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Manejo De Reuniones

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Manejo De Reuniones

  1. 1. MANEJO DE REUNIONES Andrea Marín Foronda Cristina Londoño Villegas Margarita María Tobón Berrío
  2. 2. PRINCIPIOS DE PROTOCOLO <ul><li>Ser puntual: respetar el tiempo de uno mismo y de los demás </li></ul><ul><li>Ser discreto: información confidencial </li></ul><ul><li>Ser cort és: atento a las sugerencias </li></ul><ul><li>Mostrar interés: atención que se presta </li></ul><ul><li>Vestirse adecuadamente </li></ul><ul><li>Lenguaje oral y escrito: buena comunicación </li></ul>
  3. 3. TIPOS DE MESAS <ul><li>Rectangular u ovalada: permite situar el anfitrión e invitado de honor en una cabecera favoreciendo el diálogo y la ubicación de este. </li></ul><ul><li>se necesita un comedor de amplias dimensiones. </li></ul><ul><li>Mesa Redonda: la mesa redonda disimila las jerarquías y favorece la comunicación, estableciendo una actitud positiva frente a la negociación. </li></ul>
  4. 4. TIPOS DE MESAS <ul><li>Resultan funcionales en negociaciones complejas donde es necesario resaltar la igualdad de todas las delegaciones. </li></ul><ul><li>Puede ser usada para comidas de gala o banquetes. </li></ul><ul><li>Esta se divide en: </li></ul><ul><li>Sistema Francés: las personas de más jerarquía se ubican en el centro de la mesa, favoreciendo la conversación entre ellos y </li></ul>
  5. 5. TIPOS DE MESAS <ul><li>Y la agrupación de los invitados, ubicados de derecha a izquierda de las cabeceras. </li></ul><ul><li>Sistema Inglés: es la que más conocemos porque los anfitriones se ubican en los extremos, pero no es la más recomendada porque puede haber dificultades en la comunicación debido a la separación de los anfitriones. </li></ul>
  6. 6. ORGANIZANDO LA REUNIÓN <ul><li>Escoger el espacio adecuado </li></ul><ul><li>Citar a las personas: hace un llamado </li></ul><ul><li>Organizar los detalles: para mayor efectividad </li></ul><ul><li>Establecer el orden de la reunión </li></ul><ul><li>Organizar actas </li></ul>
  7. 7. PARA TENER EN CUENTA <ul><li>La decoración debe ser simple (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas)o algún plato con bollería, termos con café, con leche o té </li></ul><ul><li>Los detalles Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. </li></ul><ul><li>Participación de todos hay que tratar de que todos los miembros de la junta o reunión tengan la posibilidad de participar y todo lo que ellos digan tiene que quedar escrito el acta. </li></ul><ul><li>Lograr conclusiones </li></ul><ul><li>Cumplir los objetivos. </li></ul>
  8. 8. REUNIÓN DE UNA NORMAS <ul><li>Se debe acordar entre los miembros del equipo una reglas para que todos tengan un compromiso homogéneo y puedan obtener altos niveles de eficiencia. </li></ul><ul><li>El tiempo: es importante para que halla una puntualidad de todos los participantes y también para que la reunión tenga un orden de los puntos a tratar y los objetivos. </li></ul>
  9. 9. REUNIÓN DE UNA NORMAS <ul><li>El moderador: debe existir una persona encargada de coordinar la actividad para que no halla desorden. </li></ul><ul><li>Toma de decisiones: son todos los acuerdos que se realizan. </li></ul><ul><li>Registro de la información: una persona es la encargada de guardar lo que se trató en la conversación, los comentarios, decisiones y acciones. </li></ul>
  10. 10. REUNIÓN DE UNA NORMAS <ul><li>Conclusiones: se recapitula los temas tratados, acuerdos alcanzados, tareas asignadas, temas pendientes y se evalúa la reunión para saber si se cumplieron los objetivos. </li></ul>
  11. 11. ACTAS <ul><li>Mecanismos formales para documentar la reunión. </li></ul><ul><li>Codificación secuencial. </li></ul><ul><li>Documentadas por un secretario. </li></ul><ul><li>Concretas </li></ul><ul><li>Con fechas establecidas. </li></ul><ul><li>Con la firma de todos los participantes </li></ul><ul><li>Incluir las conclusiones. </li></ul>
  12. 12. CÓMO LLEVAR LA REUNIÓN <ul><li>Claridad de los objetivos </li></ul><ul><li>Claridad de la agenda: cumplir todo lo que se había planeado con el mismo orden </li></ul><ul><li>Manejo del tiempo: distribución adecuada </li></ul><ul><li>Interrupciones: se hacen en el momento que fueron acordadas y pueden ser al terminar un tema o al final de la reunión </li></ul><ul><li>Seguimiento ordenado: tratar los puntos que previamente se acordaron para evitar el desorden y tener eficiencia en la reunión. </li></ul>
  13. 13. CÓMO LLEVAR LA REUNIÓN <ul><li>Preparación de los asistentes: si es necesario documentar a los asistentes previamente para introducirlos acerca de lo que se va a tratar durante la reunión. </li></ul><ul><li>Participación de los asistentes </li></ul><ul><li>Cumplimiento de los objetivos </li></ul><ul><li>Pertinencia </li></ul>

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