2120609メール処理手順の例

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タスクカフェにて発表された受講者の方のプレゼン資料です。

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2120609メール処理手順の例

  1. 1. メール処理手順の例2012/6/9 @タスクカフェ
  2. 2. メール処理のルール【今日来たメールはどうするか】・受信は手動で1日4回&リマインダー(Dueを使用) └8:30/11:00/14:00/16:30・原則として翌日に処理 (翌日処理用の一時保管フォルダに逃がす)・要至急対応メールは例外対応【今日やるメールはどれか】・朝イチに昨日一時保管フォルダに逃がした全メール を「今日やる」フォルダに移動・「今日やる」フォルダのメールのみ対応・原則として毎日「今日やる」フォルダは空にする
  3. 3. (下準備)フォルダの用意①受信トレイに来たメールを逃がすフォルダ②処理済みメールを保管するフォルダ
  4. 4. ①受信メールを逃がすフォルダ
  5. 5. ②処理済みメールを保管するフォルダ
  6. 6. フォルダの全体
  7. 7. 今日来たメールの処理 フラグ 立てる &実行 実行 移す 翌朝移す 水曜日 木曜日の朝 木曜日 例外処理 受けたメール 0に移す 処理する 受信トレイか は3に入れる ら直接0に移 (1日4回) してアクショ ン実行 1。タイトルだけ見て振り分け 2。中身読んでただ振り分け ↓メールが減ったところで 3。優先順位判断 4。アクション実行
  8. 8. (処理した)メールの保管先 ←特定のプロジェクトに属さないメール ←ルーチン的なメール ←仕事の依頼をした/受けたメール(←うまく機能しないのでヤメる予定) ←定型的なメール文面 ←特定のプロジェクトに属するメール ・基本的にEvernoteのノート・タグ、Nozbeのプロジェクトと統一 ・1+プロジェクトを立ち上げた年月日(終わりないものは999999) ←終了したプロジェクトフォルダを保管するフォルダ(+達成感の演出)
  9. 9. 良かったこと・処理するメールの数と進捗が目に見えて明らか →疲れが少ない/処理する気になる=先送り軽減 (処理するそばからメールが増えていくのが気になって イヤになる、ということがなくなった)・メールの整理を行うフェイズと重いメールに対応する フェイズを分けたことにより集中して対応できるように なった。
  10. 10. うまくいっている要因と思ってること・逃がし先/保管先のフォルダを細かく用意した →移動先に迷わなくて済む・「今日やる」フォルダを作った →今日やるフォルダはどれだっけ?と迷わなくて済む (作っていなかった頃はいちいち今日が何曜日か考え、 その後どのフォルダを見に行くか考えていた。 ⇒精神力消耗)・処理の順序を決めた ①タイトルだけ見て保管フォルダに振り分け ②読むだけで済むものを読んで保管フォルダに振り分け ③実行の優先順位を判断 ④具体的アクション実行
  11. 11. 注意していること・処理の順序どおりに処理する └振り分けタイムには振り分けしかやらない └優先順位判断タイムには優先順位の判断しかしない →どんなに簡単なことでもうっかり実行しない (そこから崩壊が始まることが多かったので)・まずは雑魚から振り分ける →目に見えて今日やることが減っていって楽になる・重いものは黙々とやる →最後はやること同じ。そこが楽になるわけではない。・即レスはしないが翌日には必ずレス └そうでないとただの感じ悪いヤツに └即レスしない人なのだと思われればよい └ただし必要とあらば即レス
  12. 12. 参考にした本

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