Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management

576 views

Published on

Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management

Published in: Economy & Finance
  • Be the first to comment

Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management

  1. 1. QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU Nguồn: - Internet Account receivables management Cập nhật: 07/02/2017 – V0
  2. 2. Tài chính & quản trị 2www.facebook.com/F4managers Thanh toán trả chậm PHẢI TRẢPHẢI THU KháchhàngA KháchhàngB KháchhàngC NhàcungcấpX NhàcungcấpY NhàcungcấpZ 1. Thanh toán trả chậm trong kinh doanh là việc luôn diễn ra dù muốn hay không, mỗi một doanh nghiệp vừa đứng ở góc độ người mua và người bán do đó vừa đóng vai trò chủ nợ và con nợ 2. Các khoản phải thu luôn chứa đựng nhiều rủi ro: - Không thu được nợ (mất hoàn toàn) - Khách hàng chây lì, trì hoãn việc thanh toán - Khách hàng thanh toán không đúng tiến độ, gây ảnh hưởng xấu đến việc hoạch định dòng tiền của doanh nghiệp 3. Đây là việc không thể tránh được, do đó phải kiểm soát & quản lý một cách hiệu quả. Kiểm soát bằng cách: 1. Thiết lập chính sách công nợ, hạn mức tín dụng (thời hạn thanh toán, đối tượng áp dụng). 2. Chính sách bán hàng (trong đó bao gồm thẩm quyền và trách nhiệm liên quan đến công nợ). 3. Hệ thống báo cáo, theo dõi nợ phải thu: người phụ trách, tổ chức dữ liệu, hệ thống báo cáo, người lập báo cáo, người xem báo cáo và chỉ đạo xử lý các vấn đề liên quan.
  3. 3. Tài chính & quản trị 3www.facebook.com/F4managers Thời hạn thanh toán Yếu tố để xem xét cho khách hàng: 1. Lịch sử thanh toán 2. Uy tín người chủ, ban điều hành 3. Bảo lãnh thanh toán (của ngân hàng) 4. Mục đích mua hàng (sản xuất, thương mại) 5. Chính sách bán hàng 6. Dòng tiền của công ty (thời hạn trả nhà cung cấp, vay ngắn hạn ngân hàng, tiền vốn của công ty) 7. Chính sách của đối thủ 8. …
  4. 4. Tài chính & quản trị 4www.facebook.com/F4managers Thời hạn thanh toán 1. Tham chiếu ngân hàng: sử dụng các mối quan hệ với cán bộ ngân hàng để tìm hiểu thông tin về khách hàng (khách hàng cũng sẽ có quan hệ tín dụng với ngân hàng dù ít hay nhiều), ngân hàng không thể cung cấp thông tin một cách chính thống nhưng những lời nói mang tính hàm ý cũng có thông tin quan trọng về năng lực tài chính, ban lãnh đạo. 2. Từ các đối tác: các đối tác có quan hệ mua, bán, cung cấp dịch vụ với khách hàng cũng là nguồn thông tin đáng giá để tham khảo về năng lực, uy tín của khách hàng. 3. Thăm viếng khách hàng: thăm cơ sở vật chất, nhà xưởng, kho bãi, đánh giá trình độ quản lý, điều hành và tình hình kinh doanh của khách hàng. 4. Báo cáo tài chính: Nếu khách hàng là công ty niêm yết hoặc công ty đại chúng thì BCTC có thể truy cập dễ dàng, dựa vào đó có thể phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh, năng lực tài chính, triển vọng của khách. 5. Thông tin từ các kênh khác: ví dụ thông tin liên quan đến công ty, ban điều hành của khách hàng a. Các vụ kiện, tranh chấp pháp lý với cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan nhà nước b. Nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội c. Các bản phân tích về công ty hoặc ngành nghề kinh doanh của khách hàng d. Phá sản, tranh chấp pháp lý của khách hàng/nhà cung cấp quan trọng của khách hàng e. Xếp hạng tín dụng từ các công ty cung cấp dịch vụ xếp hạng tín dụng f. … THU THẬP VÀ XÁC MINH THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
  5. 5. Tài chính & quản trị 5www.facebook.com/F4managers Hạn mức tín dụng Dựa trên kết quả của các tiêu chí đánh giá khi xem xét thời hạn thanh toán, năng lực tài chính của công ty kết hợp với doanh số mua, tần suất mua, thói quen mua hàng, một số khách hàng sẽ được cấp hạn mức tín dụng, tức là số tiền nợ tối đa của một khách hàng. Ví dụ: thời hạn thanh toán cho khách hàng A là 30 ngày kể từ ngày hóa đơn, với hạn mức nợ tối đa vào mọi thời điểm là 10 tỉ. Đặc biệt lưu ý: 1. Phải xem xét thời hạn thanh toán và hạn mức tín dụng là 2 vấn đề tách bạch nhau, tức tới hạn thanh toán thì phải trả tiền dù hạn mức chưa dùng hết. 2. Điểm 1 nói trên có vẻ hiển nhiên nhưng trong thực tế áp dụng có công ty vẫn chấp nhận cho khách hàng chưa sử dụng hết hạn mức thì chưa trả tiền cũng được, dẫn đến việc khách hàng lợi dụng điểm này để chiếm dụng vốn, mua gần đến hạn mức tối đa rồi không mua nữa, không trả nợ và đi mua chỗ khác. 3. Dù có vẻ ngớ ngẩn nhưng việc đánh đồng 2 khái niệm này vẫn xảy ra do áp lực bán hàng (bán hàng bằng mọi giá)  Rủi ro cực kỳ cao, nhiều bài học về thiệt hại đã xảy ra trong thực tế.
  6. 6. Tài chính & quản trị 6www.facebook.com/F4managers Hạn mức tín dụng Sau khi đánh giá, chốt được hạn mức và thời hạn thanh toán
  7. 7. Tài chính & quản trị 7www.facebook.com/F4managers Kiểm soát phải thu Khoản phải thu phải được kiểm soát chặt chẽ, dù công ty có phần mềm hay theo dõi bằng thủ công bằng excel cũng cần phải được thực hiện theo đúng quy trình: 1. Phòng Bán hàng (sales) là đơn vị chịu trách nhiệm đối với khoản phải thu, đôn đốc thu hồi nợ (kế toán không làm việc này). 2. Thiết lập cơ chế kiểm soát hạn mức tín dụng (vượt hạn mức không cho xuất hàng). Cán bộ quản lý từng cấp được phân quyền phê duyệt một mức vượt nhất định (quy định rõ trong bảng phân quyền) và phải chịu trách nhiệm về phần vượt này. 3. Các thông tin và biễu mẫu kiểm soát được thiết lập đơn giản, được cập nhật gần như lập tức (real time), nếu có độ trễ thì không quá 1 ngày (dù là phần mềm hay excel). Các báo cáo theo dõi công nợ phải được các cấp quản lý xem xét định kỳ, ít nhất 1 tuần/lần. 4. Kiểm soát chặt sẽ tránh tình trạng Sales đẩy hàng gởi đại lý để đạt doanh số (treo nợ phải thu) nhằm có tiền thưởng và sau đó nghỉ việc để lại hậu quả cho công ty giải quyết. Các báo cáo thường dùng: 1. Báo cáo nợ sắp tới hạn 2. Báo cáo tuổi nợ 3. Báo cáo nợ quá hạn
  8. 8. Tài chính & quản trị 8www.facebook.com/F4managers Theo dõi nợ phải thu NHẮC NHỞ TRƯỚCTHEO DÕI CÔNG NỢ GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu dựa trên thời hạn thanh toán và: - Các khoản nợ sắp tới hạn - Các khoản nợ tới hạn - Các khoản nợ quá hạn Khi gần đến hạn thanh toán, nhân viên theo dõi công nợ hoặc nhân viên kinh doanh khéo léo nhắc nhở khách hàng về các hóa đơn sắp đến hạn thanh toán Ngoài việc nhắc nhở trước, với các khoản nợ lớn doanh nghiệp thường phát hành giấy đề nghị thanh toán và gởi chính thức tới khách hàng, tác dụng: - Nhắc nhở việc thanh toán - Một hình thức xác nhận công nợ (nếu thấy không đúng họ sẽ phản ứng)
  9. 9. Tài chính & quản trị 9www.facebook.com/F4managers Báo cáo kiểm soát
  10. 10. Tài chính & quản trị 10www.facebook.com/F4managers Xác nhận công nợ So sánh Phải thu (Bên bán) Phải trả (Bên mua) Mục đích của biên bản xác nhận công nợ: 1. Đối chiếu số liệu (số hóa đơn, số tiền, ngày trả…) 2 bên ghi nhận có khớp hay không, rất nhiều trường hợp không khớp (bên mua nói trả rồi, bên bán nói chưa trả, cấn trừ công nợ 3 hoặc nhiều bên…) 2. Là xác nhận mang tính pháp lý, là bằng chứng “trước tòa”  Cần sự xác nhận của người có thẩm quyền bên nợ, và đóng dấu tròn nếu là pháp nhân. Tần suất đề nghị: 1. Công ty lớn: hàng tháng 2. Công ty vừa: hàng quý 3. Công ty nhỏ: 6 tháng/lần 4. Tất cả các công ty: chốt số và xác nhận vào ngày 31/12 hàng năm Có thể áp dụng nguyên tắc 20/80 về giá trị các khoản phải thu (khi không thể đối chiếu hết 100%)
  11. 11. Tài chính & quản trị 11www.facebook.com/F4managers Cảnh báo lừa đảo Nhà sản xuất Đại lý/Cò Khách hàng A Khách hàng B Khách hàng C Khách hàng D Khách hàng E Đặc điểm nhận dạng 1. Đại lý/cò trực tiếp điều phối thanh toán, chuyển tiền cho nhà sản xuất. 2. Dùng tiền của khách hàng này thanh toán cho khách hàng khác (có khách luôn trả trước, có khách nợ rất lâu nhưng không trả). 3. Đại lý/cò có uy tín làm việc nhiều năm, có hạn mức tín dụng nhưng hầu như không có mua bán trực tiếp (hoặc rất ít). 4. Các khách hàng của đại lý/cò không xác nhận công nợ.
  12. 12. Tài chính & quản trị 12www.facebook.com/F4managers Cách thức lừa đảo này rất tinh vi: 1. Xây dựng uy tín qua một thời gian rất lâu dài trong giao dịch với nhà sản xuất. 2. Có hạn mức tín dụng dù không sử dụng trực tiếp mà thông qua việc cho khách hàng của Đại lý/cò được thiếu. 3. Khách hàng của đại lý hầu như không bao giờ xác nhận công nợ, lý do là nhiều người chỉ lấy hóa đơn hợp thức hóa đầu vào, không thực sự mua hàng. Việc thanh toán tiền theo sự chỉ định của đại lý/cò. 4. Nhà sản xuất không được phép tiếp xúc với khách hàng (thậm chí không biết khách hàng). 5. Việc quản lý công nợ, kiểm soát dòng tiền với các khách hàng của đại lý hoàn toàn không kiểm soát được (đại lý lấy tiền của khách hàng này thanh toán cho khách hàng khác). 6. Đại lý/cò có thể tự mua hàng và bán dưới giá mua, nhằm mục đích lấy tiền để xoay (lấy chỗ này trả chỗ kia)  Làm rối loạn thị trường. Cảnh báo lừa đảo
  13. 13. Tài chính & quản trị 13Tài chính & quản trị 13https://www.facebook.com/F4managers HƯỚNG DẪN THỰC TẾ
  14. 14. Tài chính & quản trị 14www.facebook.com/F4managers Chiết khấu thanh toán Thời hạn hưởng chiết khấu (Ví dụ 10 ngày) Thời hạn thanh toán (ví dụ 30 ngày) 0 10 30 ngày Ví dụ ký hiệu: 1/10,n/30 - Thời hạn thanh toán 30 ngày - Thanh toán trong vòng 10 ngày đầu, kể từ ngày hóa đơn được giảm 1% 1. Khuyến khích khách hàng thanh toán sớm 2. Tỉ lệ chiết khấu được tính trên cơ sở so sánh với lãi suất ngân hàng, nhưng phải đủ hấp dẫn để khuyến khích khách hàng Mục đích: 1. 1% cho 20 ngày tương đương lãi suất năm là bao nhiêu ? 2. Lãi suất năm = (1%/20) x 360 = 18%/năm Lãi suất năm 1. Bán hàng ngày 01/02/2016 điều kiện thanh toán 1/10,n30, trị giá 10 triệu đồng. Nếu khách thanh toán trong vòng 10 ngày: 2. Số tiền hóa đơn: 10,000,000 3. Chiết khấu 1%: 10,000,000 x 1% = 100,000 4. Số tiền khách thanh toán: 9,900,000 Ví dụ Lưu ý: chính sách chiết khấu phải có văn bản của công ty quy định rõ ràng, nếu không chi phí này sẽ không được Thuế công nhận
  15. 15. Tài chính & quản trị 15www.facebook.com/F4managers Tổ chức dữ liệu Dù công ty có sử dụng phần mềm hay chỉ sử dụng excel thì tổ chức dữ liệu dạng như thế này sẽ rất đơn giản trong việc theo dõi khoản phải thu với các tiêu chí: - Ngày tới hạn - Ngày quá hạn Mục đích là để kiểm soát dòng tiền vào cũng như các rủi ro về nợ quá hạn bằng công cụ đơn giả mà hiệu quả của Excel, đó là Pivot Table
  16. 16. Tài chính & quản trị 16www.facebook.com/F4managers Tổ chức dữ liệu Bước 1: a. Quyét chọn bảng dữ liệu b. Chọn Tab “Insert” c. Click vào “PivotTable” PivotTable là một kỹ thuật xử lý số liệu đơn giản nhưng rất mạnh mẽ, nên nắm bắt cách sử dụng
  17. 17. Tài chính & quản trị 17www.facebook.com/F4managers Bước 2: a. Chọn một số tiêu chí cần trình bày b. Chọn ô “0-0”, click chuột phải, chọn group Tổ chức dữ liệu
  18. 18. Tài chính & quản trị 18www.facebook.com/F4managers Bước 3: a. Chọn khoảng cách giữa các nhóm như minh hoạ (30 ngày) b. Click ok Tổ chức dữ liệu
  19. 19. Tài chính & quản trị 19www.facebook.com/F4managers Tổ chức dữ liệu Bước 4: a. Format lại bảng, có số liệu như hình b. Ví dụ các khoản chưa quá hạn là 9.5 tỉ c. Ví dụ: các khoản quá hạn từ 1 đến 30 ngày là 7.2 tỉ https://www.youtube.com/watch?v=FvrNRKy5UAQ Xem Video trên youtube (rất nhiều)
  20. 20. Tài chính & quản trị 20www.facebook.com/F4managers Tổ chức dữ liệu Dùng PivotTable để xem chi tiết cho từng khách hàng, cho từng hoá đơn
  21. 21. Tài chính & quản trị 21www.facebook.com/F4managers Tổ chức dữ liệu Có thể vẽ đồ thị từ dữ liệu PivotTable để cập nhật tự động
  22. 22. Tài chính & quản trị 22www.facebook.com/F4managers Báo cáo thực tế Ví dụ 1 báo cáo thực tế in ra từ phần mềm ERP (Microsoft Dynamic AX)
  23. 23. Tài chính & quản trị 23www.facebook.com/F4managers Báo cáo thực tế Ví dụ 1 báo cáo thực tế in ra từ phần mềm ERP (Microsoft Dynamic AX)
  24. 24. Tài chính & quản trị 24www.facebook.com/F4managers Biên bản đối chiếu công nợ thực tế Ví dụ 1 biên bản thực tế in ra từ phần mềm ERP (Microsoft Dynamic AX)

×