Libro practico de presupuesto_UDI

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Libro practico de presupuesto_UDI

  1. 1. UNIVERSITARIA DE INVESTIGACION Y DESARROLLO UDI CARTILLA GUIA PARA PRESUPUESTOS Bucaramanga, 2009
  2. 2. INTRODUCCIONLa presente cartilla tiene como objetivo específico facilitar el aprendizaje enla asignatura de Presupuestos, para ello se ha diseñado en capítulos, loscuales contienen el compendio de la asignatura, ejercicios resueltos,ejercicios para desarrollar en clase, ejercicios para desarrollar en casa y elproceso de retroalimentación por parte del estudiante. El primer capítulo agrupa los aspectos generales del Presupuesto, incluye los siguientes subtemas: Definición Función Importancia Objetivos Finalidad Clasificación Principios Por que fracasan los presupuestos Calendario presupuestal Definición de términos básicos de un presupuesto: objetivos, políticas, planes etc. El segundo capítulo contiene el proceso de elaboración del presupuesto y agrupa los siguientes subtemas: Pautas generales sobre la secuencia de elaboración del presupuesto. Compromisos que en torno a la elaboración de los presupuestos asumen los diferentes niveles de la organización Pasos considerados en los planes empresariales Etapas del proceso presupuestal Relaciones de coordinación consultadas en la preparación del presupuesto Relaciones entre las fuentes de información interna y externa consideradas para elaborar el presupuesto en el aspecto funcional (ventas, producción, relaciones industriales) Los presupuestos funcionales y la integración al presupuesto global y proyección a los estados financieros Funciones del comité de presupuestos y del jefe Beneficios del manual de presupuestos
  3. 3. CAPITULO Nº 1 – EL PRESUPUESTODEFINICIONExisten diversas definiciones del presupuesto, entre ellas podemosdestacar: El presupuesto es una estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por una empresa en un periodo determinado. Es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos. Es un plan de acción sistemático, orientado a cumplir una meta prevista, expresado en términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo ya sea a corto, mediano o largo plazo bajo ciertas condiciones. En términos más prácticos, se puede entender como los dueños del negocio desean ver su empresa en un futuro, en cada una de las áreas funcionales de la organización, mediante una sincronización de cada objetivo en la misma dirección.FUNCION DEL PRESUPUESTOLas funciones del presupuesto básicamente están relacionadas con: La Planeación: Es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización. La Organización: Es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.
  4. 4. La Coordinación: Es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa. La Dirección: Es guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados. El Control: Es medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca correctivos en las variacionesPor lo anterior se puede observar que el presupuesto se involucradirectamente con los cuatro procesos administrativos de: Planeación,Organización, Dirección y Control, convirtiéndose de ésta manera en unaherramienta de proyección para la administración del negocio.IMPORTANCIAToda organización está expuesta a variables que no son controlables, y deuna u otra manera afectarán sus planes y proyecciones futuras, la aperturade nuevos mercados, el ingreso de nueva competencia, la proliferación deproductos sustitutos, las políticas gubernamentales en materia económica,tributaria y laboral, la crisis económica mundial, entre otras, harán que laincertidumbre forme parte del entorno empresarial.El presupuesto es una herramienta de planeación y control de laorganización, ya que le ayuda en cierta medida disminuir el riesgo de lainversión, planeando con anticipación las actividades que le van a permitirsu sostenibilidad en un mercado cada día más competitivo y con mayorincertidumbre.Las empresas que se presupuestan tendrán ventajas sobre aquellas quetoman decisiones basadas solo en la experiencia, o por su reconocimientoen el mercado, algunas de estas ventajas son: Permite mantener un plan de operaciones en límites razonables. Actúa como mecanismo de acción en la revisión de los objetivos, políticas, estrategias empresariales. Facilita la cuantificación en términos financieros de los planes empresariales. Controla la ejecución presupuestal y sirve como base comparativa entre lo ejecutado y lo planeado, para determinar las variaciones, sus causas y tomar nuevas decisiones que redireccionen los planes y programas empresariales.OBJETIVOSLos objetivos principales del sistema presupuestario son: Coordinar los objetivos generales de la dirección con los objetivos específicos de cada departamento de la empresa.
  5. 5. Informar la situación y evolución de la empresa. Controlar si los objetivos presupuestarios se han alcanzado o no. Incentivar, ya que los presupuestos son una medida de evaluación de la actuación de cada responsable y deben ser utilizados para motivar hacia el logro de los objetivos y estrategias. Tomar las medidas correctoras necesarias para mejorar la gestión.Un ciclo presupuestal se puede observar de la siguiente manera:Objetivos de la empresa Medios que dispone Presupuestos (previsión) Contabilidad General (realidad) Comparación entre previsto y real Control y análisis de desviacionesSi se necesitan medidas correctoras No se necesitan medidas correctorasLa planificación empresarial es el proceso a través del cual la direccióndecide los objetivos generales de la empresa, los recursos que han deutilizarse para conseguirlos y los criterios a seguir para la utilización deestos recursos.Dentro de este proceso de planificación, tiene un papel fundamental elproceso presupuestario, no sólo para prever el futuro sino también paracontrolar y evaluar la gestión de todos los responsables y tomar lasmedidas correctoras pertinentes para mejorar la gestión.Tradicionalmente, los presupuestos se utilizaban para calcular y autorizarlos costos, pero es más útil y constructivo considerar los presupuestos comomedio de conseguir el uso más efectivo y provechoso de los recursos de laempresa.
  6. 6. El presupuesto puede cubrir distintos períodos de la empresa, aunque elmás generalizado es el que comprende un período de doce meses. Sepuede separar por departamentos, zonas geográficas, productos,actividades, con el objetivo de evaluar la actuación la actuación de cadaparte de la empresa.Se han identificado distintos tipos de planificación en función del horizontetemporal, así, se distingue: Planificación a largo plazo o estratégica, encuadra en el largo plazo, entendiendo éste como un período superior al año y habitualmente entre tres y cinco años. Se refiere a una planificación general de los objetivos a alcanzar en el período planificado. Para las previsiones el plan a largo plazo es suficiente con una aproximación razonable al balance y a la cuenta de resultados provisionales. Este tipo de previsiones, por lo tanto, se pueden realizar por procedimientos más rápidos y menos costosos que el caso del corto plazo. La estrategia se concreta principalmente en la formulación de las políticas de investigación y desarrollo, producción, marketing, inversiones, fuentes de financiación y política de dividendos, que permitan alcanzar los objetivos de la empresa. Planificación anual o de gestión, cubre el período de un año e intenta asegurar que la empresa, tanto a nivel global como de departamentos, alcance todos los objetivos marcados lo más eficaz y eficientemente posible. Deben establecerse objetivos cualitativos y cuantitativos, referidos a parámetros susceptibles de evaluación y control posterior. Planificación del día a día, también denominada planificación operativa, que intenta asegurar que las tareas específicas que se deben realizar en cada puesto de trabajo sean realizadas con eficacia y eficiencia.FINALIDAD El fin principal del presupuesto es buscar la maximización de las utilidades, obteniendo las mejores tasas de rendimiento sobre la inversión de capital, buscando de ésta manera el cumplimiento de las expectativas de los inversionistas. Cuantificar los objetivos, planes y metas empresariales de acción en el futuro, minimizando el riesgo sobre la inversión. Busca interrelacionar las diferentes áreas de la empresa: ventas, compras, producción, distribución, finanzas, buscando el logro del objetivo común empresarial. Apoyar a la gerencia en la toma de decisiones para disminuir el riesgo futuro. Orientar el manejo de los recursos para potencializar su uso y que estos no se desvíen el planes que no produzcan beneficios futuros.
  7. 7. CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOSLos presupuestos se pueden clasificar de acuerdo a: Según la flexibilidad Rígidos, estáticos, fijos o asignados: El presupuesto fijo también denominado presupuesto fijo, se confecciona para un determinado volumen de actividad, y posteriormente, no se realiza ningún tipo de ajuste cuando la actividad real difiere de la prevista. Este tipo de presupuesto solo es conveniente si se puede estimar con un margen pequeño de variación sobre las unidades producidas y cuando los costos y gastos se comportan de una forma fácil de predecir. Dado que esta situación no es muy normal, por lo general, el presupuesto rígido no es el más adecuado a utilizar, pues al diferir la actividad real de la prevista, la comparación directa entre el importe de los costos reales, que varían con la actividad, y los costos previstos, suele resultar errónea. Flexibles o Variables: Para evitar estos errores, es conveniente utilizar el presupuesto flexible. Este presupuesto parte de la premisa de que el comportamiento tanto de los costos fijos como de los variables depende el rango de actividad, por lo que el volumen de presupuesto correspondiente a los niveles de actividad puede variar más o menos proporcionalmente con dichos niveles. De esta manera, se pueden preparar presupuestos más exactos pues se tiene en cuenta el comportamiento de los costos e ingresos ante cambios en el nivel de actividad. Por el contrario, esto requiere un mejor conocimiento del comportamiento de los costos de la empresa. Una vez sucedida la realidad, se puede realizar la comparación del presupuesto utilizando el presupuesto inicial ajustado al volumen real de actividad por lo que las desviaciones se referirán a los ingresos unitarios, los costos variables unitarios y al total de costos fijos. Según el periodo que cubran A corto plazos: Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos. A largo plazo: En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc.
  8. 8. Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprendenproyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de lacapacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansiónde los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno +cuatro es decir se planifica el primer año y se les va sumando losrestantes.Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para losdirectivos tener de antemano una perspectiva de los planes delnegocio para una período suficientemente largo, y no se concibe éstasin la formulación de presupuestos para períodos cortos, conprogramas detallados para el periodo inmediato siguiente.Según el campo aplicabilidad en la empresaPresupuesto Maestro: Es el resultado de cada uno de lospresupuestos elaborados por cada área funcional de la empresa,proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo.Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidady el programa coordinado para lograrlo. Consiste además enpronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea elpresupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso deplaneación, fijado por la alta dirección de la Empresa.Beneficios: Define objetivos básicos de la empresa. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las Áreas organizacionales. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa. Facilita el control de las actividades. Permite realizar un auto análisis de cada periodo. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.Limitaciones: El presupuesto es solo un estimativo, no puede preestablecer con exactitud los resultados del futuro. El presupuesto es una herramienta, no puede sustituir las directrices administrativas, adaptable a los cambios empresariales. Su resultado depende del esfuerzo que se aplique a cada actividad empresarial. No debe tratar de ajustarse o forzarse en hechos falsos, solo para que se cumpla el resultado presupuestal.
  9. 9. Presupuesto De Operación: Resume todos los presupuestos que tienen que ver con el área funcional de la empresa, conlleva desde la producción hasta los gastos de operación, está integrado por los siguientes presupuestos: Presupuesto de Venta Presupuesto de producción Presupuesto de requerimiento de materiales Presupuesto mano de obra Presupuesto gasto de fabricación Presupuesto costo de producción Presupuesto gasto de venta Presupuesto gasto de administración Presupuesto de Venta: Es el primer presupuesto para formar el presupuesto de operaciones, se parte de él ya que de allí se estiman las ventas proyectadas. Este presupuesto contiene las ventas anuales detalladas por meses y por productos en unidades físicas y unidades monetarias. La elaboración de este presupuesto precisa determinar las unidades a vender de cada producto y los precios de venta. Para conocer estos datos se deben analizar las ventas de ejercicios anteriores. También se tienen que confeccionar estudios de mercado sobre la clientela y analizar la evolución que siguen los competidores. Normalmente, este presupuesto se confecciona por el departamento comercial de la empresa, una fuente de gran apoyo para la elaboración del presupuesto de venta son los mismos vendedores, ya que ellos conocen las zonas, los clientes, los productos, las tendencias, entre otros factores. Cada vendedor elabora su propio presupuesto teniendo en cuenta las variables anteriores, teniendo en cuenta la periodicidad de las ventas, para tener en cuenta la fluctuación de las ventas en ciertas épocas del año. Si el pronóstico de ventas se ha realizado con bases sólidas, es mucho más fácil la elaboración y confiabilidad de los otros presupuestos. El presupuesto de ventas involucra:o Los servicios o productos que comercializa la empresao Los precios unitarios de cada servicio o producto que comercializao El nivel de venta de cada servicio o producto que comercializao El calendario de ventas acorde a la estacionalidad de los productos Presupuesto De Producción: Estrechamente relacionado con el presupuesto de ventas, y las políticas de inventario que maneja la empresa. Se requiere determinar la capacidad productiva, para evitar
  10. 10. sobre costos en mano de obra, involucra la proyección de los costos y gastos indirectos de la producción. El presupuesto de producción contiene el número de unidades que se producirán en el período de un año. Es preciso conocer el número de unidades que se venderán y el nivel de existencias inicial de productos acabados y fijar el nivel mensual deseable. El presupuesto de producción involucra:o La elaboración de un programa de producción.o El presupuesto de las ventas por línea de producción. La elaboración de un programa de producción consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada. A partir del presupuesto de producción se puede elaborar también el presupuesto de otros gastos de producción. Sólo se debe multiplicar el número de unidades a producir de cada producto por el costo previsto unitario de los costos restantes de fabricación.(+) Saldo inicial de Producto Terminado(-) Unidades a Vender(-) Saldo final de Producto Terminado(=) Unidades A Fabricar Presupuesto De Requerimiento De Materiales: Es la proyección de los niveles de compra, preparada bajo condiciones normales de producción, es decir que no involucra variables como carencia de materia prima, también incluye las políticas de manejo de inventario de materiales, se basa en el nivel de producción requerida y los productos a elaborar. Conocida la producción prevista se puede determinar el consumo previsto de materiales. Para realizarlo hay que analizar los datos de los ejercicios anteriores y conocer el costo de materiales por unidad de producto. A partir de los consumos previstos de materiales se pueden estimar las compras si se fijan los niveles de existencias necesarios de materiales deseados:(+) Saldo inicial de materiales(-) Consumo de materiales(-) Saldo final de materiales(=) Compras de materiales
  11. 11. El presupuesto de consumos, compras y existencias de materiales deberealizarse para cada tipo de material, este presupuesto se suele realizar enunidades físicas y unidades monetarias.El presupuesto de existencias de materiales permite prever las necesidadesde espacio para almacenamiento y los fondos invertidos en ellos.El presupuesto de compras permite programar con tiempo los pedidos a losproveedores. El presupuesto de materiales involucra:o La elaboración de un programa de produccióno La cantidad de materia prima por cada uno de los productos elaboradoso El costo de la materia prima de acuerdo a la variación de los índices de precioso El presupuestando las ventas por línea de producción Presupuesto De Mano De Obra: Fuerza bruta, calificada y especializada. Es una proyección para determinar la mano de obra requerida, con el fin de establecer el factor humano capaz de satisfacer el nivel de producción esperado, y así aprovechar el 100% de la mano de obra presupuestada. En el caso de la mano de obra indirecta este rubro se debe proyectar en los costos indirectos de fabricación. El presupuesto de mano de obra directa también se elabora a partir del de producción. Con los datos de años anteriores se puede estimar las necesidades de mano de obra directa. Para conocer su costo hay que tener en cuenta el tiempo requerido de mano de obra y la tasa horaria de la misma. En el caso de que para elaborar un producto intervengan diferentes tipos de mano de obra directa, hay que calcularlo para cada uno de ellos. El presupuesto de mano de obra directa permite prever con tiempo las necesidades. El presupuesto de mano de obra involucra:o El personal diversoo La cantidad horas requeridaso La cantidad horas de acuerdo a los periodos proyectados produccióno El valor por hora unitaria Para determinar el valor de hora unitaria se debe establecer el tipo de contrato y la forma de pago que tiene la empresa, de acuerdo a su legislación laboral vigente.
  12. 12. En el caso de número de horas, se debe tener en cuenta las horas realmente laboradas, es decir se debe excluir los domingos, festivos, etc., que a pesar de que se cancelan, no son laborales en algunos casos. Presupuesto De Gasto De Fabricación: Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. El presupuesto de gastos de fabricación involucra:o Horas - hombres requeridas.o Operatividad de maquinas y equipos.o Stock de accesorios y lubricantes. Presupuesto De Costo De Producción Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción. El presupuesto de costo de producción involucra:o Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o moldeo Debe estimarse el costo por producto y línea de produccióno No todos requieren los mismos materialeso El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción Presupuesto De Gastos Administrativos: Son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa. El presupuesto de gastos de administración involucra:o Las remuneraciones económicas, teniendo en cuenta la legislación laboral vigente, calculando el total de las deducciones y retenciones acordes a la ley laboral del país en que se aplicao Los otros gastos relacionados con el funcionamiento de la organización, relacionados con ella directamente Presupuesto De Gasto De Ventas: Involucra la capacitación, vendedores y publicidad. Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero.
  13. 13. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo. El presupuesto de gastos de ventas involucra:o Comprende todo el Marketing.o El cálculo para el Margen de Utilidad. Una vez la empresa ha definido su estrategia para los próximos años, ya se puede formular el presupuesto para los próximos doce meses. Para ello, se empieza por el presupuesto de ventas, y se continúa con los de producción y de gastos. Todos ellos se integran en el presupuesto de tesorería, la cuenta de resultados provisional y el balance provisional. Presupuesto Financiero: Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa. Este incluye el cálculo de partidas que inciden en el balance. Como son la cajo o tesorería y el capital, también conocido como erogaciones de capitales. El presupuesto financiero involucra:o Presupuesto de ingresoso Presupuesto de egresoso Flujo netoo Caja finalo Caja inicialo Caja mínima Proyección del Estado de Resultados Provisional: Con los presupuestos de producción, de administración y de ventas se puede elaborar el presupuesto de las cuentas de resultados provisionales. La cuenta de resultados provisional, integra junto con el balance provisional y el presupuesto de tesorería, todos los presupuestos anteriores. La cuenta de resultados provisional informa del beneficio por la diferencia entre el presupuesto de ventas y todos los presupuestos de gastos. Con la cuenta de resultados provisional ya se dispone de una estimación del resultado del próximo ejercicio. La importancia radica que al realizar la proyección se puede anticipar el beneficio futuro y de ésta manera determinar si el resultado va acorde a las políticas empresariales y a la expectativa de los socios o inversionistas.
  14. 14. Cuenta de resultados provisionalDetalle Enero Febrero **** Diciembre TotalVentas (presupuesto de ventas)- Materiales (presupuesto de consumode materiales)- Mano de obra directa (presupuesto demano de obra)- Otros gastos de producción(presupuesto de otros gastos deproducción)= Margen previstoGastos de administración (presupuestode gastos de administración)- Gastos de ventas (presupuesto degastos de ventas)= Utilidad antes de impuesto previsto- Impuesto sobre utilidades previsto= Utilidad neta previsto También se puede conocer el flujo de caja económico provisional si se añaden las amortizaciones y provisiones al beneficio neto previsto. Las amortizaciones y provisiones se suman al beneficio neto porque son un gasto que no se paga. + Beneficio neto previsto + Amortizaciones y provisiones previstas = Flujo de caja provisional El flujo de caja económico provisional da una idea aproximada de la liquidez que se generará en el período próximo. No obstante, el presupuesto de caja proporciona con más exactitud la liquidez que se generará. Presupuesto de Tesorería: Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las entradas relacionadas con las ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros y las salidas de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de créditos o proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos. También denominado presupuesto de caja, se confecciona a partir de todos los presupuestos vistos anteriormente. Para ello, se debe tomar todos los ingresos y los gastos y analizar el mes del año en que se cobrarán y pagarán, respectivamente. Hay que conocer las condiciones de pago de los clientes y de la empresa a los proveedores.
  15. 15. También hay que añadir los cobros y los pagos de conceptos que no intervienen en la cuenta de resultados (ampliaciones de capital, cobro de préstamos, pago de dividendos, devoluciones de deudas, pagos por inversiones, etc.). De esta forma, se informa de los saldos y los movimientos de tesorería. Este presupuesto puede tener diversos formatos. Uno de los más sencillos, es el que integra todos los cobros y pagos sin distinciones.Detalle Enero Febrero **** Diciembre TotalSaldo inicial de tesorería+ Cobros previstos- Pagos previstos= Saldo final de tesoreríaOtra forma de presentarlo sería:Detalle Enero Febrero *** Diciembre TotalCobros de explotación- Cobros de ventasPagos de explotación- Compras- Personal- Tributos- Otros= Flujo de caja financieroOtros cobros- Ampliación de capital- Aumento de préstamos- Cobros extraordinariosOtros pagos- Dividendos- Inversiones- Devoluciones de préstamos- Pagos extraordinarios= Liquidez generada fuera de la explotaciónSaldo inicial de tesorería= Presupuesto de tesorería Mide la capacidad que tiene la empresa de generar fondos, por lo tanto es un medidor de su autofinanciación. Muestra con anticipación los saldos del disponible de acuerdo a los periodos proyectados, permitiendo determinar la posibilidad de
  16. 16. excesos de liquidez o faltante de la misma, para tomar decisiones de inversión o financiación. El presupuesto de tesorería involucra:o Entrada de fondos monetarioso Salida de fondos líquidos Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos, sirve para evaluar alternativas posibles de inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. El presupuesto de erogaciones capitalizables involucra:o Los flujos en inversiones en propiedad planta y equipo El balance de situación provisional Se puede confeccionar con los datos de las cuentas de resultado provisional y del presupuesto de caja. Para ello se parte del balance inicial del período, y se añaden las variaciones previstas para los diferentes activos y pasivos. De esta forma se puede obtener el balance de situación previsto para el final del período considerado. El saldo de tesorería del balance de situación provisional debe coincidir con el saldo provisional del presupuesto de caja. Así mismo, el resultado final del balance de situación provisional ha de coincidir con el obtenido en la cuenta de resultado provisional. Detalle Balance Aumentos Reducciones Balance Final InicialACTIVOInmovilizado + Inversiones en - Bajas en Inmovilizado inmovilizado inmovilizado- Amortización - Amortización del + Amortización - Amortizaciónacumulada período acumulada incluida acumulada en los inmovilizados dados de bajaExistencias + Compras - Consumos ExistenciasClientes + Ventas - Cobros de ventas ClientesTesorería Saldo final del presupuesto de cajaTOTAL ACTIVOPASIVOCapital + Ampliaciones de - Reducciones de Capital capital capitalReservas + Beneficios no - Reducción de Reservas distribuidos reservasPréstamos + Aumento de - Devolución de Préstamos préstamos préstamosProveedores + Compras - Pagos a Proveedores proveedoresResultado Saldo final de la cuenta de resultado provisionalTOTAL PASIVO
  17. 17. Según el sector en el cual se utilicen Públicos: Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Privados: Son los presupuestos que utilizan las empresas privadas oo particulares como instrumento de su administración.PRINCIPIOS PRESUPUESTALESLos principios presupuestales sirven de guía específica para las personas encargadas de la labor presupuestal dentro de la empresa.Básicamente se agrupan en cinco: De Previsión: Predictibilidad, determinación cuantitativa y objetivo. De Planeación: Precisión, costeabilidad, flexibilidad, unidad y confianza. De Organización: Orden y comunicación. De Dirección: Autoridad y coordinación. De Control: Reconocimiento, excepción, normas y conciencia de costos.Cada uno de estos principios, conlleva en su aplicación una mejorplaneación presupuestal, ya que permite predecir, determinar unidadesmonetarias para cada uno de los planes de la organización, genera planesde acción, es costeable, puede ajustarse en cualquier cambio por suflexibilidad, unifica los presupuestos, propende la confianza por parte de losdirectivos de la empresa, desarrolla un orden para su elaboración yejecución, facilita la comunicación entre los miembros de la empresa,posibilita la interacción de la autoridad para delegar responsabilidadescoordinando la elaboración y ejecución presupuestal, admite elreconocimiento en los aciertos y los errores, estable normas de dirección enforma clara y precisas para la orientación empresarial, estable conciencia enla incidencia de los costos en los resultados finales.POR QUÉ FRACASAN LOS PRESUPUESTOS?La dirección de la empresa debe canalizar los recursos financieros con basea sus actividades, para de ésta manera solidificar las operaciones yconsolidar el logro de las metas fijadas de antemano, también debe teneren cuenta los elementos que necesita para cada unidad de trabajo ydeterminar los recursos que se deben asignar a cada dependencia ya sea enforma directa o indirecta para que se cumplan los planes de operación.Los presupuestos pueden fracasar por diferentes razones:
  18. 18. Cuando no se tiene en cuenta la información histórica, el análisis de sus variaciones con lo proyectado. Cuando existen falencias de responsabilidad en cada área funcional de la organización Por falta de coordinación entre los diversos niveles jerárquicos de la organización Por falta de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa Por falta de un buen sistema contable y financiero Cuando no se hace un seguimiento sobre la ejecución presupuestal Cuando no se siguen las directrices organizacionalesCALENDARIO PRESUPUESTALComo su nombre lo indica es un calendario de las actividades que seejecutará para dar cumplimiento al presupuesto, su periodo conlleva desdela ejecución hasta el control presupuestal. Depende de la organización ensu planeación, puede ser diario, mensual, quincenal, mensual, trimestral,semestral o anual.DEFINICION DE CONCEPTOS BASICOS Objetivos: Es lo que se desea a alcanzar a corto o largo plazo, es decir los propósitos que desea alcanzar la administración. Políticas: Guías de acción que se siguen para un comportamiento futuro. Planes: Acciones que apoyan la consecución del objetivo futuro. Presupuesto: Herramienta de gestión que se utiliza para planificar el futuro de la empresa. Cuantifica los planes de acción de la empresa y se utiliza para controlar la consecución de dichos planes. Presupuesto fijo: O presupuesto rígido, presupuesto confeccionado con base a un nivel de actividad fijo. Presupuesto flexible: Presupuesto que se adapta al nivel de actividad real. Reserva: Resultados no repartidos de años anteriores. Sección: Parte de la empresa que se caracteriza por tener un responsable con unos objetivos y unos medios humanos y monetarios. Secciones auxiliares: Son aquellas secciones que apoyan a las secciones principales. Secciones principales: Son aquellas secciones que intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio que produce la empresa. Subcontratación: También denominada externalización. Consiste en encargar a empresas externas determinadas etapas del proceso productivo. Tesorería: Es el dinero en efectivo que una empresa tiene. En ella se incluyen el dinero en caja y en cuentas corrientes bancarias. También
  19. 19. se pueden incluir las inversiones que son convertibles en dinero en forma inmediata. Ventas: Incluyen los ingresos obtenidos por la empresa en la explotación de su objeto social.EJERCICIO EXPLICATIVOUna empresa presenta el presupuesto anual para un volumen de actividadde 8.000 unidades. Al acabar el período resulta que la empresa haproducido y vendido 10.000 unidades, siendo la existencia final de cerounidades. Detalle Previsto Real Desviación 8.000 Unid. 10.000 Unid. 2.000 Unid.Ventas 240.000 330.000 90.000- Costos variables de fabricación -128.000 -180.000 -52000- Costos variables comerciales -80.000 -100.000 -20000= Margen bruto 32.000 50.000 18.000- Costos fijos -20.000 -22.000 -2.000= Utilidad antes de impuestos 12.000 28.000 16.000El volumen de producción ha sido diferente al previsto pero el resultado hasido favorable en $16.000. Si se realiza la comparación entre la realidad yel presupuesto rígido, se podría considerar que los costos variables hanevolucionado negativamente dado que en la realidad han sido superiores ala provisión. Esta desviación calculada de esta forma es poco informativaya que no tiene en cuenta la variación en el nivel de actividad. Para ello esmejor utilizar el presupuesto flexible y ajustar el presupuesto con costosestándares al nivel de actividad real.Valor unitario Previsto RealPrecio de venta $30.00 $33.00Costos variables de fabricación $16.00 $18.00Costos variables de comercialización $10.00 $10.00Cuentas de resultado en forma flexible: Detalle Previsto Real Desviación 10.000 unid. 10.000 unid. 0Ventas 300.000 330.000 30.000- Costos variables de fabricación -160.000 -180.000 -20.000- Costos variables comerciales -100.000 -100.000 0= Margen bruto 40.000 50.000 10.000- Costos fijos -20.000 -22.000 -2.000= Utilidad antes de impuestos 20.000 28.000 8.000Tal como se puede comprobar, la diferencia del presupuesto con la realidada nivel de beneficio antes de impuestos se reduce a $8.000, debido a que
  20. 20. los costos variables unitarios de fabricación han sido superiores a losprevistos en $2 y los costos fijos reales han sido superiores en $2.000,efecto que incrementa los costos fijos hasta $22.000. Este incremento decostos se ha visto compensado por el aumento del precio de venta en $3,por lo que la desviación en ventas ha sido positiva en $30.000. De estamanera, el análisis de las desviaciones entre la provisión y la realidad sepuede efectuar de una forma más certera.EJERCICIO EXPLICATIVOUna empresa industrial que trabaja sobre pedido está interesada enconfeccionar su presupuesto para el próximo mes y cuenta con lainformación siguiente: BALANCE GENERAL A ___________ DE ____________ActivoCorriente 23.000Bancos 5.000Clientes 10.000Inventario 8.000Propiedad, Planta y Equipo 4.000Maquinaria y Equipo 15.000- Depreciación Acumulada (11.000)Total Activo 27.000 PasivoProveedores 5.000Obligaciones bancarias 8.000Total Pasivo 13.000 PatrimonioCapital 10.000Reservas 4.000Total Patrimonio 14.000Total Pasivo y Patrimonio 27.000Información adicional para el presupuesto:Las existencias iníciales están integradas por materias primasLas ventas del mes se estiman en $12.000 y se espera cobrar el 50% en elmismo mes y el otro 50% al mes siguienteLas compras de materiales se estiman en $1.000 y se pagaran a 90 díasSe prevé que el saldo final de las existencias, integradas solamente pormaterias primas, ascienda a $6.000Los costos de estructura correspondientes al mes están integrados por lossalarios ($2.000 de los cuales $1.500 se pagan en el mes y el resto al messiguiente), alquileres ($1.000 que se pagan en el mismo mes) y losintereses del préstamo ($200, que se pagan en el mismo mes).En el mes se debe devolver el 10% del préstamo pendiente y la mitad delsaldo de proveedores a esa misma fecha
  21. 21. Del saldo de clientes se espera cobrar la totalidad durante el mesEl costo de depreciación mensual de la maquinaria asciende a $100 ESTADO DE RESULTADOS AL MES DE _________________+ Ventas 12.000- Costo de ventas 3.000= Utilidad Bruta 9.000- Gastos operacionales 3.300 Sueldos 2.000 Alquileres 1.000 Intereses 200 Depreciaciones 100= Utilidad operacional 5.700 PRESUPUESTO DE TESORERIA DEL MES DE ________________+ Saldo inicial 5.000+ Cobros 6.000 Ventas al contado 6.000 Clientes 10.000 27.000- Pagos Salarios 1.500 Alquileres 1.000 Intereses 200 Préstamos 800 Proveedores 2.500 6.000= Saldo final 21.000Balance General presupuestado al mes de _____________ Activo Saldo Inicial Movimiento Saldo finalBancos 5.000 Saldo final del presupuesto de caja 15.000Clientes 10.000 + 6.000 – 10.000 6.000Inventario 8.000 - 8.000 + 6.000 6.000Maquinaria y Equipo 15.000 15.000-Depreciación Acumulada -8.000 -100 -900Total 27.000 30.900 PasivoProveedores 5.000 + 1.000 + 500 – 2.500 4.500Obligaciones Financieras 8.000 - 800 7.200Capital 10.000 10.000Reserva 4.000 4.000Resultado 0 Saldo final cuenta de resultado 5.700Total Pasivo y Patrimonio 27.000 30.900
  22. 22. Análisis de desviacionesSe ha expuesto que los presupuestos son para la dirección una de lasherramientas fundamentales para la valoración de los resultados obtenidospor la empresa, tanto a nivel global, como a nivel de centros deresponsabilidad o de productos, en función del objetivo a analizar y de laestructura de su actividad. Para ello, es necesario realizar una comparaciónentre los acontecimientos reales que ha vivido la empresa y lo que podríahaber sucedido en una situación prevista, y valorar el por qué de lasdesviaciones ocurridas. No hay que olvidar la influencia de factores tantoexternos como internos en la actividad de la empresa, así es que ladirección tendrá que valorar sus efectos y tomar las medidas correctorasnecesarias para mejorar la situación.El análisis de las desviaciones forma parte del proceso de control dentro dela planificación empresarial.Se puede realizar un análisis rápido comparando el resultado real con elprevisto para tener una idea de cómo funciona la empresa en relación a laprevisión, pero lo fundamental del análisis de desviaciones es el desglosedel resultado obtenido en sus distintos componentes para ver cada una delas variables que condicionan directamente el resultado.La dirección debe desarrollar un modelo de análisis de desviaciones enconsonancia con el sistema de costos utilizado y que le permita desmenuzarcada una de las variables que inciden en el resultado.El análisis de las desviaciones debe contener en primer lugar, cada uno delos conceptos, su cifra prevista, su cifra real, la diferencia en términosabsolutos o en términos relativos y su calificación según se considerenfavorables o desfavorables para la empresa.DesviaciónConcepto Previsión Realidad Variación % desviaciónVentas- Costo de los materiales- Costo de la mano de obra- Costos indirectos= ResultadoEn segundo lugar, los responsables deben explicar el origen de lasdesviaciones, y, finalmente, es preciso elaborar propuestas de posiblessoluciones para que la dirección pueda tomar las decisiones y medidascorrectoras.
  23. 23. Desviación Causa ResponsableMaterias primasMayor consumo de materiales Previsión mal hecha Jefe de compras Por mal funcionamiento de la Jefe de producción maquinaria Por obsolescencia de la maquinaria Por formación en la mano de Jefe de recursos humanos obra Por falta de motivación en la mano de obra Por falta de incentivos en la mano de obra Por calidad insuficiente de la Jefe de comprasIncremento de precios en los materia primamateriales Mala gestión de compras Jefe de compras Precios del mercado Jefe de comprasMano de obra directaMayor consumo de tiempo Productividad - coeficientes técnicos no Jefe de producción cumplidos Jefe de recursos humanos - poca motivaciónIncremento del costo de la mano Jefe de recursos humanosde obra AusentismoIncremento de otros Jefe de recursos humanoscomponentes salariales, comolas horas extrasFORMATO PRESUPUESTALEste formato se utiliza para llevar un mejor control de las actividades quegenere la empresa, y a la vez sirve para llevar un control del proceso que seestá ejecutando, se puede utilizar por un solo artículo o un solo servicioprestado a la compañía.Según la organización de la empresa se puede modificar las columnas, y sepuede utilizar en varios conceptos, sirve de control para las cuentas del IVAy la retención en la fuente.APLICACIÓN DEL PRESUPUESTO AL ESTADO DE RESULTADOLa estructura de un presupuesto está compuesta por el ingreso que serecibe de parte de los socios o accionista o sobre utilidades que hayagenerado la empresa en su actividad comercial, los costos que genere elproyecto y los gastos que se utilicen para la realización del mismo.
  24. 24. Al tener el valor del ingreso el total de los costos y el total de los gastospresupuestados, se trasladan al estado de resultado para analizar si elpresupuesto generó utilidades o pérdidas y conocer los impuestos a pagar.EJERCICIO EXPLICATIVO Nº 1La empresa HARINAS DEL ORIENTE S.A., desea elaborar el presupuestopara la ampliación del edificio administrativo, se contactaron cincoinversionistas extranjeros que aportaron, la suma de $305.000.000, elpersonal que en ella labora realizó el presupuesto, el Gerente reunió atodos los empleados directivos para determinar las cuantías de cada rubro,este presupuesto se planifico a corto plazo, se inicia el día….. delmes…………….. y se entrega el día ………….del mes de…………….. del 20…..Se pide: Desarrollar un presupuesto Los señores inversionistas desean conocer el estado de resultado del presupuesto Los empresarios desean saber si ellos pagan impuesto por esta inversiónEn el desarrollo del proyecto de inversión, los señores inversionistas viajande Bogotá a Bucaramanga en avión, los tiquetes aéreos son cancelados porla empresa por un valor de $3.860.000, se alojaron en el HOTEL CIUDADBONITA, por cinco días por un valor de $7.125.000.El Gerente le informa que aplicaran el método de control al presupuesto quepara la realización de las ordenes de servicios, utilice el sistema de licitacióny cotización bajo los topes de 10 SMMV, para elabora Ordenes y Contratosde Suministros y compras.Durante el desarrollo del presupuesto el dinero consignado generó unosintereses de $236.000 pesos en el mes de agosto del 2009.En la elaboración del presupuesto se piden las siguientes cotizaciones:Ferretería Alela: bulto de cemento a $22.500, en la Ferretería San Franciscoel valor es de $17.900, Ferretería JJ Ltda. a $17.500, los vidrios enAluvidrios a $265.000, Arvidrios Ltda. a $330.000, vidrios del norte a$230.000, a pintura el Piccasso Ltda., dio un precio especial por un valorde $49.000, Alumina cotizó con un descuento pero si se le compraba todaslas ventanas y puertas.
  25. 25. HARINAS DEL ORIENTE S.A. PRESUPUESTO GENERAL PROYECTO: AMPLIACION DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DEL 2 DE ENERO DEL 2009 AL 1 DE ABRIL DEL 2009INGRESOS 305.000.000COSTOS Cantidad V/r Unitario V/ totalCemento 3.800 17.500 66.500.000Viajes de Gravillas 300 180.900 54.270.000Viajes de arenas 250 125.000 31.250.000Metros C2 de valdosas 2.350 19.800 46.530.000Puertas de aluminio 22 220.000 4.840.000Ventanas de aluminio 33 216.815 7.154.895Varilla redonda lisa 239 3.580 855.620Vidrios color bronce 35 230.000 8.050.000Emparrillado de varillas 114 16.560 1.887.840Galones de pintura 65 47.500 3.087.500Galones de thiner 34 9.500 323.000Oficiales de construcciones 20 426.000 8.520.000Ayudantes 80 426.000 34.080.000Lijas 89 1.550 137.950Brochas 23 5.000 115.000Horas extras reportadas 286 1.590 454.740TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 268.056.545GASTOS ADMINISTRATIVOS smvlIng. Residente de obra 381.500 10 3.815.000Ing. Civil 381.500 9 3.433.500Arquitecto 381.500 8 3.052.000Contador 381.500 7 2.670.500Auxiliar Contable 381.500 3 1.144.500Almacenista 426.000 1 426.000Papelería en general 1.156.000Transporte de materiales 1.255.465TOTAL GASTOS PRESUPUESTADOS 16.952.965TOTAL PRESUPUESTO 285.009.510 HARINAS DEL ORIENTE S.A NIT: 804.001.559-4 ESTADO DE RESULTADO DEL 2 DE ENERO DEL 2009 AL 1 DE ABRIL DEL 2009INGRESOS 305.000.000COSTOS 268.056.545UTILIDAD BRUTA 36.943.455GASTOS 16.952.965UTILIDAD OPERACIONAL 19.990.490OTROS INGRESOS 236.000UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 20.226.490IMPORENTA 32% 6.472.477UTILIDAD DEL EJERCICIO 13.754.013
  26. 26. EJERCICIO EXPLICATIVO Nº 2La empresa comercial X, que está especializada en la compraventa deproducto X, está interesada en confeccionar su presupuesto para el próximomes de ______________ y cuenta con la siguiente información: BALANCE GENERAL A ____________ DE 20__ Activos Bancos 1.000 Clientes 3.000 Inventarios 4.000 Maquinaria y Equipo 5.000 - Depreciación Acumulada 1.000 Total Activos 12.000 Pasivo Proveedores 2.000 Obligaciones finacieras 5.000 Total Pasivo 7.000 Patrimonio Capital 1.000 Reservas 4.000 Total Patrimonio 5.000 Total Pasivo y Patrimonio 12.000 Las existencias iniciales están integradas por 400 unidades de producto X, que tiene un costo unitario de $10. Se comprarán 500 unidades más del producto X, a $11 c/unidad. Las compras se pagaran a los 90 días. Las mercancías son su único costo variable y la empresa sigue el sistema FIFO para valorarlas. Se venderán 700 unidades del producto X a $20, por unidad y las ventas se cobrarán al mes siguiente. Los costos de estructura correspondientes al mes están integrados por los salarios ($5.000, de los cuales $4.000 se pagan en el presente mes y el saldo al mes siguiente). Los alquileres ($1.000), se pagan dentro del mismo mes. Los intereses del préstamo ($100) se pagan en el mismo mes. En el mes se devuelve la mitad del préstamo pendiente. Se cancela la totalidad de los proveedores al comienzo del mes. Se pagarán $2.000 en el mes a los accionistas en concepto de dividendos sobre los beneficios de ejercicios anteriores. Del saldo de clientes al comienzo del periodo se espera cobrar la mitad durante el mes y el saldo al mes siguiente. La depreciación de la maquina asciende al 2% de su valor de adquisición.
  27. 27. Se pide:Calcular la cuenta de resultado provisional, el presupuesto de caja y elbalance generalPasos para elaborarloPrimero que todo se determina el valor de las ventas, dado que lainformación está determinada por las unidades a vender y el preciounitario de venta. Ventas ProyectadasUnidades Vendidas 700Precio de Ventas 20Ventas Proyectadas 14.000Se calcula el valor del inventario de producto terminado, con base al costopromedio ponderado. Inventario de Producto TerminadoDetalle Cantidad Costo Unitario Costo TotalInventario Inicial de Mercancías 400 10 4.000Compra de Mercancías 500 11 5.500Disponible 900 11 9.500Venta de Mercancías 700 11 7.389Inventario Final de Mercancías 200 11 2.111Se calcula el valor de los gastos de estructura o gastos operacionales Gastos de Operación o de EstructuraSalarios 5.000Alquileres 1.000Depreciación 100Total gastos de operación 6.100Se proyecta el Estado de Resultados ESTADO DE RESULTADOS PROVISIONALINGRESOS(+) Ventas Brutas 14.000(-) Devoluciones en Ventas -(=) Ventas Netas 14.000(-) Costo de Ventas (7.389)(=) Utilidad Bruta 6.611(-) Gastos de Operación (6.100)(=) Utilidad Operacional 511(-) Gastos Financieros (100)(=) Utilidad del Ejercicio 411
  28. 28. Se elabora el flujo de caja provisional FLUJO DE CAJA PROVISIONAL IngresosRecuperación de cartera 1.500Total Disponible 1.500 EgresosSalarios 4.000Alquileres 1.000Financieros 100Obligaciones financieras 2.500Proveedores 2.000Dividendos 2.000Total Egresos 11.600Saldo Anterior 1.000Nuevo Saldo (9.100)Finalmente se elabora el Balance General Provisional BALANCE GENERAL PROVISIONAL ACTIVOSBancos (9.100)Clientes 15.500Inventarios 2.111Maquinaria y Equipo 5000(-) Depreciación Acumulada (1.100)Total Activos 12.411 PASIVOProveedores 5.500Obligaciones financieras 2.500Salarios por pagar 1.000Total Pasivos 9.000 PATRIMONIOCapital 1.000Reservas 2.000Utilidad del Ejercicio 411Total Patrimonio 3.411Total Pasivo y Patrimonio 12.411
  29. 29. EJERCICIO EXPLICATIVO Nº 3La empresa AB trata de calcular las desviaciones en el costo total de susdos productos, con la siguiente información:Información prevista El número de unidades a producir es de 900 del producto 1 y 100 del producto 2. El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el producto 1 y $5 para el producto 2. El costo unitario de mano de obra directa es de $2 para el producto 1 y $4 para el producto 2. Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $5.850.Información real El número de unidades producidas ha sido 950 del producto 1 y 95 del producto 2 El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el producto 1 y $8 para el producto 2 El costo unitario de mano de obra directa es de $4 para el producto 1 y $3 para el producto 2 Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $6.850Pasos para elaborar el cálculo de las variacionesPrimero se desarrollan las celdas presupuestales con la información prevista Información prevista Unidades a Producir Producto Cantidad 1 900 2 100 Producto 1 Producto 2 Costo Costo Variable Costo Costo Variable Costo Cantidad Costo Cantidad Total Total TotalMateria Prima 10 9.000 5 500 9.500 900 100Mano de Obra 2 1.800 4 400 2.200Total Costo Variable 10.800 900 11.700Costos Indirectos Presupuestados 5.850Total Costos Presupuestados 17.550Después se desarrollan las celdas presupuestales con la información real Información real Unidades Producidas Producto Cantidad 1 950 2 95
  30. 30. Producto 1 Producto 2 Costo Costo Variable Costo Costo Variable Costo Cantidad Costo Cantidad Total Total TotalMateria Prima 10 9.500 8 760 10.260 950 95Mano de Obra 4 3.800 3 285 4.085Total Costo Variable 13.300 1.045 14.345Costos Indirectos Reales 6.850Total Costos Reales 21.195Una vez calculadas la información presupuestal se compara con la informaciónreal y se determinan las variaciones en forma absoluta y relativa, para que losresponsables justifiquen dichas desviacionesAnálisis de la desviación % Concepto Previsión Realidad Variación desviaciónCosto de Producción- Costo de los 9.500 10.260 760 8%materiales- Costo de la mano 2.200 4.085 1.885 86%de obra- Costos indirectos 5.850 6.850 1.000 17%Resultados 17.550 21.195 3.645 111%EJERCICIO PARA DESARROLLAR EN CASA Nº 1La empresa comercial X, que está especializada en la compraventa deproducto X, está interesada en confeccionar su presupuesto para el próximomes de ______________ y cuenta con la siguiente información: BALANCE GENERAL A ____________ DE 20__ Activos Bancos 1.000 Clientes 3.000 Inventarios 4.000 Maquinaria y Equipo 5.000 - Depreciación Acumulada 1.000 Total Activos 12.000 Pasivo Proveedores 2.000 Obligaciones finacieras 5.000 Total Pasivo 7.000 Patrimonio Capital 1.000 Reservas 4.000 Total Patrimonio 5.000 Total Pasivo y Patrimonio 12.000
  31. 31. Las existencias iniciales están integradas por 400 unidades de producto X, que tiene un costo unitario de $10. Se comprarán 500 unidades más del producto X, a $11 c/unidad. Las compras se pagaran a los 90 días. Las mercancías son su único costo variable y la empresa sigue el sistema FIFO para valorarlas. Se venderán 700 unidades del producto X a $20, por unidad y las ventas se cobrarán al mes siguiente. Los costos de estructura correspondientes al mes están integrados por los salarios ($5.000, de los cuales $4.000 se pagan en el presente mes y el saldo al mes siguiente). Los alquileres ($1.000), se pagan dentro del mismo mes. Los intereses del préstamo ($100) se pagan en el mismo mes. En el mes se devuelve la mitad del préstamo pendiente. Se cancela la totalidad de los proveedores al comienzo del mes. Se pagarán $2.000 en el mes a los accionistas en concepto de dividendos sobre los beneficios de ejercicios anteriores. Del saldo de clientes al comienzo del periodo se espera cobrar la mitad durante el mes y el saldo al mes siguiente. La depreciación de la maquina asciende al 2% de su valor de adquisición.Se pide:Calcular la cuenta de resultado provisional, el presupuesto de caja y elbalance general Ventas ProyectadasUnidades Vendidas 700Precio de Ventas 20Ventas Proyectadas 14.000 Inventario de Producto TerminadoDetalle Cantidad Costo Unitario Costo TotalInventario Inicial de Mercancías 400 10 4.000Compra de Mercancías 500 11 5.500Disponible 900 11 9.500Venta de Mercancías 700 11 7.389Inventario Final de Mercancías 200 11 2.111 Gastos de Operación o de EstructuraSalarios 5.000Alquileres 1.000Depreciación 100Total gastos de operación 6.100
  32. 32. ESTADO DE RESULTADOS PROVISIONALINGRESOS(+) Ventas Brutas 14.000(-) Devoluciones en Ventas -(=) Ventas Netas 14.000(-) Costo de Ventas (7.389)(=) Utilidad Bruta 6.611(-) Gastos de Operación (6.100)(=) Utilidad Operacional 511(-) Gastos Financieros (100)(=) Utilidad del Ejercicio 411 FLUJO DE CAJA PROVISIONAL IngresosRecuperación de cartera 1.500Total Disponible 1.500 EgresosSalarios 4.000Alquileres 1.000Financieros 100Obligaciones financieras 2.500Proveedores 2.000Dividendos 2.000Total Egresos 11.600Saldo Anterior 1.000Nuevo Saldo (9.100)
  33. 33. BALANCE GENERAL PROVISIONAL ACTIVOSBancos (9.100)Clientes 15.500Inventarios 2.111Maquinaria y Equipo 5000(-) Depreciación Acumulada (1.100)Total Activos 12.411 PASIVOProveedores 5.500Obligaciones financieras 2.500Salarios por pagar 1.000Total Pasivos 9.000 PATRIMONIOCapital 1.000Reservas 2.000Utilidad del Ejercicio 411Total Patrimonio 3.411Total Pasivo y Patrimonio 12.411EJERCICIO PARA DESARROLLAR EN CASA Nº 2La empresa AB trata de calcular las desviaciones en el costo total de susdos productos, con la siguiente información:Información prevista El número de unidades a producir es de 900 del producto 1 y 100 del producto 2. El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el producto 1 y $5 para el producto 2. El costo unitario de mano de obra directa es de $2 para el producto 1 y $4 para el producto 2. Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $5.850.Información real El número de unidades producidas ha sido 950 del producto 1 y 95 del producto 2 El costo unitario de materia prima presupuestado es de $10 para el producto 1 y $8 para el producto 2 El costo unitario de mano de obra directa es de $4 para el producto 1 y $3 para el producto 2 Los costos indirectos de la empresa presupuestados son de $6.850
  34. 34. Información prevista Unidades a Producir Producto Cantidad 1 900 2 100 Producto 1 Producto 2 Costo Costo Variable Costo Costo Variable Costo Cantidad Costo Cantidad Total Total TotalMateria Prima 10 9.000 5 500 9.500 900 100Mano de Obra 2 1.800 4 400 2.200Total Costo Variable 10.800 900 11.700Costos Indirectos Presupuestados 5.850Total Costos Presupuestados 17.550 Información real Unidades Producidas Producto Cantidad 1 950 2 95 Producto 1 Producto 2 Costo Costo Variable Costo Costo Variable Costo Cantidad Costo Cantidad Total Total TotalMateria Prima 10 9.500 8 760 10.260 950 95Mano de Obra 4 3.800 3 285 4.085Total Costo Variable 13.300 1.045 14.345Costos Indirectos Reales 6.850Total Costos Reales 21.195Análisis de la desviación % Concepto Previsión Realidad Variación desviaciónCosto de Producción- Costo de los 9.500 10.260 760 8%materiales- Costo de la mano 2.200 4.085 1.885 86%de obra- Costos indirectos 5.850 6.850 1.000 17%Resultados 17.550 21.195 3.645 111%
  35. 35. CAPITULO Nº 2 – PROCESO PARA LA ELABORACION DELPRESUPUESTONo existe un procedimiento único para elaborar y presentar presupuestos,ya que cada empresa debe adaptar y formular su presupuesto en funciónde: Factores internos: Accionistas, financiación, personal, inversiones, cultura organizativa. Factores del mercado: Consumidor, producto, competencia, sector, productos sustitutos. Factores externos: La situación y evolución de la economía, la situación política y la tecnología. Proceso de presupuesto a corto plazo Presupuesto de ventas Presupuesto de inversiones y de capacidad Presupuesto de Presupuesto de Presupuesto de otros existencia de materiales Producción gastos de producción Presupuesto de gastos de Presupuesto de Compras Cuenta de resultados administración provisionales Cuenta de resultados Presupuesto de tesorería Presupuesto Balance provisionales Provisional
  36. 36. Corresponde generalmente al departamento financiero o al control de lagestión, coordinar el proceso presupuestario y marcar fechas y plazos definalización. Generalmente, el proceso presupuestario implica unas fasesduras de negociación entre los centros, con el objetivo de alinear losobjetivos individuales con los objetivos globales y generales de la empresa,por lo que suelen necesitar varias reuniones y varias repeticiones en elcálculo del presupuesto hasta conseguir el presupuesto global y suaceptación por la dirección. Es muy importante, que sea la propia direcciónquien impulse el presupuesto para motivar su seguimiento por cadaresponsable, e identifique claramente sus aportaciones individuales alconjunto de la empresa.PAUTAS GENERALES SOBRE LA SECUENCIA DE ELABORACIONDEL PRESUPUESTOPara la elaboración del presupuesto se requieren de ciertas pautas queredundarán en beneficios futuros, dentro de estás encontramos: La labor de concientización: Entre todas las áreas de la empresa, es decir que se debe socializar entre todos los órdenes jerárquicos, en qué consiste el presupuesto, y la dirección que se pretende obtener dentro de la organización con el ánimo de prevenir conflictos organizacionales, además ayuda a unificar alternativas, revisar sus efectos en los planes empresariales, teniendo en cuenta que los planes no deben superar la capacidad productiva, comercial y financiera, conllevando a una planeación flexible, generando un compromiso entre planificadores y ejecutores. Determinación de las características empresariales: Se requiere realizar una evaluación interior, es decir, un diagnóstico interno sobre la situación financiera de la empresa, su eficiencia y productividad, sus niveles de actualización tecnológica, y las políticas empresariales. Es importante analizar cómo se encuentra la empresa, ya que dependiendo de su liquidez y rentabilidad dependerá los planes de inversión, las políticas de cobro, las políticas de pago, distribución de dividendos, el manejo del tiempo en la adquisición de los recursos e insumos en la comercialización de sus productos, el nivel de productividad, su nivel de actualización tecnológica que redundará en el costos, el precio de venta y la calidad del producto, y las directrices empresariales. Evaluación del entorno: Toda empresa debe tener en cuenta el entorno en el cual se mueve, ya que existen aspectos que van a afectar la ejecución de los planes empresariales, existen aspectos de carácter incontrolables como son los factores externos a la organización, dentro de los cuales se pueden referenciar la crisis económica mundial que de una u otra manera afectará el resultado empresarial, las políticas en materia tributaria, en las normas
  37. 37. laborales, de tratados con otros países, entre otros, y los factores internos que son de carácter controlable, como lo es el costo, la calidad, la satisfacción al cliente.COMPROMISOS QUE EN TORNO A LA ELABORACION DE LOSPRESUPUESTOS ASUMEN LOS DIFERENTES NIVELES DE LAORGANIZACIONEn este aspecto se debe tener en cuenta el tamaño de la organización, yaque de ella depende su estructura organizativa y los grados deresponsabilidad por área, para ello se deben establecer actividades en losdiferentes niveles de la organización, asignados a las personas sobre lascuales se responsabilizará la elaboración del presupuesto. En pequeñas y medianas empresas: Por lo general la responsabilidad cae sobre el departamento contable, el cual es el encargado de realizar las reuniones con las diferentes áreas con el fin de recoger información respecto al sistema y las políticas empresariales, revisar los sistemas de información para diseñar el modelo y formato que se aplicarán el control presupuestal, difundir la técnica presupuestal entre los diferentes niveles para recopilar la información en las células presupuestales, preparar los informes a la dirección sobre tendencias de ventas, costos, inventarios, situación de tesorería, análisis de los estados financieros, como también la presentación de informes periódicos donde se evalúen la proyección presupuestal y la ejecución de los mismos, analizando las desviaciones, causas y posibles soluciones. En las grandes empresas: Su estructura organizacional es amplia, por lo cual existen un buen número de áreas con asignación de responsabilidades, por lo general tienen creado un comité presupuestal, quien será el encargado de direccionar la elaboración y ejecución presupuestal, por lo cual deberá recibir los presupuestos de cada una de las áreas de la organización, para analizarlos y plantear las observaciones necesarias, realizar su aprobación, solicitar cambios presupuestales, recibir y analizar los informes sobre las desviaciones entre la ejecución y el presupuesto, las posibles causas y soluciones. Además deberá elaborar el manual presupuestal, recopilar información de las distintas áreas para someterlas a evaluación del comité, conseguir la información financiera que permita el análisis de la ejecución presupuestal, preparar los estados financieros pronósticados, y el análisis de la ejecución presupuestal para emitir los informes a la gerencia.
  38. 38. PASOS CONSIDERADOS EN LOS PLANES EMPRESARIALESToda empresa se debe centrar en la planeación y el control, para ello serequiere el análisis interno y externo de las variables controlables eincontrolables, revisar la misión, la visión, los objetivos, las estrategias, laspolíticas, los programas, el presupuesto y los procedimientos, y evaluar ycontrolar todo el sistema.Cada uno de los términos se puede entender de la siguiente manera: Misión: La razón de ser de una empresa. Describe a la empresa como un todo relacionado con su objetivo general. Visión: Cómo se ve la empresa en un futuro Objetivos Generales y específicos: Comprende el punto a dónde quiere llegar la empresa, dentro de los objetivos específicos estos se pueden plantear en objetivos mercantiles, financieros, fabriles y corporativos, los cuales se pueden planear a corto y largo plazo. Estrategias: Promueven el planeamiento empresarial, contribuye a seleccionar los productos, los mercados que cubrirá la empresa. Las estrategias se pueden establecer para buscar bases de crecimiento ya sean para mercados actuales, o para nuevos mercados, o estrategias orientadas a la consolidación empresarial. En el caso de mercados actuales las estrategias pueden estar orientadas en la penetración de mercados mediante precios y refuerzos publicitarios, el desarrollo de nuevos productos a través de la innovación o reformulación de aquellos que se encuentran estancados en el mercado y mediante la integración creando un sistema de distribución propio. Para los nuevos mercados las estrategias se direccionarán en el desarrollo del mercado llevando los productos actuales a nuevos mercados, otra forma es la expansión del mercado buscando una cobertura en nuevas áreas geográficas. Otro aspecto puede ser la diversificación desarrollando nuevos productos o la comercialización en mercados diferentes. La consolidación busca la reducción del tamaño de las operaciones, restringiendo la mezcla de productos, comprimiendo el área de mercado. Esto se puede lograr mediante el atrincheramiento, es decir que si un producto no es rentable en un mercado es mejor que lo atienda la competencia, otra alternativa es la contracción de productos, es decir, reducir la oferta cuando la competencia fabrica y distribuye los mismos productos en mejores condiciones de precio, plazos, periodos de pago y distribución. También se puede tener como alternativa la contracción del negocio, mediante la realización de la venta de una parte del negocio en el momento en que se compruebe que éste no genera los beneficios esperados por la organización.
  39. 39. Políticas: Son las pautas con las cuales se establecerán los planes de acción que guían el comportamiento hacia el futuro. Programas: La realización de tareas, las cuales requieren de la inyección de recursos para alcanzar las metas propuestas. Presupuesto: Es la expresión cuantitativa de los objetivos empresariales, que pretende alcanzar la empresa en un periodo determinado, mediante la aplicación de estrategias para lograrlo. Procedimiento: En actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modo. La necesidad de garantizar una regla rígida para la uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene su razón de ser en algunos motivos fundamentales: Asegurarse de que sean respetadas las políticas del organismo. Reducir errores operativos. Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiadas rápidas. Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional. Reducir el período de capacitación de los nuevos empleados. Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos. Evaluación: Todo proceso debe ser evaluado, esto le permite mirar si se están cumpliendo las directrices trazadas por la organización en la consecución de sus objetivos. Además le permite a la organización establecer las variaciones que se presentan para tomar medidas de corrección y así llegar al cumplimento de la meta empresarial. Control: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTALBásicamente el proceso presupuestal comprende cinco etapas: Preiniciación: Esta etapa comprende el análisis de los datos históricos, para evaluar los resultados obtenidos en periodos anteriores, se aplican los indicadores que permiten evaluar la gestión de la empresa, se analizan los factores no controlables y el comportamiento empresarial. Sirve como base en la planeación estratégica para determinar las estrategias ya sean de crecimiento o competitivas. Además se plantean los objetivos generales y específicos, se asignan los recursos necesarios de acuerdo a la necesidad de suplir proyectos de inversión y se establecen las estrategias y políticas que apoyarán el cumplimiento de los objetivos empresariales.
  40. 40. Los objetivos, estrategias y políticas se deben dar a conocer alpersonal administrativo y operativo para articular los planesempresariales.Elaboración del Presupuesto: Con base a los planes aprobados encada nivel se comienza la elaboración presupuestal en formamonetaria.El primer presupuesto a realizar es el de ventas, teniendo en cuenta elvolumen de unidades de producto o de servicio que se piensa colocaren el mercado, el precio de venta, la penetración de mercado y lasestrategias de crecimiento.Al tener proyectada las ventas, el siguiente paso es proyectar elprograma de producción, teniendo en cuenta las políticasempresariales en el manejo de sus inventarios, para determinar lasunidades a fabricar por cada período y producto, la cantidad demateria prima consumida y a comprar, y el costo de la compra.Con base al requerimiento de personal planteado por cada sección dela empresa, se estima el número de empleados, la base salarialteniendo en cuenta los reglamentos laborales vigentes en lanormatividad colombiana y los aspectos asignados por la dirección dela empresa.Se determinan los demás gastos relacionados con el funcionamientoempresarial, como son los gastos de administración y ventas.Se establecen los proyectos de inversión con base a las necesidadesempresariales ya sean por infraestructura y tecnología o porexpectativas financieras.Y por último se las cuantificaciones anteriores se resumen en el flujode efectivo, quien determinará su capacidad financiera en la ejecuciónde los planes empresariales.Ejecución: Consiste en la ejecución de los planes y programasempresariales, establecidos a través del presupuesto, con el ánimo dealcanzar los objetivos de la organización.Control: En este aspecto se deben elaborar informes periódicos de laejecución presupuestal, que permitan evidenciar y analizar los alcancesrealizados por la organización en ciertas etapas, como las desviacionespresentadas en las mismas, para explicar las razones de lasdesviaciones ocurridas, y de esta forma implementar correctivos omodificar el presupuesto cuando sea necesario.Evaluación: Al final el periodo presupuestal se emite un informe total,incluida las desviaciones, y el comportamiento de todas las áreas de laempresa, analizando cada una de las fallas presentadas, reconociendolos éxitos y fracasos.
  41. 41. EJERCICIO EXPLICATIVOLa empresa de producciones Ltda., requiere que le elabore el presupuestopara el año 2009, para lo cual le entrega la siguiente información:Políticas de ventasVentas proyectadas 10.000 UnidadesPolítica de inventariosInventario de Materia PrimaLa materia prima de acuerdo a los estándares de producción y a la proyección esperada en elcomportamiento de los precios al consumidor es la siguiente: Consumo Material Medida Unitario Precio UnitarioA Libras 2 5.000B Metro 2,5 4.500C Pieza 3 4.000La empresa deja como inventario inicial de materia prima proyectado Material Medida Existencia Precio UnitarioA Libras 1.500 4.900B Metro 2.000 4.400C Pieza 2.500 3.900La empresa deja como inventario final de materia prima proyectado Material Medida ExistenciaA Libras 1.600B Metro 2.100C Pieza 2.600Inventario de Producto en ProcesoLa empresa por su sistema de producción no deja inventarios en procesoInventario de Producto Terminado UnidadesInventario final deseado 3.500Inventario inicial esperado 2.500El costo unitario del inventario inicial de producto terminado es igual al nuevo costo unitario defabricación proyectadoPolítica de Mano de ObraDepartamento Horas Hombre Costo HoraCorte 1000 3300Ensamble 2500 3450Acabado 1800 3200Políticas de Costos Indirectos deFabricación Parte Fija + Parte VariableMateriales Indirectos (Variables) - + 160,78 (X)Mano de Obra Indirecta (Variables) 1.500.000 + 20,55 (X)Otros Costos Indirectos (Variables) 1.200.000 + 81,95 (X)Impuestos Diversos Fijos 2.500.000Supervisión Fijos 2.600.000Ingeniería Fijos 2.700.000Seguros Fijos 1.800.000

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