が第1回日本サービス大賞の 地方創生大臣賞を受賞しました! チケット売場 ツアー先営業所 本社 現地スタッフ
  39. 39. 掲示板の活用(熊本地震) 40 出典:https://www.kumamoto.photo/archives/picture.php?/2814/category/263
  40. 40. 掲示板の活用(熊本地震) 41 地震発生2時間半後には災害連絡用掲示板を立ち上げた
  41. 41. 掲示板の活用(熊本地震) 42 被災状況 安否確認 災害情報を掲示板に全て集約 地震発生翌日からポータルにリンクを掲載し 社員が迷わずアクセスできるようにした バス運行状況
  42. 42. Garoon で失敗したこと 43 ▌ Garoon を利用していて失敗したこと、苦労したこと • Garoonの前にOfficeを利用していたので、利用者の戸惑いは無かった Garoonの画面レイアウトをOfficeのレイアウトに合わせた。 Garoonへの移行前に1か月程度、Garoonを使える環境を構築した。 • それでも問題はあった Officeにあって、Garoonに無い機能があった。 ⇒ Garoonの「お気に入り」の機能でカバーした。
  43. 43. 社内システムはGaroonに統一 44
  44. 44. サイボウズ様への要望 45 ▌ クラウド版を利用したいが、費用が… • 1ユーザーあたり9,405円/年(301~1,000ユーザー) ⇒ 9,405円 × 900ユーザー = 8,464,500円/年 ⇒ 8,464,500円 × 5年 = 42,322,500円 ≒ 4,200万円! ※つい先日、オンプレで更新したところ、機器費・構築費・ライセンス (1年継続×5で計算)の合計で約960万円。 ▌ メッセージに宛先追加だけの権限設定が欲しい ⇒間違って誰かが削除してしまう事故がたまにあって困る・・・
  45. 45. 2町(中土佐町・四万十町) 共同Garoon運用 高知県中西部電算協議会 坂本 仁 ・ 畠中 設
  46. 46. 会社紹介 ▌ 高知県中西部電算協議会  平成22年度に近隣5市町で自治体クラウド(基幹系シス テム)を行う為に設立した任意協議会。 自治体クラウド(基幹系システム)が、平成24年度から本稼働した事などから、 現在、2町(中土佐町・四万十町)で様々なシステム共同化(グループウェア含 む)を、行い「コスト削減」「管理面効率化」等を行っている。  四万十町役場 企画課内 (高知県高岡郡四万十町琴平町16番17号)  事務局(職員数) 2名 2町(利用職員数) 約1,000名 47
  47. 47. 自己紹介 ▌ 高知県中西部電算協議会 事務局  事務局長 坂本 仁 (四万十町企画課より派遣) 役場勤続 16年目  事務局次長 畠中 設 (中土佐町企画課より派遣) 役場勤続 17年目 前職(両名とも)は、民間システム業者でシステムエンジニアとして勤務。 各役場へ情報システム職員として採用され、現在も 役場情報システム担当を兼務。 高知県中西部電算協議会 事務局では、2町共同システム企画政策・運用・管理等を 行っている。 ※ 高知県中西部電算協議会 設立当初(平成22年度)から事務局員 ※ 総務省 「自治体クラウド導入サポート員」 48
  48. 48. Garoonの導入状況 49 ▌ Garoon の利用  利用形態 パッケージ版  利用人数 1,030名  利用年数 4年目 (平成25年度~)  利用アプリケーション 「ポータル」 「スケジュール」 「施設予約」 「掲示板」 「メッセージ」「グループメール」 「アドレス帳」 「スペース」 「通知一覧」「リンク集」 「お気に入り」 「メモ」 「ToDoリスト」 「電話メモ」「リモート接続サービス(KUNAI)」 中土佐町/四万十町の役場・ 消防・学校(23校)で共同利用中
  49. 49. Garoon導入前の課題 50 ✓ Garoon導入前はどちらかの町に集まって協議する必要があった ✓ システム共同化を進める中で、情報担当部門だけでなく各業務部門 どおしの情報共有(業務システム要件定義等)が必要だった グループウェアA 2町間の良い コミュニケーション ツールがなかった 中土佐町 四万十町 グループウェアB
  50. 50. Garoon共同利用後 51 中土佐町 四万十町 共 通 の 議 題 ○○システム導入 (スペース) 戸籍の共同利用 (メッセージ) 2町で共同利用すること で、それぞれの町同士 のコミュニケーション が円滑になった
  51. 51. Garoon 災害時の活用 52 ▌ Before 災害対策本部の ホワイトボードで情報共有 現場対応中の職員は… ・現場の情報を共有できない ・他の場所の情報が分からない 待機職員は… ・最新状況が分からない ・いつ呼ばれるか予想ができない 出典:https://twitter.com/Niigata_Bousai/status/435992749167243265 四万十町 役場
  52. 52. Garoon 災害時の活用 53 ▌ 台風18号 災害対策本部での活用(四万十町) 災害状況共有 メッセージで 情報共有を 行った 現場対応中の職員は… 災害現場の状況を リアルタイム&画像で共有 待機職員は… 最新状況を自宅から把握 自分が招集される タイミングが予想できる
  53. 53. 災害対策本部ピラミッド図 準備体制 (第1次配備) 6名 非常体制 (第2次配備 初期)12名 非常体制 (第2次配備 後期)67名 緊急非常体制(第3次配備)158名 注意報等のいずれかが発表された場合。 警報が発せられ、災害発生が予想さ れるとき、又は比較的軽微な規模の 災害が発生した時。 大規模の災害発生が予想されるとき 災害状況(情報共有) メッセージ 立上げ 【広報情報グループ】 54
  54. 54. システム共同利用のメリット 55 ▌ Before 中土佐町 四万十町 グループウェア 住民情報システム ネットワーク … グループウェア 住民情報システム ネットワーク … 管理管理 2町それぞれ個別に管理。お互いのフォローし合うのは難しかった。
  55. 55. システム共同利用のメリット 56 ▌ After 中土佐町&四万十町 グループウェア 住民情報システム ネットワーク … 共同管理 共通のシステムを2町で管理することで、業務標準化ができ、 お互い不在時にフォローできるようになった。
  56. 56. Garoon で苦労したこと 57 ▌ 失敗したこと・苦労したこと  失敗したこと システム管理で「ロール」を誤って全て削除してしまった。 (復旧に数時間)  苦労したこと 地方公共団体ならではのネットワーク要件への対応(次頁) 「ロール」は凄く便利!! しかし、使い過ぎると管理が大変
  57. 57. Garoonで苦労したこと 58 ▌ 自治体情報システムのネットワークの要件 利用事務系 LGWAN系 インター ネット系 ・住基 ・社会保障 ・マイナンバー ・人事 ・財務 ・その他情報 ・ Web閲覧 ・ HP管理など 取り扱う情報により ネットワークを3セグメント 分離する必要がある インターネット系とLGWAN系2つのメール運用に苦労しました。 無害化 メール受信転送 eメールの 受信フロー
  58. 58. 利用している他のサービス 59 2町共同システム業者と担当者との連絡で利用している ● Skype For Business 2町共同システム業者との打合せのうち、 「集まらなくても可能な 打合せ」「迅速に(面と合わせて)協議する必要のある会議」で 利用している ● LINE WORKS
  59. 59. サイボウズに言いたいこと 60 ▌ 機能の強化  高知県に遊びに来た際には、中土佐町/四万十町へ 是非、お越し下さい。 Kujyoon中  グループメールをガルーンのアプリの仲間に・・・・・・・・・(仲間はずれ?)  スマホアプリの「KUNAI」のプッシュ通知・・・・(今どきは欲しい機能では?)  機能改善の投票制度(kintone利用等)・・・・・(私どもは、1票を投じたい)  クラウド版(LGWAN-ASP)リモート接続サービス・・・(大災害時どう対応?)
  60. 60. Garoonのこれから サイボウズ株式会社 Garoonビジネスプロダクトマネージャー 池田陽介
  61. 61. おてがる ひろがる つながる Copyright © 2017 Cybozu 62
  62. 62. + 2002年の発売から今年で15年 サイボウズの「中堅・大規模組織向け」グループウェア ・スケーラビリティ ・国際化 ・多言語対応 ・全文検索 ・アクセス権限 ・強化された管理機能 ・システム連携 ・API Copyright © 2017 Cybozu 63
  63. 63. クラウド IaaS上で構築 (AWS、 Azure) クラウド cybozu.com クラウド (パートナー SaaS) オンプレミス LGWAN-ASP 「Garoon」はクラウド、オンプレミス、 様々な環境を選択す ることが可能 Copyright © 2017 Cybozu 64
  64. 64. 直近のTopics Copyright © 2017 Cybozu 65
  65. 65. Arcstar Universal One Mu lti -C lou d C on n e ct ギャランティ / バースト / ベストエフォート / ワイヤレス cybozu.com へのVPN接続サービス提供開始 11月8日 リリース Copyright © 2017 Cybozu 66
  66. 66. Garoon チャットボット連携 (株式会社L is B ビジネスチャット「direct」x 「Garoon」) 11月8日 リリース Copyright © 2017 Cybozu 67
  67. 67. Webhook REST API JavaScript Copyright © 2017 Cybozu 68
  68. 68. 「つながる」「ひろがる」システムとサービス Copyright © 2017 Cybozu 69
  69. 69. API REST API (予定) SOAP API DB (MySQL) プログラム (PHP) ・勤怠管理 ・xxx ・xxx DB JavaScript カスタマイズ ・画面をカスタマイズしたり、 ボタン置いたり、API叩いたり できるようになる機能 JavaScript API JavaScriptカスタマイズ とは… Copyright © 2017 Cybozu 70 他システム/サービス
  70. 70. どんなことができるようになるのか? Copyright © 2017 Cybozu 71
  71. 71. HTMLポートレット活用 HTMLポートレットで 各種ワークフローを案内 「困ったらポータルを見る」が習慣に。 池田模範堂さま Copyright © 2017 Cybozu 72
  72. 72. JavaScriptを使用した お知らせポートレット(電光掲示板風) 全社通知ポートレット(電光掲示板風) 掲示板の最新コメントを表示する Copyright © 2017 Cybozu 73
  73. 73. 社内報ポータル HTMLを意識せずに ポータルのコンテン ツを更新できる Copyright © 2017 Cybozu 74
  74. 74. Garoonのワークフロー同士で連携 出張申請ワークフロー 費用精算ワークフロー 標題 出張申請URL 各種データ データ引き継ぎ 出張申請に記入した項目が自動で転記されます Copyright © 2017 Cybozu 75
  75. 75. Garoonスケジュールから外出予定のみを抽出し、 旅費申請(Garoonのワークフロー)の入力補助を行う スケジュールから外出の予定を自動取得します (予定メニューで判別します) Copyright © 2017 Cybozu 76
  76. 76. 他システムの予定をGaroonのスケジュール に重ね合わせて表示 例えば、他システムの日付情報をもとに、ガルーンの グループ週表示にリンクを表示することができます Copyright © 2017 Cybozu 77
  77. 77. 「cybozu developer network」にて Tipsやサンプルプログラムを公開 こんなサンプルが欲しい!! など要望・ご意見お待ちして ます Copyright © 2017 Cybozu 78
  78. 78. ポータル活用 JavaScript、API活用
  79. 79. 【今後】 11月以降のアップデートでできるようになること 2017年8月版 スケジュール(閲覧画面) JavaScriptカスタマイズ JavaScript API 2017年11月版 (11月12日リリース) ワークフロー(承認成功時) スケジュール(詳細、編集画面) JavaScriptカスタマイズ JavaScript API 2017年5月版 ワークフロー JavaScriptカスタマイズ JavaScript API Copyright © 2017 Cybozu 80
  80. 80. 例[スケジュール] 予定の追加/変更画面のカスタマイズ ▌スケジュール追加/変更画面で表示制御、データ連携などがおこなえ ます 例1: 複数の施設/備品をセットでとる社内ルールがある場合 の注意喚起 例2: 選択した施設の定員オーバーの場合の注意喚起 Copyright © 2017 Cybozu 81
  81. 81. 例[ワークフロー] 承認後にWFのデータを別システムに送ることができる ▌ワークフローの承認が完了すると、他システムへ申請データ を送ることができます 会計システ ムなど Copyright © 2017 Cybozu 82
  82. 82. スマートフォン専用 「サイボウズ KUNAI ※2 」ご利用時に、一部のアプリケー ション・操作でPUSH通知を受け取ることができます。 ・電話メモ ・スケジュール -予定の登録/変更/削除 -予定の出欠確認の応答(出欠/欠席) -施設の利用申請 ・ワークフロー -提出/承認/差し戻し/完了/却下 PUSH通知※1 ※1 PUSH通知は、2017年11月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 ※2 PUSH通知対応の「サイボウズ KUNAI」のバージョンは以下を参照してください。 Andoroid版 : 2017 年 11 月 13 日(月)リリースバージョン以降 iPhone版 : 2017 年 12 月 11 日(月)リリースバージョン以降 例:スケジュールが登録されたとき 通知を受け取ると、 画面にポップアップ が表示されます。 ホーム画面 スケジュール画面 通知をタップすると、 スケジュールの画面 に遷移します。 Copyright © 2017 Cybozu 83
  83. 83. コミュニケーション機能の強化 メンション(予定) Copyright © 2017 Cybozu 84
  84. 84. デザイン刷新 Copyright © 2017 Cybozu 85
  85. 85. 「Garoon」のリリースサイクル ▌リリースサイクルは基本的に下記となっています。 86 ・ メジャーバージョンアップ (4~5年) ・ マイナーバージョンアップ (1~1年半) ・ メンテナンスリリース (3~4ヶ月) ・ アップデート(3ヶ月) ・ 定期メンテナンス ※毎月第2日曜日午前1時~7時 クラウドパッケージ 2月 5月 8月 11月 Copyright © 2017 Cybozu 86
  86. 86. 連携・拡張機能 グループウェア機能と連携・拡張機能を両軸で強化 グループウェア機能 Copyright © 2017 Cybozu 87
  87. 87. チームワークを創造し、 日本企業の成長を支え続ける

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