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Cybozu Days 2017 東京 「俺たちのGaroon」

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Cybozu Days 2017 東京 で開催された「俺たちのGaroon」の講演資料です。

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Cybozu Days 2017 東京 「俺たちのGaroon」

  1. 1. ITmedia 出張企画「俺たちのGaroon」 ▌ ITmedia エンタープライズ主催 情シス交流会「俺たちの情シス」と サイボウズ「Garoon」のコラボレーション企画 他社の人たちが どうやって「Garoon」を 使っているのか 気になったことはありま せんか? 2
  2. 2. 「ITmedia エンタープライズ」、もちろん見ていますよね?? 3
  3. 3. 情シス交流会「俺たちの情シス」 ▌ 約3カ月に1度開催している 読者(情シス)交流会 ▌ LTやワークショップ、お悩み相談室 など、さまざまなテーマで過去11回開催 ▌ 記事やメルマガで告知してます 12月には忘年会もやるので、 ぜひぜひ来てください!! 4
  4. 4. 5
  5. 5. ITmedia エンタープライズ編集部 池田憲弘 アイティメディア 総務人事統括部 情報システム担当 石野博之 サイボウズ Garoon ビジネスプロダクト マネージャー 池田陽介 6
  6. 6. ▌ Garoonライトニングトーク① 【エヌ・ティ・エス 古川様】 ▌ Garoonライトニングトーク② 【東ソー情報システム 石川様】 ▌ Garoonライトニングトーク③ 【東洋大学 藤原様】 ▌ Garoonのこれから ▌ 時間が許す限り…何を聞いても答えてくれるQ&Aタイム 今日のメニュー 7
  7. 7. 株式会社 エヌ・ティ・エス システムサービス部 システム課 古川 真也
  8. 8. 会社紹介 株式会社エヌ・ティ・エス 創業 1987年 事業内容 小学生のための中学受験塾「日能研」の テスト採点・ステム全般の運用・保守 従業員数 105名 9
  9. 9. 10 元生徒さんや 現生徒の保護者さんには おなじみ
  10. 10. 電車通勤の方には 11 このシリーズの車両内広告に 見覚えのある方もいらっしゃるかも?
  11. 11. 自己紹介 古川 真也 システムサービス部 システム課 課長 日能研の情報システム部業務/サーバー導入・保 守 システムに関わる業務はなんでも プライベートでは主にインドア派! アウトドア派に見られがちですが、家から一歩も出ない日がザラです。 12
  12. 12. Garoonの導入状況 13 ▌ 利用形態 :パッケージ版 Garoon(Ver.4.2.6) ▌ 利用年数 :2016年4月から1年半 ▌ ユーザー数 :1,650名 ▌ 最も利用しているアプリケーション:スペース・メッセージ ▌ 全く利用していないアプリケーション:メール
  13. 13. Garoonの導入の経緯 14 2004年より グループウェア を導入 (ちなみにWSS) 11年が経過 ハードウエアの老朽化 対応ブラウザの利用制限 利用ユーザー数の増加 応答時間の遅延
  14. 14. Garoonを使いはじめて2年 15 スペース メッセージ 通知一覧 デザインが選べる 最新情報に 追加更新通知が届く ここがGood ※この画面キャプチャは再現イメージです。
  15. 15. Garoonを使いはじめて2年 16 ここがGood スペースを活用! 案件別にディスカッションを 作成。ワークフローはコメン トにて共有し、案件管理、課 題管理表の代わりとして使用 ※この画面キャプチャは再現イメージです。
  16. 16. スペースをよく使っています 17 新規教室開校のシステム構築案件がスタート タスクの洗い出しや担当決め タスク別にディスカッションで案件進行 案件完了後、タイトルに【xx月】を付与 案件発生 各自担当 範囲を 進めつつ 関連する 周囲の 状況も 把握する ことが できる 案件完了 スタート 進行中
  17. 17. 18 ※この画面キャプチャは再現イメージです。 日能研の教室では 入学試験対策に スペースを活用 しています。
  18. 18. メッセージもよく使っています 19 ◇明確な目的が決まっていない やりとりをする ◇単一の社内連絡をする ◇閲覧確認機能を使いたい ◆メンバー・期間が決まっていて 進捗管理が必要のある ◆ひとつの親案件に対して複数の 子ディスカッションを立てる 必要がある ◆リアクション機能でアンケートを 実施する必要がある <メッセージ> <スペース>
  19. 19. Garoon で苦労したこと 20 サイジング 理由 スペースが 想定以上に 使われた
  20. 20. スペースは2倍、ディスカッションは3倍 21 NTS実態 1,600ユーザー サイボウズ想定 3,000ユーザー 5,000ユーザー 10,000ユーザー スペース件数 2,968 1,200 2,000 4,000 ディスカッション件数 21,264 7,200 12,000 24,000
  21. 21. Garoon につなげているサービス 22 ポータルタブで動画共有 配信先を制限するため、Garoonのポータルにアクセス権をつけて運用している
  22. 22. Garoonへの要望 23 表示順なくして 欲しい 権限ごとコピーして ユーザー追加したい +New Face ・・・etc
  23. 23. 24 ありがとうございました。
  24. 24. Garoon活用について 東ソー情報システム システムサービス事業部 石川賢太朗 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 25
  25. 25. アジェンダ 1. 会社紹介 2. 自己紹介 3. Garoonの導入状況 4. Garoon導入前の課題 5. Garoonでの改善とやっていること 6. 今後の展開 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 26
  26. 26. 1.会社紹介 ■社名 東ソー情報システム(株) ■設立 2000年 1月11日 ■従業員数 83名(2017年03月末時点) ■事業内容(サービス) ・インフラ提供 ・システムコンサルティング ・システムマネジメント ・プロダクト提供(システム開発) 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 27http://www.tosis.co.jp/
  27. 27. 1.会社紹介 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 28 ■沿革 ●1935年2月11日 東ソー株式会社 設立 売上高 : [連結]7,430億円(2017年3月期) 事業分野 : [クロル・アルカリ事業]化学品,ウレタン,セメント [石油化学事業]オレフィン,ポリマー [機能商品事業]有機化成品,バイオサイエンス,高機能材料 従業員数 : [連結] 12,292人(2017年3月末在) ● 2000年1月11日 情報システム部門を機能分社して,東ソーおよび 東ソーグループを支える東ソー情報システムを設立
  28. 28. 2.自己紹介 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 29 名前 : 石川 賢太朗 (いしかわ けんたろう) 所属 : システムサービス事業部 入社 : 2011年01月01日 前職 : 航空機エンジン整備士 主な業務 : インフラの構築/運用/保守
  29. 29. 3.Garoon導入状況 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 30 ■利用形態 パッケージ版 ■利用開始年/利用年数 0 1,000 2,000 3,000 4,000 2010年07月 2011年01月 2011年07月 2012年01月 2012年07月 2013年01月 2013年07月 2014年01月 2014年07月 2015年01月 2015年07月 2016年01月 2016年07月 2017年01月 2017年07月 2010年7月から Garoon2で使用開始 2017年10月時点で 約4,000ユーザ (Garoon4.2) ●
  30. 30. 3.Garoon導入状況 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 31 ■利用中のアプリケーション スペース/リンク集/メモ帳/電話メモ/掲示板/メッセージ/TODO etc… 多くの機能を利用しています
  31. 31. 4.Garoon導入時の課題 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 32 ■課題1 ユーザ管理工数 ・数百組織および数千ユーザの権限、所属 設定管理に大量の工数が費やされる ■課題2 案件管理が煩雑 ・各案件毎に社内メンバー同士のメールが大量に飛び交う ・過去メールを時系列で追う事が困難
  32. 32. 5.Garoonでの改善とやっていること ■改善1 ユーザおよび組織管理の自動化 アカウント管理システムと連携することでGaroonでの 所属変更権限など運用管理の工数削減を実現 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 33 統合 アカウントDB アカウント 管理システム 人事システム 人事情報DB Garoonデータ 作成PGM ・組織 ・ユーザ ・ユーザ所属 ・ユーザロール 自社開発 アカウント 項目のみ連携 Garoon標準 コマンドで取込
  33. 33. 5.Garoonでの改善とやっていること 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 34 ■改善2 案件管理の情報集約 スペースを使って意思決定速度改善と案件管理の効率化を実現
  34. 34. 5.Garoonでの改善とやっていること 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 35 営業と担当部門間の ワークフローとして利用
  35. 35. 5.Garoonでの改善とやっていること 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 36 ○○申請スペース A案件 B案件 C案件 案件ごとに ディスカッションを 作成して情報を共有 報告、承認依頼、 承認をコメントで 行う A案件は今××の状況です。 A案件受注しました。 ○○申請お願いします 承認します ✓ ワークフローよりも早い ✓ あとから見た時に過去の経緯が 把握しやすい 報告 申請 承認 ディスカッションのコメント
  36. 36. 6.今後の展開 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 37 東ソー情報システム株式会社 東ソー株式会社 グループ会社 ✓ 業務システムはGaroonが中心 ✓ 社長のスケジュールも Garoonで空いていれば予約してOK! ✓ 類似システムが混在 ✓ Garoonの機能を活用しきれていないところもある 自社内で蓄積した 活用ノウハウを 東ソーグループ全体に 展開したい
  37. 37. 6.今後の展開 ■東ソー株式会社全部署への利用展開 ・Garoonを使いこなすことで非効率な時間 の圧縮を目指す「働き方改革」の推進 ■新バージョンでの新機能の利用 ・よりエンドユーザに受けが良く使いこなして もらうための機能に期待。。。 ⇒サイボウズさんお願いします。 2017/11/8 All Rights Reserved, ©2017 東ソー情報システム株式会社 38
  38. 38. Garoonを身近にする5つの事例 東洋大学 情報システム課 課長補佐 藤原喜仁
  39. 39. 大学紹介 ▌ 13学部50学科 学生数: 32,148名 • 明治20(1887)年開学 創立者 井上円了 建学の精神「諸学の基礎は哲学にあり」 「独立自活」「知徳兼全」 • 本部 白山 東京都文京区白山5-28-20 東京 – 赤羽台、大手町、板橋 埼玉県 - 朝霞・川越、群馬県 - 板倉 他 • 教員数 専任762名、非常勤1,149名 計1,911名 職員数 専任468名、嘱託260名 計688名 40
  40. 40. 自己紹介 ▌ 藤原 喜仁(ふじわら よしひと) ▌ 1973年生まれ。1998年4月、東洋大学へ入職。 情報システム部門で20年。 ユーザ目線での運用を大事にしている。 ▌ グループウェア(サイボウズ Garoon)や 授業支援システム(朝日ネット manaba)を 全学へ導入し、大学の発展へ貢献。 ▌ 2016年度、ビデオ会議(Cisco WebEx)に本格着手。 41
  41. 41. Garoonの導入状況 42 ▌ 利用形態 :パッケージ版 Garoon 4.2 (1.5の時代から利用) ▌ ガルーンの利用年数 :2005年7月から12年4ヶ月 (Office4も利用) ▌ 現在の契約ユーザ数 :1,800 (当初は 1,500) ▌ 頻繁に利用しているアプリケーション: メッセージ、スケジュール、ファイル管理、掲示板 ▌ 追加ソフト:デヂエ(無制限ライブラリ)、サイボウズLive
  42. 42. Garoon導入時の課題 43 ▌ 2001年から2005年まで、「Office4」を 事務局職員のみ(400名)で利用していた。 ▌ 通知文などは徐々に、グループウェアでのみ 配布されるようになり、100%の利用率になった。 ▌ 教員も加えた「Garoon」を1,500名で始めたら、 どのように展開していけるのか? ?
  43. 43. 利用者目線に立った設計や運用 44 ▌ Garoon は使わせるものではなく、 使ってもらうもの。 ▌ 管理者目線ではなく 利用者目線で。 かつ、長期的な視点で考える。 管理者 利用者 「誰でも使える」こと 「浸透させる」こと
  44. 44. それぞれの「組織文化」 45 ▌ 既存「文化」は、無視できない! • 人事採用のたびに、新規ユーザは増えていく。 − 操作講習会は、なかなか実施できない。 • どこまでオープンにできるか? − 見せて良いもの、見せたくないものがある。 サイボウズさんの例
  45. 45. ◆Tips(1) 掲示板カテゴリの作り方 46 ▌ 発信者は、自部署名で発信するのか? ▌ 他部署のカテゴリは、普段から見るか? − 「部署名カテゴリ」を作るか否か。 皆さんのガルーンはいかがですか? ガルーン4ヘルプ/管理者ガイドより ガルーン3製品サイト 「掲示板」機能紹介 サンプル画像より
  46. 46. 本学の掲示板の場合 47 ▌ 通常連絡は「メッセージ中心」と想定。 ▌ 部署名のカテゴリを作らない。 例)教務部、学生部、経理部・・・ →「教職員向け」「事務局向け」あるいは 「キャンパス単位」といった宛先ベースにした ザックリとした分類の方が 投稿する人にとっては、カテゴリを選択しやすい ※通知されないと読まないので、通知ベースで考えた。 ※アクセス権が複雑だと、あとで管理者は破綻する。 選択肢を減らし、 「悩ませない」こと
  47. 47. ◆事例(2) ファイル管理の例 48 ▌ 「部署名」フォルダは、組織変更に対応できるか? • 名称が変わるだけの場合(名前が変わって、探しにくい) • 部署が分かれる、あるいは合併し、役割が変わる場合。 (どこにいったか、探せなくなる) • キャンパスを越えた同一業務もある。 ▌ 「~関連」というフォルダ名にし、登録権限は 複数の部署からも登録が出来るようにした。
  48. 48. 運用開始後は、利用者を日々観察 49 ▌ 新規ユーザは、ログイン初日から、すぐに使い始める。 • 使い方は、事務局であれば同じ部屋の先輩や同僚に聞けるが。 教員であれば、個人研究室での孤独のスタート。 ▌ 問合せがあれば、機能面だけでなく、 業務のねらいや進め方まで、とことんヒアリング。 • やりたいことが実現できるようしっかり「寄り添う」姿勢。
  49. 49. ◆事例(3) ポータルを見やすくする 50 ▌ 一か所にリンクを集める ▌ ガルーンとデザインを揃える ▌ RSSフィードを取り込む
  50. 50. ◆事例(4) ワークフローでデータ連携 51 ▌ 外部アクセスの申請用フォームで、 CSV出力機能を利用。 ▌ サーバ上での定期的なバッチ処理で、 LDAPにグループ登録を実施。 − ICTで、自動化できることは何か?を試す。それを示す。
  51. 51. ◆事例(5) ログの活用 52 ▌ いつ誰が、どんなことに 使っているかは、 「ログ一覧」から抽出し 分析することが可能。 ▌ (いい意味で) 想定していなかった 使われ方を発見することも。
  52. 52. 東洋大学 5つの事例まとめ 53 ◆事例(1) 掲示板カテゴリの作り方 ◆事例(2) ファイル管理の例 ◆事例(3) ポータルを見やすくする ◆事例(4) ワークフローでデータ連携 ◆事例(5) ログの活用 Tips 「誰でも使える」 「浸透させる」ための
  53. 53. サイボウズさんに言いたいこと 54 ▌ kintoneが前に出ていますが、Garoonのことも忘れないで! これまで以上の機能改良を期待しています。 • モバイルファースト、リアルタイム性、データ再利用 • 他システムとのデータ連携 ▌ デヂエの後継は? パッケージ版とCybozu.com版との価格差は? サイボウズLiveの今後は? などなど。 − とはいえ、普段から言わせてもらっていますので。今後ともよろしくお願いします!!
  54. 54. Garoonのこれから サイボウズ株式会社 Garoonビジネスプロダクトマネージャー 池田陽介
  55. 55. おてがる ひろがる つながる Copyright © 2017 Cybozu 56
  56. 56. + 2002年の発売から今年で15年 サイボウズの「中堅・大規模組織向け」グループウェア ・スケーラビリティ ・国際化 ・多言語対応 ・全文検索 ・アクセス権限 ・強化された管理機能 ・システム連携 ・API Copyright © 2017 Cybozu 57
  57. 57. クラウド IaaS上で構築 (AWS、 Azure) クラウド cybozu.com クラウド (パートナー SaaS) オンプレミス LGWAN-ASP 「Garoon」はクラウド、オンプレミス、 様々な環境を選択することが可能 Copyright © 2017 Cybozu 58
  58. 58. 本日リリースのTopics Copyright © 2017 Cybozu 59
  59. 59. Arcstar Universal One Mu lti -C lou d C on n e ct ギャランティ / バースト / ベストエフォート / ワイヤレス cybozu.com へのVPN接続サービス提供開始 本日(11月8日)リリース Copyright © 2017 Cybozu 60
  60. 60. Garoon チャットボット連携 (株式会社L is B ビジネスチャット「direct」x 「Garoon」) 本日(11月8日)リリース Copyright © 2017 Cybozu 61
  61. 61. Webhook REST API JavaScript Copyright © 2017 Cybozu 62
  62. 62. 「つながる」「ひろがる」システムとサービス Copyright © 2017 Cybozu 63
  63. 63. API REST API (予定) SOAP API DB (MySQL) プログラム (PHP) ・勤怠管理 ・xxx ・xxx DB JavaScript カスタマイズ ・画面をカスタマイズしたり、 ボタン置いたり、API叩いたり できるようになる機能 JavaScript API JavaScriptカスタマイズ とは… Copyright © 2017 Cybozu 64 他システム/サービス
  64. 64. どんなことができるようになるのか? Copyright © 2017 Cybozu 65
  65. 65. HTMLポートレット活用 HTMLポートレットで 各種ワークフローを案内 「困ったらポータルを見る」が習慣に。 池田模範堂さま Copyright © 2017 Cybozu 66
  66. 66. JavaScriptを使用した お知らせポートレット(電光掲示板風) 全社通知ポートレット(電光掲示板風) 掲示板の最新コメントを表示する Copyright © 2017 Cybozu 67
  67. 67. 社内報ポータル HTMLを意識せずに ポータルのコンテン ツを更新できる Copyright © 2017 Cybozu 68
  68. 68. Garoonのワークフロー同士で連携 出張申請ワークフロー 費用精算ワークフロー 標題 出張申請URL 各種データ データ引き継ぎ 出張申請に記入した項目が自動で転記されます Copyright © 2017 Cybozu 69
  69. 69. Garoonスケジュールから外出予定のみを抽出し、 旅費申請(Garoonのワークフロー)の入力補助を行う スケジュールから外出の予定を自動取得します (予定メニューで判別します) Copyright © 2017 Cybozu 70
  70. 70. 他システムの予定をGaroonのスケジュール に重ね合わせて表示 例えば、他システムの日付情報をもとに、ガルーンの グループ週表示にリンクを表示することができます Copyright © 2017 Cybozu 71
  71. 71. 「cybozu developer network」にて Tipsやサンプルプログラムを公開 こんなサンプルが欲しい!! など要望・ご意見お待ちして ます Copyright © 2017 Cybozu 72
  72. 72. ポータル活用 JavaScript、API活用
  73. 73. 【今後】 11月以降のアップデートでできるようになること 2017年8月版 スケジュール(閲覧画面) JavaScriptカスタマイズ JavaScript API 2017年11月版 (11月12日) ワークフロー(承認成功時) スケジュール(詳細、編集画面) JavaScriptカスタマイズ JavaScript API 2017年5月版 ワークフロー JavaScriptカスタマイズ JavaScript API Copyright © 2017 Cybozu 74
  74. 74. 例[スケジュール] 予定の追加/変更画面のカスタマイズ ▌スケジュール追加/変更画面で表示制御、データ連携などがおこなえ ます 例1: 複数の施設/備品をセットでとる社内ルールがある場合 の注意喚起 例2: 選択した施設の定員オーバーの場合の注意喚起 Copyright © 2017 Cybozu 75
  75. 75. 例[ワークフロー] 承認後にWFのデータを別システムに送ることができる ▌ワークフローの承認が完了すると、他システムへ申請データ を送ることができます 会計シス テムなど Copyright © 2017 Cybozu 76
  76. 76. スマートフォン専用 「サイボウズ KUNAI ※2 」ご利用時に、一部のアプリケー ション・操作でPUSH通知を受け取ることができます。 ・電話メモ ・スケジュール -予定の登録/変更/削除 -予定の出欠確認の応答(出欠/欠席) -施設の利用申請 ・ワークフロー -提出/承認/差し戻し/完了/却下 PUSH通知※1 ※1 PUSH通知は、2017年11月時点ではクラウド版でのみご利用いただけます。 ※2 PUSH通知対応の「サイボウズ KUNAI」のバージョンは以下を参照してください。 Andoroid版 : 2017 年 11 月 13 日(月)リリースバージョン以降 iPhone版 : 2017 年 12 月 11 日(月)リリースバージョン以降 例:スケジュールが登録されたとき 通知を受け取ると、 画面にポップアップ が表示されます。 ホーム画面 スケジュール画面 通知をタップする と、スケジュールの 画面に遷移します。 Copyright © 2017 Cybozu 77
  77. 77. コミュニケーション機能の強化 メンション(予定) Copyright © 2017 Cybozu 78
  78. 78. デザイン刷新 Copyright © 2017 Cybozu 79 Copyright © 2017 Cybozu 79
  79. 79. 「Garoon」のリリースサイクル ▌リリースサイクルは基本的に下記となっています。 80 ・ メジャーバージョンアップ (4~5年) ・ マイナーバージョンアップ (1~1年半) ・ メンテナンスリリース (3~4ヶ月) ・ アップデート(3ヶ月) ・ 定期メンテナンス ※毎月第2日曜日午前1時~7時 クラウドパッケージ 2月 5月 8月 11月 Copyright © 2017 Cybozu 80
  80. 80. 連携・拡張機能 グループウェア機能と連携・拡張機能を両軸で強化 グループウェア機能 Copyright © 2017 Cybozu 81
  81. 81. チームワークを創造し、 日本企業の成長を支え続ける

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