Etapas De Un Evento

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Etapas de un Evento

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Etapas De Un Evento

  1. 1. Eventos y Banquetes<br />ETAPAS<br />DE UN<br /> EVENTO<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  2. 2. Eventos y Banquetes<br />ETAPAS DE UN EVENTO<br />PRE-EVENTO<br />EVENTO<br />POST-EVENTO<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  3. 3. Eventos y Banquetes<br />Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial:<br />Etapas de un Evento<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  4. 4. Eventos y Banquetes<br />PRE - EVENTO<br />1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.<br />2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).<br />INVESTIGACIÓN<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  5. 5. Eventos y Banquetes<br />PRE - EVENTO<br />3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.<br />4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.<br />PLANIFICACIÓN<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  6. 6. Eventos y Banquetes<br />PRE - EVENTO<br />5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes<br />6.- Definir:<br />Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa. <br />Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.<br />PLANIFICACIÓN<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  7. 7. Eventos y Banquetes<br />PRE - EVENTO<br />7- Nombrar al Comité Organizador <br />Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.<br />Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente. <br /> 8.-Fijar sede provisional del comité organizador.<br />organizACIÓN<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  8. 8. Eventos y Banquetes<br />PRE - EVENTO<br />9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.<br /> 10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)<br />PLANIFICACIÓN<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  9. 9. Eventos y Banquetes<br />PRE - EVENTO<br />11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.<br />12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).<br />13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).<br />ORGANIZACIÓN<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  10. 10. Eventos y Banquetes<br />EVENTO<br />Desarrollo y Dirección<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  11. 11. Eventos y Banquetes<br />EVENTO<br />Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento. <br />Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  12. 12. Eventos y Banquetes<br />POST - EVENTO<br />Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.<br />Se cancelan los pagos pendientes.<br />Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  13. 13. Eventos y Banquetes<br />POST - EVENTO<br />Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.<br />Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.<br />Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />
  14. 14. BIBLIOGRAFIA<br />Eventos y Banquetes<br />FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.<br />GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.<br />GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.<br />GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.<br />Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc<br />

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