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Gestão de Condomínios: e-Social e seus impactos perante os síndicos e as administradoras

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Adm. Jorge Elias Aoni
Palestrante

Possui Graduação, Pós-Graduação e Mestrado em Administração de Empresas pela FGV-SP, com especialização em Administração Financeira; ministra cursos, palestras e treinamentos em gestão de rede de negócios, empreendedorismo, home-office, franquia, administração financeira e custos; Coordenador do grupo de Excelência em Empreendedorismo e Inovação do Conselho Regional de Administração de São Paulo – CRA; Diretor do Sindaesp – Sindicato das Empresas de Administração no Estado de São Paulo; Especialista em e-Social, publica posts de orientação sobre o programa no site da ADM-Associação Brasileira de Administração.

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Gestão de Condomínios: e-Social e seus impactos perante os síndicos e as administradoras

  1. 1. E-Social e seus impactos perante os síndicos e as administradoras Idealização: GEAC (Grupo de Excelência em Administração de Condomínios) Palestrante: Adm. Jorge Elias Aoni São Paulo - 22/05/2018
  2. 2. Impactos na Gestão de Condomínios
  3. 3. Impactos na gestão de condomínios Programa 1. O que é - Objetivos 2. Eventos e RET 3. Conteúdo e forma de transmissão de Eventos 4. Cronograma de implantação do sistema 5. Inconsistências 6. Prazos para envio dos Eventos 7. Impactos no dia a dia do Condomínio/Administradora 8. Desafios para a Administração de Condomínios 9. Planejamento da implantação 10. Dicas para o Síndico e Conselheiros
  4. 4. eSocial: O que é Obrigações Fiscais Tributárias Previdenciárias Trabalhistas MINISTÉRIO DO Trabalho e Emprego
  5. 5. Racionalizar o cumprimento de obrigações Garantir direitos previdenciários e trabalhistas Dar tratamento diferenciado às EPPs e MEs Eliminar redundância nas informações Melhorar a qualidade das informações Objetivos do eSocial
  6. 6. Objetivos do eSocial CombaterReverter NÃO!
  7. 7. Objetivos do eSocial Fraudes no Seguro Desemprego = 1 Bilhão Folha de Pgtº ≠ GFIP : 4 Bilhões FGTS sob ação fiscal = 2 Bilhões Trabalho autônomo informal = 30% Arrecadar... Afinal... estamos... em crise !!!
  8. 8. Que informações transmitir Eventos Iniciais Tabelas do Empregador Eventos Não Periódicos Eventos Periódicos
  9. 9. Eventos Iniciais Identificação do Empregador • Matriz • Filiais • Obras de construção civil • Pessoa Jurídica • Pessoa Física Cadastro Inicial dos vínculos Qualificação Cadastral dos Empregados
  10. 10. Tabelas do Empregador 25Tabelas do Empregador, pré-requisitos para eventos: ▪ horário contratual ▪ jornada de trabalho ▪ folha de pagamento ▪ lotações ▪ relação de cargos, carreiras, patentes e funções ▪ ambientes de trabalho ▪ informações de processos administrativos e judiciais ▪ operadores portuários ▪ outras para verificação da integridade dos eventos
  11. 11. Eventos Não Periódicos Mudanças na relação empresa/empregado: ✓ Admissão ✓ Alteração de salário ✓ Acidentes (CAT) ✓ Ambiente de trabalho (riscos) ✓ Alterações de função ✓ Licenças (saúde) ✓ Afastamentos ✓ Desligamento etc
  12. 12. Eventos Periódicos Periodicidade previamente definida: ➢ Folha de Pagamentos ➢ Encargos sociais ➢ Outros
  13. 13. De onde as informações são tiradas Folha de Pagamentos Empregados Eventuais (Outros Contribuintes Individuais) TSV (Trabalhador Sem Vínculo) SST Desli gamento Afastamen tos CAT Alterações Admissão Início Alterações Término RET
  14. 14. Como as informações são transmitidas Empregador Doméstico Micro e Pequena empresa (Simples) Pequeno produtor rural Contribuinte individual equiparado a empresa Segurado especial USO DO CÓDIGO DE ACESSO OPCIONAL PARA: MEI = 1 empregado
  15. 15. Como as informações são transmitidas Entes Participantes Informa eventos via WEBSERVICE com assinatura digital ou WEB com Código de Acesso no Portal do eSocial Gera arquivos em leiautes xml Transmite ao Ambiente Nacional do eSocial Busca protocolos e recibos Recebe os arquivos enviados Aplica validação e gera protocolo Retorna arquivos resposta: ❖ Recibo de Entrega ❖ Mensagem de erro: rejeita Usam as informações dentro de suas competências Empregador
  16. 16. Cronograma de Implantação Empregador Doméstico 10/2015 Fiscalização agendada
  17. 17. Como as inconsistências são corrigidas Sanadas pelo empregado (com orientação da empresa) Inconsistências “Gaps” Nome informado Data Nascimento informada CPF informado NIS (NIT/PIS/PASEP) informado Mensagem Orientação CLAUDIA CAFÉ LEITE 21/12/1977 303.313 .333-69 1.234.567.890-0 O número de CPF informado é diferente do existente ou não consta no Cadastro da CAIXA. Verifique os dados digitados ou a empresa deverá acessar o Cadastro NIS Empresa e informar os dados do empregado para pesquisa e consequente atualização ou o empregado deverá corrigir ou inserir o CPF numa agência da CAIXA.
  18. 18. NIS administrado pela CAIXA Serviço Cadastro NIS do Conectividade Social-CAIXA NIS administrado pelo BB Direcionado à rede de atendimento do BB NIS administrado pelo INSS Agendamento eletrônico ou Central de Atendimento 135 CPF nulo ou cancelado Direcionado a uma unidade da RFB Como as inconsistências são corrigidas
  19. 19. Prazos para transmissão dos eventos Eventos Não Periódicos (RET) Na data de ocorrência. Em TEMPO REAL Cada evento possui seu prazo de envio. Ex: Desligamentos, alterações contratuais, licenças, CAT etc Eventos Periódicos No dia 7 do mês subsequente ou antes. Ex: Folha de Pagamentos etc Admissão
  20. 20. PERDAS DE DIREITOS DO TRABALHADOR O CNAE DA EMPRESA, A NOTA FISCAL ELETRÔNICA, O FAP - FATOR ACIDENTÁRIO DE PREVENÇÃO SÃO INDICADORES DOS RISCOS EXISTENTES AUTUAÇÕES POR NÃO CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO PAGAMENTO INCORRETO DOS IMPOSTOS Impacto no dia a dia do Condomínio/Administradora
  21. 21. RECURSOS HUMANOS FINANCEIRO NÃO DISPONIBILIZA AS INFORMAÇÕES EM TEMPO REAL DESCUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS AUTUAÇÕES POR NÃO PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS PROCESSOS JUDICIAIS FISCAIS E TRABALHISTAS FISCAL TRUBUTÁRIO JURÍDICO CONTÁBIL NÃO CONSEGUIRÁ EMITIR AS GRs PARA CRIAR O FATO GERADOR Impacto no dia a dia do Condomínio/Administradora
  22. 22. Investimento em programa PVA e Mensageria Eventos complexos e trabalhosos Novo Regulamento Interno Alternativa para: Padronização dos leiautes dos arquivos com os leiautes do eSocial em XML Desafios para a Administração de Condomínios Diferenças de rubricas e códigos de matrículas
  23. 23. Tipos de Administração de Condomínios 1. Com o auxílio de uma Administradora 2. Síndico Profissional 3. Cogestão 4. Autogestão Informações Condomínio Administradora eSocial Informações Condomínio Escritório eSocial Informações Condomínio Profissionais externos eSocial Informações Condomínio Conselheiros eSocialSíndico Conselheiros
  24. 24. Necessidade de sincronismo e tempestividade no fluxo de informações Impacto Cultural: Mudança de hábitos na guarda e manuseio de documentos Maioria dos Eventos são informados em tempo real, daí... Contratação de funcionários: informar na VÉSPERA Contato em tempo real entre Condomínio e Administradora/Contador Acidentes de Trabalho: CAT até 24 horas SST: Laudos dentro da validade – contratar empresa de SST Terceirizados: Atentar normas de retenções.Testar capacidade/conhecimento Condomínio/Administradora/Contador: Corresponsáveis pelas informações Desafios para a Administração de Condomínios
  25. 25. Planejamento da Implantação DIREÇÃO RH CONTÁBIL TRIBUTÁRIO FINANCEIRO JURÍDICO TI GT
  26. 26. Planejamento da Implantação Áreas Impactadas Alta Administração Governança Corporativa Compliance Recursos Tecnológicos Processos Pós Implantação Pessoas
  27. 27. Planejamento da Implantação Quais os principais investimentos para a adequação? Novo sistema informatizado (SOFTWARE) que atenda aos leiautes XML do eSocial Aquisição de programa PVA Redesenho dos processos internos Confecção de um novo Regulamento Interno com Plano de Contas adaptado aos leiautes do eSocial *Treinamento de pessoal interno *Contratação de pessoal qualificado Aquisição de Mensageria
  28. 28. Planejamento da Implantação 1. Diagnóstico Inicial de toda a documentação legal: ▪ Contratos, registros, licenças, certificados, alvarás ▪ Revisão nas informações dos cadastros e tabelas ▪ Cadastro dos empregados: Ordenação e coerência, respeitando os pré-requisitos do eSocial 2. Medição da qualidade e adequação dessas informações Por onde começar a adequação? 1º Passo Qualificação Cadastral dos Empregados
  29. 29. Planejamento da Implantação Alta Administração Mudança na cultura de gestão do Condomínio Cobrança e Apoio Incondicional Compromi$$o com Tecnologia Capacitação Participação Plano de Comunicação Interna Retorno Menos inconsistências Maior eficiência Tempestividade Menos multas Maior segurança Confiabilidade Melhoria na Gestão de Processos
  30. 30. Planejamento da Implantação Governança Corporativa Gestão de Projeto (PMO) Estrutura Interação entre as áreas Papéis Responsabilidades Redesenho do Fluxo de Valor Capacitação
  31. 31. Planejamento da Implantação Treinamento e contratação de pessoal qualificado Confecção de um novo Regulamento Interno Redesenho dos processos internos Cadastro Inicial dos vínculos/Revisão Qualificação Cadastral dos Empregados Compliance Diagnóstico inicial da qualidade da documentação, cadastros, tabelas e adequação das informações aos leiautes do eSocial Novo sistema informatizado (SOFTWARE) que atenda aos leiautes do eSocial ▪ Organização das informações ▪ Mapeamento dos “Gaps” nos cadastros e processos de captura de informações ▪ Saneamento da base de dados ▪ Sincronização do fluxo de informações Aderência das informações, escritas em papel ou externas, não sistematizadas, aos requisitos e formatos do eSocial Padronização das rubricas da empresa pelas disponibilizadas pelo eSocial 1º
  32. 32. Planejamento da Implantação Recursos Tecnológicos Infraestrutura Tecnológica Sistema Integrado Sincronização do fluxo de informações GAPS
  33. 33. Planejamento da Implantação Processos Processos Internos Fluxo de Informações • Tempo • Pessoal • RecursosEficácia Segurança Confiab ilidade Tempes tividade Melhoria na Gestão de Processos GAPS Redesenho
  34. 34. Impactos na gestão de condomínios Dicas para o Síndico e Conselheiros 1. Qualificação Cadastral dos Funcionários: Faça você mesmo! 2. Reveja e providencie todos os laudos médicos conforme o formato dos leiautes do eSocial. 3. Faça uma descrição completa, com detalhes operacionais, de cada função existente no Condomínio, atribuindo responsabilidades. 4. Faça um relatório de cada um dos processos judiciais e/ou administrativos dos quais o Condomínio é parte interessada. 5. Reúna seus Conselheiros e todos os funcionários e mostre a todos as mudanças que estarão ocorrendo nas formas de desempenhar as funções e nas rotinas de encaminhar documentos e cumprimento de prazos. 6. Nessa reunião, mostre também a importância que a equipe que administra o Condomínio dá ao programa e que o não cumprimento do mesmo acarretará multas ao Condomínio.
  35. 35. Impactos na gestão de condomínios Dicas para o Síndico e Conselheiros HAJA CAIXA !!!
  36. 36. Planejamento da Implantação Pós Implantação Qualidade do banco de dados Confiabilidade nas informações Tempestividade na entrega Rotinas de atualização Análise dos controles Análise dos fluxos Melhoria na Gestão de Processos Quais os desafios após a implantação?
  37. 37. Impactos na gestão de condomínios As irmãs do eSocial Fonte: Samuel Kruger
  38. 38. Impactos na gestão de condomínios As irmãs do eSocial Fonte: Samuel Kruger
  39. 39. Impactos na gestão de condomínios As irmãs do eSocial eSocial - EFD-Reinf = Obrigações Simultâneas Declarações Atuais: Declarações Substituidas por: DIRF GEFIP EFD - Reinf eSocial: Informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais EFD-Reinf: Demais informações: DIRF – DCTF – PIS/PASEP-COFINS –INSS –CPRB = sobre outros tipos de pagamentos a pessoas jurídicas, não trabalhistas
  40. 40. Cronograma de Implantação Reinf DCTF Reinf DCTF DCTF Reinf
  41. 41. Profunda MUDANÇA CULTURAL na Gestão Condominial O último desafio
  42. 42. Obriga do Impactos na Gestão de Condomínios Jorge Elias Aoni jeaoni@gmail.com

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